UNIVERSIDAD NACIONAL AGRARIA LA MOLINA

DEPARTAMENTO ACADMICO DE GESTIN EMPRESARIAL

FACULTAD DE ECONOMA Y PLANIFICACIN

ADMINISTRACIN GENERAL

LA ADMINISTRACIN
Por: Mg. Sc. Ing.
11/10/2013 ERNESTO ALTAMIRANO FLORES 1

ADMINISTRACIN
La palabra Administracin se forma de: AD :hacia MINISTRATIO: MINISTER: MINUS :comparativo de inferioridad TER :trmino de comparacin

Por tanto, la etimologa nos da la idea de que la Administracin se refiere a una funcin: a) Que se desarrolla bajo el mando de otro b) De un servicio que se presta En conclusin, incluye los conceptos de: a) Servicio. b) Subordinacin.

ADMINISTRACIN
Accin y efecto de administrar ADMINISTRAR:

Es el proceso de trabajar con las personas y con los recursos para cumplir con los objetivos organizacionales.

Estas funciones deben ser gestionadas de forma eficaz y eficiente.

J.D.MOONEY:
Es el arte o tcnica de dirigir e inspirar a los dems, con base de un profundo y claro conocimiento de la naturaleza humana.

GEORGE P.TERRY:
Consiste en lograr un objetivo predeterminado mediante el esfuerzo ajeno.

F.TANNENBAUN:
El empleo de la autoridad para organizar, dirigir y controlar la subordinacin responsable; consiguientemente, a los grupos que ellos comandan, con el fin de que todos los servicios que se presten sean debidamente coordinados en el logro del fin de la empresa.

HENRY FAYOL:
Administracin es prever, organizar, mandar, coordinar y controlar.

TERRY Y FRANKLIN:
La administracin es un proceso muy particular que consiste en las actividades de planear, organizar, ejecutar y controlar desempeos par alcanzar los objetivos sealados.

ADMINISTRACIN Es un conjunto de actividades(.), dirigidos a los recursos de una organizacin (), con el fin de alcanzar la metas organizacionales de manera eficiente y eficaz.
Eficiencia Hacer correctamente, las cosas. Alcanzar las metas con el menor desperdicio de recursos (dinero, tiempo, materiales, gente) Eficacia Para un administrador es alcanzar las metas organizacionales

NECESIDAD DE LA ADMINISTRACIN
La Administracin reduce la duda

Anticipa un futuro
Permite asignar eficientemente recursos

Permite coordinar los recursos

Permite corregir errores y aprender

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IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIN
La administracin es importante porque: 1. Se da donde quiera que existe un organismo social aunque lgicamente sea ms necesario cuando mayor y ms complejo sea ste. El xito de un organismo social depende directa e inmediatamente de su buena administracin. Para las grandes empresas, la administracin tcnica o cientfica es indiscutible y obviamente esencial ya que por su magnitud y complejidad, simplemente no podran actuar sino fuera a base de una administracin sumamente tcnica. En ellas es quiz donde la funcin administrativa puede aislarse mejor de las dems.

2. 3.

IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIN
4. Para las empresas pequeas y medianas, tambin quiz su nica posibilidad de competir con otras, es el mejoramiento de su administracin, o sea obtener una mejor coordinacin de sus elementos: maquinaria, mercado, calificacin de mano de obra, etc; en los que son superados indiscutiblemente por sus grandes competidores. La elevacin de la productividad, quiz la mayor preocupacin actual en el campo econmico-social, depende de la adecuada administracin de las empresas, ya que si cada clula de esa vida econmica social es eficiente y productiva la sociedad misma, formada por ellas tendr que serlo. Uno de los requisitos substanciales de los pases en va de desarrollo es mejorar la calidad de su administracin porque para crear: capitalizacin, desarrollar la calificacin de sus trabajadores, etc, bases esenciales de su desarrollo, es indispensable la ms eficiente tcnica de coordinacin de todos sus elementos, la que viene a ser por ello como el punto de partida de un desarrollo.

5.

6.

FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIN
Segn Fayol son funciones de la administracin:
1. 2. 3. 4. 5. 6. Funciones tcnicas, relacionadas con la produccin de bienes o de servicios. Funciones comerciales, relacionadas con la compra, venta e intercambio. Funciones financieras, relacionadas con la bsqueda y gerencia de capitales. Funciones de seguridad, relacionadas con la proteccin y preservacin de los bienes y de las personas. Funciones contables, relacionadas con los inventarios, registros, balances, costos y estadsticas. Funciones administrativas, relacionadas con la integracin de las otras cinco funciones. Las funciones administrativas coordinan y sincronizan las dems funciones.

ELEMENTOS DE LA ADMINISTRACIN
Las funciones administrativas engloban los elementos de la administracin : 1. Planear : visualizar el futuro y trazar el programa de accin. 2. Organizar : construir tanto el organismo material como el social de la empresa. 3. Dirigir : guiar y orientar el personal. 4. Coordinar : ligar, unir, armonizar todos los actos y todos los esfuerzos colectivos. 5. Controlar : verificar que todo suceda de acuerdo con las reglas establecidas y las rdenes dadas. Estos son los elementos de la administracin que constituyen el llamado proceso administrativo y que son localizables en cualquier trabajo de administrador en cualquier nivel o rea de actividad de la empresa o institucin.

DIMENSIONES DEL CONCEPTO ADMINISTRACIN

rea administrativa finanzas, marketing, logstica, produccin y RRHH rea de recurso dinero, personas y materiales
Proceso Administrativo

Administracin

reas administrativas

Recursos Administrativos

Planeamiento

Control

Organizacin

Direccin

La interaccin dinmica de las funciones administrativas

EL PROCESO ADMINISTRATIVO

Planeamiento

Organizacin

Direccin

Control

FUNCIONES DEL ADMINISTRADOR COMO UN PROCESO SECUENCIAL Planeamiento

Ciclo Control FUNCIONES DEL ADMINISTRADOR COMO UN CICLO ADMINISTRATIVO

Administrativo

Organizacin

Direccin

FUNCIONES ADMINISTRATIVAS
Planificacin
Definir metas,establecer la estrategia y desarrollar planes para coordinar actividades

Organizacin
Determinar que tareas es necesario llevar a cabo, quin las realizar cmo deben agruparse las tareas, quin rendir cuentas a quin y donde se debern tomar las decisiones

Direccin
Dirigir y motivar a los subordinados, seleccionar los canales de comunicacin ms eficaces y resolver conflictos

Control
Vigilar actividades para asegurarse de que se realicen de conformidad con lo planeado y para corregir cualquier desviacin significativa.

PRINCIPIOS DE LA ADMINISTRACIN
1.

2.

3. 4. 5. 6.

7.

Divisin de trabajo: consiste en la especializacin de las tareas y de las personas para aumentar la eficiencia. Autoridad y responsabilidad: autoridad es el derecho de dar rdenes y el poder de esperar obediencia; la responsabilidad es una consecuencia natural de la autoridad. Ambas deben estar equilibradas entre s. Disciplina : depende de la obediencia, aplicacin, energa, comportamiento y respeto de acuerdos establecidos. Unidad de mando: cada empleado debe recibir rdenes de slo un superior. Es el principio de la autoridad nica. Unidad de direccin: una cabeza y un plan para cada grupo de actividades que tengan un mismo objetivo. Subordinacin de los intereses individuales a los intereses generales: los intereses generales deben sobreponerse a los intereses particulares. Remuneracin personal: debe haber una justa y garantizada satisfaccin para los empleados y para la organizacin en trminos de retribucin.

PRINCIPIOS DE LA ADMINISTRACIN
8. 9. 10. 11. 12. Centralizacin: se refiere a la concentracin de la autoridad en l a alta jerarqua de la organizacin. Jerarqua o cadena escalar: es la lnea de autoridad que va del escaln ms alto al ms bajo. Es el principio de mando. Orden: un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar. Es el orden material y humano. Equidad: amabilidad y justicia para alcanzar la lealtad del personal. Estabilidad y duracin (en cargo) del personal: la rotacin tiene un impacto negativo sobre la eficiencia de la organizacin. Cuanto ms tiempo una persona permanezca en un cargo, mejor. Iniciativa: la capacidad de visualizar un plan y de asegurar su xito. Espritu de equipo: la armona y la unin entre las personas constituyen grandes fuerzas para la organizacin.

13.
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ADMINISTRACIN ENFOCADA A LA VENTAJA COMPETITIVA

Innovacin
Calidad

Servicio

Rapidez Competitividad de costos

ADMINISTRADORES
Gerentes de alto nivel

Gerentes de nivel medio

Gerentes de primera lnea

Empleados no gerenciales

ADMINISTRADORES
GERENTE Miembro de la organizacin que integra y coordina el trabajo de otros

Gerentes de primera lnea Supervisores, el nivel de administracin ms bajo

Gerentes de nivel medio Todos los niveles de administracin Entre el nivel de Supervisor y el nivel ms alto de la organizacin

Gerentes de alto Nivel Gerentes localizados en la cumbre de la organizacin,o cerca de ella, responsable de tomar decisiones y establecer las polticas y estrategias que afectan a toda La organizacin

Niveles Administrativos Alta Direccin

Habilidades Administrativas

Administracin de Nivel Intermedio

Administracin de Nivel de Supervisin

HABILIDADES DE UN ADMINISTRADOR
ROBERT KATZ

Habilidades Tcnicas

Capacidad de aplicar conocimientos o Experiencia especializada

Habilidades Humanas

Capacidad de trabajar con otros, comprenderlos y motivarlos, en lo individual y en grupo

Habilidades Conceptuales
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Capacidad mental para analizar y diagnosticar situaciones complejas

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HABILIDAD TCNICA
Es la destreza de utilizar los productos, tcnicas y conocimientos de un campo especializado. Los procesadores de alimentos, proveedores de insumos y transportistas tienen todos ellos habilidades en sus campos respectivos;

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HABILIDAD HUMANA
Capacidad de trabajar bien con otras personas. Comunicarse, motivar, dirigir.

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HABILIDAD CONCEPTUAL

Implica ver la organizacin como un todo, Comprender cmo su parte depende una de otra y Anticipar cmo un cambio en cualquiera de sus partes afectar a toda la empresa.

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HABILIDADES DE UN ADMINISTRADOR
ROBERT KATZ
Frecuencia De Uso

Habilidades Conceptuales

Habilidades Humanas Habilidades Tcnicas

Egresados

Supervisores

Jefes de Area

Gerentes Operativos

Gerente General

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PERFIL DEL ADMINISTRADOR LDER DE EXCELENCIA

Sencillez Humildad

Espritu de logro

Sinceridad, Justicia-Lealtad

Optimismo

Iniciativa

Sentido comn

Pasin por la Calidad

Conocimientos Tcnicos

Conocimientos Administrativos

LA GERENCIA GERENCIA: - Cargo del gerente

- Gestin que incumbe al gerente. - Oficina del gerente GERENCIA:

Es la coordinacin de todos los recursos a travs del proceso de planeamiento, organizacin, direccin y control a fin de lograr objetivos establecidos

GERENTE: Persona que dirige, administra y representa una empresa Miembro de una organizacin que integra y coordina el trabajo de otros (Robbins y Coulter)
CLASES DE GERENTES:
Gerentes de nivel medio Todos los niveles de administracin Entre el nivel de Supervisor y el nivel ms alto de la organizacin
Gerentes de alto Nivel Gerentes localizados en la cumbre de la organizacin,o cerca de ella, responsable de tomar decisiones y establecer las polticas y estrategias que afectan a toda La organizacin

EL GERENTE

Gerentes de primera Lnea Supervisores, el nivel de administracin ms bajo

SER GERENTE
Ser Gerente Moderno significa: Tener una VISIN clara del futuro, es decir ser una persona capaz de imaginar lo que desea de su institucin en el mediano y largo plazo. Precisar en base a la visin una MISIN que oriente el que hacer de la organizacin. Efectuar la PLANEACIN ESTRATGICA para lograr la misin mediante los planes tcticos pertinentes. Tomar DECISIONES de riesgo y de alguna manera difciles y complejas, antes que las fciles y seguras. Asumir RESPONSABILIDADES en su total dimensin, antes de evadirlas. Ejercer el PODER basado en la ascendencia y aceptacin de sus colaboradores antes que en el nivel jerrquico que ostenta. Adoptar un ESTILO PARTICIPATIVO y democrtico, no solo por ser ms pertinente con la naturaleza de las organizaciones, sino por haberse comprobado ser el ms eficaz. Ser INNOVADOR constante para introducir cambios y mejoras, an los ms pequeos e insignificantes, superando las barreras que se pudieren presentar en el trayecto.

SER GERENTE
Utilizar

racionalmente y OPTIMIZAR el recursos econmico, ser capaz de reducir costos, buscar nuevas formas y fuentes de financiamiento e incrementar las utilidades. Preocuparse ms por la CALIDAD porque es el smbolo del xito de las personas y organizaciones de nuestros tiempos y porque solo as se puede ser competitivos. Enfrentar los CONFLICTOS, porque desde una perspectiva sistmica estos son inevitables y adems necesarios como fuerza homeosttica del sistema organizacional Ejercer una SUPERVISIN innovativa, de ayuda y orientacin para superar los tradicionales problemas con los trabajadores. Poseer slida FORMACIN administrativa, que debe ser complementaria en caso de formacin profesionales no relacionadas. Ejercer roles de LDER, antes que de un simple jefe. Ser EFECTIVO (eficiente y eficaz), no solo hacer bien las cosas sino, tambin, lograr los resultados previstos.

TIPOS DE GERENTE
Jos Campoverde Ayres en su obra Eficacia con DO ha retocado la investigacin de los diez tipos de gerentes que existen en nuestra idiosincrasia gerencial nacional.

GERENTE MIOPE
Es temeroso de los cambios, no ve el futuro; prefiere la rutina y all trata de ser eficiente. No ve el contorno de su institucin ni se ubica. Sus planes son para ayer y como carece de personalidad para fijar responsabilidades, la gente capaz se le va o la despide. No se actualiza. Cerrado en s mismo, se contenta con su graduacin obtenida hace dcadas . Se sabe tmido, pero se muestra todo lo contrario. Si est en una entidad pblica sabe ms que un abogado. Sus poses son espectaculares, usa palabras prefabricadas para impresionar. Inventa terminologa para darse status. Nunca se re.

GERENTE INTOCABLE
Por temor a que lo crean incapaz, no le agrada que le sealen fallas a su empresa o institucin. El lo decide todo y, aunque cometa muchos errores, cree estar en la verdad. Como se imagina ser un excelente relacionador pblico, cree que su organizacin es la mejor , que todo anda bien , que no hay nada por mejorar y , para justificar su incapacidad, con hostilidad, inculpa a ejecutivos y colaboradores. Para destacar su importancia personal trabaja a puertas cerradas y, por su puesto, para hablar con l hay que anunciarse con antelacin , pero al interlocutor lo deja con la palabra en la boca. Sus ejecutivos a pesar de ser adultos , le tienen miedo. En las relaciones sociales es otra persona. Se re y hace rer , y generalmente se queda hasta el ltimo. Al da siguiente es otra persona.

GERENTE PERFECTO
Este es detallista en extremo , pierde el tiempo en minuciosidades, en tanto que no ve las cosas importantes. Por su perspicacia, est habituado a descubrir errores , los comenta y se jacta de haberlos descubierto. Con frecuencia devuelve las cartas y otros documentos porque su redaccin no est perfecta , perdiendo horas en corregirlos. En su organizacin abundan manuales , los hay para todo, porque todo debe ser escrito y cree que el xito reside en ello , aunque no se lean. Lo importante para l es que estos manuales estn bien empastados , y si recurre a ellos, es cuando algo ha salido mal para demostrar que no los leen. Se ufana de sus ttulos , tiene una respuesta para todo y siempre cree tener la razn. Planifica todo hasta la exageracin. En las entidades pblicas generalmente los encontramos en las reas administrativas. En las empresas privadas no duran.

GERENTE PROBLEMATIZADOR
Es el que casi nunca toma decisiones y , cuando armado de coraje se decide a tomar alguna , no duerme una semana cavilando los pro y los contra. Exigente en pedir estudios y planeamientos con todas sus alternativas posibles, espera de ellos una seguridad del 100% del xito, y en tanto no lo obtenga, no los aprueba. Sus sesiones de comit son interminables , pues tiene una extraa habilidad en dejar a su grupo enmaraado. Sus palabras favoritas son: S , pero.... Le agrada ms cumplir rdenes que crearlas. Exagera los problemas para darse status. En las entidades pblicas estn en las reas de planeamiento. En las empresas privadas son los que son sobrepasados por los jvenes y no se adaptan a los cambios.

GERENTE SABELOTODO
En efecto es el que lo sabe todo. No se le puede contradecir porque para todo tiene una respuesta. En los comits no deja hablar y, si los convoca es para que lo escuchen. Como no sabe escuchar, ignora el potencial humano que le rodea. Sus ejecutivos que lo conocen bien, se contentan con mover la cabeza afirmativamente y, por supuesto, todos estn de acuerdo con l en el seno del comit, a puertas cerradas. El desacuerdo se inicia tan pronto se abren las puertas, cuando regresan a sus oficinas. Todos desearan decirle algo constructivo, pero estn convencidos de que es intil: l lo sabe todo. En las entidades pblicas son bien hbiles para ser amigos de todos los polticos y diputados. Generalmente son los gerentes o directores generales. En las empresas privadas son los tcnicos que llegan a ocupar puestos gerenciales.

GERENTE DE FAMA
Por ser infatuado y credo, tiene peculiar habilidad para destacarse. A tal fin que est al da el calendario de conferencias , certmenes y simposiums; figura en diarios y revistas para las que hasta escribe artculos, cuyos conceptos no practica y se da maa para ser nombrado en comisiones y comits extraordinarios. As hincha su currculum vitae. Se afana por almuerzos, ccteles, presentes y regalos: no se escapa ni un solo detalle social. vido de lisonjas , sabe cmo organizarse la comida el da de su cumpleaos. Su empresa o entidad es triste. Todos serios. En la entidad pblica es de carcter fuerte con su personal.

GERENTE IMPROVISADO-AUTORITARIO
Es el gerente solo de nombre , que asume su cargo sin experiencia. No sabe planear ni fijar objetivos. No sabe administrar ni organizar y, por tanto, no sabe delegar ni le gusta compartir ni participar sus problemas. De carcter difcil, no le gusta la crtica y elude el conflicto en vez de manejar lo. Oculta su incapacidad en su autoritarismo. Con l las personas se sienten mal. Excelente para matar la creatividad de sus subalternos. Propugna en la organizacin este slogan:Aqu no hay nada que hacer.Normalmente es quien busca su tarjeta para llegar al silln de la gerencia.

GERENTE FUNCIONAL SEMIAUTORITARIO

Es el gerente con mentalidad de tarea; todo lo quiere poner por escrito en manuales de funciones. Si se presentara, por ejemplo , una epidemia de fiebre asitica no habr que consultar el manual en la seccin varios, para encontrar all el operativo correspondiente. Su preocupacin se concentra en tareas minsculas y sin importancia : Permite el dilogo , pero sus decisiones ya han sido tomadas de antemano. Gran trabajador, no tiene tiempo para nada y si se le hace cualquier sugerencia , su nica respuesta es: pngalo por escrito. Entonces la gente lo hace, pero no obtiene contestacin y, cuando se llega a conocer por todos esta actitud ya nadie escribe. Entonces el comenta:Aqu nadie colabora ni tiene iniciativa

GERENTE POR OBJETIVOS

Es de visin amplia, sabe planear y concede amplia delegacin e iniciativa. Tiene metas globales as como, objetivos estratgicos, objetivos de rea y personales, objetivos de la organizacin. Piensa y hace pensar en resultados y obtiene la participacin de su gente. Maneja los conflictos y ve en cada colaborador un futuro gerente. Sus comits trabajan por resultados. Su tiempo lo tiene distribuido as: 60% para el crecimiento de la organizacin y 40% para la direccin. Es un profesional que ha comprendido que de sus acciones depende el desarrollo de su entidad o empresa. Por eso, tiene salud y su motivacin es elevada. Sabe analizar e invita al anlisis. Al cabo de cierto tiempo sus colaboradores manifiestan que han crecido y que se han desarrollado al trabajar con l al ver los resultados. Como no es poltico difcilmente trabaja en entidades pblicas por un lado, por otro las entidades pblicas prefieren contratar por el sueldo que pide este profesional, a tres o cuatro del tipo MIOPE. En las empresas privadas de medianos y grandes con 20 aos de experiencia existen muchos.

GERENTE DE DESARROLLO
El gerente es ante todo un consultor de su propia organizacin, quien orienta las grandes decisiones pues ha concebido a su empresa o entidad como un equipo que mira el futuro, pero que acta en el presente con plena madurez. Para l su Gerencia es una Escuela Profesional de Gerentes con elevado potencial a desarrollar. Por su calidad humana es respetado y admirado. Le tiene fe y su creencia es que al hombre hay que darle oportunidad , pues todos pueden aprender a ser eficaces. Su vida pblica y privada es ejemplar. En su actuacin est la filosofa de su vida y ella es asimilada por su organizacin. Este tipo excepcional de gerente no gusta del poder, sino del logro. Su credibilidad es absoluta y se le nota a pesar de su gran liderazgo se sigue cultivando. DIRIGE A Gerente por objetivos. Es un lder social que prestigia al pas. De stos hay pocos.