Tecnica de Arquivo

Tcnicas de Arquivo
12-07-2013
Curso: Praticas Administrativas
Tcnicas de Arquivo
So tcnicas, formas, processos de classificao de documentos, que visam uma melhor organizao gesto e utilizao de ficheiros e arquivos.
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Definio de Arquivo
Conjunto de documentos, qualquer que seja a sua data, a sua forma, o seu suporte material, elaborados ou recebidos por um organismo pblico ou privado, em funo da sua actividade e conservado para efeitos administrativos.
12-07-2013 Curso: Praticas Administrativas 3
Principais funes:
Recolher e Ordenar a documentao: mediante a recolha, registo e classificao dos documentos; Fornece os documentos solicitados com rapidez para os diversos servios; Controlar os actos administrativos; Conservao da documentao: no s mediante a utilizao de equipamento adequado (armrios, ficheiros, etc.), como tambm, proporcionando condies ambientais ideais de forma a no se danificarem os suportes (sob a aco da humidade, calor e frio, entre outros).
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Principais funes:
O arquivo a forma de pesquisa para todos os sectores administrativos, funcionando como fonte de informaes para futuras tomadas de decises do empresrio ou de qualquer outro executivo.
Nabais, Carlos, Prticas Administrativas, Editorial Presena
Tipos de Arquivo:
Tendo em conta as entidades que lhes do origem, os arquivos podem ser: Pblicos: estatais, municipais; Institucionais: escolas, igrejas, clubes, associaes; Comerciais: empresas; Pessoais: cartas, originais de trabalhos, entre outros.
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Local do Arquivo
O local de instalao do arquivo deve ter em conta: Localizao: deve ser acessvel e com capacidade para se expandir; Iluminao: ampla, repartida e sem incidncia directa do sol; Ventilado: ventilao natural, constante e regulvel;
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Higienizao: limpo, bem cuidado, com desinfestao peridica; Disposio: fcil consulta e conservao, espao livre para deslocao. Segurana: contra incndio, roubo, infiltraes, entre outros.
Para organizar um arquivo necessrio:

identificar a actividade da instituio ou empresa e da rea onde trabalha; relacionar e organizar os diferentes documentos; identificar os documentos que so criados no decorrer da actividade da empresa.
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Para organizar um arquivo necessrio:

Ter em conta o custo de manuteno do arquivo; Dimenso da empresa; Recursos humanos e financeiros; Frequncia de consulta; Local de arquivo; Quantidade de documentos a arquivar.
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Antes de guardar os documentos nas pastas, dossiers e armrios correspondentes, necessrio cumprir algumas etapas.
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Etapas a cumprir
1. Inspeco: consiste na verificao de cada documento no que diz respeito ao seu destino, pois este pode ser para:
arquivar; solicitar informao; verificar a existncia de antecedentes ( ser anexado a outro).
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2. Leitura: todos os documentos devem ser lidos cuidadosamente, para que se analise o seu contedo e se perceba onde vai ser arquivado. (Se j existe pasta ou se necessrio criar uma).
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Etapas a cumprir
3. Seleco: seleccionar o material que vai ser arquivado daquele que j no tem qualquer utilidade para a empresa ou instituio (cpias, comunicados sem importncia). 4. Marcar a hora e a data de entrada de um documento, para que no haja dvidas acerca da chegada desse documento.
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Etapas a cumprir
5. Classificar: determinar como ser arquivado o documento, de acordo com o mtodo e a classificao adoptados pela organizao. 6. Ordenao: a organizao dos documentos dentro das pastas e destas dentro dos arquivos. A escolha da forma de ordenao depende da natureza dos documentos.
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Classificao dos Arquivos

Entende-se por classificao, o processo pelo qual se torna possvel dispor de uma forma ordenada, um determinado conjunto de elementos, de modo a facilitar a sua posterior identificao, localizao e consulta.
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Ordenao Alfabtica; Ordenao Cronolgica; Ordenao Geogrfica; Ordenao Numrica; Ordenao Ideolgica; Existem ainda, outros sistemas de classificao, tais como: Ordenao Automtica; Ordenao Alfanumrica.
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Ordenao Alfabtica: - Dispe os documentos ou pastas de acordo com a sequncia das letras do alfabeto. um mtodo fcil, lgico e prtico.
Podemos utilizar a ordenao com base no apelido ou numa palavrachave (escolas secundrias, particulares, preparatrias e universitrias).
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Ordenao Cronolgica: - Dispe os documentos ou pastas de acordo com a sucesso temporal (anos, meses, dias, semanas, horas). Com base na data de emisso e de recepo.
Exemplo: arquivo de correspondncia, letras a receber, cheques.
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Ordenao Geogrfica:
- A documentao arquivada tendo em conta a origem ou destino geogrfico (pases, regies, distritos, concelhos, cidades, vilas, aldeias, freguesias, ruas). Ex.: Arquivo de vendas para a Tunsia.
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Ordenao Numrica: - Utiliza a numerao dos documentos conforme a ordem de entrada. Muito utilizado para a ordenao de revista, impressos, aos quais se atribui um nmero de entrada.
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Ordenao Ideolgica:
tambm designada como ideogrfica, metdica ou analtica baseia-se, fundamentalmente, na diviso de assuntos, ideias, conceitos e outras divises, sendo os documentos referentes a um mesmo assunto ou objecto de conhecimento, ordenados segundo um conceito chave ou ideia de agrupamento, colocando-se a seguir, de forma alfabtica.
Ordenao Automtica:
caracteriza diversos objectos de uma coleco organizando-os por sries de atributos (data, forma, lngua, domnio, e outros). Este sistema mais utilizado em Bibliotecas.
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Ordenao Alfa-numrica: resulta da combinao dos sistemas de classificao alfabtica e numrica. Baseia-se, na atribuio de um nmero ou conjuntos de nmeros a uma determinada classe alfabtica para posterior arquivamento e localizao. A letra o elemento principal, enquanto o nmero secundrio.

Exemplo: O n 1 corresponde classe compreendida entre: Aa Al O n 2 corresponde classe compreendida entre: Am Az O n 3 corresponde classe compreendida entre: Ba Bl O n 4 corresponde classe compreendida entre: Bm Bz O n 5 corresponde classe compreendida entre: Ca Cl O n 6 corresponde classe compreendida entre: Cm Cz E assim sucessivamente...
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Se quisermos localizar um processo referente a Costa, Jos Gonalves, temos de o procurar no n 6 (Cm - Cz) e dentro desta classe encontrase arquivado por ordem alfabtica.
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Classificao dos arquivos tendo em conta o ciclo de vida dos documentos:

A distino entre arquivos activos, semi-activos e inactivos est no facto de dentro de uma determinada organizao alguns arquivos (os activos) serem consultados com muita frequncia. Enquanto, que nos arquivos semi-activos e inactivos, a sua frequncia de consulta muito baixa.
Activos;
Semi-Activos; Inactivos.
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Na fase activa, que corresponde primeira idade do ciclo de vida dos documentos, o documento utilizado frequentemente pela entidade, para fins administrativos, fiscais e legais.
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Na fase semi-activa, a segunda idade deste ciclo, os documentos so consultados e utilizados com menos frequncia, pela entidade.
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Na, fase inactiva terceira e ltima fase do ciclo de vida, os documentos deixaram de ser utilizados. Devem, por isso, ser eliminados, a menos que possuam valor secundrio que justifique a sua conservao permanente.
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Deve permanecer no arquivo activo ou corrente toda documentao enquanto necessria para a sua consulta diria... Devendo ser transferida para o arquivo intermdio (ou semiactivo) e para o arquivo definitivo (ou inactivo) logo que deixem de ser consultados com frequncia.
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Sistemas de Arquivo
Sistema Vertical: aquele que, como o prprio nome indica, coloca os documentos (pastas, fichas, livros e outros), dispostos verticalmente, uns aps os outros, como acontece nas bibliotecas.
Sistemas de Arquivo
Vantagens: Baixo custo; Facilidade de manuseamento; Permite o arquivo de grande nmero de documentos num espao relativamente pequeno. Desvantagens: Necessidade de retirar o documento ou ficha para proceder a anotaes adicionais.
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Sistemas de Arquivo
Sistema Horizontal O sistema horizontal constitudo, geralmente, por armrios ou estantes com divises, onde se colocam os documentos uns sobre os outros.
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Sistemas de Arquivo
Vantagens: Iluminao directa sobre as fichas e documentos; Permite anotaes no prprio local; No implica grandes despesas com mobilirio; Desvantagens: Acessibilidade difcil; necessrio criar muitas intercalaes, o que ocupa muito espao; Necessidade de se deslocarem documentos que estiverem sobre o documento procurado.
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Sistemas de Arquivo
Sistema Rotativo
O sistema rotativo aquele em que os processos, dossiers, fichas e outros documentos se encontram apoiados e presos a um eixo vertical rotativo que permite o acesso aos documentos que tenham necessidade de consultar.
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Sistemas de Arquivo
Vantagens: Facilidade de leitura; Acessibilidade; Necessidade de pouco espao. Desvantagens: Custo elevado; Despesas adicionais com pastas suspensas.
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Equipamentos
O equipamento a adquirir deve ter em conta as necessidades especficas do arquivo, tamanho dos documentos a arquivar, permitir fcil acesso e ainda considerar outras condies a fim de: - economizar espao; - rendibilizar os servios; - assegurar a invulnerabilidade dos documentos arquivados, evitando o seu extravio ou perda; - ter um aspecto decorativo; - (..)
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Equipamentos
A escolha do equipamento deve ter em conta as recomendaes acima mencionadas e ainda, as caractersticas fsicas do arquivo: - estrutura; - tipo de fechadura; - acabamentos; - pintura.
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Acessrios
A escolha dos diversos tipos de acessrios para o arquivo depende do mtodo a utilizar e do tipo de arquivo a adoptar.
- Pastas: guarda os documentos que sero arquivados. Podem ser suspensas sobre suportes especiais das gavetas.
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Acessrios
- Guias: acessrios usados em arquivos de tipo vertical e facilitam a localizao rpida dos documentos. So cartes do mesmo tamanho das pastas ou fichas arquivadas. Devem utilizarse guias com proteco de metal ou plstico para evitar o seu desgaste. Promove a rapidez na consulta.
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Plano de Arquivo
um plano onde se identificam as formas de organizao de um arquivo: Como vamos organizar o nosso arquivo; Que tipo de arquivo vamos adoptar, e aqui temos de ter em conta:
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Plano de Arquivo
A forma do arquivo: Arquivo horizontal; Arquivo vertical; Arquivo rotativo
A frequncia de consulta dos documentos: - Arquivos activos; - Arquivos semi-activos; - Arquivos inactivos.
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Plano de Arquivo
A actualidade dos documentos:
- Arquivos correntes (contm informaes relacionadas com as actividades do dia-adia); - Arquivos intermdios (contm informaes do arquivo corrente com alguma antiguidade, mas que ainda so utilizados);
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- Arquivos histricos (possuem

informaes relativas a factos passados, so consultados de vez em quando).
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Plano de Arquivo
Para a elaborao do plano necessrio ter em conta: 1. A actividade da empresa; 2. Identificar e relacionar os documentos existentes na empresa (os que vm de fora e os que so criados no decorrer da actividade da empresa).
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Organizao de ficheiros
So vrios os meios que possibilitam o armazenamento de informaes de forma ordenada: as fichas, os documentos, o arquivo e o dossier. A ficha um documento sinttico e esquematizado que ser preenchido posteriormente. Ex.: ficha de clientes, fornecedores, .
O ficheiro permite: A anotao de diversa informao relacionada com o tema (clientes, pessoal,.); Consulta constante dessa informao; A comparao com elementos de outros ficheiros
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O dossier agrupa um conjunto de documentos relativos a um determinado tema ou situao. Ex.: dossier dos clientes duvidosos, que ter de conter: Os nomes dos clientes; Os montantes em dvida Prazos de pagamento,
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Assim sendo, os ficheiros podem estar organizados por: - contactos; - Pessoal; - Confidenciais; - Importaes; - Exportaes; - Mercadorias;
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Encomendas; Contas correntes; Facturas recebidas; Facturas por receber; (.)
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Prazo de conservao de documentos

O prazo de arquivo e conservao de livros, registos e documentos de suporte, est previsto no Decreto-Lei n 102/2008 de 20-062008, no seu artigo 52.
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1 Os sujeitos passivos so obrigados a arquivar e conservar em boa ordem durante os 10 anos civis subsequentes todos os livros, registos e respectivos documentos de suporte, incluindo, quando a contabilidade estabelecida por meios informticos, os relativos anlise, programao e execuo dos tratamentos. 3 - Os sujeitos passivos com sede, estabelecimento estvel ou domiclio em territrio nacional so obrigados a manter os livros, registos e demais documentos referidos no n. 1 em estabelecimento ou instalao situado em territrio nacional, salvo se o arquivamento for efectuado por meios electrnicos.
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5 - Os sujeitos passivos com sede, 4 - permitido o arquivamento em suporte electrnico das facturas ou documentos equivalentes emitidos por via electrnica desde que se encontre garantido o acesso completo e em linha aos dados e assegurada a integridade da origem e do seu contedo.
estabelecimento estvel ou domiclio em territrio nacional que pretendam proceder ao arquivamento em suporte electrnico dos documentos referidos no nmero anterior fora do territrio da Comunidade devem solicitar autorizao prvia Direco-Geral dos Impostos, a qual pode fixar condies especficas para a sua efectivao.
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6 - Os sujeitos passivos que no disponham de sede, estabelecimento estvel ou domiclio em territrio nacional que pretendam manter o arquivo dos livros, registos e demais documentos, incluindo os referidos no n. 4, fora do territrio da Comunidade, devem solicitar autorizao prvia Direco-Geral dos Impostos, a qual pode fixar condies especficas para a sua efectivao.
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7 - ainda permitido o arquivamento em suporte electrnico das facturas ou documentos equivalentes, dos tales de venda ou de quaisquer outros documentos com relevncia fiscal desde que processados por computador, nos termos definidos por portaria do Ministro das Finanas.
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No que diz respeito aos restantes documentos, produzidos no decorrer da actividade da empresa, o seu prazo de conservao definido pela empresa e tendo em conta a importncia dos documentos.
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Microfilmagem
A microfilmagem um sistema de gesto e preservao de informao, mediante a captao das imagens de documentos por processo fotogrfico. O microfilme reduz drasticamente o volume dos arquivos, sendo um meio de armazenamento mais racional e prtico, proporcionando acesso eficiente, rpido, limpo e seguro s informaes arquivadas, e a baixo custo.
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Microfilmagem
Portugal possui legislao especfica, que autoriza as actividades de microfilmagem no pas, estabelecendo que o microfilme reproduz os mesmos efeitos legais dos documentos originais, podendo estes serem eliminados aps a microfilmagem.
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Microfilmagem
O microfilme cpia destina-se ao manuseio dirio. Enquanto, que o original tem por finalidade garantir a integridade e preservao das informaes, podendo ser mantido em arquivos de segurana.
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Microfilmagem
A microfilmagem um processo frequentemente usado em organismos oficiais, grandes empresas comerciais ou industriais, bancos, seguros, (..).
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Microfilmagem
Fases a seguir na microfilmagem: 1. Seleco e ordenao dos documentos; 2. Utilizao de mquinas prprias; 3. Revelao do filme; 4. Utilizar uma leitura de micro fichas.
Vantagens da Microfilmagem
RAPIDEZ DE ACESSO INFORMAO evidente que localizar um documento em microfilme, incomparavelmente mais rpido, do que em arquivos convencionais ou quilomtricos corredores com caixas de documentos. possvel seleccionar um documento entre milhes em apenas alguns segundos (em alguns casos fraces de segundos), sem ser necessrio sair da cadeira.
REDUO DE ESPAO A tpica reduo de espao proporcionada pelo microfilme, de 98% ou mesmo superior. Toda a documentao de um normal arquivo de ao com 4 gavetas, poder estar contida em to somente 2 rolos de microfilme, que cabem em uma nica mo.
FCIL MANUSEIO DA INFORMAO Um dos mais acentuados problemas dos que manuseiam pequenas ou grandes quantidades de documentos, a imensa variedade de formatos, tamanhos e formas desses papis. O microfilme um agente uniformizador. Esta uma das suas mais expressivas vantagens. No importa o tamanho ou padro original, em microfilme ele estar dentro de um nico formato. Dessa forma, o manuseamento da informao ser muito mais prtico.
BAIXO CUSTO
Os custos totais de implementao do microfilme, variam de aplicao para aplicao e at mesmo de empresa para empresa. Falando genericamente, o custo em alguns casos muito inferior ao simples custo de armazenamento do papel convencional. Um indicador seguro de que um processo de arquivo microgrfico econmico, o facto de os bancos serem os principais utilizadores.
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SEGURANA No existe nenhuma outra forma mais prtica, econmica e segura, contra sinistros naturais ou provocados, de que o microfilme. So inmeros os exemplos de empresas e organismos que salvaram os seus documentos de desastres, graas ao microfilme.
INTEGRIDADE DO ARQUIVO Com a utilizao do microfilme fica assegurado o arquivo correcto de qualquer documento e a funo de rearquivar um microfilme, simplesmente rebobinar uma bobina. No existem caixas, caixotes, pacotes e funcionrios exaustos. No microfilme, os documentos esto sempre na ordem correcta.
BAIXOS CUSTOS DE MANUTENO Considerando o grande aproveitamento de espao proporcionado pelo microfilme, resultando de uma grande concentrao de informaes, o baixo custo de manuteno uma consequncia quase imediata.
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FCIL E RPIDA REPRODUO Todo um arquivo de microfilme pode ser fcil, rpida e economicamente duplicado. FCIL DISSEMINAO DA INFORMAO
Inmeras empresas em todo o mundo, implementaram o microfilme pelo baixo custo e facilidade na disseminao da informao.
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AUMENTO DE CAPACIDADE DE MEMRIA Com o microfilme e seus sistemas, a capacidade de memria no tem limites. Informaes que hoje no so localizadas, estaro sua disposio em microfilme, em tempos curtssimos.
FACILIDADE DE ACESSO A DOCUMENTAO "RARA" OU "NICA" Documentos histricos, em arquivos de outros pases, esto hoje em Portugal graas ao microfilme.
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MELHORES CONDIES DE TRABALHO Os sistemas de microfilmagem proporcionam melhores condies de trabalhos a quem tem que manusear documentao em todas as reas. Consequentemente a empresa ganhar em produtividade e eficcia.
DURABILIDADE O microfilme, um produto dos mais durveis, a durabilidade do microfilme praticamente ilimitada. MINIMIZAO NOS CUSTOS DE TRANSPORTE Os custos com fretes e portes pelo correio so minimizados com a implementao de programas de microfilmagem.
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PRESERVAO DA NATUREZA
A maioria das empresas gasta muito mais papel e impressos do que necessitaria consumir. Os centros de microfilmagem, podem pagar o material de consumo com a venda de papel para reciclagem.
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INTERLIGAO COM OUTRO SISTEMA O microfilme um dos mais versteis sistemas de tratamento de informao. Ele possibilita plena compatibilidade com outros sistemas existentes, tais como Sistemas informticos/ digitalizao.
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INFORMAO PARA TODOS Livros e publicaes de alto custo, antes disponveis apenas para uma faixa de alto poder arquivstico, esto hoje ao alcance de todos. Foi por isso, que muitas escolas e universidades implantaram programas especficos de microfilmagem.
Desvantagens da Microfilmagem
Alto custo dos materiais e equipamentos, na maioria importados. difcil comparar duas imagens de um mesmo microfilme.
O documento perde o seu valor intrnseco, por exemplo, no permite que se veja a presso exercida ao escrever.
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Desvantagens da Microfilmagem
Nem sempre possvel termos uma imagem bem legvel de documentos que se encontram em mau estado, pois a microfilmagem no ressuscita a imagem do documento original.
Legislao aplicvel
A Portaria 118/90, de 15 de Fevereiro, estabelece as condies a que deve obedecer a microfilmagem de documentos, que tenham importncia fiscal.
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Portaria n118/90
O Cdigo do Imposto sobre o Rendimento das Pessoas Colectivas possibilita a substituio, para efeitos fiscais, dos documentos de suporte dos livros e registos contabilsticos que no sejam documentos autnticos ou autenticados, por microfilmes que constituam sua reproduo fiel.
Portaria n118/90
1 Os documentos de suporte dos livros e registos contabilsticos que no sejam documentos autnticos ou autenticados pode, decorridos trs exerccios aps aquele a que se reportam e obtida autorizao prvia do Director-Geral das Contribuies e Impostos, ser substitudos, para efeitos fiscais, por microfilmes que constituam sua reproduo fiel e obedeam s condies estabelecidas nos nmeros seguintes.
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Portaria n118/90
2 1. A microfilmagem ser executada com o rigor tcnico necessrio obteno da imagem perfeita dos documentos originais sobre microformas devidamente classificadas e registadas, de forma a garantir a sua consulta e reproduo em papel durante o perodo de sete anos, contando a partir do prazo estabelecido no nmero anterior.
Portaria n118/90
4. Todas as operaes de microfilmagem e a classificao dos suportes e das imagens obtidas sero registadas em livro prprio, a conservar pelo prazo de sete anos, contando nos termos do n 1.
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