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Formation FX314FIN04

COMPTABILITE TIERS Facturation & Suivi facture Affacturage client Notes de frais

Sommaire

Facturation & Suivi facture


3- Suivi des chances ... 38 3-1 Prparation des chances 38
3-1.1 Gestion des chances . 38 3-1.2 Saisie des chances . 44 3-1.3 Paramtrage crans .. 45

1- Donnes de base 5 1-1 Tables tiers 5


1-1.1 Structure . 5 1-1.2 Clients .. 6 1-1.3 Fournisseurs .. 10

1-2 Escomptes/agios . 14 1-3 Conditions de paiement 17 1-4 Groupes de devises 20 2- Facturation 21 2-1 Saisie et comptabilisation 21
2-1.1 Principes de base 21 2-1.2 Notion de types de facture 23 2-1.3 Facture tiers client .. 24 2-1.4 Facture tiers fournisseur . 31 2-1.5 Validation de factures. 34

3-2 Relevs dchances . 46


3-2.1 Principes .. 46 3-2.2 Pr-requis ... 47 3-2.3 Saisie manuelle . 48 3-2.4 Gnration automatique . 49 3-2.5 Relev crditeur & comptab 50

3-3 Relances clients 53 3-4 Blocage/dblocage client 59 3-5 BAP fournisseur 60

2-2 Pices gnres 36

Sommaire

Facturation & Suivi facture

4- Consultations 61 4-1 Situation tiers 61


4-1.1 Situation client .. 61 4-1.2 Situation fournisseur . 67 4-1.3 Paramtrage crans .. 68

4-2 Balance ge date .. 69


4-2.1 Balance ge client 69 4-2.2 Balance ge fournisseur 71 4-2.3 Paramtrage crans .. 72

4-3 Factures & rglements . 73


4-3.1 Factures 73 4-3.2 Rglements . 76 4-3.3 Paramtrage crans .. 77

Sommaire

Affacturage client Gestion des notes de frais


2- NDF .. 86 2-1 Donnes de base & paramtres .. 86
2-1.1 Lien utilisateur/tiers divers . 86 2-1.2 Codes frais .. 87 2-1.3 Indemnits kilomtriques 88

1- Affacturage client 78 1-1 Fiche factor . 78 1-2 Saisie du factor 79 1-3 Gnration/annulation de quittance . 81 1-4 Comptabilisation des quittances . 83 1-5 Gnration du fichier magntique . 84 1-6 Notification du rglement 85

2-2 Saisie du relev de frais .. 89 2-3 Comptabilisation des frais .. 90

FACTURATION & SUIVI FACTURE

1- Donnes de base /
1-1.1 Structure

1-1 Tables tiers

/ 1-1.1 Structure

Rajout des informations Clients/Fournisseurs

Fiche Client
Onglet Commerciales Onglet Gestion

Code unique Fiche Tiers


Onglet Identit

Fiche Fournisseur

Onglet Commerciales Onglet Gestion Onglet Financires Onglet Suivi

Onglet Financires Onglet Clients livrs

Onglet Adresses Onglet RIB Onglet Contacts Onglet Tiers/Socit

Tiers divers
Onglet Compta

FACTURATION & SUIVI FACTURE

1- Donnes de base /
1-1.2 Clients

1-1 Tables tiers

/ 1-1.2 Clients DONNEES DE BASE/Tiers/Clients

Onglet Identit Zone Devise contenant la devise par dfaut de facturation ou de rglement du client
Onglet Adresses Renseigne par au moins un code adresse Attention au choix des codes adresses car ils peuvent tre contrls par valeur paramtre Ex : valeur paramtre FUPADD Code adresse tiers relance permettant de prciser le code adresse utiliser prioritairement pour ldition des lettres de relance. Sachant que si ce code nest pas rfrenc chez le client, il y a alors application de ladresse par dfaut

FACTURATION & SUIVI FACTURE

1- Donnes de base /

1-1 Tables tiers

/ 1-1.2 Clients DONNEES DE BASE/Tiers/Clients

Onglet Gestion
Possibilit de dsactiver le client : il napparat plus dans les slections clients il ne peut faire lobjet daucune comptabilisation

Utilis pour initialiser le cours de devise en saisie de facture Conditions de contrle den cours du client. Donnes : - utilises par le traitement de blocage/dblocage -affiches titre indicatif dans la consultation du risque client

FACTURATION & SUIVI FACTURE

1- Donnes de base /

1-1 Tables tiers

/ 1-1.2 Clients DONNEES DE BASE/Tiers/Clients

Onglet Financires

Code du tiers payeur par dfaut. Fait ncessairement rfrence un tiers cr dans la base. Code du factor auquel les crances sont par dfaut cdes

Paramtrages par dfaut associs au client permettant de calculer automatiquement : - lchancier de paiement de ses factures, - les conditions descompte/agio applicables ses rglements Banque de rglement du client. Contrle en proposition de rglement. Mode de gestion des relances et des relevs

Permet dassocier au client ses comptes par dfaut Rgime de taxe utilis lors de la facturation du client

Sections par dfaut du client pour chacun des axes danalyse

FACTURATION & SUIVI FACTURE

1- Donnes de base /

1-1 Tables tiers

/ 1-1.2 Clients DONNEES DE BASE/Tiers/Clients

Autres fonctions Barre doutils, Zoom, accs au dtail : du portefeuille des traites, BOR et LCR (cf. paramtrage des transactions de rglements) Effet non chu 1, Effet non chu 2, Effet non chu 3 des impays du client Impays des effets prorogs Prorogations Barre doutils, Consultations, accs la consultation de : Factures Comptes Situation Tiers Analyse risque Dernires oprations Balance ge

FACTURATION & SUIVI FACTURE

1- Donnes de base /
1-1.3 Fournisseurs

1-1 Tables tiers

/ 1-1.3 Fournisseurs DONNEES DE BASE/Tiers/Fournisseurs

Onglet Identit Zone Identification CEE contenant le n de TVA CEE du fournisseur A renseigner dans le cas des fournisseurs CEE pour lesquels la TVA/acquisitions intra communautaire doit tre dgage Zone Devise contenant la devise par dfaut de facturation ou de rglement du fournisseur
Onglet Adresses Renseigne par au moins un code adresse Attention au choix des codes adresses car ils peuvent tre contrls par valeur paramtre Ex : valeur paramtre LETADD Code adresse tiers rglement permettant de prciser le code adresse utiliser prioritairement pour alimenter longlet Adresse des rglements

FACTURATION & SUIVI FACTURE

1- Donnes de base /

1-1 Tables tiers

/ 1-1.3 Fournisseurs DONNEES DE BASE/Tiers/Fournisseurs

Onglet Gestion

Zones caractres informatif, reportes dans la consultation du risque fournisseur; Non exploites en comptabilit tiers Permet de bloquer lmission de TOUT rglement sur le fournisseur, quelles que soient les caractristiques de ses factures (BAP ou non, )

FACTURATION & SUIVI FACTURE

1- Donnes de base /

1-1 Tables tiers

/ 1-1.3 Fournisseurs DONNEES DE BASE/Tiers/Fournisseurs

Onglet Financires

Permet de prciser si un fournisseur est ou non rput de type DAS2. Le cas chant, possibilit de lui associer une fiche prestataire.

Mme principe que pour la fiche client

FACTURATION & SUIVI FACTURE

1- Donnes de base /

1-1 Tables tiers

/ 1-1.3 Fournisseurs DONNEES DE BASE/Tiers/Fournisseurs

Autres fonctions Barre doutils, Zoom, accs au dtail : du portefeuille des traites, BOR et LCR (cf. paramtrage des transactions de rglements) Effet non chu 1, Effet non chu 2, Effet non chu 3 des effets prorogs Prorogations Barre doutils, Consultations, accs la consultation de : Factures Comptes Situation Tiers Analyse risque Dernires oprations Balance ge

FACTURATION & SUIVI FACTURE

1- Donnes de base /

1-2 Escomptes/agios
DONNEES DE BASE/Tables tiers/Escomptes/Agios

1-2 Escomptes/agios

Permet de dfinir des conditions descompte (en cas de paiement anticip) ou dagios (en cas de retard de paiement) applicables aux chances de paiement

Escompte Taux et nombre de jours davance par rapport lchance = ngatifs

Agio Taux et nombre de jours de retard par rapport lchance = positifs

FACTURATION & SUIVI FACTURE

1- Donnes de base /

1-2 Escomptes/agios
DONNEES DE BASE/Tables tiers/Escomptes/Agios

Paramtrage Escompte Taux fixe appliqu sur le montant total de lchance Agio Taux annuel appliqu sur le montant total de lchance, au prorata du nombre de jours de dcalage entre [date de rglement prvue] et [date relle de rglement] (base annuelle de 365 jours) Fonctionnement des bornes de jours et taux

Nombre de jours
Taux

-2

-21 -20 -20


-2

-11 -10 -10


0

0
0

0
0

0
0

4
0

5
8

5
8

9
8

10
12

10
12

12

-2 -1,5 -1,5 -1,5 -1,5

FACTURATION & SUIVI FACTURE

1- Donnes de base /

1-2 Escomptes/agios
DONNEES DE BASE/Tables tiers/Escomptes/Agios

Utilisation

Possibilit dassocier un paramtrage descompte/agio un client ou un fournisseur (onglet Financires, bloc Rglement) Lequel est par dfaut propos en saisie de facture, Ce dernier tant alors par dfaut report sur les chances de la facture Le code escompte/agio ainsi associ une chance client/fournisseur permet : Depuis la fonction de gestion des chances, de visualiser le montant descompte/ agio applicable une chance donne, compte tenu dune date de rfrence ou dun nombre de jour de retard/avance, Lors de lmission dune lettre de relance, dappliquer le taux dagio de lchance et de le faire figurer sur la lettre (plutt quun taux fixe), En proposition de rglements, de complter automatiquement les rglements gnrs des montants descompte/agio applicables aux chances, La cration, en saisie manuelle de rglements, dune ligne descompte/agio ds lors que lchance slectionne le justifie

FACTURATION & SUIVI FACTURE

1- Donnes de base /

1-3 Conditions de paiements


DONNEES DE BASE/Tables tiers/Conditions de paiement

1-3 Conditions de paiements

Permet de dfinir les diffrentes rgles de constitution de lchancier de paiement des factures clients et fournisseurs

Sur la date dpart chance(1), possibilit dappliquer : - un nombre de mois et/ou de jours en plus - de ramener la date alors calcule la fin du mois, - puis de ramener la date ainsi trouve au quantime le plus proche Montant minimum quune chance doit atteindre. Dans le cas contraire, report du montant de lchance sur lchance suivante. Application dune autre condition de paiement pour toute facture dont le montant est infrieur XXX EUR Si coch, les chances gnres par la condition sont identifies comme prendre en compte dans un relev

Modes de rglement paramtrables

Possibilit de dfinir du mono ou multi chances de paiement (20%/80%, 50%/50%, )

FACTURATION & SUIVI FACTURE

1- Donnes de base /

1-3 Conditions de paiements


DONNEES DE BASE/Tables diverses PARAMETRAGE/Paramtres gnraux/Menus locaux

Paramtrage du mode de rglement

Les modes de rglement sont dfinis depuis la table diverse paramtrable n3


code relev =" " les chances avec ce mode de rglement ne peuvent jamais tre portes sur un relev dchances/de factures code relev <>" " Les chances avec ce mode de rglement peuvent tre mises sur relev. Si le code relev est identique pour plusieurs modes, il constitue alors aussi un critre de regroupement des chances sur un relev

Numro faisant rfrence au numro dordre des codes tels que dfinis dans le menu local 682 des codes acceptation. Information reprise lors de la gnration dun fichier de remise LCR

Ds lors quun relev est associ un mode de rglement avec Trt papier=2, ldition du relev contient une traite en pied

FACTURATION & SUIVI FACTURE

1- Donnes de base /

1-3 Conditions de paiements


DONNEES DE BASE/Tables tiers/Conditions de paiements

Utilisation de la condition de paiement Possibilit dassocier une condition de paiement un client ou un fournisseur (onglet Financires, bloc Rglement), Laquelle est alors par dfaut propose en saisie de facture et permet dinitialiser et de r initialiser lchancier de la facture tant que celle-ci nest pas valide, Laquelle est issue soit du tiers factur/facturant soit du tiers payeur/pay A la validation de la facture, la ou les chances de la pice deviennent compltement indpendantes de la condition de paiement leur origine ; elles sont librement modifiables

FACTURATION & SUIVI FACTURE

1- Donnes de base /

1-4 Groupes de devises


DONNEES DE BASE/Tables compta tiers/Groupes de devises

1-4 Groupes de devises

Permet de constituer des regroupements de devise intervenant dans la slection des factures/chances
Critre de slection utilisable dans les divers traitements automatiques de gestion des rglements

(proposition de rglements, comptabilisation en portefeuille, affectation banque, gnration remise, gestion des chances, gnration de relev, )
Liste de picking des devises

FACTURATION & SUIVI FACTURE

2- Facturation /
Principes de base

2-1 Saisie et comptabilisation

/ 2-1.1

2-1.1 Principes de base

La saisie de la facture/avoir client/fournisseur Une saisie facilite via un ensemble de valeurs par dfaut : lies lutilisateur (site de comptabilisation, niveau maximum de BAP) lies la fiche client/fournisseur (collectif de comptabilisation, devise de facturation, tiers payeur/pay, condition de paiement, condition descompte/agio, )
Une saisie saccompagnant dun ensemble de contrles : par rapport lhabilitation fonctionnelle de lutilisateur, par rapport au site de rattachement des comptes, des donnes analytiques, par rapport aux dates de validit des comptes, des donnes analytiques, par rapport aux comptes interdits du journal,

FACTURATION & SUIVI FACTURE

2- Facturation /
Principes de base

2-1 Saisie et comptabilisation

/ 2-1.1

Une saisie trs structure avec : un onglet En-tte regroupant les informations relatives : lidentification du client/fournisseur au TTC de la facture aux conditions gnrales de facturation un onglet Lignes reprenant les informations du corps de la facture : les comptes et montants concerns les informations permettant le calcul de la TVA les informations analytiques

La comptabilisation de la facture/avoir client/fournisseur Aprs la saisie de la facture, le passage en comptabilit peut tre : retard, la facture tant alors mise en attente de validation dclench de manire individuelle, facture par facture dclench de manire globale, pour un ensemble de factures

FACTURATION & SUIVI FACTURE

2- Facturation /
Types de factures

2-1 Saisie et comptabilisation

/ 2-1.2

2-1.2 Types de factures

PARAMETRAGE/Paramtres gnraux/Types facture fournisseur PARAMETRAGE/Paramtres gnraux/Types facture client

Permet de dfinir les conditions de comptabilisation du document : le sens (facture/avoir/note de dbit/note de crdit) le journal et le type de pice mouvementer la pice automatique appliquer pour gnrer lcriture

Catgorie conditionnant le sens de comptabilisation du document

Code du paramtrage de pice automatique appliquer Code du journal et du type de pice utiliser. Si non renseign(s), application de ceux dfinis dans la pice automatique.

FACTURATION & SUIVI FACTURE

2- Facturation /
tiers client

2-1 Saisie et comptabilisation

/ 2-1.3 Facture

COMPTA TIERS/Facturation/Facture tiers client

2-1.3 Facture tiers client

Onglet En-tte
Type de facture conditionnant le sens du document : - Facture - Avoir - Note de dbit - Note de crdit

Valeurs dinit dpendantes de la condition de paiement, du client et du mode de rglement.

Donnes modifiables issues de la fiche du client factur.

FACTURATION & SUIVI FACTURE

2- Facturation /
tiers client

2-1 Saisie et comptabilisation

/ 2-1.3 Facture

Onglet En-tte

COMPTA TIERS/Facturation/Facture tiers client

Type de cours de devise appliqu issu de la fiche client, onglet Gestion

Condition issue du client factur ou du client payeur (valeur paramtre). Possibilit de simulation.

FACTURATION & SUIVI FACTURE

2- Facturation /
tiers client

2-1 Saisie et comptabilisation

/ 2-1.3 Facture

Onglet Lignes Informations de nature gnrale


En cration, depuis la 1ire ligne de facture, possibilit dappliquer un paramtrage de schma de comptes, daccder la consultation de comptes

COMPTA TIERS/Facturation/Facture tiers client

Site la ligne : si diffrent de celui de len-tte, gnration dOD de rgularisation sur les comptes de liaison

Soit / pour rcuprer le libell du compte, soit = pour rcuprer le libell de la ligne prcdente
Depuis la zone Compte, possibilit daccder la liste des comptes avec code dappel et la liste des comptes frquents du journal utilis

FACTURATION & SUIVI FACTURE

2- Facturation /
tiers client

2-1 Saisie et comptabilisation

/ 2-1.3 Facture

Onglet Lignes Informations de nature analytique


Quantit dUO ; initialise en fonction de la valeur de lUO telle que dfinie dans la nature

COMPTA TIERS/Facturation/Facture tiers client

Nature par dfaut associe au compte, avec son unit duvre si la nature est suivie en quantit

Pour un axe danalyse, possibilit dopter pour : - une section analytique = affectation du montant total de la ligne cette section - une ventilation/rpartition analytique = clatement du montant de la ligne sur plusieurs sections analytiques

La rpartition analytique peut tre : - pr tablie/dfinie et appelable/ excutable de manire rcurrente - volatile et donc saisie au cas par cas (en montant ou en %/poids)

Rpartition analytique propose par dfaut si renseigne sur la nature

FACTURATION & SUIVI FACTURE

2- Facturation /
tiers client

2-1 Saisie et comptabilisation

/ 2-1.3 Facture

Onglet Adresse

COMPTA TIERS/Facturation/Facture tiers client

Adresse par dfaut du client

Premire ligne de commentaire reprise comme libell sur les lignes dcriture gnres

FACTURATION & SUIVI FACTURE

2- Facturation /
tiers client

2-1 Saisie et comptabilisation

/ 2-1.3 Facture

COMPTA TIERS/Facturation/Facture tiers client Boutons chances Permet de visualiser la/les chances gnre(s) compte tenu de la condition de paiement, du code escompte/agios et des flags relev/relance Aprs cration du document, valeurs librement modifiables et indpendantes de la condition de paiement

Validation Se traduit par la gnration de lcriture comptable

Autres fonctions Barre doutils, Zoom, accs : la pice comptable issue de la validation comptable du document Pice comptable lensemble des pices analytiques gnres par un talement de prestations Pice analytique

FACTURATION & SUIVI FACTURE

2- Facturation /
tiers client

2-1 Saisie et comptabilisation

/ 2-1.3 Facture

Barre doutils, Fonctions, possibilit de : supprimer lcriture comptable gnre lors de la validation du document, ce dernier pouvant de nouveau tre valid aprs correction ou supprim Annulation comptable crer automatiquement un avoir depuis la facture courante. Lensemble des informations de la facture est alors repris lidentique Facture -> Avoir

COMPTA TIERS/Facturation/Facture tiers client

FACTURATION & SUIVI FACTURE

2- Facturation /
tiers fournisseur

2-1 Saisie et comptabilisation

/ 2-1.4 Facture

COMPTA TIERS/Facturation/Facture tiers fournisseur

2-1.4 Facture tiers fournisseur

Onglet En-tte

Rfrence facture fournisseur. Utilise en picking des rglements et comme critre de recherche dans les consultations fournisseurs

Tant que En attente, la comptabilisation nest pas possible. Permet donc dempcher la validation dun document dont les imputations comptables ou analytiques ne sont pas encore connues ou certaines Zone coche par dfaut si : - le fournisseur a un rgime de TVA CEE - et un n didentification CEE (onglet Identit)

Si coche, dclenche la gnration des critures de TVA sur acquisition intra communautaire

Permet dinitialiser le niveau de BAP des chances de la facture/avoir Accessible et coche par dfaut si le fournisseur est un prestataire dhonoraire. Permet dinitialiser la pice comptable

FACTURATION & SUIVI FACTURE

2- Facturation /
tiers fournisseur

2-1 Saisie et comptabilisation

/ 2-1.4 Facture

Onglet Lignes Informations de nature gnrale

COMPTA TIERS/Facturation/Facture tiers fournisseur

Type de TVA applicable : permet de dclencher lutilisation du compte de TVA sur achat ou le compte de TVA dductible sur immobilisation ou le compte de TVA dductible sur services

Possibilit dajuster le calcul de TVA fait par paramtrage pour le faire correspondre celui factur par le fournisseur (si rgles darrondis diffrentes, )

FACTURATION & SUIVI FACTURE

2- Facturation /
tiers fournisseur

2-1 Saisie et comptabilisation

/ 2-1.4 Facture

Onglet Lignes Informations de nature gnrale Mmes informations, caractristiques et mode opratoire que pour la facture tiers client Onglet Adresse Mmes informations que pour la facture tiers client Boutons chances et Validation : idem facture tiers client Autres fonctions Barre doutils, Zooms, accs : Pice comptable et Pice analytique : idem facture tiers client Barre doutils, Fonctions, possibilit de : Annulation comptable et Facture -> Avoir : idem facture tiers client

COMPTA TIERS/Facturation/Facture tiers fournisseur

FACTURATION & SUIVI FACTURE

2- Facturation /
Validation de factures

2-1 Saisie et comptabilisation

/ 2-1.5

2-1.5 Validation de factures

COMPTA TIERS/Facturation/Validation client COMPTA TIERS/Facturation/Validation fournisseur

Possibilit dopter pour une validation individuelle ou une validation globale : Validation individuelle en utilisant, au cas par cas, le bouton Validation depuis la saisie de facture tiers client/fournisseur
(sous rserve que le paramtrage de lhabilitation fonctionnelle le permette)

Validation globale en utilisant le traitement de validation en masse des factures tiers clients et fournisseurs

Validation globale en utilisant les tches batch associes aux fonctions de validation en masse des factures tiers
(BPCINV pour les clients et BPSINV pour les fournisseurs)

FACTURATION & SUIVI FACTURE

2- Facturation /
Validation de factures

2-1 Saisie et comptabilisation

/ 2-1.5

Attention cependant au cas des factures fournisseurs Celles-ci ne peuvent tre valides individuellement ou globalement qu la condition davoir un Statut diffrent de En attente Car : Le bouton Validation nest pas actif depuis une facture En attente La fonction Validation fournisseur ne tient compte que des factures/avoirs En attente

COMPTA TIERS/Facturation/Factures en attente

Existence dune fonction permettant, en masse, de passer les factures du statut En attente au statut A valider Son mode de fonctionnement est identique aux fonctions de validation des factures tiers clients et fournisseurs

FACTURATION & SUIVI FACTURE

2- Facturation /

2-2 Pices gnres

2-2 Pices gnres

Depuis lcran de saisie de facture, pour la facture courante, accs direct lcriture gnre via Zoom/Pice comptable

Accs en consultation/visualisation, de la pice, pas en modification

FACTURATION & SUIVI FACTURE

2- Facturation /

2-2 Pices gnres


COMPTABILITE/Pices/Saisie pice

Toutes le critures comptables gnres automatiquement (suite la validation dune facture, dun rglement, ) peuvent tre consultes et modifies (dans une certaine mesure) depuis la fonction Saisie pices

La transaction de saisie/visualisation STD permet de consulter/modifier toutes les critures, quelle que soit leur origine (saisie directe sur STD ou autre transaction, gnration automatique via le paramtrage dinterface, importation)

A noter la possibilit, depuis la barre doutils de la saisie de pices, de revenir sur la facture tiers client/fournisseur lorigine de lcriture via Zoom/Facture

FACTURATION & SUIVI FACTURE

3- Suivi des chances /


Gestion des chances

3-1 Prparation des chances

/ 3-1.1

COMPTA TIERS/chances/Gestion des chances

3-1.1 Gestion des chances

Notion dchance : prcisions Une chance (ou plusieurs) peut tre cre avant la comptabilisation du document quelle concerne : lors de la cration des factures tiers et des factures commerciales lors de la cration des demandes dacompte/commande client/fournisseur Toute ligne de pice comptable, ds lors quelle porte sur un tiers auxiliaris (client, fournisseur, tiers divers, ), quelle que soit son origine
(facture tiers clients, facture fournisseurs achats, rglement client tiers, note de frais sur tiers divers, OD manuelle sur client/tiers/fournisseur, reprise par import des tiers non lettrs, ) quel que soit le paramtrage du type de pice (flag Gestion chances) gnre au moins une chance (stocke dans la table GACCDUDATE [DUD])

Une chance est caractrise au minimum par un montant, un tiers factur/ facturant/commande, un tiers payeur/pay, une chance, un mode de rglement, un flag relev, un flag relance, un flag BAP

FACTURATION & SUIVI FACTURE

3- Suivi des chances /


Gestion des chances

3-1 Prparation des chances

/ 3-1.1

La fonction de gestion des chances permet de slectionner puis de visualiser voire modifier les caractristiques dun ensemble dchances Ne sont ici jamais prises en compte les chances associes un type de pice non coch Gestion chances Peuvent tre prises en compte (mais non modifies) les chances totalement soldes Mode opratoire en deux tapes tape 1 = dfinition des critres de slection des chances avec des critres gnraux
(socit/site, tiers, devise, )

et des critres plus cibls

(portant sur les relances, le niveau de BAP, la prise en compte ou non des acomptes, )

et dfinition des conditions daffichage des chances (tri, cran, ) tape 2 = visualisation et/ou mise jour des caractristiques de ces chances possibilit de mise jour cible ou en masse possibilit de zoom sur les documents lis

FACTURATION & SUIVI FACTURE

3- Suivi des chances /


Gestion des chances

3-1 Prparation des chances

/ 3-1.1

Fentre de saisie des critres

COMPTA TIERS/chances/Gestion des chances

Critres gnriques de slection des chances


Critres de simulation descompte/agio : - soit une date de rfrence comparer la date dchance/facture (suivant paramtre DATDEP) - soit un nombre de jours de retard (x jours) ou davance (-x jours) par rapport la date dchance/facture

Prises en compte ou non des chances soldes, i.e. pour lesquelles un rglement a t saisi, quil soit ou non comptabilis Toute zone du fichier GACCDUDATE peut tre utilise comme filtre Choix de lcran de consultation /modification appliquer chances dacompte identifies via un type de pice particulier dfini dans les valeurs paramtres BPCORDTYP et BPSORDTYP chances de factures associes un factor pour lui tre cdes

FACTURATION & SUIVI FACTURE

3- Suivi des chances /


Gestion des chances

3-1 Prparation des chances

/ 3-1.1

cran de consultation/modification des chances

COMPTA TIERS/chances/Gestion des chances

Pour certaines des zones modifiables, possibilit dappliquer une MAJ colonne

Accs en zoom : - au document origine (facture tiers/achat/vente), - la pice comptable, - au rglement li

Paramtrage de lcran appliqu dterminant les zones prsentes ou non, modifiables ou non

Bloc affich ou non suivant le paramtrage de lcran appliqu

Informations de synthse se rapportant la ligne dchance sur laquelle le curseur est positionn

FACTURATION & SUIVI FACTURE

3- Suivi des chances /


Gestion des chances

3-1 Prparation des chances

/ 3-1.1

Le paramtrage des crans de gestion des chances permet de rendre modifiables certaines zones. A savoir : Date chance Mode de rglement Montant (pour clatement ou regroupement) Escomptes/Agios Code litige Flag relance Niveau relance Niveau BAP Tiers payeur/pay

COMPTA TIERS/chances/Gestion des chances

Cependant, en fonction du contexte, le nombre des zones modifiables et les conditions de modification peuvent diffrer : Si lchance figure sur un relev, possibilit de modifier le code escompte/agio, le code litige, les indicateurs de relance (flag et niveau) Si lchance est partiellement solde, toutes les zones normalement modifiables restent modifiables. Seul contrle effectu : dans le cas o on cherche lclater (mono-chance => multi-chances), la 1ire des chances ainsi cre doit tre de montant au moins gal au montant du rglement partiel dj associ Flag Bon payer non modifiable : pour une chance dont le type de tiers est client, si lhabilitation fonctionnelle de lutilisateur ne le prvoit pas (option B absente) si le BAP de lchance dpasse le niveau maximum de BAP de lutilisateur
(paramtre NIVBONPAYE)

si la gestion des BAP nest pas active (paramtre FLGPAZ)

FACTURATION & SUIVI FACTURE

3- Suivi des chances /


Gestion des chances

3-1 Prparation des chances

/ 3-1.1

Mono chance <=> Multi-chances Toute modification du montant dune chance se traduit par louverture dune fentre depuis laquelle il est possible dajuster le nombre et le montant des chances de la pice Les informations saisissables sont les principales informations caractrisant une chance. En fin de saisie, contrle de lgalit de la somme des chances avec le montant de la ligne tiers

COMPTA TIERS/chances/Gestion des chances

A noter que les modifications faites ici en masse peuvent aussi tre effectues au cas par cas depuis : la saisie de factures achat/vente/tiers, bouton chances la saisie de pice comptable, clic droit chances depuis toute ligne tiers (si type de pice autoris en gestion des chances)

FACTURATION & SUIVI FACTURE

3- Suivi des chances /


Saisie des chances

3-1 Prparation des chances

/ 3-1.2

COMPTA TIERS/chances/Saisie des chances

3-1.2 Saisie des chances

Fonction offrant les mmes possibilits de consultation/modification que la gestion des chances mais quand le numro de pice est connu
En effet, il ny a pas de critres de slection et laccs se fait directement lcran de gestion des chances depuis lequel il faut alors appeler les factures/pices modifier, une par une, via leur numro Par dfaut, lcran pr-charg est lcran de code STD. Mais sil existe un mmo de code STD en gestion des chances, cest lcran associ ce mmo qui est ici appliqu Principal intrt de la fonction : grer le retour et la mise jour du BAP sur les factures fournisseurs

FACTURATION & SUIVI FACTURE

3- Suivi des chances /


Paramtrage crans

3-1 Prparation des chances

/ 3-1.3

PARAMETRAGE/Compta tiers/crans gestion chances

3-1.3 Paramtrage crans


Conditionne laffichage du bloc Total slection (nombre total dchances slectionnes, montant total des chances slectionnes, montant total des rglements effectus, )

FACTURATION & SUIVI FACTURE

3- Suivi des chances /


3-2.1 Principes

3-2 Relevs dchances

/ 3-2.1 Principes

COMPTA TIERS/chances/Relevs

Pour un client ou un fournisseur donn, permet de regrouper des chances de mmes caractristiques, le rglement de ces chances pouvant alors se faire soit sur le relev soit sur les chances
Un relev peut tre saisi ou gnr en automatique, imprim et, sur option, comptabilis

Les relevs crditeurs sont identifis et reports dans certaines conditions


Ne peuvent figurer sur un relev que les chances pour lesquelles le flag Relev est Oui (A faire)

FACTURATION & SUIVI FACTURE

3- Suivi des chances /


3-2.2 Pr-requis

3-2 Relevs dchances

/ 3-2.2 Pr-requis

Ne peuvent figurer sur un relev que des chances : avec Relev=Oui (ou A faire) ne figurant pas dj sur un autre relev valides, i.e. associes des pices comptables (facture valide donc)

COMPTA TIERS/chances/Relevs

Pour une chance donne, Relev peut tre Oui/A faire qu la condition que son mode de rglement ait un code relev (table diverse n3) En saisie de facture client (tiers/ventes), linitialisation du flag dpend de 3 lments : zone Type de relev, onglet Financires de la fiche client zone chances sur relev de la condition de paiement de la facture zone Relev du mode de rglement de la condition de paiement, dans la table diverse n3 La seule combinaison initialisant Relev Oui est celle pour laquelle : CLIENT Condition paiement facture Mode rglement [Type de relev <>A la demande] + [chances sur relev=Oui] + [Relev<>vide]

En saisie de facture fournisseur (tiers/achats), le flag Relev est toujours par dfaut Non Le flag reste modifiable dans la mesure o le mode de rglement dispose dun code relev

FACTURATION & SUIVI FACTURE

3- Suivi des chances /


manuelle

3-2 Relevs dchances

/ 3-2.3 Saisie

COMPTA TIERS/chances/Relevs

3-2.3 Saisie manuelle


Numro issu du paramtrage daffectation des compteurs

Valeur paramtre SOIBPR prcisant si le relev regroupe les chances dun mme payeur/pay ou dun mme factur/facturant Conditionne la liste des chances proposes en slection Date dchance et mode de rglement du relev Les chances constitutives peuvent tre dchances et de modes diffrents

Depuis ligne, zoom sur la facture et/ou pice comptable lorigine de lchance Relev mono site ou multi-sites suivant paramtre SOIFCY Relev mono collectif ou multicollectifs suivant paramtre SOISAC

Si suppression, possibilit de repositionner le flag Relev des chances du relev supprim A faire/Oui ou vide/Non

Permet dappliquer aux chances les mmes caractristiques que celle du relev, en terme de date dchance et de mode de rglement

FACTURATION & SUIVI FACTURE

3- Suivi des chances /


manuelle

3-2 Relevs dchances

/ 3-2.3 Saisie

3-2.4 Gnration automatique


Critre de slection des clients prendre en compte Non applicable aux fournisseurs (un par un)

Critres de slection des chances, dont le code relev Permet de regrouper sur un mme relev des chances de modes de rglement diffrents mais de code relev identique Date dchance en en-tte du relev Accessible ssi pas Relev par date chance Relev mono date dchance ou multi date dchances Filtre sur la date comptable de la pice Permet de gnrer un relev des factures du mois par exemple

Les chances constitutives prennent comme date dchance et mode de rglement celui du relev

FACTURATION & SUIVI FACTURE

3- Suivi des chances /


crditeur & comptabilisation

3-2 Relevs dchances

/ 3-2.5 Relev

3-2.5 Relev crditeur & comptabilisation

Relev crditeur Cration En gnration automatique Si le relev est crditeur ou si son montant total est infrieur au montant minimum, relev identifi comme Relev reporter En saisie manuelle Si le relev est crditeur, question Relev crditeur : reporter Oui/Non ?. Si oui, Relev reporter Conditions du report SOICPT Comptabilisation relevs non Report se traduisant par la suppression du relev crditeur et le report de ces chances constitutives dans le nouveau relev Mention Relev reporter en pied du nouveau relev Report propos en saisie et effectu en proposition uniquement pour des relevs de mmes caractristiques (hormis le code relev qui peut tre diffrent
entre le relev crditeur et le relev destinataire)

FACTURATION & SUIVI FACTURE

3- Suivi des chances /


crditeur & comptabilisation

3-2 Relevs dchances

/ 3-2.5 Relev

SOICPT Comptabilisation relevs oui Report effectu uniquement si le relev crditeur a t comptabilis Relev crditeur non supprim, mais rajout dune mention Report sur relev XXX Relev destinataire avec mention Report des relevs XXX Relev destinataire intgrant non pas les chances dorigine du relev crditeur mais lcriture/chance gnre suite la comptabilisation du relev

Comptabilisation Uniquement si le paramtre SOICPT est Oui Utilisation de la pice automatique dfini dans le paramtre GAUSOI Si loption de comptabilisation est retenue, les relevs sont ncessairement mono site et mono collectif, quelle que soit la valeur des paramtres SOIFCY et SOISAC Se traduit par le lettrage des chances du relev avec lcriture gnre Attention ne pas comptabiliser les relevs si TVA/encaissements

FACTURATION & SUIVI FACTURE

3- Suivi des chances /


crditeur & comptabilisation

3-2 Relevs dchances

/ 3-2.5 Relev

Modification / Suppression / Impression Pas de modification possible si le relev a t comptabilis Dans le cas contraire, possibilit dappliquer les caractristiques du relev aux chances constitutives (date chance et mode de rglement) Impression du relev dchance en fonction du code adresse dfini dans le paramtre SOIADD Si le mode de rglement du relev est paramtr TRT papier 2/oui (table diverse n3), une traite est dite en pied de relev

FACTURATION & SUIVI FACTURE

3- Suivi des chances /


3-3 Relances client

3-3 Relances client


IMPRESSIONS/Impression/groupe/Comptabilit/Relances clients

Caractristiques dune chance relanable facture valide/comptabilise facture non associe un factor zone Relances Oui, dans le paramtrage du type de pice, zone Type de relance diffrente de Pas de relance, dans longlet Financires de la fiche client flag Relance Oui au niveau de lchance elle-mme
Si lun de ces critres nest pas rempli, lchance nest pas prise en compte dans les ditions de relance

FACTURATION & SUIVI FACTURE

3- Suivi des chances /

3-3 Relances client


IMPRESSIONS/Impression/groupe/Comptabilit/Relances clients

Les diffrents types de relance (onglet Financires de la fiche client, bloc Rglement) Par facture Autant de lettres de relance quil y a dchances diffrentes relancer Texte de relance voluant en fonction du nombre de fois o lchance a t relance Globale Une lettre de relance pour lensemble des chances, quel que soit le retard constat Application du texte de relance correspondant lchance relance le plus de fois (=> texte le plus svre) Globale par niveau Une lettre de relance par niveau, le niveau tant incrment en fonction du nombre de fois o lchance a t relance Globale par dlai Regroupement des chances par seuil de jours de retard, indpendamment du nombre de fois o les chances ont t relances Application du texte de relance correspondant au seuil concern par la relance

FACTURATION & SUIVI FACTURE

3- Suivi des chances /

3-3 Relances client


IMPRESSIONS/Impression/groupe/Comptabilit/Relances clients

Gestion dun seuil de relance Seuil portant sur le montant total minimum de la relance avec : Soit seuil dfini au niveau dossier/socit via le paramtre FUPAMT Si FUPCTL Contrle seuil par chance est Non Et si FUPBPC Prise en compte seuil client est Non Soit seuil dfini au niveau du client via la zone Mt mini relance, onglet Financires Si FUPCTL Contrle seuil par chance est Non Et si FUPBPC Prise en compte seuil client est Oui Seuil portant sur le montant minimum de lchance relance Soit seuil dfini dfini au niveau dossier/socit via le paramtre FUPAMT Si FUPCTL Contrle seuil par chance est Oui Et si FUPBPC Prise en compte seuil client est Non Soit seuil dfini au niveau du client via la zone Mt mini relance, onglet Financires Si FUPCTL Contrle seuil par chance est Oui Et si FUPBPC Prise en compte seuil client est Oui

FACTURATION & SUIVI FACTURE

3- Suivi des chances /

3-3 Relances client


IMPRESSIONS/Impression/groupe/Comptabilit/Relances clients

ditions des lettres de relance Possibilit dditer en rel ou en simulation La simulation de relance ne met pas jour le fichier des chances (Niveau, Date relance, Litige) ni longlet Dernires oprations de la situation client (Date et Niveau de la Dernire relance) Toute relance en simulation peut tre r-diter La relance en rel met jour les zones cites ci-dessus et peut aussi tre rdite tats associs RELSIM et RELSIM2 pour la relance en simulation et sa r-dition

(dtail des chances en retard avec dtail du nombre de jours de retard, du niveau de relance, du montant et de la date chance, avec un sous total par tranche de jours de retard et ce, par client relanc)

REQRELANCE pour un rcapitulatif des campagnes de relance

(par n de requte, indication de statut de la relance Relle ou simule, de la date de rfrence, du tiers concern et du n de pice concerne, du nombre de jours de retard et du niveau appliqu)

FACTURATION & SUIVI FACTURE

3- Suivi des chances /

3-3 Relances client


IMPRESSIONS/Impression/groupe/Comptabilit/Relances clients

REMINDER et REMINDER2 pour la relance en relle et sa r-dition Avec utilisation des textes de relance (PARAMETRAGE/Textes de relance) dition de la lettre avec application de ladresse dfinie dans le paramtre FUPADD (si inexistant chez le client, utilisation de ladresse par dfaut) Avec regroupement ou non des chances de mme site et/ou de mme devise de transaction suivant les paramtres FUPFCY et FUPCUR Et prise en compte ou non des chances crditrices (suivant paramtre FUPCDT) Les lettres tant alors tries lors de ldition suivant le critre dfini dans les paramtres FUPTRI1/FUPTRI2/FUPTRI3 (le reprsentant par exemple) Tant en simulation quen relle, via les critres ddition, possibilit de : relancer soit le client payeur, soit le client factur diter ou non les relances alors que le solde du client est crditeur appliquer des pnalits de retard Soit avec un taux propre chaque client et dpendant du nombre de jours de retard (zone Escompte, onglet Financires, fiche client) Soit avec un taux unique, quels que soient le client et le retard (critre Taux dagios/Utilisation taux client Non)

FACTURATION & SUIVI FACTURE

3- Suivi des chances /

3-3 Relances client


PARAMETRAGE/Textes de relance

Textes de relance Permet de dfinir les textes de relance par langue et par niveau

Langue du client prise en compte automatiquement par ltat REMINDER

Permet de passer en mode diteur pour saisir le texte et le mettre en forme

FACTURATION & SUIVI FACTURE

3- Suivi des chances /

3-4 Blocage/dblocage clients


COMPTA TIERS/chances/Blocage/dblocage

3-4 Blocage/dblocage clients

Ne concerne que les clients dont len-cours est Contrl ou Bloqu (onglet Gestion, bloc En-cours de la fiche client)
Permet de passer le client de Contrl Bloqu : si une chance au moins a un retard de paiement excdent le nombre de jours indiqus et si lcart entre le montant de len-cours rel et celui de len-cours autoris est suprieur au montant minimum Permet de passer le client de Bloqu Contrl : si aucune chance na un retard de paiement excdent le nombre de jours indiqus et si lcart entre le montant de len-cours rel et celui de len-cours autoris est suprieur au montant minimum

FACTURATION & SUIVI FACTURE

3- Suivi des chances /


3-5 BAP fournisseur

3-5 BAP fournisseur

La gestion du Bon A Payer fournisseur sorganise autour de 3 paramtres Au niveau dossier FLGPAZ Gestion des bons payer qui permet dactiver ou la gestion du BAP Si non, la zone de BAP nest pas accessible (en saisie de facture, en gestion des chances, ) et elle vaut toujours Bon payer Si oui, la zone de BAP est toujours accessible et modifiable dans les conditions dfinies par NIVBONPAYE Au niveau utilisateur NIVBONPAYE Niveau bon payer qui prcise le niveau maximum de bon payer auquel lutilisateur a droit. Il peut donc positionner le flag toutes les valeurs avec comme valeur maximum celle autorise. CTLPAZ Contrle bon payer avec les valeurs possibles Bloquant/Non bloquant Si Bloquant, il est impossible de slectionner/picker une chance nayant pas le niveau de BAP maximum quelle que soit la valeur de NIVBONPAYE de lutilisateur Si Non bloquant, en picking/slection des chances, il est possible de slectionner une chance sans BAP (si NIVBONPAYE BAP), un message davertissement tant alors affich

FACTURATION & SUIVI FACTURE

4- Consultations /
client

4-1 Situation tiers

/ 4-1.1 Situation

4-1.1 Situation client

COMPTA TIERS/Consultations/Situation Client DONNEES DE BASE/Tiers/Clients/Barre doutils Consultations/

Fonction permettant de disposer dune vue gnrale de la situation du client [facturcommandeur/payeur] au moyen de 3 onglets : Onglet chancier qui prsente les chances du tiers en les positionnant dans les diffrentes colonnes dintervalle suivant la date dchance Onglet Risque qui offre une vue synthtique des diffrents mouvement du client en dgageant le risque commercial, le risque financier, et le risque global en dcoulant Onglet Dernires oprations qui propose la liste des dernires oprations du client et un certain nombre de statistiques de rglement
Fonction de consultation requirant le paramtrage dcrans de consultation appropris

FACTURATION & SUIVI FACTURE

4- Consultations /
client

4-1 Situation tiers

/ 4-1.1 Situation

En-tte de consultation

COMPTA TIERS/Consultations/Situation Client DONNEES DE BASE/Tiers/Clients/Barre doutils Consultations/

Cas de la compensation client/fournisseur non gr Prise en compte des seuls collectifs client

Date pivot servant de rfrence pour positionner les chances dans les bornes dintervalle

Par dfaut, alimente avec le client payeur de la fiche du client factur. Si vide, alimentation du seul onglet chancier Accs en zoom au fichier Tiers ou au fichier Clients

Socit juridique ou regroupement de sites ou site

Comparaison date chance vs date pivot Critres dfinis pour la consultation Intervalle 1 60 Intervalle 2 30 Intervalle 3 0 Intervalle 4 -20 Colonne 1 factures chues depuis + de 60 jours Colonne 2 factures chues depuis 30 59 jours Colonne 3 factures chues depuis 0 29 jours Colonne 4 factures chues dans les prochains 20 jours Colonne 5 factures chues dans plus de 20 jours

FACTURATION & SUIVI FACTURE

4- Consultations /
client

4-1 Situation tiers

/ 4-1.1 Situation

Onglet chancier

COMPTA TIERS/Consultations/Situation Client DONNEES DE BASE/Tiers/Clients/Barre doutils Consultations/

Zoom sur la facture tiers/ventes dorigine, la pice comptable, la rfrence document origine

Prise en compte de toutes les chances sauf celles lies : - des pices de RAN ou de clture - des pices modles - des pices en simulation inactive Quel que soit le paramtrage du type de pice (coch ou non Gestion des chances) Et affichage du SOLDE de ces chances

Solde crditeur sign <0 Solde dbiteur sign >0

Suivant le paramtrage de lcran : - soit montant des tranches en devise socit + contre-valeur en devise de transaction - soit montant des tranches en devise transaction + contre-valeur en devise socit Bloc Totaux affich si le paramtrage cran le prvoit Seuls les totaux des 7 premiers intervalles sont affichs. Si 9 intervalles, cumul des 3 derniers dans le dernier total

Montants toujours en devise socit

FACTURATION & SUIVI FACTURE

4- Consultations /
client

4-1 Situation tiers

/ 4-1.1 Situation

Onglet Risque

COMPTA TIERS/Consultations/Situation Client DONNEES DE BASE/Tiers/Clients/Barre doutils Consultations/

Risque global = Risque commercial + Risque financier

Niveau du contrle den-cours (issu du paramtre OSTCTL)

Issu de la fiche client, onglet Gestion, bloc En-cours

Zoom sur les lments constitutifs

Encours = solde comptable + en commande + en-cours livraison + livr non factur + fact. non compta Sur option, les montants en prt et les montants en portefeuille

La somme de ces lments donne le risque commercial

La somme de ces lments donne le risque financier

FACTURATION & SUIVI FACTURE

4- Consultations /
client

4-1 Situation tiers

/ 4-1.1 Situation

Onglet Dernires oprations

COMPTA TIERS/Consultations/Situation Client DONNEES DE BASE/Tiers/Clients/Barre doutils Consultations/

Informations sur le tiers factur

Informations sur le tiers payeur

Zoom sur le document

Zones mises jour par les actions commerciales de la CRM

Cumul des commandes passes depuis la cration du client

FACTURATION & SUIVI FACTURE

4- Consultations /
client

4-1 Situation tiers

/ 4-1.1 Situation

Bouton Critres

COMPTA TIERS/Consultations/Situation Client DONNEES DE BASE/Tiers/Clients/Barre doutils Consultations/

Prise en compte ou non des critures de simulation active Prise en compte ou non des rglements saisis, imputs mais non encore valids Solde des chances impact par ce critre

Tranches de jour accessibles ou non suivant paramtrage de lcran de consultation Valeurs initialises suivant les paramtres STRINT19

FACTURATION & SUIVI FACTURE

4- Consultations /
fournisseur

4-1 Situation tiers

/ 4-1.2 Situation

COMPTA TIERS/Consultations/Situation Fournisseur

4-1.2 Situation fournisseur


DONNEES DE BASE/Tiers/Fournisseurs/Barre doutils Consultations/

Mme principe de fonctionnement que la situation client, quelques diffrences : Onglet chancier Zones affiches diffrentes via le paramtrage cran Solde des factures fournisseurs affiches en ngatif (comme pour la situation client,
solde dbiteur non sign et solde crditeur sign -)

Onglet Risque Pas de montant dAssurance crdit Risque commercial plus simple, constitu des montants En commande, Livr non factur et Factur non comptabilis Risque financier sans Impays mais avec par contre, pour les factures, une distinction suivant que lchance est BAP ou non Onglet Dernires oprations En plus, rfrence du dernier appel doffre et de la dernire rception.

En moins, Client depuis le, Dernier devis, Dernire livraison, Dernier impay, Dernire relance

En moins, les informations sur les actions commerciales et les historiques

FACTURATION & SUIVI FACTURE

4- Consultations /
Paramtrage crans

4-1 Situation tiers

/ 4-1.3

PARAMETRAGE/Compta tiers/crans situation tiers

4-1.3 Paramtrage crans


Dtermine le nombre de bornes dintervalle affiches et accessibles via le bouton Critres

Conditionne la prsence du bloc Totaux en bas de longlet chancier Indique dans quelle devise sont affichs les soldes dans les colonnes dintervalle, savoir en devise de transaction ou en devise socit. Une colonne supplmentaire est par ailleurs automatiquement gnre pour stocker la contre valeur transaction si Type devise = Locale et la contre valeur socit si type devise = Transaction Si les n dordre retenus atteignent 50, message bloquant jusqu la valeur de n dordre 61 : les n dordre 50 60 sont rservs pour positionner les bornes dintervalle

FACTURATION & SUIVI FACTURE

4- Consultations /
Balance ge client

4-2 Balance ge date

/ 4-2.1

4-2.1 Balance ge client

COMPTA TIERS/Consultations/Balance ge client date DONNEES DE BASE/Tiers/Clients/Barre doutils Consultations/

Permet de reconstituer le solde client par rapport une date de rfrence donne. Ne sont donc prises en compte que les chances dont la date de cration est antrieure ou gale cette date de rfrence Ncessite donc une historisation des modifications intervenant sur les chances ds lors quelles touchent leur rglement principalement Historisation effectue si le code activit HDU est actif. Lequel code activit conditionne la prsence des fonctions de consultation de balance ge et la prsence la table HISTODUD Historique chances Ne sont suivies que les informations relatives au rglement/solde des chances : Le tiers payeur/pay La date dchance Le montant chance dans les 3 devises (si clatement ou regroupement) Le montant rgl provisoire et le montant rgl dfinitif dans les 3 devises Le niveau de BAP

FACTURATION & SUIVI FACTURE

4- Consultations /
Balance ge client

4-2 Balance ge date

/ 4-2.1

Mme principe de fonctionnement que longlet chancier en situation client Particularits : laffichage et le positionnement du solde dune chance dans les bornes dintervalle Ex : cration dune facture de 1.000 le 01/06/05 et rglement de la facture pour 200 le 15/06/05. Rglement du solde le 30/06/05. Date rfrence 31/05/05 Vide Date rfrence 02/06/05 Facture avec montant=1.000 et rgl vide Date rfrence 15/06/05 Facture avec montant /solde=800 et rgl=200 Date rfrence 30/06/05 Rien car chance solde

Bouton Critres, Inclure les rglements non valids Permet dindiquer si le calcul du solde des chances doit ou non tenir compte des rglements saisis/imputs mais non encore comptabiliss Ex : une facture de 4.000, impute pour 2.000 sur un rglement comptabilis et pour 1.000 sur un rglement non comptabilis Si non coch : solde 2.000, rgl 2.000, rgl provisoire 1.000 Si coch : solde 1.000, rgl 2.000, rgl provisoire 1.000 Ex : une facture de 4.000 impute pour 4.000 sur un rglement non comptabilis Si non coch : solde 4.000, rgl 0, rgl provisoire 4.000 Si coch : napparat pas car de solde 0

FACTURATION & SUIVI FACTURE

4- Consultations /
Balance ge fournisseur

4-2 Balance ge date

/ 4-2.2

COMPTA TIERS/Consultations/Balance ge fournisseur date

4-2.2 Balance ge fournisseur


DONNEES DE BASE/Tiers/Fournisseurs/Barre doutils Consultations/

Mme principe de fonctionnement que la balance ge client


Mmes valeurs paramtres, codes activits, zooms,

FACTURATION & SUIVI FACTURE

4- Consultations /
Paramtrage crans

4-2 Balance ge date

/ 4-2.3

PARAMETRAGE/Compta tiers/crans balance ge date

4-2.3 Paramtrage crans


Dtermine le nombre de bornes dintervalle affiches et accessibles via le bouton Critres

Conditionne la prsence du bloc Totaux en bas de longlet Balance ge Indique dans quelle devise sont affichs les soldes dans les colonnes dintervalle, savoir en devise de transaction ou en devise socit. Une colonne supplmentaire est par ailleurs automatiquement gnre pour stocker la contre valeur transaction si Type devise = Locale et la contre valeur socit si type devise = Transaction Si les n dordre retenus atteignent 50, message bloquant jusqu la valeur de n dordre 61 : les n dordre 50 60 sont rservs pour positionner les bornes dintervalle

FACTURATION & SUIVI FACTURE

4- Consultations /
3.1 Factures

4-3 Factures & rglements

/ 4-

COMPTA TIERS/Consultations/Factures

4-3.1 Factures

Cette consultation permet didentifier les liens multiples existant entre les factures et les rglements.
Elle se base sur les tables factures SINVOICE et PINVOICE, chances GACCDUDATE, et rglements PAYMENTH et PAYMENTD. Ne sont donc pas prises en compte les factures/chances issues directement de la comptabilit.

FACTURATION & SUIVI FACTURE

4- Consultations /
3.2 Factures

4-3 Factures & rglements


Socit juridique ou regroupement de sites

/ 4-

Slection des chances de facture en fonction : - du collectif facture, - du tiers factur et/ou du tiers payeur

COMPTA TIERS/Consultations/Factures

Borne de dates dchances

Via paramtrage, choix des zones afficher et de leur ordre dapparition

Montant total du rglement, toutes chances confondues

Via clic droit, possibilit daccder en zoom : - la facture dorigine, - la consultation des rglements - la pice comptable
(si facture valide)

FACTURATION & SUIVI FACTURE

4- Consultations /
3.2 Factures

4-3 Factures & rglements

/ 4-

COMPTA TIERS/Consultations/Factures

Possibilit daffiner la slection et la prsentation des donnes via le bouton Critres

Avec slection par rapport : ltat de la facture (valides ou non valides+valides) ltat du solde de lchance (non soldes ou soldes+non soldes) Avec choix de lcran de consultation appliquer

En standard, colorisation en bleu des chances lies des factures non valides

FACTURATION & SUIVI FACTURE

4- Consultations /
3.2 Rglements

4-3 Factures & rglements

/ 4-

COMPTA TIERS/Consultations/Rglements

4-3.2 Rglements

Mme principe de fonctionnement que la consultation de factures


Diffrences : Colorisation en bleu des rglements portant sur des factures non soldes Bouton Critres Critre Inclure les rglements non remis en banque Critre Acomptes uniquement qui naffiche que les rglements dacompte (destination acompte) ou assimilables (rglements non imputs)

Attention : dans ce cas-l, ce sont des rglements pour lesquels il ny a pas de notion de factur/facturant. Pour les visualiser, il ne faut donc demander que le tiers payeur et laisser le factur vide

FACTURATION & SUIVI FACTURE

4- Consultations /
Paramtrage crans

4-3 Factures & rglements

/ 4-3.3

PARAMETRAGE/Paramtres gnraux/crans de consultation

4-3.3 Paramtrage crans


Affectation de l cran un ou plusieurs utilisateurs Les n premires colonnes restent affiches sur toutes les pages de consultation

Slection des champs et ordre d'affichage

AFFACTURAGE CLIENT GESTION DES NOTES DE FRAIS

1- Affacturage client /
1-1 Fiche factor

1-1 Fiche factor


DONNEES DE BASE/Tiers/Factors

Adresse et coordonnes bancaires du factor Compteur utilis pour attribuer un numro aux quittances du factor Utilisation du code factor quand le compteur contient le type de composant Complment Structure du fichier magntique gnr Compte client factoris mouvement lors de la comptabilisation de la quittance puis sold lors de la rception de la notification de rglement du client Compte qui est mouvement lors de la comptabilisation de la quittance (en contre partie du compte client factoris) Compte mouvementer lors de la rception du rglement du factor correspondant aux factures quittances et rgles par les clients

Texte apparaissant en dition dune facture client ds lors que celle-ci a t cde un factor (i.e. associe un factor)

AFFACTURAGE CLIENT GESTION DES NOTES DE FRAIS

1- Affacturage client /
1-2 Saisie factor

1-2 Saisie factor


COMPTA TIERS/Affacturage/Saisie factors

Cette fonction permettant daffecter ou de modifier laffectation dune facture un factor


Elle constitue un complment au principe dinitialisation du factor dj existant. En effet : un factor peut tre rattach un client (bloc Tiers, onglet Financires, fiche client) lequel factor est alors propos/initialis en saisie de facture/avoir client (ventes/tiers) La saisie factor permet alors de modifier linformation factor dun groupe davoirs/factures : soit en supprimant un code factor dj saisi/rattach une facture soit en changeant un code factor par un autre soit en mettant un code factor sur une facture qui nen avait pas et qui doit tre cde

AFFACTURAGE CLIENT GESTION DES NOTES DE FRAIS

1- Affacturage client /

1-2 Saisie factor


COMPTA TIERS/Affacturage/Saisie factors

Critres de slection des factures/ avoirs afficher pour MAJ du factor

Seule zone accessible en modification : Factor

AFFACTURAGE CLIENT GESTION DES NOTES DE FRAIS

1- Affacturage client /
de quittance

1-3 Gnration/annulation
COMPTA TIERS/Affacturage/Gnration quittances

1-3 Gnration/annulation de quittance

COMPTA TIERS/Affacturage/Annulation de quittance

Fonction permettant de regrouper sous un mme numro de quittance les factures/avoirs cds chaque factor
Une trace prcisant le contenu (n de pice) de chacune des quittances est retourne en fin de gnration, en complment de la gnration de ldition de la quittance (une premire liste des factures cdes, suivie dune deuxime liste des avoirs cds, le tout complt du texte de subrogation

Critres de slection : site facturation, devise facturation,

AFFACTURAGE CLIENT GESTION DES NOTES DE FRAIS

1- Affacturage client /
de quittance

1-3 Gnration/annulation
COMPTA TIERS/Affacturage/Gnration quittances COMPTA TIERS/Affacturage/Annulation de quittance

La fonction dannulation de quittance permet de supprimer un n de quittance tant que la quittance na pas t comptabilise

Les factures/avoirs ainsi dtachs de la quittance peuvent de nouveau tre pris en compte dans une gnration de quittance ultrieure

AFFACTURAGE CLIENT GESTION DES NOTES DE FRAIS

1- Affacturage client /
quittances

1-4 Comptabilisation des


COMPTA TIERS/Affacturage/Comptabilisation quittances

1-4 Comptabilisation des quittances

Permet de comptabiliser la quittance et donc de constater la cession de la crance au factor (dbit du compte factor par le crdit du compte/collectif client factoris)
Le fichier magntique correspondant est automatiquement gnr en mme temps que la validation

La pice automatique utilise est issue du paramtre GAUFCTQ

Gnration en relle (type de pice/ journal de la pice automatique) ou en simulation (type de pice du paramtre TYPACC)

AFFACTURAGE CLIENT GESTION DES NOTES DE FRAIS

1- Affacturage client /

1-5 Gnration du fichier magntique


COMPTA TIERS/Affacturage/Gnration de fichier

1-5 Gnration du fichier magntique

Suite la comptabilisation en rel de la quittance, possibilit de re gnrer le fichier magntique associ la quittance

AFFACTURAGE CLIENT GESTION DES NOTES DE FRAIS

1- Affacturage client /

1-6 Notification du rglement


COMPTA TIERS/Affacturage/Notification de rglement

1-6 Notification du rglement

Fonction permettant de constater le fait que le client a rgl certaines des crances cdes au factor
Se traduit par la passation dune criture constatant le solde de la crance du client
(dbit compte/collectif client factoris par le crdit du compte client facture)
Prchargement possible des factures/ avoirs par le biais du n de quittance Sinon, slection la ligne Devise de notification possible : en devise de transaction ou en devise de socit ou en devise de reporting

Date comptable de lcriture de notification

AFFACTURAGE CLIENT GESTION DES NOTES DE FRAIS

2- NDF /

2-1 Donnes de base & paramtres

/ 2-1.1 Lien PARAMETRAGE/Utilisateurs/Utilisateurs DONNEES DE BASE/Tiers/Tiers

utilisateur/tiers divers

La saisie/comptabilisation des notes de frais ncessite de rfrencer les collaborateurs comme des utilisateurs

2-1.1 Lien utilisateur/tiers divers

Lutilisateur collaborateur nest pas ncessairement un utilisateur ayant le droit de se connecter (flag Connexion, onglet Gnral de la fiche utilisateur)
Pour pouvoir saisir un relev de frais, lutilisateur/collaborateur doit ncessairement tre rattach un tiers divers sur lequel les critures de frais seront comptabilises Le paramtre EXPBPR (onglet Paramtres de la fiche utilisateur) doit donc tre renseign avec un tiers divers Au niveau du tiers divers : onglet Compta affectation du code comptable porteur du collectif/compte NDF alimenter possibilit de rattacher un type de pice porteur du mode de rglement de lchance onglets Adresses et RIB en gestion des rglements, les informations dadresse et de RIB du tiers prvalent sur celles de lutilisateur

AFFACTURAGE CLIENT GESTION DES NOTES DE FRAIS

2- NDF /
frais

2-1 Donnes de base & paramtres

/ 2-1.2 Codes

PARAMETRAGE/Compta tiers/Notes de frais/Codes frais

2-1.2 Codes frais


Table diverse n10 des units de frais

Code comptable de type modificateur Obligatoire si le code comptable pointe sur un compte soumis TVA Montant du frais : fixe quel que soit lutilisateur diffrent suivant lutilisateur Valeurs par dfaut ou de plafond fixe ou lies lutilisateur. Dans ce dernier cas, pointe sur les valeurs paramtres EXPAMT* de lutilisateur Rgles dimputation de lanalytique Valorisation des frais kilomtriques en fonction : de la table des indemnits kilomtriques de la catgorie de vhicule du collaborateur et de sa tranche de km

AFFACTURAGE CLIENT GESTION DES NOTES DE FRAIS

2- NDF /

2-1 Donnes de base & paramtres

/ 2-1.3

Indemnits kilomtriques PARAMETRAGE/Compta tiers/Notes de frais/Indemnits kilomtriques

2-1.3 Indemnits kilomtriques

Table double entre : croisement entre la catgorie fiscale du vhicule et les tranches de kilomtrages annuels
Permet de connatre le cot kilomtrique utilis en base de calcul des notes de frais
Menu local tiers n2807 : kilomtrage pour frais

Menu local tiers n2808 : catgorie vhicule pour frais Valeur de lunit exprime en CURSHRFLD

AFFACTURAGE CLIENT GESTION DES NOTES DE FRAIS

2- NDF /

2-2 Saisie du relev de frais


COMPTA TIERS/Notes de frais/Relevs de frais

2-2 Saisie du relev de frais


Accs la saisie taxe Montant effectivement rembourser et donc comptabilis

Clic droit ligne : permet sur une ligne de relev en devise de modifier le type de cours et le cours appliqu

En labsence de loption 1, lutilisateur na pas accs aux zones : Montant TTC TVA Visa

Priodes initialises partir des paramtres EXPSTRDAT et EXPENDDAT

AFFACTURAGE CLIENT GESTION DES NOTES DE FRAIS

2- NDF /

2-3 Comptabilisation des frais


COMPTA TIERS/Notes de frais/Comptabilisation des frais

2-3 Comptabilisation des frais

Prise en compte des seules lignes de relev ayant un visa

En cas de gnration, si vide, utilisation du type de pice du tiers divers. Si renseigne, utilisation du type de pice saisi

critures gnres : dpendent du paramtre EXPFCY, du critre de regroupement 1 collaborateur/relev et du type de pice du tiers

FIN
FX314FIN04 COMPTABILITE TIERS

Facturation & Suivi facture Affacturage client Notes de frais