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Guia Contable Bsica para tu Negocio

Qu es lo que debes saber??

Requisitos para un Negocio Exitoso


Tener por escrito un plan de negocios (Business Plan ) Es una herramienta administrativa muy importante que le ayudar a llevar a cabo su idea comercial y a responder las siguientes preguntas: De qu se trata su negocio? Qu servicios o productos ofrecera? Cmo financiar su empresa? Ser un negocio redituable? Generar ganancias?

Requisitos para un Negocio Exitoso

Tendr suficientes fondos: tener capital de inversin, particularmente en los aos de crecimiento. Las fuentes de financiamientos incluyen: ahorros personales, prstamos de amigos, familiares, bancos. Ubicacin: considere los datos demogrficos de sus clientes, estacionamiento, trfico y la ubicacin de la competencia. Mantenimiento de records comerciales: (bookkeeping), mantenga los recibos de ventas, de nomina, etc

Requisitos para un Negocio Exitoso

Regulaciones: obtenga los permisos de salud y del departmento de bomberos, y todas las licencias obligatorias. Seguros: obtenga seguro contra daos a terceros y el seguro de los trabajadores (workers compensation) Publicidad y promocin: desarrolle un plan de marketing e invierta en publicidad.

Primeros Pasos para Comenzar tu Propia Empresa

Tener experiencia en el tipo de negocio/industria o tener conocimiento de como es la dinmica del sector. Saber si estas preparado para lanzarte solo Sacar el nmero de identificacin patronal (EIN)www.irs.gov Decida la estructura legal: si decide ser una LLC, registrela en Wisconsin Department of Financial Institutions. Si decide ser una corporacion o sociedad consulte con un abogado o contador.

Primeros Pasos para Comenzar tu Propia Empresa


Sacar el nmero de permiso a las ventas si se requiere (seller permit) Wisconsin Department of Revenue Abra una cuenta en el banco (business checking): seleccione su banco cuidadosamente. Licencias: para comidas, para vender alcohol, para establecimientos de cuidados de nios, para remodelacin de casas, etc Seguros: sobre la propiedad, de riesgo, de mala practica, de error y omisin, de autos, bono de cumplimiento, para los empleados, de incapacidad, etc

Bookkeeping System Sistema Contable

Chequera: se tiene que tener una chequera para el negocio separada de la personal. Los ingresos de dinero se deben depositar en la chequera del comercio y todos los gastos de la compania se seben pagar con la chequera comercial. Recibos de pagos: mantenga un sumario en una planilla de los gastos mensuales.

Bookkeeping System Sistema Contable

Sistema contable: trate de tener un sistema computarizado para ingresar la informacin contable diaria. Algunos programas contables: Quick Books, Peachtree, CSA,
Great Plains, etc.

Establezca un sistema de caja chica (petty cash) para pagar gastos mnimos. Guarde la documentacin o recibos de pagos de todos los gastos pagados en efectivo.

Bookkeeping System Sistema Contable

Mantenga sus records: mantenga los records de sus libros y documentos contables al dia y disponibles para cualquier inspeccin por el Internal Revenue Service (IRS). Clasifique sus cuentas: agrupe sus cuentas en 5 grupos: ingresos, gastos, bienes activos, deudas o pasivos y capital (inversin de los dueos a la compaa) Para los activos, registre la fecha de compra, costo, depreciacin, etc.

Bookkeeping System Sistema Contable

Archive su documentacin: guarde en forma ordenada y


en un lugar seguro los cheques cancelados, facturas pagadas, los formularios de depositos bancarios, recibos de compras y cualquier otro tipo de documentacin contable que soporte las entradas en los libros contables. No se aceptan estimados y documentacion sin los originales.

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Record Keeping Por cunto tiempo retener o guardar la informacin?


Bank Statements Record relating to revenue Employee expense reports Cancelled checks Copies of tax returns Tax and legal notices Financial reports Record relating to expenses W-2s

6 years 6 years 6 years 4 years para siempre para siempre para siempre 4 years para siempre

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Tipos de Estructuras Legales


Diferentes entidades legales disponibles. Principales ventajas y desventajas de cada estructura. Principales consecuencias impositivas. Criterios para seleccionar cada tipo de entidades.

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Tipos de Estructuras Legales


Sole Proprietorship = Empresa Unipersonal o Unico Dueo Partnerships = Sociedades Limitadas Corporation = Corporacin (S-Corporation and C-Corporation) Limited Liability Company (LLC) = Sociedad de Responsabilidad Limitada

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Empresa Unipersonal o Unico Dueo/a Sole Proprietorship


VENTAJAS Es muy fcil, econmica y rpida de registrar Puede usarse para comenzar y luego siempre puedes cambiar de estructura legal Preparacin del Formulario de Impuestos my simple (Schedule C in 1040) Anexo C Un solo nivel de impuestos Puede emplear a la esposo/a y deducir 100% el seguro mdico Puede elegir ser una LLC Muy fcil descontinuar el negocio

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Empresa Unipersonal o Unico Dueo/a Sole Proprietorship


DESVENTAJAS No escudo corporativo : desproteccin legal sin lmites por deudas, prdidas y pasivos del negocio sino se lo registro como LLC. Un solo dueo/a (limitacin para conseguir ms capital) Dueo tiene que pagar trimestralmente impuestos por el FICA and Medicare sobre el ingreso neto ganado. El negocio termina si el dueo queda incapacitado o muere. No se puede vender el negocio

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Sociedad de Responsabilidad Limitada Limited Liability Company

Escudo corporativo: Al ser una entidad legal separada de los dueos, significa que frente a un juicio o deuda, los miembros sern solo responsables por el capital que aporto a la compaa. Es sencilla de armar y registrar: Artculos de Organizacin Este tipo de negocio no paga impuestos especiales. Las ganancias o prdidas de la compaa se reportan en los impuestos (taxes) personales de los miembros, por lo tanto no hay duplicacin impositiva como ocurre en la corporacin C. Taxabilidad es transferida a los miembros (dueos/as). Estructura legal que ms se usa: nico dueo (single member) o una sociedad (Partnership Form 1065 or S-Corp 1120S) Costo: alrededor de $130. Renovacin annual: $25

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Sociedades or Partnerships

Dos o ms socios. Tener un socio puede significar ms capital para invertir, una persona con quien compartir la toma de decisiones, una mano ms para trabajar El ingreso de la sociedad es taxado en el formulario de impuestos de cada socio (Form1040) a travs del formulario K-1 Se puede elegir ser LLC.

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Sociedades or Partnerships
DESVENTAJAS Los dueos o socios sern responsables por las deudas o juicio de la compaa y debern responder con sus bienes personales (sino se registro como LLC) Preparacin anual de los impuestos de la sociedad (Form 1065). Otro gasto extra, es costoso. Toma de decisiones es compartida entre los socios. Los socios deben hacer sus pagos de impuestos estimados trimestralmente. Los socios no son considerados empleados de la sociedad. Los socios se pagan un pago garantizado

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Corporaciones or Corporations
VENTAJAS Puede ser vista como una empresa ms seria que las otras. Escudo corporativo para los dueos: Tu patrimonio personal estar separado del patrimonio de la empresa. Frente a un juicio, demanda o deuda, la corporacin deber pagar con su propio capital (excepto que sea un fraude) Fcil transferencia de acciones . Habilidad de conseguir dinero de inversin ms fcilmente. Unlimited Life (vida comercial perpetua) Uno o ms dueos. Se utiliza cuando hay varios socios, especialmente socios capitalistas (los que invierten dinero en la empresa pero no necesariamente trabajan en ella.)

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Corporaciones or Corporations
DESVENTAJAS Es ms costosa de registrar. Seguramente necesitaras contador y abogado que te ayuden a armar toda la documentacin necesaria Necesitas nombrar directores quienes deben elegir las autoridades del negocio, deben realizar reuniones de directorio peridicamente, llevar actas. Doble Taxation (si es una C-Corporation) : duplicacin impositiva: a nivel de la compana y personal. Preparacin del Impuesto de la compaa anualmente (costoso) vencimiento Marzo 15. Preparacin y pago de impuestos de nmina o salarial

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Cmo Decidir cual Estructura Legal es Conveniente


Proteccin Legal Consideraciones y Consecuencias Impositivas Inversin/Capital Nmero de socios/dueos

En trminos generales debes considerar:


Cmo te afectar impositivamente las diferentes estructuras legales que puedes elegir? Que tan fciles o difciles son los tramites iniciales? Y luego los tramites regulares que debes cumplir? Que tipo de proteccin frente a demandas o deudas te ofrece cada estructura? Es el tipo de proteccin que te deja ms seguro?

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10 Cosas que Debes Hacer en Tu Negocio


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Tome un curso de contabilidad bsica Consulte y elija un contador familiar con su industria. Determine que programa de contabilidad necesita Al principio, registre usted mismo su contabilidad Fije polticas de inventarios y controles internos Reconcilie la cuenta del banco mensualmente Mantenga al da su planilla de control de flujo de caja Contrate una compana de payroll para el pago de salarios y declaracin de los impuestos de nmina. Prepare estados financieros mensualmente Retenga los records del negocio separados de los personales.

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10 Cosas que No Debes Hacer en Tu Negocio


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4.
5. 6. 7. 8. 9. 10.

No delegue la capacidad de firmar cheques ni rdenes de compra. No use el dinero retenido en impuestos a las ventas y de salarios para otros fines. No mezcle sus bienes personales con los del negocio No sea optimista en la proyecciones de venta ni demasiado conservador con el clculo de los gastos. No confie en un acuerdo oral para ningn tipo de operacin comercial. No pague una factura de compra si no concuerda con la orden de compra. No delegue su relacin con sus proveedores. No deje para ltimo momento la bsqueda de prstamos or crditos. No espere en buscar consejo a ltima hora de su contador y abogado ante una situacin financiera importante y delicada e No se deje llevar por lo que dicen los dems.

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ESTADOS FINANCIEROS

BALANCE GENERAL: ME INDICA CUANTO VALE EL NEGOCIO EN UN DETERMINADO MOMENTO. ESTADOS DE RESULTADOS: ESTADO DE GANANCIAS Y PERDIDAS: ME INDICA SI EL NEGOCIO ES RENTABLE O NO. FLUJO DE CAJA: PREDICEN LAS PROYECIONES DE CAJA O EFECTIVO EN EL FUTURO.

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EL BALANCE GENERAL BALANCE SHEET

ACTIVOS (assets): son todos los bienes que el negocio posee o que le deben.

PASIVOS (liabilities): son las obligaciones a pagar o deudas del negocio. PATRIMONIO NETO (Owner equity, Capital): el capital aportado a la empresa y las ganancias retenidas.

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ESTADO DE RESULTADOS ESTADO DE PERDIDAS Y GANANCIAS


Muestra la actividad financiera sobre un perodo de tiempo, mensual, trimestral, anual. Registro de los ingresos (dinero generado por las ventas de productos y/o servicios) Registro de los gastos: son los costos de los recursos usados en el proceso para generar u obtener los ingresos: seguros, publicidad, renta, impuestos, salarios, costo de la mercaderia, etc.

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Referencias:

Internal Revenue Service: www.irs.gov Wisconsin Department of Financial Institutions: www.wdfi.org Wisconsin Department of Revenue: www.revenue.wi.gov Small Business Administration: www.sba.gov/smallbusinessplanner Libro: Tu Propia Empresa by Alexandra Arata www.hispanic-resources.com

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