Proceso Administrativo << CONTROL >>

Prever

Planear

Organizar

Dirigir

Controlar

Integrar

Coordinar

Qu es Control?
La funcin gerencial de control consiste en la medicin y correccin del desempeo para garantizar que los objetivos de la compaa y los planes diseados para alcanzarlos se logren. Planear y controlar estn estrechamente relacionados, sin objetivos y planes, el control no es posible, porque el desempeo tiene que ser medido contra algunos criterios establecidos. Un sistema de control efectivo asegura que, al termino de las actividades, se logran las metas organizacionales. El criterio que determina la efectividad de un sistema de control es la forma en que este facilita el logro de las metas

Importancia del Control

El control es de vital importancia en una organizacin, principalmente por su vinculo final en la cadena funcional de la administracin. Sin embargo, el valor de la funcin de control radica en su relacin con la planeacin y la delegacin de funciones. El administrador efectivo necesita efectuar el seguimiento para asegurarse de que las actividades que se supone que otros deben realizar y los objetivos que se considera que se deben alcanzar, en efecto se estn realizando y alcanzando.

Proceso de Control
Es el proceso empleado para medir el desempeo real, comparndolo con un estndar, y tomar acciones administrativas para corregir las desviaciones o los estndares inadecuados.

1. Medir

2. Comparar

3. Tomar Acciones Administrativas

1. Medir: Para determinar cual es el desempeo real, un administrador debe obtener informacin sobre las actividades llevadas a cabo. El primer paso en el control, entonces, es medir. Consideremos como medimos y que medimos.

Cmo miden los Administradores?

Observacin Personal
Ofrece un conocimiento de la actividad real y permite detectar omisiones.

Informes Estadsticos
Incluye resultados computarizados, graficas e informacin numrica.

Informes Orales
Se realizan por medio de conferencias, reuniones, conversaciones, llamadas, etc.

Informes Escritos
Proporcionan una referencia permanente y constante.

Qu miden los Administradores?

Satisfaccin de los Empleados

Mantenimiento de Costos dentro del Presupuesto

Rotacin del Personal

ndices de Ausentismo Desperdicios por Unidades Producidas Porcentaje del Mercado Capturado

Unidades Producidas en Determinado Periodo de Tiempo

Porcentaje de Rechazo de los Consumidores

Productos Vendidos

2. Comparacin del Desempeo Real con un Estndar La etapa de comparacin determina el grado de variacin entre el desempeo real y el estndar. En toda actividad se puede esperar una variacin en el desempeo; por tanto es critico determinar el rango de variacin que son los parmetros de variacin aceptables entre el desempeo real y el estndar.

3. Acciones Administrativas

1. No Hacer Nada

3. Revisar el Estndar

2. Corregir el Desempeo Real: Para ello se debe tomar una accin correctiva - Accin Correctiva Inmediata: corrige los problemas enseguida y regresa el desempeo a su rumbo. - Accin Correctiva Bsica: determina como y por que se ha desviado el desempeo y luego procede a corregir el origen de la desviacin.

Tipos de Control

1. Control de Fomento al Avance: previene los problemas por anticipado, es llevado a cabo antes de la actividad real.

2. Control Concurrente: se lleva a cabo mientras una actividad esta en proceso, se establece mientras la actividad se realiza.

3. Control de Retroalimentacin: es aquel que se lleva a cabo despus de realizada una actividad.

Cualidades de un Sistema de Control Eficiente

Precisin: Confiabilidad y validez de la informacin Oportunidad: Informacin oportuna, en el momento adecuado

Economa: Beneficios ofrecidos en relacin con los costos

Para ajustarse a los cambios adversos y aprovechar oportunidades Ubicacin Estratgica: Factores estratgicos para el desempeo de la organizacin

Flexibilidad:

Comprensin: Para evitar errores innecesarios y situaciones adversas

Para animar y desafiar a alcanzar niveles altos de desempeo

Criterio Razonable:

nfasis en la Excepcin: Evita saturaciones de informacin

Criterio Mltiple: Son difciles de manipular y posibilitan evaluaciones de desempeo

Accin Correctiva: Sugerir que accin correctiva se debe tomar

Puntos de Control Critico, Estndares y Puntos de Referencia

El administrador debe establecer puntos de atencin especial y luego vigilarlos para asegurarse de que toda la operacin procede como se ha planeado. Los puntos seleccionados para el control deben ser crticos, en el sentido de ser factores limitantes en la operacin, o ser mejores indicadores que otros factores acerca de si los planes estn funcionando.

El principio de control de puntos crticos es uno de los principios de control mas importantes, establece que el control efectivo lleva la atencin a aquellos factores crticos para evaluar el desempeo en relacin con los planes.

Tipos de Estndares
Estndares Fsicos: son medidas no monetarias comunes al nivel operativo. Estndares de Costo: son medidas monetarias tambin comunes al nivel operativo.

Estndares de Capital: surgen de la aplicacin de medidas monetarias a artculos fsicos. Estndares de Ingresos: surgen de asignar valores monetarios a las ventas.
Estndares de Programa: un gerente puede ser asignado para instalar un programa determinado. Estndares Intangibles: son los no expresados en medidas fsicas o monetarias.

Metas como Estndares: se establecen una red de metas verificables a cada nivel de la administracin.

Puntos de referencia o Benchmarking es un enfoque para establecer metas y medidas de productividad con base en las mejores practicas de la industria. El Benchmarking se desarrollo a partir de la necesidad de tener datos contra los cuales poder medir el desempeo.

Benchmarking Estratgico: compara varias estrategias e identifica elementos claves del xito.

Benchmarking Administrativo: se enfoca en funciones de soporte como planeacin, logstica, etc.

Benchmarking Operacional: compara costos relativos o posibilidades de diferenciacin de productos

Procedimiento de Puntos de Referencia

Empieza con la identificacin de lo que debe ser referenciado; luego hay que seleccionar los puntos de desempeo superior; es necesario recopilar y analizar datos que se convierten en las bases de las metas de desempeo; y durante la implementacin del nuevo enfoque, el desempeo es medido peridicamente y es cuando se adoptan las medidas correctivas.
Recopilar y Analizar

Identificar

Medir

Seleccionar

Implementar

Corregir

El Control como un Sistema de Realimentacin

Muchos sistemas se controlan ellos mismos mediante realimentacin de informacin que muestra desviaciones de los estndares e inicia cambios, es decir, los sistemas realimentan informacin que compara el desempeo con un estndar e inicia accin correctiva.

Informacin y Control en Tiempo Real

Esta es la informacin de lo que ocurre mientras esta ocurriendo A travs de varios medios, es tcnicamente posible obtener datos en tiempo real sobre muchas operaciones. En muchas reas es factible recolectar datos en tiempo real que miden el desempeo, haciendo posible comparar estos datos con los estndares y hasta identificar desviaciones. Este tipo de control se puede ejercer cuando la informacin muestra una desviacin en los planes.

Cuanto mas pronto sepan los gerentes que las actividades de las que son responsables no van conforme a los planes, mas rpido pueden tomar accin para hacer correcciones
Es probable que el anlisis de causas de las desviaciones, el desarrollo de programas de correccin y la implementacin de estos programas sean tareas que requieren de tiempo

Control de Calidad
Son todas las herramientas, mecanismos y acciones que realizamos y utilizamos para detectar la presencia de errores. Su funcin, consiste en la recoleccin y anlisis de grandes cantidades de datos que despus se presentan a diferentes departamentos para iniciar una accin correctiva adecuada. La funcin del control de calidad existe primordialmente como una organizacin de servicio, para conocer las especificaciones establecidas por la ingeniera del producto y proporcionar asistencia al departamento de fabricacin, para que la produccin alcance estas especificaciones.

Todo producto que no cumpla con las caractersticas mnimas para decir que es correcto, ser eliminado sin poderse corregir los posibles defectos de fabricacin que podran evitar esos costos aadidos y desperdicios de material. Para controlar la calidad de un producto se realizan inspecciones o pruebas de muestreo para verificar que las caractersticas del mismo sean ptimas. El control de calidad asegura que los productos o servicios proporcionados por una compaa cumplan con los requisitos mnimos de calidad.

Control de Inventarios
Productos
en Proceso

Materias Primas

Productos Terminados

Tipos de Inventarios

El Control de Inventarios trata la necesidad de toda organizacin de llevar registros de las entradas y salidas de los inventarios, as como de los niveles ptimos de inventarios que deben mantenerse, con el objeto de efectuar las reposiciones de los mismos en el momento ms oportuno y evitar as, alguna posible escasez en cualquier fase del proceso productivo. El control de inventarios proporciona informacin valiosa tanto para diversos procesos de toma de decisiones como para los procesos de planificacin de la produccin misma.

Sistema de Correccin Anticipante

Para un control efectivo, los administradores necesitan un sistema de correccin anticipante que les diga, a tiempo para tomar accin correctiva, que ciertos problemas ocurrirn sino se hace algo ahora En la practica, el control dirigido al futuro es ignorado en mayor grado porque los administradores dependen tanto de datos contables como estadsticos para propsitos de control.

Control del Desempeo General

Junto con tcnicas para el control parcial, se han desarrollado dispositivos de control para medir el desempeo general de una compaa, o una divisin integrada o proyecto dentro de ella, contra las metas totales. Muchos controles generales en los negocios son financieros, las medidas financieras indican con precisin el gasto total de recursos para alcanzar metas, los anlisis financieros ofrecen una excelente ventana a travs de la cual puede verse el logro en reas no financieras. Algunos programas de computadora pueden utilizar los registros financieros como una herramienta estratgica.

El Control de Desempeo General Surge por 3 Factores Principales

As como la planeacin general debe aplicar a las metas de la compaa o de una divisin importante, tambin debe aplicarse el control general.
La descentralizacin de la autoridad eran unidades semiindependientes y deben estar sujetas a un control general para evitar el caos de la independencia completa

El control general permite la medicin del esfuerzo total de un gerente de rea integrada, mas que a partes de ella

Control de Perdidas y Ganancia

El Estado de Perdidas y Ganancias muestra todos los ingresos y gastos de un periodo de tiempo determinado, as que es un verdadero resumen de los resultados de las operaciones de una compaa. El Estado de Perdidas y Ganancias de una compaa sirve a importantes propsitos de control, principalmente debido a que es til para determinar los factores inmediatos de ingresos, costos y gastos que representan el xito o el fracaso.

Ya que la supervivencia de un negocio normalmente depende de las utilidades y ya que estas son un estndar definitivo contra el cual medir el xito, muchas compaas utilizan el Estado de Perdidas y Ganancias para el control divisional o departamental. Al aplicar el Control de Perdidas y Ganancias a divisiones y/o departamentos, se basa en la premisa de que si es el propsito de todo el negocio tener una utilidad, cada parte de la empresa debe contribuir a este propsito. As, la habilidad de una de las partes de obtener una utilidad esperada se. vuelve en un estndar para medir su desempeo

Control por Medio del Rendimiento Sobre la Inversin

Se encarga de medir el xito absoluto y relativo de una compaa, o la unidad de una compaa por relacin de las ganancias con la inversin del capital, considerando la utilidad como un rendimiento sobre el capital usado en el negocio. En este enfoque, la meta de un negocio es vista, no necesariamente para optimizar las utilidades, sino para optimizar el rendimiento del capital dedicado a los propsitos del negocio.

Auditorias
La auditora es el examen crtico y sistemtico que realiza una persona o grupo de personas que pueden o no, ser independientes del sistema auditado, el cual puede ser una persona, organizacin, sistema, proceso, proyecto o producto. Quien realiza la auditoria debe ser capaz de ofrecer una opinin imparcial y profesionalmente experta a cerca de los resultados de auditoria, basndose en el hecho de que su opinin ha de acompaar el informe presentado al trmino del examen y concediendo que pueda expresarse una opinin basada en la veracidad de los documentos y de los estados financieros y en que no se imponga restricciones al auditor en su trabajo de investigacin.

Conocimiento completo de los procedimientos y principios contables

Receptividad mental imparcial y razonable

Contador Publico
Estudios profesionales adecuados

Juicio Certero

Auditoria Externa
Es el examen critico, sistemtico y detallado de un sistema de informacin de una unidad econmica, realizado por un Contador Publico sin vnculos laborales con dicho ente econmico. Esta auditoria se lleva a cabo utilizando determinadas tcnicas y con el objeto de emitir una opinin independiente sobre la forma como opera el sistema, su control interno y formular sugerencias para su mejoramiento; esta opinin independiente tiene trascendencia a los terceros, pues da plena validez a la informacin generada por el sistema ya que se produce bajo la figura de la Fe Pblica.

Auditoria Externa del Sistema de Informacin Tributario

Auditoria Externa del Sistema de Informacin Administrativo

Auditoria Externa del Sistema de Informacin Automtico

Auditoria Externa de Estados Financieros

Se analizan y evalan los libros y registros contables de una entidad para opinar sobre la razonabilidad, veracidad y calidad de la informacin contenida en ellos y el cumplimiento de las normas contables necesarias para la elaboracin de todos los estados financieros presentados por una compaa

Auditoria Interna
Es el examen critico, sistemtico y detallado de un sistema de informacin de una unidad econmica, realizado por un profesional con vnculos laborales con dicho ente econmico. Esta auditoria se lleva a cabo utilizando tcnicas determinadas y con el objeto de emitir informes y formular sugerencias para el mejoramiento del sistema; estos informes son de circulacin interna y no tienen trascendencia a terceros y no se producen bajo la fe publica. Un auditor interno tiene a su cargo la evaluacin permanente del control de las transacciones y operaciones y se preocupa en sugerir el mejoramiento de los mtodos y procedimientos de control interno que redunden en una operacin ms eficiente y eficaz.

Auditoria Interna
Existe un vinculo laborar entre el auditor y el ente econmico

Auditoria Externa
No existe vinculo alguno entre el auditor y el ente econmico

El informe emitido por el auditor es de circulacin interna y no tiene trascendencia a terceros

La opinin independiente emitida por el auditor tiene trascendencia a terceros

Se encuentra inhabilitada para dar Fe Publica

Tiene la facultad legal para dar Fe Publica

Control Burocrtico y de Clan

Control de Clan: Control Burocrtico:
- Se caracteriza por un amplio uso de reglas, reglamentos, polticas, procedimientos y autoridad formal. - Requiere descripciones de puestos y presupuestos claros y, a menudo, tareas estandarizadas.
- Se basa en normas, valores compartidos, comportamiento esperado y otros aspectos relacionados con la cultura de la organizacin. - Se puede ilustrar mediante el uso de equipos y organizaciones que operan en un ambiente muy dinmico y que requiere adaptacin rpida a los cambios del ambiente.

Tcnicas de Control
Presupuesto
Dispositivos No Presupuestales Tecnologa de la Informacin

Asignacin de presupuestos

Datos Estadsticos, Reportes, Anlisis de reas, etc.

SIG, Teleconmutacin, Internet, etc.

Presupuestos Base Cero

Un dispositivo de amplio uso para el control gerencial es el presupuesto; en ocasiones se ha asumido que la asignacin de presupuestos es el dispositivo para lograr el control. Presupuesto: es un informe de resultados esperados expresado en trminos numricos; el presupuesto puede expresarse en trminos financieros o no financieros, es decir, cualquier termino numricamente cuantificable. Asignacin de Presupuestos: es la formulacin de planes para un periodo futuro determinado en trminos numricos.

Asignacin de Presupuestos Base Cero: esta tcnica consiste en dividir los programas de la compaa en paquetes compuestos de metas, actividades y recursos necesarios y luego calcular los costos partiendo de la nada, es decir, de una base cero. La ventaja principal de esta tcnica es el hecho de que obliga a los administradores a planear cada paquete del programa partiendo de la nada. Conforme lo hacen, los administradores revisan los programas establecidos y sus costos en su totalidad, junto con los programas mas nuevos y sus costos.

Dispositivos de Control No Presupuestales Tradicionales

Entre los mas importantes se encuentran el uso de datos estadsticos de muchos aspectos de la operacin, reportes especiales, y anlisis de reas especificas, la auditoria operacional y la evaluacin independiente por un grupo de auditores internos o externos y la observacin personal.

Tecnologa de la Informacin

La Tecnologa de la Informacin cubre una variedad de tecnologas, incluyendo diversos tipos de Hardware, Software y Tecnologas de Computo y Comunicacin. De hecho, se desarrollan con rapidez nuevas tecnologas como 4G,la cuarta generacin de tecnologa inalmbrica, que extiende y fortalece las capacidades de la Tecnologa de la Informacin.

SIG, Sistema de Informacin de Gestin

Es un sistema formal para recopilar, integrar, comparar, analizar y dispersar informacin interna y externa a la compaa de manera oportuna, efectiva y eficiente para apoyar a los gerentes en el desempeo de sus tareas. El SIG tiene que ser adaptado necesidades especificas y puede incluir informacin de rutina como reportes mensuales; informacin que seale excepciones, en especial en puntos crticos; e informacin necesaria para predecir el futuro.

El equipo electrnico permite el procesamiento rpido y econmico de enormes cantidades de DATOS. La computadora, con la programacin apropiada, procesa datos hacia conclusiones lgicas, los clasifica y los hace fcilmente accesibles para su uso.
Debemos distinguir entre datos e informacin Los datos son hechos crudos que no son muy tiles hasta que se convierten en informacin, es decir, despus de ser procesados, se vuelven significativos y comprensibles para el receptor.

Oportunidades y Retos creados por la Tecnologa de la Informacin

Prevenir el uso no autorizado de la informacin es solo uno de los retos creados por la tecnologa de la informacin. Otros retos, as como oportunidades producidos por la tecnologa de la informacin incluyen superar la resistencia al uso de las computadoras, adaptar dispositivos de reconocimiento de voz, teleconmutacion, instalar redes de computadoras y utilizar la internet.

Resistencia al Uso de las Computadoras

Groupware

Dispositivos de Reconocimiento de Voz

Extranet

Teleconmutacion

Intranet

Internet

Problemas de Productividad y Su Medicin

Indicador de eficiencia que relaciona la cantidad de recursos utilizados con la cantidad de produccin obtenida Relacin entre la cantidad de productos obtenida por un sistema productivo y los recursos utilizados para obtener dicha produccin

Productividad

Relacin entre los resultados y el tiempo utilizado para obtenerlos

ndice de entradas y salidas dentro de un periodo con la debida consideracin por la calidad

La culpa de los problemas de productividad ha sido asignada a diversos factores

1. Algunos la colocan en mayor proporcin a los trabajadores menos calificados respecto al total de la fuerza de trabajo. 2. Algunos ven la reduccin en la investigacin y el enfoque en resultados inmediatos como el principal culpable.

3. Otro motivo es la es la creciente afluencia de las personas, que las hace menos ambiciosas.

4. Otros mas citan las actitudes de los trabajadores y polticas y reglamentos del gobierno.

Administracin de la Produccin y las Operaciones

Manufactura y Servicios.
Una de las reas principales de cualquier tipo de compaa es la administracin de la produccin y las operaciones, tambin es el rea en la que se inicio la administracin como un arte con bases cientficas. Las contribuciones de pioneros de la administracin indican que su inters estaba en mayor grado en mejorar la productividad y manufacturar productos con la mayor eficiencia, reconociendo al mismo tiempo la importancia del factor humano como un insumo indispensable.

La Administracin de la Produccin: se ocupa de las actividades necesarias para fabricar productos, incluye actividades como compras, almacenamiento, adquisicin de materias primas, y dems, hasta que el producto esta disponible para el comprador.

La Administracin de las Operaciones: hace referencia a las actividades necesarias para producir y entregar un servicio, as como un producto fsico.

Herramienta y Tcnicas para Mejorar la Productividad

Sistema de Inventario Justo a Tiempo: el proveedor entrega los componentes y las partes a la lnea de produccin solo cuando son necesarios y justo a tiempo para ser ensamblados.

Planeacin y Control de Inventarios: lleva registros de entradas y salidas de los inventarios y el nivel en que deben mantenerse.

Contratacin Externa, Outsourcing: contratacin de la produccin y las operaciones con vendedores externos que tienen experiencia en reas especificas.

Investigacin de Operaciones: aplicacin de mtodos cientficos al estudio de alternativas en una situacin problema, con la visin de obtener una base cuantitativa para llegar a la mejor solucin.

Ingeniera de Valor: Proceso de analizar las operaciones del producto o servicio, estimar el valor de cada operacin e intentar mejorar esa operacin al tratar de mantener bajos los costos en cada paso.

Simplificacin del Trabajo: proceso de obtener la participacin de los trabajadores para simplificar su trabajo.

Crculos de Calidad: grupo de personas de la misma rea de la organizacin que se renen con regularidad para resolver los problemas que experimentan en el trabajo.

Administracin de la Calidad Total: compromiso a largo plazo a la mejora continua de la calidad, en toda la organizacin y con la participacin activa de todos los miembros en todos los niveles, para cumplir y exceder las expectativas de los clientes.

Manufactura Esbelta Produccin Ajustada es un modelo de gestin enfocado a la creacin de flujo para poder entregar el mximo valor para los clientes, utilizando para ello los mnimos recursos necesarios

Tcnicas Asistidas por Computadora: la meta final de muchas compaas es el diseo y la manufactura asistidos por computadoras, en busca de capturar mercado en un ambiente competitivo.

Administracin de la Cadena de Suministros y la Cadena de Valor

La Administracin de la Cadena de Suministros se enfoca en la secuencia de obtener materias primas y subensambles a lo largo del proceso de manufactura de manera econmica.
La Administracin de la Cadena de Valor incluye analizar cada paso del proceso, yendo del manejo de materias primas, al servicio al usuario final, proporcionndole el mayor valor al mas bajo costo.

El Modelo del Proceso de la Cadena de Valor incluye las actividades primarias de la logstica de entrada, operaciones, logstica de salida, marketing/ventas y servicio. A este proceso lo apoya la infraestructura de la empresa, la administracin de los recursos humanos, tecnologa y compras.

Control en Colombia
En las grandes compaas manufactureras y en algunas de tamao mediano son comunes el control de costos y presupuestos, y el control de calidad

En las organizaciones financieras la auditoria interna es, generalmente, bastante desarrollada

Las organizaciones privadas emplean sistemas de control interno y control de gestin

Las compaas en general implementan mecanismos de control financiero y administrativo

En Colombia son pocas las compaas que cuentan con sistemas de control efectuados como instrumentos para el aprendizaje institucional y para el mejoramiento continuo, lo cual esta relacionado con el escaso desarrollo alcanzado por los rganos de direccin de la empresa y el consecuente predominio de sus componentes operativos dedicados a la transformacin de insumos en productos. Es notoria la ausencia de controles que establezcan el impacto de las decisiones estratgicas sobre las variables clave de resultados de la compaa; las organizaciones grandes y medianas, poseen controles de verificacin con fines punitivos o que buscan forzar la ejecucin para que se ajuste a las metas planeadas. << Hace falta que la gerencia colombiana entienda el control no como un simple mecanismo de verificacin sino como un medio para aprender sistemticamente a partir de la experiencia institucional

A Fin De Cuentas, Es Importante Recordar Que No Podemos Convertirnos En Lo Que Debemos Si Continuamos Siendo Como Somos -Max De Pree

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