UNIDAD 2

EL PROCESO
ADMINISTRATIVO
LA PLANIFICACIN
Que es la planificacin?
LA PLANIFICACIN
CONCEPTO

- Es la primera funcin de la administracin

- La Planificacin es la concepcin anticipada y
racional de una accin futura que se desea realizar.

- La planificacin traza el camino entre el punto donde
nos encontramos hoy y el punto a donde queremos
llegar.

Por lo tanto, planear o planificar implica la
seleccin de objetivos y las acciones para
alcanzarlos
LA PLANIFICACIN
ASPECTOS DE LA PLANEACIN
1.- Supremaca: Cuando se desea realizar un proyecto, lo
primero que se debe hacer es PLANIFICAR y, una vez
realizada la planificacin, EJECUTAR lo planificado.
2.- Generalizacin: La planeacin se hace a todo nivel
dentro de una organizacin, no slo en los estamentos
superiores.
3.- Contribucin a los propsitos y objetivos: El
propsito de la planificacin y de cada plan es facilitar el
logro de los objetivos de la empresa, a travs de la
cooperacin.
4.- Eficiencia: La eficiencia de la planificacin o de los
planes se mide en funcin de cunto contribuye al logro
de los propsitos u objetivos.
LA PLANIFICACIN
RELACIN PLANEACIN - CONTROL
CONTROLAR sin PLANES no tiene sentido!!
cmo se sabe que se va en buena direccin ?
LA PLANIFICACIN
RELACIN PLANEACIN CONTROL

Relacin entre la Planificacin y el Control.
La planificacin proporciona estndares (indicadores) de
control contra los cuales puede medirse el desempeo. Si
existe una desviacin significativa entre el desempeo real y
el planeado, puede tomarse una accin correctiva.

P/E) Un ejemplo claro de los planes empleados como estndares
de control se pueden encontrar en los presupuestos. Estos
presupuestos proporcionan la base para estndares continuos de
control durante todo el ao de operaciones. Si el desempeo real
no corresponde estrictamente al desempeo planeado y
presupuestado, hace que se aplique una accin correctiva.
LA PLANIFICACIN
Relacin entre Objetivos y Planificacin

- La formulacin de los objetivos debe ser una
actividad compartida por todos los niveles de la
organizacin, y no slo de los estamentos superiores.

- Las metas a cumplir deben ser precisas, de
preferencia cuantificadas. Aunque es posible plantear
objetivos menos precisos dentro de plazos ms largos,
ellos deben cuantificarse en la medida que los plazos se
aproximen.
P/E) Aumentar las ventas No sirve

P/E) Aumentar las ventas en 10% Sirve
LA PLANIFICACIN
Relacin entre Objetivos y Planificacin

- Al fijar las metas, orienta las acciones de la
organizacin hacia el cumplimiento de stas.

- Es econmica, por cuanto elimina todo trabajo
innecesario que no sirva al logro de los objetivos o
metas (concentra las acciones en un slo sentido).
Adems, posibilita una mejor utilizacin de los
recursos de la empresa, concentrndolos en las
actividades que conducen al logro de las metas.
LA PLANIFICACIN
Relacin entre Objetivos y Planificacin

-Evita o disminuye los riesgos innecesarios, ya que
se preveen los elementos adversos del plan y se
responde a la pregunta qu pasara s.......?. La
planificacin permite adelantarse a los problemas y
trata de solucionarlos por adelantado.

- Facilita el control de la marcha de la empresa. Al
establecer metas precisas, permite comparar lo
realizado con lo programado (CONTROL), as como
aplicar medidas correctivas en la ejecucin y en la
propia planificacin futura. El control acta como
funcin reguladora.
LA PLANIFICACIN
Principios de la Planificacin

La planificacin debe cumplir los siguientes principios:

- Flexibilidad: Los planes deben adaptarse a los
cambios de las variables que los sustentan. La tarea de
planificacin es permanente y no termina nunca:
todos los planes son flexibles, sujetos a revisin y
modificacin, a medida que la realidad va alterando las
variables que sirvieron de base para elaborarlos.
Cuando la planificacin es inflexible, se rigidiza, se hace
esttica, perdiendo validez e inoperancia.
LA PLANIFICACIN
Principios de la Planificacin

-Compromiso: La planificacin debe ser motivadora.
Una forma de lograr la motivacin es mediante
compromiso y la participacin de todos los estamentos
en la elaboracin del plan, evitando su "imposicin
desde arriba".

- Contribucin: Los planes parciales deben estar
debidamente integrados y encaminados hacia un
propsito central. Esto supone una cadena enlazada de
metas; de lo contrario, los esfuerzos se desperdician y
la planificacin se torna antieconmica e intil.
LA PLANIFICACIN
Dificultades o limitaciones de la planificacin

-Poca exactitud, con relacin a los resultados: La mayor
o menor exactitud del plan depender de los datos
utilizados para formularlo. En la medida que los datos
sean reales o bien estimados, mejor sern los
resultados. La planificacin eficaz se basa en hechos,
datos e informacin real y/o estimada.
Planificar no es adivinar el futuro, sino reducir los
mrgenes de error a niveles tolerables.

LA PLANIFICACIN
Dificultades o limitaciones de la planificacin

- Es difcil realizarla: Esto es cierto cuando no se
disponen de los antecedentes estadsticos en los que
se basa el plan, o se cuenta con datos incompletos o
no fidedignos. El proceso de planificacin se facilita si
se disponen de los antecedentes correspondientes.

- Retarda la accin y la iniciativa: No hay mejor tiempo
invertido que el destinado a pensar previamente lo
que se har y cmo se har, antes de hacerlo. Sin
embargo, si nos pasamos todo el tiempo tratando de
lograr el plan ptimo, nunca vamos a pasar a la
siguientes etapas de organizarnos y ejecutar.
LA PLANIFICACIN
Tipos de Planificacin

- Planificacin estratgica : Est diseada para satisfacer
las metas generales de la organizacin como un todo, en el
largo plazo.
- Planificacin operativa: muestra cmo se pueden aplicar
los planes estratgicos en el quehacer diario (corto plazo).

Los planes estratgicos y los planes operativos estn
vinculados a la definicin de la misin de una organizacin, es
decir, la meta general que justifica la existencia de una
organizacin.
Los planes estratgicos difieren de los planes
operativos en cuanto a su horizonte de tiempo, alcance y
grado de detalle.
LA PLANIFICACIN
Tipos de Planificacin

Por lo tanto, la planificacin estratgica puede ser
definida como el arte de formular, implantar y evaluar
decisiones interfuncionales que permitan a la organizacin
llevar a cabo sus objetivos.

En cambio, la planificacin operativa consiste en
formular planes a corto plazo por cada una de las diversas
partes de la organizacin. Se utiliza para describir lo que las
diversas partes de la organizacin deben hacer para que la
empresa tenga xito a corto plazo.
LA PLANIFICACIN
HERRAMIENTAS DE
PLANIFICACION

LA PLANIFICACIN
La Grfica de Gantt (Carta Gantt)

Es una herramienta inventada por Henry L. Gantt en la
cual se grafican, como una lnea de tiempo, las
diferentes actividades de un proyecto.

La Carta Gantt ilustra la duracin y las relaciones de
tiempo entre las actividades de un proyecto en forma
grfica. Esta herramienta ayuda a tener una visin ms
clara de las actividades a realizar y de la duracin del
proyecto completo.
LA PLANIFICACIN
La Carta Gantt

LA PLANIFICACIN
La Carta Gantt


Para ilustrar la Carta Gantt es muy importante
identificar:
- las distintas actividades del proceso
- la secuencia de las actividades.
- los tiempos de cada actividad.
LA PLANIFICACIN
La Carta Gantt

Ejemplo:


Actividad Despus de Duracin de la Actividad
A - 4 semanas
B A 6 semanas
C A 2 semanas
D B 2 semanas
E C 8 semanas
F D-E 4 semanas
LA PLANIFICACIN
La Carta Gantt

Con esta informacin, se puede ilustrar la Carta
Gantt:
LA PLANIFICACIN
La Carta Gantt

Consideraciones:
- Es posible ejecutar algunos pasos paralelos al mismo
tiempo, tomando un paso ms tiempo que otro
- Cuando la carta Gantt est terminada se podr ver:
- El total del tiempo mnimo para el proyecto
- La secuencia apropiada para los pasos
- Qu pasos pueden estarse ejecutando al
mismo tiempo.
1.- Se tiene la siguiente informacin sobre las
actividades de un proyecto y sus tiempos (semanas)
asociados:





a) Realice la Carta Gantt de este proyecto
b) Determine la ruta critica del proyecto
c) Determine la duracin mnima de este proyecto.
Actividad Act. Previa Duracion
A 2
B 5
C A 3
D B 1
E D 8
F C,E 9
Ejercicios
1.-
Ejercicios
Actividad 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23
A
B
C
D
E
F
Actividad Act. Previa Duracion
A 2
B 5
C A 3
D B 1
E D 8
F C,E 9
LA PLANIFICACIN : PERT/CPM
Diagrama PERT

Las cartas Gantt son limitadas en cuanto a la
posibilidad de mostrar la interdependencia de las
actividades.

En los proyectos sencillos en que los pasos
fluyen en una simple secuencia de eventos, pueden
darle al administrador del proyecto la informacin
adecuada. Sin embargo, cuando varios pasos se estn
ejecutando a la vez y existe un alto nivel de
interdependencia entre diferentes pasos, los diagramas
PERT son mejores.

LA PLANIFICACIN
Diagrama PERT


Aunque algunas formulaciones difieren en su
nomenclatura, las actividades se representan por
flechas.
Los nodos son puntos en el tiempo e indican el trmino de
algunas actividades y el comienzo de otras. Los nodos
estn representados por crculos.
Nodo
Actividad
LA PLANIFICACIN
Diagrama PERT
Nomenclatura
LA PLANIFICACIN
Diagrama PERT
1. La actividad A debe ser terminada antes de que la
actividad B pueda comenzar (Fig.1).


2. Las actividades A y B pueden ocurrir
simultneamente, pero ambas deben ser terminadas
antes de que C pueda comenzar (Fig.2)


3. Las actividades Ay B deben ser terminadas antes de
que C y D puedan empezar, pero C puede comenzar
independientemente de D o viceversa (Fig.3).
LA PLANIFICACIN
Diagrama PERT

El Mtodo de la Ruta Crtica (CPM) y la Tcnica
de Revisin y Evaluacin del Programa (PERT) son
tcnicas de redes para analizar un sistema en trminos
de actividades y eventos que deben ser terminados en
una secuencia especfica para lograr una meta.

CPM: Considera que la duracin de las actividades es
determinista
PERT: Considera que la duracin de las actividades es
probabilistas
LA PLANIFICACIN
Mtodo de la Ruta Crtica (CPM)
Los pasos para la implantacin del CPM son:
1.- Definir el proyecto en trminos de actividades y eventos.

2.- Estimar el tiempo de cada actividad

3.- Construir un diagrama de redes mostrando las relaciones
entre ellas

4.- Calcular el tiempo para cada camino en el diagrama.
5.- La ruta con la secuencia de tiempo ms grande calculado
en el paso 4 es la RUTA CRTICA. Los tiempos de todas las
actividades en este camino son CRTICAS para la fecha de
trmino del proyecto.
LA PLANIFICACIN
Mtodo de la Ruta Crtica (CPM)

6.- La suma de los tiempos de las actividades de la ruta
crtica es el tiempo promedio esperado Te de la ruta crtica.

7.- Los restantes caminos calculados en el punto 4) tienen
holgura de tiempo. La holgura asociada a cualquier camino
es simplemente la diferencia entre Te y el tiempo para cada
camino dado.

Es importante mencionar que, para que el proyecto cumpla
con el objetivo de terminar en el menor tiempo posible, es
necesario asignar recursos para garantizar el logro ptimo de
este objetivo.
LA PLANIFICACIN
Mtodo de la Ruta Crtica (CPM)

Ejemplo 1:
Actividad Despus de Duracin de la Actividad
A - 4 semanas
B A 6 semanas
C A 2 semanas
D B 2 semanas
E C 8 semanas
F D-E 4 semanas
a) Realice el diagrama Pert de este proyecto
b) Determine la ruta critica del proyecto
c) Determine la duracin mnima de este proyecto.
LA PLANIFICACIN
Mtodo de la Ruta Crtica (CPM)

Ejemplo 1:







ABDF=16 semanas
ACEF=18 semanas
1.- Se tiene la siguiente informacin sobre las
actividades de un proyecto y sus tiempos (semanas)
asociados:





a) Realice el diagrama Pert de este proyecto
b) Determine la ruta critica del proyecto
c) Determine la duracin mnima de este proyecto.
Actividad Ant. Previa Duracion
A 2
B 5
C A 3
D B 1
E D 8
F C,E 9
Ejercicios
3.- Los tiempos estimados para terminar el proyecto de
construccin de una planta son mostrados en meses en
el siguiente diagrama de redes.
Se pide:
a) Determinar la ruta crtica
b) Cunto tiempo de holgura tiene el camino que incluye
los nodos 4-6 ?
Ejercicios
LA PLANIFICACIN
Mtodo de la Ruta Crtica (CPM)

Desarrollo:

a)



b)
LA PLANIFICACIN
Mtodo de la Ruta Crtica (CPM)

Desarrollo:
Semana
Actividad 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44
A
B
C
D
E
F
G
H
I
J
LA PLANIFICACIN
TCNICA DE REVISIN Y EVALUACIN DEL
PROGRAMA (PERT)

El PERT como el CPM, es tambin una herramienta de
planeacin y control orientada al tiempo.
El PERT incorpora la incertidumbre (y probabilidad)
incluyendo tres tiempos estimados para cada actividad
en lugar de uno solo:
- Tiempo optimista
- Tiempo probable
- Tiempo pesimista
LA PLANIFICACIN
TCNICA DE REVISIN Y EVALUACIN DEL
PROGRAMA (PERT)

- Tiempo optimista: es el mejor tiempo esperado si
todo ocurre muy bien.
- Tiempo probable: Esta es la mejor estimacin o
estimacin conservadora.
- Tiempo pesimista: es el peor tiempo que puede ser
esperado si todo ocurre mal.
LA PLANIFICACIN
TCNICA DE REVISIN Y EVALUACIN DEL
PROGRAMA (PERT)

El tiempo medio esperado (T
e
) para cada
actividad est dado por:
Tiempo optimista
Tiempo probable
Tiempo pesimista
LA PLANIFICACIN
TCNICA DE REVISIN Y EVALUACIN DEL
PROGRAMA (PERT)

La varianza de los tiempos de cada actividad est
dada por:




Los parmetros T
e
(tiempo medio esperado) y
2

(varianza) de la distribucin del tiempo permiten
calcular la probabilidad de cumplimiento del proyecto
en un cierto tiempo usando la distribucin normal.
2
6
|
.
|

\
|

= o
a b
2
Donde:
b= tiempo pesimista
a= tiempo optimista
2.- Se tiene la siguiente informacin sobre las actividades de un proyecto y sus
tiempos (semanas) asociados:




a) Realice la Carta Gantt del proyecto
b) Realice el diagrama de redes del proyecto
c) Determine cual es la ruta critica del proyecto y su duracin
d) Si la actividad G se retrasa 3 semanas en cuanto se retrasa el proyecto?
e) Cual es el mximo retraso que permite la actividad F.
Activ. Act.Preced. Duracion
A - 2
B A 3
C - 2
D C 3
E D 2
F D 3
G B 3
H E 2
I F,G,H 2