HERIBERTO ELISEO MOLINA COUTIO JOSE MARIA ORTIS ROBLEDO IVAN VELAZQUES PEREZ

CONTROL
PROCESO ADMINISTRATIVO

Qu es Control?

Es un elemento del proceso administrativo que incluye todas las actividades que se emprenden para garantizar que las operaciones reales coincidan con las operaciones planificadas.

Importancia del Control dentro proceso administrativo

Permite ver si lo realizado se ajusta a lo planeado y en caso de existir desviaciones, identificar los responsables y corregir dichos errores. Permite 1-Crear mejorar la calidad. 2-Enfrentar el cambio 3- Producir ciclos mas rpidos 4- Agregar valor 5- Facilitar la delegacin y el trabajo en equipo

Tipos de Control
Control preliminar Control concurrente Control de retroalimentacin

Procesos del Control

A lo largo de nuestras vidas nos vemos envueltos en una serie de organizaciones, ya sean formales o informales, que tienen como propsito alcanzar una meta en comn, a travs de diversos planes establecidos y a travs de los recursos que se posean. Es en ese momento cuando nace el sentido de la administracin, es decir, aquel proceso que llevan a cabo los miembros de una organizacin para lograr captar sus objetivos. La administracin en sentido formal, es aquella que se realiza en una empresa. Posee cuatros funciones especficas que son: la planificacin, la organizacin, la direccin y el control; estas en conjuntos se conocen como proceso administrativo y se puede definir como las diversas funciones que se deben realizar para que se logren los objetivos con la optima utilizacin de los recursos.

Herramientas del Control

Existen Siete Herramientas Bsicas que han sido ampliamente adoptadas en las actividades de mejora de la Calidad y utilizadas como soporte para el anlisis y solucin de problemas operativos en los ms distintos contextos de una organizacin. El ama de casa posee ciertas herramientas bsicas por medio de las cuales puede identificar y resolver problemas de calidad en su hogar, estas pueden ser algunas, tijeras, agujas, corta uas y otros. As tambin para la industria existen controles o registros que podran llamarse "herramientas para asegurar la calidad de una fbrica", esta son las siguientes: Hoja de control (Hoja de recogida de datos) Histograma Diagrama de pareto Diagrama de causa efecto Estratificacin (Anlisis por Estratificacin) Diagrama de scadter (Diagrama de Dispersin) Grfica de control.

Principios de control

Equilibrio: A cada grupo de delegacin conferido debe proporcionarle el grado de control correspondiente. De la misma manera la autoridad se delega y la responsabilidad se comparte, al delegar autoridad es necesario establecer los mecanismos suficientes para verificar que se estn cumpliendo con la responsabilidad conferida, y que la autoridad delegada est siendo debidamente ejercida. Ningn control ser vlido si no se fundamenta en los objetivos, por tanto es imprescindible establecer medidas especficas de actuacin, o estndares, que sirvan de patrn para la evaluacin de lo establecido mismas que se determinan con base en los objetivos. Los estndares permiten la ejecucin de los planes dentro de ciertos lmites, evitando errores y, consecuentemente, prdidas de tiempo y de dinero. De la oportunidad: El control, necesita ser oportuno, es decir, debe aplicarse antes de que se efecte el error, de tal manera que sea posible tomar medidas correctivas, con anticipacin. De los objetivos: Se refiere a que el control existe en funcin de los objetivos, es decir, el control no es un fin, sino un medio para alcanzar los objetivos preestablecidos. Ningn control ser vlido si no se fundamenta en los objetivos y si, a travs de l, no se revisa el logro de los mismos. De las desviaciones: Todas las variaciones o desviaciones que se presenten en relacin con los planes deben ser analizadas detalladamente, de manera que sea posible conocer las causas que lo originaron, a fin de tomar medidas necesarias para evitarlas en futuro. Es intil detectar desviaciones si no se hace el anlisis de las mismas y si no se establecen medidas preventivas y correctivas.

De la oportunidad: El control, necesita ser oportuno, es decir, debe aplicarse antes de que se efecte el error, de tal manera que sea posible tomar medidas correctivas, con anticipacin. De los objetivos: Se refiere a que el control existe en funcin de los objetivos, es decir, el control no es un fin, sino un medio para alcanzar los objetivos preestablecidos. Ningn control ser vlido si no se fundamenta en los objetivos y si, a travs de l, no se revisa el logro de los mismos. De las desviaciones: Todas las variaciones o desviaciones que se presenten en relacin con los planes deben ser analizadas detalladamente, de manera que sea posible conocer las causas que lo originaron, a fin de tomar medidas necesarias para evitarlas en futuro. Es intil detectar desviaciones si no se hace el anlisis de las mismas y si no se establecen medidas preventivas y correctivas.

De la costeabilidad: El establecimiento de un sistema de control debe justificar el costo que este represente en tiempo y dinero, en relacin con las ventajas reales que este reporte. Un control slo deber implantarse si su costo se justifica en los resultados que se esperen de l; de nada servir establecer un sistema de control si los beneficios financieros que redita resultan menores que el costo y el tiempo que implican su implantacin. De excepcin: El control debe aplicarse, preferentemente, a las actividades excepcionales o representativas, a fin de reducir costos y tiempo, delimitando adecuadamente que funciones estratgicas requieren el control. Este principio se auxilia de mtodos probabilsticas, estadsticos o aleatorios. De la funcin controladora: La funcin controladora por ningn motivo debe comprender a la funcin controladora, ya que pierde efectividad de control. Este principio es bsico, ya que seala que la persona o la funcin que realiza el control no debe estar involucrada con la actividad a controlar.

Elementos del Control

El control es un proceso cclico y repetitivo. Est compuesto de cuatro elementos que se suceden: Establecimiento de estndares: Es la primera etapa del control, que establece los estndares o criterios de evaluacin o comparacin. Un estndar es una norma o un criterio que sirve de base para la evaluacin o comparacin de alguna cosa. Existen cuatro tipos de estndares; los cuales se presentan a continuacin: Estndares de cantidad: Como volumen de produccin, cantidad de existencias, cantidad de materiales primas, nmeros de horas, entre otros. Estndares de calidad: Como control de materia prima recibida, control de calidad de produccin, especificaciones del producto, entre otros. Estndares de tiempo: Como tiempo estndar para producir un determinado producto, tiempo medio de existencias de un producto determinado, entre otros.

Estndares de costos: Como costos de produccin, costos de administracin, costos de ventas, entre otros. Evaluacin del desempeo: Es la segunda etapa del control, que tiene como fin evaluar lo que se est haciendo. Comparacin del desempeo con el estndar establecido: Es la tercera etapa del control, que compara el desempeo con lo que fue establecido como estndar, para verificar si hay desvo o variacin, esto es, algn error o falla con relacin al desempeo esperado. Accin correctiva: Es la cuarta y ltima etapa del control que busca corregir el desempeo para adecuarlo al estndar esperado. La accin correctiva es siempre una medida de correccin y adecuacin de algn desvo o variacin con relacin al estndar esperado.

Reglas del Proceso de Control

Reglas del proceso de control Hay que distinguir, ante todo, los pasos o etapas de todo control: Establecimiento de los medios de control. Operaciones de recoleccin de datos. Interpretacin y valoracin de los resultados. Utilizacin de los mismos resultados.

Tcnicas para el Control

Entre las diferentes tcnicas de control se pueden mencionar las siguientes: Contabilidad Auditoria Presupuestos Reportes, informes Formas Archivos (memorias de expedientes) Computarizados Mecanizados Grficas y diagramas Proceso, procedimientos, Gannt, etc.

Procedimiento hombre maquina, mano izquierda, mano derecha etc. Estudio de mtodos, tiempos y movimientos, etc. Mtodos cuantitativos Redes Modelos matemticos Investigacin de operaciones Estadstica Clculos probabilsticas

Evaluacin y Control de los Resultados

Significado y lugar de la evaluacin El paso final en el proceso administrativo es el progreso de la organizacin hacia los objetivos establecidos. Cuando no se toma tiempo para evaluar lo que se ha hecho, el lder o administrador se siente inseguro e insatisfecho, pues no puede decir a ciencia cierta que hizo ni como se hizo. Los trminos evaluacin y control se usan indistintamente en el campo de la administracin, aunque hay pequeas diferencias entre ambos. Se conoce como control a la evaluacin parcial a diferencia de la evaluacin final. El control consiste en ver que cada cosa sea hecha de acuerdo con el plan adoptado lo establecido por la organizacin y las ordenes que se han dado. La palabra control tiene un significado tcnico en la terminologa administrativa. Se refiere a la corriente de informacin sobre el progreso de las operaciones y la produccin. Esto se considera algunas veces como retroalimentacin. Por eso el control y planeacin caminan de la mano. La evaluacin tiene mucha relacin con la apreciacin que es el primer paso administrativo mientras que el control se relaciona mas con la planeacin, que es la accin de fijar normas y procedimientos.

La evaluacin o control puede aplicarse al final de cada operacin; cuando ocurre al final de cada operacin conviene definirla como control; Pfiffner define que la base del control es la planeacin. Recapitulando en la planeacin se fijan los objetivos y se establecen los programas y presupuestos. En resumen podemos destacar tres diferencias entre control y evaluacin 1. En cuanto a tiempo, el control se aplica constantemente. 2. En cuanto al modo el control es directo e inmediato. 3. En cuanto a resultados, el control permite hacer ajustes y correcciones necesarias La evaluacin permite distinguir, honrar y recompensar a cada cual segn sea el caso.

Uso y resultados de la evaluacin Ningn industrial se atrevera a hacer grandes inversiones sin estar informado del progreso o fracaso de su industria. En la industria y el comercio se nota el efecto de las tcnicas de evaluacin. Tecnologa de control y ciberntica del mundo moderno La tecnologa del control y la evaluacin ha evolucionado increblemente. El mundo del siglo XX se ha llenado de personal capacitado para la operacin de todo tipo de maquinaria electrnica y de los ms variados sistemas de registro y contabilidad. La ciberntica ha ayudado a las empresas u organizaciones, as como a la ciencia de la medicina proveyendo de una variedad de aparatos de control y evaluacin. La modernizacin de tcnicas se hace necesario que lleguen a todas las oficinas generales de casi todas las iglesias para un mejor control de sus operaciones. La iglesia que nosotros administramos o la asociacin a la que pertenecemos pueden y debe utilizar algn sistema de evaluacin para su progreso. El administrador o lder debe preocuparse por mantener datos y registros concisos de todo lo hecho y por hacer, esto con el fin de saber cuanto se esta progresando o fracasando. El control administrativo es tan til como las llaves que nos permiten controlar el agua fra o caliente en el bao.

Evaluacin del personal: 1. Analizar la actuacin de cada uno: Este anlisis debe ser positivo hasta donde sea posible. 2. Mejorar la capacitacin: Nada se aprende mejor que aquello que responde a nuestras dudas, inquietudes y dificultades de la vida experimental. 3. Otorgar, como el caso lo demande, algn tipo de recompensa y estmulo: Muchas personas dejan de cooperar, porque no se les estimulo por el deber cumplido. 4. Hacer las modificaciones necesarias para mejorar la administracin: El progreso es esencial para la verdadera existencia. Es necesario mejorar cada da; no hay razn para no mejorar en la administracin de la iglesia .

Fallas en el proceso de control Normalmente la no consecucin de los objetivos fijados con anterioridad que han sido medidos y evaluados por un sistema de control deben expresarse con una explicacin que se fundamenta en la bsqueda de respuestas. El papel del analista debe ser objetivo y centrarse en las tcnicas utilizadas y los criterios que le fundamentan, para no caer en errores tpicos de la supervisin como son los siguientes: Cacera de brujas: el sistema se encamina a la bsqueda de sntomas y culpables en vez de causas y posibles soluciones. Es cierto que como deca WEINER "los sucesos imprevistos e inesperados provocan un mayor intento de explicacin que el resto", pero esto provoca que se trate de personificar el error en aras de encubrir otros que le dieron origen. Esparcimiento de la responsabilidad: el Proceso de control puede no ser demasiado especfico e involucrar al total del Personal el cual al sentirse atacado, lejos de apoyar el restablecimiento del equilibrio, reacciona negativamente. Obsesin: el Proceso de control se vuelve obsesivo, hay demasiadas inspecciones por lo que se vuelve costoso, creando, adems, un clima de baja confianza ya que limita la libertad individual para actuar y auto controlarse. Nostalgia: el sistema pone demasiado nfasis en lo que pas, se vuelve recursivo, lo que limita una efectiva toma de medidas correctivas.

Bibliografa

www.google.com TERRY, George y FLANKLIN, Stephen. Principios de administracin. Editorial Continental. www.monografias.com/.../control/control.shtml. www.controlciudadano.org/