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GESTIN DE PROYECTOS

EL CICLO DEL PROYECTO JUAN JOS MIRANDA MIRANDA

Juan Manuel Miranda hace referencia a la inversin como ejemplo para la formulacin de proyectos. El desarrollo est directamente relacionado con la inversin, no solo con la presencia de esta sino tambin con la calidad de la misma.

Introduccin

Identificacin, formulacin, evaluacin y gestin de proyectos. Busca objetivos de crecimiento econmico y social. Asignacin de recursos teniendo en cuenta informacin acerca de la rentabilidad. Formular un proyecto verificando los efectos econmicos, tcnicos, financieros, institucionales, jurdicos, ambientales, polticos y organizativos. Con un pronstico aproximado del mercado se analiza la viabilidad tcnica del proyecto, esto significa seleccionar entre varias alternativas tecnolgicas la que ms se adecue a las circunstancias, se establecen las necesidades de recursos humanos, tcnicos y logsticos para su operacin. Teniendo en cuenta los recursos financieros disponibles, la tcnica escogida y los resultados del estudio de mercado se identifica, entre varias alternativas, el tamao ms apropiado. La disponibilidad de recursos, la presencia del usuario o consumidor final, la existencia de una infraestructura mnima necesaria, los costos de transporte, etc permiten determinar el emplazamiento ms conveniente.

Proceso de planeacin

Un proyecto puede ser identificado por varias caractersticas: Objetivos: metas a corto, mediano y largo plazo que se esperan alcanzar.(instrumentos de medicin para poder confrontar las metas propuestas con las realmente alcanzadas y aplicar correctivos en caso de desviaciones.) Las actividades que se realizan para el logro de los objetivos. (ordenamiento de las actividades) Ubicacin temporal: ej. Preinversin, ejecucin, puesta en marcha y operacin. Magnitud de los recursos para ejecutarlo y ponerlo en funcionamiento. Tambin se debe mantener en control. Los agentes que se veran afectados por el proyecto. Todo proyecto genera beneficios y costos que afectan a grupos sociales en forma diferencial.

Pre-inversin - identificacin - seleccin -formulacin -evaluacin Inversin o ejecucin -administracin de la ejecucin -planeacin -operacin -control -revisin Funcionamiento u operacin administracin de la operacin -planeacin -operacin -control -revisin Evaluacin ex-post

Los pasos 2 y 3 desarrollan el ciclo bsico de accin administrativa: planeacin (curso de accin a seguir), operacin (traduccin del plan a hecho concretos), seguimiento y control (verificacin de que lo ejecutado est en armona con lo planeado, puede resultar en una revisin de planes y correccin de acciones). Tambin denominado la administracin de la ejecucin y operacin del proyecto. Evaluacin ex-post

Ciclo de Proyecto

1.1 Identificacin de proyectos: aspectos principales del problema o


necesidad y planteamiento de las posibles soluciones/alternativas.

Informacin del medio

Diagnostico situacional

Identificacin de necesidades

Formulacin del problema

Alternativas de solucin

1. Descripcin del problema 2. Poblacin directament e afectada por el problema 3. Zona o rea de influencia 4. Poblacin obejtivo

1. Descripcin de la situacin actual y su evolucin

1. Cuantificaci n de las necesidades

1. A que se refiere el problema (calidad de bienes y servicios, eficiencia en la produccin de bienes y servicios, necesidad de responder a los insumos)

Identificacin del proyecto

La Pre-inversin

1.2 Seleccin de proyectos


IDEA PERFIL PREFACTIBILIDAD FACTIBILIDAD DISEO POSTERGAR EJECUCIN OPERACIN

La seleccin de proyectos hace parte del marco de referencia del proceso de planeacin.

ABANDONAR

Empresa Privada
Seleccionar el o los proyectos que maximicen su beneficio Tiene en cuenta las restricciones de capital y la magnitud del riesgo Estudia las diferentes alternativas que compitan por la asignacin de su capital Utiliza indicadores de rentabilidad basados en el principio de costo beneficio para cada opcin viable. Selecciona aquella que maximice su beneficio

Economa global:
Es mas complejo por que: Los objetivos no suelen estar bien clarificados ni jerarquizados en los planes y programas de desarrollo. No es fcil identificar a los beneficiarios o vctimas. Los recursos son inferiores a las necesidades, por lo tanto ciertos proyectos escogidos implican el sacrificio de otros. (costo de oportunidad) Identificar el agente es difcil pues entra en diversas categoras abstractas no se diferencia directa o indirectamente la incidencia del proyecto. La definicin de las perturbaciones o efectos producidos por la instalacin o el funcionamiento de un proyecto. -Las perturbaciones se establecen sobre determinados valores agregados que le atribuyen al proyecto. Y se califican como beneficios o costos. A la hora de seleccionar un proyecto se debe acudir a metodologas idneas que permitan la jerarquizacin de los proyectos para garantizar la mejor asignacin de recursos.

1.3 La formulacin del proyecto


Permite clarificar los objetivos del proyecto y analizar en detalle las partes que lo componen. Entre ms pasos se necesiten para aprobar la realizacin del proyecto mayores sern los costos de investigacin. Estudios:
identificacin de la idea, perfil preliminar, estudio de prefactibilidad, estudio de factibilidad y diseo definitivo.

En cada uno se examina la viabilidad tcnica, econmica, financiera, institucional y ambiental y la conveniencia social de la propuesta de inversin.

Objetivo: clarificar una opcin que se presenta entre muchas para atender una necesidad o aprovechar una oportunidad teniendo en cuenta aspectos econmicos, tcnicos, institucionales, ambientales, sociales y financieros. parte de la obtencin de informacin sobre el sector econmico y geogrfico donde se insertar el proyecto. Da una panormica sobre los recursos naturales, tcnicos y humanos disponibles y sobre las condiciones socioeconmicas favorables o desfavorables para el desarrollo del proyecto en la regin. Deben plantearse una serie de interrogantes que deben ser respondidos antes de seguir adelante. cul es la principal actividad econmica de la regin? A cuantas personas espera beneficiar el proyecto? Con que servicios y de que calidad cuenta el sector? Existen suficientes recursos humanos y fsicos en la zona? Cul es el nivel de ingresos de la poblacin? Cul es la situacin de empleo de la regin?

Identificacin de la idea

Hiptesis en torno al producto o servicio que permitan identificar preliminares flujos de caja y posibiliten la aplicacin de criterios de rentabilidad y sensibilidad conducentes a calificar las bondades o desventajas del proyecto

Perfil Preliminar

ASPECTOS DESEABLES Situacin general


identificacin del agente promotor del proyecto y su motivacin. Una resea geogrfica y socioeconmica del mbito donde se ubicar el proyecto. Hacer referencia a los objetivos de planes o programas que sean pertinentes a los objetivos del proyecto.

Estudio de los propsitos del proyecto


Resultados esperados a corto, mediano y largo plazo Descripcin de los estudios que continuarn, su cronologa aproximada. Identificacin de los promotores y los responsables de los proyectos en cada una de las fases.

Consideraciones de orden financiero


inversiones necesarias y sus calores aproximados presupuesto de costos de funcionamiento presupuesto de ingresos previstos para cada uno de los perodos del horizonte del proyecto. Fuentes posibles de financiacin tanto para el perodo de instalacin como para el de operacin.

Cronologa de la etapa de ejecucin


Creacin del nuevo ente jurdico Negociacin y compra de terrenos Solicitud de autorizaciones Construcciones y obras civiles complementarias Negociacin y compra de equipo, maquinaria, muebles y vehculos. Montaje de equipos y maquinaria. Programas de capacitacin. Pruebas y puesta en marcha.

introduccin donde se clarifican los objetivos del proyecto, metas a corto, mediano y largo plazo, eventuales beneficiarios, motivacin del mismo y la justificacin correspondiente. Presentacin del sector donde se har el proyecto Resumen de las conclusiones derivadas de los aspectos estudiados y las recomendaciones que deben ejecutarse, aplazarse o perfeccionarse. Presentacin de cada uno de los aspectos: 1.1 estudio del mercado o estudio de necesidades 1.2 estudio tcnico 1.3 estudio financiero (presupuesto, cronologa de inversiones) 1.4 evaluacin (estimacin de flujos de fondos, permite valorar la bondad financiera del proyecto) *en este momento se tiene suficiente informacin y anlisis para contrastar las hiptesis planteadas al principio y establecer rangos de comportamiento para las variables relevantes. 1.5 Bibliografa de los elementos consultados para la elaboracin del perfil e incluir una tabla de contenido adems de los apndices y anexos complementarios.

Pautas de presentacin para un estudio a nivel de perfil

De ac se pasa a la etapa de prefactibilidad si existen dudas sobre las ventajas del proyecto o si no existen se pasa directamente al diseo definitivo para su ejecucin.

Propsito: mejorar el nivel de informacin para tomar


se utilizan como procesos de negociacin con instituciones financieras o inversionista potenciales. se depuran con mayor detalle los aspectos de consumo, tcnicos, financieros, institucionales, administrativos y ambientales elaborados en la fase anterior.

una decisin ponderada y pasar al estudio de la factibilidad, proceder al diseo o abandonar el proyecto.

Se investiga acerca del anlisis socioeconmico, anlisis de mercado y se aplican criterios de rentabilidad financiera, econmica, social y ambiental segn el caso.

Estudio de Pre-factibilidad

se utiliza si persisten dudas en torno a la viabilidad del proyecto. Se depura la informacin con el fin de otorgar mejores y ms confiables soportes a los indicadores de evaluacin. Es oportuno aclarar los estudios de preinversin, lo correspondiente a la formulacin y la evaluacin.

Estudio de Factibilidad

En este estudio se puede dejar en espera, abandonar el proyecto por no encontrarlo suficientemente viable o conveniente o mejorarlo pasando al proceso de diseo definitivo.

Programar y planear las acciones y actividades que garanticen la operacin oportuna del proyecto. Tiene como tareas fundamentales la identificacin y diseo del ente administrativo y gerencial responsable; la definicin, organizacin y contratacin de los servicios de ingeniera; la seleccin y contratacin de servicios auxiliares.

Diseo definitivo

El proyecto que disponga de mejor informacin ser el ms relevante. Esto se logra por medio de una divisin de tareas, reuniones de equipo y reflexiones generales formuladas y delegadas por todos. Se debe lograr un reciclaje de la informacin en aproximaciones sucesivas hasta concretar elementos bsicos del proyecto.

Un proceso inteligente de aproximaciones sucesivas

Proyectos promovidos por agentes privados soporte inicial: estudio sobre el subsector en que se insertar. Una monografa sobre el mbito geogrfico y socioeconmico Determinacin de la magnitud del proyecto, su mejor ubicacin y la tecnologa adecuada. Estudio financiero que busque la bondad del proyecto con el objeto de motivar el inters de las fuentes alternas de financiacin. Evaluacin econmica y social de efectos positivos y negativos que impacten el entorno con la elaboracin del proyecto.

mbitos de proyectos segn sus promotores o impulsores

Estudios de preinversin impulsado por empresas estatales contiene los mismos elementos que el caso anterior. El estudio de mercado debe orientarse a establecer la magnitud de una necesidad con el fin de satisfacerla a travs del proyecto. El clculo financiero pretende dotar a los gerentes pblicos de herramientas bsicas para garantizar el adecuado funcionamiento del proyecto y su sostenibilidad. Debido a las escasez de los recursos las autoridades deben garantizar la mejor asignacin de los mismos analizando las diferentes opciones de la utilizacin de dicho recursos. El concepto de equidad siempre debe estar presente.

Lo ideal es lograr una colaboracin y alianza entre lo pblico y lo privado para lograr cooperacin y as el beneficio de la sociedad como un todo.

Conviene asignar los recursos hacia un uso determinado? Es pertinente, eficiente, eficaz a la hora de lograr el objetivo final? Beneficios mayores que costos? La tarea de la evaluacin es decidir como deben utilizarse los recursos para satisfacer un mayor numero de necesidades.

Evaluacin Ex - ante

Evaluacin financiera: precios de mercado, Evaluacin econmica: precios sombra (no incluye las transferencias y tienen en cuenta la eficiencia . Evaluacin social: criterios de equidad y redistribucin de la pobreza. Evaluacin ambiental

Criterios de Evaluacin Ex - ante

Criterio del costo beneficio: Permite determinar y comparar la rentabilidad de los proyectos. Puede hacerse mediante una evaluacin financiera o evaluacin econmica dependiendo del caso. Costos financieros: cantidades medidas en dinero que el agente econmico paga por los bienes y servicios requeridos para la ejecucin y la operacin del proyecto. Costos econmicos: sealan el valor que representan para la sociedad esos bienes cuando se aplican a su uso alternativo ms valioso.

Se orienta a determinar en que medida el proyecto ha alcanzado sus objetivos. Se da comparando una situacin dada con una deseada y corroborando los efectos reales del proyecto con los deseados antes de su iniciacin.

Evaluacin de impacto

Verifica los cambios producidos sobre la realidad inicial en la cual se ha querido actuar. Se orienta a verificar y corregir cuando se crea conveniente la forma de la asignacin de recursos. Mira hacia delante para sugerir adecuaciones y correcciones en las propuestas de inversin social.

Evaluacin de proceso

El estudio de preinversin es el instrumento idneo para ofrecer el proyecto a potenciales inversionistas o financiadores. La calidad de los estudios (soportes a interrogantes, acotaciones y precisiones solicitadas) garantizarn el mejor argumento. La calidad de la informacin y de la presentacin del estudio de preinversin es trascendental a la hora de negociar con potenciales inversionistas.

Negociacin

1.2 EJECUCIN O INVERSIN


Una vez que el proyecto ha sido suficientemente estudiado, que se ha determinado su conveniencia, y que se ha comprobado que dispone de todas las circunstancias de orden econmico, financiero y poltico.
Disposicin de los recursos humanos, tcnicos, financieros y administrativos para llevar a cabo la obra necesaria para la produccin de un bien o de prestacin de un servicio.

Se procede a su ejecucin

La actuacin simultnea de toda la estructura jerrquica de la organizacin. Delegacin de tareas en las distintas reas de la organizacin. Solicitud de permisos a las autoridades. Realizacin de actividades que lleven a la obtencin de recursos financieros. As mismo, actividades correspondientes a la negociacin, contratacin de insumos y servicios materiales. Realizar lo relativo al montaje (compra de equipos) y
funcionamiento de los sistemas de informacin con objetivo de control y seguimiento de todas y cada una de las tareas que se realizan en esta fase.

Caractersticas de la etapa de ejecucin o inversin

Una de las primeras actividades que se realiza durante la ejecucin, es la evaluacin y ponderacin de cada una de las alternativas de financiacin identificadas en la etapa de formulacin del proyecto.

Es importante tener claro los diferentes usos que se dar a los recursos financieros, si se trata de su aplicacin para la compra de activos fijos, o la contratacin de servicios personales o si su destino ser el capital de trabajo.

1.2.1 Obtencin de recursos financieros

Mantener equipos humanos o fsicos permanentes resulta muy costoso para la organizacin.

La contratacin es un procedimiento que se da en la etapa de Pre-inversin, habitualmente a travs de consultores; pero es mucho mas frecuente en la etapa de ejecucin, ya que en la construccin y el suministro de una gran variedad de servicios, equipos y materiales, dan origen a un bueno nmero de distintos contratos.

1.2.2 Negociacin y Contratacin

En la contratacin suelen darse una serie de actividades: la obtencin de ofertas La seleccin de proveedores El establecimiento de compromisos (contratos)

Los tipos de contratos mas frecuentes en la etapa de implementacin o ejecucin de proyectos son: La modalidad de precio fijo: son los servicios y precios establecidos en el contrato. Precios comprobables: contratante honorarios por un buen trabajo ejecutado- contratista especificaciones claras en cuanto a la calidad de trabajo a realizar, horarios y su costo. Ambas formas determinan derechos y obligaciones de las partes.

1.2.3 Montaje del sistema de informacin

En esta fase los recursos humanos, tcnicos y administrativos son orientados hacia la produccin de un bien o hacia la prestacin de un servicio, que constituye el objeto social permanente de la empresa.

1.3 OPERACIN O FUNCIONAMIENTO

La actividad principal y el eje central del proceso.

El mejor curso a seguir

1.Accin

2. planeacin

Identifica nueva informacin, la cual nos conduce a la revisin e implementacin de nuevos planes y determina el inicio de un nuevo ciclo.

Verifica que la accin se ejecute de acuerdo al plan

3.control

B. La evaluacin ex-post actualmente

Planificacin como Instrumento de Gestin y Direccin de Proyectos

(Planificacin de Proyectos Orientados a Objetivos)

ZOOP "ZielOrientierte ProjektPlanung"

1.6 Ciclo de los proyectos [Nuevo enfoque del Banco Mundial]

El ciclo tiene 4 etapas

d. Incorporacin de los resultados (adopcin de practicas, tecnologas y conocimiento)

1.7 Equipo profesional necesario