METOLODOLOGIA DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA

Adriana de Jess Antemate Pucheta Andrea Victoria Arteaga Chvez Lidia Gonzlez Rojas

PLANEACIN

Lineamientos de carcter general que determinan las acciones que se deben realizar para instrumentar la auditoria de forma secuencial y ordenada para alcanzar en tiempo y lugar los objetivos. Planeacin Misin Visin Objetivos Estrategias Metas Polticas

FUENTES DE ESTUDIO
Internas:

rganos de gobierno, socios, comisiones, grupos de trabajo, sistemas de informacin, etc. Normativas, redes de informacin, proveedores, clientes o usuarios.

Externas:

SITUACIN ADMINISTRATIVA
Determinacin

especficas.

de las necesidades

Identificacin

de los factores que requieren atencin. de prioridades.

Jerarquizacin

PREPARACIN DEL PROYECTO DE AUDITORA

tcnica: Naturaleza, alcance, antecedentes, objetivos, estrategias, justificacin, acciones, recursos, costos, resultados e informacin complementaria.
Propuesta

PROGRAMA DE TRABAJO
1. 2. 3.

Se asigna al responsable(s). Se capacita.

Actitud del o los responsables.

DIAGNOSTICO PRELIMINAR
Enriquecer

la documentacin de antecedentes y justificacin de la auditora. Afinar el objetivo general. Definir objetos tentativos por rea. Complementar la estrategia.

INSTRUMENTACIN
Concluida

la planeacin se procede a seleccionar y aplicar las tcnicas de recoleccin mas viables, de acuerdo a las circunstancias de la auditoria.

RECOPILACIN DE INFORMACIN
Registro

de todo tipo de hallazgo y de evidencia que haga posible su examen para evitar errores que causen retraso, manteniendo presente el objetivo de estudio, revisin y evaluacin.

TECNICAS DE RECOLECCIN
Investigacin

documental. Observacin directa. Acceso a redes de informacin. Entrevista. Cuestionarios. Cedulas.

PAPELES DE TRABAJO
los registros en donde se describen las tcnicas y procedimientos aplicados las pruebas realizadas la informacin obtenida y las conclusiones alcanzadas. Deben incluir: Identificacin de la auditoria. El proyecto de auditoria. ndices, cuestionarios, cdulas y resumes de trabajo.
Son

EVIDENCIA
la comprobacin de los hallazgos en la auditoria. Es un elemento importante para la fundamentacin de juicios y conclusiones. Se clasifica en : Fsica Documental Testimonial Analtica
Representa

EXAMEN
Consiste

en dividir o separar sus elementos componentes para conocer la naturaleza, caractersticas y origen del comportamiento. las tcnicas de anlisis procedentes para lograr los fines propuestos.

Aplica

PROCEDIMIENTO
Conocer.

Describir.
Descomponer. Revisar. Definir

las relaciones. Identificar y explicar su comportamiento.

INTERROGANTES
Qu

trabajo se hace? Quin lo hace? Para qu se hace? Cmo se hace? Con qu se hace? Cundo se hace?

TECNICAS DE ANALISIS ADMINISTRATIVO

Comprueba

como se est ejecutando. Evala cuantitativamente y cualitativamente los indicadores establecidos. Examina los resultados. Revisa las circunstancias. Verifica niveles de efectividad. Conocer el uso de recursos.

TECNICAS DE ANALISIS ADMINISTRATIVO

Organizacionales:

administracin por objetivos, anlisis de sistemas, anlisis ford, rbol de decisiones, autoevaluacin, benchmarking, control total de la calidad, etc. Cuantitativas: anlisis de series de tiempos, cadenas de eventos, modelos de inventarios, muestreo, simulacin, teora de colas, etc.

FORMULACION DEL DIAGNOSTICO

Recurso

que traduce los hechos y circunstancias en informacin concreta susceptible cuantitativa y cualitativamente.

INCORPORANDO:
Descripcin

de la organizacin. Elementos de prueba de la necesidad de una auditoria. Definicin de objetivos (general y especficos). Efecto de la estrategia seguida. Deteccin de oportunidades de mejora. Identificacin de tendencias.

INFORME
Al

finalizar el examen de la organizacin, se prepara un informe en este se consiguen los resultados de la auditoria, identificando claramente el rea, sistemas, proyectos, etc.

ASPECTOS OPERATIVOS
Antes

de presentar la versin definitiva del informe, se revisa en trminos prcticos, partiendo de las permisas acordadas, para llevar a cabo las formas operativas.

 Los

apesctos operativos se deben ajustar a lo siguiente: Introduccin. Antecedentes. Justificacin Motivo de la auditoria Estrategias Recursos Costos Alcance acciones

TIPOS DE INFORME
Informe

general. Informe ejecutivo. Informe de aspectos relevantes.

PROPUESTA DE IMPLANTACIN
Existen

3 fases importantes dentro de la implantacin: 1.- preparacin del programa. 2.- integracin de los recursos 3.- ejecucin del programa.

Pasos para la preparacin del programa

Determinar

efectuarse Establecer el tiempo de duracin de cada actividad Estimar los requerimientos de personal Delimitar claramente las responsabilidades

las actividades que se deben

Mtodos de implantacin
Instantneo.

Proyecto

piloto. Implantacin en paralelo. Implantacin por aproximaciones sucesivas. Combinacin de mtodos.

PRESENTACIN DEL INFORME

Titular

de la organizacin. rgano de gobierno. Noveles directivos. Mandos medios y nivel operativo. Grupo de afiliacin corporativa o sectorial. Dependencias globalizadoras.

SEGUIMIENTO

Observaciones que se producen como resultados de la auditoria que deben sujetarse a un estricto seguimiento para corregir fallas detectados y as mismo evitar su recurrencia. Adems: Verifica las acciones. Facilita la toma de decisiones. Constata las acciones que se llevan a cabo para instrumentar las recomendaciones.

LINEAMIENTOS GENERALES
Definir

las reas en que se implantaran los cambios. Considerar la participacin de especialistas. Realizar pruebas necesarias para obtener evidencia que fundamenta sugerencias del auditor. Establecer mecanismos para el control del cumplimiento de las propuestas.

LINEAMIENTOS GENERALES
Brinda apoyo necesario a las reas involucradas. Evala resultados y logros alcanzados como producto de las modificaciones. Replantea las recomendaciones. Reprograma fechas compromiso.

ACCIONES ESPECIFICAS
Son

para examinar el grado de avance. A) Recomendaciones programadas: asignar responsabilidades, factores considerados, reas de aplicacin, periodo de realizacin, costo, resultados obtenidos e impacto logrado. B) Recomendaciones fuera de programa: desviaciones, causas, efectos, acciones correctivas, calendario de aplicacin.

CRITERIO PARA LA EJECUCION DE AUDITORIA EN SEGUIMIENTO

Considerar

sugerencias. Entrevistas previas. Establecer prioridades. Ampliar el alcance de los procedimientos de auditoria.

CONCLUSION
Para

llevar a cabo una auditoria administrativa es necesario contar con un marco metodolgico que oriente las acciones en sus diferentes etapas, planeacin, instrumentacin, examen, informe y seguimiento, cada una de ellas dispone de una serie de componentes indispensables para cumplir con el fin convenido.