Presupuestos Taller No.

7
Instructor: Guido Capra S MBA, MEE Marzo de 2004

Presupuestos Objetivos

Este taller tiene el objetivo de repasar algunos conceptos importantes del proceso de presupuestacin en una empresa. Se busca que el candidato a sndico aplique su habilidad para elaborar presupuestos de flujo de caja y proyectar estados financieros Pro Forma. Tambin se busca que el candidato proponga polticas de gerencia que optimicen la gestin financiera de la empresa y minimicen las diferencias entre los objetivos programados y alcanzados. (Buscar el mejor ajuste posible entre lo programado y ejecutado)

Presupuestos Metodologa

METODOLOGIA Papel del Instructor: Facilitar herramientas y guiar a los candidatos a sndicos durante el desarrollo del taller. Papel de los candidatos a sndicos de empresas: Formar equipos de trabajo de no ms de 5 personas y trabajar los casos en grupo para posteriormente presentar sus resultados en el plenario.

Presupuestos Estructura del taller

1)

Aspectos bsicos del presupuesto Definicin Funciones Principios Tipos

2) Caso. Mi jerarqua 3) Caso. Presupuesto maestro y proyeccin estados pro-forma empresa ABC.

Presupuestos Evaluacin

Trabajo Grupal

100%

Qu es un presupuesto y para qu sirve?

Es la representacin monetaria de un plan de accin dirigido a cumplir una meta prevista que debe cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas condiciones previstas, este concepto se aplica a cada centro de responsabilidad de la organizacin

Funciones del presupuesto

Al ser la representacin monetaria del plan, permite el control financiero de la organizacin. Permite monitorear la ejecucin monetaria y fsica del avance de lo programado y tomar medidas correctivas en el tiempo. Permite conocer las necesidades de efectivo en el tiempo (capital de trabajo) y determinar las estrategias para cubrir dficit o colocar supervit. Sirven como mecanismo para la revisin de polticas y estrategias de la empresa y direccionarlas hacia lo que verdaderamente se busca. Facilitan que los miembros de la organizacin conozcan el desempeo de las tareas programadas.

Principios del presupuesto

UNIVERSALIDAD: Seala que un presupuesto deber contener todos los ingresos y todos los gastos, identificados por categoras programticas. UNIDAD: Expresa que todos los ingresos deben formar un fondo nico para cubrir todos los gastos. Adems, el contenido y la forma del presupuesto debe responder a una poltica presupuestaria definida por los rganos competentes.

PERIODICIDAD: Indica que un presupuesto debe considerar un perodo de tiempo definido, que se conoce como ejercicio econmico o financiero y generalmente cubre un ao calendario.
PREVISIN: "Significa que el presupuesto debe ser una anticipacin a los hechos, en el sentido de prever la percepcin de los ingresos y la realizacin de los gastos que demanda el cumplimiento de las metas previstas. FLEXIBILIDAD: Un presupuesto debe ser confeccionado y aprobado de tal forma que permita modificrsele, sin que por ello el sistema quede daado.

Principios del presupuesto

PLANIFICACIN: Consiste en que el presupuesto no represente una simple lista de ingresos y gastos, sino que adems represente todo un plan de accin cuidadosamente concebido. EQUILIBRIO: Es el balance entre los ingresos y gastos del presupuesto bsicamente. CLARIDAD: El documento del presupuesto debe ser presentado de tal forma que no deje margen alguno a dudas o interpretaciones personales y debe ser comprensible a los diferentes usuarios, sin omitir las reglas tcnicas esenciales. DETALLE: Seala que un presupuesto debe contener un desglose que permita, por un lado que los responsables de su aplicacin puedan visualizar rpidamente la parte que les corresponde y por otro lado permita formarse una idea clara de la naturaleza de las transacciones que se efectuarn, jugando un papel importante las clasificaciones presupuestarias (de ingresos y gastos) y la definicin e identificacin de las categoras programticas. FORMALIDAD: Expresa que un presupuesto debe ser un documento formal, autorizado y aprobado por la Junta Directiva del Ente y que debe ser publicado y distribuido convenientemente, de tal forma que sea conocido por quienes lo deben ejecutar, controlar y evaluar.

Principios del presupuesto

EXACTITUD: El presupuesto debe prepararse con el mayor grado de exactitud, aproximndose al mximo a los ingresos por percibir y a las necesidades reales que derivan de la accin programada. PROGRAMACIN: "Consiste en seleccionar y ordenar por categoras programticas, las actividades y proyectos necesarios para el logro de objetivos y cumplimiento de metas, mediante la asignacin racional de los recursos disponibles y especificacin de los responsables.

Tipos de presupuesto

Segn la flexibilidad
Rgidos, estticos, fijos o asignados Son aquellos que se elaboran para un nico nivel de actividad y no permiten realizar ajustes necesarios por la variacin que ocurre en la realidad. Dejan de lado el entorno de la empresa (econmico, poltico, cultural etc.). Este tipo de presupuestos se utilizaban anteriormente en el sector pblico. Flexibles o variables Son los que se elaboran para diferentes niveles de actividad y se pueden adaptar a las circunstancias cambiantes del entorno. Son de gran aceptacin en el campo de la presupuestacin moderna. Son dinmicos y adaptativos, pero complicados y costosos. Segn el periodo de tiempo A corto plazo Son los que se realizan para cubrir la planeacin de la organizacin en el ciclo de operaciones de un ao. Este sistema se adapta a los pases con economas inflacionarias. A largo plazo Este tipo de presupuestos corresponden a los planes de desarrollo que, generalmente, adoptan los estados y grandes empresas.

Tipos de presupuesto

Segn el sector de la economa en el cual se utilizan

Presupuestos del Sector Pblico Son los que involucran los planes, polticas, programas, proyectos, estrategias y objetivos del Estado. Son el medio ms efectivo de control del gasto pblico y en ellos se contempla las diferentes alternativas de asignacin de recursos para gastos e inversiones.
Presupuestos del Sector Privado Son los usados por las empresas particulares,. Se conocen tambin como presupuestos empresariales. Buscan planificar todas las actividades de una empresa.

Tipos de presupuesto

Segn el campo de aplicacin en la empresa De operacin o econmicos Tienen en cuenta la planeacin detallada de las actividades que se desarrollarn en el periodo siguiente al cual se elaboran y, su contenido se resume en un Estado de Ganancias y Prdidas. Entre estos presupuestos se pueden destacar: Presupuestos de Ventas: Generalmente son preparados por meses, reas geogrficas y productos. Presupuestos de Produccin: Comnmente se expresan en unidades fsicas. La informacin necesaria para preparar este presupuesto incluye tipos y capacidades de mquinas, cantidades econmicas a producir y disponibilidad de los materiales. Presupuesto de Compras Es el presupuesto que prev las compras de materias primas y/o mercancas que se harn durante determinado periodo. Generalmente se hacen en unidades y costos. Presupuesto de Costo-Produccin: Algunas veces esta informacin se incluye en el presupuesto de produccin. Al comparar el costo de produccin con el precio de venta, muestra si los mrgenes de utilidad son adecuados.

Tipos de presupuesto

Segn el campo de aplicacin en la empresa Financieros En estos presupuestos se incluyen los rubros y/o partidas que inciden en el balance. Hay dos tipos: 1) el de Caja o Tesorera y 2) el de Capital o erogaciones capitalizables. Presupuesto de Tesorera Tiene en cuenta las estimaciones previstas de fondos disponibles en caja, bancos y valores de fciles de realizar. Se puede llamar tambin presupuesto de caja o de flujo de fondos porque se utiliza para prever los recursos monetarios que la organizacin necesita para desarrollar sus operaciones. Se formula por cortos periodos mensual o trimestralmente. Presupuesto de erogaciones capitalizables Es el que controla, bsicamente todas las inversiones en activos fijos. Permite evaluar las diferentes alternativas de inversin y el monto de recursos financieros que se requieren para llevarlas a cabo.

Tipos de presupuesto

El Presupuesto Maestro Definicin: Es un plan de negocios peridico que incluye un conjunto coordinado de programas de operacin y estados financieros detallados . Este incluye proyecciones de ventas, gastos, ingresos y desembolsos de efectivo y balances generales. Algunas veces los presupuestos maestros tambin se llaman estados proforma. Las dos partes principales de un presupuesto maestro son: El Presupuesto de Operacin: El presupuesto de operacin se enfoca en el estado de resultados. El Presupuesto Financiero: Se enfoca en los efectos que el presupuesto de operacin y otros planes (presupuestos de capital e intereses) tendrn sobre el efectivo.

Qu relacin existe entre la planificacin estratgica y el presupuesto?

Planificacin estratgica y Presupuestos

Plan Estratgico Identifica el concepto bsico y la direccin de una organizacin

Proceso de la planificacin estratgica
Misin + Objetivos Anlisis Entorno Formulacin Estrategia Implementacin Estrategia Evaluacin + Control

Describe la visin. La visin Anlisis Interno define objetivos Anlisis Industria. financieros y estratgicos

Bsqueda ventaja competitiva

Programas. Presupuestos. Procedimientos.

Parmetros. Objetivos. Indicadores. Comparaciones. Cambios.

Planificacin estratgica y Presupuestos

Misin + Objetivos
Misin

Anlisis Entorno

Formulacin Estrategia
Visin Cristalizacin de lo que los lderes desean que sea la empresa Gua el desarrollo de la estrategia y organizacin

Implementacin Estrategia

Evaluacin + Control
Estrategia

Descripcin del porque la empresa existe Provee un contexto para todas las decisiones dentro de la organizacin Describe una realidad duradera Util para entes internos y externos Su logro puede ser infinito

Plan que explica como ganarles a los competidores de hoy maana Lista una serie de acciones para proveer servicios y productos por arriba del costo

Describe una nueva realidad inspiradora Se puede lograr dentro de un perodo especfico Se usa primordialmente al interior de la empresa

Describe la propuesta de valor seleccionada por la empresa

Cambia constantemente en respuesta a anlisis, prueba y error, experiencias Es preferible restringir su uso a personal interno

Casos de presupuesto Mi jerarqua

Usted ha sido invitado a elaborar el presupuesto de una empresa del sector industrial en la que demostrar su habilidad y aptitudes para elaborar presupuestos. Debe asignar 1 al tem ms importante para su trabajo, 2 al que sigue y as sucesivamente hasta jerarquizar los 15 tems del ejercicio. Etapa I. En la columna 1 MI JERARQUIZACION de la hoja de solucin, asigne un orden de prioridad a los 15 tems presupuestarios que se enuncian. Use lpiz para que pueda borrar en caso de que desee cambiar sus prioridades. Justifique ese orden establecido. Tiempo: 10 minutos. Etapa II. Forme un grupo de 5 personas segn las instrucciones del facilitador. Discuta con ellos el orden de la clasificacin justificando el por qu de su orden establecido. En la columna 2 CONSENSO DE GRUPO anote la clasificacin hecha por todos ustedes. As en dicha columna todos deben tener el mismo orden de prioridades. Tiempo: 20 minutos. Etapa III. Cada grupo nombrar un representante y expondrn los argumentos para la JERARQUIZACIN realizada. Tiempo: 5 minutos por grupo.

Casos de presupuesto Mi jerarqua

ITEM PRESUPUESTARIO
1. Tesorera

MI Ranking

OBS.
Es la proyeccin del flujo de caja necesario para cumplir con las metas previstas. Cunto de dinero se espera recibir por las ventas y erogar por las operaciones para cumplir con las metas previstas. Una vez que se determina las ventas debe determinanrse cunto producir.

12 2

2. Cantidad a producir

3. Costos indirectos de fabricacin (Cif)

4. Gastos generales 5. Mano de obra 6. Costo de materiales 7. Uso de materiales 8. Inventario de materia prima 9. Compras

6
10 5 4 3 7 9 8 1 13 11 14 15

Es la estimacin de insumos no directos que se necesitan para producir un producto. Energa elctrica, etc.
Son costos fijos que se incurren independientemente de la producci. Ej administracin. Es la cantidad de mano de obra directa (hrs hombre) que se necesita para elaborar el producto. Es la cantidad de material x el costo unitario. Para producir se necesitan insumos directos como materiales. Es una reserva como % de la produccin esperada a producir en el periodo T+1 Son reservas de maeterial e inventario que desea mantener la empresa como poltica. Es una poltica que adopta la empresa para evitar riesgos. Ej. Mantener un inventarios de producto terminado igual al 20% de las ventas programadas para el mes siguiente. Es un provisin de inventario de producto terminado con respecto a las ventas programadas para el periodo T+1 Pronstico de las ventas es crucial y determina la produccin. Es el aporte de capital que debern aportar adicionalmente los propietarios para cumplir con las metas previstas en el caso que se observen dficits de dinero en la proyeccin del flujo de caja Es la inversin en capital (Activos fijos (Equipo ))para cumplir con las metas programadas. Son los estados proforma al finalizar el ejercicio. Son los estados proforma al finalizar el ejercicio.

10. Inventario de productos terminados 11. Ventas 12. Aportes de capital

13. Inversin en activos fijos 14. Prdidas y ganancias 15. Balance general

Casos de presupuesto Empresa ABC

EMPRESA ABC La empresa ABC es una empresa de comercializacin de artculos de lnea blanca. La administracin elabora un presupuesto continuo para tomar decisiones financieras y de operacin. Por simplicidad, el horizonte de planeacin solo es de 4 meses, de abril a julio. En el pasado, las ventas han aumentado durante esta temporada. El cobro de las ventas est atrasado y se necesita efectivo para realizar compras, pagar salarios y otros egresos de operacin. En el pasado, la compaa ha hecho frente a este problema de efectivo con prstamos a corto plazo a una tasa del 18% de un banco local y cancelando los mismos conforme la disponibilidad de efectivo. Las ventas del mes de marzo fueron de 40,000 y las proyectadas para los meses de abril, mayo, junio, julio y agosto se presentan en el cuadro siguiente: Abril 50,000 Mayo 80,000 Junio 60,000 Julio 50,000 Agosto 40,000 El 60% de la ventas son en efectivo y el 40% restante a crdito. Todas las cuentas de crdito se cobran durante el mes posterior. La empresa tiene como poltica mantener un inventario de 20,000 ms el 80% del costo de artculos vendidos del mes siguiente. El costo promedio de la mercanca vendida es el 70% de las ventas. La empresa paga el 50% de sus compras en efectivo y el saldo durante el mes siguiente. Los salarios se pagan con un retraso de 15 das. El costo fijo de salarios es 2,500 mes y comisiones del 15% de las ventas. Otros gastos mensuales de la empresa son: Gastos miscelneos 5% de las ventas. Alquileres 2000 Bs /mes Seguros 200 Bs/mes Depreciacin 500 Bs/mes La empresa necesita un capital de operaciones al inicio de cada mes de 10,000 Bs.

Casos de presupuesto Empresa ABC

EMPRESA ABC Balance General Empresa ABC al 31 de marzo 200x ACTIVOS Activo circulante 75,800 Efectivo 10,000 Cuentas x cobrar 16,000 Inventarios 48,000 Seguros 1,800 Activo fijo 24,200 Equipo 37,000 Depreciacin ac. 12,800 Activo total PASIVOS + CAPITAL Pasivo circulante Cuentas x pagar Sueldos x pagar Capital Total pasivo + capital 21,050 16,800 4,250 78,950

100,000

100,000

Ciclo del efectivo

Compra de materias primas o mercaderas a un proveedor Venta del producto

Das en existencia

Das que faltan para cobrar

Das que faltan para pagar

Pagos a los proveedores

Ciclo del efectivo

Cobranza a clientes

Ciclo de maduracin del efectivo

Pago de materias primas Produccin

Pago de mano de obra y gastos de fabricacin

Pago gastos de venta

Cobro clientes

Compra materias primas

Almacenamiento

Venta

Plazo de pago a proveedores

Plazo de cobro a clientes Das de stock de productos en curso Das de stock de producto acabado

Das de stock de materias primas

CICLO DE CAJA CICLO DE MADURACIN

Ciclo de maduracin del efectivo

N de das de stock de materia prima

Plazo de pago a proveedores

N de das de stock de producto en curso

N de das de stock de producto acabado

Plazo de cobro de clientes

EJEMPLO EMPRESA A
28 das

15 das

20 das

30 das

60 das

=
123 das