MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

Concepto:
El manual de procesos y procedimientos es mas

importante de lo que aparenta ser, ya que no es simplemente una recopilacin de procesos, sino tambin incluye una serie de estamentos, polticas, normas y condiciones rene las normas bsicas (y no tan bsicas) de funcionamiento de la empresa, es decir todo aquello en lo que se basa la gestin de la organizacin que permiten el correcto funcionamiento de la empresa.

PROBLEMAS AL NO USAR ESTE MANUAL:

CONFUSIN EN LAS RESPONSABILIDADES.- Nos

enfrentaremos a serios problemas de abuso de autoridad, irresponsabilidad e inclusive hostilidad entre departamentos y trabajadores
NO HABR NORMAS ESTABLECIDAS.- Representa

una grave desventaja en el uso de la autoridad frente a la incompetencia o irresponsabilidad de los trabajadores

NO HAY UN CONTROL EFICAZ DE LAS ACTIVIDADES.- Cuando este no es aplicado, los procesos son vistos como un solo paso, y si algo sale mal seguramente deber optarse por cambiar todo el proceso.

NO HAY UN PROCEDIMIENTO ESTABLECIDO.Al no existir un procedimiento pre-establecido habr un gran desperdicio de recursos y una gran deficiencia en cuanto a efectividad

CARACTERISTICAS DEL MANUAL

Deben estar escritos en lenguaje sencillo, preciso y

lgico que permita garantizar su aplicabilidad en las tareas y funciones del trabajador. Deben estar elaborados mediante una metodologa conocida que permita flexibilidad para su modificacin y/o actualizacin mediante hojas intercambiables, de acuerdo con las polticas que emita la organizacin. Los manuales de procedimientos deben contar una metodologa para su fcil actualizacin y aplicacin.

Los manuales deben ser dados a conocer a todos los funcionarios relacionados con el proceso, para su apropiacin, uso y operacin. Los manuales deben cumplir con la funcin para la cual fueron creados; y se debe evaluar su aplicacin, permitiendo as posibles cambios o ajustes.

Cuando se evale su aplicabilidad se debe establecer el grado de efectividad de los manuales en las dependencias de la organizacin

CONTENIDO DEL MANUAL

1. INTRODUCCIN

Un manual de procedimientos es el documento que contiene la descripcin de actividades que deben seguirse en la realizacin de las funciones de una unidad administrativa, o de dos mas de ellas. El manual incluye adems los puestos o unidades administrativas que intervienen precisando su responsabilidad y participacin. Suelen contener informacin y ejemplos de formularios, autorizaciones o documentos necesarios, mquinas o equipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de la empresa.

2. Utilidad
Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripcin de tareas, ubicacin, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecucin. Auxilian en la induccin del puesto y al adiestramiento y capacitacin del personal ya que describen en forma detallada las actividades de cada puesto.
Sirve para el anlisis o revisin de los procedimientos de un sistema. Interviene en la consulta de todo el personal. Ayuda a la coordinacin de actividades y evitar duplicidades. Construye una base para el anlisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas, procedimientos y mtodos.

3. Conformacin Del Manual

A)

IDENTIFICACIN.Este documento debe incorporar la siguiente informacin:

Logotipo de la organizacin. Nombre oficial de la organizacin. Denominacin y extensin. De corresponder a una unidad en

particular debe anotarse el nombre de la misma. Lugar y fecha de elaboracin. Nmero de revisin (en su caso). Unidades responsables de su elaboracin, revisin y/o autorizacin. Clave de la forma. En primer trmino, las siglas de la organizacin, en segundo lugar las siglas de la unidad administrativa donde se utiliza la forma y, por ltimo, el nmero de la forma. Entre las siglas y el nmero debe colocarse un guin o diagonal.

B) NDICE O CONTENIDO.Relacin de los captulos y pginas correspondientes que forman parte del documento. C) PRLOGO Y/O INTRODUCCIN.Exposicin sobre el documento, su contenido, objeto, reas de aplicacin e importancia de su revisin y actualizacin. Puede incluir un mensaje de la mxima autoridad de las reas comprendidas en el manual. D) OBJETIVOS DE LOS PROCEDIMIENTOS.Explicacin del propsito que se pretende cumplir con los procedimientos. Los objetivos son uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteracin arbitraria; simplificar la responsabilidad por fallas o errores; facilitar las labores de auditoria; facilitar las labores de auditoria, la evaluacin del control interno y su vigilancia; que tanto los empleados como sus jefes conozcan si el trabajo se est realizando adecuadamente; reducir los costos al aumentar la eficiencia general, adems de otras ventajas adicionales.

E) AREAS DE APLICACIN Y/O ALCANCE DE LOS PROCEDIMIENTOS.Esfera de accin que cubren los procedimientos. Dentro de la administracin pblica federal los procedimientos han sido clasificados, atendiendo al mbito de aplicacin y a sus alcances, en: procedimientos macroadministrativos y procedimientos mesoadministrativos o sectoriales. F) RESPONSABLES.Unidades administrativas y/o puestos que intervienen en los procedimientos en cualquiera de sus fases

G) POLTICAS O NORMAS DE OPERACIN.En esta seccin se determinan en forma explcita para facilitar la cobertura de responsabilidad de las distintas instancias que participaban en los procedimientos. Se definirn perfectamente las polticas y/o normas que circunscriben el marco general de actuacin del personal, a efecto de que est no incurra en fallas. Los lineamientos se elaboran clara y concisamente, a fin de que sean comprendidos incluso por personas no familiarizadas con los aspectos administrativos o con el procedimiento mismo. Debern ser lo suficientemente explcitas para evitar la continua consulta a los niveles jerrquicos superiores

H) CONCEPTO .Palabras o trminos de carcter tcnico que se emplean en el procedimiento, las cuales, por su significado o grado de especializacin requieren de mayor informacin o ampliacin de su significado, para hacer ms accesible al usuario la consulta del manual. I)PROCEDIMIENTO (descripcin de las operaciones). Presentacin por escrito, en forma narrativa y secuencial, de cada una de las operaciones que se realizan en un procedimiento, explicando en qu consisten, cundo, cmo, dnde, con qu, y cunto tiempo se hacen, sealando los responsables de llevarlas a cabo.

J) FORMULARIO DE IMPRESOS.Formas impresas que se utilizan en un procedimiento, las cuales se intercalan dentro del mismo o se adjuntan como apndices. En la descripcin de las operaciones que impliquen su uso, debe hacerse referencia especfica de stas, empleando para ello nmeros indicadores que permitan asociarlas en forma concreta. Tambin se pueden adicionar instructivos para su llenado.

K) DIAGRAMAS DE FLUJO.Representacin grfica de la sucesin en que se realizan las operaciones de un procedimiento y/o el recorrido de formas o materiales, en donde se muestran las unidades administrativas (procedimiento general), o los puestos que intervienen (procedimiento detallado), en cada operacin descrita. Los diagramas representados en forma sencilla y accesible en el manual, brinda una descripcin clara de las operaciones, lo que facilita su comprensin. Para este efecto, es aconsejable el empleo de smbolos y/o grficos simplificados.

L) GLOSARIO DE TRMINOS.Lista de conceptos de carcter tcnico relacionados con el contenido y tcnicas de elaboracin de los manuales de procedimientos, que sirven de apoyo para su uso o consulta. Procedimiento general para la elaboracin de manuales administrativos