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Formation du comit de vrification des conseils scolaires

Module 3
valuation des contrles internes

Objectifs de la sance de formation


la fin de cette sance, vous :
comprendrez les responsabilits du comit de vrification lies aux contrles internes; comprendrez les contrles internes et leur importance; ferez la diffrence entre les contrles prventifs et les contrles de dtection; reconnatrez les exigences concurrentes lies l'efficacit et l'efficience des processus; comprendrez la faon dont les contrles internes permettent de rduire le risque inhrent, rduisant ainsi la probabilit ou l'importance d'un risque (et le transformant en un risque rsiduel); comprendrez le cadre du COSO : environnement de contrle, valuation des risques, contrles internes, information et communication, surveillance.

Obligations du comit de vrification relatives aux contrles internes [Rglements de l'Ontario 361/10 9(2)]
Examiner lefficacit densemble des contrles internes. Examiner l'tendue des examens des contrles internes effectus par les vrificateurs interne et externe, les constatations et recommandations importantes de ces derniers et les dcisions de la direction par suite de ces constatations et recommandations. Discuter avec les agents du conseil relativement aux risques financiers importants auxquels le conseil est expos, et aux mesures quils ont prises pour surveiller et grer ces risques.
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Dfinition du processus de contrle interne


Processus mis en uvre par le conseil d'administration, la direction ou par d'autres employs d'une entit afin d'offrir une garantie raisonnable concernant l'atteinte des objectifs oprationnels.

Activits Utilisation efficace et efficiente des ressources. Conformit Respect des lois et des rglements. Finances Prparation d'tats financiers fiables.

Les contrles internes aident atteindre les principaux objectifs oprationnels.


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Objectifs des contrles internes


Voici les objectifs d'un systme de contrle interne : 1. Appliquer les politiques et les rgles organisationnelles. 2. Favoriser l'efficacit et l'efficience des activits et optimiser l'utilisation des ressources. 3. Accrotre la fiabilit des rapports financiers, de la direction et du Ministre. 4. Veiller au respect des lois et des rglements applicables.

Le systme de contrle interne repose sur les personnes.


Bien que les personnes aient accs des manuels et des formulaires pour les aider dans leur travail, le succs ou l'chec du systme de contrle interne repose sur les personnes. Sans l'ducation, la motivation et le contrle adquat, les personnes ne peuvent pas faire fonctionner le systme de contrle interne. Les personnes appuient le systme de contrle interne lorsqu'elles comprennent les avantages du systme sur le plan personnel et l'chelle de l'organisation. Sans cette comprhension, dans le meilleur des cas, les employs sont indiffrents, et dans le pire des cas, ils s'opposent au systme. Un contrle doit avoir plus de contenu que de forme, et non l'inverse.

Exemple : les directeurs doivent examiner et approuver les factures avant d'effectuer le paiement. Toutefois, si un directeur prend cinq minutes, la fin de la semaine, pour approuver une pile de factures, on peut se demander si le contrle est efficace.

On peut s'attendre ce que les contrles internes offrent une garantie raisonnable, mais non une garantie absolue.
On ne devrait pas s'attendre ce que les contrles internes garantissent la rduction des risques ou l'limination des conditions indsirables. Les contrles internes ne permettent pas de prvenir les checs dcoulant du mauvais jugement de la direction ou des conditions conomiques changeantes. La direction ne devrait pas s'attendre ce que toutes les pertes ventuelles soient vites. Toutefois, aucune entit ne devrait se passer de contrles appropris. Un systme de contrle interne fournit la discipline et la structure ncessaires la vrification et l'quilibre visant rduire l'exposition au risque et favoriser l'atteinte des objectifs organisationnels (processus).

Exemple : Seules les heures supplmentaires approuves sont payes par le service de la paie. Toutefois, il est possible que des employs rclament des heures supplmentaires auxquelles ils n'ont pas droit et qui pourraient tre approuves et payes.
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L'efficacit se dfinit par les mesures qu'il faut prendre pour obtenir des rsultats, alors que l'efficience se traduit par le fait de mettre ses mesures en uvre correctement.
Une organisation doit fonctionner de manire efficace et efficiente, sans quoi elle risque d'chouer. Une organisation efficace est galement au service de ses intervenants. Le conseil scolaire doit tre au service des lves, des parents, des enseignants et de la collectivit en gnral. Une organisation efficiente utilise de manire intelligente les ressources qui lui sont confies et obtient les meilleurs rsultats possible.

Types de contrles internes

Contrles prventifs

Les contrles prventifs visent viter les erreurs ou les dtournements. On estime que ces contrles pralables visent viter les rsultats indsirables.

Contrles de dtection

Les contrles de dtection visent cerner les erreurs aprs coup et encourager la tenue rapide d'une enqute. On dit de ces contrles aprs coup qu'ils ne permettent de cerner les rsultats indsirables qu'une fois qu'ils se sont produits. Toutefois, des contrles de dtection efficaces permettent de cerner rapidement les problmes et peuvent rduire les pertes.

Discussion Exercice sur les types de contrles


1. Le service de la comptabilit reoit une liste des comptes clients classs chronologiquement et dans laquelle figurent les dtails des comptes et le retard exprim en jours. a) Contrle prventif b) Contrle de dtection Il est possible de louer les locaux du conseil scolaire la collectivit aprs les heures de classe. la suite de la location, le responsable des locaux lous inspecte ces derniers et signale tout dommage constat. a) Contrle prventif b) Contrle de dtection Lise travaille au service de la comptabilit et elle peut traiter le paiement des rapports de dpenses des employs ayant t approuvs. Toutefois, elle n'a pas le pouvoir d'approuver les rapports de dpenses. a) Contrle prventif b) Contrle de dtection Pour acheter des biens ou des services, le conseil scolaire doit remplir un bon de commande. Pour obtenir un bon de commande de la part du service de l'approvisionnement, les acheteurs doivent prsenter trois prix. a) Contrle prventif b) Contrle de dtection

2.

3.

4.

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Autres types de contrles internes


Dans le cas des contrles, ce qui peut parfois sembler tre une faiblesse n'est pas ncessairement un problme. La faiblesse est compense par les contrles correctifs se trouvant ailleurs dans la structure de contrle. Ces contrles visent neutraliser les failles du systme et ils constituent une approche de remplacement permettant de rduire l'exposition au risque. Les organisations utilisent les contrles de direction pour orienter le comportement et les dcisions de la direction, ainsi que les politiques et les activits de l'organisation.

Contrles correctifs

Contrles de direction

Contrles de surveillance

Les contrles de surveillance (habituellement des contrles de gestion) permettent de surveiller l'efficacit des contrles internes d'une entit et aident cerner les problmes de manire proactive plutt que ractive.

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Discussion Exercice sur les contrles


En groupe, faites les exercices suivants : 1. Choisissez diffrents cycles oprationnels au sein de votre conseil scolaire (c.d. paie, dpenses/paiements/recettes). Selon vous, quels sont les principaux contrles lis ce cycle oprationnel? 2. De quel type de contrles s'agitil? (prventif, de dtection, correctif, de direction ou de surveillance) 3. titre de membre d'un comit de vrification, donnez des exemples d'activits lis la diligence que vous pourriez raliser pour surveiller les contrles internes.

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Les contrles internes peuvent rduire la probabilit et l'importance d'un risque.


En bref
Le risque inhrent reprsente le niveau de risque valu sans tenir compte des contrles. Le risque rsiduel reprsente le niveau de risque valu en fonction des contrles internes.

Processus
Risque inhrent

Importance du risque

Processus
Risque rsiduel

Probabilit de concrtisation
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De quelle faon les contrles internes peuventils accrotre la valeur d'une organisation?
Les contrles internes offrent une garantie raisonnable que l'organisation : Les contrles internes N'OFFRENT PAS de garantie absolue en ce qui concerne la pertinence, l'efficience et l'efficacit des processus oprationnels en raison des risques suivants :

respecte les lois, les directives et les rglements provinciaux; encourage les activits ordonnes, conomiques, efficientes et efficaces permettant d'obtenir les rsultats prvus; protge les ressources contre la fraude, le gaspillage, l'utilisation abusive et la mauvaise gestion; labore et tient de l'information fiable en matire de finances et de gestion, et divulgue cette information de manire quitable au moyen de rapports opportuns; fait preuve de diligence l'gard de l'argent des contribuables.

mauvais jugement; erreurs; collusion; contraintes de rentabilit.

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Cadre du COSO
Processus permettant d'tablir si le contrle interne est efficace, adaptable, conu et mis en uvre de faon convenable.
Surveillance Information et communication

Processus permettant de cerner et de communiquer l'information pertinente en temps opportun.

valuation des facteurs internes et externes ayant une incidence sur le rendement d'une organisation.

Activits de contrle

Politiques et procdures permettant de garantir que les mesures visant grer le risque sont mises en uvre et en temps opportun.

valuation des risques

Environnement de contrle

Conscience d'une organisation en matire de contrle. La voix intrieure.

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Environnement de contrle
L'environnement de contrle constitue le fondement du systme de contrle interne. Sans l'environnement de contrle, les autres lments s'effondrent, comme une maison sans fondation. Un certain nombre d'lments ont une incidence sur l'environnement de contrle :
le modle de gouvernance; la structure organisationnelle; la philosophie et le style d'exploitation de la direction;
Surveillance

l'attribution des pouvoirs et des responsabilits;


l'intgrit et les valeurs thiques; les politiques et les pratiques en matire de ressources humaines; l'engagement l'gard de la comptence.

Activits de contrle valuation des risques Environnement de contrle

Les personnes constituent l'lment principal du systme de contrle interne.


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valuation des risques

Comme on l'a mentionn au module 2, l'valuation des risques consiste cerner et analyser les vnements et les conditions (risques) pouvant nuire l'atteinte des objectifs d'une entit.

Surveillance

Toute entit est expose des risques internes et externes provenant de diffrentes sources. Grce une valuation convenable, l'entit peut dterminer la faon de rduire ou d'liminer l'incidence de ces risques.

Activits de contrle

valuation des risques


Environnement de contrle

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Activits de contrle
Les activits de contrle permettent d'viter que les risques recenss se concrtisent, ou du moins de dtecter les risques invitables le plus tt possible. On doit tablir et mettre en uvre des politiques et des procdures de contrle afin de garantir que les mesures proposes par la direction pour rduire les risques sont appliques de manire efficace. Ces activits comprennent les contrles manuels et automatiss, internes et externes.

Surveillance

Activits de contrle

valuation des risques


Environnement de contrle

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Information et communication
On rassemble et on diffuse l'information pertinente permettant de diriger, de grer et de contrler les activits l'chelle de l'organisation. Les systmes d'information produisent des rapports dans lesquels figurent des renseignements sur les activits, les finances et la conformit permettant d'exploiter et de contrler l'organisation. On doit cerner, collecter et diffuser l'information pertinente selon une forme et un calendrier permettant aux personnes travaillant au sein de l'organisation et aux intervenants externes d'assumer leurs responsabilits.

Surveillance

Activits de contrle

valuation des risques


Environnement de contrle

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Surveillance
On doit surveiller les systmes de contrle interne. La surveillance est un processus visant valuer la qualit du rendement du systme de contrle interne dans le temps.
Surveillance

Les activits de surveillance visent garantir la qualit constante du systme de contrle interne. Ces activits permettent de surveiller le systme de contrle interne. La surveillance est l'lment principal qui chapeaute tous les autres lments.

Activits de contrle

valuation des risques


Environnement de contrle

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Activits de surveillance
Les activits de surveillance continuelle font partie des activits rcurrentes habituelles de l'entit. Voici quelques exemples : activits de gestion habituelles (p. ex. analyse des carts); dclaration de conformit relative au code de conduite; rtroaction interne (p. ex. rapports de vrification interne); rtroaction externe (p. ex. communications ou questions du Ministre); sminaires de formation et sances de planification.

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Centres d'intérêt liés