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Reorganizacin administrativa

Concepto de organizacin
Es un proceso que parte de la especializacin y divisin del trabajo para agrupar y asignar funciones a unidades especificas e interrelacionadas por lneas de mando, comunicacin y jerarqua con el fin de contribuir al logro de objetivos comunes de grupo de un personas.

Marco terico
Para dimensionar y estructurar un proceso de reorganizacin es necesario disponer de elementos de decisin idneos. Con base en esta perspectiva, se presenta un recuento de los principios, criterios y tcnicas mas importantes que orientan y ordenan la estructura y forma de operar de las organizaciones. Para facilitar su comprensin y darles contexto, se han dividido con dos partes: la primera contiene los aspectos considerados como la visin clsica, la segunda, los de mas reciente acuacin como un enfoque alterno.

Visin Clsica
Principios de organizacin

Departamentalizacin: Este termino implica la especializacin del trabajo de acuerdo con el lugar, producto, servicio, cliente o proceso que resulta de una divisin o combinacin del personal, las operaciones y sus actividades en grupo o unidades relacionadas entre si.

Jerarquizacin: Es establecer lneas de autoridad (de arriba hacia abajo) a travs de los distintos niveles organizacionales y delimitar la responsabilidad de cada empleado ante un solo superior inmediato. Lnea de mando: Estas lneas se relacionan estrechamente con la jerarquizacin porque simbolizan el enlace entre las unidades y constituyen el elemento estructural de los organigramas ya que representan grficamente la delegacin de autoridad mediante niveles jerrquicos.

Unidad de mando: Es conveniente que una unidad administrativa no tengas mas que un solo titular, lo que evita la duplicidad de mando mando y posibles conflictos de autoridad. Autoridad: Es la facultad de dirigir las acciones, adoptar decisiones y girar ordenes para que se realice alguna actividad o se acate una decisin.

Responsabilidad: Es la exigencia que tiene todo individuo u rgano administrativo de cumplir las acciones encomendadas y de rendir cuentas de su ejecucin a la autoridad correspondiente. Autoridad funcional: Por lo general, este tipo de autoridad, que se basa en el conocimiento experto, se asigna a unidades que tienen a su cargo funciones de apoyo o asesora, aunque tambin puede recaer en unidades de lnea.

Tramo de control: Es el numero de unidades administrativas que dependen directamente de un rgano superior. Comunicacin: Es un proceso reciproco en que las unidades y las personas intercambian informacin con un propsito determinado.

Caractersticas de los niveles administrativos


Un elemento de decisin til para desagregar

funciones, evitar omisiones o duplicacin y servir como gua consiste en precisar las funciones genricas de cada nivel de la estructura organizacional, a saber:

Funciones que caracterizan al nivel directivo

Definir el marco de actuacin de la organizacin. Formular las estrategias corporativas y de negocio de la organizacin. Manejar la imagen de la organizacin. Prever el financiamiento de la organizacin. Interrelacionar las acciones de las unidades de la organizacin.

Funciones que caracterizan al nivel supervisor

Definir las estrategias funcionales de la organizacin. Coadyuvar en la puesta en marcha de las estrategias corporativas y de negocios. Coordinar la implementacin de las funciones sustantivas y de apoyo. Establecer el sistema de control, supervisin y evaluacin de las acciones. Interpretar y aplicar las polticas y estrategias establecidas.

Funciones que caracterizan al nivel operativo

Alcanzar las metas de trabajo en sus reas. Organizar, coordinar y dirigir el desarrollo de las actividades bajo su responsabilidad. Atender el desarrollo del trabajo segn los criterios establecidos. Impulsar la productividad y promover la calidad en el trabajo. Proponer medidas y ajustes a sus actividades e informar a los mandos superiores.

Estimacin de costos
Las propuestas de cambios afectan los

presupuestos y programas operativos autorizados por la organizacin, puesto que modificar el numero de unidades administrativas incluidas en el organigrama, con la consecuente reduccin o ampliacin del numero de puestos y plazas destinados a cada rea. Estas modificaciones repercuten directamente sobre la distribucin de funciones y cargas de trabajo y, por lo tanto, en los resultados organizacionales, cuyas unidades de medida son el numero, calidad y oportunidad de los productos y servicios generados; por ello es bsico que la cuantificacin del proceso de reorganizacin considere los factores siguientes:

Costo total: Reorganizar cualquier nivel jerrquico

representa gastos no solo en plantillas de personal, sino adems de aspectos administrativos tales como la contabilidad, administracin, transportes, oficina, mobiliario, equipo, etc. Adems los directivos necesitan servicios auxiliares que representan gastos en vehculos, mantenimiento, mensajera y viticos Costo administrativo: Los movimientos en la estructura orgnica representan variaciones que tambin pueden incidir en el costo de operacin, por ejemplo, los sistemas de produccin, informacin y comunicacin, que se vinculan directamente con el proceso de toma de decisiones.

Costo-beneficio: Los ajustes a la estructura y forma

de operar representan un costo que se refleja en el consumo de recursos, por lo que deben justificarse con resultados especficos.

Delegacin, descentralizacin y desconcentracin


Delegacin: El acto de facultar y responsabilizar

a un subordinado para que tome decisiones, emita instrucciones y haga que se cumplan. Este concepto implica: 1) determinar los resultados esperados de un puesto; 2) asignar funciones al puesto; 3) conferir autoridad para cumplir estas funciones y 4) responsabilizar a la persona que ocupa ese puesto del cumplimiento de las funciones.

Descentralizacin: Delega en mayor grado la

facultad de decidir, y en los niveles superiores conserva solo los controles necesarios. El concepto de descentralizacin opera de dos maneras: 1) delegacin de autoridad en mayor o menor medida, y 2) la accin de crear o transferir facultades a organismos con personalidad jurdica y patrimonio propio.

Desconcentracin: Puede considerarse como un

recurso intermedio de descentralizacin o una forma limitada de la misma, ya que constituye un modo de organizacin administrativa por la cual se transfieren funciones de ejecucin y operacin, a la vez que se delegan facultades de decisin en una unidad tcnico-administrativa y en un mbito territorial determinado, mientas los rganos centrales se reservan las funciones normativas de planeacin, coordinacin y control con la misma relacin jerrquica.

Benchmarking
Este proceso consiste en identificar las mejores

ideas, practicas, tcnicas y estrategias que utilizan otras organizaciones o reas que la componen, con el propsito de compararlas y, cuando sea conveniente, adaptarlas e implementarlas en otra organizacin. Significa tambin buscar puntos de referencia exitosos en el entorno para compararlos, adaptarlos y, si es posible, mejorarlos.

Empowerment
Se trata de facultar, autorizar y habilitar a los

trabajadores para que realmente puedan desarrollar su potencial en el trabajo.