Ciclo y Fases de los Proyectos de Inversin

IDEA
PERFIL IDENTIFICACIN

PREINVERSIN

PRE-FACTIBILIDAD
FACTIBILIDAD

FORMULACIN EVALUACIN
DECISIN DE INVERSIN

ESTUDIOS DEFINITIVOS

INVERSIN

GESTIN DEL PROYECTO

IMPLEMENTACIN O EJECUCIN PRUEBAS Y PUESTA EN MARCHA

ALCANCE TIEMPO COSTOS CALIDAD RR.HH. COMUNICACIONES RIESGOS PROCURA INTEGRACIN

POSTINVERSIN

OPERACIN O FUNCIONAMIENTO

PM Procesos Nueve reas de conocimientos

PM Procesos Grupos vs reas

Planeamiento de Recursos Estimacin de Costos Presupuesto de Costos

Control de Costos

Gerencia de los Costos Planeamiento de Recursos

Determinacin de recursos fsicos necesarios (gente, equipos, materiales, etc.) para ejecutar las actividades del proyecto, en tipo, cantidad y oportunidad

Gerencia de los Costos Planeamiento de Recursos

WBS
Declaracin de Alcance Informacin histrica PLANEAMIENTO DE RECURSOS

Requerimientos de recursos

Descripcin del pool de recursos

Polticas organizacionales Estimacin de duracin de actividades

Juicio de expertos Identificacin de alternativas Software de gestin de proyectos

Gerencia de los Costos Planeamiento de Recursos

Requerimientos de recursos

PLANEAMIENTO DE RECURSOS

Descripcin de tipo y cantidad de recursos necesarios para producir cada elemento de mas bajo nivel del WBS Estos recursos podrn ser obtenidos a travs de una asignacin o una procura.

Gerencia de los Costos Estimacin de Costos

Desarrollo de una aproximacin (estimado) del costo de los recursos necesarios para completar las actividades del proyecto

Gerencia de los Costos Estimacin de Costos

WBS Requerimiento de recursos Ratios de recursos Estimacin de duracin de actividades Publicaciones con estimaciones Info. histrica Catlogo de cuentas Riesgos

ESTIMACIN DE COSTOS

Estimaciones de costos Detalle de respaldo Plan de Gestin del Costo

Estimacin anloga Modelamiento paramtrico Estimacin bottom-up Herramientas computarizadas Otros mtodos de estimacin de costos

Gerencia de los Costos Estimacin de Costos

Estimaciones de costos

ESTIMACIN DE COSTOS

Son valores aproximados de los costos de los recursos requeridos para completar las actividades del Proyecto. Deben estimarse los costos de todos los recursos que sern asignados al proyecto
Los estimados de costo se deben refinar durante el curso del proyecto para incorporar el detalle adicional disponible

Gerencia de los Costos Estimacin de Costos

Detalle de respaldo

ESTIMACIN DE COSTOS

Descripcin del alcance del trabajo estimado (referencia a WBS)

Bases de la estimacin (por Ej.: como fue desarrollada la estimacin).

Rangos de resultados posibles ($10K +- $1K). Supuestos utilizados.

Gerencia de los Costos Estimacin de Costos

Plan de Gerencia del Costo

ESTIMACIN DE COSTOS

Describe cmo se manejarn las variaciones en los costos (Ej.: errores en la estimacin inicial). Puede ser formal o informal, detallado o genrico, de acuerdo a las necesidades de los stakeholders. Es elemento componente del Plan del Proyecto.

Gerencia de los Costos Presupuesto de Costos

Asignacin de los estimados globales de costo a actividades individuales o paquetes de trabajo, para establecer una lnea base de costo que sirva para medir la performance del proyecto

Gerencia de los Costos Presupuesto de Costos

Estimacin de costos WBS Cronograma del proyecto Plan de Gestin del Riesgo

PRESUPUESTO DE COSTOS

Lnea base del costo

Tcnicas y herramientas de presupuestacin de costos

Gerencia de los Costos Presupuesto de Costos

Lnea base del costo

PRESUPUESTO DE COSTOS

Es un presupuesto sobre el tiempo, que se usar para medir el desempeo en costos del proyecto. Se desarrolla sumando los costos estimados por periodo y usualmente se muestra en la forma de una curva S.

Lnea Base de Costos Presupuesto por elemento WBS

CASA DE CAMPO

$5200
4. Acabados 5. Gestin

1. Estudios

2. Diseos

3. Construccin

$850

$200
3.1. Afirmado 2.1. Maquetas 2.2. Planos

3.2. Ed. reas de descanso

3.3. Ed. reas de recreacin

3.4. Habilitacin de otras reas

$200
5.2. Control

$100

$100

Dorm. Padres Dorm. Hijos Dorm. Hijas

Cancha Frontn Cancha Tenis Piscina

5.1. Planeamiento

$150

$50

Gerencia de los Costos Lnea Base de Costos Curva S

Valores acumulados

Tiempo

Gerencia de los Costos Control del Costo

Esta referido a: Detectar y entender las variaciones del costo Asegurar exactitud en registro de cambios a lnea base Prevenir cambios incorrectos, inapropiados, o no autorizados en lnea base Informar cambios autorizados a stakeholders apropiados Actuar para llevar los costos esperados a limites aceptables

Gerencia de los Costos Control del Costo

Lnea base del costo Informes de performance Solicitudes de cambio Plan de gestin del costo

CONTROL DEL COSTO

Sist. de control de cambios Medicin de performance Gestin de Valor Ganado (EVM) Planeamiento adicional Herramientas computarizadas

Revisiones de estimados de costos Actualizaciones al presupuesto Acciones correctivas Estimacin al cierre Cierre del proyecto Lecciones aprendidas

Gerencia de los Costos Control del Costo

CONTROL DEL COSTO

Estimaciones de costo revisadas

Son modificaciones a la informacin de costos usada para gestionar el proyecto.

Debe notificarse a los stakeholders apropiados.

Puede o no implicar ajustes a otros aspectos del plan del proyecto.

Gerencia de los Costos Control del Costo

CONTROL DEL COSTO

Actualizaciones al presupuesto (lnea base)

Categora especial de Revisin que implica cambios a lnea base aprobada. Generalmente responden a cambios en el alcance

Variaciones muy grandes en costo requieren rebaselining para tener una medicin realista del rendimiento del proyecto

Control y seguimiento
Control es un proceso a travs del cual, con base en una comparacin de lo real o de unos objetivos

logrados en un punto en el tiempo vs lo que se planific

u objetivos que se deberan haber cumplido para ese momento y de acuerdo a la variacin, haya que tomar

decisiones correctivas que permitan resolver las

posibles discrepancias existentes que sean desfavorables.

Seguimiento
El control se realiza sobre las actividades y no sobre quienes las realizan. Se hace un seguimiento constante para hacer la comparacin entre lo real y lo presupuestado. Por una parte se toma el diagrama de Gantt y se superponen a las barras que indiquen la planificacin inicial otras que muestren el comportamiento real, para poder ver as fcilmente las divergencias.

Para control de presupuesto se desarrollan las curvas de control o Curvas S.

Curvas de Control
Estas curvas, tambin llamadas curvas S, permiten la visualizacin de la variacin de costos y las variaciones del programa. Variacin de los costos: Compara la variacin que hay con respecto a los presupuestos realizados pero no establece comparacin alguna entre el trabajo realizado y el programado. Variacin del programa: Compara el trabajo planificado terminado con el real, es decir, toma el trabajo terminado y evala en donde deba haber terminado frente al momento en que realmente termin. Se representa en dinero.

Curvas de Control
Cada una de las curvas representa: Costo Presupuestado del Trabajo Programado CPTP: Costo presupuestado que tiene las actividades programadas en determinado periodo de tiempo. Costo Presupuestado de Trabajo Realizado CPTR: Costo que tena presupuestado un trabajo que ha sido realizado, cuanto debera haber costado el trabajo realizado segn los planes. Costo Real de Trabajo Realizado CRTR: Importe monetario que se ha gastado realmente para terminar el trabajo en un periodo de tiempo dado.

Curvas de Control
CURVA PRESUPUESTAL:
S/.

GASTO ACUMULADO

CPTP

TIEMPO

Curvas de Control
Variacin del costo: CPTR CRTR, se compara lo que debera haber costado el trabajo realizado contra el

progreso real, para establecer como ha sido el uso de

recursos respecto al plan inicial. Variacin del programa: CPTR CPTP, se compara el costo presupuestal del trabajo realizado con lo que en total se debera haber gastado y as determinar si el proyecto va

de acuerdo a lo planeado.

Curvas de Control
VARIACION DEL GASTO

S/.
GASTO ACUMULADO

VARIACION DEL PROGRAMA (En dinero)

CRTR

CPTP

CPTR

TIEMPO
FECHA DE MEDICION DEL PROGRESO

Curvas de Control
CASO 1: El programa est adelantado pero hay mayor gasto: S/.
GASTO ACUMULADO

CRTR CPTP CPTR

TIEMPO
FECHA

Curvas de Control
CASO 2: Se cumple presupuesto, pero hay retraso en actividades S/. CPTP
GASTO ACUMULADO

CPTR

CRTR

TIEMPO
FECHA

Curvas de Control
CASO 3: Adelantado en la programacin y menores gastos S/. CPTR
GASTO ACUMULADO

CPTP

CRTR

TIEMPO
FECHA

Curvas de Control
CASO 4: Retrasado en la programacin y mayores gastos S/. CRTR
GASTO ACUMULADO

CPTP

CPTR

TIEMPO
FECHA

Comentarios
Los periodos para controles se acuerdan con la direccin del proyecto, y las variaciones se deben hacer actividad por actividad como en el acumulado del proyecto.
En ocasiones no es fcil establecer con exactitud el costo de las actividades por tanto se pueden trabajar las estimaciones y las variaciones en horas, hablando entonces de Horas presupuestadas, Horas reales, y Horas presupuestadas reales.

Gerencia de los Costos Control del Costo

Acciones correctivas

CONTROL DEL COSTO

Son acciones realizadas para ajustar el desarrollo futuro del proyecto a lo delineado por el plan de proyecto (presupuesto)

Gerencia de los Costos Control del Costo

Estimacin al cierre

CONTROL DEL COSTO

EAC (estimate at completion) es un pronstico del costo

total ms probable que tendr

el proyecto, basado en el rendimiento pasado y en la

cuantificacin del riesgo

Gerencia de los Costos Control del Costo

EAC = Estimate at Completion AC = Actual Cost ETC = Estimate to Completion

Budget =100
AC 30

ETC 90

EAC = AC + ETC Costo Real a la fecha ms un nuevo estimado para el trabajo restante. Este enfoque se usa cuando el rendimiento pasado muestra que las supuestos originales estuvieron errados o ya no son vlidos.

hoy EAC = 30 + 90 = 120

Gerencia de los Costos Control del Costo

EAC = Estimate at Completion AC = Actual Cost BAC = Budget at Completion EV = Earned Value

100
AC 65

EAC = AC + (BAC EV) Costo Real a la fecha ms el presupuesto restante. Este enfoque se usa cuando las variaciones reales son atpicas y no se espera que vuelvan a ocurrir en el futuro.

BAC - EV 100 - 60

hoy EAC = 65 + (100-60) = 105

Gerencia de los Costos Control del Costo

EAC = Estimate at Complet. AC = Actual Cost BAC = Budget at Completion EV = Earned Value CPI = Cost Performance Index = EV/AC

100
(BACEV)/CPI (100 60)/(60/65)

EAC= AC + (BAC EV) /CPI Costo Real a la fecha ms el presupuesto restante modificado por un factor. Este enfoque se usa cuando las variaciones reales son tpicas y se espera que vuelvan a ocurrir en el futuro.

AC 65

hoy EAC = 65 + (100-60)/(60/65) = 108.33

Gerencia de los Costos Control del Costo

Cierre del proyecto

CONTROL DEL COSTO

Deben ejecutarse los procesos y procedimientos para el cierre o cancelacin de un proyecto. Ejemplo: hay normas contables que requieren que los costos de un proyecto fallido de TI, se apliquen en el trimestre en que fue cancelado.

Gerencia de los Costos Control del Costo

Lecciones aprendidas

CONTROL DEL COSTO

Las causas de las variaciones, el razonamiento detrs de la accin correctiva elegida y otros tipos de lecciones aprendidas del control de costos deberan ser documentadas para que formen parte de la base de datos histrica de ste y otros proyectos de la organizacin.

Estimar lo que costar

Experiencia Individual

Experiencia de Empresa

Mtodos utilizados para la estimacin de proyectos

Basados en la experiencia.

Basado exclusivamente en los recursos.

Mtodo basado exclusivamente en el mercado. Basado en los componentes del producto o en el proceso de desarrollo. Mtodos algortmicos o paramtricos

Mtodos basados exclusivamente en la experiencia

Juicio experto Puro Delphi

Analoga Distribucin de la utilizacin de recursos en el ciclo de vida

Juicio experto: Puro

Un experto estudia las especificaciones y hace su estimacin. Se basa fundamentalmente en los conocimientos del experto. Si desaparece el experto, la empresa deja de estimar

Juicio experto: Wideband Delphi

Un grupo de personas son informadas y tratan de estimar lo que costar el desarrollo tanto en esfuerzo, como su duracin.
Las estimaciones en grupo suelen ser mejores que las individuales.

Mtodo de trabajo del Wideband Delphi

Se dan las especificaciones a un grupo de expertos. Se les rene para que discutan tanto el producto como la estimacin. Remiten sus estimaciones individuales al coordinador. Cada estimador recibe informacin sobre su estimacin, y las ajenas pero de forma annima. Se renen de nuevo para discutir las estimaciones. Cada uno revisa su propia estimacin y la enva al coordinador. Se repite el proceso hasta que la estimacin converge de forma razonable.

Mtodo de trabajo del Wideband Delphi

Juan Alicia Jos Mara Estimaciones * * * *

Juan Alicia Jos Mara Estimaciones

* * * *

Analoga
Consiste en comparar las especificaciones de un proyecto, con las de otros proyectos.

Analoga, pueden variar los siguientes factores:

Tamao: mayor o menor? Complejidad: Ms complejo de lo usual? Usuarios: Si hay ms usuarios habrn ms complicaciones. Otros factores: Metodologa, entornos (la primera vez ms). Equipamiento, Es la primera vez que se va a utilizar? Personal del proyecto, nuevos en la organizacin?

Distribucin de la utilizacin de recursos en el Ciclo de Vida (King)

Usualmente las organizaciones tienen una estructura de costos similar entre proyectos. Si en un proyecto ya hemos realizado algunas fases, es de esperar que los costos se distribuyan de manera proporcional.

Estudio Viabilidad

Planificac. y Requisitos

Diseo General

Diseo Detallado

Desarrollo

Prueba

10% 2 m.

17%

15% ?

15%

33%

10%

Mtodo basado exclusivamente en los recursos: Parkinson

En la estimacin consiste en ver de cuanto personal y durante cuanto tiempo se dispone de el, haciendo esa estimacin. En la ejecucin: El trabajo se expande hasta consumir todos los recursos disponibles (Ley de Parkinson)

Mtodo basado exclusivamente en el mercado: Precio para vender.

Lo importante es conseguir el contrato. El precio se fija en funcin de lo que creemos que esta dispuesto a pagar el cliente. Si se usa en conjuncin con otros mtodos puede ser aceptable, para ajustar la oferta. Peligro si es el nico mtodo utilizado.

Basado en los componentes del producto o proceso de desarrollo

Bottom-up Se descompone el proyecto en las unidades lo menores posibles. Se estima cada unidad y se calcula el costo total.

Top-Down
Se ve todo el proyecto, se descompone en grandes bloques o fases. Se estima el costo de cada componente.

Mtodos Algortmicos
Se basan en la utilizacin de frmulas que aplicadas sobre modelos top-down o bottom-up producen una estimacin de costo del proyecto.
u v x Aplicacin a desarrollar z y f(x) Costo ...

COCOMO
COnstructive COst MOdel (Bohem, fines 1970) Partimos de conocer el nmero de lneas que tendr la futura aplicacin. Orgnico, hay otros dos MM-nominal = 3.2 (KLOC)1.5 (en personas/mes) T.desarrollo= 2.5 (MM)0.38 (en meses) CantidadPersonas = MM / T.desarrollo

COCOMO
Determinar los multiplicadores del esfuerzo: Tamao B.D., experiencia analistas, herramientas, (15 en total, varan de 0.75-1.66) Estimacin esfuerzo con las correcciones. Estimacin de factores relacionados ($, duracin fases,) Ms info en : http://www.sc.ehu.es/jiwdocoj/mmis/cocomo.htm