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1LS-241
Cada vez son ms las organizaciones que adoptan la estrategia de adquirir productos y servicios a proveedores externos en lugar de desarrollarlos internamente. El objetivo de esta estrategia: es mejorar la eficiencia operativa de la organizacin aprovechando la capacidad de los proveedores de entregar soluciones de mejor calidad, ms rpido, a menor coste y con la tecnologa ms adecuada.
La gestin de adquisiciones en una empresa incluye una serie de procesos para la adquisicin de productos o servicios, la gestin y administracin del contrato y gestin de control de cambios necesarios para administrar contratos u rdenes de compra emitidas por miembros autorizados del equipo de proyecto.
Tambin incluye una buena seleccin y negociacin con los proveedores y un control de los riesgos que puedan surgir durante el proceso de adquisicin. Todos estos puntos que pueden verse en la siguiente grfica se tratarn en los siguientes apartados.
La decisin de adquisicin se debe tomar siguiendo una estrategia de seleccin de fuentes que se centra en investigar y analizar los pros y contras de la externalizacin del servicio y la revisin de las funciones de toda la organizacin para conseguir el mximo beneficio. Por otro lado, las actividades de definicin de requisitos se plasmarn en un documento que ser la base funcional del contrato y servir como gua para el diseo de una solucin.
PLANIFICAR LA CONTRATACIN
La planificacin de la contratacin consiste en preparar los documentos necesarios para soportar las respuestas de los proveedores a los requerimientos de adquisiciones y seleccionar los proveedores con las mejores propuestas. Existen dos procesos fundamentales, el de preparacin de la oferta y el de desarrollo y establecimiento de los criterios de evaluacin.
PROCESO DE OFERTA
En el proceso de oferta se eligen y desarrollan los documentos para tratar de comunicar las necesidades de la empresa que emite la oferta a los proveedores y el nivel de detalle de la solucin que espera recibir. Los principales mtodos para obtener informacin de los proveedores son: RFI (Request for information) Solicitud de informacin. RFP (Request for proposal) Solicitud de propuesta. RFQ (Request for quotation) Solicitud de presupuesto. IFB (Invitation for Bid) - Solicitud para ofertar.
PROCESO DE OFERTA
A continuacin se describen algunas buenas prcticas para desarrollar los documentos de solicitud y obtener una buena respuesta a la oferta:
Este proceso obtiene respuestas, tales como ofertas y propuestas, de potenciales proveedores acerca de la forma en que puede cumplirse con los requisitos del proyecto. La mayor parte del esfuerzo de este proceso recae en los potenciales proveedores, normalmente sin un coste directo para el proyecto ni para el adquiridor. Debe de estar claramente definida la forma en que se interactuar con los proveedores.
Este proceso implica la recepcin de ofertas o propuestas, la aplicacin de los criterios de evaluacin para seleccionar un proveedor y la gestin y seguimiento del proveedor elegido. Aplicar criterios de evaluacin El proceso a seguir en la aplicacin de los criterios de evaluacin se muestra a continuacin:
Adems de la importancia de la imparcialidad, tambin es clave determinar el nmero ms adecuado de evaluadores en el proceso de evaluacin en funcin de los objetivos de la evaluacin, de la exhaustividad que se quiera aplicar y de las ofertas recibidas.
Para muchas compaas, la gestin de proveedores es una parte compleja del proceso de adquisiciones. Sin embargo, gracias a las nuevas tecnologas, el seguimiento de los proveedores se ha facilitado. Mediante la implementacin de programas de cuadros de mando, las compaas pueden cuantificar fcilmente datos intangibles relacionados con la calidad y con el nivel de servicio. Adems, la informacin obtenida de los cuadros de mando puede ayudar a justificar la eleccin de futuros proveedores para la empresa.
El proceso de gestin no est completo una vez que se firma el contrato. El comprador tiene la responsabilidad de asegurarse de que el producto o servicio es entregado cuando es necesario y que est acorde con los requisitos del contrato. En este apartado se examinarn las actividades relacionadas con la administracin de contratos, y los procesos de seguimiento.
Para gestionar de forma adecuada los contratos se deben seguir una serie de fases:
Durante la fase de la negociacin hay que centrarse en el entendimiento por ambas partes, tanto de la empresa adquiridora como de los proveedores, de las obligaciones y el objetivo de la negociacin, que es la de llevar a cabo de forma satisfactoria la adquisicin, y una vez que esto est claro se discutirn las clusulas y se harn previsiones de riesgos.
REUNIN DE NEGOCIACIN
En la siguiente grfica se muestran algunos aspectos bsicos a tratar en la reunin de negociacin:
PROCESO DE COMUNICACIN
Algunos aspectos clave a tener en cuenta en la definicin del proceso de comunicacin son: Es una pieza clave del xito del proyecto. Debe de ser rigurosamente ejecutado y planificado. Pueden ser tiles herramientas para llevarlo a cabo. Se debe especificar la informacin deseada. Qu informes queremos? Cmo nos vamos a comunicar? Hay que mantener un registro de la informacin comunicada y las decisiones tomadas.
Para cada uno de estos pasos es aconsejable seguir las siguientes prcticas:
La calidad de la gestin de contratos tiene un efecto significante en el rendimiento del negocio. Los responsables de la gestin de riesgos relacionados con la negociacin deben entender los impactos de sus actividades, ser conscientes de la disponibilidad de herramientas y tcnicas, y desarrollar habilidades y conocimientos personales necesarios para obtener buenos resultados. A continuacin se explican algunas buenas prcticas que sera positivo seguir:
La aceptacin puede ocurrir a diferentes niveles: Aceptacin incondicional: significa que el producto o servicio cumple con los requisitos contemplados en el contrato. Aceptacin parcial: slo algunas partes son aceptadas. Aceptacin completa con condiciones: el contratante tiene obligaciones sobre el producto tras la entrega. Rechazo total: el producto falla en alguno de los requisitos contractuales fundamentales.
Gracias