Identificar a los socios del Benchmarking

Tercera Parte

Bsqueda de socios del benchmarking cooperativos

Quizs el mayor obstculo que la gente tiene que enfrentar a medida que se familiariza con el proceso de benchmarking es la barrera psicolgica de tener que ir a hablar con individuos de otras organizaciones especialmente con competidores. Para la mayora de las personas, fraternizar con la competencia no es una actividad normal, y esta nocin preexistente se puede emplear para defender una posicin contraria al empleo de los procesos de benchmarking.

Algunos pueden proyectar sus propios temores en los socios del benchmarking y suponer que otras organizaciones no cooperarn en una investigacin de benchmarking. Esas personas se inquietan acerca de cmo presentarse a compaas mucho ms grandes y conocidas. Otras, inmediatamente dicen que hay posibles implicaciones antimonopolio sin siquiera explorar el hecho con asesores jurdicos calificados.

Por qu a los empleados los incomoda ponerse en contacto directo con empleados de otras organizaciones? Pueden pensar en tres razones: 1.Tradicin. El estereotipo del competidor como el tipo malo y el enemigo es difcil de vence. 2.Confabulacin. Muchas personas temen que ponerse en contacto directo con los empleados de los competidores y compartir informacin con ellos sea una forma de confabulacin.

En algunas industrias (por ejemplo, la industria del petrleo) hay, sin duda, precedentes histricos con respecto a ciertas formas de participacin de informacin. El hecho es que la mayora de la informacin compartida podra no ser interpretada como confabulacin ni legal ni profesionalmente, siempre y cuando que se use con el debido buen juicio y un poco de precaucin. 3.Incomodidad. Simplemente, muchas personas se sienten incmodas visitando a empleados de otras organizaciones particularmente organizaciones competidoras. Este sentimiento suele desaparecer despus de un poco de trato para romper el hielo.

La buena noticia acerca de esta renuencia inicial es que una vez que se haga un intento real de recopilacin de informacin para benchmarking mediante contacto directo con personas de otras organizaciones, los novatos suelen quedar placenteramente sorprendidos (en muchos casos, asombrados) por la relativa facilidad que hay para recopilar informacin de esa manera.

Hasta cierto punto, a casi todos los practicantes de benchmarking se les pregunt por qu los empleados de otras compaas especialmente de las rivales cooperan en este esfuerzo de recopilacin de datos. Hubo varias respuestas: 1. Afiliacin profesional. Muchos contactos de benchmarking con otras organizaciones, incluyendo las competidoras, son de un profesional funcional con otro similar (por ejemplo de un gerente de ingeniera con un colega). Suele establecerse de inmediato cierto grado de familiaridad y profesionalismo.

Los empleados que practican el benchmarking suelen compartir similares experiencias profesionales e historias de carrera con sus homlogos de otras organizaciones. Muchos profesionales que participan en este nivel de comunicacin son miembros de las mismas asociaciones o redes profesionales. Muchos de ellos conocen las mismas personas a travs de esas redes, y algunos de hecho se han conocido en conferencias o convenciones. Una vez que se haga este nivel de conexin, el proceso de intercambio de informacin se intensifica enormemente.

2. Curiosidad. El proceso de comunicacin a este nivel es interesante por su naturaleza. Hay una natural curiosidad por saber qu estn haciendo las otras organizaciones, y este nivel de contacto brinda la oportunidad de satisfacer la curiosidad de uno acerca de la vida en el otro bando. Basta mencionarle la palabra benchmarking a un socio potencial para que se despierte inters en las personas que tienen curiosidad acerca del proceso, y ello proporciona una pausa en la rutina diaria de los negocios.

3. La oportunidad de aprender algo. Ciertamente, hay un elemento de aprendizaje profesional y personal que puede tener lugar como parte del proceso de benchmarking. La oportunidad de aprender algo nuevo o de confirmar creencias viejas acerca de las prcticas comerciales de uno mismo o de otra persona es un poderoso aliciente para participar y cooperar.

4. Reciprocidad. Hay un elemento de tome y dme en el proceso de recopilacin de informacin de benchmarking. Los empleados de otras organizaciones suelen acceder a participar en una investigacin de benchmarking si creen que pueden recibir algo a cambio, como un ejemplar del informe de benchmarking que se va a producir.

En muchas situaciones, los socios del benchmarking expresan inters en un tema diferente y aceptan cooperar, bien entendido que ms tarde habr reciprocidad. En otros casos, no se espera reciprocidad en absoluto. A menudo el ofrecimiento que uno hace de compartir informacin respecto del trabajo que est realizando incluso un breve informe es suficiente para ganarse la cooperacin de los socios del benchmarking.

5. Cortesa. Muchas personas cooperan en los esfuerzos de recopilacin de datos, por un sentimiento de cortesa personal o profesional. Si la solicitud de informacin de benchmarking se maneja profesionalmente y si algn tipo de documentacin formal acompaa la solicitud, la mayora de las compaas cooperarn dentro de lo razonable.

En suma, la relacin de benchmarking persona a persona es fuente de mucho debate y especulacin entre las personas que nunca han participado en un proyecto de benchmarking formal. Sin embargo, las personas que tienen experiencia en el proceso pronto desarrollan una consciencia de las reacciones potenciales y una expectativa realista de la forma en que ser recibida su solicitud de informacin. Uno de lo retos ms difciles del proceso de benchmarking es comenzar el primer proyecto, y vencer las racionalizaciones, el miedo y las excusas.

En algunas organizaciones, los proyectos piloto de benchmarking se inician como una manera de probar las aguas y demostrar que el proceso es factible en el ambiente de una organizacin particular.

Redes de benchmarking: Un grupo clave de socios del benchmarking

Uno de los fenmenos ms recientes en la prctica de benchmarking es la creacin de redes formales de benchmarking o consorcios. Estos grupos se asocian con el propsito explcito de abrir canales de benchmarking entre los miembros participantes. Cuando los miembros de estas redes comienzan estos procesos, sus socios, miembros de la red, representan un punto de partida automtico para identificar socios
potenciales del benchmarking.

Aunque los miembros de la red no estn incluidos como socios del benchmarking para una investigacin particular, ellos representan realmente otra fuente valiosa que puede ser estudiada para hallar candidatos potenciales de benchmarking. Igualmente, los miembros de estas redes pueden acordar compartir informacin contenida en informes de benchmarking que ya se hayan completado.

Algunas de estas redes de benchmarking estn formadas por organizaciones que son miembros de un grupo Industrial particular. Por ejemplo, un grupo de dieciocho corporaciones de la industria de telecomunicaciones (entre rilas AT&T, Bell Atlantic, NYNEX, MCI, GTE) se asociaron para formar el Telecommunications Benchmarking Consortium. Este grupo se form para estimular las actividades de benchmarking en diversas reas genricas (por ejemplo, mantenimiento, satisfaccin al cliente, desarrollo de nuevos productos, servicios), no slo en temas especficos de su grupo industrial.

Otras redes se componen de especialistas funcionales de diversas organizaciones que representan diferentes industrias. Un ejemplo de red funcional es un grupo llamado Financia! Quality Network, que comprende especialistas, principalmente de los departamentos financieros de compaas como Federal Express, Caterpillar, Xerox, Westinghouse, DEC y Du Pont. Esta red particular expres el deseo de crear una poltica de puertas abiertas en benchmarking.

Aunque este grupo se compone predominantemente de especialistas financieros, reconoci el valor de la creacin de una red que estimulara el benchmarking prcticamente en cualquier rea funcional. Otras redes de benchmarking funcional se han formado en reas como ingeniera, manufactura y recursos humanos.

Estos tipos de redes de benchmarking han demostrado que son un medio eficaz de iniciar investigaciones de benchmarking y de aprovechar los recursos de un gran nmero de organizaciones cooperativas. Muchas de las compaas a las cuales se les ha pedido que participen en estas redes ya son reconocidas por su utilizacin del proceso de benchmarking. No es necesario convencerlas de los mritos del benchmarking, y ya comprendieron el valor de integrar una asociacin de riesgo compartido en benchmarking.

Las oportunidades de redes informales estn siendo estimuladas por el crecimiento de las conferencias y los simposios de benchmarking patrocinados por grupos de investigaciones independientes y por asociaciones. Estas conferencias se llevan a cabo regionalmente, y a ellas suelen asistir muchas personas que buscan oportunidades de benchmarking en sus reas funcionales o en sus grupos industriales. Muchas de las redes ad hoc se han formado en estos tipos de reuniones, que se estn volviendo ms frecuentes y mejor organizadas.

Otras fuentes de informacin de benchmarking

Hasta aqu se ve a los socios del benchmarking en el sentido de las organizaciones o sus empleados que se incluyen en el proyecto. Ellos son las fuentes directas de informacin de benchmarking que le proporcionan a uno ejemplos de las mejores prcticas y otros datos comparativos. Pero tambin hay otras fuentes tiles que pueden ayudar a uno a localizar las compaas de mejores prcticas y otra informacin aplicable a su investigacin.

Esta punto se describe brevemente las clases de recursos que las compaas de benchmarking han encontrado tiles cuando comienzan su anlisis de benchmarking. Estos recursos los puede utilizar cualquier compaa de benchmarking sin que importe la industria, el tamao, la localizacin o la propiedad.

Aunque el proceso de benchmarking est empezando a ganar madurez en algunas organizaciones, el proceso de recopilar informacin de negocios tiene una historia relativamente larga en la mayora de las compaas. Muchas de las fuentes confiables de informacin de benchmarking son idnticas a las fuentes que han sido utilizadas para investigar nuevas tecnologas, analizar condiciones de mercado e investigar prcticas competitivas.

Las organizaciones que recopilan informacin de benchmarking generalmente enfocan sus actividades de recopilacin de datos alrededor de un centro de fuentes de informacin. Una pregunta que se les hizo a las compaas de benchmarking de mejores prcticas fue sta: "Dnde puede uno encontrar recursos vlidos y confiables que le ayuden a identificar y contactar socios potenciales del benchmarking?"

Las numerosas fuentes mencionadas tenan a agruparse en siete categoras claves: Recursos gubernamentales: fuentes regionales, estatales y locales. Expertos en la materia: entre ellos asesores, acadmicos y analistas. Grupos de inters especial: asociaciones profesionales y de comercio o redes. Los medios de comunicacin: publicaciones y peridicos profesionales y de negocios, publicaciones relacionadas con los negocios en general y materiales producidos por el gobierno.

Empleados, clientes y proveedores: los que estn ms familiarizados con la organizacin de ustedes y con su proceso. Socios del benchmarking. recomendados por las organizaciones de mejores prcticas (es decir, a las cuales ellos les han hecho benchmarking). Fuentes extranjeras de recursos: bancos, oficinas de corporaciones multinacionales, consulados extranjeros, bases' de datos internacionales.

Cada uno de estos recursos de informacin de benchmarking se revisa aqu, incluyendo ejemplos especficos de organizaciones, asociaciones, publicaciones, ndices, bases de datos y agencias recomendadas por personas experimentadas en el tema. Estas referencias deben ayudarles a ustedes a construir su propia biblioteca interna de informes de benchmarking

Fuentes gubernamentales Agencias estatales Informes anuales Publicaciones estatales Gobierno estatal Directorios de negocios Documentos legales Expertos en la materia Instituciones acadmicas Asesores Analistas de inversin

Organizaciones y redes profesionales y comerciales

Conferencias, reuniones Redes de profesionales Servicios de apoyo a la investigacin Publicaciones de especialistas Publicaciones Servicios de informacin de negocios Estudios de investigacin de mercado Bases de datos en lnea Publicaciones privadas de negocios Directorios e ndices de publicaciones.

Empleados, clientes y proveedores Distribuidores Personal de investigacin interna Expertos en materias internas Minoristas Proveedores Socios del benchmarking Bases de datos de benchmarking Organizaciones de mejores prcticas Referencias, presentaciones

Fuentes de datos extranjeros Bancos Consulados Cmaras de comercio extranjeras Bibliotecas extranjeras Comisin/Asociacin internacional de comercio Comisionistas de valores Bases de datos especializadas Asociaciones comerciales