PRINCIPIOS DE ADMINISTRACION Unidad 4.

3 CONTROL 2013

ESQUEMA DE CONTENIDOS

LA ADMINISTRACIN LAS ORGANIZACIONES

Procesos

COMUNICACIN DECISIN INFLUENCIA LIDERAZGO EQUIPO MOTIVACIN CONFLICTO

Funciones

PLANEACIN

ESTRUCTURACIN

CONTROL

EL ADMINISTRADOR

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CONTROL

La medicin y correccin del desempeo con el fin de asegurarse que se

cumplan los objetivos de la empresa y los planes diseados para ello.

SE RELACIONA Y DEPENDE DE LAS FUNCIONES DE:

PLANEAMIENTO ESTRUCTURA INTEGRACION DIRECCION CONTROL

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INTERRELACIN ENTRE LOS SISTEMAS DE: PLANEACIN, OPERACIONES y CONTROL

ENTRADAS

SISTEMAS
PROCESO DE PLANEAMIENTO

SALIDAS

OBJETIVOS

PLANES

PLANES

PROCESO DE EJECUCIN

HECHOS RESULTADOS

PLANES HECHOS

COMPARACIN DET. DESVOS

ACCIN CORRECTIVA

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CONCEPTO DE CONTROL (KOONTZ Y WEIHRICH) LA FUNCION ADMINISTRATIVA DE CONTROL ES LA MEDIDA Y LA CORRECCIN DEL DESEMPEO PARA ASEGURAR QUE LOS OBJETIVOS DE LA EMPRESA Y LOS PLANES DISEADOS PARA CONSEGUIRLOS, SE LOGREN

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POR QU ES NECESARIO EL CONTROL? 1)Los objetivos individuales organizacionales son diferentes. y los

2) Porque existe una demora en tiempo desde que se formulan los objetivos hasta que se llevan a cabo.

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PRERREQUISITOS DEL CONTROL 1) LA EXISTENCIA DE PLANES

2) LA EXISTENCIA ORGANIZACIONAL

DE

UNA

ESTRUCTURA

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EL PROCESO BASICO DE CONTROL (KOONTZ Y WEIHRICH) Establecimiento de estndares

Medicin del desempeo

Correccin de las desviaciones

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EL PROCESO BASICO DE CONTROL (KOONTZ Y WEIHRICH) Establecimiento de estndares

Los planes sirven para disear los controles

Los estndares son los planes especficos Diferentes tipos de estndares Concepto: criterios o medidas de desempeo

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EL PROCESO BASICO DE CONTROL (KOONTZ Y WEIHRICH) Medicin del desempeo

Se mide el desempeo contra los estndares

Debe hacerse en forma anticipada para detectar las desviaciones antes de que stas ocurran

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EL PROCESO BASICO DE CONTROL (KOONTZ Y WEIHRICH) Correccin de las desviaciones Etapa del proceso que muestra al control como parte del sistema de administracin. Qu modificar? Planes: trazar nuevos planes Estructura: asignacin o aclaracin de tareas Personal: seleccin, capacitacin, despidos Direccin: mejorar la direccin y el liderazgo

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TIPO DE ESTNDARES EN PUNTOS CRITICOS (KOONTZ Y WEIHRICH)

1. 2. 3. 4. 5.

ESTNDARES FSICOS: mediciones no monetarias ESTNDARES DE COSTOS: mediciones monetarias ESTNDARES DE CAPITAL: mediciones monetarias a elementos fsicos ESTNDARES DE INGRESOS: valores monetarios a las ventas ESTNDARES DE PROGRAMAS: el programa como estndar

6.
7. 8.

ESTNDARES INTANGIBLES: medidas cualitativas

LAS METAS COMO ESTNDARES: medidas ms generales LOS PLANES ESTRATGICOS: para el control estratgico

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PUNTOS DE REFERENCIA BENCHMARKING (WEIHRICH Y KOONTZ)

Concepto:
Enfoque para establecer metas y medidas productivas con base en las mejores prcticas de la industria Tipos de benchmarking o punto de referencia
Benchmarking estratgico Benchmarking operacional

Benchmarking administrativo

Proceso:
Identificar referenciado- seleccionar desempeo recopilar datos

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TIPOS DE CONTROL (WEIHRICH Y KOONTZ)

Control como retroalimentacin

sistemas

de

Informacin de tiempo real y control Correccin anticipante

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TIPOS DE CONTROL (WEIHRICH Y KOONTZ)

Control como sistemas de retroalimentacin El sistema se controla as mismo mediante la retroalimentacin de informacin. El sistema utiliza parte de su energa para retroalimentar informacin que compara el desempeo con un estndar e inicia la accin correctiva.

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Establecer estndares y mtodos Desempeo Deseado Desempeo Real Medicin del desempeo real

Aplicacin de correcciones S hay desvo Programa de accin correctiva Anlisis de las causas Identificar las causas Comparacin Deseado Real No hay desvo

No seguir el proceso

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TIPOS DE CONTROL (WEIHRICH Y KOONTZ)

Informacin de tiempo real y control: | Tipo de control aplicado en el momento mismo en que la informacin muestre una desviacin con respecto a los planes.
Dificulta: causa implementacin
Ejemplos: Aerolneas, disponibilidad de asientos Supermercados, registradoras que actualizan inventarios

desvos,

programas

de

correccin

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TIPOS DE CONTROL (WEIHRICH Y KOONTZ)

Correccin anticipante o alimentacin hacia adelante: Sistema que prev con anticipacin los problemas que ocurrirn. Es un tipo de control encaminado al futuro. Se establece antes que ocurran los desvos.

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Requisitos para el control con correccin anticipante:(KOONTZ Y WEIHRICH)

Anlisis del sistema de Planeamiento y Control Desarrollar un modelo del sistema

Mantener el sistema actualizado, es decir hacer una revisin peridica del mismo.
Recopilar informacin de las variables de entrada e incorporarlas al sistema Evaluar la informacin de entrada real y la planeada y la repercusin sobre los resultados finales Llevar a cabo acciones correctivas para solucionar los desvos detectados

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REQUISITOS PARA EL ESTABLECIMIENTO DE CONTROLES EFICACES

1.-Adaptacin de los controles a los planes y los puestos. 2.-Adaptacin de los controles a cada administrador. 3.-Seguridad de que los controles sealen excepciones en los puntos crticos. 4.-Bsqueda de la objetividad de los controles. 5.-Asegurarse de la flexibilidad de los controles. 6.-Adaptacin del sistema de control a la cultura organizacional. 7.-Logro de controles ms econmicos. 8.-Establecimiento de controles dirigidos a una accin correctiva.

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PASOS ESENCIALES DEL PROCESO DE CONTROL (NEWMAN, W.)

Establecimiento de estndares en puntos estratgicos

Comprobacin e informacin sobre la ejecucin

Toma de accin correctiva

Unir los estndares de control a la responsabilidad individual. Concentrarse sobre los puntos estratgicos (principios).

Cuando debe efectuarse la comprobacin. Quin debe realizarla.

Cmo debe

realizarse para facilitar la accin correctiva.

Ajustar las situaciones fsicas y externas. Revisar la direccin, adiestramiento y seleccin de personal. Modificar los planes donde sea necesario. Mejorar la motivacin.

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PRINCIPIOS DEL CONTROL
1.
2. 3. 4. 5.

OPORTUNIDAD: Lugar y momento del control. Anticipar. Antes que se produzca el dao.
ECONOMA: Relacin costo-beneficio. Aplicabilidad. Sobre el proceso resultado. Capacitacin PERTINENCIA: Informacin vinculada a la variable a controlar. Significatividad de los datos. COBERTURA: Conjunto de acciones o niveles que cubre. Amplios. Comprender varias operaciones. Vinculaciones. EQUILIBRIO: Ponderacin. Ejecucin equilibrada. Cantidad vs. Calidad. Tangibles vs. Intangibles.

6.
7.

EXCEPCIN: Establecer parmetros, rangos, porcentajes de desvos de los resultados dentro de los cuales no se continua el proceso de control.
RESPONSABILIDAD: fijar responsable por el control.

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EL CONTROL COMO SISTEMA (JOHNSON, KAST Y RESENZWEING)

AQUELLA FUNCIN DEL SISTEMA QUE

PROPORCIONA EN CONFORMIDAD AL PLAN
EL SOSTENIMIENTO DE LAS VARIACIONES DE LOS OBJETIVOS DENTRO DE LOS LMITES PERMITIDOS

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SISTEMA de CONTROL

1. CONDICIN CONTROLADA

2. Informacin de medida

SENSOR (mide) Informacin de realizacin

Accin Correctiva Informacin Correctiva

4. GRUPO ACTIVANTE

3.

GRUPO DE CONTROL

1. Caracterstica o condicin controlada del sistema operante que deber ser medida. Pertinencia 2. Artefacto o mtodo sensor que mide lo realizado e incluye la medida de desempeo. Lenguaje- Exactitud- Economa
3. Grupo, unidad o equipo de control que determina los desvos y la necesidad de

correccin y de poner en accin la informacin correctiva. Mecanismo comparativo 4. Un grupo o mecanismo activador que es capaz de producir un cambio en el sistema operante. Rapidez