PLANEACION FINANCIERA Gestin Presupuestaria

Prof. Eduardo Quevedo Godoy

Objetivos de la Unidad
1. Definir la planeacin y analizar su importancia en la gestin financiera 2. Definir el presupuesto y analizar su papel en la planeacin, el control y la toma de decisiones 3. Describir el presupuesto maestro y explicar sus beneficios 4. Preparar el presupuesto de operaciones e identificar las interrelaciones de sus diversos componentes 5. Preparar un presupuesto de efectivo

6. Preparar estados financieros proyectados

La planeacin
La planeacin consiste en fijar el curso concreto de accin que ha de seguirse para alcanzar un objetivo, estableciendo los principios que habrn de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo y la determinacin de tiempo y nmeros necesarios para su realizacin

La planeacin
Anlisis de informacin relevante del presente y del pasado y una ponderacin de probables desarrollos futuros, de tal manera que pueda determinarse un curso de accin que posibilite a la organizacin lograr sus objetivos Una planeacin cuidadosa es un elemento clave para el xito de las empresas.

Definiciones Previas
Pronosticar => Uso de varias tcnicas que tratan de estimar eventos futuros. Proyectar => Anlisis de tendencias histricas que intentan predecir el futuro. Programar => Decidir respecto de proyectos especficos que van a emprenderse.

Presupuestar => Proceso de transformacin de una serie de decisiones de programacin en un plan operativo para todas las partes que constituyen la esencia de la Empresa.

Pirmide de planeacin
MISION

ESTRATEGIA

POLITICAS

PROCEDIMIENTOS Y REGLAS

PROGRAMAS

PRESUPUESTOS

Definicin de presupuestos
El presupuesto es la creacin de un plan de accin que se expresa desde un punto de vista financiero. El presupuesto desempea una funcin vital en la planeacin y el control. Los presupuestos son la expresin cuantitativa de planes, expresados en trminos fsicos y financieros Los planes identifican objetivos y acciones que se requieren para alcanzarlos.

Usos de presupuestos
Cuando se utiliza para la planeacin, el presupuesto es un mtodo que permite transformar las metas y estrategias de una organizacin a trminos operativos. Los presupuestos se usan tambin en el control comparando los resultados reales con los planeados, y reorientando las operaciones a su curso establecido.

PRESUPUESTOS
La presupuestacin ha sido una de las herramientas universalmente aceptadas en la administracin de hoy. El presupuesto administra el vehculo mediante el cual las polticas, los objetivos y metas se pueden alcanzar.

PRESUPUESTOS
El presupuesto es la base para funciones tales como: El control

La evaluacin del desempeo

Las actividades de coordinacin La implementacin del plan

PRESUPUESTOS
El producto terminado presupuestario es til para: del proceso

Comunicar los planes futuros que ya han sido aprobados Motivar a los directivos a alcanzar los resultados deseados Establecer el estndar con el cual se podr medir el desempeo real.

PRESUPUESTOS
Un presupuesto debe ser preparado por cada unidad de responsabilidad encargada de llevar a cabo una funcin especfica. Cada departamento debe llevar un presupuesto para los costos que le son controlables.

PRESUPUESTOS
Presupuestar con xito slo puede lograrse mediante un detallado entendimiento de la estructura de responsabilidad de la Empresa Se puede lograr alguna medida de control de los resultados de la Empresa, slo para los directivos con responsabilidad.

PRESUPUESTOS
Para presupuestar se requiere:

Adecuados registros histricos de costos Un sistema de informes significativos y oportunos Un soporte de anlisis financiero con alto nivel requerido

VARIABLES PRESUPUESTARIAS
CONTROLABLES
Objetivos Polticas Estrategias adoptadas Calidad del producto Canales de distribucin Campaas publicitarias

NO CONTROLABLES
Gustos del consumidor Disposiciones del gobierno Competencia Comportamiento de la Economa Inflacin y tipo de cambio Ingreso per cpita del consumidor

USOS DE LOS PRESUPUESTOS

El proceso presupuestario sirve para comunicar a los gerentes de lnea y a todos los directivos, cuales han sido las decisiones de programacin de la alta direccin. Sirve como lazo vital de comunicacin debido a que los gerentes funcionales toman conciencia de los problemas de las dems reas.

USOS DE LOS PRESUPUESTOS

Un presupuesto preparado en un ambiente de compromiso puede servir como poderosa herramienta de motivacin. (La motivacin es mayor cuando se ha participado en la generacin del presupuesto). El presupuesto es una parte integrante de un sistema de control eficaz. El sistema de control es ms que esto, puesto que debe servir para avisar con anticipacin de operaciones potencialmente dainas.

Planeacin Financiera a corto plazo u operativa

Planes que cubren un periodo de 1 a 2 aos

Las principales entradas (input) cubren pronsticos de ventas y datos operativos y financieros
Las principales salidas (output) son los presupuestos operativos y estados financieros proyectados o proforma.

PRESUPUESTO MAESTRO
El documento central de trabajo empleado en el proceso de presupuestar se llama presupuesto maestro. Es un plan financiero extenso constituido por varios presupuestos departamentales y de actividades,

COMPONENTES DEL PRESUPUESTO MAESTRO

Pronsticos de ventas

Presupuesto de Ventas
(Bienes o Servicios)

Presupuesto de inventario final de productos en proceso y terminados Presupuesto de inventario final de Materias Primas

Presupuesto de produccin

Presupuesto de Materia prima y mat. directos

Presupuesto de mano de obra directa

Presupuesto de C.I.F.

Presupuesto de GAV

Presupuesto de Caja o Efectivo

Balance General Proyectado Estados Financieros Proyectado s Presupuestos De Inversin Estado de Resultados Proyectado

Estado de Flujos de Efectivo Proyectado Presupuesto de Capital Presupuesto de gastos financieros

T I P O S D E P R E S U P U E S T O S MAESTROS

Sistema convencional
Es en esencia un presupuesto incremental - Se basa en el presupuesto maestro del perodo anterior. Las partidas incluidas en el P.M. siguiente no requieren justificacin.

T I P O S D E P R E S U P U E S T O S MAESTROS

Presupuesto Base Cero (PBC)

Un centro de responsabilidad debe justificar cada actividad planeada y estimar su costo total como si fuera la primera vez que va a realizarse. Cada partida en el proceso se debe justificar todos los aos como si fuera una nueva partida del presupuesto. Es ms costoso pues los gerente se ven forzados a reexaminar las partidas y justificar su continuacin.

TIPOS DE PRESUPUESTOS
El presupuesto de ventas El presupuesto de compras El presupuesto de produccin El presupuesto de GAV El presupuesto de efectivo El presupuesto de capital

TIPOS DE PRESUPUESTOS
El presupuesto de operaciones Ventas, compras, produccin, GAV.
Busca traducir las decisiones de programacin de la alta direccin en presupuestos especficos de responsabilidad para los supervisores de lnea. Pueden tener presupuestos suplementarios que detallan o complementan la informacin presupuestaria.

El presupuesto de operaciones
Est formado por el presupuesto de programas (enfocado hacia los ingresos) y el presupuesto por reas de responsabilidad (mecanismo de control que sigue la estructura formal de autoridad).

TIPOS DE PRESUPUESTOS
El presupuesto de efectivo
Traduce las operaciones esperadas por la compaa en herramientas de pronsticos financieros para el tesorero, permitindole determinar las necesidades de financiamiento a corto plazo.

Muestra las fuentes y usos de efectivo durante un perodo futuro.

TIPOS DE PRESUPUESTOS
El presupuesto de capital
Refleja las decisiones de programacin a ms largo plazo de la alta direccin. Trata de estimar las necesidades y cambios de activos fijos en el largo plazo. Un ejemplo de esto es la construccin de una nueva planta de manufactura.

PRESUPUESTOS OPERACIONALES
El presupuesto de ventas
El presupuesto de ventas se inicia con el pronstico de ventas que debe llevarse a cabo sobre el anlisis interno y externo de la empresa. Proyecciones de ventas histricas e investigaciones de mercado son tcnicas utilizadas para determinacin del pronstico. Los ejecutivos de ventas deben presentar sus proyecciones para el prximo periodo. Ellos tienen el mejor conocimiento del mercado y de los vaivenes correspondientes.

PRESUPUESTOS OPERACIONALES
El presupuesto de ventas
Se debe tener especial cuidado con las tendencias estacionales. Se debe formular el presupuesto de ventas en unidades y sensibilizarlo a diferentes precios. Presupuesto de ventas = Presupuesto de cantidad x precio unitario

PREPARACIN DEL PRESUPUESTO DE VENTAS

Despus que se han preparado las predicciones bsicas de las condiciones del negocio y de las ventas de la industria, se debe realizar la estimacin de la participacin de los productos individuales en el mercado, los precios que podran regir y la acogida que podran tener los nuevos productos. A partir de aqu se prepara el pronstico definitivo de ventas basado tanto en los anlisis externos como internos.

Presupuesto de Ventas
PRESUPUESTO DE VENTAS

Precio Venta

Enero Ventas unitarias Ventas Valorizadas Netas Ventas Valorizadas Brutas

Febrero

Marzo

Total

PRESUPUESTOS OPERACIONALES
Presupuesto de produccin
El presupuesto de produccin describe cuantas unidades deben manufacturarse para cumplir con las necesidades de ventas y satisfacer los requerimientos de inventarios Informacin requerida: Presupuesto de ventas en unidades Inventario final en unidades Inventario inicial en unidades

El presupuesto de produccin se expresa en unidades inicialmente.

PRESUPUESTOS OPERACIONALES
Presupuesto de produccin
Presupuesto de produccin (unidades) =
Ventas presupuestadas (unidades)

+ Inventario Final (unidades)

Inventario Inicial (unidades)

PRESUPUESTOS OPERACIONALES
Presupuesto de compras de materia prima
El presupuesto de compra de materia prima se basa en la cantidad de materiales necesarios para la produccin y la mantencin de stock en bodegas.

El uso esperado de materiales directos est determinado por la relacin insumo producto determinado por el Departamento de Ingeniera. Cuando el uso esperado se calcula, las compras se definen por: Compras de MD = I. Final + Uso esperado I. Inicial

PRESUPUESTOS OPERACIONALES
Presupuesto de mano de obra
Se requiere: Presupuesto de produccin (unidades) Mano de obra directa (unidades de HH) Valor por hora de mano de obra directa Presupuesto M.O.D.= Unidades que se van a producir x Tiempo de M.O.D. por unidad x Valor de la HH

PRESUPUESTOS OPERACIONALES
Presupuesto de costos indirectos de fabricacin

Muestra el costos esperado de todos los costos indirectos de fabricacin (CIF). Los CIF deben clasificarse en CIF Fijos y Variables Formula: Presupuestos de Costos indirectos de fabricacin = Costos fijos de fabricacin + (Produccin en unidades x Tasa de costos variables)

PRESUPUESTOS OPERACIONALES
Presupuesto de gastos de ventas o comercializacin
Informacin necesaria:

Gastos variables de comercializacin + Gastos fijos de comercializacin

Formula: Presupuestos de Gastos de Ventas = Gastos fijos de ventas + (Ventas en unidades x Tasa de gastos variables)

PRESUPUESTOS OPERACIONALES
Presupuesto de gastos de administracin
Incluye las remuneraciones, las depreciaciones, honorarios, mantenciones, gastos de investigacin y desarrollo, etc. Se consideran todas las partidas como gastos fijos

PRESUPUESTOS FINANCIEROS
El presupuesto de efectivo
Traduce las operaciones esperadas por la compaa en herramientas de pronsticos financieros para el tesorero, permitindole determinar las necesidades de financiamiento a corto plazo.

Muestra la fuente y usos de efectivo durante un perodo futuro.

PREPARACIN DEL PRESUPUESTO DE EFECTIVO

La clave para la confeccin del presupuesto de efectivo como de todos los dems, es el presupuesto de ventas. Se debe distinguir cuatro partes fundamentales: 1. Saldo Inicial 2. Ingresos de Efectivo 3. Egresos de Efectivo 4. Saldo final

PREPARACIN DEL PRESUPUESTO DE EFECTIVO

Stock de Efectivo
La mayora de los directivos financieros consideran altamente riesgoso planear un saldo de efectivo de cero, por lo cual establecen un saldo mnimo de seguridad para absorber eventuales salidas de efectivo inesperadas. Mientras mayor sean las incertidumbres que se deben enfrentar en el futuro, mayor debe ser este saldo mnimo de seguridad.

PREPARACIN DEL PRESUPUESTO DE EFECTIVO

Saldo Inicial de Efectivo

Corresponde al saldo final de efectivo del periodo inmediatamente anterior. Segn enfrenten una mayor o menor incertidumbre las empresas deben fijar polticas de mantencin de saldos de efectivo. (Saldos de seguridad)

PREPARACIN DEL PRESUPUESTO DE EFECTIVO

Ingresos de Efectivo
Una vez terminado el pronstico de ventas, el siguiente paso es determinar los ingresos de efectivo que se espera obtener.

En el caso de ventas al contado, los ingresos de efectivo se obtienen al momento de la venta.

En las ventas a crdito, los ingresos de efectivo dependern del tipo de clientes, de las polticas de crdito y de la eficiencia de la cobranza. Se debe considerar el efecto de los incobrables.

PREPARACIN DEL PRESUPUESTO DE EFECTIVO

Ingresos de Efectivo
Es importante considerar el efecto del IVA en las ventas.
Para efectos del presupuesto de caja, todos los ingresos de efectivo por las ventas realizadas deben considerarse como ventas brutas, es decir incorporando el IVA al valor neto de la venta.

PREPARACIN DEL PRESUPUESTO DE EFECTIVO

Ingresos de Efectivo
Los ingresos de efectivo pueden proceder tambin de:
1. Ventas de activos fijos u otros activos (liquidacin de inversiones financieras)

2. Dividendos percibidos o de intereses percibidos

3. Otros ingresos fuera de la explotacin como podra ser la devolucin de un prstamo otorgado. 4. Endeudamientos financieros 5. Incrementos de capital de la empresa.

PREPARACIN DEL PRESUPUESTO DE EFECTIVO

Egresos de Efectivo
Las salidas de efectivo se refieren a los pagos que hace la empresa por cualquier circunstancia. Estos pagos se pueden clasificar en cinco categoras: 1. Pagos a proveedores y acreedores 2. Pagos de remuneraciones y beneficios al personal 3. Pagos de impuestos y distribucin de utilidades 4. Pagos de crditos (cuotas de prstamos) 5. Pagos por compras de activos fijos y activos financieros

PREPARACIN DEL PRESUPUESTO DE EFECTIVO

Egresos de Efectivo
1.- Pagos de cuentas por pagar a proveedores y acreedores Las empresas deben pagar a sus proveedores todas las adquisiciones de materias primas, servicios, mercaderas y otros. Es importante considerar el efecto del IVA. Los pagos de compras realizadas deben incorporar el IVA, siempre que estn afectos.

PREPARACIN DEL PRESUPUESTO DE EFECTIVO

Egresos de Efectivo
2.- Pagos de remuneraciones al personal y otros gastos administrativos. Todas las remuneraciones y pagos asociados deben incluirse en este item. Prstamos al personal y otros beneficios Adems incluir pagos de honorarios y otros gastos corrientes no considerados anteriormente.

PREPARACIN DEL PRESUPUESTO DE EFECTIVO

Egresos de Efectivo
3.- Impuestos y dividendos. El IVA, el PPM y otros impuestos derivados de las operaciones de la empresa deben pagarse desfasados en un mes. En abril de cada ao debe pagarse el impuesto a la renta Los dividendos o distribuciones de utilidades retirados por los dueos, deben incluirse en este item.

PREPARACIN DEL PRESUPUESTO DE EFECTIVO

Egresos de Efectivo
4.- Pagos de crditos (cuotas de prstamos). Los pagos de crditos otorgados por el sistema financiero o por otras instituciones, deben considerar el monto capital y los intereses pagados

PREPARACIN DEL PRESUPUESTO DE EFECTIVO

Egresos de Efectivo
5 Pagos por compras de activos fijos y activos financieros Pagos por la adquisicin de activos fijos o de bienes intangibles como los derechos de marca y concesiones Las inversiones en instrumentos financieros como acciones, bonos o cualquier colocacin de dinero

ESTADOS FINANCIEROS PROYECTADOS El sistema presupuestario es reconocido como contabilidad futura.

No existen grandes diferencias con los conceptos con que se obtiene la contabilidad histrica.

ESTADOS FINANCIEROS PROYECTADOS Esto indica que a travs del sistema presupuestario tambin podemos obtener informes y estados financieros con cifras proyectadas. Algunos de estos informes son: Balance General Proyectado Estado de Resultados Proyectado Estado de Flujo de Efectivo Proyectado

ESTADOS FINANCIEROS PROYECTADOS Pueden evaluarse aplicando las mismas metodologas de anlisis de estados financieros histricos. Se puede analizar la liquidez esperada, la rentabilidad y productividad esperada, el endeudamiento necesario. Se podr determinar punto de equilibrio, utilidad esperada, etc.

El Estado de Resultados Proyectado

La elaboracin del Estado de Resultados supone la confeccin de los siguientes presupuestos: Presupuesto de Ventas Presupuesto de Costos de Ventas Presupuestos de Gastos de Administracin Presupuestos de Gastos de Comercializacin Presupuesto de Gastos e Ingresos Financieros Otros ingresos y otros gastos

El Estado de Flujos de Efectivo

La elaboracin del Estado de Flujos de Efectivo supone la confeccin del Presupuesto de Caja o de Efectivo. Los mismo componentes deben clasificarse y presentarse de acuerdo al modelo del EFE.
Debe considerarse el Presupuesto de Inversiones, as como las polticas de financiacin y mantencin de efectivo.

El Estado de Flujos de Efectivo

Presupuesto de inversiones de corto y largo plazo Poltica de distribucin de dividendos Polticas de administracin del efectivo Polticas de financiacin de corto y largo plazo Ampliaciones de capital Etc.

El Balance General Proyectado

En funcin del Estado de Resultados y Estado de Flujos de Efectivo Proyectados, se elabora el Balance General Proyectado. Pretende obtener con anticipacin los saldo de activos, pasivos y patrimonio con que quedara la empresa al terminar el ejercicio presupuestario.

El Balance General Proyectado

Calcula cada uno de los saldos de las diferentes cuentas, siguiendo el siguiente planteamiento:
Saldo final = Saldo Inicial + aumentos - disminuciones

El Balance General Proyectado

Disponible lo entrega el presupuesto de efectivo Clientes S.I. + Ventas Pagos Existencias S.I. + Compras Ventas o Consumos Activos Fijos S.I. + Compras Ventas o Castigos Depreciacin Acumulada S.I. + Dep. del periodo Proveedores S.I. + Compras Pagos Oblig. c/ Bcos. S.I. + Nuevos crditos Pagos Capital S.I. + Ampliaciones Reducciones Utilidades Acumuladas S.I. Distribuciones Utilidad del Ejercicio Ver Estado de Resultados