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enero de 2012
CONTENIDO 1. La administracin de proyectos 2. Ciclo de vida del proyecto y organizacin 3. Procesos de direccin de proyectos
Objetivo general: Proveer a los participantes de una metodologa probada, consistente en tcnicas y herramientas para la correcta y adecuada administracin de proyectos gubernamentales.
Objetivos Especficos: Contribuir Efectivamente a Generar Valor Econmico, al Administrar con Eficacia y Eficiencia, los Proyectos en la organizacin. Conocer las Herramientas para planear proyectos y Optimizar la Ejecucin de los Proyectos Asignados. Utilizar el paquete MS Project (versin 2007) como apoyo en la
1. La Administracin de Proyectos
Definicin de proyecto Proyecto es un proceso nico que consiste en un conjunto de actividades coordinadas y controladas con
Evaluacin del Proyecto es realizar un anlisis cuidadoso y multidisciplinario considerando ventajas y riesgos.
Solucin de problemas
Mejoras a procesos Prioridad en los proyectos
Implementar
Controlar y Cerrar
Identificacin de restricciones
Estimacin de riesgos; Establecimiento de compromisos con el proyecto; Inicio del proyecto.
Asignacin de recursos;
Luz verde confirmada.
Surtimiento de suministros;
Realizacin de comunicaciones;
Calidad y costos;
Identificacin y solucin de problemas;
Contratos cerrados;
Reasignacin de la organizacin de apoyo (staff);
Sistemas de informacin
Etc.
Direccin de proyectos
Es la aplicacin de conocimientos, habilidades, herramientas y tcnicas a las actividades de un proyecto, para satisfacer sus requisitos. Se logra mediante la aplicacin e integracin de los grupos de procesos que son: de inicio, planificacin, ejecucin, seguimiento y control.
Direccin de proyectos
Partes interesadas
Participan activamente en el proyecto, o cuyos intereses pueden verse afectados positiva o negativamente por la ejecucin del proyecto. Los interesados pueden ejercer influencia sobre el proyecto, los entregables y los miembros del equipo. Identificar a los interesados internos como externos, con objeto de determinar los requisitos del proyecto y las expectativas de todas las partes involucradas.
INFLUENCIA DE LA ORGANIZACIN EN LOS PROYECTOS Estructura organizacional Caracterstica del proyecto Autoridad del gerente de proyecto Matricial Matricial Matricial Proyectiz Funcional balancead debil fuerte ado o Poca o ninguna Alta a casi total Alta a casi total Gerente de proyecto Tiempo completo Tiempo completo
Limitada Baja a Baja a Coordina moderad moderada dor a Baja a Disponibilidad de Poca o Baja a Limitada moderad recursos ninguna moderada a Quien controla el Gerente Gerente Gerente presupuesto del funciona Mezclada de funcional proyecto l proyecto Rol del gerente de Tiempo Tiempo Tiempo Tiempo proyecto parcial parcial completo completo personal Tiempo Tiempo Tiempo Tiempo administrativo de parcial parcial parcial completo apoyo al proyecto
Funcional
Matricial dbil
Matricial fuerte
Matricial equilibrada
entorno del proyecto, aspectos tcnicos, aspectos financieros y evaluacin de impacto ambiental y social
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Frmula:
F P= (1 r ) n
Son los valores presentes del total de todos los flujos de efectivo despus de impuestos menos la inversin original de ese total. Si es positivo para la tasa de descuento aplicada, la inversin gana una tasa de rendimiento ms alta que esta tasa y VPN>0 o vicecersa.
Si la TREMA para la organizacin es del 10%, el VPN es $3,200/P/A,10%,5) - 10,000 = 3,200*(3,791) 10,000 = $2,131 lo que indica que el proyecto es viable.
6. Fecha inicial y final 7. Metas intermedias y programa de trabajo: Ejemplo: Metas intermedias Fecha de revisin
Beneficios intangibles del proyecto: 9. Anlisis de riesgos del proyecto: Riesgos de no hacer el proyecto:
Obstculos potenciales: reas afectadas, comunicacin y responsabilidades: reas afectadas: Responsable: Comunicacin: Responsabilidades:
10. Equipo de trabajo: Promotor: Asesor: Dueo del proceso: Miembros: Miembros del equipo: Personal de apoyo: Asesor: Dueo del proceso: Lder del proyecto:
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http://www.qfdcapture.com/
http://visitorcentricmarketing.com/
http://www.jeffcohealth.org/
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http://www.businessweekly.co.uk/newswire/
http://www.juiceanalytics.com/writing/is-customeranalysis-a-puzzle-or-a-mystery/
http://www.ingenieriakansei.com/KANO.htm
http://it-governance.blogspot.com/2005/09/six-sigmacase-study-tutor_112694955070950265.html
Importancia 1 2 3 4
7 6 8 1 4
9 5
2 5
2 3 4 Satisfaccin
Desempeo de la competencia.
Relacin de mejoramiento
Desempeo actual
punto de venta
Relaciones entre las necesidades del cliente y las caract. de diseo del producto
Peso normalizado
Peso Ponderado
Meta
Esto da como resultado la identificacin de las especificaciones crticas de diseo del producto de acuerdo a la prioridad
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decisin de compra
http://alfonsogu.com/2007/04/page/2/
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ENTRADAS: Contrato de proyecto, salidas de procesos de planeacin, factores ambientales de la organizacin, activos de procesos de la organizacin.
proyecto.
Grfica de Gantt
Ejercicios
ACTIVIDAD
A B C D E F G
DURACIN (SEMANAS) 5 3 8 7 7 4 5
to 4tm t p
ACTIVIDAD DESCRIPCIN
A B
C D E F
G H I J
Seleccionar sitio de oficinas Crear plan organizacional y financiero Determinar requerimientos de personal Disear la instalacin Construir el interior Seleccionar al personal que va a transferir Contratar nuevos empleados Trasladar registros, personal clave Hacer arreglos financieros con Bancos Capacitar al nuevo personal
F F B H,E,G
4 2 5 3
EJEMPLO: Actividad A B C D E F G H I J
Cambio de oficinas Tiempo de la Descripcin Predecesores Actividad en semanas Seleccionar sitio nuevo 3 Crear plan org. Y financiero 5 Det. Req. De personal B 3 Disear instalacin A,C 4 Construir el interior D 8 Sel. personal a transferir C 2 Contratar nuevos empl. F 4 Trasladar registros, pers. F 2 Arreglos con bancos B 5 Capacitar nuevo personal H, E, G 3
RUTA CRTICA - La secuencia de actividades ms larga que nos llevan del nodo de inicio al nodo de terminacin ACTIVIDADES CRTICAS - Actividades dentro de la ruta crtica.
D=4 2 5 E=8 A=3 F=2 1 4 G=2 8 B=5 C=3 I=5 6 H=2 7 J=3 9
Grfica de Gantt
ANALISIS DE SENSIBILIDAD - Permite ver el tiempo de inicio ms prximo (TIP) y el tiempo de terminacin ms prximo de cada actividad (TTP) sin afectar la solucin presente. t = Tiempo esperado de duracin de la actividad
CALCULOS DE ATRS HACIA ADELANTE REGLA DE TIEMPO DE INICIO MS PRX IMO - EL TIP para una activ idad que sale de un nodo, es el ma yor de los TTPs de todas las activ idades que llegan a ese nodo. TTP = TIP + t Para la activ idad A Para el la activ idad B Para la activ idad C Para la activ idad D Para la activ idad I CALCULOS DE ADELANTE HACIA ATRS TIP(A) =0 TIP(B) = 0 TIP(C) = 5 TIP(C) = 8 TIP(I) = 5 TTP(B) = 3 TTP(B) = 5 TTP(C) = 5 + 3 = 8 TTP(D) = 8 + 4 = 12 TTP(I) = 5 + 5 = 10 A(0,3) B(0,5) C(5,8) D(8,12) I(5,10)
TIEMPO DE INICIO MS LEJANO - Es el tiempo ms tardo en que se puede iniciar una activ idad TIL TIEMPO DE TERMINACIN MS LEJANO - Es el tiempo ms tardo en que se puede terminar una activ idad TTL. TIL = TTL - t REGLA DE TIEMPO DE TERMINACIN MAS LEJANO - El TTL para una activ idad que entra a un nodo, es el menor de los TILs para todas las activ idades que salen de ese nodo. TIL = TTL -t Para la activ idad J Para la activ idad E Para la activ idad H Para la activ idad G TTL(J) = 23 TTL(E) = 20 TTL(H)=20 TTL(G)=20 TIL(J) = 23 - 3 = 20 TIL(E) = 20 - 8 = 12 TIL(H) = 20 - 8 =12 TTP(G) = 20 - 4 = 16 J(20,23) E(12,20) H(12,20) G(16,20)
D(8,12) [8,12]
5 E(12,20) [12,20]
A(0,3) [5,8] 4
F(8,10) [14,16]
H(10,12) [18,20] 7
J(20,23) [20,23]
Grfica de Gantt
I(5,10) [18,20]
HOLGURA
- Es la cantidad de tiempo que una activ idad puede retrasarse sin afectar la fecha de terminacin del proyecto general.
ACTIVIDAD A B C D E F G
DURACIN (SEMANAS) 5 3 8 7 7 4 5
ACTIVIDAD A B C D E F G H I J K L
DURACIN 2 4 3 8 40 3 32 5 4 2 4 3
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completado.
La comunicacin puede ser interna del proyecto, formal, vertical, oficial, escrita, oral verbal y no verbal (lenguaje corporal).
Los informes de desempeo pueden ser: anlisis de desempeo, riesgos e incidentes, trabajo completado, resumen de cambios, resultados de anlisis de variaciones, proyecciones del proyecto (tiempo y costo)
sea necesario.
sea necesario:
Obtener la aceptacin del cliente Revisar el proyecto
Anlisis post mortem: Se lograron las metas y objetivos planeados? Se cumplieron las fechas de terminacin? Dentro o por debajo de las restricciones de costo?
Reportes de logro de metas intermedias y reporte final, lecciones aprendidas y su difusin por toda la organizacin.
Controlar el Alcance
6. Gestin de tiempo del proyecto Definir las actividades Secuencia de las actividades Estimar los recursos de las actividades
9. Gestin de los recursos humanos del proyecto Desarrollar el plan de recursos humanos Adquirir el equipo de proyecto
10. Gestin de las comunicaciones del proyecto Identificar a los interesados Planificar las comunicaciones
Distribuir la informacin
Gestionar las expectativas de los interesados Informar el desempeo
11. Gestin de los riesgos del proyecto Planificar la gestin de riesgos Identificar los riesgos
12. Gestin de las adquisiciones del proyecto Planificar las adquisiciones Efectuar las adquisiciones
5. MS Project
Introduccin
Estimacin de la duracin de actividades Manejo de recursos costos y presupuestos Medicin de los avances
Pantalla principal
Microsoft Office > Microsoft Project 2007 File > New
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Salvar el proyecto
File > Save as Project1
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Low Tier
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3. Calculadora PERT
4.
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Calendario alterno
Tools > Change Working Time
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Predecesoras y retrasos
1. Doble click en la tarea > seleccionar Predecessors
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3. Tarea retrasada
2. Seleccionar
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3. Para Costos fijos de tarea posicionarse en la Tarea 1.1 y View > Table Entry: Cost
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Actualizar el proyecto
1. Tools > Tracking > Update project
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ACTIVIDADES
Seleccionar un proyecto de productividad
Desarrollar el contrato del proyecto incluyendo justificacin Identificar las partes interesadas
Lista de actividades del proyecto Secuencia y duracin de actividades