Gestin de las Adquisiciones del Proyecto

Expositores:

Gestin de las Adquisiciones

Gestin de las Adquisiciones

Procesos para comprar o adquirir
Bienes
Servicios Resultados

Entidades Privadas

Contratacin centralizada

Entidades Estatales

Contratacin descentralizada

Planificar las adquisiciones

Plan de Gestin del Proyecto

Plan de Gestin de las Adquisiciones

Enunciado del Trabajo de las adquisiciones

Decisin de Hacer o Comprar

Solicitud de Propuesta (RFB)

Documentos de las adquisiciones

Invitacin a Licitacin (IFB) Solicitud de Presupuesto (RFQ)

Planificacin

Efectuar las adquisiciones

Seleccin de Proveedores

Contratos

Ejecucin

Administrar las adquisiciones

Solicitud de cambios Control

Control Integrado de cambios

Acciones Correctivas / Preventivas

Solicitud de Cambio Aprobado

Ejecucin

Cerrar las adquisiciones

Adquisiciones cerradas

Cierre

Auditorias

Aceptacin Formal

Rol del Director de Proyectos

Aprende el proceso de Adquisiciones

Comprende trminos y condiciones del contrato

Identifica riesgos e incorpora la mitigacin

Ajusta el cronograma

Se asegura que todo el trabajo se lleve a cabo

Planificar las Adquisiciones

Planificar las Adquisiciones

Qu necesitamos comprar? Planificar las Adquisiciones Cunto vamos a comprar? Cundo lo vamos a comprar? Cmo lo vamos a comprar?

Planificar las Adquisiciones

Actividades realizadas en la Planificacin de las Adquisiciones:

Realizar anlisis de hacer o comprar Crear el plan de gestin de adquisiciones Crear un enunciado del trabajo de las adquisiciones para cada una de las adquisiciones Crear un tipo de contrato para cada una de las adquisiciones Crear los documentos de las adquisiciones Criterios de seleccin de proveedores

Planificar las Adquisiciones

11.2 Identificar los Riesgos 5.1 Recopilar Requisitos Registro de Riesgos Enunciados del Trabajo Relativo a Adquisiciones Documentos del Proyecto

Documentacin de Requisitos

5.3 Crear la EDT 6.3 Estimar los Recursos delas Actividades 6.5 Desarrollar el Cronograma 7.1 Estimar los Costos 7.2 Determinar el Presupuesto 11.5 Planificar la Respuesta a los Riesgos

Lnea Base del Alcance Requisitos de Recursos de la Actividad Cronograma del Proyecto 12.1 Planificar las Adquisiciones Solicitudes de Cambio Plan de Gestin de las Adquisiciones

4.5 Realizar el Control Integrado de Cambios

Criterios de Seleccin de Proveedores Decisiones de Hacer o Comprar Estimacin de los Costos de las Actividades Lnea Base del Desempeo de Costos 12.2 Efectuar las Adquisicione s

4.2 Desarrollar el Plan para la Direccin del Proyecto

Acuerdos Contractuales Relacionados con los Riesgos

Activos de los Procesos Acuerdos de la para Organizaci trabajar n en Equipo Factores Ambientale s de la Empresa Empresa / Organizaci n

Documentos de la Adquisicin

10.1 Identificar a los Interesados

Vendedores

Planificar las Adquisiciones

Entradas Lnea base del Alcance Documentacin de Requisitos Acuerdos para Trabajar en Equipo Registro de Riesgos Acuerdos Contractuales Relacionados con los Riesgos Requisitos de Recursos de la Actividad Cronograma del Proyecto Estimacin de Costos de las Actividades Lnea Base del Desempeo de Costos Factores Ambientales de la Empresa Activos de los Procesos de la Organizacin Herramientas y Tcnicas Anlisis de Hacer o Comprar Juicio de Expertos Tipos de Contrato Salidas Plan de Gestin de las Adquisiciones Enunciado del Trabajo Relativo a Adquisiciones Decisiones de Hacer o Comprar Documentos de la Adquisicin Criterios de Seleccin de Proveedores Solicitudes de Cambio

Planificar las Adquisiciones

Entradas
Factores ambientales de la empresa:

Condiciones del mercado Productos, servicios y resultados disponibles en el mercado Proveedores, su desempeo anterior o reputacin Trminos y condiciones tpicos para los productos, servicios y resultados, o para la industria Requisitos locales especficos

Planificar las Adquisiciones

Entradas
Activos de los procesos de la organizacin:

Polticas y procedimientos de adquisicin Contratos estndar Lecciones aprendidas de proyectos pasados Lista de proveedores pre-calificados Tipos de contrato a utilizar

Planificar las Adquisiciones

Herramientas y Tcnicas:

Anlisis de hacer o comprar Juicio de expertos Tipos de contrato

Planificar las Adquisiciones

Herramientas y Tcnicas
Anlisis Hacer o Comprar:

Capacidad de recursos

Disponibilidad de recursos

Informacin confidencial

Necesidad de mantener el control

Planificar las Adquisiciones

Herramientas y Tcnicas
Tipos de Contrato:
Categoras de Contrato Precio Fijo

Tipos de Contrato Precio Fijo Cerrado Precio Fijo ms honorarios con incentivos Precio Fijo con Ajuste Econmico de Precio Costo ms Honorarios Fijos Costo ms Honorarios con Incentivos Costo ms Honorarios por Cumplimiento de Objetivos Tiempo y Materiales

Costos Reembolsables

Tiempo y Materiales

Planificar las Adquisiciones

Herramientas y Tcnicas
Tipos de Contrato - Riesgos:

Planificar las Adquisiciones

Salidas

Plan de Gestin de las Adquisiciones Enunciado del Trabajo Relativo a la Adquisicin Decisiones de Hacer o Comprar Documentos de la Adquisicin Criterios de Seleccin de Proveedores Solicitudes de Cambio

Planificar las Adquisiciones

Salidas

Criterios de Seleccin de Proveedores

Criterios
Precio Plazo Calidad Seguridad Atencin Entendimientos de las necesidades del cliente Habilidades tcnicas

Factor de Ponderacin
18 15 12 4 2 5 8

Recursos Financieros
Referencias

11
5

Calificaciones Individuales Metodologa

10 10

Efectuar las Adquisiciones

Efectuar las Adquisiciones

Plan para la direccin del Proyecto Documentos de la Adquisicin Criterios de Seleccin de Proveedores Propuestas de los Vendedores Documentos del Proyecto Decisiones de Hacer o Comprar Acuerdos para Trabajar en Equipo Activos de los Procesos de la Organizacin Conferencia de Oferentes Tcnicas de Evaluacin de las Propuestas Estimaciones Independientes Juicio de Expertos Publicidad Bsqueda en Internet Negociacin de Adquisiciones Actualizacin al Plan para la Direccin del Proyecto Actualizaciones a los Documentos del Proyecto Vendedores Seleccionados Adjudicacin del Contrato de Adquisicin Calendario de Recursos Solicitudes de Cambio

Efectuar adquisiciones
1 Obtener Respuestas de Vendedores

2 Seleccionar Vendedor

3 Adjudicar un Contrato

Efectuar adquisiciones
1 Obtener Respuestas de Vendedores

Cmo lo hacemos?

1 Obtener Respuestas de Vendedores

Qu tenemos?
Plan de Gestin de las Adquisiciones Publicidad

Documentos de la Adquisicin
Lista de Vendedores Calificados Documentos del Proyecto Bsqueda Internet

Activos de los Procesos de Negocios

Conferencias de Licitadores

Publicidad

El Sistema Electrnico de Adquisiciones y Contrataciones del Estado (SEACE), es el sistema electrnico que permite el intercambio de informacin y difusin sobre las adquisiciones y contrataciones del Estado, as como la realizacin de transacciones electrnicas.

Bsqueda en Internet

El Registro Nacional de Proveedores - RNP, cuyo desarrollo, administracin y operacin est a cargo del OSCE, est conformado por los siguiente registros: Registro de Proveedores de Bienes Registro de Proveedores de Servicios Registro de Consultores de Obras Registro de Ejecutores de Obras Registro de Inhabilitados para Contratar con el Estado

Bsqueda en Internet

Efectuar adquisiciones
2 Seleccionar Vendedor

Cmo lo hacemos?

2 Seleccionar Vendedor

Qu tenemos?
Plan de Gestin de las Adquisiciones Tcnicas de Evaluacin de las Propuestas Estimaciones Independientes

Documentos de la Adquisicin
Criterios de Seleccin de Proveedores Acuerdos para trabajar en Equipo

Juicio de Expertos
Negociacin de las Adquisiciones

Documentos del Proyecto

Activos de los Procesos de Negocios

Tcnicas de Evaluacin de las Propuestas

EVALUACIN DE PROPUESTAS La evaluacin de propuestas se realizar en dos (02) etapas: La evaluacin tcnica y la evaluacin econmica. Los mximos puntajes asignados a las propuestas son : Propuesta Tcnica : 100 puntos Propuesta Econmica : 100 puntos Las propuestas tcnicas que no alcancen el puntaje mnimo de ochenta (80) puntos, sern descalificadas en esta etapa y no accedern a la evaluacin econmica.

Tcnicas de Evaluacin de las Propuestas

Evaluacin Econmica

Si la propuesta econmica excede el valor referencial ser devuelta.

La evaluacin econmica consistir en asignar el puntaje mximo establecido a la propuesta econmica de menor monto. Al resto de propuestas se les asignar un puntaje inversamente proporcional, segn la siguiente frmula: Pi = Om x PMPE/Oi Donde: i = Propuesta Pi = Puntaje de la propuesta econmica i Oi = Propuesta Econmica i Om = Propuesta Econmica de monto o precio ms bajo PMPE = Puntaje Mximo de la Propuesta Econmica

Tcnicas de Evaluacin de las Propuestas

Determinacin del Puntaje Total El puntaje total de la propuesta ser el promedio ponderado de ambas evaluaciones, obtenido de la siguiente frmula: PTPi = c1 PTi + c2 Pei Donde:

PTPi = Puntaje total del postor i PTi = Puntaje por evaluacin tcnica del postor i PEi = Puntaje por evaluacin econmica del postor i c1 = Coeficiente de ponderacin para la evaluacin tcnica = 0.70 c2 = Coeficiente de ponderacin para la evaluacin econmica = 0.30

Tcnicas de Evaluacin de las Propuestas

EVALUACIN TCNICA (100 puntos) A: FACTORES REFERIDOS AL POSTOR (45 puntos)

A.1 Experiencia del Postor en la Actividad (35 puntos)

Se calificar considerando el monto facturado acumulado por la prestacin de servicios iguales y/o similares al objeto de la convocatoria.

Periodo no mayor a cinco (5) aos a la fecha de la presentacin de la propuesta. Tal experiencia se acreditar mediante contratos
Mayor a S/. 1,000,000.00 Mayor a S/. 800,000.00 hasta S/. 1,000,000.00 Mayor a S/. 600,000.00 hasta S/. 800,000.00 Mayor a S/. 400,000.00 hasta S/. 600,000.00 Facturacin acumulada hasta S/. 400,000.00 35 puntos 30 puntos 25 puntos 20 puntos 15 puntos

Tcnicas de Evaluacin de las Propuestas

A.2 Cumplimiento del Servicio brindado por el Postor (10 puntos) B: FACTORES REFERIDOS AL PERSONAL PROPUESTO (30 puntos) B.1 Experiencia del personal
Gerente del Proyecto

De 3 a ms Proyectos 10 Puntos Hasta 2 proyectos (Requisito Mnimo) Sin Puntaje Consultor Senior De 3 a ms Proyectos 10 Puntos Hasta 2 proyectos (Requisito Mnimo) Sin Puntaje Consultor en Implementacin De 3 a ms Proyectos 10 Puntos Hasta 2 proyectos (Requisito Mnimo) Sin Puntaje

Tcnicas de Evaluacin de las Propuestas

C: FACTORES REFERIDOS AL OBJETO DE LA CONVOCATORIA (20 puntos)

C.1 Plazo de la prestacin (10 puntos) Menos de 140 das calendario Menos de 150 hasta 140 das calendario 150 das calendario (Requisito mnimo) 10 Puntos 5 puntos Sin Puntaje

C.2 Tiempo de Garanta (10 puntos) 24 meses 18 meses 12 meses (Requisito mnimo) 10 puntos 5 puntos Sin puntaje

Tcnicas de Evaluacin de las Propuestas

D: MEJORAS A LAS CONDICIONES PREVISTAS ( 5 puntos) D.1 Consultores adicionales 1 consultor adicional 2 consultores (requisito mnimo) 5 puntos Sin puntaje

Efectuar adquisiciones
3 Adjudicar un Contrato

Efectuar las Adquisiciones

Empresa/ Organizaci n Activos de los Procesos de la Organizacin Lista de Vendedores Calificados 12.1 Planificar las Adquisicione s Documentos de la Adquisicin Criterios de Seleccin de Proveedores Decisiones de Hacer o Comprar Documentos del Proyecto 6.3 Estimar los Recursos de las Actividades 6.4 Estimar la Duracin de las Actividades 6.5 Desarrollar el Cronograma

Acuerdos para trabajar en Equipo Propuestas de los Vendedores Vendedores 12.2 Efectuar las Adquisiciones Calendarios de Recursos

Adjudicacin del Contrato de Adquisicin

Solicitudes de Cambio
7.2 Determinar el Presupuesto

Plan de Gestin de las Adquisiciones

Vendedores Seleccionados 12.3 Administrar las Adquisicione s 9.3 Desarrollar el Equipo del Proyecto 4.5 Realizar el Control Integrado de Cambios

4.2 Desarrollar el Plan para la Direccin del Proyecto

Actualizaciones al Plan para la Direccin del Proyecto

Administrar las Adquisiciones

Administrar las Adquisiciones

Proyecto en ejecucin
Seguimiento de los distintos Contratos Verificar los Entregables Evaluar el rendimiento del vendedor Asegurar que ambas partes cumplan con sus obligaciones contractuales

Control de los distintos contratos

Realizar la gestin de los Pagos

Acciones de Trabajo que se Deben de Hacer

Supervisar el Desempeo del Contrato

Realizar Inspeccin y auditora

Documentar

Controlar la Calidad

Resolver Conflictos

Revisar las reclamaciones

Celebrar reuniones de revisin del rendimiento

Diagrama de Flujo de Datos del Proceso

4.2 Desarrollar el Plan para la Direccin del Proyecto 4.3 Dirigir y Gestionar la Ejecucin del Proyecto 4.5 Realizar el Control Integrado de Cambios
Plan de gestin de la adquisicin Actualizaciones al plan para la direccin del proyecto

12.2 Efectuar las Adquisicion es

Contrato

Inf. Sobre el desempeo del trabajo

Solicitudes de cambio aprobadas

12.3 Administra r las Adquisicion es

Documentacin de la adquisicin

4.5 Realizar el Control Integrado de Cambios

Actualizaciones a los anchos de los Procesos de la Organizacin

10.5 Informar el Desempeo

Informe de Desempeo

12.4 Cerrar las Adquisicion es

Empresa / Organizaci n

Documentos del Proyecto

Documentacin de la adquisicin

Administrar las Adquisiciones: Entradas,

Herramientas y Tcnicas, y Salidas
Entradas Documentos de la Adquisicin Plan para la Direccin del Proyecto Contrato Informes de Desempeo Solicitudes de Cambio Aprobadas Informacin sobre el Desempeo del Trabajo Herramientas y Tcnicas Sistema de Control de Cambios del Contrato Revisiones del Desempeo de las Adquisiciones Inspecciones y Auditoras Informes de Desempeo Sistemas de Pago Administracin de las Reclamaciones Sistema de Gestin de Registros Salidas Documentacin de la Adquisicin Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organizacin Solicitudes de Cambio Actualizaciones al Plan para la Direccin del Proyecto

Documentos de la Adquisicin
Adjudicacin del contrato de Adquisicin Enunciado del Trabajo Nro. De Referencia del Licitacin / Propuesta Alcance del Contrato A quienes se envi el pedido de propuesta.

Nro. 02-2008 - PJ
Contratacin de una firma consultora para el desarrollo del Portal Web que mejore la productividad del personal jurisdiccional del Poder Judicial. IMB del Per S.A.C Bull Argentina S.A. Azertia Tecnologas de la Informacin S.A. & Services S.A. System IMB del Support Per S.A.C (4oooooo)

Precios

Bull Argentina S.A. (3000000) Azertia Tecnologas de la Informacin S.A. (2000000) System Support & Services S.A.

Cuyas propuestas fueron rechazadas

IMB del Per S.A.C . Bull Argentina S.A. Azertia Tecnologas de la Informacin S.A.

Por no ajustarse sustancialmente a los documentos de las bases y no satisfacen las condiciones tcnicas y trminos estipulados en dichos documentos.

Nombre del proveedor seleccionado.

Nombre: System Support & Services S.A. Precio del contrato: 1445,504.90 Incluye: Impuestos Alcance: Contratacin de una firma consultora para el desarrollo del Portal Web que mejore la productividad del personal jurisdiccional del Poder Judicial. Servicio de consultoria basado: Calidad y Costos

Plan para la Direccin de Proyecto

Plan de Gestin de las adquisicio

Desarrollo de la Documentacin de la Adquisicin

Cierre del Contrato

Cmo se Gestionar los Proceso de Adquisi

Contrato
Pag o

Calendario de pagos
Fecha de Entrega de Producto (contado a partir del inicio de la prestacin de servicios) % del monto total del contrato 20% Monto en S/.

Productos a Entregar

1er.

Adelanto de pago Alquiler de Servidores

265,863.2 1 116,188.8 4

2do.
3er. 4to. 5to.

.
. . A la presentacin y aprobacin del Producto 4: Informe final, documento de levantamiento de observaciones y conclusin del proyecto. Informe final del servicio con la descripcin de todas las actividades y entregables incluyendo los indicadores de gestin de servicio. Manuales y documentacin tcnica

A los 30 das
A los 60 das A los 150 das A los 180 das

30%
20% 20% 10%

398,794.8 2
265,863.2 1 245,697.4 0 132,931.6 1

Caractersticas Tcnicas del Software

Integracin con herramientas de desarrollo y estndares Incluye herramienta de desarrollo de Portlets (JSR 168) o plugin con licencia de uso, soporte y mantenimiento por el mismo periodo que el solicitado para la solucin. El portal debe estar alineado con las especificacin JSR 168 (www.jcp.com). Debe de soportar nativamente la llamada de web services basado en el estndar Web Services for Remote Portlets (WSRP). Debe de incluir un framework de desarrollo que acelere el desarrollo de los portlets. Performance Incluye componentes de integracin y presentacin que permitan reducir 10,000 Usuarios Registrados el tiempo de desarrollo de los portlets. 3,500 usuarios con sesin iniciada y trabajando en una hora

100 Concurrentes (dando clic al mismo instante)

Soporte y Mantenimiento Se debe brindar soporte tcnico como mnimo 2 aos.

Se deben brindar actualizaciones para el portal lo cual incluye todos sus componentes como mnimo por 2 aos.
El soporte debe ser como mnimo 7 x 24 todo el ao

Informes de Desempeo
Documentacin relacionada con el rendimiento del proveedor

Incluye

Entregables completados Documentacin Tcnica Entregables no comp

Solicitudes de Cambio Aprobadas

Se tiene que Ocasionan modificacin en

Documentar Formalmente Contrato Ser aprobados antes de ser implementados Precios Descripcin del prod

Informacin sobre el Desempeo del Tra

Estado

Alcan ce

Tiemp o x

Calida Comentarios d Se tiene un avance general al 46%, habindose realizado un ajuste en la duracin del proyecto

Por debajo de lo planificado En lnea con x lo planificado Por encima de lo planificado

Reporte de Avance: El avance general del proyecto en la fecha es: 46%.

Administrar las Adquisiciones: Herramientas y Tcnicas

Define el proceso por el cual la adquisicin puede ser cambiada

Sistema de Control de Cambios del Con

Procedimient os Formularios

Sistema de Seguimiento
Niveles de Aprobacin

Revisiones del Desempeo de las Adqui

Verificar el desempeo del proveedor

Verificar
Auditoria de Calidad Permite Revisar la Documentaci n

Cuantificar la capacidad o incapacidad demostrada por el proveedor para realizar el trabajo.

Sistemas de Pagos

Realizar la entrega de los entregable

Certificar que el trabajo es satisfactorio

Efectuar el pago

Document

Administracin de Reclamaciones

Conflictos

Reclamacion es
Impugnaci n Apelaciones

Negociaci n

Procedimientos de resolucin alternativa de conflictos establecidos en el contrato

Sistema de Gestin de Registros

Se debe de Registrar todo
Puede incluir: sistema de clasificacin, sistemas de almacenamiento y sistemas de recuperacin de la informacin.

Con la finalidad Conversacio nes

Pagos

Para absolver cualquier tipo de duda

Gestor de contenido (alfresco,content management)

Administrar las Adquisiciones: Salidas

Documentacin de la adquisicin

Cronogra ma

Contrato

Registros de pagos

Solicitud de cambios aprobados y no aprobados Entregables Informes de desempeo del vendedor

Actualizaciones de los activos de los procesos de la organizacin

Evaluacin del desempeo del vendedor

Cronograma y solicitudes de pago

Correspondencia

Solicitudes de Cambio
Administrar las adquisiciones Puede generar solicitudes de cambio El plan para la direccin del proyecto Cronograma del proyecto Plan de gestin de las adquisiciones El proceso que revisa y autoriza las La lnea base del costo solicitudes de cambio es:

Realizar el control integrado de cambios

Actualizaciones al plan para la direccin El plan proyecto de gestin de la adquisicin del

La lnea base del cronograma

Cerrar las Adquisiciones

Cerrar las Adquisiciones

FINALIZAR CADA ADQUISICION PARA EL PROYECTO CERRAR EL PROYECTO O FASE

CERRAR AQUISICIONES INDIVIDUALES Y CERRAR EL PROYECTO

CERRAR LA FASE DEL PROYECTO

Cerrar las Adquisiciones

ADQUISICION 4

ADQUISICION 3

ADQUISICION 2

ADQUISICION 1

CIERRE DEL PROYECTO

Cerrar las Adquisiciones

FASE1

ADQUISICION 4

FASE 3

ADQUISICION 3 CIERRE DE FASE ADQUISICION 2

FASE 2

ADQUISICION 1

CIERRE DEL PROYECTO

Diagrama de Flujo de Datos del Proceso

12.3 Administrar las adquisiciones

4.2 Desarrollar el Plan para la Direccin del Proyecto

Documentos de la adquisicin

Plan de Gestin de las adquisiciones

12.4 Cerrar las adquisiciones

Actualizaciones de los Activos de los Procesos de la Org.

Empresa/ Organizacin

Adquisiciones cerradas

Cerrar las Adquisiciones: Entradas,

Herramientas y Tcnicas, y Salidas

Entradas Plan para la Direccin del Proyecto Documentacin de la Adquisicin

Herramientas y Tcnicas
Auditorias de la Adquisicin Acuerdos Negociados Sistema de Gestin de Registros

Salidas Adquisiciones Cerradas Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organizacin

Cerrar las Adquisiciones: Entradas

1. Plan para la Direccin del Proyecto
2. Documentacin de la Adquisicin

RECOPILA

CLASIFICA

ARCHIVA

Cerrar las Adquisiciones: Herramientas y

Tcnicas
1. Auditoria de la Adquisicin

PLANIFICAR ADQUISICIONES EFECTUAR ADQUISICIONES ADMINISTRAR ADQUISICIONES

Cerrar las Adquisiciones: Herramientas y

Tcnicas
2. Acuerdos Negociados

NEGOCIACION DIRECTA

MEDIACION O ARBITRAJE

LITIGIO EN TRIBUNALES

Cerrar las Adquisiciones: Herramientas y

Tcnicas
3. Sistema de Gestin de Registros

Cerrar las Adquisiciones: Salidas

1. Adquisiciones Cerradas

NOTIFICACION FORMAL

Cerrar las Adquisiciones: Salidas

2. Actualizacin a los Activos de los Procesos de la Organizacin
ACEPTACION DE ENTREGABLES
ACEPTACION INCONDICIONAL ACEPTACION PARCIAL ACEPTACION COMPLETA CON CONDICIONES RECHAZO TOTAL

DOCUMENTACION SOBRE LECCIONES APRENDIDAS

Muchas gracias ...