Universidad Centroamericana (UCA) Facultad de Ciencias Econmicas y Empresariales/ Departamento de Direccin Empresarial

UNIDAD IV
ANALISIS, DISEO Y CONTROL DE FORMAS

EXPOSITOR: Lic. Miguel Angel Zamora A.

Marzo / 2011

Unidad IV : Anlisis, Diseo y Control de Formas

Objetivos: Al trmino del proceso enseanza-aprendizaje, el alumno ser capaz de:

Conocer y comprender la Metodologa para el Anlisis, diseo y control de las Formas Administrativas utilizadas en las Organizaciones Pblicas y Privadas. Comparar y contrastar los Tipos de Formas administrativas de uso en las Instituciones o Empresas, que son diseadas por el rea de Organizacin y Mtodos.

Sumario: I. Generalidades 1. Concepto 2. Importancia 3. Situacin Actual en el uso de Formas 4. Objetivo del Anlisis, Diseo y Control de Formas 5. Propsito del Anlisis, Diseo y Control de Formas
II. Metodologa para el Anlisis, Diseo y Control de Formas 1. Determinacin de la Factibilidad del estudio 2. Investigacin 3. Anlisis de las Formas 4. Diseo de Formas 5. Control de Formas

I. GENERALIDADES: 1. Concepto: Una Forma es un instrumento de comunicacin administrativa, impresa generalmente en papel o similares (cartn, cartulina) y con impresiones realizadas mediante alguno de los medios de reproduccin grfica. Este instrumento de comunicacin contiene informacin fija impresa y espacios para anotar informacin a la que convencionalmente se llama variable.

En algunos casos contendr adems, instrucciones para ser llenada y utilizada. Una Forma se convierte en documento una vez que se ha anotado en ella la informacin variable en los espacios correspondientes, dejando as constancia de un trmite o sirviendo de enlace a dos o ms operaciones de un proceso.

2.

Importancia de las Formas impresas:

Generalmente las operaciones administrativas que se llevan a cabo en una institucin, requieren de documentos para dejar constancia de su ejecucin. Cuando dichas operaciones son numerosas y repetitivas o indistintamente, se utilizan Formas impresas para simplificar la elaboracin de los Documentos respectivos. La Administracin Pblica, cuyas actividades han tenido un desarrollo desmesurado en los ltimos aos, requiere de las formas como un instrumento administrativo importante para su funcionamiento.

Es necesario destacar el hecho de que la importancia de una Forma se demuestra cuando ayuda a la simplificacin de los mtodos de trabajo, y no tan solo en la normalizacin que a travs de ella se obtiene. En la actualidad, el uso de las formas tiene gran importancia, debido principalmente a: - Su Contenido - La cantidad que de ellas se utiliza - El alto costo que representan - Constituyen el principal instrumento de los Procedimientos y procesos operativos. - Fungen como auxiliar en la observancia de las polticas institucionales.

3. Situacin actual en el uso de Formas: La gran diversidad y cantidad de ellas que se utilizan actualmente presenta graves dificultades para su control, y su diseo no siempre es el adecuado.

Esto ha venido originando que se presenten diversas anomalas, entre las que se destacan las siguientes:
- Existencias de formas para trmites en los que no son necesarias. - Formas cuyo diseo no cumple con los propsitos para los que fueron creadas.

- Duplicacin de formas para un mismo fin. - Cantidad excesiva de Formas de poco uso. - Su tamao no se adecua al de las impresoras o a los archivos que se les asignan.

- El tamao es demasiado grande o pequeo para los datos que contiene.

- Estas anomalas han producido desviaciones en la informacin que las Formas deben transmitir, incluyendo los consecuentes trastornos en la eficacia y fluidez de los procesos en que intervienen.

Asimismo, la gran cantidad de ellas dentro de cada dependencia, provoca un lgico descuido en su control, de tal manera que el nmero requerido es excesivo, lo cual implica erogaciones considerables en impresin y almacenaje.

Esto hace indispensable el mejoramiento en el diseo de las formas, utilizando solo las necesarias y por consiguiente estableciendo un control de su produccin, existencia y consumo.

4. Objetivo del Anlisis, Diseo y Control de Formas: Coadyuvar a la agilizacin de los procedimientos y mtodos de trabajo, estableciendo criterios que permitan racionalizar el costo de impresin y almacenamiento de las formas utilizadas. 5. Propsitos del Anlisis, Diseo y Control de Formas: Contar con las formas adecuadas para las operaciones que se realizan.

- Conocer el nmero exacto requerido. - Mejorar la eficiencia de los procedimientos que las utilicen y disminuir las cargas de trabajo. - Establecer una clasificacin en todas las unidades administrativas. - Normalizar las que se encuentran en uso, con diseos elaborados tcnicamente. - Contar con un Catlogo que contenga todas las formas utilizadas en la institucin y en el cual se visualicen sus caractersticas. - Controlar las provisiones y consumo estrictamente necesarios.

- Delimitar la responsabilidad de su control, procurando evitar emisiones excesivas a futuro.

- Economizar a travs de la racionalizacin del uso y diseo.

- Mantener un control de calidad constante en la produccin o compra.

II. METODOLOGIA PARA EL ANALISIS, DISEO Y CONTROL DE FORMAS: 1. Determinacin de la Factibilidad del Estudio:

Para realizar un estudio de este tipo, se requiere de una investigacin previa de las formas que operan en una dependencia, tomando en consideracin:
1.1. El procedimiento que afecta: en donde es necesario determinar sus caractersticas relevantes, tales como la cantidad de unidades administrativas que involucra, el nmero de operaciones y las formas que se emplean.

1.2. Recursos Humanos: personal tcnico necesario del rea de Organizacin y Mtodos, para la investigacin y, en su caso, para el anlisis, diseo y control.

1.3. Recursos Materiales para el Diseo y Reproduccin: en este punto el equipo de diseo depende del volumen de formas manejadas en la institucin y sus posibilidades econmicas. Es recomendable utilizar los servicios de diseo del rea de O y M.

1.4. Requisitos mnimos: una vez determinado el tipo de procedimiento en que intervienen las formas, su importancia, su volumen y los recursos materiales, se plantea la necesidad de verificar los requisitos indispensables en cantidad y calidad de las formas. En este aspecto es tambin importante calcular el tiempo con que se contar para realizar el estudio.
1.5. Autorizacin: el principal obstculo para realizarlo, es el acceso a las unidades que usan formas, por lo que resulta indispensable contar con el apoyo total de la Direccin del organismo.

Se recomienda remitirle una solicitud de intervencin o un cuestionario para recabar informacin sobre su situacin en el manejo de Formas, haciendo mencin del objetivo que se pretende alcanzar. 2. Investigacin: 2.1. Recopilacin de Formas: En principio se recopilarn muestras de las formas que utiliza cada una de las unidades administrativas, con sus copias correspondientes, tomando en cuenta aqullas que tienen un uso notorio o las eventuales que, por caractersticas especiales, requieren de un diseo tcnico y presentacin aceptable.

2.2. Clasificacin: Con ayuda del archivo, se clasificarn provisionalmente Conforme a las necesidades de la institucin o la conveniencia del rea de Organizacin y Mtodos que realiza el estudio.

3. Anlisis de las Formas:

3.1. Fijacin de Prioridades: Para establecer prioridades se sugiere tomar en cuenta los siguientes aspectos:

- Dependencias con problemas en las formas y sistemas. - Dependencias que proporcionan un servicio directo al pblico. - Dependencias con un elevado consumo de formas. - Dependencias que disponen de un mayor nmero de empleados. - Dependencias que cooperan para el mejoramiento de las formas que emplean.

3.2. Anlisis: En este caso se determinan las ventajas y desventajas tanto de una nueva forma como de las que estn en uso, por lo que se recomienda elaborar un cuestionario que sirva como instrumento de recopilacin y anlisis. Dicho cuestionario captar informacin de la Forma, referente a su estructura, caractersticas, flujo y observaciones del especialista que conducir el anlisis.

3.2.1. Consideraciones de tipo funcional: Los factores que deben considerarse para el anlisis funcional son: - Identificacin de la forma - Objetivo - Informacin que contiene - Estructura - Secuencia de datos - Copias que integran el juego - Tipo de Forma.

3.2.2. Consideraciones de tipo material:

Pueden ser analizadas las referentes a:

- Tamao - Tipo de papel - Color de papel y tinta - Tipo de impresin - Carbonizado - Volmenes y frecuencia de manejo.

4. Diseo de Formas: Consiste en la elaboracin de una forma tomando como base: - La informacin recabada - Su objeto - Fuente de informacin - Necesidades que la originan - Mtodo de llenado - Nmero de copias - Procedimientos en que intervendr - Resultados finales que se han de obtener.

4.1. Consideraciones de tipo funcional:

4.1.1. Informacin Bsica:

Para determinar la informacin bsica que deber contener la forma, ha de responderse a las siguientes preguntas: - Qu informacin se va incluir? - Es importante dicha informacin? - Cmo se va a utilizar? - Por quin ser utilizada? - Cundo ser utilizada?

4.1.2. Ttulo Deber ser descriptivo de su funcin, es decir, que seale el objetivo que se pretende alcanzar. 4.1.3. Secuencia de Datos Para reducir el tiempo de llenado, es conveniente lo siguiente: - Atender a la secuencia de la informacin procedente del documento fuente. - La secuencia debe corresponder con el flujo de trabajo. - Acomodar los datos ordenando las partes de la forma como sigue:

Identificacin. Comprende el ttulo, nombre de la dependencia y cdigo de la forma. Cuerpo. Corresponde a la parte principal de los datos. Aprobacin. Es la firma que da validez al documento. Instrucciones del llenado. Se colocan, al pie o al dorso.
4.1.4. Espacios

Para facilitar las anotaciones en la Forma, sta debe contar con espacios suficientes para la inclusin de la informacin variable. Hay que tomar en cuenta si ha de ser llenada a mano o en computadora. Es conveniente trazar lneas horizontales para facilitar el llenado cuando se haga a mano.

4.1.5. Nmero de Copias El especialista tendr que asegurarse que las copias solicitadas sean realmente necesarias.

El uso de copias debe estar sujeto a:

Quin requiere copia? Cundo se necesitan copias? 4.1.6. Tipos de Forma La informacin y el orden previsto de la misma, permite determinar el tipo de forma que se disear. Pueden considerarse como de uso general las de lnea, columnas o casillas, y las combinaciones que puedan surgir.

De Lneas: Es el tipo de forma ms sencilla que existe, ya que su contenido es a base de datos fijos (letras) que van seguidos de una lnea para ser ocupada por datos variables; a su vez, en un mismo rengln pueden aparecer distintos datos fijos, de tal manera que se van formando lneas por cada rengln. Slo se usar cuando la informacin sea mnima y se anotar a mano (preferentemente).

De Columnas:

Contiene varias columnas y renglones; se utiliza cuando los datos variables se afectan por varios datos fijos que se ubican normalmente en la cabecera.

Puede ser tan compleja como datos fijos presente, ya que en algunos casos una de las columnas (generalmente la izquierda) contiene conceptos fijos que pueden variar en cada rengln. Esta ltima se utiliza bastante cuando los datos variables son cifras numricas.
De Casillas:

Este tipo se elabora para formas cuya informacin es excesiva. Consiste en encerrar un dato fijo con su espacio en blanco, dentro de un cuadro o rectngulo, llamado casilla. 4.2. Consideraciones de tipo Material:

4.2.1. Papel
El peso del papel que debe utilizarse, debe estar de acuerdo al nmero de copias deseadas, la intensidad de manejo a que va a someterse la forma, el tipo de archivo y si la forma va a imprimirse en uno o ambos lados.

4.2.2. Tintas

La tinta debe proporcionar un contraste adecuado con el color del papel utilizado en la forma; es recomendable no emplear ms de un color.
Es necesario hacer notar que el empleo de tintas de diferentes colores puede aumentar el costo de la forma en una proporcin considerable, por lo que deber evitarse siempre que sea posible. 4.2.3. Tipo de Letra Se selecciona tomando como base la legibilidad, procurando emplear a lo sumo dos tipos de letras en cualquier forma impresa.

4.2.4. Carbones Existen principalmente dos maneras de obtener copias a travs del uso del papel carbn o carbonizado: - Papel carbn de un solo uso intercalado en la forma: este sistema es recomendable cuando se trata de formas que contienen datos y que se elaboran en gran volumen. Tambin es conveniente hacerlo as en el caso de formas continuas. - Sustancias aplicadas al reverso de la forma: este sistema es el ms costoso. Sirve para lograr que ciertos datos no aparezcan en todas las copias.

5. Control de Formas 5.1. Clasificacin de las formas: Despus de contar con todas las formas de la institucin, se procede a clasificarlas. Dicha clasificacin puede ser conforme a alguno de los siguientes criterios: Funcional. Se basa en las funciones que desarrolla la institucin. Rene todas aquellas formas relacionadas con actividades semejantes, lo que facilita el examen de cualquier posibilidad de combinacin o eliminacin.

Por unidad administrativa. Sirve para facilitar la identificacin de las formas en uso de cada unidad. 5.2. Elaboracin del Catlogo de Formas Siendo ste un conjunto de formatos, deber mostrar todo lo que se pueda saber acerca de una forma, para lo cual ser necesario que contenga la siguiente informacin:

- Clasificacin. Ser la seleccionada en el punto anterior, para facilitar la localizacin de las formas en el catlogo.

- Objetivo de la misma. Describir el aspecto que cubre la forma dentro de un procedimiento.

- Cambios experimentados. Este se incluye con el fin de poder establecer comparaciones de modelos y saber objetivamente cules fueron los cambios.
- Modelo vigente autorizado. Se sugiere la conveniencia de que la forma sea autorizada por la mxima autoridad. 5.3. Control sobre creacin de formas

Las reas de O y M deben velar por que las dependencias usuarias no puedan crear formas en sus unidades administrativas ni dupliquen esfuerzos y recursos.
5.4. Control de Formas en Almacn

Los principios a considerar para el manejo de formas en el almacn son: - Dar pronta atencin a las requisiciones. - Formular programas para abastecer a las dependencias oportunamente. - Establecer mximos y mnimos de existencia en el uso de las formas. - Mantener una estricta vigilancia sobre las formas difciles de conseguir.

Preguntas de apoyo para el anlisis, diseo y control de formas Para el anlisis de las formas resulta necesario basarse en preguntas uniformes, que nos ayuden a realizarlo de una manera ordenada, sin omitirse aspectos que puedan ser de trascendencia.

A continuacin se tiene un listado de preguntas algunas de las cuales convergen en los mismos aspectos.
Encabezado de la Forma

 El ttulo es indicativo del uso de la forma? El ttulo es claro, conciso y est bien ubicado?

Datos fijos
Se han impreso los datos fijos para informacin? La informacin ms importante se localiza fcilmente? Los datos fijos son fcilmente identificables? Los datos fijos corresponden al ttulo de la forma? Codificacin Es visible la codificacin o nmero de identificacin? La identificacin es obsoleta?

Identificacin de las copias: Se deben foliar las copias? Deben identificarse las copias con el nombre de la unidad o dependencia a la que se destinan? Es conveniente identificar las copias en la codificacin de la forma? Datos variables: Son fcilmente identificables? Hay suficiente espacio para transcribirlos? Responden concretamente a la informacin que se requiere? Son necesarios todos los datos que se piden? Corresponden al ttulo de la forma?

Estructura de la forma: La secuencia de espaciamiento (mnimo viraje de la mano y facilidad de movimientos) es lgica? La secuencia de los datos es la misma que se presenta en los documentos de los cuales se va a transcribir? La secuencia de los datos es la correcta para el procesamiento o interpretacin? Toda la informacin requerida para archivar y clasificar est convenientemente localizada? Deben utilizarse ambos lados de la forma? Tiene el orden de informacin conforme se llena? Se han dejado espacios para fechas y datos de verificacin?

 Se ha dejado espacio para la informacin de procedencia y destino? Se ha dejado espacio para firmas y aprobaciones? Existen normas de espacio y mrgenes? Los mrgenes son los adecuados para la encuadernacin? El grosor de las lneas enmarca correctamente los renglones y columnas que lleva la forma? El grosor de las lneas no vara excesivamente dentro de la forma? El grosor de las lneas resulta innecesario si cambia el color de la tinta o viceversa?

Tamao: El tamao se adecua al tipo de archivo que se va a utilizar? El tamao excede o resulta menor al necesario para contener la informacin? Tipo de papel:

El peso del papel es el adecuado para el tipo de manejo de la forma? El peso del papel soporta la intensidad de manejo? El peso del papel para las copias es recomendable?

 El peso del papel es lo suficientemente funcional si la forma se utiliza por ambos lados? El grosor del papel es recomendable para su manejo y archivo? El grosor del papel es el adecuado para la duracin que se pretende? El grosor del papel es recomendable para la apariencia y calidad deseada? Color (papel y tinta): Se ha considerado la utilizacin del color para el papel? Es necesario el color del papel en la forma y sus copias?

Es deseable fijar colores distintos para cada copia segn su destino? El color del papel se confunde con el color de la tinta? Es deseable imprimir la forma con ms de un color de tinta para una mejor presentacin y manejo? El color de tinta empleado vara el costo de las formas en comparacin con otro color? Tipografa: El tipo de impresin es el adecuado? El tipo de impresin facilita la lectura de la forma?

Carbonizado:

El papel carbn proporciona la nitidez deseable a las copias? El carbonizado del papel est preparado para que aparezcan solamente ciertos datos en las copias? El tipo de papel carbn utilizado es el ms adecuado y de menos costo? Tipo de Encuadernacin:
Es necesaria la encuadernacin? El tipo de encuadernacin es el adecuado para su funcionamiento?

 El tipo de encuadernacin es adecuado para su almacenamiento o archivo? El tipo de encuadernacin dificulta el llenado de la forma? El tipo de encuadernacin requiere de perforaciones para desprender las formas? El tipo de encuadernacin puede determinar los juegos de hojas que requiere la forma? El tipo de encuadernacin es factible de elaborar con el equipo con que cuenta la dependencia?

Bibliografa:
ORGANIZACIN Y MTODOS Un Enfoque Competitivo Benjamn Franklin Guillermo Gmez Ceja ORGANIZACIN DE EMPRESAS, ANLISIS DISEO Y ESTRUCTURAFRANKLIN FINCOWSKY ENRIQUE BENJAMN MXICO FCA UNAM "MANUALES ADMINISTRATIVOS: GUA PARA SU ELABORACIN" FRANKLIN FINCOWSKY ENRIQUE BENJAMN MXICO, FCA - UNAM