Administracin de Proyectos

Objetivos
Introducir una metodologa para la administracin de

proyectos
Proporcionar herramientas prcticas para la

administracin de proyectos
Presentar ejemplos y casos prcticos de la

administracin de proyectos
Introducir un proceso para la administracin del riesgo Otros

Agenda
Introduccin / Definiciones Proceso de la Administracin de Proyectos Habilidades y Ciclo de la Administracin de Proyectos Inciciacin del Proyecto Proceso y Herramientas de Planeacin de Proyecto Control de Costos Decisiones de Subcontratacin

Monitoreo de Proyectos
Introduccin a la Administracin del Riesgo Caso Prcico

Introduccin y Definiciones

Definicin de Admon. de Proyectos

PROYECTO (Instituto de Definiciones de Estndares Britnicos)
Una actividad o conjunto de actividades interrelacionadas que tiene un comienzo y un fin definidos

ADMINISTRACION DE PROYECTOS:
La mobilizacin y administracin de recursos (incluyendo aspectos tcnicos, tiempo y costos) con el propsito de completar un proyecto

Entendiendo la Admon. de Proyectos

Un proyecto puede ser considerado como una serie de actividades y tareas que:
Tiene un comienzo definido y fecha de terminacin Tiene un objetivo especfico para ser completado dentro de

ciertas especificaciones (tiempo, recursos, etc.)

Tiene un presupuesto lmite (si es aplicable) Utiliza recursos humanos y materiales (equipo, dinero, etc.)

Frecuentemente es multi-funcional (ej. involucra a varios

funciones dentro de la organizacin)

(Kerzner, 2001, Project Management)

Entendiendo la Admon. de Proyectos

La admon. de proyectos involucra planeacin y monitoreo
Planeacin de proyectos
Definicin de requermientos Definicin de cantidad y calidad de trabajo Definicin de recursos requeridos

Monitoreo de proyectos
Procesos de monitoreo Comparacin de los resultados actuales con los predichos Anlisis del impacto de cambios Hacer ajustes
(Kerzner, 2001, Project Management)

Entendiendo la Admon. de Proyectos

La administracin de proyectos exitosa puede ser definida en trminos de los logros de los objetivos del proyecto
A tiempo Dentro del costo planeado

Con el nivel de desempeo/tecnologa deseado

Utilizacin eficiente y efectiva de recursos asignados Satisfaccin del cliente

(Kerzner, 2001, Project Management)

Pirmide de la Admon. de Proyectos

RECURSOS
DESEMPEO/TECNOLOGA

Proceso de Admon. de Proyectos

Metodologa General
Definir Planear Programar Controlar Modificar Revisin final Iniciar Controlar Administrar del cambio Cerrar

PRINCE2
Preparar

Habiliades
Comunicacin Negociacin Trabajo en equipo Motivacin Liderazgo (facilitacin, integracin, innovacin) Resolucin de conflictos

PRINCE = Projects in Controlled Environments

Habilidades y Ciclo de la Admon. de Proyectos

Habilidades Requeridas para la Admon de Proyectos

Habilidades para la Admon. de Proyectos

1985

Habilidades tcnicas

Habilidades cuantitativas

Habilidades para Habilidades Habilidades resolver interpersonales de negocios problemas

2000

Habilidades tcnicas

Habilidades cuantitativas

Habilidades para Habilidades resolver interpersonales problemas

Habilidades de negocios

Tiempo del Administrador de Proyectos

Planeacin y re-planeacin con el equipo
Time Spent

Integracin Administracin

1985

2000

Ciclo de Proyectos

Recursos requeridos

CONCEPCION
Metas Seleccin del

PLANEACION
Presupuesto Desgloce de

IMPLEMENTACION
Admon. de contratos Monitoreo de

CIERRE (PHASE-OUT)
Resolver problemas

de la operacin
Recompensar al

equipo
Autorizacin
Estimacin de

actividades (WBS)
Definir metas de

actividades
Identificacin

personal
Re-asignar personal Revisar objetivos vs.

actividades
Decisiones de

problemas
Re-planeacin Ajuste de metas

costos

subcontratacin
Programacin

desempeo y retroalimentar

El Ciclo del Proyecto (Realidad)

Implementacin

Cierre (Phase-Out) Planeacin

Concepcin

Etapas de la Planeacin y Control de Proyectos

DESCRIPCION DE TAREAS E INSTRUCCIONES PLANEACION DE TAREAS

META/OBJETIVOS Obj. de negocios Obj. del proyecto

PROGRAMAS DETALLADOS

TOMA DE DECISIONES

PRESUPUESTOS

$
MONITOREO DE SISTEMAS DE REPORTE TIEMPO/COSTO/DESEMPEO

Iniciacin del Proyecto

Resultados Claves del Proceso de la Iniciacin del Proyecto ( 1 )

Enunciado de actividades
Descripcin de actividades requeridas Su complejidad est determinada por: alta gerencia clientes Usuarios
Ejemplo: El departamento de Ingeniera necesita proveer estimaciones de costo Los ingenieros de diseo necesita proveer dibujos de acuerdo a especificaciones El departamento de Comparas necesita un nuevo proveedor para un nuevo sistema de control

Resultados Claves del Proceso de la Iniciacin del Proyecto ( 2 )

Especificaciones del Proyecto
Especificaciones claras -> evitar sorpresas para los clientes Identificadas dentro del enunciado de actividades o como documento independiente
Ejemplo: El departamento de Ingeniera necesita proveer estimaciones de costo Costo de ensamble Costo de pruebas finales Costo de herramienta Etc.

Resultados Claves del Proceso de la Iniciacin del Proyecto ( 3 )

Desgloce de Actividades (WBS)
Arbol de los requerimientos de productos o servicios Debe reflejar: La manera en que se llevar a cabo el trabajo Los costos y la informacin que deber ser resumida y reportada
Ingeniera

Costos

Capacitacin

Ensamble

Pruebas

Herramienta

Lnea

Mtto

Desgloce de Actividades (WBS)

Proyecto Total

Grupos de trabajo

Actividades

Resultados Claves del Proceso de la Iniciacin del Proyecto ( 4 )

Plan Maestro del Proyecto (Programa de Milestones)
Contiene aspectos como: Fecha de inicio y fin del proyecto Milestones principales (e.g. juntas de revisin, prototipo, disponibilidad, pruebas, etc.) Aspectos claves (resultados y reportes)
Desarrollar Diseo del Prototipo 1 Revisin del Diseo Construccin del Prototipo Evaluacin del Prototipo Autorizacin del Proyecto

Proceso y Herramientas de Planeacin de Proyectos

Proceso de Planeacin de Proyectos

Contexto, obj. y espec.

Proceso de Planeacin del Proyecto

Desgloce de Actividades (WBS)

Sub-planes Funcionales

Presupuesto

Programacin

Plan (detallado)

Anlisis de Redes
es un trmino genrico para una familia de tcnicas que ha sido desarrollado para asistir a la administracin, planeacin y control de proyectos estas tcnicas muestran la inter-relacin de las tareas que componen al proyecto en su totalidad e identifican claramente las rutas crticas del proyecto EJEMPLOS: Actividad en Nodo
Quitar Motor
Revisar Motor

Actividad en Flecha 1
Quitar motor

Ejemplo de un Nodo de la Ruta Crtica

EPS Duracin LPS Holganza

2
Revisar motor

Ttulo de la Actividad

EPS: Earliest Project Start LPS: Latest Project Start

Ejemplo de la Ruta Crtica

Cdigo de actividad A Actividad que precede Duracin de actividad 1 Recursos requeridos 3

B
C D

A
A B, C

4
2 3

2
2 1

B A C D

Ejemplo de la Ruta Crtica

Ttulo Duracin A
4 B

2 1 Ttulo Duracin EPS 0 1 A 4

5 3

1
2 1

C 1

Ttulo Duracin

EPS

LPS

0 1

4 1 2

5 3 3

Ejemplo de la Ruta Crtica

1

Ttulo Duracin Holganza

EPS

LPS

4 1 2 1

1 0 3 2 1 0 3 2 5

C B

Ruta Crtica

0
1

0
0

4 1 2

5
3

5
0

Diagrama de Gantt

A B C 0 1 2 3 4 5 6 D 7 8

Ejercicio de Planeacin de Redes

Cdigo de actividad A B Actividad que precede Duracin de actividad 2 4 Recursos requeridos 2 4

C
D E F G A A B, D C, E, F

6
5 1 2 1

2
3 3 2 3

Ejercicio
Diagrama de las actividades Indicar duracin Calcular EPS (cundo es lo ms pronto que puedes empezar una

actividad?)
Calcular LPS (cundo es lo ms tarde que puedes empezar una

actidad?)
Calcular la holganza

Identificar ruta crtica

Diagrama de Gantt

Histograma de Recursos
B A D F E C G
4 2 5 2 1

6
1

12 10 8 6 4 2 0

C(2) E(3) B(4)

A(2)

D(3)

F(2)

G(3)

10

Balanceo de Recursos
B A D F E C G 10 8 6 4 2 0
4 2

5
2 1 6 1

C ( 2a ) B ( 4a ) A(2) E(3) B ( 4b ) D(3) C ( 2b )

C ( 2b ) F(2)

G(3)

10

MS Project (Vista del Diagrama de Grantt)

Actividad

Duraci n

Fecha de inicio

Predecesore s

Recurso s