NOVENA SEMANA: Tendencias modernas de la administracin

Primera Sesin: Conceptos, importancia, conceptos bsicos, objetivos y beneficios del Outplacement. Kaisen: Concepto, Tipos frecuentes de problemas, implementacin, las 5 S del kaisen, desventajas.

Es el conjunto de servicios proporcionados por una empresa consultora especializada a aquellos profesionales que deben buscar un nuevo empleo, para que lo encuentren, de forma que satisfaga sus expectativas, en el menor plazo posible.

El Outplacement consiste en dar una asesora en el proceso de desligamiento de la organizacin de sus colaboradores, que busca reducir el conflicto emocional, orientar a las personas sobre cmo aprovechar sus fortalezas, definiendo objetivos y planificando su carrera laboral de manera eficiente y exitosa.

El Outplacement es una secuencia lgica de adaptacion al proceso de cambio de las personas desplazadas de su puesto de trabajo, ayudandoles a poner en marcha su plan de carrera, para luego insertarlas en el mercado.

OBJETIVOS
Asesorar y brindar apoyo psicolgico individual destinado a superar la situacin de crisis que implica la desvinculacin. Proporcionar apoyo destinado a identificar y estimular las principales habilidades con las que cuenta la persona. Orientar y asesorar sobre la trayectoria laboral y definicin de objetivos personales, as como disear una estrategia para alcanzarlos, acorde a su situacin y a la del mercado actual. Entrenamiento especfico para establecer redes de contacto, construccin de currculum vitae ejecutivo, manejo de entrevistas de seleccin, canales de accesos al mercado, etc.

BENEFICIOS PARA EL COLABORADOR

Brinda asesora y direccionamiento para sus futuras actividades, sean estas laborables o empresariales, por medio de un equipo de profesionales que brindan asesoramiento al mercado laboral con relacin a los aspectos legales y jurdicos, econmicos y de recursos humanos. Ayuda a comprender y administrar positivamente el proceso de cambio en el que est inmerso. Permite identificar sus fortalezas y los aspectos a mejorar, competencias, habilidades y estilo personal, para enfrentar con xito los nuevos desafos. Otorga la posibilidad de proveerse de informaciones beneficiosas sobre el mercado laboral, especficamente por especialidad, segmentos de industria, niveles de remuneracin, etc. Evidencia las informaciones de las posibilidades del mercado, para poder planificar su marketing personal y realizar una campaa de bsqueda activa, con eficacia. Por ejemplo: Optimizar las posibilidades a la hora de presentar su candidatura para un determinado puesto de trabajo (entrevistas, negociaciones, investigacin de mercado).

BENEFICIOS PARA EL CLIENTE

Asesora en el proceso de desligamiento de sus colaboradores, reduciendo el conflicto emocional. La desvinculacin es percibida por el afectado como un desafo y una nueva oportunidad, ms que un quiebre. El participante queda agradecido con la organizacin y sus autoridades por la preocupacin demostrada, con relacin a su futuro. Se re-encuentra personal, profesional y empresarialmente, alcanzando motivacin y optimismo sobre su propio futuro. Ayuda a los dems colaboradores a percibir bienestar y seguridad de parte de la organizacin con respecto a su persona. Desarrolla en forma completa la gestin de los recursos humanos. Influye positivamente en su entorno y comunidad.

Qu es Kaizen?
Proviene de las palabras japonesas Mejora continua Kai = cambio
Zen= bien

Filosofa Kaizen
Este paradigma japons, establece que todos los das se tiene que mejorar algo y que estas mejoras permanentes, se convierten, a la larga, en una estrategia de vida, una forma de vida por el bien de todos, esta filosofa sirve para cualquier clase y nivel de empresa, mientras haya bsqueda de objetivos, tanto de calidad y productividad para lograr el xito esperado.

Filosofa Kaizen
El Kaizen es un conjunto de conceptos, procedimientos y tcnicas, mediante los cuales la empresa busca el mejoramientos continuo en todos sus procesos productivos y de soporte a la operacin. Entre stos se pueden mencionar el control total de calidad, los crculos de calidad, sistema de sugerencias, al autodisciplina, etc.

Kaizen sirve para:

Kaizen es el proceso de:
Encontrar y eliminar desperdicios Mejorar la calidad y reducir la variabilidad Mejorar las condiciones de trabajo

Kaizen requiere:
Una mejora continua, gradual y consistente por parte de todos los empleados.

Entendiendo Kaizen
Kaizen es:
Mejora continua Trabajar de manera mas inteligente Creatividad antes del capital Trabajo seguro Enfocado a toda la empresa Hecho a travs de equipos Aprovechamiento del capital intelectual

Kaizen no es:
Solo un programa Trabajo Duro Algo que presupuestar Productividad antes de la seguridad Enfocado solo a la manufactura Un trabajo individual Eliminando trabajo y oportunidades

Procedimientos para llevar a cabo un evento kaizen

Se realizara con una anticipacin de hasta 2 meses ANTES DE REALIZARLO
1. 2. 3. 4. Oportunidades para llevar a cabo el evento Eleccin del lder del equipo Eleccin de un patrocinador Eleccin del equipo (7-10 participantes)

5. Logstica del evento

6. Se comunica a los participantes

7. Definicin del evento kaizen (formato)

Equipo Kaizen
Requisitos
El tamao del equipo varia segn el evento Usualmente es de 7 a 10 integrantes
son especialistas de proceso del rea son personas relacionadas con el rea son personas que no pertenecen al rea

Roles
Participan en todas las actividades Kaizen Desarrollan el estado futuro de la empresa Implementan cambios Sostienen las GANANCIAS!!!!

Tips para la seleccin de equipos

Personas de todos los turnos Conocimientos del proceso que va a ser mejorado Habilidades - Tcnicas, Analticas e interpersonales Diversidad de equipo y balance Voluntarios

LDER DEL EVENTO

Deber ser liderado por un facilitador y tiene como caractersticas. Habilidades como capacitadores y manejo de personal Reconocidos y respetados por los miembros del equipo No son responsables del evento Expertos en herramientas y metodologas Indispensable para mantener el enfoque del equipo.

 Se establece la situacin actual Se realiza una visita al rea para detectar oportunidades Se identifican las oportunidades (puede ser cualquiera de las limitantes de la productividad) Formato tarjeta de oportunidad
Desarrollo de los siguientes das
Formato para llenar, actividades para realizar el evento.

Planeacin del evento

Planeacin Definicin medicin / primer da

Definicin
Proyecto
Cul es el problema? (Propsito) Por qu hoy? (Importancia) Lmites del evento (Alcance) Cul ser la mtrica a usar? (Medicin) Cules son las metas? (Decisiones) Participantes (Recursos) Medicin Estndares de trabajo

Planeacin del evento

Cmo podemos asegurar un evento exitoso? AGENDA 1.- Dirige unas palabras (5 minutos) el director. 2.- El lder presenta a su equipo (15 minutos) 3.- Introduccin sobre el tema del evento: Antecedentes Definicin de la herramienta Mediciones importantes Beneficios de la implementacin El procedimiento Actividades que realizara el equipo

Plan de Implementacin
La solucin Kaizen puede ser muy grande para los pocos das que tiene para implementar:
Hacer una prueba antes de implementar Instalar un rea prototipo Correr el proceso en un equipo existente por un da para probar las mejoras y despus ejecutar la solucin de largo plazo

Implementacin
El tiempo debe ocuparse solo para hacer cambios en el proceso Regresar al proceso inicial y correrlo de nuevo para observar siempre y cuando sea posible Las tareas dependen del tipo de evento Observar los cambios El equipo deber estar trabajando afuera
Manos a la obra!!

Implementacin
Completar la implementacin Evaluar cambios hechos durante el evento
Medir los cambios

Refinar cambios hechos

Ajustar si es necesario

Desarrollar planes de control

Ultimo Da
Terminar el Reporte Final Presentacin de reporte, todos los miembros del equipo debern hablar Presentacin con una duracin de 30 minutos Y...
CELEBRAR!!!!!!

DESPUES DEL EVENTO

Sistema de sugerencias para la mejora continua!

Semanas se da seguimiento a las mejoras para que los dueos del proceso las lleven a cabo de manera cotidiana. Ver formato mes/da/semana.

Reglas de Kaizen
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Mantener una mente abierta al cambio Tener una actitud positiva Opinar Crear un ambiente de cordialidad Practicar el respeto mutuo cada da Tratar a los dems como quiera ser tratado Una persona, un voto no posicin/rango Ninguna pregunta es tonta No es magia bajo la manga es trabajar de manera mas inteligente 10. Entender los procesos difciles

Programa de sugerencias
Se debe implementar un sistema continuo para los empleados cuando encuentren una mejora de productividad, costos, seguridad, calidad. Se deber establecer un sistema de documentacin de ideas para cualquier empleado que quiera aportar ideas.

Estos los podemos ver en la figura conocida como GEMBA o Casa de la Administracin.

RENTABILIDAD

CALIDAD Y SEGURIDAD

COSTOS

LOGISTICA Y SURTIMIENTO

COPERACIN DE LOS TRABAJADORES

INFORMACIN

EQUIPO

PRODUCTOS Y MATERIALES

ESTANDARIZACIN 5'S (Mejorando la casa) Eliminacin de MUDAS

Equipos de Trabajo Crculos de Calidad Mejoramiento de la Moral Sugerencias Autodisciplina

Casa de Administracin GEMBA

Filosofa Kaizen
GEMBA Significa lugar real, el lugar en donde ocurren las cosas, el lugar donde se agrega valor. En la industria, por ejemplo, las actividades que agregan valor (desarrollo, produccin, venta) para satisfacer al cliente suceden en GEMBA.

MUDA = Desperdicio Principales Mudas

Muda de sobre-produccin. Muda de tiempos de espera. Muda de transporte. Muda de proceso. Muda de inventario. Muda de actividades. Muda de retrabajo / rechazos.

Qu es desperdicio? Cualquier cosa que toma tiempo, recursos o espacios pero que no agrega valor al producto o servicio entregado al cliente.

Los 7 tipos de desperdicio

1. Desperdicio de Sobreproduccin
Es el peor desperdicio ya que es producir ms de los requerimientos del cliente, es producir materiales/productos innecesarios. Por ejemplo: Producir partes en Lunes que no sern embarcadas al cliente hasta el viernes. Producir partes que no son requeridas solo porque las mquinas y el personal estn disponibles.

Los 7 tipos de desperdicio

2. Desperdicio de Inventario.
Mantener o comprar materias primas innecesarias, inventario en procesos, productos terminados. Por ejemplo:
10 das de inventario de materias primas. Una caja de 100 partes esperando a ser ensambladas despus de haber sido maquinadas.

Los 7 tipos de desperdicio

El Desperdicio en el exceso de inventario requiere costos extras para manejo y manutencin, cubre los problemas de la operacin y conlleva a la No mejora continua. El verdadero costo del exceso de inventario:
Costos extra por mantenerlos. Costos extra por almacenarlos. Contenedores extra. Manejo adicional. Tiempo adicional. Daos. Problemas que el inventario esconde.

Los 7 tipos de desperdicio

3. Desperdicio del transporte. Manejo mltiple, retrasos en el manejo, manejo innecesario. Por ejemplo:
Mover partes a/desde reas de Almacenamiento. Transporte de partes de etapas previas al maquinado o al rea de ensamble.

Los 7 tipos de desperdicio

4. Desperdicio de espera. Retrasos de tiempo, tiempo ocioso (tiempo que no agrega valor). Por ejemplo:
Espera de las materias primas a ser entregadas. Espera de una mquina a que termine su ciclo.

Los 7 tipos de desperdicio

5. Desperdicio de Movimiento.
Se entiende que: Cualquier tiempo no empleado en agregar valor al producto debe ser eliminado tanto como sea posible. El movimiento no necesariamente indica que el trabajo haya agregado valor. Un buen tip aqu sera Elimine el desperdicio... reduzca el trabajo incidental.

Los 7 tipos de desperdicio

6. Desperdicio del sobre-proceso.
El procesamiento innecesario en los pasos, elementos/procedimientos (trabajo que no agrega valor). Por ejemplo, en una planta automotriz:
Pintar el interior de un asiento que se cubre con tela cuando el cliente nunca ve el interior. Inspeccin, lavado, ajuste, acabado de superficie, entre otros.

Los 7 tipos de desperdicio

7. Desperdicio de correccin. Es producir una parte que se va al desperdicio o requiere ser re-trabajada. Por ejemplo:
Desechar partes que fallaron la inspeccin final. Reparacin de un barreno que est fuera de medida

Las 5 Eses (5S)

Mirar al Trabajador. Los trabajadores son el Reflejo del Sistema: Producen? Se mueven por todos lados? Acarrean cosas? Estn en riesgo? Inspeccionan material?

Las 5 Eses (5S)

Busca ligar los 7 desperdicios a las actividades que observes en los trabajadores. Te dars cuenta que hay actividades que ellos deben realizar, para apoyar la mejora continua. Analizando el Estado Actual de las 5S:
1. SEIRI Desechar lo que no se necesita 2. SEITON Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar. 3. SEISO Limpiar el sitio de trabajo y los equipos, prevenir la suciedad y el desorden. 4. SEIKETSU - Preservar altos niveles de organizacin, orden y limpieza. 5. SHITSUKE Crear hbitos en las cuatro anteriores.

Las 5 Eses (5S)

Esta es una metodologa utilizada comnmente durante la implementacin de sistemas de calidad total, con el propsito de reforzar la cultura de calidad. Es una metodologa japonesa que tiene por objeto el desarrollar ambiente de trabajo agradable y eficiente,

Las 5 Eses (5S)

El cual permita el correcto desempeo de las operaciones diarias, logrando as los estndares de calidad del producto o servicio, precio y condiciones de entrega requeridos por el cliente. Las cinco eses se dividen en dos grupos que son:

Grupo 1: Las que estn orientadas a las condiciones de trabajo y en general al entorno fsico, y son:

Grupo 2: Las que estn orientadas a las personas, y son:

Seri - clasificar Seiton - orden Seiso - Limpieza

Seiketsu Bienestar personal Shitsuke - Disciplina

Las 5 Eses (5S)

1. SEIRI - DESECHAR LO QUE NO SE NECESITA

Seiri o clasificar consiste en retirar del rea o estacin de trabajo todos aquellos elementos que no son necesarios para realizar la labor, ya sea en reas de produccin o en reas administrativas.

Las 5 Eses (5S)

2. SEITON - UN LUGAR PARA CADA COSA Y CADA COSA EN SU LUGAR Seiton u orden significa ms que apariencia. El orden empresarial dentro del concepto de las 5'S se podra definir como: la organizacin de los elementos necesarios de modo que resulten de fcil uso y acceso, los cuales debern estar, cada uno, etiquetados para que se encuentren, retiren y devuelvan a su posicin, fcilmente por los empleados.

Las 5 Eses (5S)

El orden se aplica posterior a la clasificacin y organizacin, si se clasifica y no se ordena difcilmente se vern resultados. Se deben usar reglas sencillas como: lo que ms se usa debe estar ms cerca, lo ms pesado abajo lo liviano arriba, etc.

Las 5 Eses (5S)

3. SEISO - LIMPIAR EL SITIO DE TRABAJO Y LOS
EQUIPOS Y PREVENIR LA SUCIEDAD Y EL DESORDEN

Seiso o limpieza incluye, adems de la actividad de limpiar las reas de trabajo y los equipos, el diseo de aplicaciones que permitan evitar o al menos disminuir la suciedad y hacer ms seguros los ambientes de trabajo

Las 5 Eses (5S)

Slo a travs de la limpieza se pueden identificar algunas fallas, por ejemplo, si todo est limpio y sin olores extraos es ms probable que se detecte tempranamente un principio de incendio por el olor a humo o un malfuncionamiento de un equipo por una fuga de fluidos, etc. As mismo, la demarcacin de reas restringidas, de peligro, de evacuacin y de acceso generan mayor seguridad y sensacin de seguridad entre los empleados.

Las 5 Eses (5S)

4. SEIKETSU - PRESERVAR ALTOS NIVELES DE
ORGANIZACIN, ORDEN Y LIMPIEZA

El Seiketsu o Bienestar personal. Es todo lo relacionado con el estado de la salud fsica y mental que requiere una persona para estar en condiciones ptimas y as poder desempear su responsabilidad con calidad.

Las 5 Eses (5S)

Consiste en las tres primeras eses al individuo. Sugiere observar hbitos como el aseo personal, vestimenta correcta, uso de equipo de proteccin, revisin mdica, descanso adecuado, actitud positiva en el trabajo, alimentacin adecuada, cumplir con las reglas de trabajo, etc.

Las 5 Eses (5S)

5. SHITSUKE - CREAR HBITOS BASADOS EN LAS 4'S ANTERIORES Shitsuke o disciplina significa evitar que se rompan los procedimientos ya establecidos. Solo si se implanta la disciplina y el cumplimiento de las normas y procedimientos ya adoptados se podr disfrutar de los beneficios que ellos brindan.

Las 5 Eses (5S)

El shitsuke es el canal entre las 5'S y el mejoramiento continuo. Shitsuke implica control peridico, visitas sorpresa, autocontrol de los empleados, respeto por s mismo y por los dems y mejor calidad de vida laboral.

Las 5 Eses (5S)

QU BENEFICIOS GENERA LA APLICACIN DE LAS 5'S
La implementacin de una estrategia de 5'S es importante en diferentes reas, por ejemplo, permite eliminar despilfarros y por otro lado permite mejorar las condiciones de seguridad industrial, beneficiando as a la empresa y sus empleados. Algunos de los beneficios que genera la estrategias de las 5'S son:

Las 5 Eses (5S)

Mayores niveles de seguridad que redundan en una mayor motivacin de los empleados Reduccin en las prdidas y mermas por producciones con defectos Mayor calidad Tiempos de respuesta ms cortos Aumenta la vida til de los equipos Genera cultura organizacional Acerca a la compaa a la implantacin de modelos de calidad total y aseguramiento de la calidad

Las 5 Eses (5S)

Las 5'S y el Kaizen son un buen comienzo hacia la calidad total y en la mejora continua, da a da y no le hacen mal a nadie, est en cada uno aplicarlas y empezar a ver sus beneficios.

 Segunda sesin: Concepto, algunas razones para utilizar el outsourcing, etapas, beneficios, algunos riesgos.

QUE ES OUTSOURCING ?
Es una estrategia de administracin por medio de la cual una empresa delega la ejecucin de ciertas actividades a empresas altamente especializadas , con el uso de recursos exteriores a la empresa para realizar actividades tradicionalmente ejecutadas por personal y recursos internos.

QUE BUSCA UN SERVICIO DE OUTSOURCING ?

Un servicio de estos busca resolver problemas funcionales y/o financieros a travs de un enfoque que combina infraestructura, tecnolgica y fsica, recursos humanos y estructura financiera en un contrato definido a largo plazo.

COMO ES EL SISTEMA DE CONTRATACION DE OUTSOURCING ?

La subcontratacin tiende a usarse para proyectos o componentes de proyectos especficos, normalmente para ser ejecutados en corto plazo los convenios de Outsourcing tiene mayor alcance puestos que son las delegacin de la administracin de actividades que tienden a firmarse por periodos, eventualmente entregan actividades no esenciales y repetitivas, pero tambin pueden llegar a ser una asociacin donde se comparte el riego y utilidades.

Cuatro tendencias recientes de outsourcing que hay que tener en cuenta

1.Consolidacin 2.Globalizacin 3.Contratacin en el exterior de persona a persona 4.Palabras virtuales

QUE LOGRA LA COMPAA CONTRATANTE CON EL OUTSOURCING?

La compaa contratante lograr en trminos generales, una "Funcionalidad mayor" a la que tenia internamente con "Costos Inferiores" en la mayora de los casos, en virtud de la economa de escala que obtienen las compaas con su contratista.

CUALES SON LOS ALCANCES DE OUTSOURCING?

Outsourcing total: Implica la transferencia de equipos, personal, redes, operaciones y responsabilidades administrativas al contratista. Outsourcing parcial: Solo se transfiere algunos de los elementos anteriores.

CUALES SON LOS SERVICIOS DE OUTSOURCING?

Infraestructura computacional. Operacin de telecomunicaciones. Diseo. Implantacin y administracin de redes. Administracin y atencin de contingencias de centros de computo. Administracin de datos y bases de datos. Recursos humanos. Aplicaciones.

ESTRATEGIAS DE OUTSOURCING

Definir la estrategia. Definir el tipo de relacin entre la compaa que contrata y el suplidor. Reevaluar y cambiar las relaciones entre la compaa que contrata y el suplidor. Medicin del desempeo del suplidor. Compartir resultados

PUNTOS BASICOS PARA LOGRAR UN OUTSOURCING EXITOSO

REVISION DE LA ESTRUCTURA. DETERMIAR QUE ACTIVADES APLICAR OUTSOURCING Y CUALES NO. SELECIONA EL PROVEEDOR.

AREAS DE LA EMPRESA QUE SE PUEDEN PASAR A OUTSOURCING

*Outsourcing de los sistemas financieros *Outsourcing de los sistemas contables. *Outsourcing las actividades de Mercadotecnia. *Outsourcing en el rea de Recursos Humanos. *Outsourcing de los sistemas administrativos. *Outsourcing de la produccin. *Outsourcing de actividades secundarias. *Outsourcing del sistema de transporte. *Outsourcing de las actividades del departamento de ventas y distribucin.

AREAS DE LA EMPRESA QUE SE PUEDEN PASAR A OUTSOURCING

La Administracin de la planeacin
estratgica. La tesorera El control de proveedores Administracin de calidad Servicio al cliente

VENTAJAS DEL OUTSOURCING

* Reduccin de costes. * Transformacin de la estructura de costes.

* Flexibilidad.
* Rapidez. * Especializacin.

ASPECTOS HUMANOS DENTRO DEL OUTSOURCING

DE COMUNICACIN:
1. Realizacin de un plan de comunicacin explique el proceso. interno que

2. Realizacin de entrevistas personales para conocer el estado de cada uno.

DE INVOLUCRACIN: 1. Identificacin de las personas a transferir a la empresa seleccionada. 2.Identificacin, entrenamiento, y reciclaje de las personas a reubicar.

3.Identificacin de las personas que no pueden ser reubicadas

QUE BENEFICIOS TIENE OUTSOURCING?

Poseer lo mejor de la tecnologa sin enganchar y entrenar personal de la organizacin para manejarla. Disponer de servicios de informacin en forma rpida considerando las presiones competitivas. A travs de soluciones de Outsourcing se logra la contratacin de servicios con idntica funcionalidad y disminucin de costos. Aplicar el talento y los recursos de la organizacin a las reas claves. Ayuda a enfrentar cambios en las condiciones de los negocios.

QUE RIESGOS PRESENTA EL OUTSOURCING?

No negociar el contrato adecuado. Eleccin del contratista. Puede quedar la empresa en mitad de camino si falla el contratista. Incrementa el nivel de dependencia de entes externos. Incrementa en el costo de la negociacin y monitoreo del contrato. Inexistente control sobre el personal del contratista.