Gestin del Alcance del Proyecto

Agenda

1. Introduccin 2. Que es Gestin del Alcance del Proyecto 3. Procesos de la Gestin del Alcance del Proyecto
3.1. Recopilar Requisitos 3.2. Definir el Alcance 3.3. Crear EDT 3.4. Verificar el Alcance 3.5. Controlar el Alcance

1. Introduccin

Uno de los factores de xito de un proyecto es una adecuada gestin del alcance.
Muchos proyectos tienen serios problemas e incluso han fracasado debido a la inadecuada definicin de los requerimientos del producto o inadecuada gestin del alcance del proyecto, lo que agrega trabajo no autorizado y esto a su vez altera el tiempo y presupuesto inicialmente estimado en el proyecto.

1. Introduccin

Es responsabilidad del Gestor del Proyecto gestionar los cambios en el proyecto, para modificar, agregar o eliminar requisitos y al mismo tiempo permanecer enmarcados dentro de la Declaracin del Alcance inicialmente aprobado y de esta manera alcanzar los objetivos del proyecto.

Mediante la gestin de cambios, el Gestor del Proyecto controla el balance entre alcance, tiempo, presupuesto y otras reas de conocimiento.

2. Que es la Gestin del Alcance ?

Que es la gestin del alcance ? La Gestin del Alcance del Proyecto incluye los procesos necesarios para garantizar que el proyecto incluya todo (y nicamente todo) el trabajo requerido para completarlo con xito.

Objetivo de la gestin del alcance ?

El objetivo principal de la Gestin del Alcance del Proyecto es definir y controlar qu se incluye y qu no se incluye en el proyecto.

2. Que es la Gestin del Alcance del Proyecto ?

Tener bien claro que: Alcance del producto Refiere a las caractersticas y funciones que definen un producto, servicio o resultado. Alcance del proyecto
Refiere al trabajo que debe realizarse para entregar un producto, servicio o resultado con las caractersticas y funciones especificadas.

3. Procesos de la Gestin del Alcance del Proyecto

Los Grupos de Procesos de la Gestin del Alcance son: Recopilar Requisitos Definir el Alcance Crear WBS Verificar el Alcance Controlar el Alcance
1. Recopilar Requisitos

5.Controlar el Alcance

2.Definir el Alcance

4.Verificar Alcance

3. Crear WBS

3.1. Recopilar Requisitos

Los requisitos se identifican a partir de necesidades, deseos y expectativas del patrocinador, cliente y otros interesados. Estos requisitos deben ser recopilados, analizados y registrados a un nivel de detalle suficiente, que permita medirlos una vez que se inicia el proyecto. Por tanto, recopilar requisitos significa definir y gestionar las expectativas del cliente.

3.1. Como hacerlo ? Las herramientas que nos permiten recopilar requisitos, son:

Entrevistas Grupos de opinin, rene a los interesados y expertos en la materia para conocer sus expectativas respecto al producto, servicio o resultado propuesto. Talleres facilitados, rene a los interesados funcionales y tcnicos claves para definir los requisitos del producto Tcnicas grupales de creatividad, tormenta de ideas, tcnicas de grupo nominal, tcnica delphi, mapa conceptual/mental, diagrama de afinidad Cuestionarios y encuestas Etc.

3.2. Definir el Alcance

Definir el Alcance es el proceso que consiste en identificar todo el trabajo que se realizar en el proyecto para alcanzar sus objetivos. Es decir, se realiza una descripcin detallada del proyecto y del producto.

La preparacin de una declaracin detallada del alcance del proyecto es fundamental para su xito ya que propicia un entendimiento comn entre los interesados del proyecto. Su contenido puede incluir:
Objetivos del proyecto Justificacin del proyecto Descripcin del alcance del proyecto Beneficios Supuestos Restricciones Exclusiones Dependencias con otros proyectos

3.2. Definir el Alcance

La declaracin del alcance es una herramienta que ayuda a controlar los cambios al proyecto, puesto que definen los lmites para aceptar o rechazar cambios.

Durante el proceso de planificacin, el alcance del proyecto se define y se describe de manera ms especfica conforme se va recabando mayor informacin sobre el proyecto.

3.2. Como hacerlo ?

Juicio de Expertos Anlisis del Producto, incluye tcnicas tales como el desglose del producto, el anlisis de sistemas, el anlisis de requisitos, la ingeniera de sistemas, la ingeniera del valor y el anlisis del valor.
Identificacin de alternativas, incluye tcnicas tales como la tormenta de ideas, el pensamiento lateral, la comparacin entre pares, etc. Otros

3.3. Crear EDT

La estructura de desglose del trabajo (EDT) es la descomposicin jerrquica descendente de todo el trabajo del proyecto en componentes ms pequeos y fciles de manejar hasta llegar a un nivel mas detallado conocido como paquetes de trabajo.

La EDT organiza y define el alcance total del proyecto y representa el trabajo especificado en la declaracin del alcance del proyecto aprobada y vigente.
El propsito de la EDT es desarrollar una lista de todas las tareas requeridas por el proyecto para cumplir el objetivo deseado. A partir de la identificacin de las tareas ser posible estimar el tiempo, costo, recursos, etc. Es decir, la EDT sirve de base para generar el cronograma del proyecto y otros documentos de planificacin.

3.3. Crear EDT

La Estructura de Desglose del Trabajo tiene la forma de un rbol invertido y ayuda a visualizar todo el proyecto y sus principales componentes. No existe frmula para calcular el nivel de profundidad de la EDT, esto depender del tamao y complejidad del proyecto. Comnmente tenemos:
El primer nivel es la meta/objetivos del proyecto, El segundo nivel son las fases del proyecto El tercer nivel son los entregables del proyecto El cuarto nivel, el paquete de trabajo

Una Estructura de Desglose del Trabajo bien diseada hace fcil asignar cualquier tarea, actividad u entregable del proyecto a uno y slo un componente de la estructura..

3.3. Crear EDT

Un paquete de trabajo es un resultado; una regla bsica para determinar el nivel ms bajo de la EDT es usar la regla 80/8, la cual especifica que un paquete de trabajo no debe durar ms de 80 horas ni menos de 8 horas. La EDT necesita ser construida con la ayuda del equipo del proyecto y/o personas de la organizacin que participaron en proyectos similares.
Otro componente de la EDT es el sistema de numeracin utilizado para seguir cada elemento con un nmero nico, esto es til para desarrollar el cronograma del proyecto.

Ejemplo de EDT, desglosada hasta el nivel de paquete de trabajo:

Nivel 1: Objetivo del Proyecto

Nivel 2: Fases

Nivel 3: Entregables

Nivel 4: Paquete de Trabajo

3.3. Resultado del EDT:

Como resultado de este proceso tenemos:

EDT Diccionario de la EDT

Lnea base del Alcance, la que incluye la declaracin del alcance del proyecto, la EDT, el diccionario de la EDT
Actualizaciones a documentos del proyecto los

3.4. Verificar el Alcance

Verificar el alcance es el proceso que consiste en formalizar la aceptacin de los entregables del proyecto que se han completado por parte del cliente.

Verificar el alcance incluye revisar los entregables (resultados de los trabajos y servicios) con el cliente o el patrocinador para asegurarse de que se han completado satisfactoriamente y para obtener de ellos su aceptacin formal.
Verificar el alcance implica ejecutar actividades de inspeccin, validacin, medicin y comprobacin que los entregables cumplan los criterios de aceptacin acordados.

3.4. Verificar el Alcance

La verificacin del alcance difiere del control de calidad ya que el primero est enfocado principalmente a la aceptacin formal de los resultados del proyecto y el segundo comprueba que se cumplan los requisitos de calidad acordados en el proyecto.

La gerencia de la calidad es ejecutada generalmente antes de la verificacin del alcance, pero estos dos procesos pueden ser ejecutados en paralelo

3.4. Resultado de Verificar el Alcance

Como resultado de verificar el alcance tenemos:

Entregables aprobados Solicitudes de cambio, las cuales se procesan para su revisin y tratamiento por medio del proceso Control Integrado de Cambios

Actualizaciones a los documentos del proyecto

3.5. Controlar el Alcance Ya que los cambios en el proyecto son inevitables es necesario controlarlos.

El Control del Alcance es el proceso por el que se monitorea el estado del alcance del proyecto y del producto, y se gestionan cambios a la lnea base del alcance.

El Control del Alcance del proyecto asegura que todos los cambios solicitados o las acciones preventivas o correctivas recomendadas se procesen a travs del proceso Realizar el Control Integrado de Cambios

3.5. Como hacerlo?

Anlisis de Variacin
Para controlar el alcance del proyecto realizamos el Anlisis de Variacin a partir de las medidas de rendimiento del proyecto, las que permiten evaluar el grado de variaciones respecto a la lnea base del alcance creado.

A partir de la identificacin de las variaciones, es posible enfocarse en algunos puntos para determinar las causas de los problemas o restricciones que impiden el progreso planificado del proyecto. Finalmente se tomar decisiones de aplicar acciones correctivas o preventivas, si fuera necesario.

3.5. Resultado del Controlar el Alcance

Como resultado del control del alcance, tenemos: Mediciones del Desempeo del Trabajo Actualizaciones a los Activos de Organizacin, pudiendo actualizar: los Procesos de la

Las causas de las variaciones Las acciones correctivas seleccionadas y la razn de su seleccin Otros tipos de lecciones aprendidas procedentes del control del alcance del proyecto

Solicitudes de Cambio Actualizaciones al Plan para la Direccin del Proyecto Actualizaciones a los Documentos del Proyecto

Gracias