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PROCESO

Serie de acciones que producen un resultado

Procesos de la Gestin de Proyectos


Procesos del Proyecto. Grupos de Procesos. Interacciones entre Procesos. Organizacin de los Procesos de Gestin de Proyectos.

Procesos del Proyecto


Los proyectos se componen de Procesos. Procesos orientados a la Gestin Para describir y organizar el trabajo del PROYECTO. Son aplicables a la mayora de proyectos. Procesos orientados al PRODUCTO Para especificar y crear el PRODUCTO. Varan segn el rea de aplicacin. Se solapan e interactan a lo largo del proyecto. Ejemplo: El alcance del proyecto no se puede establecer si no se tiene un cabal entendimiento de cmo crear el producto

Grupos de Procesos
Autorizacin del Proyecto o fase
INICIACION

Definicin de objetivos y seleccin de la mejor alternativa entre los cursos de accin para lograrlos
PLANEAMIENTO

CONTROL

EJECUCION

Coordinacin de personal y otros recursos para llevar a cabo el Plan

Monitorear, medir y tomar accin correctiva

CIERRE

Aceptacin formal del proyecto y cierre

Grupos de Procesos - Flujo

Grupo de Procesos - Interacciones


Initiating Processes Planning Processes

Monitoring and Controlling Processes

Executing Processes

Closing Processes

Plan Do Check Act Cycle The American Society for Quality (ASQ)

reas de Conocimiento

Propuesta

PROCESOS ORIENTADOS A LA GESTIN


Planificacin Iniciacin Planificacin Iniciacin Planificacin Control Ejecucin

Entregables 1

Entregables 2

Entregables 3

Producto final
Planificacin

Iniciacin

Iniciacin

Control

Ejecucin

Control

Ejecucin

Control

Ejecucin

Cierre

Cierre

Cierre

Cierre

Anlisis

Diseo PROCESOS ORIENTADOS AL PRODUCTO (dependen del REA de ESPECIALIZACIN Ej: Ingeniera de SW)

Construccin

Pruebas

Diseo Implementacin Definicin de la FASES DEL PROYECTO solucin

Pruebas

Grupos de Procesos

Procesos
Procesos Centrales Tienen dependencias definidas que requieren que sean ejecutados esencialmente en el mismo orden en la mayora de proyectos. Procesos facilitadores Interacciones son ms dependientes de la naturaleza del proyecto

Organizacin de los Procesos

Procesos de Iniciacin
Se compromete a la organizacin a la iniciacin del proyecto o fase Se establece la direccin global de la solucin Se definen los objetivos del proyecto Se aseguran las aprobaciones necesarias y recursos Se valida la alineacin de los objetivos estratgicos de la organizacin con los objetivos del proyecto Se asigna al Gerente del proyecto

Procesos de Planeamiento
Se desarrolla un Plan de Proyecto que:
Sirve como gua de ejecucin del proyecto Asegura la integracin del proyecto Monitorea cambios efectivamente Provee respaldo de informacin en la toma de decisiones de los stakeholders Puede ser actualizado por actividades iterativas de planeamiento

Procesos de Ejecucin
Llevar a cabo el Plan del Proyecto
Se realizan las actividades incluidas en el Plan del Proyecto

Se realiza un aseguramiento de la calidad del proyecto

Procesos de Control
Seguimiento al proyecto para cumplir el Plan Monitorear, identificar y reportar desviaciones con respecto al Plan Controlar cambios en el alcance, tiempo y costo del proyecto Responder y mitigar los riesgos del proyecto

Procesos de Cierre

Aceptacin formal y cierre de proyecto

Project Management Framework


Knowledge Area Processes Project Management Process Groups Initiating Process Group Planning Process Group Develop Project Management Plan Executing Process Group Direct and Manage Project Execution Monitoring & Controlling Process Group Monitor and Control Project Work Integrated Change Control Scope Verification Scope Control Closing Process Group Close Project

Project Management Integration Develop Project Charter Develop Preliminary Project Scope Statement

Project Scope Management

Scope Planning Scope Definition Create WBS Activity Definition Activity Sequencing Activity Resource Estimating Activity Duration Estimating Schedule Development Cost Estimating Cost Budgeting Quality Planning Perform Quality Assurance

Schedule Control

Project Time Management

Project Cost Management Project Quality Management

Cost Control

Perform Quality Control

Project Management Framework Knowledge Areas


Project Management Process Groups Knowledge Area Processes Initiating Process Group Planning Process Group Human Resource Planning Executing Process Group Acquire Project Team Develop Project Team Information Distribution Monitoring & Controlling Process Group Manage Project Team Closing Process Group

Project Human Resource Management

Project Communications Management

Communications Planning

Performance Reporting Manage Stakeholders Risk Monitoring and Control

Project Risk Management

Risk Management Planning Risk Identification Qualitative Risk Analysis Quantitative Risk Analysis Risk Response Planning Plan Purchases and Acquisitions Plan Contracting Request Seller Responses Select Sellers

Project Procurement Management

Contract Administration

Contract Closure

Grupo del Proceso de Planificacin

Plan de Proyecto (PMI)


Documento formal y aprobado que se utiliza para administrar la ejecucin del proyecto. Incluye lo siguiente:

Proceso Iniciacin
Autorizacin del proyecto o de una de las fases del proyecto PMBOK

OBJETIVOS PRINCIPALES:
Fuentes de proyectos. Seleccionar un proyecto. Crear un acta del proyecto. Nombramiento del lder.

Knowledge Area Processes

Project Management Process Groups Initiating Process Group Planning Process Group Develop Project Management Plan Executing Process Group Direct and Manage Project Execution Monitoring & Controlling Process Group Monitor and Control Project Work Integrated Change Control Scope Verification Scope Control Closing Process Group Close Project

Project Management Integration

Develop Project
Project Scope Management
Charter Develop Preliminary Project Scope Statement

Scope Planning Scope Definition Create WBS

Project Time Management

Activity Definition Activity Sequencing Activity Resource Estimating Activity Duration Estimating Schedule Development Cost Estimating Cost Budgeting Quality Planning Perform Quality

Schedule Control

Project Cost Management Project Quality Management

Cost Control

Perform Quality Control

Proceso Iniciacin Objetivos Especficos


Conocer la importancia de la gestin del alcance en la gestin de todo proyecto. Identificar la diferencia entre alcance del producto y alcance del proyecto. Identificar los procesos de gestin de alcance en la mayora de los proyectos. Poder desarrollar los entregables de la gestin de alcance:
Project Charter Declaracin de Alcance (Scope Statement) Plan de Gestin del Alcance (Scope Management Plan) Estructura de Descomposicin del Trabajo (Work Breakdown Structure - WBS)

ALCANCE DEL PROYECTO

PM PROCESOS Grupos vs. reas

Procesos ALCANCE
Gestin del Alcance

Iniciacin

Planificacin del alcance

Definicin del alcance

Verificacin del alcance

Control de cambios del alcance


Controlando cambios de alcance del proyecto : - Solicitud de cambios - Acciones correctivas - Lecciones aprendidas

Autorizando el proyecto o la fase : - Project Charter

Planificando el alcance del proyecto : - Declaracin de Alcance - Plan de Gestin de Alcance

Subdividiendo los principales entregables en paquetes ms pequeos y controlables : - WBS - Diccionario WBS

Formalizando la aceptacin del alcance del proyecto : - Actas de aceptacin

Qu respuestas me da la Gestin del Alcance ?

Cmo determinar qu trabajo se tiene que hacer en mi proyecto?

Cmo asegurarme que se haga todo el trabajo previsto en mi proyecto?


Cmo asegurarme que no se haga trabajo no previsto en mi proyecto? Cmo asegurarme de obtener la aceptacin del trabajo realizado en mi proyecto?

Proceso de Iniciacin
Cmo debo comenzar mi proyecto?
Desarrollando un proceso formal de iniciacin Elaborando un Project Charter

VISION

MISION

OBJETIVOS

ESTRATEGIAS

PROYECTOS

PRODUCTOS
REQUERIMIENTOS

Motivos usuales que dan origen a proyectos

t
IDEA PROYECTO PRODUCTO PRODUCTO IDEA

Solicitud de cliente Requerimiento legal Demanda de mercado Necesidad de negocio o social Avance tecnolgico

Porqu un proceso de Iniciacin ?


Autorizacin formal: Reconocimiento de la existencia de un proyecto Compromiso de la organizacin para iniciarlo Autoridad para el Project Manager

INICIACIN, entradas y salidas

Descripcin del producto Plan estratgico Criterios de seleccin del proyecto Informacin histrica

INICIACIN

Project Charter Gerente de proyecto Restricciones Suposiciones

INICIACIN, entradas
Descripcin del producto Documentacin de las caractersticas del producto. Estas se van elaborando progresivamente. Generalmente el cliente proporciona la descripcin inicial del producto

INICIACIN

INICIACIN, entradas

Plan Estratgico Todo proyecto debe enmarcarse en los lineamientos estratgicos de la organizacin

INICIACIN

Alcance de Producto vs. Alcance del Proyecto


Alcance del producto : caractersticas y funciones que caracterizan a un producto o servicio

Alcance del proyecto : trabajo que se necesita realizar para elaborar y entregar un producto con las caractersticas y funciones especificadas

INICIACIN, entradas
Criterios de seleccin de proyectos Estndares y mtricas que la organizacin usa para seleccionar y priorizar proyectos. Cualitativo: Alineamiento Estratgico Cuantitativo: Se define tpicamente en trminos de retorno financiero (VAN, TIR), participacin de mercado, percepcin pblica, etc.

INICIACIN

INICIACIN, entradas
Informacin histrica Respecto al: Resultado de proyectos previos Resultado de decisiones de seleccin previas Resultado de fases previas

INICIACIN

INICIACIN, salidas
Project Charter Es el documento que autoriza formalmente la iniciacin del proyecto Debe ser emitido por un gerente externo al proyecto Un contrato sirve de Project Charter para el vendedor

INICIACIN

Desarrollo del Project Charter

Project Sources: Customer need or request. Change in market demand. Gaining a competitive edge. Organizational problems. Social needs.

INICIACIN, salidas
Gerente del Proyecto El GP debe ser identificado o asignado tan pronto como sea posible. Siempre antes de iniciar la ejecucin y preferiblemente antes de que se haya avanzado el planeamiento.

INICIACIN

INICIACIN, salidas
Restricciones Factores que limitan las opciones del equipo del proyecto con relacin al trabajo, al equipo, a los plazos. Las exigencias contractuales, legales, sociales son restricciones.

INICIACIN

INICIACIN, salidas
Suposiciones Factores que para efectos de planeamiento son considerados verdad, reales o ciertos.
Se van desarrollando durante el proceso de planeamiento. Generalmente involucran riesgo.

INICIACIN

INICIACIN Herramientas y tcnicas

INICIACIN

HERRAMIENTAS Y TCNICAS Mtodos de seleccin de proyectos Juicio experto

INICIACIN Herramientas y tcnicas


INICIACIN
Mtodos de seleccin de proyectos
Medicin del valor para el dueo del proyecto. Aplica para elegir entre caminos alternativos. Hay dos categoras:

Mtodos de medicin del beneficio:


Enfoques comparativos, modelos de puntuacin, contribucin a los beneficios, modelos econmicos

Mtodos de optimizacin con restricciones:


Modelos matemticos usando algoritmos de programacin lineal, dinmica, entera y multi-objetivo

INICIACIN Herramientas y tcnicas


INICIACIN Juicio experto
Para evaluar los inputs (entradas) al proceso de iniciacin. Puede provenir de grupos o individuos especializados: Otras unidades dentro de la organizacin Consultores Stakeholders incluyendo a los clientes Asociaciones profesionales o tcnicas Organizaciones o grupos de la industria

Project Charter
El Project Charter (Acta del Proyecto) es una forma oficial de comunicar el lanzamiento de un nuevo proyecto y autorizar al lder. Un Project Charter puede contener:

Titulo y descripcin del proyecto Project Manager asignado y nivel de autoridad Objetivos del proyecto Justificacin del proyecto Descripcin del producto Principales entregables

Project Charter
Involucrados: Patrocinadores. Clientes. Gerentes funcionales. Lder de proyecto. Miembros del equipo.

Project Charter
TITULO Y DESCRIPCION DEL PROYECTO : (De que trata el proyecto?)

PROJECT MANAGER ASIGNADO Y NIVEL DE AUTORIDAD : (A quien se le ha dado autoridad para liderar el proyecto, y que nivel de autoridad tiene para determinar presupuestos, cronogramas, personal, etc.?)

OBJETIVOS : (Que criterios numericos relacionados a la triple restriccion se usaran para medir el xito del proyecto?)

SUSTENTACION DEL PROYECTO : (Por que se esta ejecutando el proyecto?)

DESCRIPCION DEL PRODUCTO Y ENTREGABLES : (Que entregables especificos se desean y cual sera el resultado final del proyecto?)

FIRMADO Y APROBADO POR :

EJECUTIVO SENIOR : (Persona con suficiente nivel en la organizacin para garantizar que todos los involucrados le reportan? )

Iniciacin - Reflexiones
Escuchar las ideas: De todos. Alejarse de la solucin del cliente. Nuevo proyecto en la cartera de aplicaciones. El nmero de proyectos en ejecucin. Relacin del nuevo proyecto con otros. Peso del nuevo proyecto en la cartera de aplicaciones.

Planeacin del Alcance


El primer refinamiento del plan inicial del proyecto es definir entre las partes qu es el proyecto y qu no se realizar. Enunciado del Alcance; Documenta el trabajo que debe ser realizado para crear el producto o realizar el servicio, y establecer y documentar los objetivos. Elementos: Informacin bsica. Justificacin del proyecto. Descripcin del producto. Entregables y exclusiones del proyecto. Objetivos del proyecto. Detalles de soporte.

Plan para la Gestin del Alcance


Describe cmo los cambios del alcance sern manejados, clasificados y documentados.
Estimado de probabilidades e impactos de posibles cambios. Procedimientos para identificar y proponer cambios en el alcance. Comit de cambios.

Definicin del Alcance


WBS: Work BreakDown Structure. Subdivisin de los principales entregables del proyecto en componentes ms pequeos y manejables. Otras estructuras: WBS Contractual (CWBS). Del vendedor al comprador. Organization BreakDown Structure (OBS) Resource BreakDown Structure (RBS) En castellano: Estructura Detallada de Trabajo EDT Plantillas de WBS

Create WBS

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