SISTEMAS EMPRESARIALES

Ing. Cristbal Nez

Sesin 18

OBJETIVOS DEL CURSO

Comprender el Proceso como forma fundamental del comportamiento de los sistemas de las organizaciones, conocer sus componentes y aprender a representarlos.
Proporcionar los conceptos y herramientas necesarias para la administracin de sistemas empresariales Conocer y aplicar las diferentes tcnicas que se aplican en las empresas para conseguir sus objetivos desde el punto de vista de la gestin de procesos Tener una visin de los sistemas en la empresa

SESIN 18 : REDISEO Y GESTIN DE PROCESOS DE NEGOCIO

REDISEO DE PROCESOS BPM: Business Process Management

Rediseo de Procesos
Es una transformacin de los procesos de negocios de una organizacin, que busca obtener mejoras significativas en: las caractersticas, calidad, el tiempo, la flexibilidad y el costo, para poder cumplir con su objetivo de mejor forma.

Los procesos se redisean por diferentes razones.

Ejemplos:
Mejorar el servicio

Potencial para operacional

mejorar

desempeo

Oportunidad para reducir costos, sin necesariamente disminuir los resultados o la calidad. Oportunidad de diferenciacin

Cundo Redisear?
Estmulo

reactivo: respuesta a situaciones del medio. proactivo: ofrece a la organizacin obtener una ventaja en su desarrollo.

Estmulo

Estmulos reactivos

Cambio en los requerimientos de los usuarios Exigencias ciudadanas Proceso complejo y burocrtico Costos altos vs. Presupuesto Objetivos obsoletos Proceso evolucionado por situaciones ad-hoc Subprocesos largos y secuenciales

Proceso requiere muchas validaciones Diferentes empleados tratan con el mismo cliente-proveedor Inventarios muy altos Mtricas enredadas y confusas

Estmulos proactivos
Nuevas metas estratgicas para lograr superacin y desarrollo en la organizacin Mejores formas para cumplir requerimientos de los usuarios Nuevas tecnologas ofrecen nuevas oportunidades Cuando no existe un proceso

METODOLOGA PARA EL REDISEO DE PROCESOS

Establecer objetivo del Rediseo de Proceso Definir mbito procesos a disear

Planificacin Estratgica clara y consensuada

DEFINIR EL PROYECTO

Modelar la situacin actual Validar y medir

ENTENDER SITUACION ACTUAL

Establecer direccin de cambio Detectar oportunidades

CONSTRUIR NUEVO DISEO DEL PROCESO

Modelar y evaluar rediseo Detallar y probar rediseo

Construccin de solucin

IMPLEMENTAR

Implementar solucin Verificar procesos

PRINCIPIOS DE MEJORA DE LOS PROCESOS:

Eliminar o reducir al mnimo, el desperdicio. Simplificar, simplificar, simplificar. Combinar pasos de proceso cuando sea posible. Disear procesos con variantes en sus flujos. Pensar en paralelo no en lnea. Recuperar los datos en su origen. Usar la tecnologa para mejorar el proceso. Dejar que los clientes ayuden en el proceso.

MITOS ACERCA DEL REDISEO

Redisear procesos es difcil. Los proyectos de reingeniera siempre fracasan. La reingeniera se aplica slo en entornos de manufactura. Es posible mejorar calidad o velocidad pero no ambos. La verdadera solucin es la tecnologa. La reingeniera es algo nuevo.

REQUISITOS DE XITO DE LOS REDISEOS

Compromiso de la Direccin. Capacidad de comunicacin de la Direccin. Identificar y resolver problemas especficos. Acotar el alcance de los cambios. Generar equipos que promuevan el cambio. Enfoque integral de los problemas. Escuchar al cliente y entenderse con los proveedores.

BPM: Qu es?
Popularmente se llama Gestin de Procesos de Negocio (BPM Business Process Management) a la metodologa empresarial cuyo objetivo es mejorar la eficiencia a travs de la gestin sistemtica de los procesos de negocio, que se deben modelar, automatizar, integrar, monitorizar y optimizar de forma continua. Como su nombre sugiere, BPM se enfoca en la administracin de los procesos del negocio

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BPM: ETAPAS
Anlisis de Procesos: Analizar los procesos actuales o nuevos para conocer cmo definirlos (definicin de tareas, cmo ejecutar dichas tareas, quin realiza las tareas, dnde se realizan, qu datos utiliza, qu reglas de negocio deben cumplirse) Diseo de Procesos: Disear los procesos de negocio siguiendo una notacin BPM Ejecucin de los procesos de negocio: automatizar los procesos con un motor de workflow e integrar las aplicaciones y datos para que exista una orquestacin adecuada. Monitorizacin y Anlisis: Monitorizar las actividades de negocio y relacionar la informacin de los procesos con la estrategia empresarial para conocer si nos encaminamos a los objetivos o no, y as tomar decisiones reactivas.

BPM: MODELOS DE NEGOCIO

Los puntos de encuentro con los clientes Los puntos de encuentro con proveedores, colaboradores y otros entes externos Los problemas y oportunidades de mejora Los procesos, datos y flujos de informacin La organizacin Los sistemas informticos Los indicadores de gestin y calidad

BPM: UTILIDAD

Hacer Anlisis de Impacto Funcionales, Organizativos y de Sistemas. Desarrollar y Evolucionar Sistemas ms Integrados, ms de Negocio. Disponer de una base ms slida al Plan de Sistemas y Tecnologa. Mejora continua de Procesos de Negocio (Reingeniera Rediseo ). Apoyar a los procesos de Benchmarking. Diseo y Reestructuracin Organizativa. Formar y Guiar al personal de la Organizacin. Calidad Total - ISO 9000. Diseo y Lanzamiento de Nuevos Productos y Servicios. ABM / ABC (Activity Based Management / AB Costing). Gestin de Competencias. Control Interno.
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BPM: VENTAJAS

El trabajo no queda atascado o extraviado. Los jefes pueden enfocarse ms en los problemas del negocio y del personal, tal como el rendimiento y capacitacin individual, mejoras de procedimientos, y casos especiales, ms que en la rutina de asignacin de tareas. Los procedimientos son formalmente documentados y seguidos de forma exacta y estndar, asegurando que el trabajo es llevado a cabo en la forma planificada, cumpliendo a su vez todos los requerimientos y normas del negocio y externos. La persona adecuada, dispositivo o sistema es asignado a cada caso, y los casos ms importantes o crticos en el tiempo, son asignados primero. Los usuarios no gastan tiempo escogiendo sobre cual caso trabajar, aplazando quizs aquellos casos ms importantes pero de mayor dificultad. Se logra el procesamiento paralelo, donde 2 o ms actividades no dependientes pueden ser realizadas concurrentemente, generando as beneficios en cuanto a reduccin de tiempo de los procesos, mejor servicio al cliente y reduccin de costes. Convertimos el entorno de trabajo de Reactivo a un entorno ProActivo, con 17 todas las ventajas y beneficios que esto conlleva..

BPM: FUNCIONALIDADES

Asignar actividades a las personas de forma automtica y segn cualquier criterio, o segn cargas de trabajo. Recordar a las personas sus actividades, las cuales son parte de una cola de WorkFlow. Optimizar la colaboracin entre personas que comparten actividades. Automatizar y controlar el flujo de documentos, datos e imgenes. Asignarle proactivamente a las personas que deben ejecutar las actividades, todos los recursos necesarios (Documentos, informacin, Aplicaciones, etc.) en cada una de ellas. Definir y controlar alertas segn criterios de tiempo, de evento o de condicin, provocando as algn mensaje a un supervisor, un escalado de actividades a otras personas para que las resuelvan, y/o una resignacin automtica.

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BPM: FUNCIONALIDADES

Modificar los procesos y gestionar excepciones en vivo, o al vuelo, y desde cualquier lugar, es decir, permitir modificar cualquier instancia de proceso ya iniciada, sin necesidad de volver a iniciarla y sin necesidad de meter mano informticamente. Adems, a travs de cualquier navegador para que realmente se pueda realizar desde cualquier lugar. Proveer una vista on-line para supervisores del estado e histrico de cada instancia de proceso, de cada actividad, y del desempeo de las personas. Hacerles llegar a cada persona sus actividades y alertas, independientemente de su ubicacin geogrfica, a travs de la WEB, Email, SMS, o cualquier otro dispositivo mvil. Proveer mtricas para responsables de reas, organizadores, gestores de procesos y calidad, tanto para efectos de Mejora Continua como de Indicadores de Calidad y de Gestin. Integrarse fcilmente con otros sistemas, aplicaciones y ERPs. Proveer un alto nivel de soporte para la interaccin humana.

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BPM: BENEFICIOS

Mejora la atencin y servicio al cliente. Incrementa el nmero de actividades ejecutadas en paralelo. Minimiza el tiempo requerido por los participantes para acceder a la documentacin, aplicaciones y bases de datos. Disminuye drsticamente el tiempo de transferencia de trabajo, informacin y documentos entre actividades. Asegura la continua participacin y colaboracin de todo el personal en el proceso. Disminuye drsticamente el tiempo que los participantes, supervisores y administradores necesitan para conocer la situacin de un tem de trabajo (P.ej.: Orden de compra, participacin de siniestro, pedido de cliente). Simplificacin de salidas - outputs automticas. Documentos Word, Faxes, e-mails, mensajes cortos a mviles, etc. Disponibilidad de mecanismos para una mejor gestin y optimizacin de procesos.

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