Procedimientos Generales Obligatorios Gestion Calidad ISO 9001

MANUAL DE CALIDAD CODIGO: MA - 02
ELABORO: Coordinador de calidad
REVISO: Coordinador de calidad
APROBO: Gerente
VERSION: :
01
TABLA DE CONTENIDO PROCEDIMIENTOS SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD

1. PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS FORMATO HOJA DE CAMBIOS FORMATO LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS FORMATO LISTADO DE DISTRIBUCIN DE DOCUMENTOS 2. PROCEDIMIENTO CONTROL DE REGISTRO
1 12 13 14 15
FORMATO HOJA DE CAMBIOS

FORMATO CONTROL DE REGISTRO 3. PROCEDIMIENTO CONTROL DE PRODUCTOS NO CONFORMES FORMATO HOJA DE CAMBIOS 4. PROCEDIMIENTO ACCIN CORRECTIVA FORMATO HOJA DE CAMBIOS FORMATO SOLICITUD DE ACCIN 5. PROCEDIMIENTO ACCIN PREVENTIVA FORMATO HOJA DE CAMBIOS
23
24 25 33 34 42 43 45 54
6.
PROCEDIMIENTO AUDITORAS INTERNAS DE CALIDAD

FORMATO HOJA DE CAMBIOS FORMATO PLAN DE AUDITORAS FORMATO LISTADO DE CHEQUEO FORMATO ANALISIS DE AUDITORAS PROGRAMACIN DE AUDITORAS INTERNAS
55
64 65 66 87 67
PROCEDIMIENTO CONTROL DOCUMENTOS CODIGO: PR-01
PROCEDIMIENTO CONTROL DOCUMENTOS. CAPITULO DE LA NORMA 4.2.3.
a) Aprobar documentos en cuanto a su adecuacin antes de su emisin. b) Revisar y actualizar los documentos. c) Asegurar que se identifiquen los cambios y el estado de revisin actual de los documentos. d) Asegurar que las versiones pertinentes de los documentos aplicables al sistema de gestin de la calidad se encuentren disponibles en los puntos de uso. e) Asegurar que los documentos permanezcan legibles y fcilmente identificables. f) Asegurar que se identifiquen los documentos de origen externo y se controle su distribucin. g) Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos y aplicarles una identificacin adecuada en el caso de que se mantengan por cualquier razn.
ELABORO: C. DE CALIDAD REVIS: C. DE CALIDAD
APROB: GERENTE VERSIN: 01
COORDINADOR SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD.
El coordinador del sistema de gestin de la calidad es el responsable de la revisin, edicin, emisin y control de los documentos del sistema de gestin de la calidad, as como el Gerente es el encargado de su aprobacin, en caso de ausencia la aprobacin estar a cargo del coordinador del sistema de gestin de la calidad. Cada proceso del sistema de gestin de la calidad es responsable de crear sus propios documentos.
ALCANCE. Aplica a la elaboracin y forma de control de la totalidad de los documentos que constituyen el sistema de gestin de la calidad
CAMBIOS Cuando se presentan cambios, los documentos deben ser revisados y actualizados por el coordinador del sistema de gestin de la calidad para luego ser aprobados o rechazados por la gerencia. Se incluir un formato que se llamar HOJA DE CAMBIOS. FO-01), que consta de: a) b) c) d) e) f) g) h) Cdigo del documento. Versin del documento. Descripcin del cambio. Fecha del cambio. Responsable de proponer el cambio. Aprobacin del cambio (si no) Observaciones. Nombre y firma de quien aprueba el cambio.

DESARROLLO
UN DOCUMENTO ES ACTUALIZABLE Y SIRVE DE APOYO A LA OPERACIN EFICAZ DE LOS PROCESOS DE LA ORGANIZACIN, A PARTIR DE LA APROBACIN POR PARTE DE GERENCIA.
SON EJEMPLO DE DOCUMENTOS: PLANOS, MANUALES, PROCEDIMIENTOS, PROGRAMAS, PLANES, FORMATOS, CRONOGRAMAS, CONTRATOS, ETC. DOCUMENTOS DE ORIGEN EXTERNO SON: DISEOS, ESPECIFICACIONES TCNICAS, NORMAS, LEYES, CDIGOS. PROCESO DE IDENTIFICACION DOCUMENTOS. NOMBRE DEL DOCUMENTO
PL: MA: PR: CR: CO: FO: IN:
PLAN. MANUAL. PROCEDIMIENTO. CRONOGRAMA. CONTRATO FORMATO INSTRUCTIVO
PROYECTO. CONSECUTIVO. SE IDENTIFICA UN NUMERO DE DOS (2) DIGITOS, ENTRE 02 Y 99. LA CODIFICACION QUEDARA ASI : MA 02
NOTA: ESTO SOLO APLICA POARA LAPLATAFORMA DOCUMENTAL (MANUAL DE CALIDAD Y LOS 6 PROCEDIMIENTO MANDATORIOS DE LA NORMA NTC ISO 9001 VERSION 2008, CONTROL DOCUMENTOS, CONTROL REGISTROS, PRODUCTOS NO CONFORMES, ACCIONES CORRECTIVAS, ACCIONES PREVENTIVAS, AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD)
ANEXOS DEL PROCEDIMIENTO DOCUMENTOS. CAPITULO DE LA NORMA 4.2.3 FORMATO HOJA DE CAMBIOS. (FO-01) FORMATO LISTADO MAESTRO DOCUMENTOS. (FO-02) FORMATO LISTADO DISTRIBUCCION DOCUMETPOS.(FO-03)
PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS CAPITULO DE LA NORMA 4.2.3

DIAGRAMA DE FLUJO.
Inicio RESPONSABLE REGISTRO COMENTARIO
1.Identificar necesidades
GERENTE
MEMORANDO
QUE VAMOS A DOCUMENTAR
2.Autorizar desarrollo
GERENTE
MEMORANDO
EN AUSENCIA DE GERENCIA AUTORIZA COORDINADOR CALIDAD
3.Definir alcance
USUARIO
MEMORANDO
TODOSLOS USUARIOS DEL PROCESO
4.Recolectar Y documentar informacin Documento borrador
USUARIO
BORRADOR
TODOSLOS USUARIOS DELPROCESO
5.Elaborar borrador
USUARIO
DOCUMENTO
TODOSLOS USUARIOS DELPROCESO
NO 5 6.Es identificable si COORDINADOR CALIDAD
DOCUMENTO
SI CUMPLE ESPECIFICACIONES ADOP TADAS

PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS. CAPITULO DE LA NORMA 4.2.3
DIAGRAMA DE FLUJO.
SI 7.Revisin COORDINADOR DE CALIDAD DOCUMENTO BORRADOR REVISA SI ELDOCUMENTO CUMPLE ESTRUCTURA ADOPTADA
6..Identificar necesidades
COORDINADOR DE CALIDAD
DOCUMENTO BORRADOR
MEJORAR EL DOCUMENTO
si 5 8. Hay cambios NO 2 9..Aprobar GERENCIA DOCUMENTO BORRADOR COORDINADOR DE CALIDAD DOCUMENTO BORRADOR
TODOSLOSUSUARIOS PROPONEN CAMBIOS
EN AUSENCIA DE GERERENCIA EL COORDINADOR CALIDAD
10.Editar
COORDINADOR CALIDAD
DOCUMENTO APROBADO
REVISADO Y APROBADO
Documento aprobado
11. INCLUIR LISTADO Maestro
COORDINADOR CALIDAD
FORMATO FO--02
IDENTIFICACION DOCUMENTOSDELSGC
PROCEDIMIENTOCONTROL DOCUMENTOS. CAPITULO DE LA NORMA 4.2.3

13.Registrar Documento Externo n el Listado maestro Documentos
DIAGRAMA DE FLUJO.
14.distribucin Documentos Externos y internos COORDINADOR CALIDAD FORMATO FO-03 SE IDENTIFICAN LOS DOCUMENTOS Y SE DISTRIBUYEN
12.Identificar Documentos externos
no 16B.Identificarlo y guardarlo como obsoleto 15.Disponible sitio
14 DOCUMENTO EXTERNO O INTERNO GESTIONAR QUE ESTE DISPONIBLE EN EL SITIO DE USO
fin
COORDINADOR CALIDAD
si no SI 16C.Destruir 16A.Conservar 16.Obsoleto
SI
USUARIO
DOCUMENTO EXTERNO O INTERNO
GESTIONAR QUE SE HACE CON EL DOCUMENTO
NO DOCUMENTO EXTERNO O INTERNO APLICAR ELDOCUMENTO ALPROCESO
17.Implementar
USUARIO
10

PROCEDIMIENTO CONTROL DOCUMENTOS. CAPITULO DE LA NORMA 4.2.3
17 NO NO
19.Necesita cambios COORDINADOR CALIDAD DOCUMENTOS APROBADOS PROTEGERLO DE DAOS O ALTERACIONES
17 17
18.legible
SI
SI
20.Revisar
COORDINADOR CALIDAD
DOCUMENTOS APROBADOS
SICUMPLE ESPECIFICACIONES ADOPTADAS
NO 14 21.Cambios
COORDINADOR CALIDAD FORMATO FO--02 TODOS LOS USUARIOS
SI
11
PROCEDIMIENTOCONTROL DOCUMENTOS. CAPITULO DE LA NORMA 4.2.3

DIAGRAMA DE FLUJO.
RESPONSABLE DE QUE SE CUMPLAN DISPOSICIONES
22.Identificar cambios
FORMATO FO--02
23.Elaborar documento Con cambios
DOCUMENTO CONCAMBIO APROBADO
RESPONSABLE DE REVISAR Y EDITAR
23
NO
Reaprobar
GERENTE
DOCUMENTO SGC
RESPONSABLE DE APROBAR DOCUMENTOSDEL SGC
SI
FIN
12
ANEXOS PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS FORMATO HOJA DE CAMBIOS CDIGO: FO-02

CDIGO DOCUMENTO VERSIN DOCUMENTO DESCRIPCIN CAMBIO FECHA RESPONSABLE QUIEN PROPONE EL CAMBIO APROBADO SI NO NOMBRE DE QUIEN APRUEBA O FIRMA
13
ANEXOS PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS FORMATO HOJA DE CAMBIOS CDIGO: FO-01

CDIGO DOCUMENTO VERSIN DOCUMENTO DESCRIPCIN CAMBIO FECHA RESPONSABLE QUIEN PROPONE EL CAMBIO APROBADO SI NO NOMBRE DE QUIEN APRUEBA FIRMA
14
FORMATO LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS CDIGO: FO-02

IDENTIFICACIN
DOCUMEN TOS EXTERNOS PROCEDIMIENTO FORMATO MANUAL PLAN CODIGO DOCUMENTO
ACTUALIZACIN
VERSIN FECHA ACTUALIZACION
15
FORMATO LISTADO DISTRIBUCIN DE DOCUMENTOS CDIGO: FO-03

CDIGO DOCUMENTO VERSIN CARGO DE QUIEN RECIBE PROCESO FECHA DE RECIBIDO FIRMA
16
PROCEDIMIENTO CONTROL REGISTROS CODIGO: PR-02
PROCEDIMIENTO CONTROL REGISTROS. CAPITULO DE LA NORMA 4.24. a) Definir los controles necesarios para la identificacin, el almacenamiento, la proteccin, el tiempo de retencin, la recuperacin y la disposicin de los registros.
b) Proporcionar evidencias de conformidad con los requisitos as como de la operacin eficaz del sistema de gestin de la calidad. c) Permanecer legibles, recuperables. fcilmente identificables y
17
COORDINADOR SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD. El coordinador del sistema de gestin de la calidad es el responsable de verificar que el control de los registros de calidad se cumplan. Todos los procesos de la organizacin involucrados con el sistema de gestin de la calidad son responsables del mantenimiento de los registros de calidad: Gerencia, Comercializacin Almacen y despachos compras, recurso humano,
18
ALCANCE. Este procedimiento es aplicable a todos los registros que generen en el desarrollo de las funciones del sistema de gestin de la calidad con las que se compromete la organizacin.
19
CAMBIOS Cuando se presentan cambios, los documentos deben ser revisados y actualizados por el coordinador del sistema de gestin de la calidad para luego ser aprobados o rechazados por la gerencia. Se incluir un formato que se llamar HOJA DE CAMBIOS. (FO-01), que consta de: a) b) c) d) e) f) g) h) Cdigo del documento. Versin del documento. Descripcin del cambio Fecha del cambio. Responsable de proponer el cambio. Aprobacin del cambio (si no) Observaciones. Nombre y firma de quien aprueba el cambio.
20
DESARROLLO
Un registro es un documento que proporciona evidencia de las actividades desempeadas, ejemplo de registros son:
Bitcoras de Q,R Y S, Las facturas, las auditorias internas de calidad y de certificacin, los informes de no conformidades, etc. CONSEJOS PARA ELCUIDADO DE LOS REGISTROS. - Tenerlos marcados y ordenados en carpetas, fuelles o AZ segn sea ms conveniente. -Si se almacenan en medios magnticos, deben estar debidamente marcados y guardados en un sitio alejado de fuentes electromagnticas para asegurar su vida til.
- Despus de su utilizacin, volver a guardarlos en el sitio establecido y en perfectas condiciones de limpieza y orden.
-No rayar, ni resaltar, ni alterar el contenido de los registros. -Si los registros permanecen en el computador, se deben hacer copias de seguridad una vez cada 15 das.
21
ANEXOS DEL PROCEDIMIENTO REGISTROS. CAPITULO DE LA NORMA 4.2.4 FORMATO HOJA DE CAMBIOS. (FO-01) FORMATO CONTROL DE REGISTROS. (FO-04)
22
PROCEDIMIENTO CONTROL DE REGISTROS CAPITULO DE LA NORMA 4.2.4.

DIAGRAMA DE FLUJO.
Inicio
1.Definir los registros
GERENTE
REGISTRO DEL SGC
DEFINECUALES SON LOS REGISTROS DEL SGC CONTROL DE LOS REGISTROS DEL SGC
Control registros
2.Planificar el control
FORMATO FO-04
Registro de calidad
3.Elaborar
USUARIOS
REGISTROS SGC
RESPONSABLES TODOS LOSPROCESOS IDENTIFICADOS SGC
NO 3 4.Es identificable
COORDONADOR CALIDAD PR-02 SGC RESPONSABLES TODOS LOSPROCESOS IDENTIFICADOS SGC
SI
23
PROCEDIMIENTO CONTROL DE REGISTROS CAPITULO DE LA NORMA 4.2.4.

DIAGRAMA DE FLUJO.
5.Almacenar USUARIO FORMATO FO-04 TODOSLOSPROCESOS SON RESPONSABLES DE ADOPTAR ESTA DISPOSICION
NO USUARIO
6..Recuperar
FORMATO FO--04
TODOSLOSPROCESOS SON RESPONSABLES DE ADOPTAR ESTA DISPOSICION
SI
FIN
7 7.Proteger SI
USUARIO
REGISTRO
RECOMENDACIONES PARA PROTEGER LOS REGISTROS
10.Disponer de registros
NO 9.Activo
SI
8.Permanece legible
COORDINADOR CALIDAD
PR02
IDENTIFICARLOS
NO
24
ANEXOS PROCEDIMIENTO CONTROL DE REGISTROS FORMATO HOJA DE CAMBIOS CDIGO: FO-01

CDIGO DOCUMENTO VERSIN DOCUMENTO DESCRIPCIN CAMBIO FECHA RESPONSABLE QUIEN PROPONE EL CAMBIO APROBAD O SI NO NOMBRE DE QUIEN APRUEBA FIRMA
25
PROCEDIMIENTO CONTROL DE PRODUCTOS NO CONFORMES CODIGO: PR-03
FORMATO CONTROL REGISTROS
CDIGO: FO-04
IDENTIFICACIN
PROCESO NOMBRE DEL REGISTRO CDIGO
ALMACENAMIENTO Y RECUPERACIN
RESPONSABLE INDIZACIN Mecanismo para guardar
CONSERVACIN
TIEMPO DE RETENCIN DISPOSICIN
26

PROCEDIMIENTO CONTROL PRODUCTOS NO CONFORMES. CAPITULO DE LA NORMA 8.3
a) b) c)
Prevenir su uso o entrega no intencionada Tomar acciones para eliminar la no conformidad detectada. Autorizar su uso, liberacin o aceptacin bajo concesin por una autoridad pertinente y cuando sea aplicable, por el cliente.
27
Los responsables por desarrollar esta actividad son el gerente, asesores comerciales, jefe de almacen y despachos, jefe de compras y jefe de recurso humano El coordinador del sistema de gestin de la calidad, es responsable de verificar que se cumple este procedimiento.
28

ALCANCE. Aplica para el producto no conforme detectado, su tratamiento y disposicin final.
29

CAMBIOS
Cuando se presentan cambios, los documentos deben ser revisados y actualizados por el coordinador del sistema de gestin de la calidad para luego ser aprobados o rechazados por la gerencia. Se incluir un formato que se llamar HOJA DE CAMBIOS. (FO-02), que consta de: a) b) c) d) e) f) g) h) Cdigo del documento. Versin del documento. Descripcin del cambio. Fecha del cambio. Responsable de proponer el cambio. Aprobacin del cambio (si no) Observaciones. Nombre y firma de quien aprueba el cambio.
30

DESARROLLO Una no conformidad, es el incumplimiento de un requisito establecido por el cliente o el incumplimiento al sistema de gestin de la calidad implantado. CORRECCION: Accin de tipo inmediato, tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada. Se plantea un modelo de tratamiento de una no conformidad, con cuatro (4) posibles desviaciones permitidas: 1. 2. 3. REPARACION: Tomar la actividad o producto no conforme y convertirla en aceptable para su utilizacin previa. RECLASIFICACION: Utilizar el producto no conforme en otra especificacin que si sea aceptable. LIBERACION: Aceptar una actividad o producto no conforme cuando el dao es tan pequeo que no presenta riesgo o inconveniente grave. Esta liberacin debe ser autorizada por el cliente cuando sea aplicable por el cliente. DESECHAR: Desechar la opcin de uso, destruccin.
4.
31
DESARROLLO
Cuando se presenta una no conformidad, esta se debe analizar. En el caso de que no se pueda adoptar ninguno de los tratamientos planteados por diversas circunstancias (REPARACION, RECLASIFICACION, LIBERACION, DESECHAR), se debe plantear automticamente un plan de accin, (una accin correctiva) . Despus de aprobada y ejecutada el tratamiento planteado, por una autoridad competente, se debe analizar nuevamente el producto tratado, para verificar que cumpla con las especificaciones planteadas en un principio por el cliente. cuando se detecte un producto no conformen despus de entregado el producto o servicio en su uso, ste se corregir en el momento en que se detecte o que el cliente lo anuncie. Y se proceder a analizar la causa de la no conformidad, implementando una accin correctiva.
32

ANEXOS DEL PROCEDIMIENTO PRODUCTOS NO CONFORMES CAPITULO DE LA 8.3
FORMATO HOJA DE CAMBIOS. (FO-01)
33

PROCEDIMIENTO CONTROL DE PRODUCTOS NO CONFORMES. CAPITULO DE LA NORMA 8.3
DIAGRAMA DE FLUJO.
Inicio
Formato solicitud de acciones
1.Identificar Producto No conforme
USUARIO
REGISTRO FO-03
TODOSLOS IMPLICADOS EN ELPROCESO SON RESPONSABLES
Formato solicitud de acciones C
2. Anlisis Tratamiento Producto No conforme
USUARIO
REGISTRO FO-03
TRATAMIENTOS PLANTEADOS
NO
3.Era desviacin permitida SI
CLIENTE
PROCEDIMIENTO PR--03
AUTORIZADO POR ELCLIENTEO AUTORIDAD COMPETENTE
34
PROCEDIMIENTO CONTROL DE PRODUCTOS NO CONFORMES. CAPITULO DE LA NORMA 8.3

DIAGRAMA DE FLUJO.
4..Autorizar Entrega (TRATAMIENTOS) LIDER DEL PROCESO O CLIENTE MEMORANDO O BITACORA ACEPTADO POR EL CLIENTE
FIN
35

ANEXOS PROCEDIMIENTO CONTROL DE PRODUCTOS NO CONFORMES FORMATO HOJA DE CAMBIOS CDIGO: FO-01
36
PROCEDIMIENTO ACCION CORRECTIVA CODIGO: PR-04
PROCEDIMIENTO ACCION CORRECTIVA. CAPITULO DE LA NORMA 8.5.2.
a) b) c) d) e) f)
Revisar las no conformidades, incluyendo las quejas de los clientes. Determinar las causas de las no conformidades Evaluar la necesidad de adoptar acciones para asegurarse de que las no conformidades no vuelvan a ocurrir Determinar e implementar las acciones necesarias. Registrar los resultados de las acciones tomadas, y Revisar las acciones correctivas tomadas.
37
COORDINADOR SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD. Los responsables por desarrollar esta actividad son el Gerente, ventas, licitaciones, recurso humano, compras El coordinador del sistema de gestin de la calidad, es responsable de verificar que se cumple este procedimiento.
38
ALCANCE. Cubre todos los procesos de la organizacin involucrados en la aplicacin de las acciones correctivas para evitar que vuelva a ocurrir la no conformidad.
39
CAMBIOS
40
DESARROLLO
La accin correctiva a una actividad no conforme es buscar la raz del problema, para eliminar as la causa de la no conformidad detectada. La accin correctiva se toma para prevenir que la no conformidad vuelva a ocurrir. Cuando el producto no conforme afecta el sistema de gestin de la calidad, al producto, al cliente y al proceso se debe analizar el tratamiento al producto no conforme o accin correctiva a la no conformidad. La organizacin tiene una bitcora de quejas y reclamos de los clientes, en la cual se plasman todas las quejas y reclamos de los clientes sean va escrita, telefnica o personal. El gerente peridicamente se rene con los lideres de los procesos a analizar y a tomar planes de accin de las quejas y reclamos de los clientes
41
ANEXOS DEL PROCEDIMIENTO ACCION CORRECTIVA CAPITULO DE LA 8.5.2.

FORMATOHOJA DE CAMBIOS. (FO-01) FORMATO SOLICITUD ACCIONES. (FO-05)
42
PROCEDIMIENTO CONTROL DE ACCION CORRECTIVA. CAPITULO DE LA NORMA 8.5.2.

DIAGRAMA DE FLUJO.
Inicio
1.Identificar no conformidades
USUARIOS
FORMATO FO--03
TODOS LOS INVOLUCRADOS EN EL PROCESO
Solicitud de accin
2.Identificar Causas probables
USUARIOS
FORMATO FO-03
LLUVIA DE IDEAS, TODOS LOS INVOLUCRADOS EN EL PROCESO
Solicitud accin
3.Identificar Causar reales
USUARIOS
FORMATO FO--03
ANALIZAR LOS PORQUE
4.Identificar Causa raz
USUARIOS
FORMATO FO--03
ENCONTRAR LA RAIZ DELA NOCONFORMIDAD
5.Proponer accin
USUARIOS
FORMATO FO-03
ESTABLECER TAREA PARA ELIMINAR LA NOCONFORMIDAD
NO 6.Es viable LIDER DEL PROCESO UNIFICAR CRITERIOS Y ANALIZAR LA ACCION
SI
ELABORO: C. DE CALIDAD REVIS: C. DE CALIDAD APROB: GERENTE VERSIN: 01
43
PROCEDIMIENTO CONTROL DE ACCION CORRECTIVA. CAPITULO DE LA NORMA 8.5.2.

DIAGRAMA DE FLUJO.
7.Implementar
COORDINADOR CALIDAD
FORMATO FO-03
PLANIFICAR PLNA
NO 7
8.Esta implementado
COORDINADOR CALIDAD
FORMATO FO--03
EJECUTAR PLAN PLANIFICADO
SI Solicitud accin CAFO-JRJ-03

9.Registrar resultados
USUARIO
FORMATO FO--03
VERIFICAR EJECUCION PLAN
NO 2
10.Fue eficaz
CLIENTE
EVALUACION
ANALIZAR RESULTADODE PLAN
SI Fin
11.Cerrar accin
COORDINADOR CALIDAD
FORMATO FO--03
DAR POR FINALIZADOLA PLAN TOMADA
44
ANEXOS PROCEDIMIENTO CONTROL ACCIONES CORRECTIVAS FORMATO HOJA DE CAMBIOS CDIGO: FO-01
45
FORMATO SOLICITUD DE ACCIN CDIGO: FO-05

Solicitud No.: VIENE DE: PRODUCTO------------ACCION CORRECTIVA-------------Responsable: PROCESOS--------ACCION PREVENTIVA--------Fecha: CLIENTES---------AUDITORIA------------
DESCRIPCIN DE LA NO CONFORMIDAD
TRATAMIENTO PLANTEADOS. SI-----------, NO---------------
REPARACION----------RECLASIFICACION---------
DESECHAR-------------------LIBERACION------------------
TEORAS PROPUESTAS
Lluvia de ideas de las causas de la no conformidad y votacin segn su importancia
46
IDENTIFICACIN DE LAS CAUSAS REALES (Identificacin de los 3 porqu de la causa de mayor valoracin)
1er PORQU Registro del porqu se est presentando el problema 2do PORQU Registro del porqu se est presentando el primer Porqu 3er PORQU Registro del porqu se est presentando el segundo Porqu (raz del problema)
PLAN DE ACCIONES
TAREA RESPONSABLE FECHA
PREPARADO POR:
APROBADO POR:
VERIFICACIN DE LAS ACCIONES

Seguimiento (Revisado por el coordinador y/o auditor) RESPONSABLE FECHA
Cierre de la solicitud de Accin (SEGUIMIENTO):

RESPONSABLE: FECHA DE CIERRE:
47
PROCEDIMIENTO ACCION PREVENTIVA CODIGO: PR-05
PROCEDIMIENTO ACCION CORRECTIVA. CAPITULO DE LA NORMA 8.5.3.
a) b)
c) d) e)
Determinar las no conformidades potenciales y sus causas. Evaluar la necesidad de actuar para prevenir la ocurrencia de no conformidades. Determinar e implementar las acciones necesarias. Registrar los resultados de las acciones tomadas, y Revisar las acciones preventivas tomadas
48
As como las acciones correctivas son importantes, las acciones preventivas tambin son de gran importancia, ya que de stas depende que se prevengan errores futuros que puedan afectar el sistema de gestin de la calidad de la organizacin. Por lo tanto es responsabilidad de todos los lideres de los procesos del sistema de gestin de la calidad. Gerencia, licitaciones, compras, recurso humano
49
ALCANCE.
Cubre todos los procesos de la organizacin involucrados en la aplicacin de las acciones preventiva para evitar que vuelva a ocurrir la no conformidad.
50
CAMBIOS
51
DESARROLLO
La accin correctiva a una actividad no conforme es buscar la raz del problema, para eliminar as la causa de la no conformidad detectada. La accin preventiva se toma para prevenir que una no conformidad potencial o que ya a ocurrido en proyectos anteriores vuelva a ocurrir o ocurra. Cuando el producto no conforme afecta el sistema de gestin de la calidad, se debe tomar un accin a la no conformidad. La accin preventiva se toma para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra potencialmente indeseable. Pueden ser fuentes de no conformidades potenciales:
Anlisis estadsticos: permiten llevar historia numrica. Planificacin de proyectos: estudios con anterioridad del problema. Revisin gerencial: evaluacin del sistema de gestin de la calidad. EN OBRA: darse cuenta del problema antes de llegar y decidir la accin preventiva a tomar La accin correctiva en un proyecto pasado puede ser una accin preventiva en el proyecto actual.
Despus de identificar, proponer e implantar las acciones preventivas, a los resultados se analizan nuevamente, para verificar si fueron eficaces.
52
ANEXOS DEL PROCEDIMIENTO ACCION PREVENTIVA CAPITULO DE LA NORMA 8.5.3.
FORMATO HOJA DE CAMBIOS. (FO-01)
53
PROCEDIMIENTO ACCION PREVENTIVA. CAPITULO DE LA NORMA 8.5.3

1.Anlisis de Tendencias y riesgos
Inicio
USUARIO
FORMATO FO-03
POSTENCIALES NOCONFORMIDADES
NO 1 2.Se identifico SI 3.Identificar Causas probables USUARIO USUARIO
FORMATO FO-03
DATOSHISTORICOS
Solicitud A.P
FORMATO FO-03
LLUVIA DE IDEAS TODOS LOS INVOLUCRADOS
NO 1 4.Es conveniente USUARIO FORMATO FO-03 ANALIZAR LAPOSIBLE NO CONFORMIDAD
SI
54
ACCION PREVENTIVA
5.Proponer accin preventiva
USUARIO
FORMATO FO-03
TODOS LOS USUARIOS DE LOS PROCESOS
NO 5 6.Es adecuada LIDER PROCESO ANALISIS DE LOS PORQUE
SI 7.Implementar FORMATO FO-03 PLANIFICAR PLAN DE ACCION PREVENTIVA
LIDER PROCESO
NO 8 8.Esta implantada COORDINADOR CALIDAD
FORMATO FO-03
VERIFICAR PLAN
SI
55

DIAGRAMA DE FLUJO.
9.Registrar resultados USUARIO FORMATO FO-03
RESULTADOS REALES
NO 5
10.Fue eficaz
CLIENTE
EVALUACION
ANALIZAR RESULTADOS
SI 11.Cerrar Accin preventiva COORDINADOR CALIDAD FORMATO FO-03 VERIFICAR PLAN DE ACCION
fin
56
ANEXOS PROCEDIMIENTO CONTROL ACCIONES PREVENTIVAS FORMATO HOJA DE CAMBIOS CDIGO: FO-01
CDIGO DOCUMENTO
VERSIN DOCUMENTO
DESCRIPCIN CAMBIO
FECHA
RESPONSABLE QUIEN PROPONE EL CAMBIO
APROBADO SI NO
NOMBRE DE QUIEN APRUEBA FIRMA
57
PROCEDIMIENTO AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD CODIGO: PR-06
PROCEDIMIENTO AUDITORIA INTERNA DE CALIDAD. CAPITULO DE LA NORMA 8.22
a)
b) c)
d) e)
Suministrar informacin sobre la efectividad de los procedimientos y actividades implementadas en el sistema de gestin de la calidad. Verificar si se necesitan modificaciones o mejoramiento del sistema de gestin e la calidad. Determinar si el sistema de gestin de la calidad es conforme con las disposiciones planificadas, con los requisitos de la norma adoptada y con los requisitos establecidos por la organizacin. Verificar que el sistema de gestin de la calidad se ha implantado y se mantiene de manera eficaz. Dar informes de los resultados que contribuyan con el mejoramiento continuo del sistema de gestin de la calidad.
58
El coordinador DEL Sistema de gestin de la calidad es la persona encargada de verificar que se lleve a cabo este procedimiento.
El auditor interno de calidad es responsable de: La planificacin y preparacin de las auditorias internas de calidad del sistema de gestin de la calidad Informar con anterioridad las fechas de las auditorias internas de calidad al persona implicado. El desarrollo y la preparacin de los resultados a la gerencia de las auditoria internas de calidad de la organizacin Realizar las reuniones de lanzamiento y cierre del proceso e informar los alcances y conclusiones del proceso de auditoria interna de calidad.
59

ALCANCE.
Cubre todos los procesos de la organizacin relacionados con el sistema de gestin de la calidad
IMPORTANTE:
El auditor interno de calidad debe ser preparado y calificado. El auditor interno de calidad no debe auditar su propio proceso. Se debe establecer un clima adecuado y agradable. El auditor debe evitar preguntas mal intencionadas Las auditorias no se deben hacer de sorpresa.
60
CAMBIOS
Cuando se presentan cambios, los documentos deben ser revisados y actualizados por el coordinador del sistema de gestin de la calidad para luego ser aprobados o rechazados por la gerencia. Se incluir un formato que se llamar HOJA DE CAMBIOS. (FO-01), que consta de:
a) b) c) d) e) f) g) h)
Cdigo del documento. Versin del documento. Descripcin del cambio. Fecha del cambio. Responsable de proponer el cambio. Aprobacin del cambio (si no) Observaciones. Nombre y firma de quien aprueba el cambio.
61
DESARROLLO
La auditoria interna de calidad se define como un proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoria y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el alcance para el que cumplen los criterios de la auditoria. TIPOS DE AUDITORIA. AUDITORIA DE PRIMERA PARTE O INTERNA. AUDITORIA DE SEGUNDA PARTE AUDITORIA DE TERCERA PARTE O DE CERTIFICACION ETAPAS DE LA AUDITORIA INTERNA DE CALIDAD RECOLECCION DE INFORMACION PLANIFICACION Y PREPARACION REUNION DE APERTURA DESARROLLO DE LA AUDITORIA. REUNION DE CIERRE. SEGUIMIENTO
62
ANEXOS DEL PROCEDIMIENTO AUDITORIA INTERNA DE CALIDAD CAPITULO DE LA NORMA 8.2.2.
FORMATOHOJA DE CAMBIOS. (FO-01) FORMATO PROGRAMACION AUDITORIAS( FO-09) FORMATO PLAN DE AUDITORIA. FO-06) FORMATOLISTADO DE CHEQUEO. (FO-07) FORMATO ANALISIS DE AUDITORIA. (FO-08)
63
PROCEDIMIENTO ACCION PREVENAUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD CODIGO: PR-06

PROCEDIMIENTO AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD. CAPITULO DE LA NORMA 8.2.2
DIAGRAMA DE FLUJO.
Inicio
1.Recolectar informacin
COORDINADOR CALIDAD
MANUALES PROCEDIMIENTOS FORMATOS
DOCUMENTOSL
Programa de auditoria
2.Planificar El programa auditoria
COORDINADOR CALIDAD
MANUAL DE CALIDAD
NOMBRAR AUDITORES
3.Definir criterios Alcance y frecuencia
COORDINADOR CALIDAD
MEMORANDO
A CUALES PROCESOS Y CADA CUANTO
4.Definir metodologa
COORDINADOR CALIDAD
MEMORANDO
COMOSE VA HACER LA AUDITORIS
64

DIAGRAMA DE FLUJO.
5.Revisin preliminar GERENTE PROGRAMA HACE OBSERVACIONES
NO 2 6.Conforme GERENTE PROGRAMA AUTORIZA ELDESARROLLO
SI
Plan de auditoria
7.Preparar plan auditorias
AUDITORES
FORMATO FO--08
SE INFORMA A LOS AUDITADOS
NO 8.Conforme AUDITADOS FORMATO FO-08
INFORMAN AL AUDITOR ACEPTACION AUDITORIA
SI
65

DIAGRAMA DE FLUJO.
Listado Chequeo
10.Desarrollo Auditoria
AUDITOR LIDER
ACTA REUNION APERTURA
RESPONSABLE DE LA AUDITORIA
11.Reunin de cierre
AUDITOR LIDER
ACTA DE CIERRE
FINALIZACION DE EVIDENCIAS
Matriz anlisis
12.Presentacin resultados
AUDITOR LIDER
FORMATO FO-11
RESULTADO AUDITORIA
13.Verificacin No conformidades
AUDITOR LIDER
FORMATO FO-11
ANUNCIO DE LAS NO CONFORMIDADES
AC y AP..
NO
13
14.No Conformidades cerradas
AUDITOR
FORMATO FO-11
VERIFICAR PLANES TOMADOS
SI FIN
66
ANEXOS PROCEDIMIENTO AUDITORAS INTERNAS DE CALIDAD FORMATO HOJA DE CAMBIOS CDIGO: FO-01 CDIGO DOCUMENTO VERSIN DOCUMENTO DESCRIPCIN CAMBIO FECHA RESPONSABLE QUIEN PROPONE EL CAMBIO APROBADO SI NO NOMBRE DE QUIEN APRUEBA FIRMA
67

FORMATO PLAN DE AUDITORAS CDIGO: PL-06
TEMA:
AUDITOR (ES): ALCANCE :
FIRMA:
OBJETIVO:
DOCUMENTOS DE REFERENCIA:
PROCESO
TEMA
RESPONSABLE-FIRMA
FECHA
HORA
LUGAR
AUDITOR:
PROCESO
FIRMA ACEPTACION
68
FORMATO LISTADO CHEQUEO CDIGO: FO-07
TEMA
PROCESO;
EVIDENCIA
OBSERVACIONES
69
FORMATO ANLISIS DE AUDITORAS CDIGO: FO-08 PROCESO RESPONSABLE (AUDITADO) NO-CONFORMIDAD OBSERVACIONES
ANEXOS. ENCUESTA SATISFACION CLIENTES. HOJA DE CAMBIOS TECNICAS ESTADISTICAS (MEDICIN DE PROCESOS) ACCIONES CORRECTIVAS (TECNICAS ESTADISTICAS ABIERTAS O CERRADAS) ACCIONES PREVENTIVAS (TECNICAS ESTADISTICAS ABIERTAS O CERRADAS) RECOMENDACIONES PARA LA MEJORA REEVISIONES ANTEERIORES
70
FORMATO PROGRAMACION AUDITORIAS INTERNAS CODIGO: FO-25
FORMATO PROGRAMACION DE AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD CODIGO: FO09 AO:

PROCESO AUDITADO AUDITOR FECHA HORA LUGAR
GERENCIA (FIRMA APROBACON):...........................................................

71

Procedimientos Generales Obligatorios Gestion Calidad ISO 9001

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MANUAL DE CALIDAD CODIGO: MA - 02

ELABORO: Coordinador de calidad

REVISO: Coordinador de calidad

TABLA DE CONTENIDO PROCEDIMIENTOS SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD

FORMATO HOJA DE CAMBIOS

PROCEDIMIENTO AUDITORAS INTERNAS DE CALIDAD

PROCEDIMIENTO CONTROL DOCUMENTOS CODIGO: PR-01

PROCEDIMIENTO CONTROL DOCUMENTOS. CAPITULO DE LA NORMA 4.2.3.

ELABORO: C. DE CALIDAD REVIS: C. DE CALIDAD

APROB: GERENTE VERSIN: 01

PROCEDIMIENTO CONTROL DOCUMENTOS CODIGO: PR-01

COORDINADOR SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD.

ELABORO: C. DE CALIDAD REVIS: C. DE CALIDAD

APROB: GERENTE VERSIN: 01

PROCEDIMIENTO CONTROL DOCUMENTOS CODIGO: PR-01

ELABORO: C. DE CALIDAD REVIS: C. DE CALIDAD

APROB: GERENTE VERSIN: 01

PROCEDIMIENTO CONTROL DOCUMENTOS CODIGO: PR-01

ELABORO: C. DE CALIDAD REVIS: C. DE CALIDAD

APROB: GERENTE VERSIN: 01

PROCEDIMIENTO CONTROL DOCUMENTOS CODIGO: PR-01

PL: MA: PR: CR: CO: FO: IN:

PLAN. MANUAL. PROCEDIMIENTO. CRONOGRAMA. CONTRATO FORMATO INSTRUCTIVO

ELABORO: C. DE CALIDAD REVIS: C. DE CALIDAD

APROB: GERENTE VERSIN: 01

PROCEDIMIENTO CONTROL DOCUMENTOS CODIGO: PR-01

ELABORO: C. DE CALIDAD REVIS: C. DE CALIDAD

APROB: GERENTE VERSIN: 01

PROCEDIMIENTO CONTROL DOCUMENTOS CODIGO: PR-01

PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS CAPITULO DE LA NORMA 4.2.3

QUE VAMOS A DOCUMENTAR

EN AUSENCIA DE GERENCIA AUTORIZA COORDINADOR CALIDAD

TODOSLOS USUARIOS DEL PROCESO

4.Recolectar Y documentar informacin Documento borrador

TODOSLOS USUARIOS DELPROCESO

TODOSLOS USUARIOS DELPROCESO

NO 5 6.Es identificable si COORDINADOR CALIDAD

SI CUMPLE ESPECIFICACIONES ADOP TADAS

ELABORO: C. DE CALIDAD REVIS: C. DE CALIDAD

APROB: GERENTE VERSIN: 01

PROCEDIMIENTO CONTROL DOCUMENTOS CODIGO: PR-01

TODOSLOSUSUARIOS PROPONEN CAMBIOS

EN AUSENCIA DE GERERENCIA EL COORDINADOR CALIDAD

11. INCLUIR LISTADO Maestro

ELABORO: C. DE CALIDAD REVIS: C. DE CALIDAD

APROB: GERENTE VERSIN: 01

PROCEDIMIENTO CONTROL DOCUMENTOS CODIGO: PR-01

PROCEDIMIENTOCONTROL DOCUMENTOS. CAPITULO DE LA NORMA 4.2.3

12.Identificar Documentos externos

no 16B.Identificarlo y guardarlo como obsoleto 15.Disponible sitio

14 DOCUMENTO EXTERNO O INTERNO GESTIONAR QUE ESTE DISPONIBLE EN EL SITIO DE USO

si no SI 16C.Destruir 16A.Conservar 16.Obsoleto

DOCUMENTO EXTERNO O INTERNO

GESTIONAR QUE SE HACE CON EL DOCUMENTO

NO DOCUMENTO EXTERNO O INTERNO APLICAR ELDOCUMENTO ALPROCESO

ELABORO: C. DE CALIDAD REVIS: C. DE CALIDAD

APROB: GERENTE VERSIN: 01

PROCEDIMIENTO CONTROL DOCUMENTOS CODIGO: PR-01

SICUMPLE ESPECIFICACIONES ADOPTADAS

ELABORO: C. DE CALIDAD REVIS: C. DE CALIDAD

APROB: GERENTE VERSIN: 01

PROCEDIMIENTO CONTROL DOCUMENTOS CODIGO: PR-01

PROCEDIMIENTOCONTROL DOCUMENTOS. CAPITULO DE LA NORMA 4.2.3

23.Elaborar documento Con cambios