GESTION DE COMPRAS

Expositor: MSc. Ing. Ezzard Omar Alvarez Daz

Temario
1. Gestin de Compras: Importancia y Evolucin. 2. Las Competencias del Profesional de Compras. 3. La Funcin de Compras 4. Objetivos de la Gestin de Compras. 5. Estrategias para toma de decisin: Fabricar o comprar. 6. Fases de las Compras. 7. Tipos de compras. 8. Las Compras dentro de la Cadena de Abastecimiento. 9. Las Polticas de Compras

1. Gestin: Definicin

Coordinacin e integracin de hombres y recursos para el logro de objetivos. Implica esfuerzo determinacin, de un direccin y

grupo

humano

cohesionado. El termino es equivalente a: Administracin, Gerencia o Management (ingles).

Dios es peruano

Pero.

1. La Gestin de Compras

Primera

funcin

de

la

cadena

de

abastecimiento. Crucial para la reduccin de costos de la cadena de valor. Requiere conocer la cadena de

abastecimiento, tributacin, inventarios, transporte y logstica global.

1.1 Importancia de Compras:

Los

costos

de

bienes por

y la

servicios

adquiridos

empresa son la principal fuente de sus costos totales. La Calidad de los insumos afecta la calidad del producto o servicio final.

Caso: Pilsen Callao

Caso Pilsen Callao en los 90

Por los aos 90 grupos empresariales cayeron en quiebra debido a malos manejos y decisiones. Uno en caer fue el imperio cervecero, Pilsen Callao, que termin enfrentando una cada de ventas conjuntamente con una crisis de sucesin. El problema fue tomar malas decisiones y no retirar el producto del mercado cuando se detecto un deterioro en el sabor de la cerveza. Su jefe, Gabriel Lanata Piaggio en aquel entonces, sali del cargo y fue reemplazado por un alguien que tampoco pudo salvar a dicha compaa.

1.2 Evolucin de las Compras

Estados de evolucin: Reactivo Mecnico Proactivo Administracin estratgica del Abastecimiento

Evolucin del rea de Compras en el Tiempo

Estado 3 PROACTIVO Estado 2 MECANICO
- Al guna forma ci n uni vers i tari a - Proces a mi ento por computadora s - Rega teo de preci os - Apa recen a cuerdos con proveedores - Indi ca dores de ges tin ba s a dos en l a reducci n de cos tos - Reportes centra dos en reducci n de cos tos

Estado 4 ADMINISTRACION ESTRATEGICA DEL ABASTECIMIENTO

Estado 1 REACTIVO
- Educa ci n ni vel s ecunda ri o - Proces a mi ento en pa pel - Funci n de empl ea do - Actitud rea ctiva - Reportes muy b s i cos a ba jo ni vel

- Educa ci n uni vers i tari a - Actitud proa ctiva - Us o de tecnol ogi a s de l a i nforma ci n - Acuerdo con proveedores a l a rgo pl a zo - Ca pa ci taci n y entrena mi ento - Soporte de otra s rea s de l a empres a - Apa recen l a s es tra tegi a s de compra en commodi ties

- Educa ci n forma l en el rea de a ba s teci mi ento - Des a rrol l o de es tra tegi a s de a ba s teci mi ento en l nea con l a es tra tega de negoci os - Fuentes gl oba l es de s umi ni s tros - Al i a nza s es tra tegi ca s con proveedores - Mejora continua - Ca pa ci taci n perma mente - Ma nejo de l a ca dena de va l or

2. Perfil del Comprador: Competencias

Habilidad en los idiomas extranjeros.

Buenos negociadores. Entender informacin tcnica del producto. Capacidad matemtica. Entender software de hoja de clculo. Comprender la metodologa de comercializacin, Tomar y asumir decisiones.

Aprender acerca de nuevos productos y servicios de bsquedas (Internet, ferias y conferencias).

3. La Funcin de Compras

Consiste en suministrar materiales,

bienes y/o servicios necesarios para el funcionamiento de la empresa.

Deben proporcionarse en cantidades adecuadas, en el momento solicitado,

con el precio y calidad en el lugar

acordado.

4. Objetivos de Compras

Garantizar continuidad en el abastecimiento Asegurar el nivel de calidad requerido Adquirir materiales econmicamente a precios consistentes con la calidad y servicio requerido.

Desarrollar y mantener la relacin cliente -

proveedor.
Desarrollar fuentes alternativas confiables de abastecimiento Mejorar competencia: que la empresa se haga

ms competitiva en el mercado o con sus

competidores.

5. Estrategias de Decisin: Fabricar o Comprar

Menor costo de produccin Proveedores no adecuados en el mercado Asegurar el suministro adecuado Utilizar excedentes de M.O. Obtener la calidad deseada. Mantener las capacidades de la organizacin Proteger el diseo patentado o la calidad

Menor costo de adquisicin Mantener un compromiso con el proveedor Obtener habilidad tcnica o de gestin Capacidad propia inadecuada. Asegurar flexibilidad y fuentes alternativas. El articulo est protegido por patente

CASO TOPY TOP

TOPY TOP es una empresa que comenz como una pequeo proyecto familiar, que al cabo de 25 aos se ubica como la empresa lder en el rubro textil y confecciones del pas, actualmente tiene 8 mil trabajadores.

CASO: CORPORACION JERUTH

Corporacin Jeruth es una organizacin cuyo negocio se extiende desde la atencin al cliente en las cadenas tiendas del grupo hasta la confeccin y exportacin de prendas de vestir . (Texcorp - Samitex Global). Todas las unidades de negocio operan como una sola Organizacin.

CASO: BATA

Bata es una empresa global con actividades en los cinco continentes controlada por cuatro Unidades de Negocio. Cada unidad se especializa en tareas como desarrollo de producto, compra, apoyo en mercadotecnia, adems de adaptarse a cambios en el mercado y/o oportunidades de crecimiento y uso.

La fortaleza de Bata est en su presencia global (www.bata.com). Todas las compaas locales tienen su propia gerencia y sus sistemas de informacin, innovacin de producto o compra.

6. Fases de las Compras

1.

Operaciones previas

2.
3. 4. 5.

Preparacin
Pedido Seguimiento Operaciones derivadas

Operaciones previas
Serie de operaciones previas a la compra de un producto: Conocer cules son nuestras necesidades en torno a los productos que vamos a

comprar.
Determinar las especificaciones tcnicas. Seleccionar el surtido, que pueda satisfacer

esas necesidades.

Preparacin

Investigacin de mercados: buscar proveedores. Realizamos una preseleccin de los posibles proveedores Nos ponemos en contacto con los proveedores y les pedimos que nos hagan una cotizacin.

Pedido
Analizar y evaluar las ofertas para elegir la mejor propuesta segn necesidad. Negociacin con los proveedores en aquellos puntos en los que estemos disconformes. Adjudicar la compra a un proveedor o proveedores.

Elaboracin del documento de compra.

Seguimiento

Vigilancia entregas.

reclamacin

de

las

Control

cuantitativos

(nmero

de

unidades pedidas) y cualitativo (con la calidad y fecha exigida o comprometida)

de los productos recibidos.

Manejo de aquellos productos con los que no estemos conformes.

Operaciones derivadas

Recuperacin y enajenacin de
embalajes, desperdicios, sobrantes, etc.

Gestin de los stocks de los

materiales y productos adquiridos.

7.1 Tipos de compras con base en la concentracin

Compras centralizadas: Las adquisiciones se realizan desde un slo departamento central para todas las plantas y/o sucursales de la firma. Distribucin propia Menores costos Menores niveles de inventarios Dificultades administrativas Riesgos de prdidas, dao y robos

7.1 Tipos de compras con base en la concentracin

Compras descentralizadas: Pedidos desde centros productivos o locales comerciales Compras con base a presupuestos departamentales Prdida de ahorros por volumen Compras a distintos precios con diversos proveedores

7.2 Tipos de compras con base en la filosofa de gestin

Compras tradicionales Diversos proveedores para un mismo producto, bien o servicio Relaciones a corto plazo Ambiente de desconfianza (inflacin de precios o volmenes de compra futuros) Conveniencia individual Justo a tiempo Fuentes de abastecimiento con relaciones a largo plazo con proveedores Entregas frecuentes de lotes pequeos con mayor coordinacin entre clientes y proveedores.

7.3 Tipos de compras con base en el bien adquirido

Compras de bienes fsicos Visualizacin, prueba y control de calidad Pedido que se convierte en contrato exigible

7.3 Tipos de compras con base en el bien adquirido

Compras de servicios No se puede evaluar el entregable antes de la puesta en marcha. Se pueden hacer con base a contratos Apoyarse en las experiencias de otros usuarios

7.4 Tipos de compras con base en los mercados implicados

Compras locales

Proveedores locales Menores tiempos de entrega Pueden tener ventajas en costos O desventajas en costos y calidad (por impuestos, menor productividad, etc.)

7.4 Tipos de compras con base en los mercados implicados

Compras internacionales Compras a diferentes mercados del mundo a travs de proveedores Menores costos por ventajas comparativas Mayor liberalizacin de comercio global Requieren una mayor coordinacin logstica, trmites y evaluacin de costos involucrados. Riesgo de recibir mercadera daada o de diferente cantidad a la solicitada

7.5 Tipos de compras con base en la naturaleza de las compras

Compras de economato Para papelera e insumos por caja chica Compras de mediana magnitud Requieren mayor seguimiento, especificaciones, pruebas, controles de calidad Compras de elementos crticos Aquellos esenciales para garantizar la continuidad de la produccin (por su escasez, costo o impacto)

7.5 Tipos de compras con base en la naturaleza de las compras

Compras por licitacin Para compras mayores Se presentan ofertas de bienes o servicios a proveedores Se evalan las mismas Se selecciona la mejor propuesta con base en las condiciones establecidas Pueden haber licitaciones pblicas o privadas

7.6 Tipos de compras con base en la frecuencia de adquisicin

Compras recurrentes Se realizan en forma constante y uniforme con base en contratos con proveedores, preseleccionados de acuerdo a las polticas actuales, presupuestos aprobados y programa de produccin establecido.

Para abastecimiento masivo de artculos estndar de un mismo proveedor

7.6 Tipos de compras con base en la frecuencia de adquisicin

Compras spot Se realizan por nica vez para una necesidad puntual (construccin de planta, adquisicin de maquinaria, etc.) Requiere una seleccin de entre diversos proveedores con caractersticas particulares Si el monto es pequeo se usa la caja chica A veces pueden ser debidos a errores de consolidacin por compras

8. La Gestin de Compras dentro de la Cadena de Abastecimiento (Supply Chain Management - SCM)

8.1 Gestin de la Cadena de Abastecimiento GCA

Integracin de actividades - 4 procesos claves: La planeacin: entre la demanda y la oferta para abastecer al consumidor. El abastecimiento: planes y alianzas con proveedores a costos adecuados. La manufactura: mxima flexibilidad y velocidad a bajos costos. La entrega: movimiento eficiente productos de almacenes a clientes. de

8.2 Integracin de compras a la Cadena Logstica

Las Compras como actividad de apoyo proporciona factores de produccin e infraestructura para el funcionamiento de las actividades

primarias:

Cadena de Valor

La Cadena de Valor

ACTIVIDADES DE APOYO

INFRAESTRUCTURA DE LA EMPRESA FINANZAS, GESTIN RH, SISTS. INFORMACIN DESARROLLO TECNOLOGICO COMPRAS

LOGISTICA DE ENTRADA

OPERACIONES

LOGSTICA DE SALIDA

MERCADOTECNIA Y VENTAS

SERVICIO

ACTIVIDADES PRIMARIAS

En que consiste la GCA?

Actividades Independientes

Integracin Interna: Dpto. administracin de Materiales

Integracin de la cadena de abastecimiento

8.3 Estrategias de Abastecimiento

Depende del tipo y etapa de vida del producto del mercado Integracin vertical - Parcial, aguas arriba o aguas abajo - Total Adquisicin a proveedores: - Compras tradicionales - Subcontratacin, tercerizacion o outsourcing - Regimenes de integracin: Partnership, alianzas estratgicas, Integracin parcial o total.

8.3.1 Estrategia de Integracin Vertical

Ejemplos de Integracin Vertical

9. Polticas de Compras

Son pautas que generan las empresas para determinar cuales sern las condiciones, los plazos de pago, y los proveedores que tendr la empresa, entre otros criterios, que sern aplicados al momento en que la organizacin proceda a la adquisicin de productos para sus operaciones habituales. Asegurar continuidad en el abastecimiento de la empresa Evitar la duplicacin de pedidos, reducir o eliminar los desperdicios, evitar tener productos obsoletos Mantener los niveles de calidad de los productos Seleccionar adecuadamente a los proveedores de la empresa Negociar descuentos y condiciones de pago

9. Polticas de Compras (cont.)

Solicitar y recibir muestras Visitar de manera frecuente a las reas usuarias y almacenes de la empresa Realizar previsiones en la demanda con las reas responsables Verificar que se cumplan las ordenes de compra emitidas Renegociar los servicios que prestan los proveedores Preferir a proveedores locales Uso de medios electrnicos

Caso: Textil San Cristbal