GERENCIA DE PROYECTOS PMI

Planificacin Riesgos
Sesin 8

GESTIN DE RIESGOS
No deberamos comenzar con la ejecucin del proyecto sin un anlisis de riesgo. La planificacin de los riesgos es un rea integradora del resto de las reas del conocimiento.

Si la ocurrencia de un evento produce impactos importantes en un proyecto y adems no se conoce la probabilidad de ocurrencia, seguramente seremos incapaces de tomar buenas decisiones para este proyecto

El riesgo
Todos los proyectos tienen implcitos algn tipo de riesgo. Desde los pequeos proyectos, como la organizacin de una fiesta de cumpleaos, como para proyectos millonarios como el lanzamiento de un cohete espacial. Riesgo:
o Es algo desconocido que, si se produce, afecta en forma negativa o positiva los objetivos del proyecto.

Conceptos bsicos
Incertidumbre y riesgo Se da cuando no conocemos la probabilidad de ocurrencia de un evento, mientras que en una situacin de riesgo podemos estimar cul ser su probabilidad de ocurrencia. Probabilidad de ocurrencia La posibilidad de que suceda un evento riesgoso. Impacto El riesgo no se cuantifica slo por su probabilidad de ocurrencia, sino tambin por su impacto sobre los objetivos del proyecto (alcance, tiempo, costo, calidad).

Conceptos bsicos
Valor monetario esperado Se puede obtener una buena estimacin de los beneficios o costos esperados de un evento riesgoso si se multiplica su probabilidad de ocurrencia por el impacto. Riesgos desconocidos o imprevistos

Los imprevistos son aquellos riesgos desconocidos que pueden ocurrir sin haber anticipado su ocurrencia. Estos sucesos dependen de una inusual combinacin de factores que no se pudieron detectar con anticipacin.
Reservas para contingencias

Para los riesgos conocidos, identificados y cuantificados, se puede estimar una reserva monetaria para contingencias, que forman parte de la lnea base de costo del proyecto. Por su parte, los riesgos desconocidos no se pueden gestionar de manera proactiva y podran considerarse asignando una reserva de gestin general al proyecto, que no forma parte de la lnea base de costo, pero si se incluye en el presupuesto total del proyecto.

Planificar la Gestin de los Riesgos

Entradas
Enunciado del alcance del proyecto
Plan de gestin de costo Plan de gestin del cronograma Plan de Gestin de las comunicaciones Factores ambientales de la empresa Activos de los procesos de la Organizacin

Salidas

Planificar la Gestin de los Riesgos

Plan de gestin de riesgos

Herramientas y Tcnicas
Reuniones de planificacin y anlisis

Planificar la gestin de riesgos

Qu herramientas puedo utilizar? Reuniones de planificacin y anlisis Qu obtengo al final del proceso? Plan de gestin de riesgos: los componentes de este plan, entre otros, son: Metodologa a utilizar Roles y responsabilidades del equipo de gestin de riesgos Presupuesto para la gestin de riesgos Categoras de riesgo a utilizar Periodicidad para realizar los procesos de riesgos durante el ciclo de vida del proyecto Escalas de probabilidad e impacto y la matriz de riesgos Formatos de los informes

Ejemplo de Plan de la Gestin de Riesgos

PLAN DE LA GESTIN DE RIESGOS Metodologa: se utilizarn los estndares globales de gestin de los riesgos recomendada por el Project Management Institute (PMI) cuyos procesos se explicitan en la Gua de los Fundamentos de la Direccin de Proyectos (PMBOK). Para la identificacin de riesgos se acord realizar talleres de trabajo integrando equipos multidisciplinarios de distintas reas internas y externas del proyecto. El anlisis cualitativo de riesgos y el registro de riesgos se llevar a cabo con plantillas de Word y Excel. Se utilizarn puntajes de riesgo cualitativo multiplicando la probabilidad y el impacto de cada riesgo identificado. Para el anlisis cuantitativo de riesgos se utilizarn software que posee la empresa tales como: Excel, @Risk for Excel, Ms Project y @Risk for Project. Equipo de gestin de riesgos: estar compuesto por Fernanda, Romina y Rogelio. Los custodios de cada riesgo identificado que requiere acciones de mitigacin, se especificarn en el registro de riesgos.

Ejemplo de Plan de la Gestin de Riesgos

Definicin de probabilidad: la probabilidad de ocurrencia se defini como: 1 (Muy baja), 2 (Baja), 3 (Media), 4 (Alta), 5 (Muy alta).
IMPACTO
COSTO Millones de $ CRONOGRAMA Retraso en meses SEGURIDAD Lesiones AMBIENTE Difusin en medios Muy bajo 1 <3 <1 Bajo 2 3-9 1-4 Medio 3 9 - 30 4-6 Alto 5 30 - 60 6-8 Muy Alto 10 > 60 >8

Leves
Local

Menores
Provincial

Mayores
Nacional

Incapacidad
Sudamrica

Fallecimiento
Internacional

Ejemplo de Plan de la Gestin de Riesgos

Matriz de Riesgo:
IMPACTO

1 1
PROBABILIDAD

2 2 4 6

3 3 6 9

4 5 10 15

5 10 20 30

1 2 3

2 3

4
5

4
5

8
10

12
15

20
25

40
50

Ejemplo de Plan de la Gestin de Riesgos

Matriz de Riesgo:
Puntaje 1-2 3-4
5 a 10 11 a 24 25 a 50

Prioridad Muy baja Baja

Medio Alta Muy alta

Estrategia Aceptacin pasiva Aceptacin activa

Mitigar Transferir Evitar

Significado de cada estrategia No hacer nada Dejar por escrito que se har cuando ocurra ese riesgo
Acciones para disminuir la probabilidad y/o el impacto Trasladar el riesgo a un tercero. Ejemplo: seguros. No avanzar con el proyecto hasta no disminuir el puntaje.

Nota: si un riesgo no se puede transferir se utilizar la estrategia de mitigar.

Ejemplo de Plan de la Gestin de Riesgos

Categoras de riesgos: se utilizar una estructura de desglose de riesgos con las categoras que se presentan en el grfico a continuacin.
Riesgos

Tcnico

Externo

Organizacional

Direccin del Proyecto

Ejemplo de Plan de la Gestin de Riesgos

Formato y contenido del registro de riesgos: se actualizar en una plantilla de Excel con los contenidos que se presentan a continuacin:
Contenidos Actualizacin Numeracin Riesgo Consecuencias Probabilidad Categorizacin Impacto Puntaje Cambios Estrategia Accin Custodio Costo Explicacin Fecha de la ltima actualizacin 1, 2, 3, n (numeracin de los riesgos identificados) Nombre de cada riesgo identificado Cronograma, Costo, Calidad, Seguridad Escala 1 al 5 Tcnico, Externo, De la organizacin, Direccin de proyectos Escala 1 al 10 Probabilidad x Impacto = 1 al 50 Nuevo, (subi el puntaje), (se mantuvo igual el puntaje), (baj el puntaje) Aceptacin pasiva, Aceptacin activa, Mitigar, Transferir, Evitar Qu se realizar para implementar la estrategia Persona responsable de informar sobre el estado del riesgo Costo estimado de las acciones de mitigacin

Ejemplo de Plan de la Gestin de Riesgos

Monitoreo y control: Durante el proceso de monitoreo y control se utilizar el mismo sistema de informacin definido para la gestin del proyecto, a los fines de concentrar toda la informacin actualizada de los riesgos en un slo lugar. Se revisar el plan de gestin de riesgos con una frecuencia mensual incorporando el tema en la orden del da de las reuniones de proyecto.

Identificar los riesgos

Una vez realizado el plan de gestin de riesgos, es necesario comenzar con la identificacin de los eventos riesgosos que, si ocurriesen, afectaran el resultado del proyecto ya sea para bien o para mal. Se debe prestar especial atencin a la identificacin de los sucesos que puedan afectar seriamente al proyecto, aun cuando su probabilidad de ocurrencia fuese muy baja.

Realizar Anlisis cualitativo de Riesgos

Entradas
Registro de riesgos Plan de gestin de riesgos Enunciado del alcance del proyecto Activos de los procesos de la Organizacin

Salidas

Realizar Anlisis cualitativo de Riesgos Herramientas y Tcnicas

Evaluacin de la probabilidad de impacto de los riesgos Matriz de la probabilidad de impacto Evaluacin de la calidad de los datos sobre riesgos Categorizacin de riesgos Evaluacin de la urgencia del riesgo Juicio de Expertos

Actualizacin al Registro de riesgos

Realizar Anlisis cualitativo de Riesgos

El anlisis cualitativo consiste en evaluar cul es el impacto y la probabilidad de ocurrencia de cada uno de los riesgos identificados. En este proceso, los riesgos se ordenan de acuerdo a su importancia relativa sobre los objetivos del proyecto. Qu necesito para empezar?
o Plan de gestin de riesgos o Registro de riesgos

Realizar Anlisis cualitativo de Riesgos

Qu herramientas puedo utilizar?

o Evaluacin de probabilidad e impacto: a travs de entrevistas con expertos se estima cul es la probabilidad de ocurrencia y el impacto de cada riesgo identificado. o Matriz de probabilidad e impacto: suele representarse con una tabla de doble entrada donde se combina la probabilidad y el impacto para poder hacer una priorizacin de los riesgos.

Realizar Anlisis cuantitativo de Riesgos

Entradas
Plan de gestin de riesgos Plan de la gestin de riesgos Plan de gestin de costos Plan de gestin de cronograma Activos de los procesos de la Organizacin

Salidas

Realizar Anlisis cuantitativo de Riesgos Herramientas y Tcnicas

Tcnicas de recopilacin y representacin de datos Tcnicas de anlisis cuantitativo de riesgos y de modelado Juicio de Expertos

Actualizacin al Registro de riesgos

Realizar Anlisis cuantitativo de Riesgos

En el anlisis cuantitativo de riesgos se cuantifica la probabilidad de ocurrencia (%) y el impacto ($) para priorizar los riesgos segn su importancia relativa. Qu herramientas puedo utilizar?
o Entrevistas: se obtiene informacin de expertos para estimar la probabilidad de ocurrencia (%) y el impacto ($) de cada riesgo identificado. Por ejemplo, una entrevista con expertos en procesos de automatizacin puede determinar la probabilidad de que se rompa una mquina y el impacto monetario que ese evento originar en los costos del proyecto. o Distribuciones de probabilidad: existen varios tipos de distribucin de probabilidad que se pueden utilizar en el anlisis de riesgo, como ser: uniforme, triangular, beta, normal, log normal, poisson, hypergeomtrica, F, Chi-cuadrada, etc.

Matriz de Riesgos
Riesgo
Periodo Lluvioso Falta de equipo pesado en la zona para trabajos Falta de asfalto y materiales de Construccin Paralizacin de tren de asfalto Falta de canteras suficientes para trabajos Demora en la expropiacin y adquisicin de terrenos

Prob. Imp. Sev.

5 3 15

Responsable
Ing. Diseo y Ambiental Ing. De Construccin

Respuesta al riesgo
Reprogramacin de trabajos Buscar nuevos contratistas Buscar nuevos proveedores Tren de asfalto alternativo en obra Ubicacin de canteras fuera de la zona de trabajo Mejorar propuestas iniciales

Disparador
Informes del Senamhi Atraso en inicio de trabajos Desabastecimiento de materiales Retrazo de colocacin de superficie de revestimiento Desabastecimiento de agregados

Contingencia
No ejecucin de obras de artes en quebradas y rios Trabajar sobretiempo con equipos existentes Reprogramacin de trabajos

0.3

0.3

Logstica

0.2

0.6

Logstica

0.4

0.4

Ing. De Construccin

Tren de asfalto Nro 2 operativo

0.6

0.6

Ing. Diseo y Ambiental Logstica Relaciones Comunitarias

Reprogramacin de trabajos

0.3

0.3

Propietarios no quieren negociar

Reprogramacin de trabajos

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