ORGANIZACIN

Profesor: Ricardo Bernedo Arce

ORGANIZACIN

Una Organizacin es un patrn de relaciones simultneas, entrelazadas, por medio de las cuales las personas, bajo el mando de los gerentes, persiguen metas comunes. Estas metas son consecuencia del proceso para tomar decisiones, que conocemos con el nombre de planificacin Estas deben alcanzar un largo plazo y de algn modo ambiciosas, sin final fijo. Se debe trabajar dentro de un Marco Estable y comprensible, unidos para alcanzar las metas de la organizacin.

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Diseo Organizacional:
Determinar la estructura de la organizacin,

considerada como la ms conveniente para la estrategia, el personal, la tecnologa, y las tareas de la organizacin.

Estructura Organizacional:
La forma de dividir, organizar y coordinar las

actividades de la organizacin

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Cuatro Piedras angulares de la organizacin:

Organizar es un proceso gerencial permanente Las estrategias se pueden modificar La eficiencia y eficacia de la organizacin, no estn siempre en el nivel deseado por los gerentes. Los gerentes dan cuatro pasos bsicos cuando toman decisiones para organizar.
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Son cuatro pasos o pilares bsicos que se debe tener en cuenta al momento de decidir Organizar:

1. Divisin del Trabajo 2. Departamentalizacin

3. Jerarqua
4. Coordinacin 5. Diferenciacin

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PIEDRAS AGULARES DE LA ORGANIZACION: Divisin del trabajo: Consiste en dividir la carga de trabajo en tareas que puedan ser ejecutadas, en forma lgica y cmoda, por personas o grupos. Descomponer una tarea compleja en sus componentes, de tal modo que las personas sean responsables de una seria limitada de actividades, en lugar de la tarea completa.

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Departamentalizacin: Consiste en combinar y agrupar en departamentos aquellas actividades de trabajo que son similares o tienen relacin lgica. Se suele conocer como la agrupacin de empleados y sus correspondientes tareas. Los gerentes preparan los organigramas, los cuales describen la forma en que se divide el trabajo en departamentos.

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Jerarqua: Determinar en principio la cantidad de personas y departamentos que se podran manejar con eficacia Patrn de diversos estratos, que se conoce con el nombre de Jerarqua. La Cadena de Mando, establece quin depende de quin dentro de la Organizacin. El nmero de subordinados que depende de un gerente dado, se llama: Tramo de Control o Tramo de Administracin . Los Tramos de Control adecuados, permiten buenas relaciones y adecuado control y toma de decisiones oportunas.

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Coordinacin: Consiste en establecer mecanismos para integrar las actividades de los departamentos en un todo congruente y para vigilar la eficacia de dicha integracin. Sin coordinacin se pierden de vista las funciones de los trabajadores, interesados nicamente en su departamento, perjudicando las metas de la organizacin
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Diferenciacin:

Diferencias de actitudes y estilos que surgen en forma natural. Pueden complicar la coordinacin de las actividades de la organizacin.
Diferentes tipos de diferenciacin: Perspectivas en cuanto a las metas. Perspectiva en relacin del tiempo Estilos interpersonales Formalidad de los departamentos.

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Enfoques para lograr una coordinacin efectiva: La comunicacin es coordinacin efectiva. fundamental para una

La coordinacin depende directamente de la adquisicin, transmisin y procesamiento de informacin. A mayor incertidumbre, mayor necesidad de informacin
La coordinacin es cuestin de procesamiento de informacin.
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Tcnicas para una adecuada Coordinacin: Administracin por Paseo: Gerentes eficaces reconocen que la interaccin personal en la organizacin es una forma conveniente para estar en contacto con lo que ocurre. Un gerente que abandona su oficina con frecuencia y recorre las instalaciones tiene muchas ventajas. Ampliar las fronteras: Tarea en la que una persona hace las veces de vnculo entre los departamento u organizaciones con las que se tiene contacto frecuente.

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TIPOS DE ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES: Se refiere a la forma en que se agrupan y coordinan las actividades de la organizacin, entre los diferentes trabajadores de la organizacin. Los departamentos de una organizacin se pueden estructurar formalmente en las siguientes formas bsicas: Por funcin Por Producto Por Mercado

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Organizacin Funcional:
Forma de departamentalizacin en la que las personas se dedican a una actividad funcional.

GERENTE GENERAL

GERENE DE PRODUCCION

GERENTE DE MARKETING

GERENTE ADMINISTRATIVO

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Organizacin Por Producto:

Organizar una empresa en funciones que renen a las personas involucradas con un tipo dado de producto

GERENTE GENERAL

GERENTE DE SEGUROS DE VIDA

GERENTE DE SEGUROS DE SALUD

GERENTE SOAT

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Organizacin por Mercado:

Forma de departamentalizacin en la que las personas se dedican a un tipo dado de mercado.
GERENTE GENERAL

GERENTE DE MARKETING

GERENTE DE PRODUCCION

GERENTE DE FINANZAS

GERENTE DE ADMINISTRATIVO

GERENTE REGION NORTE

GERENTE REGION CENTRO

GERENTE REGION SUR

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TIPOS DE ORGANIZACIN
Organizacin formal

Organizacin informal

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NIVELES EN LAS ORGANIZACIONES:

Organizaciones con tramos estrechos.

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VENTAJAS Y DESVENTAJAS EN ORGANIZACIONES CON TRAMOS ESTRECHOS

Ventajas: Estrecha supervisin Estricto control Rpida comunicacin entre subordinados y superiores.

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Desventajas: Los superiores tienden a involucrarse en exceso en el trabajo de los subordinados. Muchos niveles administrativos. Altos costos a causa de los numerosos niveles Excesiva distancia entre el nivel ms bajo y el ms alto.

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ORGANIZACIONES CON TRAMOS AMPLIOS

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VENTAJAS Y DESVENTAJAS EN ORGANIZACIONES CON TRAMOS AMPLIOS Ventajas Los superiores se ven obligados a delegar Se deben establecer polticas claras Los subordinados deben ser cuidadosamente seleccionados

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Desventajas Tendencia de los superiores sobrecargados de trabajo a convertirse en cuellos de botella en las decisiones. Riesgo de prdida de control para el superior Se requiere de administradores de gran calidad

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PASOS A SEGUIR EN EL PROCESO DE ORGANIZACIN:

Establecimiento de los objetivos de la empresa Formulacin de los objetivos, polticas y planes de apoyo. Identificacin, anlisis y clasificacin de las actividades necesarias para cumplir los objetivos. Agrupacin de las actividades de acuerdo con los recursos humanos y materiales disponibles y con la mejor manera de utilizarlos dada las circunstancias. Delegacin al responsable de cada grupo la autoridad necesaria para el desempeo de las actividades. Enlace horizontal y vertical de los grupos entre si, por medio de relaciones de autoridad y flujos de informacin.

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Factores que influyen en las organizaciones:

Poder

Autoridad
Empowerment Delegacin Centralizacin Descentralizacin.

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PODER
Es la capacidad para ejercer influencia en los

dems, es decir, la capacidad para cambiar las actitudes o la conducta de personas o grupos. John French y Bertram Raven identifican cinco fuentes de poder:

El El El El El

poder poder poder poder poder

para recompensar coercitivo legtimo experto referente

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AUTORIDAD
Es una forma de poder. La autoridad formal

es poder legtimos. Es el tipo de poder que se asocia con las estructuras y la administracin de las organizaciones. Autoridad lineal:

Autoridad staff:

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EMPOWERMENT:
Consiste en que todos los empleados de todos los niveles de la organizacin tienen el poder para tomar decisiones sin tener que requerir la autorizacin de sus superiores.

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DELEGACIN
Delegar es asignar a otra persona la autoridad formal y la responsabilidad para desempear actividades especficas. Ventajas de Delegar:

A mayor delegacin mayor oportunidad de aspirar y aceptar una mayor responsabilidad. Conduce a mejores decisiones Acelera la toma de decisiones

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TAREAS DE UNA DELEGACIN EFECTIVA

Decidir que tareas se pueden delegar Decidir a quin se le asigna la tarea Proporcionar los recursos necesarios Delegar la asignacin Estar preparados para intervenir Establecer un sistema de retroalimentacin

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CENTRALIZACION Y DESCENTRALIZACION:
Los Gerentes constantemente delegan de acuerdo a las

polticas superiores. La medida o cantidad de autoridad y responsabilidad delegada ve desde la descentralizacin a la centralizacin. Una organizacin descentralizada transmite bastante responsabilidad y autoridad en sentido descendente. Una organizacin centralizada retiene una gran cantidad de responsabilidad y autoridad en la cspide dela organizacin.

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VENTAJAS DE LA CENTRALIZACIN
1. Las habilidades, talentos y tecnologa

especializada muchas veces no son asequibles a locales mltiples. 2. Ahorro en costos 3. Facilita el control La alternativa de descentralizar, lleva a los gerente a decidir sobre la siguiente interrogante: Se debe descentralizar? o mejor preguntamos:

En que medida?
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VENTAJAS DE LA DESCENTRALIZACIN
1. Cercana del mercado 2. Conocimiento de lo local 3. Aceptacin y conocimiento del cliente 4. Comodidad de los distribuidores

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FACTORES QUE INFLUYEN EN LA DESCENTRALIZACION

1. Las influencias del ambiente 2. El tamao de la organizacin

3. Costos de ciertas decisiones

4. Las preferencias de la alta direccin 5. La cultura de la organizacin 6. La capacidad de los gerentes de los niveles

inferiores

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DISEO DE LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL:

Las organizaciones no tienen estructuras idnticas, an las

de tamao similar. Lo que funciona para una empresa, podra no funcionar para otra. Cmo decido que diseo organizacional utilizar? Esta decisin depende de factores de contingencia. Veremos dos modelos genricos y los factores de contingencia que favorecen a cada uno.

Organizacin Mecanicista 2. Organizacin Orgnica.

1.

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ORGANIZACIN MECANICISTA:
Diseo rgido y muy controlado

Caractersticas: Alta especializacin Departamentalizacin rgida Clara cadena de mando Tramos de control limitados Centralizacin Gran formalidad

Esta estructura se esfuerza por alcanzar la eficiencia y depende en gran medida de reglas, normas y controles. Minimiza la ambigedad, ninguna organizacin es totalmente mecanicista, pero la mayora de las grandes empresas tienen estas caractersticas.
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ORGANIZACIN ORGANICA:
Diseo muy adaptable y flexible

Caractersticas: Equipos interfunionales Equipos multijerrquicos Libre flujo de informacin Grandes tramos de control Descentralizacin Poca formalizacin Esta estructura se caracteriza por ser adaptable y flexible, tiene trabajos especializados no estandarizados que pueden cambiar segn se necesite. El trabajo se organiza en torno a equipos de trabajo. Personal capacitado con capacidad para manejar varias actividades. Requiere poca supervisin directa
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FACTORES DE CONTINGENCIA:
Los gerentes se esfuerzan por lograr una estructura adecuada. Para lograrlo se deben considerar las siguientes cuatro variables de contingencia:
Estrategia y Estructura Tamao y Estructura Tecnologa y Estructura Incertidumbre del entorno y Estructura

Visin actual: La relacin entorno-estructura, sugiere organizaciones rpidas y flexibles. La competencia, la creciente demanda y mejora de calidad, generan fuerzas ambientales dinmicas. Las organizaciones mecanicistas no se adaptan a esta visin, lo que permita mayores empresa con organizaciones orgnicas.
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DISEOS ORGANIZACIONALES COMUNES:

Para tomar decisiones los gerentes tienen diseos comunes y estos son: Tradicionales y contemporneos.

Diseo Organizacional Tradicional:

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Diseo Organizacional Contemporneo:

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F I N
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