UNIDAD I

EFECTOS DE LA ORGANIZACIN Y LA ADMINISTRACIN

PLANIFICACIN
En gestin todo el mundo habla de PLANIFICACIN. Planificar es lo ms importante, es lo principal, es el ABCpero Qu es realmente planificar?, cual es su definicin?, para qu sirve? y cuales son sus beneficios?.

El mundo de los negocios es un mundo voltil, complejo, sin reglas, pero sobre todo es un mundo incierto. Ante estas caractersticas se necesitan herramientas para minimizar el riesgo y la planificacin es una de ellas. Planificar supone reducir el riesgo de una determinada accin gracias a anticiparse a sus consecuencias, planificar supone minimizar el riesgo.

Adems hay algo que toda organizacin debe hacer y es la de ordenar el trabajo que se va a desarrollar y este siempre debe obedecer a unos objetivos establecidos que previamente deben haber sido estipulados en la planificacin.
Resumiendo podemos decir que la planificacin es el ejercicio ejecutado con el fin de reducir el riesgo en la empresa y organizar los medios productivos de acorde con los objetivos buscados. La planificacin es algo esencial en el trabajo de un gestor ya que es la que le permitir conseguir sus objetivos. Planificar supondr crear una herramienta con la que conseguir objetivos, una herramienta que nos ayuda a obtener resultados

Planificar supone analizar y estudiar los objetivos propuestos as como la forma en la que vamos a conseguirlos. Planificar es una herramienta de accin para decidir qu vamos hacer y por qu, supone crear un plan. Crear un plan tiene muchos beneficios pero sobre todo clarifica muchas dudas acerca del trabajo a realizar: Define necesidad de recursos para conseguir objetivos Clarifica las actividades y las dudas respecto a objetivos buscados. Cuantifica los niveles de desempeo para tener xito Establece prioridades Clarifica debilidades y fortalezas para conseguir objetivos

Existen muchas definiciones de PLANIFICACIN:

Definicin de Stoner, 1996: Es el proceso de establecer metas y elegir medios para alcanzar dichas metas

Definicin Ortiz: Es el proceso que se sigue para determinar en forma exacta lo que la organizacin har para alcanzar sus objetivos
Definicin de Goodstein, 1998: Es el proceso de establecer objetivos y escoger el medio ms apropiado para el logro de los mismos antes de emprender la accin Definicin de Murdick, 1994: Consiste en decidir con anticipacin lo que hay que hacer, quin tiene que hacerlo, y cmo deber hacerse Definicin Jimnez, 1982: La planificacin es un proceso de toma de decisiones para alcanzar un futuro deseado, teniendo en cuenta la situacin actual y los factores internos y externos que pueden influir en el logro de los objetivos

Como curiosidad a todas las definiciones algo que se repite, planificar es establecer metas y definir como se van a conseguir.

ORGANIZACIN
CONCEPTO DE ORGANIZACIN Es un conjunto de cargos cuyas reglas y normas de comportamiento, deben sujetarse a todos sus miembros y as, valerse de este medio que permite a una empresa alcanzar sus determinados objetivos.

Agustn Reyes Ponce Organizacin es la estructuracin de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social, con el fin de lograr su mxima eficiencia dentro de los planes y objetivos sealados. Eugenio Sisto Velasco Organizar es ordenar y agrupar las actividades necesarias para alcanzar los fines establecidos creando unidades administrativas, asignando en su caso funciones, autoridad, responsabilidad y jerarqua y estableciendo las relaciones que entre dichas unidades deben existir. Isaac Guzmn Valdivia Organizacin es la coordinacin de las actividades de todos los individuos que integran una empresa con el propsito de obtener el mximo de aprovechamiento posible de los elementos materiales, tcnicos y humanos, en la realizacin de los fines que la propia empresa persigue. Harold Koontz y Cyril ODonnell Organizar es agrupar las actividades necesarias para alcanzar ciertos objetivos, asignar a cada grupo un administrador con la autoridad necesaria para supervisarlo y coordinar tanto en sentido horizontal como vertical toda la estructura de la empresa.

Esta etapa del proceso administrativo se basa en la obtencin de eficiencia que slo es posible a travs del ordenamiento y coordinacin racional de todos los recursos que forman parte del grupo social. Despus de establecer los objetivos a alcanzar, en la etapa de planificacin, es necesario determinar que medidas utilizar para lograr lo que se desea, y de esto se encarga la etapa de organizacin.

Importancia de la Organizacin

Es de carcter continuo (expansin, contraccin, nuevos productos). Es un medio que establece la mejor manera de alanzar los objetivos. Suministra los mtodos para que se puedan desempear las actividades eficientemente, con el mnimo de esfuerzos. Evita lentitud e ineficiencia. Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y responsabilidades. La estructura debe reflejar los objetivos y planes de la empresa, la autoridad y su ambiente.

EJECUCIN
La ejecucin de un proyecto tiene por objetivo lograr resultados, realizar el fin de la accin y contribuir efectivamente a su objetivo global. Se trata, adems, de gestionar eficientemente los recursos disponibles, supervisar e informar sobre el estado de avance de la accin.

MISIN DE LA EMPRESA
Define el negocio al que se dedica la organizacin, las necesidades que cubren con sus productos y servicios, el mercado en el cual se desarrolla la empresa y la imagen pblica de la empresa u organizacin.
La misin de la empresa es la respuesta a la pregunta ,

Para qu existe la organizacin?.

EQUIPO OBJETIVOS ESTRATEGICOS FIN PROPOSITO

QUIENES SOMOS? QUE HACEMOS? PARA QUE LO HACEMOS?

PARA QUIEN LO HACEMOS? CLIENTES OBJETIVOS

Ejemplos de MISIN
Declaracin de la misin de Gas Natural La Misin del Grupo Gas Natural es atender las necesidades energticas de la sociedad, proporcionando a sus clientes servicios y productos de calidad respetuosos con el medio ambiente, a sus accionistas una rentabilidad creciente y sostenible y a sus empleados la posibilidad de desarrollar sus competencias profesionales. Declaracin de la misin de la prestigiosa consultora KPMG Transformar el conocimiento en valor para el beneficio de nuestros clientes, nuestra gente y los mercados de capitales. Declaracin de la misin de Ford Nuestra misin: somos una familia global, diversa con una herencia orgullosa, confiada apasionado a proporcionar productos excepcionales y servicios.

VISIN DE LA EMPRESA
Define y describe la situacin futura que desea tener la empresa, el propsito de la visin es guiar, controlar y alentar a la organizacin en su conjunto para alcanzar el estado deseable de la organizacin.
La visin de la empresa es la respuesta a la pregunta,

Qu queremos que sea la organizacin en los prximos aos?

LA VISIN DEBE CLARIFICAR LA DIRECCIN Y EL PROPSITO DE LA PREVENCIN Y CONTROL DE PRDIDAS EN LA EMPRESA PARA FUTURO

Ejemplos de VISIN
Declaracin de la Visin de Gas Natural. La Visin es ser un Grupo energtico y de servicios lder y en continuo crecimiento, con presencia multinacional, que se distinga por proporcionar una calidad de servicio excelente a sus clientes, una rentabilidad sostenida a sus accionistas, una ampliacin de oportunidades de desarrollo profesional y personal a sus empleados y una contribucin positiva a la sociedad actuando con un compromiso de ciudadana global. Declaracin de la Visin de KPMG. Ser lderes en los mercados en los que participamos.

Declaracin de la Visin de Ford. Nuestra visin: Convertirnos en la compaa principal del mundo de productos y servicios para el automvil.

POLTICA DE SEGURIDAD
Una poltica de seguridad es un plan de accin para afrontar riesgos de seguridad, o un conjunto de reglas para el mantenimiento de cierto nivel de seguridad. Pueden cubrir cualquier cosa desde buenas prcticas para la seguridad de una obra, reglas de una empresa o edificio, hasta las directrices de seguridad de un pas entero. La poltica de seguridad es un documento de alto nivel que denota el compromiso de la gerencia con la seguridad.

Por qu se debe de tener una declaracin de poltica de seguridad y salud ocupacional?

Una poltica de seguridad y salud escrita ayuda a promover un programa efectivo SSO. Ese tipo de poltica debe reflejar las necesidades especiales de su lugar de trabajo y debe ser revisada y actualizada regularmente. Este documento le ayudar a redactar y aplicar una poltica para su lugar de trabajo.

Qu hace a una declaracin de poltica efectiva?

Existen muchas diferencias de forma y contenido de las polticas corporativas. Su estilo, sin embargo, no es tan importante como la claridad con la cual se identifican responsabilidades funcionales sobre la autoridad. Para ser efectiva, una poltica debe: involucrar a la alta gerencia y representantes en la preparacin de la poltica, ser vista como consistente con los objetivos de operacin de manera eficiente y predecible del lugar de trabajo, ser relevante con las necesidades reales del lugar de trabajo, y no adoptada de otro lugar de trabajo, y ser aceptada con la misma importancia de los otros objetivos de poltica del lugar del trabajo

 Qu tipo de temas debe cubrir una declaracin de poltica SSO?

La declaracin de polticas debe suministrar una clara indicacin de los objetivos y planes de la compaa para salud y seguridad ocupacional.
Los siguientes temas deben ser cubiertos en la declaracin:

compromiso de la alta gerencia con el establecimiento de un lugar de trabajo seguro y sano y con la integracin de seguridad y salud en todas las actividades del lugar de trabajo, la intencin de tratar la legislacin bsica de salud y seguridad como un estndar mnimo en vez de uno mximo, responsabilidad de todo el personal para mantener un lugar de trabajo seguro, responsabilidad de todos los niveles de gerencia para ejecutar las responsabilidades de seguridad y salud, importancia de consulta y cooperacin entre gerencia y empleados para una implementacin de poltica efectiva, compromiso de revisiones regulares de la poltica y monitoreo de su efectividad, y compromiso de suministrar los fondos y recursos necesarios.

 Quin debe redactar la poltica?

Las mejores polticas son especficas para un lugar de trabajo y no prestadas o redactadas por personas externas. Un empleador puede delegar la preparacin de una poltica a un miembro del personal. Sin embargo, la declaracin de poltica escrita de seguridad y salud ocupacional es una obligacin para los empleados y por lo tanto el empleador es el principal responsable de su contenido. La poltica de seguridad debe tener fecha y estar firmada por el gerente ejecutivo del lugar de trabajo.

Qu se debe considerar para redactar la poltica?

Estos son los puntos de mayor importancia a considerar: La poltica debe definir los arreglos implementados para apoyarla y ejecutarla. Aspectos como reuniones de seguridad, procedimientos de trabajo seguro, higiene ocupacional y capacitacin en seguridad deben estar detallados. La poltica debe tratar los tipos de riesgos asociados con el lugar de trabajo. La poltica debe discutir la participacin activa y continua de los empleados para ayudar a obtener los objetivos. Los empleados tambin deben involucrarse en la preparacin e implementacin de la poltica. Sin la participacin til de los empleados, una poltica no tendr xito. Las declaraciones de poltica tienen que ser enmendadas de vez en cuando. Deben mantener el ritmo con los cambios que ocurren en el lugar de trabajo.

Quin tiene responsabilidades con la

poltica?
No importa que tan bien escrita est , una poltica no es ms que palabras vacas si no existe un plan para implementar la poltica a travs de la organizacin.
La poltica puede slo ser implementada cuando: las responsabilidades estn claramente definidas y asignadas, los mtodos de responsabilidades estn establecidos, los procedimientos adecuados y las actividades del programa estn implementados, existe prestacin adecuada de recursos financieros y otros, y las responsabilidades para realizar los objetivos de la poltica estn claramente comunicados y entendidos dentro del lugar de trabajo.

La responsabilidad debe ser extendida a travs de toda la estructura organizacional para garantizar que los objetivos de la poltica se integrarn en todas las actividades. Por ejemplo, una poltica puede especificar: responsabilidades individuales responsabilidades legales, sistemas de contabilidad, promocin de percepcin y seguridad, necesidades para educacin y capacitacin, informes y correccin de problemas de seguridad y salud, y control de informacin de lesiones y enfermedades.

Cmo puede incorporarse la poltica a los deberes y acciones regulares del lugar de trabajo?
Los mtodos para establecer responsabilidad deben ser designados para monitorear la calidad y lo adecuado de los procedimientos del lugar de trabajo, incluyendo: Inclusin de responsabilidad en la declaracin de polticas, procedimientos para garantizar que el desempeo de salud y seguridad se considera una parte de la evaluacin de rendimiento y de revisiones salariales, inclusin de responsabilidades de seguridad y salud y objetivos de desempeo en las descripciones de trabajo revisiones de programas de salud y de seguridad regulares, y informes regulares de los requerimientos incluidos en los elementos del programa.

Cules son ejemplos de cmo comunicar la poltica a otros?

Una poltica efectiva para manejo de seguridad y salud debe ser: claramente definida y comunicada, respaldada por arreglos slidos y puesta en prctica, reflejada en las actitudes diarias y en las acciones de las personas, y monitoreada Formas en las que las polticas de responsabilidades pueden ser comunicadas incluyen: induccin de capacitacin, poltica y manuales de procedimiento, comits conjuntos de seguridad y salud, descripciones de trabajo, avisos y recordatorios, conversaciones y reuniones de seguridad, asistencia de la alta gerencia a las reuniones de seguridad, y demostracin del compromiso de la alta gerencia por medio de una respuesta asistida y revisin a los informes de inspeccin de recomendacin del comit, investigaciones de accidentes, y evaluaciones del programa de seguridad y salud.

Ejemplos de POLTICAS
POLTICA DE PREVENCIN Y CONTROL DE RIESGOS DEL TRABAJO Entendemos por seguridad en el trabajo aquella condicin en que los riesgos de accidentes o enfermedades laborales estn suficientemente controlados. Para nuestra Empresa la seguridad en el trabajo es un valor permanente y fundamental, que debe ser considerado en todo el quehacer institucional y que nunca podr ser dejado de lado, an frente a urgencias contingentes, en respecto por el derecho a la vida y a la salud, propia de nuestros semejantes. En el trabajo cumpliremos con todas las leyes y normas relacionadas con la Prevencin de Riesgos Laborales, estableciendo responsablemente estndares propios en aquellas materias no reguladas. Creemos que todos los accidentes son evitables, mediante el control sistemtico de los riesgos. Estos se deben a causas que pueden ser identificadas y controladas, mediante el mejoramiento continuo de los estndares y procedimientos de trabajo.

POLTICA DE LA EMPRESA EN MATERIA DE PREVENCIN DE RIESGOS.

METALCOP Ingeniera Ltda. est consiente que, aplicando en buena forma un programa efectivo de seguridad, mejora la gestin de la Empresa y la calidad de vida de sus trabajadores. Esto ha llevado a nuestra administracin, incluyendo todos los niveles de supervisin sin distincin de jerarqua, a adquirir un compromiso destinado a resguardar la salud ocupacional y las condiciones de trabajo de nuestros trabajadores. Este compromiso se realizar sin escatimar esfuerzos ni recursos para protegerlo mediante un ambiente laboral seguro, generando conciencia entre todos sus trabajadores, de asumir su responsabilidad en Prevencin de Riesgos.

INTRODUCCIN
La descripcin y anlisis de cargos son una fuente de informacin bsica para toda la planeacin de recursos humanos, ya que es necesario para el proceso de seleccin de nuevo personal, para la programacin de planes de capacitacin, determinar la carga de trabajo e incentivos y la administracin de remuneraciones. La descripcin del cargo se refiere a las tareas, deberes y responsabilidades del cargo, en tanto que el anlisis del cargo se ocupa de los requisitos que el aspirante necesita cumplir.

INTRODUCCIN
La descripcin de cargos y el anlisis estn estrechamente relacionados en sus finalidades y en el proceso de obtencin de datos, a pesar de ellos estn perfectamente diferenciados entre s: la descripcin del cargo considera la informacin detallada de las atribuciones o tareas del cargo -qu hace el ocupante-, la periodicidad de la ejecucin cundo lo hace-, los mtodos aplicados para la ejecucin de las atribuciones o tareas -cmo lo hace- y los objetivos del cargo -por qu lo hace-. Bsicamente es hacer un inventario de los aspectos significativos del cargo, de los deberes y responsabilidades que comprende; mientras que el anlisis de cargos indaga en los requisitos, las responsabilidades comprendidas y las condiciones que el cargo exige para poder desempearlo de manera adecuada. Este anlisis es la base para la evaluacin y clasificacin que se harn de los cargos para efectos de comparacin.

INTRODUCCIN
Un cargo "es la reunin de todas aquellas actividades realizada por una sola persona, que pueden unificarse en un solo concepto y ocupa un lugar formal en el organigrama".

DESCRIPCIN DE CARGOS
Es muy importante saber y considerar que dentro de una empresa, los roles de las personas deben estar bien definidos, esto facilita a la organizacin el orden dentro de ella. Esto se define por sobre todo para que las personas sepan identificar cual es su posicin dentro de la empresa, y cuales son las posibilidades de estos para ascender en ellas.
La descripcin de cargos es una relacin escrita que define los deberes y las condiciones relacionadas con el cargo. Proporciona datos sobre lo que el aspirante hace, cmo lo hace, y por qu lo hace.

 La descripcin de cargo se refiere a las tareas, los deberes y las responsabilidades del cargo, en tanto que el anlisis del cargo se ocupa de los requisitos que el aspirante necesita cumplir. Por lo tanto, los cargos se proveen de acuerdo con esas descripciones y anlisis. El ocupante del cargo debe tener caractersticas compatibles con las especificaciones del cargo y el papel que deber desempear es el contenido del cargo registrado en la descripcin.

En general, la descripcin del cargo presenta el contenido de ste de manera profesional, y las especificaciones suministran la percepcin que tiene la organizacin respecto de las caractersticas humanas que se requieren para ejecutar el trabajo, expresadas en trminos de educacin, experiencia, iniciativa etc. La descripcin de cargos es la relacin detallada de las atribuciones o tareas del cargo (lo que el ocupante hace), de los mtodos empleados para la ejecucin de esas atribuciones o tareas (cmo lo hace) y los objetivos del cargo (para qu lo hace).

A continuacin describiremos algunos conceptos insertos en la descripcin de un cargo:

TAREA : es el conjunto de actividades individuales que ejecuta el ocupante del cargo, en general hace referencia a cargos simples y rutinarios, como los que ejercen los que trabajan por horas o los obreros. ATRIBUCIN : es el conjunto de actividades individuales que ejecuta la persona que ocupa el cargo. Se refieren a cargos que incluyen actividades ms diferenciadas, como las que desempean los que trabajan por meses o los funcionarios.

 FUNCIN : es un conjunto de tareas (cargos por horas) o atribuciones (cargos por meses), que el ocupante del cargo ejerce de manera sistemtica y reiterada, o un individuo que sin ocupar un cargo, desempea una funcin de manera transitoria o definitiva. Para que un conjunto de tareas o atribuciones que constituya esa funcin, se requiere que haya repeticin al ejecutarlas. CARGO : es un conjunto de funciones con posicin definida dentro de la estructura organizacional, es decir, el organigrama. Ubicar un cargo en el organigrama implica definir cuatro aspectos: el nivel jerrquico, el rea o departamento en que est localizado, el superior jerrquico (ante quien responde) y los subordinados (sobre los que ejerce autoridad).