Documentos y archivos electrnicos

Ing. Oscar Tincopa Urbina

 Acervo

documental: Conjunto de documentos de un archivo, conservados por su valor sustantivo, histrico o cultural.

Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pblica o privada, en el transcurso de su gestin, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e informacin a la persona o institucin que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. Tambin se puede entender como la institucin que sta al servicio de la gestin administrativa, la informacin, la investigacin y la cultura.

 Documento:

Informacin registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado. Documento de archivo: Registro de informacin producida o recibida por una entidad pblica o privada en razn de sus actividades o funciones.

la estrategia: el records continuum

DIMENSIN SOCIAL DIMENSIN RIESGO DIMENSIN DOCUMENTAL

[Eje de Evidencia] Memoria Colectiva Memoria Corporativa Evidenci a

[Eje de responsabilidad] Dominio Organizaci Competenci n a

Huell DIMENSIN a ACONTECIMIENTO Instrumen Act to o Informaci n Registr o Causa

[Eje de Transaccionalidad] Funci Propsit n o

Sistema de Gestin de Documentos

Archivo [Eje de Gestin de Documentos / Archivo] Elaboracin propia. Fuente: Bearman, 1996a

Documento electrnico:
Definicin: Se considera documento electrnico a la informacin de cualquier naturaleza almacenada en un registro lgico susceptible de ser ledo por equipos electrnicos de procesamiento de datos, segn un formato determinado, susceptible de identificacin y tratamiento diferenciado.

Documento electrnico de archivo: Registro de la informacin generada, recibida, almacenada, y comunicada por medios electrnicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razn de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivsticos.

Componentes DE:
Los

componentes del documento electrnico pueden residir en diferentes partes del soporte e incluso del sistema. Los principales son: Contiene un mensaje (texto alfanumrico, diseo grfico, esquema, fotografa, etc.); Est expresado en un lenguaje convencional (el de los bits); Se encuentra plasmado en un soporte (servidor, cinta, disco, usb, dvd, etc.); Esta destinado a durar en el tiempo

Autentificacin
El

documento electrnico de archivo participa de los mismos rasgos que el resto de los documentos de archivo: originalidad, unicidad, organicidad y valor probatorio. Las diferencias con el resto derivan del hecho de que su creacin, manipulacin, transmisin, recuperacin y lectura se realiza mediante herramientas informticas apropiadas ya sean de tipo fsico (ordenadores, perifricos y redes) o lgico (sistemas operativos, aplicaciones y protocolos de comunicaciones).

Preservacin

La conservacin preventiva de los soportes para garantizar la permanencia de la informacin y del valor jurdico del documento es uno de los principios que rigen la gestin de los archivos y, por tanto, tambin de los archivos de documentos electrnicos. La investigacin en su preservacin se enfrenta fundamentalmente a dos retos: en primer lugar, la creacin de depsitos de conservacin adecuados, tanto fsico-lgicos (disquetes, discos compactos, video discos digitales, etc.) para los originales y las copias, como contenedores y almacenes de estos depsitos seguros, siempre en ptimas condiciones. Por otra parte, sera necesaria la adopcin de nuevas y ms urgentes medidas de actuacin ya que lo digital es ms vulnerable al paso del tiempo que el papel.

Organizacin

As como el mundo digital plantea nuevos retos para la autentificacin y la preservacin, su irrupcin no supone una ruptura con los modos de organizacin y de acceso que se llevan a cabo en los archivos actuales. Ms bien las tecnologas de la informacin, al tiempo que ofrecen nuevas posibilidades y mayor eficacia y eficiencia, plantean la necesidad de seguir siendo fieles a esas tcnicas si se desea intervenir con xito en instituciones donde su introduccin ha acarreado la produccin de un mayor volumen de datos, documentos e informacin a gestionar y una aparente confusin entre los lmites de stos y las agrupaciones documentales.

Acceso

La facilidad en el acceso a los archivos de documentos electrnicos es la principal aportacin de lo digital en esta rea de la gestin. Esta caracterstica tiene dos dimensiones. Por una parte, la velocidad y la precisin de la bsqueda y la recuperacin gracias a la automatizacin de los instrumentos de descripcin, junto con su necesaria normalizacin. Por otra, el aumento del grado de difusin y uso del archivo que brinda la posibilidad de acceder a los documentos por va telemtica tanto dentro de la institucin productora mediante la construccin de intranets (que ofrecen durante la produccin de los documentos tambin la capacidad de intercambiar, compartir y participar en su creacin por diversos actores) como desde el exterior por usuarios ajenos a la organizacin a travs de internet.

Usos de los Archivos Electrnicos

 El

uso principal de los archivos electrnicos es el ahorra gran cantidad de papeles y dejar de tender lo q llamamos deposito de papeles

 Este

usos de los archivos electrnicos nos permite comunicar varias empresas entre si por medio, de las nuevas tecnologas.

Gestin Bsica

Usos:
Distribuye fcilmente documentacin extensa. Ordenar de forma rpida

documentos. Se utilizan y Mueven por Internet. Guardar Documentacin extensa. Una copia de seguridad.

Ventajas de los Archivos Electrnicos

 Elimina el extravi de documentos. Permite un

rpido y fcil acceso a la informacin. Reduce costos de operacin. Incrementa la productividad. Permite simultaneidad de usuarios para el mismo documento. Diferentes sistemas operativos pueden tener acceso a los archivos digitales. Agiliza y hace ms eficiente el servicio a clientes. Firmas digitales. Se favorece conservacin de los originales, evitando su desgaste, deterioro o extravo.

 Eliminacin de los procesos de impresin y gasto de papel.

Permite una fcil distribucin de documentos va Internet o

internet. Se favorece conservacin de los originales, evitando su desgaste, deterioro o extravo. Se evita la prdida de tiempo profesional en la bsqueda manual de datos y documentos. Ordena de manera lgica los expedientes. Resguarda la informacin en mltiples formatos electrnicos.

Desventajas de los Archivos Electrnicos

Es necesario depurar los archivos frecuentemente Desgaste y riesgos de rotura o prdida por la manipulacin Prdida de tiempo en la bsqueda de documentos y en la modificacin Incompatibilidad: No existe un estndar universal.

DESVENTAJAS DE LOS ARCHIVOS ELECTRNICOS

Complejidad del documento electrnico.

Control de fiabilidad y autenticidad. La Tecnologa digital de imgenes es cambiante. Costos en la adquisicin de lectores.

Conservacin y Preservacin de los Archivos Electrnicos.

 Los

soportes de los documentos digitales tienen una capacidad de resistencia menor a la accin de agentes de deterioro naturales como humedad, oxidacin, magnetismo y elementos biticos. Los principales organismos que trabajan en el mbito de la preservacin de los documentos electrnicos publicando informes tcnicos y recomendaciones, son los siguientes: European Commission on Preservation and Access, Council on Library and Information Resources, National Preservation Office of United Kingdom y Research Libraries Group: the Commission on Preservation and Access.

Medidas de Conservacin Archivos electrnicos

Deben cuidarse del polvo y su superficie debe protegerse para que no sufran daos, por eso generalmente poseen fundas protectoras. La humedad y la temperatura son parmetros a considerar en el almacenamiento de los soportes pticos. Los cambios bruscos pueden causar deterioros importantes, porque los componentes de las diferentes capas que los componen tienen diferentes coeficientes trmicos de expansin.

Se ha identificado un nuevo tipo de hongo que, en condiciones climatolgicas tropicales, entre 300 C de temperatura y 90% de humedad relativa, destruye los CD; Se trata del geotrichum, l se reproduce sobre el soporte y destruye la informacin almacenada, primero degrada el borde externo del soporte. Esto ocurre, porque el hongo se alimenta del carbono y el nitrgeno de la capa plstica de policarbonato, as destruye las pistas de informacin. Este hongo crece y se reproduce con facilidad dentro de la estructura de un CD en las condiciones expuestas. Se caracteriza por formar largas cadenas de esporas viscosas e incoloras. Si trabaja en un ambiente polvoriento, humos, etc., normalmente se debe limpiar bien y lubricar nuestro soporte electrnico, pero estas labores son delicadas y propias de personal especializado, el usuario normal lo mas fcil y prctico es que remueva el polvo acumulado, para lo que conviene soplar-aspirar fuerte su interior.

Los lugares destinados al almacenaje de archivos electrnicos deben de tener una serie de caractersticas:

Deben ser espacios bien protegidos exentos de luz y polvo y con un campo magntico tan dbil como sea posible, evitando la proximidad de motores o transformadores elctricos. Los controles de temperatura y de humedad deben de mantenerse a unos 23C y un 50% de humedad. Los materiales deben de estar almacenados en cajas para evitar cualquier tipo de dao fsico. Las estrategias empleadas para asegurar la conservacin y accesibilidad a los documentos electrnicos esencialmente son: Actualizacin y migracin de los datos a soportes diversificados y fiables y la emulacin.

Soportes Electrnicos

USB
Disquete Disco

Compacto Unidad Zip Disco Duro de la Computadora

El futuro? NO, el AHORA