Presupuestos: Definicin, Importancia, Clases, pasos, etc.

Contabilidad Administrativa II

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Resea histrica de los presupuestos

Los fundamentos tericos y prcticos del presupuesto, como herramienta de planificacin y control, tuvo su origen en el sector gubernamental a finales del siglo XVIII cuando se presentaba al Parlamento Britnico los planes de gastos del reino y se daban pautas sobre su posible ejecucin y control.

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Definicin de los presupuestos

Un presupuesto es un plan integrador y coordinador que se expresa en trminos financieros con respecto a las operaciones y recursos que forman parte de una empresa para un perodo determinado, con el fin de lograr los objetivos fijados por la alta gerencia. Es un plan de accin dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en trminos financieros que, debe cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas condiciones previstas.

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Objetivos de los presupuestos

Ser una gua de accin. Permite comparar lo real con lo planificado. Evaluar la actuacin de la compaa. Optimizar el empleo econmico de los recursos. Trabajar en forma anticipada y previniendo los hechos.

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Funcin de los presupuestos

La principal funcin de los presupuestos se relaciona con el control financiero de la organizacin. El control presupuestario es el proceso de descubrir qu es lo que se est haciendo, comparando los resultados con sus datos presupuestados correspondientes, para verificar los logros o medir las diferencias. Los presupuestos pueden desempear tanto roles preventivos como correctivos dentro de la organizacin.

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El presupuesto como Herramienta Gerencial

El presupuesto es el punto de partida en la planeacin y control de una gestin empresarial: Refleja - Objetivos - Metas

- Programas
Que conducen a: DESEMPEO DE LA MISIN CORPORATIVA LOGRO DE LA VISIN CORPORATIVA Es un plan:

ESTRATGICO A LO LARGO PLAZO

TCTICO A CORTO PLAZO

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El Presupuesto como Herramienta Financiera

1. ES UN PLAN

LO QUE LA EMPRESA O ENTIDAD QUIERE REALIZAR

INCLUYE TODAS LAS DEPENDENCIAS. INCLUYE PLANES DE VARIAS SECCIONES ES UN CONJUNTO ARMONICO. EN UNIDAD DE MEDIDA Y EN PESOS

2. INTEGRADO

3. COORDINADO

4. CUANTIFICADO

5. OPERATIVO

INCLUYE TODOS LOS INGRESOS Y GASTOS EN FORMA DETALLADA.

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Planificacin Estratgica y Presupuestos

Plan Estratgico Identifica el concepto bsico y la direccin de una organizacin
Proceso de la planificacin estratgica
Misin + Objetivos Anlisis Entorno Formulacin Estrategia Implementacin Estrategia Evaluacin + Control

Describe la visin. La visin define objetivos financieros y estratgicos

Anlisis Interno Bsqueda Anlisis Industria. ventaja competitiva

Programas. Parmetros. Presupuestos. Objetivos. Procedimientos. Indicadores. Comparaciones. Cambios.

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Planificacin Estratgica y Presupuestos

Misin + Objetivos
Misin

Anlisis Entorno

Formulacin Estrategia
Visin Cristalizacin de lo que los lderes desean que sea la empresa Gua el desarrollo de la estrategia y organizacin

Implementacin Estrategia

Evaluacin + Control
Estrategia

Descripcin del porque la empresa existe Provee un contexto para todas las decisiones dentro de la organizacin Describe una realidad duradera Util para entes internos y externos Su logro puede ser infinito

Plan que explica como ganarles a los competidores de hoy maana Lista una serie de acciones para proveer servicios y productos por arriba del costo

Describe una nueva realidad inspiradora Se puede lograr dentro de un perodo especfico Se usa primordialmente al interior de la empresa

Describe la propuesta de valor seleccionada por la empresa

Cambia constantemente en respuesta a anlisis, prueba y error, experiencias Es preferible restringir su uso a personal interno

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Clasificacin de los presupuestos

SEGN LA FLEXIBILIDAD Rgidos, estticos, fijos o asignados/Flexibles o Variables SEGN EL PERIODO DE TIEMPO A corto plazo A largo plazo SEGN EL CAMPO DE APLICACIN EN LA EMPRESA De operacin o econmicos Presupuestos de Ventas: Presupuestos de Produccin:. Presupuesto de Compras Presupuesto de Costo-Produccin: Presupuesto de flujo de efectivo: Presupuesto Maestro Financieros Presupuesto de caja Presupuesto de erogaciones capitalizables SEGN EL SECTOR DE LA ECONOMA Presupuestos del Sector Pblico Presupuestos del Sector Privado

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Principios de los presupuestos

PRINCIPIOS DE PREVISIN 1)Predictibilidad, 2)Determinacin cuantitativa y, 3)Objetivo. PRINCIPIOS DE PLANEACIN 1)Previsin. 2) Costeabilidad, 3)Flexibilidad, 4)Unidad, 5)Confianza, 6)Participacin, 7)Oportunidad y, 8) Contabilidad por reas de responsabilidad.

PRINCIPIOS DE ORGANIZACIN 1)Orden y 2)Comunicacin. PRINCIPIOS DE DIRECCIN 1)Autoridad y 2)Coordinacin. PRINCIPIOS DE CONTROL 1)Reconocimiento, 2)Excepcin, 3)Normas y, 3)Conciencia de Costos.

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Elementos de los presupuestos

Integrador:Indica que toma en cuenta todas las reas y actividades de la empresa. Coordinador :Significa que los planes para toda la empresa deben ser preparados en conjunto y coordinadamente. Operaciones :Uno de los objetivos principales de los presupuesto es determinar los ingresos que se pretenden obtener, as como los gastos en los que se incurrir.

Recursos:No es suficiente con conocer los ingresos y gastos futuros, la empresa debe planear los recursos necesarios y su asignacin, lo cual se logra, con la planeacin financiera.

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Importancia de los presupuestos

Las organizaciones son parte de un medio econmico en el que predomina la incertidumbre, por ello deben planear sus actividades si pretenden sostenerse en un mercado competitivo, puesto que cuanto mayor sea la incertidumbre, mayores sern los riesgos por asumir. En consecuencia los presupuestos son importantes porque ayudan a minimizar el riesgo en las operaciones de la organizacin.

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Importancia de los presupuestos

Por medio de los presupuestos se mantiene el plan de operaciones de la empresa en lmites razonables. Sirven como mecanismo para la revisin de polticas y estrategias de la empresa y direccionarlas hacia lo que verdaderamente se busca. Cuantifican en trminos financieros los diversos componentes de su plan total de accin. Las partidas del presupuesto sirven como guas durante la ejecucin de programas. Los procedimientos inducen a los especialistas de asesora a pensar en las necesidades totales de las compaas. Los presupuestos sirven como medios de comunicacin entre unidades a determinado nivel y verticalmente entre ejecutivos de un nivel a otro.

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Control Presupuestario
La presupuestacin y el control son procesos complementarios dado que la presupuestacin define objetivos previstos, los cuales tienen valor cuando exista un plan que facilite su consecucin (recursos), mientras que la caracterstica del control presupuestario es la comparacin entre la programacin y la ejecucin, debindose realizar de forma metdica y regular. El eje fundamental del control presupuestario se centra en la informacin necesaria acerca del nivel deseado de rendimiento, el nivel real y la desviacin. Adems es necesaria la accin para poner en marcha los planes y modificar las actividades futuras. En consecuencia el control presupuestario va mucho ms all de la mera localizacin de una variacin.

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Control Presupuestario
(consideraciones)
Todo lo que ha sido objeto de una programacin debe ser objeto de control. Toda desviacin entre programas y ejecucin del presupuesto tiene un motivo que hay que analizar y que puede deberse a una falla en la programacin, en la ejecucin o a ambas. Toda desviacin debe ser asignada a un responsable, que requerir llevar a cabo un anlisis minucioso de dicha desviacin. Las desviaciones pueden exigir medidas de correccin; es decir, el fin ltimo del control presupuestario no es transmitir temor a los directivos, sino hacerles ver las deficiencias producidas y sugerirles acciones correctivas.

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Ventajas
Presionan por informacin vital para que la alta gerencia defina adecuadamente los objetivos bsicos.

Propician que se defina una estructura organizacional adecuada, determinando la responsabilidad y autoridad de cada rea.
Incrementan la participacin de toda la organizacin. Obligan a mantener un archivo de datos histricos controlables. Facilitan la utilizacin ptima de los diferentes recursos. Facilitan la coparticipacin e integracin de las diferentes reas. Obligan a realizar un auto anlisis peridico y facilitan el control. Son un reto para ejercitar la creatividad y criterio profesional. Ayudan a lograr mejor eficiencia en las operaciones. En general ayudan a la planeacin y control en las empresas.

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Limitaciones
Estn basados en estimaciones. Deben ser adaptados constantemente a los cambios de importancia que surjan. Su ejecucin no es automtica, se necesita que el elemento humano comprenda su importancia. Es un instrumento que no debe tomar el lugar de la administracin. Es una herramienta. El presupuesto no debe ser una camisa de fuerza implantada por la alta gerencia a la organizacin. La gerencia debe organizar sus recursos financieros, establecer bases de operacin slidas y contar con elementos de apoyo que de ayuden a cumplir sus objetivos: Se suele centrar el anlisis solamente en informacin de tipo financiera.

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Por qu suelen fracasar los presupuestos?

Cuando slo se estudian las cifras y cuadros del momento sin tener en cuenta los antecedentes y las causas de los resultados. Cuando no est definida claramente la responsabilidad administrativa de cada rea y sus responsables no comprenden su papel en el logro de las metas. Cuando no hay buen nivel de comunicacin y por lo tanto, se presentan resquemores que perturban e impiden el aporte de los colaboradores para el logro de las metas. Cuando no existe un sistema contable que genere confianza y credibilidad. Cuando se tiene la "ilusin del control" es decir, que los directivos se confan de los presupuestos y se olvidan de actuar en pro de los resultados. Cuando no se tienen controles efectivos respecto de la presupuestacin.

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Pasos para realizar un presupuesto

El primer paso para hacer un presupuesto es una buena planificacin. Bien sea desde el punto de vista personal o desde el empresarial, sin planificacin estratgica, no hay presupuesto y la empresa es slo una rueda suelta que destruye dinero de accionistas y no impacta el crecimiento de la compaa.

Pero as como sin planificacin no hay presupuesto, sin presupuesto, no hay seguimiento de los objetivos trazados en la planificacin.

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Pasos para realizar un presupuesto

1. Utiliza una hoja de trabajo: formatos en Excel que pueden ayudarte a realizar tu presupuesto de forma organizada.

2. Crea diferentes tipos de presupuesto: los presupuestos de nmina, venta, gastos, compras y utilidades no deben faltar en ninguna organizacin, sin importar el tamao de la misma. Entre ms pequea sea la empresa, es ms importante por la poca disponibilidad de recursos fsicos, humanos y econmicos; lo que las obliga a tener mayor control de cada proceso o recurso.
3. Define las metas segn el plan financiero: la planificacin es la base de un buen presupuesto, sin l no es posible cuantificar los objetivos y hacerles seguimiento frente al presupuesto anteriormente construido.

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Pasos para realizar un presupuesto

4. Categoriza los costos y los gastos: los costos de la empresa se pueden identificar claramente en cada producto o servicio y varan de acuerdo a la cantidad de productos elaborados o servicios prestados; entre ellos se encuentran los de materia prima, la mano de obra de terceros, los accesorios, etc. Los gastos fijos son aquellos que tenemos, sea que la empresa venda o no, y tienen relacin directa con la sostenibilidad de la empresa, tales como arriendo, servicios, gastos de nmina, etc. 5. Identifica los niveles de ingresos fijos y variables: es importante identificar, incluir y diferenciar los diferentes tipos de ingresos que puedan afectar el presupuesto mes a mes.

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Pasos para realizar un presupuesto

6. Haz una revisin mensual: el presupuesto es una de las mejores herramientas para hacer el seguimiento de las finanzas empresariales. Con base en l se pronostican flujos de dinero y se toman decisiones. 7. Elabora un informe de presupuesto: es importante realizar un informe peridico para mostrar a la organizacin si ests alcanzando los objetivos trazados y cumpliendo el presupuesto tal como se planific o si en algn momento se requiere intervencin de forma drstica, para el proceso empresarial.