Auditores Internos de Calidad Ejercito

SENA: CONOCIMIENTO Y EMPRENDIMIENTO PARA TODOS LOS COLOMBIANOS
FORMACION DE AUDITORES INTETRNOS DE

CALIDAD ISO 9001:2008 NTC GP 1000:2009
1.1 HORARIO 8:00 a 17:00
CONTENIDO
I. GENERALIDADES
NTC GP1000-2009

II. ESTRUCTURA DE LA NORMA
NTCGP1000:2009

III. INTRODUCCIN A LAS AUDITORAS

IV. GESTIN DE UN PROGRAMA DE
AUDITORAS

V. ACTIVIDADES DE AUDITORA

VI. COMPETENCIA Y EVALUACION DE
AUDITORES
Objetivos Del Curso

Conocer la evolucin de la Norma Tcnica de la Gestin Pblica
NTCGP 1000:2009 y en general de los Sistemas de Gestin de
Calidad.
Entender los conceptos y principios de gestin de la calidad,
incluidos en la Norma NTCGP 1000:2009.
Interpretar y analizar los requisitos de la Norma NTCGP
1000:2009 para la implementacin de un Sistema de Gestin de la
Calidad.
Conocer la metodologa de planeacin, ejecucin, verificacin y
control de Auditorias Internas.
Desarrollar habilidades para la preparacin de documentos de
auditoria y conocimiento de las tcnicas de la auditoria interna.
Auditar algunos procesos del Sistema de Gestin de la
organizacin conforme a los lineamientos de la Norma 19011.
I. GENERALIDADES
NTC GP1000:2009

Introduccin Beneficios Ley 872 / 2003
Detectar y
corregir
desviaciones
de los procesos.
Control de
procesos, con el fin
de disminuir Q&R,
Denuncias.
Anlisis de resultados
de estadsticas
de los procesos.
Facilitar el Control
Poltico y ciudadano
a la calidad de la
gestin en Entidades.
Oportunidad para
ajustar los
Procedimientos de
las Entidades
Origen De La Norma NTCGP 1000
LEY 872
30/12/2003
Por la cual se crea el Sistema de Gestin de la
Calidad en la Rama Ejecutiva del Poder
Pblico y en otras Entidades Prestadoras de Servicios.

DECRETO 4110
09/12/2004
Por la cual se reglamenta la Ley 872 de 2003 y se adopta
la Norma Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica.

Decreto 4485
18/11/2009
Por medio de la cual se adopta la actualizacin de
la Norma Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica
NTCGP 1000.

El presente Decreto rige a partir de su publicacin y modifica en
lo pertinente al Decreto 4110 de 2004.
Origen y evolucin de la NTCGP 1000
Familia Norma NTCGP 1000
FAMILIA
GP1000
NORMA TCNICA DE CALIDAD
EN LA GESTIN PBLICA NTCGP 1000
Requisitos (fundamentos-vocabulario)
ISO 19011
Gua para
auditar SG
NTCGP 1000:2009
NOTA AL PIE: 1 Como parte de los principios de calidad (vase numeral 1.2) esta
norma hace nfasis en que la razn de ser de las entidades es prestar un servicio
dirigido a satisfacer a sus clientes. En este marco, y aunque no es un requisito
de esta norma, es deseable que el Sistema de Gestin de la Calidad se entienda y
emplee como una plataforma que le permite a las entidades trascender y
satisfacer tambin las necesidades no solo de los clientes sino de todas las
dems partes interesadas (vase 3.39).
1. Introduccin.
1.1 Generalidades
Esta figura muestra que las
partes interesadas juegan
un papel significativo para
definir los requisitos como
elementos de entrada.
Identificar y administrar la secuencia e interacciones.
Entrada
Salida
Controles
Proceso
A
Proceso
B
Proceso
C
Proceso
D

PROCESO: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que
interactan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados
Actividades
de proceso
Recursos
Controles (ej.: Indicadores)
Entradas Salidas
GENERALIDADES
NTCGP 1000:2009
PRINCIPIOS DE LA GESTIN DE LA CALIDAD
1. ENFOQUE AL CLIENTE
2. LIDERAZGO
Determina las expectativas,
necesidades y requisitos
para la satisfaccin del
Cliente.
Personal alineado en la
direccin y propsito
de la empresa /entidad.
3. PARTICIPACIN DEL
PERSONAL
Excelencia de la gente con
alto grado de tica en
la utilizacin de sus
Habilidades para el
logro de los objetivos.
NTCGP 1000:2009
4. ENFOQUE BASADO
EN PROCESOS
El resultado deseado se
Alcanza cuando las actividades
y los recursos se gestionan
como un proceso.
TRANSFORMACIN
ENTRADAS SALIDAS
PROVEEDOR
CLIENTE
CONTROL
ACTUAR PLANEAR
HACER
5. ENFOQUE DE SISTEMA
PARA LA GESTIN
Manejo de un sistema de
Procesos interrelacionado
para el logro de objetivos.
MEJORA CONTINUA DEL SGC
C

L

I

E

N

T

E

S

C

L

I

E

N

T

E

S

Responsabilidad de
a Gerencia
Gestin de
Recursos
Medicin,
Anlisis y
Mejoramiento
Realizacin del
Producto
SATISFACCION
Entrada
Salida
PRODUCTO Y/O
SERVICIO
REQUISITOS
NTCGP 1000:2009
P
PLANEAR
Definir las
Metas
Definir
los mtodos
que permitirn
alcanzar las metas
propuestas
V
VERIFICAR
Verificar los
resultados
de la tarea
ejecutada
H
HACER
Educar y
Entrenar
Ejecutar
la tarea y
recoger
los datos
Actuar
Correctivamente
A
ACTUAR
Ciclo P-H-V-A
6. MEJORA CONTINUA
Es la concepcin gerencial
bsica que dinamiza
la relacin entre el Hombre
y los Procesos y entre
los Procesos y los Resultados.
NTCGP 1000:2009
8. RELACIONES MUTUAMENTE
BENEFICIOSAS
CON EL PROVEEDOR.
7. ENFOQUE BASADO EN
HECHOS Y DATOS PARA LA
TOMA DE DECISIN.
Creacin de valor y
Capacidad de las
organizaciones.
Anlisis de datos e
informacin.
10. TRANSPARENCIA.
9. COORDINACIN,
COOPERACIN Y
ARTICULACIN.
Actuaciones y
decisiones claras.
Trabajo en equipo, en y
entre entidades.
NTCGP 1000:2009
II. ESTRUCTURA DE LA
NORMA NTC GP1000:2009

0. INTRODUCCIN.
1. OBJETO Y CAMPO DE APLICACIN.
2. REFERENCIAS NORMATIVAS.
3. TRMINOS Y DEFINICIONES.
4. SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD.
5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIN.
6. GESTIN DE RECURSOS.
7. REALIZACIN DEL PRODUCTO.
8. MEDICIN, ANLISIS Y MEJORA.
Anexos A, B, C Y D.
NDICE
HS
Salud y Seguridad
Ambiental
Calidad
Ejemplos:
- Planes de Desarrollo
Administrativo.
- MECI 1000: 2005.
Para integrar los sistemas de control interno y de desarrollo
administrativo algunos elementos de convergencia, se han
identificado en el Anexo C de la NTCGP 1000:2009.
COMPATIBILIDAD CON OTROS SISTEMAS DE GESTIN
NTCGP 1000:2009
OBJETO
Constituirse en una
herramienta de gestin
que permita dirigir y
evaluar el desempeo
institucional.
Satisfaccin social
en la prestacin de
los servicios a
cargo.
HERRAMIENTA DE GESTION CALIDAD Y SATISFACCION
SOCIAL
NTCGP 1000:2009
Los requisitos son genricos y se pretende que sean aplicables a todas las
entidades dentro del alcance de la ley 872 de 2003, sin importar tipo, tamao
o producto.
Oficial
Privada
Pequea
Grande
Producto
Servicio
APLICACION
NTCGP 1000:2009
Alta Direccin
Persona o grupo de personas que dirigen y controlan
del mximo nivel jerrquico de una entidad.
Adquisicin de
bienes y servicios
Cualquier modalidad de contratacin, convenio,
concesin o provisin de bienes y/o servicios,
inherentes al cumplimiento de la funcin de la entidad.
Entidades
Entes de la rama ejecutiva del poder pblico y otros
prestadores de servicios cubiertos bajo la Ley 872 de
2003.
TERMINOS Y DEFINICIONES
Calidad
Cliente
Grado en el que un conjunto de caractersticas
inherentes cumple con los requisitos.
Organizacin, entidad o persona que recibe un
producto y/o servicio.
NTCGP 1000:2009
Competencia
Aptitud demostrada para aplicar conocimientos y
habilidades
Efectividad
Eficiencia
Eficacia
Medida del impacto de la gestin tanto en el logro de
los resultados planificados, como en el manejo de los
recursos utilizados y disponibles.
Relacin entre el resultado alcanzado y los recursos
utilizados.
Grado en el que se realizan las actividades
planificadas y se alcanzan los resultados planificados.
Gestin
Documental
Conjunto de actividades administrativas y tcnicas
tendientes a la planificacin, manejo y organizacin de
la documentacin producida y recibida, desde su
origen hasta su destina final, con el objeto de facilitar
su utilizacin y conservacin.
NTCGP 1000:2009
Proceso
Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o
que interactan para generar valor y las cuales
transforman elementos de entrada en resultados.
Trazabilidad
Requisito
Registro
Capacidad para seguir la historia, la aplicacin o la
localizacin de todo aquello que est bajo
consideracin.
Necesidad o expectativa establecida, generalmente
implcita u obligatoria.
Documento que presenta resultados obtenidos o
proporciona evidencia de actividades ejecutadas.
NTCGP 1000:2009
SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD
4.2
Requisitos
de la
Documentacin
4.2.1 Generalidades
4.2.2 Manual de
la Calidad
4.2.3 Control de
Documentos
4.2.4 Control de
los Registros
4.1
Requisitos
Generales
NTCGP 1000:2009
Determinar procesos.
Determinar su Secuencia
Criterios y mtodos para asegurar
su eficacia y eficiencia.
Procedimientos
y puntos de control
Acciones de Mejora.
Seguimiento, medicin(cuando
sea aplicable) y anlisis.
Proceso
A
Proceso
B
Proceso
C
Proceso
D
Disponibilidad de Recursos e
informacin.
Puntos de control sobre riesgos.
REQUISITOS GENERALES
NTCGP 1000:2009
Poltica y Objetivos de calidad
Poltica de
Calidad
______________
__________
Objetivos de
Calidad
____________
Manual de Calidad.
Los documentos, incluidos los registros,
requeridos que permitan asegurarse de la
eficaz planificacin, ejecucin y control de
los procesos.
Procedimientos documentados y registros
Requeridos por la Norma.
GENERALIDADES
NTCGP 1000:2009
RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIN
5.1
Compromiso de
la Direccin
5.2
Enfoque
al Cliente
5.3
Poltica
de Calidad
5.4
Planificacin
5.5
Responsabilidad
Autoridad y
Comunicacin
5.6
Revisin por la
Direccin
5.4.1 Objetivos de la
calidad
5.4.2 Planificacin del
SGC
5.5.1 Responsabilidad y
Autoridad
5.5.2 Representante de la
Direccin
5.5.3 Comunicacin Interna
5.6.1 Generalidades
5.6.2 Informacin para la
revisin
5.6.3 Resultados de la
Revisin
NTCGP 1000:2009
Estructura NTCGP 1000:2009 Capitulo 5
Comunicar a los servidores pblicos
o particulares que ejerzan funciones
pblicas la importancia de satisfacer
los requisitos.
Establecer la Poltica y Objetivos de
la Calidad.
Llevar a cabo la Revisin por la
Direccin.
Asegurar la disponibilidad de
Recursos.
5.1 Compromiso de la Direccin
La Alta Direccin debe asegurarse de:

Adecuada al objeto de la entidad.
Coherente con el Plan de desarrollo, planes
sectoriales, sistema de control interno, planes
estratgicos.
Compromiso cumplir con requisitos de
clientes, mejora continua eficacia, eficiencia y
efectividad.
Marco de referencia para establecer y revisar
los Objetivos de la Calidad.
Es comunicada y entendida dentro de la
entidad.
Es revisada para su continua adecuacin.
5.3 Poltica de la Calidad.
La Alta Direccin debe establecer una Poltica de la Calidad:
GESTIN DE LOS RECURSOS
6.2.1. Generalidades
6.2.2 Competencia, Toma de
Conciencia y Formacin
6.2
Talento
Humano
6.3
Infraestructura
6.1
Provisin de Recursos
6.4
Ambiente de Trabajo
NTCGP 1000:2009
6.1
Provisin de
Recursos
Implementar y mantener
el sistema de gestin de
la calidad y mejorar
continuamente su
eficacia.
Aumentar las
satisfaccin del cliente
mediante el
cumplimiento de sus
requisitos.
Talento Humano
Infraestructura
Ambiente de Trabajo
6.2.2 Competencia, formacin y toma
de conciencia
Proporcionar formacin
o tomar otras acciones
para lograr la
competencia necesaria.
Evaluar las acciones
tomadas efecto sobre
la eficacia, eficiencia y
efectividad.
Asegurar que el
personal es consciente
de la pertinencia e
importancia de sus
actividades.
Registros apropiados
de educacin,
formacin, experiencia
y habilidades
Se debe determinar la
competencia necesaria para
el personal que realiza
trabajos que afectan la
conformidad con los
requisitos del producto.
7.1
Planificacin
Realizacin del
Producto y/o
prestacin del
servicio
7.6
Control de Equipos
de Seguimiento y
Medicin
7.2.1 Determinacin de
los requisitos
relacionados con el
producto y/o servicio
7.2
Procesos
relacionados con
el Cliente
7.2.2
Revisin de los
requisitos
relacionados con el
producto y/o servicio
7.2.3 Comunicacin
con el cliente
7.3.1
Planificacin
7.3
Diseo y
Desarrollo
7.3.2
Entradas
7.3.3 Resultados
7.3.4
Revisin
7.3.5 Verificacin
7.3.6
Validacin
7.3.7
Control Cambios
7.4
Adquisicin de
Bienes y
Servicios
7.4.1
Proceso de
Adquisicin de Bienes
y Servicios
7.4.2
Informacin de la
Adquisicin de Bienes
y Servicios
7.4.3
Verificacin productos
y/o servicios
contratados
7.5
Produccin y
Prestacin del
Servicio
7.5.1
Control de la
Produccin
7.5.2
Validacin de los
Procesos
7.5.3 Identificacin y
Trazabilidad
7.5.4
Propiedad del Cliente
7.5.5
Preservacin del
Producto
REALIZACIN DEL PRODUCTO O PRESTACIN
DEL SERVICIO
NTCGP 1000:2009
MEDICIN, ANLISIS Y MEJORA
8.5.1
Mejora Continua
8.5.2
Accin Correctiva
8.5.3
Accin Preventiva
8.2.1
Satisfaccin del Cliente
8.2.2
Auditora Interna
8.2.3
Seguimiento y Medicin de los
Procesos
8.2.4
Seguimiento y Medicin del
Producto y/o servicio
8.5
Mejora
8.1
Generalidades
8.2
Seguimiento y
Medicin
8.3
Control del
Producto y/o
Servicio No
Conforme
8.4
Anlisis de
Datos
NTCGP 1000:2009
Demostrar la conformidad del producto y/o servicio
Asegurar la conformidad del Sistema de Gestin de Calidad.
Mejorar la eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema de
Gestin de Calidad.
Se deben planificar las actividades de
Seguimiento, Medicin, Anlisis y Mejora
Para:
Se deben determinar los mtodos aplicables incluyendo tcnicas
estadsticas y el alcance de su utilizacin.
GENERALIDADES
NTCGP 1000:2009
III. INTRODUCCIN A LAS
AUDITORAS

La norma ISO 19011, ha sido preparada conjuntamente por :
el Comit Tcnico ISO /TC 176, Gestin y aseguramiento de la
calidad , Subcomit 3, tecnologas de apoyo y
el Comit Tcnico ISO /TC 207, Gestin ambiental, y el
Subcomit 2, auditora ambiental e investigaciones ambientales
relacionadas.
NTC ISO 19011 Directrices para la Auditora de
Sistemas de Gestin de la Calidad y Ambientales
3. Introduccin a las Auditorias
1. Objeto y campo de aplicacin.
2. Referencias normativas.
3. Trminos y definiciones.
4. Principios de auditora.
5. Gestin de un programa de auditora.
6. Actividades de la Auditora.
7. Competencia y evaluacin de los auditores.
NTC ISO 19011 Directrices para la Auditora de
Sistemas de Gestin de la Calidad y Ambientales
AUDITORA

Proceso sistemtico,
independiente y documentado
para obtener evidencias y
evaluarlas de manera objetiva
con el fin de determinar el
alcance al que se cumplen los
criterios de auditora
REFERENTES A LOS
AUDITORES:

Conducta tica : confianza,
integridad, confidencialidad y
discrecin.
Presentacin ecunime:
obligacin de reportar con
veracidad y exactitud.
Debido Cuidado profesional:
la aplicacin de diligencia y
juicio al auditar.
REFERENTES A LA
AUDITORA:

Independencia: la base
para la imparcialidad de la
auditora y la objetividad de
las conclusiones de la
auditora.
Enfoque basado en la
Evidencia : mtodo racional
para conclusiones de la
auditora fiables y
reproducibles.
PRINCIPIOS DE LA AUDITORIA

Criterios de
Auditoria
Conjunto de polticas, procedimientos o requisitos.
Nota: Los criterios de auditora se utilizan como una
referencia frente a la cual se compara la evidencia de la
auditoria.
Resultados de la evaluacin de la evidencia de la
auditora recopilada frente a los criterios de auditora.
Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra
informacin que son pertinentes para los Criterio s de
auditora y que son verificables.
Evidencia de
la Auditoria
Hallazgos de
la Auditoria
CLIENTE
AUDITOR
AUDITADO
Persona con la competencia para llevar A cabo una
auditora.
Organizacin o persona que solicita una auditora
ej. Gerencia general/responsable de un
rea/director de calidad.

Organizacin que es auditada.
Auditor:
Cliente de
La auditora:
Auditado:
Primera Parte - por una organizacin en s misma para
sus propios propsitos.
Segunda parte - por una organizacin interesada en otra
organizacin, por ejemplo un cliente en un proveedor.
Tercera parte - por una organizacin independiente,
tpicamente para la certificacin.
CLASIFICACION DE LAS AUDITORIAS
Auditor Auditado
Primera Parte
(auditora Interna)
Organizacin Organizacin
Segunda Parte
(Auditoria Externa)
Otra
Organizacin
Organizacin
Tercera Parte
(Auditoria Externa)
Organismo
Independiente
Organizacin
OBJETIVO DE LA AUDITORIA INTERNA
Evaluar el grado de adecuacin entre:
Los objetivos que se pretenden, Las disposiciones adoptadas, y Los
resultados obtenidos
Determinar la conformidad del sistema de gestin de calidad con las
disposiciones planificadas.
Proveer oportunidades de mejoramiento.
Evaluar la aptitud para alcanzar la calidad esperada, verificar la
aplicacin de las disposiciones contractuales.
Reconocer la capacidad para satisfacer los requisitos especificados .
Certificar, acreditar una organizacin auditora de certificacin o
acreditacin.
Taller No. 1
- TERMINOS Y DEFINICIONES DE LA 19011 -

IV. GESTIN DE UN
PROGRAMA DE AUDITORAS

4. Gestin de un Programa de Auditoria
Programa de
Auditoria
Conjunto de una o ms
auditoras planificadas
para un periodo de
tiempo determinado y
dirigidas hacia un
propsito especifico.
Nota: un programa de
auditora incluye las
actividades para
planificar, organizar y
llevar a cabo las
auditoras.
Autoridad para el programa
de auditora
Autoridad para el programa
de auditora
Definicin del programa de Auditora
Objetivos /Extensin.
Responsabilidades.
Recursos.
Procedimientos.
Definicin del programa de Auditora
Objetivos /Extensin.
Responsabilidades.
Recursos.
Procedimientos.
Implementacin del programa de Auditora
Evaluacin de auditores.
Asignacin de equipos
auditores.
Direccin de las actividades de
auditora.
Registro Actividades de la Auditoria.
Implementacin del programa de Auditora
Evaluacin de auditores.
Asignacin de equipos
auditores.
Direccin de las actividades de
auditora.
Registro Actividades de la Auditoria.
Seguimiento y revisin del programa de
auditora
Identificacin de oportunidades
de mejora
Seguimiento y revisin del programa de
auditora
Identificacin de oportunidades
de mejora
Competencia de
los auditores
Competencia de
los auditores
Actividades de
auditora
Actividades de
auditora
ACTUAR
Mejora del
programa de
auditora
Mejora del
programa de
auditora
PLANEAR
HACER
VERIFICAR
LOS OBJETIVOS DE UN PROGRAMA DE
AUDITORAS PUEDEN BASARSE EN :

Prioridades de la direccin.
Propsitos comerciales.
Requisitos del Sistema de gestin.
Requisitos legales, reglamentarios ,
contractuales.
Necesidad de evaluar proveedores.
Requisitos del cliente.
Necesidades de otras partes interesadas.
La responsabilidad de la gestin de un programa de auditora
debera asignarse a una o ms personas con conocimientos
generales de los principios de la auditora, de la competencia de
los auditores y de la aplicacin de tcnicas de auditora.
Estas personas deberan tener
habilidades para la gestin ,
as como conocimientos tcnicos y
del negocio pertinentes para las
actividades que van a auditarse

-La Programacin de las auditoras.
-Seleccin de los equipos auditores y la asignacin de funciones
y responsabilidades.
-Planeacin.
-Preparacin.
-Ejecucin.
-Informe de auditora.
-Seguimiento.
-La conservacin de los registros de auditora.
-La comunicacin de los logros globales del programa la alta
direccin.
LOS PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS DEL PROGRAMA DE
AUDITORA, DEBERIAN CONTENER LOS CRITERIOS PARA:

-Comunicacin del programa
-Evaluacin de auditores
-Seleccin del equipo auditor
-Provisin de recursos
-Realizacin de auditoras
-Revisin, aprobacin y distribucin del
informe.
-Conservacin de registros.
IMPLEMENTACIN DEL
PROGRAMA
Debe realizarse a intervalos
planificados para evaluar si se
han cumplido los objetivos y
para identificar oportunidades
de mejora.
PERIODICIDAD DESEABLE
DE LAS AUDITORAS:
6 MESES, SEGN LA
NATURALEZA DE LAS
ACTIVIDADES.
SEGUIMIENTO Y REVISIN
DEL PROGRAMA DE AUDITORA

V. ACTIVIDADES DE
AUDITORA

1. Determinacin de la factibilidad de la auditora.
2. Establecimiento del equipo de la auditora.
3. Contacto inicial con el responsable del proceso auditado
4. Cronograma del perodo.
1. Definicin de objetivos y criterio.
2. Planificacin de las actividades de las auditoras.
3. Asignacin de responsables del equipo auditor.
4. Establecimiento de documentos de trabajo.
1. Estudio de documentos.
2. Elaboracin de listas de verificacin.
1. Reunin de apertura.
2. Recopilacin y verificacin de informacin.
3. Hallazgos de la auditora y reuniones de enlace.
4. Comunicacin con el cliente y el responsable del
proceso auditado ( reuniones de retroalimentacin).
5. Preparacin de la reunin de cierre.
6. Reunin de cierre.
Programacin
Planeacin
Ejecucin
Preparacin
Informe
S
e
g
u
i
m
i
e
n
t
o

5. Actividades de Auditoria
ETAPAS DE LA AUDITORIA
Cmo programar auditoras internas?
Considere:
La importancia de la actividad.
Estado de la actividad.
Resultado de auditoras previas.
Disponibilidad de los auditados.
ETAPAS DE LA AUDITORIA - PROGRAMACION
Ejemplo: Programa
de Auditoras
FECHA
(MM/DD/AA)
PROCESO A
AUDITAR
RESPONSABLE
DEL PROCESO
TIPO DE
AUDITORIA
ALCANCE DE
AUDITORIA
EQUIPO AUDITOR

ETAPAS DE LA AUDITORIA - PROGRAMACION
Objetivos y alcance de la auditora.
Identificacin de las personas que tengan responsabilidades
directas con respecto a los objetivos y alcance.
Identificacin de los documentos de referencia (tales como la
norma aplicable del sistema de calidad y el procedimiento o
instructivo del auditado).
Identificacin de los miembros del equipo de auditora
Designacin del lder del equipo auditor.
Fecha y lugar donde va a ser realizada la auditora.
Hora y duracin esperados para cada actividad principal de la
auditora.
Distribucin del informe de la auditora y la fecha esperada de
publicacin.
ETAPAS DE LA AUDITORIA - PLANEACIN
Aprobado por el cliente.
Comunicado a los auditores y al auditado.
Suficientemente flexible para permitir cualquier
cambio que pueda surgir.
Cualquier revisin del plan debe ser acordado
entre las partes involucradas.
FECHA EN QUE SE EFECTUARA LA AUDITORIA:
HORA DE INICIO DE LA AUDITORIA:
HORA DE FINALIZACIN DE LA AUDITORIA:
RESPONSABLE (S) AREA AUDITADA :
EQUIPO AUDITOR :
Lder: ______________________________
Secundarios:_________________________
OBJETIVOS DE LA AUDITORIA:
.
ALCANCE DE LA AUDITORIA:
.
DOCUMENTACIN CON BASE A LA CUAL SE REALIZARA LA AUDITORIA:
ITEMS DE LA NORMA A AUDITAR:
FECHA DE LA ULTIMA AUDITORIA RECIBIDA EN EL REA:
OBSERVACIONES:
____________________
FIRMA AUDITOR LIDER
Taller No. 6
- PLAN DE AUDITORIA -
Documentos de trabajo

Son todos los documentos requeridos para facilitar las investigaciones
del auditor y para documentar y presentar los resultados, estos
documentos pueden ser:

Procedimientos de auditora
Listas de verificacin
Formatos de No Conformidad
Actas de Reunin
Formatos de informes de auditora
ETAPAS DE LA AUDITORIA - PREPARACION
Documentos del SGC
tales como:
_Registros.
_Normas.
_Guas.
_Procesos.
_Procedimientos.
REVISIN DE LA
DOCUMENTACION
- Es una herramienta para
relacionar los resultados y
ayudar a hacer una
sntesis.
- Su contenido depende
de la situacin a
examinar.
- Ayuda a preparar la
entrevista.
- Permite estructurar la
auditora.
LA LISTA
DE
VERIFICACIN
Propsitos de la lista de
verificacin:
_ Ayudar a la memoria.
_ Asegurar que se cubren los aspectos y puntos
de control.
_ Asegurar que la interaccin entre procesos sea
cubierta.
_ Asegurar profundidad y continuidad de la
auditora.
_ Ayudar al manejo del tiempo.
_ Organizar la toma de notas.
_ Es parte del reporte de auditora.
PREGUNTA ACTIVIDAD PRUEBA
HOJA DE CHEQUEO - AUDITORA
Pgina ___ de ___
Auditoria No.: ____________ Fecha: ____/_____/____ Actividad/Procedimiento: __________________________________________
______________________________________________________________________________________________________________
Auditor^Principal: _ ______________________________ Auditor(es): ________________________________________________
________________________________________________
EVIDENCIA
OBJ ETIVA
TIPO COMENTARIOS
4 Ejemplo de una lista de verificacin:
Mal uso de las listas de verificacin:
Los cuestionarios pueden limitar la
visin.
Los cuestionarios pueden obstruir
la comunicacin.
Un seguimiento estricto a la lista de
verificacin puede resultar en la
omisin de importantes pistas de
auditora.
Taller No. 7
- LISTA DE VERIFICACION -
1. Reunin de apertura.
2. Recopilacin y verificacin de informacin.
3. Hallazgos de la auditora y reuniones de enlace.
4. Comunicacin con el cliente y el responsable
del proceso auditado.
5. Preparacin de la reunin de cierre.
6. Reunin de cierre.
ETAPAS DE LA AUDITORIA - EJECUCION
_ Presentar el equipo.
_ Razn, alcance y criterio.
_ Revisin del plan de auditora
y mtodos.
_ Explicar acerca del muestreo.
_ Confidencialidad.
_ Mtodo de reporte.
_ Clasificacin de RNC.
_ Confirmar que el personal
est avisado y disponible.
_ Confirmar la logstica.
_ Requisitos de seguridad.
_ Preguntas.
Agenda de la reunin de apertura
El auditor debe estar listo para:
Seguir los procesos de un extremo hasta el otro, verificando la efectividad del control.
No limitarse a determinar la conformidad de las actividades. Evaluar tambin, si los
procesos tienen la capacidad para producir los resultados deseados.

El auditor debe evaluar los procesos y el
ciclo de gestin de mejora continua:
Programas de mejora se cumplen? recursos? adecuados?
Mediciones permiten evaluar si se alcanzan las mejoras propuestas?
Si no se alcanzan los objetivos se toman acciones correctivas ?
Mecanismos de mejora son sistemticos?
Identificar el propsito de cada proceso.
Identificar las entradas y salidas.
Establecer el flujo o secuencia de
actividades.
Identificar los recursos usados.
Identificar qu controles estn
implementados (procedimientos,
instrucciones, especificaciones, etc.)
Identificar los procedimientos planeados
de monitoreo que son necesarios para
mantener el control.
Aspectos a tener en cuenta:
Desarrollo de la auditora:
La tcnica o metodologa para ejecutar la auditora consta de
tres elementos:
La entrevista,
La observacin, y
La revisin de documentos.
Utilizar la lista de chequeo como una gua.
Identificar el circuito lgico del producto y seguirlo siempre que
sea posible.
Estar atento a cada indicio de fluya en la auditora.
Registrar las observaciones y en caso de no conformidades
validarlas con el auditado.
Evaluar.
Consiste en obtener pruebas tangibles (objetivas) de cmo el
sistema de calidad funciona correcta y efectivamente.
Un procedimiento
Un registro
Aprobaciones (vo.Bo.).
Una prctica demostrada.
EVIDENCIAS
OBJETIVAS
Recoleccin y verificacin de informacin:
Fuentes de informacin
Informacin
Evidencia de Auditora
Hallazgo de la Auditora
Conclusiones de la Auditora
Recoleccin y seleccin ( a travs de
revisin de documentos
entrevistas, observacin otros)
Verificacin
Comparacin con los
criterios de Auditoria
Revisin
RECOLECCIN DE EVIDENCIAS
1. Auditora Por Actividad
Investigacin a travs de una
de las actividades del
sistema.
2. Auditora Por Trazabilidad
Investigacin a travs de un
caso formal, un documento,
un producto, etc. siguiendo
su historia.
Recoleccin de evidencias,
Dos caminos para obtenerlas:
EL FONDO
Cubrimiento del tema
Quin, qu, cundo, cmo?
Exactitud de las referencias a otros
documentos
Secuencia adecuada
Coherencia
Actualizado
LA FORMA
Conformidad con la norma
fundamental de la empresa
Identificacin
LA APLICACIN
Adecuada difusin
Efectiva implementacin

Buscar evidencias objetivas:
Actividades Verificaciones
Calibracin
Separacin, Registros,
Autoridad, Trazabilidad
Calibracin
Programa de Calibracin
Hojas de vida
Registro Verificaciones
Revisin por la
Gerencia
Actas Rev. por la Direccin
Compras Evaluacin Proveedores
OBJETIVOS
Informacin
ETAPAS
CONCLUSIONES
Resultados
Efectividad
Eficacia
Objetivos
Requisitos
Riesgos y consecuencias
LA ENTREVISTA
PROCESO
DATOS DE
ENTRADA
DATOS DE
SALIDA
Preguntar
Escuchar
Reformular
Tomar Notas
Agradecer
Los % de la comunicacin:
Gestos, actitudes, mirada: 75%
Expresin oral : 25%
Tcnicas para hacer preguntas
Las preguntas deben:
Buscar informacin relevante.
No sugerir las respuestas.
No contener frases emotivas o deducciones.
Haga preguntas en forma natural.
Introduzca las preguntas en la conversacin
general.
No haga preguntas cruzadas.
Evite caer en la prctica preguntas-respuestas.
LA ENTREVISTA
Los siete amigos del auditor:
Mustreme!
Qu hace usted? Dnde lo almacena?
Por qu se firma? Quin lo autoriza?
Cundo lo enva
Cmo lo recibe?
Qu? Quin? Dnde? Por qu? Cundo?
Cmo?
Cul es el objetivo de este proceso?
Quienes lo integran?
Cules son los requerimientos que se han identificado de
las partes interesadas ( Cliente, organizacin, entorno )
Cules son los recursos necesarios para el proceso?
Verificar si lo visto corresponde a lo planificado
Mirar registros, resultados, mtodos ( trazabilidad)
P
Preguntas bsicas en relacin
Con los procesos utilizando el PHVA
H
Cmo se analizan los datos generados del proceso?
Hay datos de monitoreo o medicin por fuera de los lmites
Que se hace en estos casos?
Cules acciones y preventivas se han identificado?
Tienen registros de acciones correctivas, cual es su tendencia?
Evidenciar el seguimiento de cumplimiento de la eficacia de las
acciones correctivas
Cules son los mtodos que se aplican para monitorear este
proceso? Pedir Evidencia del monitoreo
Cules son los indicadores que se tienen de la medicin del
proceso? Pedir Evidencia de indicadores
Cul fue la ltima auditora que le realizaron?
Preguntas bsicas en relacin
Con los procesos utilizando el PHVA
V
A
Las relaciones entre los
auditores y los
auditados son crticas
para el xito de la
auditora.
Malos hbitos a
evitar durante sus entrevistas:
+Fingir atencin
+Ocuparse previamente
+Sobre reaccin
+Interrumpir al que habla
+Escuchar slo lo que queremos or
+Usar el tiempo de escuchar, para
pensar en otras cosas
Enfoque exitoso para la auditora :
Establecer un clima adecuado
Tranquilizar al auditado
Usar una tcnica adecuada para
hacer preguntas
Mantener informado al auditado
acerca de sus observaciones
Eliminar miedos
Elimine obstculos
Observar el lenguaje corporal
Ser amigable y diplomtico
Explicar la toma de notas
Cuales documentos revisar?
_Manual de calidad
_Procesos
_Procedimientos
_Instrucciones de trabajo
_Registros
_Normas
_Certificados
_Listado de distribucin
_Listado de documentos
_Contratos
_Pedidos
Mantngase observando
la evidencia fsica:

Productos
Equipo
Instrumentos
Condiciones
Operaciones
Manejo del tiempo
_El tiempo es siempre corto.
_Planee bien.
_No permita que su auditora se
extienda demasiado.
_No se enfoque en trivialidades.
_Decida el tamao de la muestra
y apguese a ella.
No conformidad:
No cumplimiento
de un requisito

ISO 9000:2005
REPORTES DE
NO
CONFORMIDAD
+ Un requisito de la norma o criterio de
auditora no se ha tomado en cuenta, no se
ha implementado.
+ Alguna desviacin o incumplimiento pone en
riesgo el desempeo de todo el sistema de
gestin de calidad.
+ Existe producto no conforme y es enviado al
cliente deliberadamente en ese estado.
+ Falla sistemtica en cumplir un requisito.
No Conformidad Mayor :
Incumplimiento puntual o
aislado de algn requisito de la
norma o criterio de auditora.
Falla no sistemtica.
PLANO
1998
PLANO
2010
DOCUMENTO OBSOLETO
No Conformidad Menor :
Nota: Se puede levantar una
no conformidad mayor por la
acumulacin de varias no
conformidades menores del
mismo requisito o criterio
(Ver definicin de n.m. Mayor)
Es deseable que contengan tres
elementos:
Redaccin de las No Conformidades
- LA CONCLUSIN
Genrica, breve, precisa y aceptada
por el auditado.
- LA REFERENCIA
Al requisito de la norma y/o manual
de calidad o procedimiento. Un
requisito a la vez, el que ms aplica.
- LA EVIDENCIA
Lista de hallazgos, respaldados con
evidencias objetivas o atestiguadas
por el auditado.
IRCA QUALITY AUDITS Incident Number ....................
NONCONFORMITY REPORT
Company under Audit: XYZ plc Note Number .............................
Area under review: ISO 9001 Clause Number
.
Category MAJOR* MINOR* * delete one
Deficiency
Auditor
4 de los 18 operarios que se encontraban empacando
alimentos, no estaban utilizando los gorros y tapabocas como lo
indica el procedimiento PP-01. Cdigo del vestuario para la
evitar la contaminacin de los alimentos durante su
manipulacin .
rea de empaque de alimentos
6.4
A. U. Ditor
4 rea/Proceso
4 Clasificacin
4 Evidencia
4 Referencia

4 Firma
Ejemplo:
Reportar el hallazgo explicando el
requisito que se incumple y
soportado en la evidencia objetiva.
SER:
O Claros
O Concisos y exactos
O Completos
O Que describan el problema
Esto ayuda a la investigacin y sirve
al auditor como una auto
verificacin, para evitar inventar los
requisitos.
Los Reportes de No Conformidad deben:
Ejemplo de Formato
Corrective Action Request
Company: Date: NCR
Number:
Auditor: Auditee:
Standard & Clause Major: Minor
Auditors Report:
(Nonconformance)
Signed:
Date:
Cause & Proposed Corrective Action:
Proposed Completion Date:
Date: Signature
Corrective Action Review:
Signed:
Date:
Reportes de No Conformidad
Formato utilizado para
los ejercicios
IRCA QUALITY AUDITS Incident Number ...............
NONCONFORMITY REPORT
Company under Audit: XYZ plc Note Number ..........................
Area under review: ISO 9001 Clause Number
.
Category MAJOR* MINOR* * delete one
Deficiency
Auditor
If you do not think that there is sufficient evidence of non-conformity, state the reasons for
your decision and state also what further actions the auditor should take.

+ No juzgue con base en las apariencias.
+ Est seguro de tener la evidencia
completa.
+ Est seguro de que su evidencia es
objetiva.
+ En caso de duda , investigue!
+ Identifique las pistas para investigaciones
adicionales.
Al redactar el reporte de no conformidad:
Taller No. 8
- REDACCIN NO CONFORMIDADES -
Preparacin reunin de cierre

Hacer el balance de las observaciones, incluir:

Resumen y conclusiones de la auditora

- Actividad auditada.
-Aspectos favorables.
-Aspectos no conformes.

Agradecer al auditado y nueva
presentacin del equipo.
Reiterar la razn, alcance y criterio.
Reportar las observaciones positivas
y negativas.
Declaracin
Confidencialidad.
Resumen General.
Preguntas y respuestas.
Acciones correctivas y
plazos.
Seguimiento.
Agenda de reunin de cierre
ETAPAS DE LA AUDITORIA - INFORME
Traduce fielmente las conclusiones de la reunin de
clausura.
Contiene el alcance y el objetivo de la Auditora.
Fecha de Auditora.
Equipo Auditor.
Los documentos de referencia consultados.
No Conformidades u Observaciones detectadas.
Puntos fuertes de la actividad auditada.

Aprobacin y distribucin
El informe debe:
1. Emitirse dentro del perodo de tiempo convenido. Si no es posible,
las razones del retraso deben ser informadas al cliente y debe
acordarse una fecha revisada de emisin.
2. Ser fechado y firmado por el lder del equipo auditor, revisado y
aprobado como est definido en los procedimientos
documentados.
3. Distribuirse a los destinatarios designados por el cliente de la
auditora.
El informe es propiedad del cliente y su confidencialidad debe ser
respetada y salvaguardada apropiadamente por los integrantes del
equipo de auditora y todos los destinatarios del informe.
ETAPAS DE LA AUDITORIA - INFORME
En el tiempo acordado.
Revisin de evidencia
documental.
Auditoria nuevamente
en el sitio.
Solamente revisar las
acciones correctivas.
No se empieza todo
nuevamente.
ETAPAS DE LA AUDITORIA - SEGUIMIENTO
Registros.
Certificados de
entrenamiento.
Procedimientos
modificados.
Fotografas.
Videos.
Evidencia documental
Para el seguimiento.
La auditora termina cuando se han concluido todas las actividades
indicadas en el plan de auditora, incluyendo la distribucin y
|aceptacin del informe de auditora.
ETAPAS DE LA AUDITORIA - TERMINACION
Auditor Auditado
Revisa eficacia
Propone la
Accin Correctiva
Acuerdo tiempo
Reconoce e investiga
Identifique,anote
& comunique
Aprueba NC
Prepare RNC
Implementa,
verifica & notifica

VI. COMPETENCIA Y
EVALUACION DE
AUDITORES
Responsabilidades Auditores
Seguir el plan y los
procedimientos de Auditoria.
Permanecer dentro del
alcance de la auditora.
Planear y ejecutar las labores
individuales efectivamente.
Recolectar y analizar
evidencias con exactitud.
Mantener la confidencialidad.
Reportar las observaciones, no
conformidades y fortalezas.
Verificar las acciones
correctivas.
Cooperar con y apoyar al
auditor lder.
No retener y/o mantener
documentacin.
Actuar de manera tica.
Responsabilidades Adicionales del Auditor Lder
Obtener toda la informacin
requerida para la planificacin.
Ayudar a la seleccin del
equipo.
Preparar el plan de auditora.
Asignar tareas individuales.
Asegurar que los documentos
de trabajo estn preparados.
Representar el equipo de
auditora.
Presidir las reuniones de
apertura y cierre.
Asegurar el progreso de la
auditora de acuerdo al plan.
Asegurar que las reuniones de
enlace se lleven a cabo
regularmente.
Asegurar que los resultados de
auditora sean reportados de
una forma clara, concluyente y
sin demoras.
Auditor Interno

_Poder limitado dependiendo
del respaldo gerencial
_Un compromiso y respaldo
insuficiente de la gerencia
puede arriesgar la efectividad
de las auditoras internas
_Conoce la gente, lo cual
puede ayudar a la
comunicacin
_Gua para el auditor externo
Auditor Externo

_Alto grado de poder, no abuse
de l
_Sus recomendaciones son de
gran importancia para el
auditado, asegrese que estn
bien fundamentadas
_Un punto de vista externo ayuda
a identificar problemas
_Ayuda a la auditora interna
_Imparte conocimiento
Competencia Auditores

Experiencia laboral.
Experiencia en Auditoras.
Formacin como auditor.
Conocimientos y
habilidades especficos de
calidad.
Atributos personales.
Los auditores desarrollan, mantienen y mejoran su competencia a travs
del continuo desarrollo profesional y de la participacin regular en
auditoras.
Habilidades Auditores
Habilidad para
entender el problema
rpidamente sin saltar
a conclusiones.
Perceptividad
La habilidad para vencer las
dificultades y mantener el
curso de accin planeado a
pesar de las contrariedades.
Persistencia

La habilidad para ver cosas
desde diferentes puntos de
vista y adaptarse a
circunstancias cambiantes.
Punto de vista flexible
Enfoque Disciplinado
Habilidad para enfocar un
problema lgica y
sistemticamente.
Habilidad para definir los
lmites de responsabilidad del
rea de investigacin.
La habilidad para expresar
claramente juicios, ideas y
propuestas, tanto oral como
por escrito.
Habilidades de
Presentacin
Habilidades Tcnicas
Habilidad para investigar y determinar el
grado de cumplimiento en todas las
reas y procesos.
Habilidad para
comunicarse y trabajar con
otras personas de
diferentes niveles y
experiencia.
Habilidades
Sociales
Caractersticas Positivas
Corts.
Amigable.
Servicial.
Constructivo.
Informativo.
Perceptivo.
Juicioso.
Tenaz.
Mente abierta.
Diplomtico.
Honesto.
Maduro.
Modesto.
tico.
Caractersticas para Evitar
Criticn.
Polmico.
Agresivo.
Desconsiderado.
Inconsistente.
Indeciso.
Inflexible.
Perezoso.
Errtico.
Susceptible.
No prctico.
Sabelotodo.
Declogo del Auditor
Sea objetivo y racional en todas sus actuaciones. Aplique
siempre principios ticos y morales; en su comportamiento y en
su desempeo profesional.
Sea discreto y mantenga la confianza en la informacin
obtenida.
Cumpla estrictamente las normas y disposiciones
reglamentarias de la organizacin auditada
La auditora no se realiza en el escritorio del gerente o en la
sala de conferencias. Evale con objetividad en el sitio de los
acontecimientos.
Mantenga siempre el control de la auditora y compruebe todas
las informaciones personalmente. Case a los parmetros
preestablecidos para la ejecucin de la misma.
Permita que su interlocutor se exprese. Recuerde que la
cortesa no est dems y siempre es el mejor camino.
Concntrese. Evite que sus pensamientos su atencin se
desve.
No se considere demasiado bueno como para no aprender
de los dems. Recuerde que cada auditora es una
experiencia nueva.
Asegrese de conocer plenamente los hechos y de
obtener evidencias objetivas de los aspectos auditados,
antes de emitir cualquier juicio.
Exponga los hechos ajustndose a la realidad sin herir
susceptibilidades o crear conflictos.
Declogo del Auditor

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