REQUISITOS ARCHIVISTICOS DE UN SISTEMA DE DIGITALIZACIN

Laura Marcela Cabezas Chapuengal Yenifer Paola Romero Ospina Adriana Trujillo Gonzlez
Administrar Tecnologas de Informacin Tecnlogo en Gestin Documental 325456

REQUISITOS ARCHIVISTICOS DE UN SISTEMA DE DIGITALIZACIN

El Archivo General de la Nacin (AGN), ha venido promoviendo la implementacin del Programa de Gestin Documental; en las entidades pblicas y privadas Colombianas, porque estas en su conjunto, regulan :

Por esto se deben tener en cuenta los siguientes requisitos Archivsticos:

1. Contar con una unidad Administrativa de la ms alta jerarqua, encargada del manejo de la documentacin de la institucin , dotada de los recursos de talento humano y tcnicos , para el desarrollo de la funcin archivstica.

2. Haber desarrollado en Programa de Gestin Documental (PGD), que incluye:

a. Tablas de Retencin Documental

b. Disponer de Archivos de Gestin y Archivo Central organizados, con lo recursos necesarios e inventariados y no tener fondo acumulado sin organizar.

c. Tener documentados los procesos relacionados con manejo de la documentacin de la entidad.

d. Haber implementado programa de manejo centralizado de la correspondencia.

e. La implementacin de un Sistema de Gestin de Documento Electrnico.

CUADRO DE CLASIFICACIN

El sistema de digitalizacin debe:

Soportar en el cuadro de clasificacin documental de la organizacin y ser compatible con el.
Garantizar que se utilice un cuadro de clasificacin que corresponda a la organizacin fsica y en el que los expedientes y documentos se puedan representar dispuestos en una jerarqua mnimo de tres niveles Permitir que en el momento de la configuracin se definan mecanismos de descripcin, para la indizacin de la documentacin.

 Permitir a los administradores aadir nuevas series, subseries y o documentos, cuando no existan almacenados en ese punto. Permitir la definicin y el uso simultaneo de varios cuadros de clasificacin. Esto puede ser necesario, por ejemplo, tras la fusin de dos organizaciones; o cuando la entidad ha sufrido una reestructuracin. Admitir un mecanismo de denominacin de series, subseries, expedientes y o documentos basados en trminos incluidos en un vocabulario controlado y en relaciones extradas de un tesauro que satisfaga la norma ISO 2788 o la ISO 5964.

 Facilitar sin lmite alguno al nmero de series, subseries, expedientes y/o documentos que se pueden definir .

Permitir la opcin de creacin y mantenimiento automtico de una lista o inventarios de expedientes y documentos simples. Permitir a los administradores aadir tipologas documentales electrnicas en cualquier expediente que no haya cerrado.

 Grabar la fecha de apertura de cada nueva tipologa e incluirla entre los metadatos de ste. Impedir que el usuario aada documentos electrnicos de archivo a un expediente cerrado.

Permitir a los usuarios crear referencias cruzadas entre los expedientes relacionados entre s.

 Permitir que el administrador reabra un expediente previamente cerrado de forma temporal y que, tras aadirle documentos de archivo, lo cierre de nuevo. Esta caracterstica es til con el fin de corregir errores de los usuarios, pero debe quedar debidamente documentada y de acuerdo con las polticas de y procedimientos establecidos por el rea de manejo archivstico de la entidad. Permitir la reubicacin de series, subseries, expedientes documentos completos dentro de la jerarqua, o en un lugar distinto del cuadro de clasificacin. As mismo debe de garantizar que los documentos electrnicos de archivo ya colocados sigan vinculados a las series, subseries, expedientes y/o documentos reubicados.

 Dejar constancia clara de los metadatos y en la pista de auditoria del estado de cualquier serie, subserie, expediente y/o documento de archivo con anterioridad a su reclasificacin, de modo que pueda conocer mas fcilmente su historial.

Exigir al administrador introducir las razones que le llevaron a la reclasificacin de cualquier serie, subseries, expedientes y/o documentos de archivo.

 Cerrar expedientes de forma automtica cuando se cumplan unos criterios determinados definidos en el momento de la configuracin y que, cuando menos, incluyan expedientes delimitados por una fecha de corte anual, como el termino del ao natural, fiscal o cualquier otro ciclo anual definid; transcurso del tiempo desde una accin determinada.

Ejemplo: Desde la fecha mas reciente en que se aadi en documento electrnico de archivo a ese expediente; grabar la fecha de cierre de un expediente e incluirla entre los metadatos del mismo.

 Impedir en todo momento que se elimine un expediente o cualquier parte de su contenido, salvo en caso de eliminacin conforme a la TRD, caso en el cual debe solicitar dos veces la conformidad de administrador para proceder al borrado de los datos.

Impedir que un expediente siga abierto de forma temporal siga abierto despus de que el administrador se desconecte del sistema, no obstante debe realizar las alertas previas a esta accin.

 Permitir crear entradas mltiples para un documento electrnico de archivo en varios expedientes electrnicos, sin duplicacin fsica del documento electrnico de archivo. Disponer de herramientas que proporciones al administrador estadsticas sobre distintos aspectos de la actividad en el cuadro de clasificacin, incluido el nmero de series, subseries, expedientes y/o documentos electrnicos creado, cerrados o eliminados en un perodo determinado, consultas, etc..

 Incluir de forma automtica entre sus metadatos los atributos heredados de los metadatos del expediente al que pertenecen. Tales como su nombre y su cdigo de clasificacin, siempre que se abra un a nueva tipologa. Permitir el cierre de un expediente por parte de un usuario o del administrador conforme al procedimiento especifico para el.

PRINCIPIOS DOCUMENTALES
A partir de las funciones, se crean estructuras documentales conocidas como series que tienen caractersticas similares en cuanto a estructura y contenido. Para que el documento cumpla con el objeto por el cual fue creado es importante que entidad establezca polticas y procesos claros en el manejo del ciclo vital, de forma que no altere los principios de autenticidad, confiabilidad, integridad y disposicin.

PRINCIPIO DE AUTENTICIDAD Se encuentra presente cuando se puede probar que el documento es lo que pretende ser. PRINCIPIO DE CONFIABILIDAD Se encuentra presente cuando el documento es una representacin completa y precisa de las actividades que conforman la funcin administrativa.

PRINCIPIO DE INTEGRIDAD Es cuando en un documento se encuentra completo e inalterado. PRINCIPIO DE DISPONIBILIDAD Es cuando el documento se pude localizar, recuperar, presentar e interpretar.

BIBLIOGRAFIA
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN. Pautas Para La Digitalizacin De Documentos. Bogot DC.: