PENGURUSAN KEWANGAN PRASEKOLAH

PENGURUSAN KEWANGAN
JABATAN PELAJARAN PULAU PINANG JALAN BUKIT GAMBIR 11700 PULAU PINANG

OBJEKTIF
Supaya Guru Besar memahami dan mahir dalam pengurusan kewangan prasekolah

KEWANGAN
PENGENALAN :

Prasekolah mempunyai peruntukan kewangannya sendiri

Ia perlu diurus dengan sempurna mengikut prosedur yang betul Sebagai pengurus sekolah Guru Besar perlu mengetahui peranan dan tanggungjawab dalam mengurus kewangan tersebut 3

PRINSIP-PRINSIP PENGURUSAN KEWANGAN

Konsep Pengurusan Kewangan Legality

patuh kepada semua undang-undang dan peraturanperaturan kewangan

Perwakilan Kuasa
Peringkat-peringkat kawalan

Akauntabiliti
Kepertanggungjawaban dalam melaksanakan aktiviti

PERUNTUKAN DI BAWAH AKTIVITI PENDIDIKAN PRASEKOLAH

PERUNTUKAN KEWANGAN PRASEKOLAH

Emolumen - Gaji, Elaun dan KWSP Elaun Pengasuh Sambilan Bantuan PCG Bantuan Makanan
6

PENGURUSAN EMOLUMEN ( 10000 )

Guru
Pembantu Pengurusan Murid

Pengasuh Prasekolah Sambilan

7

EMOLUMEN
: Gaji : Imbuhan Tetap Khidmat Awam ( ITKA ) : Imbuhan Tetap Perumahan ( ITP ) : Cola KWSP : Majikan : 12% Individu : 8% Jika dipohon pencarum potongan individu boleh : 11%
8

Gaji Elaun

GAJI
Semua pembayaran gaji Guru dan Pembantu Pengurusan Murid ( PPM ) dibayar melalui :

eSPKB
9

DOKUMEN YANG PERLU DIHANTAR KE PPD/JPN/AG

GURU SEDIA ADA

SG 20 Surat Arahan Potongan

10

DOKUMEN YANG PERLU DIHANTAR KE PPD/JPN/AG

GURU / PPM BARU

Jadual Perkiraan Gaji Laporan Perubahan Salinan Surat Pelantikan Salinan Akaun Bank Salinan Penyata KWSP KWSP Borang A

3 salinan

11

DOKUMEN YANG PERLU DIHANTAR KE PPD/JPN/AG

GURU / PPM BERTUKAR MASUK

Sijil Gaji Akhir (jika dari luar) SG 20 Penyata Perubahan (Kew 8)

12

GAJI PEMBANTU PENGURUSAN MURID DAN ELAUN PENGASUH PRASEKOLAH SAMBILAN

13

GAJI PEMBANTU PENGURUSAN MURID

Gaji RM 820.38 ITKA RM 115.00 ITP RM 180.00 Cola : Kat. A RM 300.00 : Kat. B RM 200.00 : Kat. C RM 100.00 KWSP ( Rujuk Jadual KWSP )
14

ELAUN PENGASUH SAMBILAN

Jawatan secara sambilan Bayaran harian ( Pada hari-hari persekolahan sahaja ) Kadar : Elaun RM 30.90 sehari ITKA RM 4.10 sehari Cola : Kat. A RM 13.00 sehari : Kat. B RM 8.70 sehari : Kat. C RM 4.20 sehari KWSP - Majikan (Rujuk Jadual ch) RM 107.00 sebulan 15

PERKIRAAN ELAUN SEBULAN

GAJI ( RM 30.90 X 20 Hari ) = RM 618.00 ITKA ( RM 4.10 X 20 Hari ) = RM 82.00 COLA ( Contoh Kategori A RM13.00 X 20 hari ) = RM 260.00 KWSP (Rujuk Jadual KWSP ) = RM 99.00 JUMLAH KESELURUHAN = RM1059.00 16

DOKUMEN YANG PERLU DISERTAKAN

Kew 304 Kew 304 A Penyata Perkiraan Gaji Jadual kedatangan Laporan Perubahan Gaji Salinan Buku Akaun KWSP ( Borang A ) -

3 salinan
2 salinan

17

EMOLUMEN

Dibayar di bawah peruntukan prasekolah Kod tuntutan seperti berikut :

B 41 211 560101 030207 29301 - Elaun B 41 211 560101 030207 29302 - ITKA 29302 - Cola

B 41 211 560101 030207 29303 - KWSP

* Berdasarkan kod negeri masing-masing

18

PERINGATAN PENTING

Tuntutan mestilah dihantar ke JPN pada atau sebelum 10 haribulan berikutnya setiap bulan
Tuntutan mestilah dibuat setiap bulan

19

PENTING

Pastikan Gaji Guru Prasekolah di caj di bawah aktiviti prasekolah

KOD PROG/AKT : 030201

20

IMPLIKASI SALAH CAJ

Jika salah caj pihak sekolah/PPD/JPN terpaksa jurnalkan balik peruntukan tersebut

Melibatkan prestasi perbelanjaan yang rendah

21

BANTUAN PERKAPITA ( PCG )

22

Surat Pekeliling Kewangan Bil. 5 Tahun 2002 ( Pemberian Bantuan Perkapita Untuk Sekolah )

menggantikan
Surat Pekeliling Kewangan Bil. 7 Tahun 2000 ( Pemberian Bantuan Perkapita Untuk Sekolah )
23

BANTUAN PCG
Bantuan Per Kapita ( PCG ) merupakan satu bantuan kewangan untuk pembelajaran yang diperuntukkan kepada setiap murid sekolah sama ada Sekolah Bertaraf Kerajaan atau Bantuan Kerajaan. Kadar-kadar tertentu ditetapkan bagi memudahkan tuntutan dibuat oleh pihak sekolah
24

KEGUNAAN PERUNTUKAN PCG

Pembelian peralatan dan bahan habis guna untuk tujuan pengajaran dan pembelajaran Penyelenggaraan peralatan permainan dalam dan luar bilik darjah dan lain-lain peralatan bagi tujuan pengajaran dan pembelajaran. Pembelian buku rujukan, ensiklopedia, perisian, video tape dan lain-lain yang bersesuaian untuk tujuan P&P

(Rujuk Pekeliling Kewangan Bil 5/2002 Pemberian Bantuan Perkapita Untuk Sekolah rujukan KP.1573/17/Jld14(4)Bertarikh 16 Okt 2002 jadual 1C (1 )

25

KEGUNAAN PERUNTUKAN PCG ( sambungan )

Program & lawatan berunsurkan pendidikan yang boleh memberi pengukuhan kepada proses P&P sama ada semasa cuti persekolahan atau hari persekolahan

Perolehan harta modal adalah

DIBENARKAN & TERHAD

26

PROSEDUR TUNTUTAN

Terbahagi kepada dua :

a) Sekolah yang menyelenggara Akaun Kumpulan Wang Kerajaan b) Sekolah yang tidak menyelenggara Akaun Kumpulan Wang Kerajaan

27

KADAR PERUNTUKAN PCG

KADAR
RM 100.00 SEORANG MURID SETAHUN

JUMLAH : Tertakluk kepada 1. Bilangan murid 2. Bilangan Kelas diluluskan Ch: Borang tuntutan PCG
28

BAKI PERBELANJAAN

Peruntukan PCG tidak melebihi 10 % daripada jumlah asal dibenarkan dibawa ke tahun hadapan

29

ASAS TUNTUTAN

Tuntutan ditetapkan sekali setahun Tuntutan berdasarkan bilangan enrolmen murid Tertakluk juga pada bilangan kelas diluluskan Dikemukakan kepada PTJ selewat - lewatnya pada 31Januari setiap tahun

Tuntutan penyelarasan aktiviti prasekolah tidak dibenarkan

30

BANTUAN MAKANAN

31

Surat Pekeliling Kewangan Bil. 6 Tahun 2002 ( Pemberian Bantuan Makanan Untuk Pelajar )

menggantikan
Surat Pekeliling Kewangan Bil. 8 Tahun 2000 ( Pemberian Bantuan Makanan Untuk Pelajar )
32

BANTUAN MAKANAN

KADAR : Peruntukan Makan lama RM1.50 RM 1.80 Seorang murid sehari

BILANGAN HARI : 200 Hari (Rujuk Surat Siaran 8/2010)

33

BANTUAN MAKANAN

Borang PS (BM ) hendaklah dilengkapkan dan dikemukakan ke JPN seperti tarikh yang ditetapkan
( rujuk surat Pekeliling Kewangan Bil. 5 Tahun 2002 - Lampiran D Borang PS )

34

Dibelanjakan untuk penyediaan makanan sahaja

35

PROSEDUR TUNTUTAN MAKAN/MINUM MURID

Guru berbincang dengan PPM - Bahan keperluan - beras, lada, bawang dan sebagainya - Buat nota minta kepada pentadbir - Nota minta disahkan oleh guru besar - Proses L.O dibuat oleh Pembantu Tadbir

Contoh nota minta

36

KEW.PS 4

37

PROSES PEROLEHAN KEWANGAN PRASEKOLAH

Maklumat Yang Diperlukan Data/Maklumat Murid Data/Maklumat PPM Data/Maklumat Guru ( Ketepatan data mestilah tepat )
38

PROSES PEROLEHAN KEWANGAN PRASEKOLAH

Pusat-pusat PTJ

Menyediakan Anggaran Belanja Mengurus dua tahun ke hadapan. Menyediakan Prestasi Belanjawan Tahunan Guru menyediakan Anggaran Belanja Mengurus (ABM) untuk dibentang kepada pengurus sekolah

39

KOD OBJEK SEKOLAHSEKOLAH PTJ

OBJEK AM
10000 20000 30000 40000 EMOLUMEN PERKHIDMATAN & BEKALAN ASET PEMBERIAN & BAYARAN TETAP
40

OBJEK SEBAGAI (OS) 10000 EMOLUMEN :

11000 - GAJI & UPAH 12000 - ELAUN TETAP 13000 - SUMBANGAN BERKANUN UNTUK KAKITANGAN 14000 - ELAUN LEBIH MASA 15000 - FAEDAH-FAEDAH KEWANGAN YANG LAIN 41

OBJEK SEBAGAI ( OS ) 20000 PERKHIDMATAN DAN BEKALAN :

21000 - PERBELANJAAN PERJALANAN & SARA HIDUP 22000 - PENGANGKUTAN BARANG 23000 - PERHUBUNGAN DAN UTILITI 24000 - SEWAAN 28000 - PENYELENGGARAAN DAN PERKHIDMATAN KECIL YG DIBELI 29000 - PERKHIDMATAN IKHTISAS & HOSPITALITI 42

OBJEK SEBAGAI ( OS ) 30000 ASET :

31000 - TANAH DAN PEMBAIKAN TANAH 32000 - BANGUNAN DAN PEMBAIKAN BANGUNAN 33000 - KEMUDAHAN DAN PEMBAIKAN 34000 - KENDERAAN DAN JENTERA 35000 - HARTA MODAL YANG LAIN 36000 - BINATANG, POKOK DAN BENIH 43

OBJEK SEBAGAI ( OS ) 40000 PEMBERIAN DAN KENAAN BAYARAN TETAP :

41000 - BANTUAN PENDIDIKAN, BIASISWA & DERMASISWA 42000 - PEMBERIAN DALAM NEGERI 43000 - PEMBERIAN KE LUAR NEGERI 44000 - TUNTUTAN INSURAN DAN PAMPASAN 45000 - FAEDAH, DIVIDEN & KENAAN BAYARAN HUTANG 46000 - PENCEN 47000 - GANJARAN 44

ABM SEKOLAH-SEKOLAH BUKAN PTJ

Anggaran Belanjawan akan diurus oleh PPD dan diselaraskan oleh JPN Sekolah-sekolah Bukan PTJ hanya dikehendaki mengemukakan maklumat yang diminta oleh PPD dan JPN
45

Dasar-dasar Perolehan

Menggalakkan pertumbuhan industri tempatan. Penglibatan usahawan Bumiputra. Menggalakkan pertumbuhan ekonomi
46

Prinsip-Prinsip Perolehan

Akauntabiliti awam (public accauntability) Diuruskan secara telus (transparent) Nilai faedah terbaik (best value for money) Saingan terbuka (open and fair competition) Adil dan saksama
47

Kaedah-kaedah Perolehan
Kontrak Pusat Pembelian Terus Sebutharga Tender Rundingan Terus
48

Amalan-amalan Baik Dalam Perolehan

Rancang perolehan Kajian Pasaran (sebut harga informal) Beli daripada pelbagai syarikat Rujuk peraturan kewangan Tanya kalau tidak tahu Elakkan kepentingan individu
49

Dapatkan/selenggara senarai kontraktor/pembekal berdaftar Adakan senarai semakan untuk Perolehan terus, sebutharga dan tender Pengawal dan menyeliaan perlu Pemeriksaan mengejut Selenggara semua Pekeliling, Surat Pekeliling Perbendaharaan

50

KELEMAHAN PENGURUSAN DAN AKAUNTABILITI KEWANGAN

Kutipan lewat direkodkan dalam buku tunai Pemeriksaan mengejut terhadap wang tunai dan Barangan berharga tidak dibuat sekali dalam tempoh 6 bulan Daftar bil dan buku vot tidak diselenggarakan.
51

KELEMAHAN PENGURUSAN sambungan

Borang pesanan kerajaan tidak diisi dengan lengkap Penyataan penyesuaian hasil dan perbelanjaan tidak disediakan Daftar harta modal dan daftar inventori tidak diselenggarakn Pemeriksaan stok tidak dijalankan
52

Kajian Kementerian Pendidikan ke atas 29 sekolah Berasrama Penuh didapati tidak mematuhi Arahan Perbendaharaan mengenai kutipan hasil. Pegawai yang sama menerima kutipan, Menulis dan menandatangani resit, Mencatat dalam buku tunai. Penyesuaian Hasil antara Jabatan dan Pusat Perakaunan tidak teratur. Punca:

Kurang penyeliaan pihak pengurusan Kurang latihan Kurang kakitangan berbanding beban tugas Perlu ada pembantu akaun

53

Daftar Modal, Inventori dan Stok Bekalan Pejabat tidak diselenggarakan dengan lengkap dan kemaskini

54

PENEMUAN AUDIT

55

TERIMAAN
KUTIPAN

TANPA KELULUSAN KUTIPAN LEWAT SERAH KE PEJABAT KUTIPAN TIDAK DIPERAKAUNKAN RESIT MURID LEWAT DIKELUARKAN KELEMAHAN PENYEDIAAN BUKU RESIT DAFTAR BUKU RESIT TIDAK MENGIKUT FORMAT
56

PEMBELIAN
TIDAK GUNA NOTA MINTA PERBELANJAAN TANPA L/O SEKOLAH KELEMAHAN PENYEDIAAN L/O TIADA PERAKUAN MUTU DI L/O

57

PEMBAYARAN/PERBELANJAAN
PEMBAYARAN

TANPA DOKUMEN

SOKONGAN PERBELANJAAN TANPA KELULUSAN PERBELANJAAN YANG MERAGUKAN PERBELANJAAN MELEBIHI PENDAPATAN KELEMAHAN PENYEDIAAN BAUCER BAYARAN BIL LEWAT JELAS
58

LAIN-LAIN TEGURAN
PEROLEHAN

ALAT ICT TANPA

KELULUSAN KELEMAHAN PENYEDIAAN BUKU TUNAI AKAUN SUBSIDIARI TIDAK KEMASKINI/ DISELENGGARA TIADA J/KUASA PENGURUSAN KEWANGAN & AKAUN
59

TEGURAN DAN PEMERHATIAN AUDIT PENARAFAN SIJIL SEHINGGA 20 JULAI 2010

TARAF SANGAT BAIK BAIK MEMUASKAN KURANG MEMUASKAN TIDAK MEMUASKAN JUMLAH JUMLAH SEKOLAH 4 18 125 7 3 157

60

TAKLIMAT TATACARA PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN (TPA) -Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2007 (Berkuatkuasa 2 Mac 2007) Oleh:

BAB
1. 2. 3. 4. PENDAHULUAN PENERIMAAN PENDAFTARAN PENGGUNAAN, PENYIMPANAN & PEMERIKSAAN 5. PENYELENGGARAAN 6. PELUPUSAN 7. KEHILANGAN & HAPUS KIRA

1.PENDAHULUAN/TUJUAN
Tujuan-Mengurus aset kerajaan dengan sistematik -Mudah mengetahui kedudukan aset -Mudah semasa membuat penyelenggaraan, pelupusan & penggantian aset

2.PENERIMAAN
Pastikan mengikut spesifikasi dan diuji Berserta Surat Jaminan, Buku Manual Jika terdapat kerosakan @ perselisihan maka isi borang KEW.PA-1

ASET ALIH TERBAHAGI KEPADA DUA

1. HARTA MODAL (KEW.PA-2) i- Harga lebih dari RM1000.00 setiap satu ii- Perlu penyelenggaran berjadual tanpa mengira harga perolehan asal

2. INVENTORI (KEW.PA-3) i- Harga kurang dari RM1000.00 dan tidak memerlukan penyelenggaraan berjadual ii- Perabot, hamparan, hiasan, langsir dan pinggan mangkuk tanpa mengira harga perolehan asal

KAEDAH MEREKODKAN PERALATAN DALAM KAD DAFTAR HARTA MODAL - (KEW.PA-2)

ATAU

INVENTORY

- (KEW.PA-3)

3.PENDAFTARAN
Didaftarkan dalam tempoh dua minggu Senarai Daftar Harta Modal (KEW.PA-4) Senarai Daftar Inventori (KEW.PA-5) Penglabelan Aset Pergerakan Aset (Buku Daftar Pergerakan Harta Modal/Inventori KEW.PA-6) Senarai Aset di lokasi (KEW.PA-7) dalam dua salinan Laporan Tahunan Harta Modal & Inventori (KEW.PA-8) dikemukakan ke Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun berikutnya

* PERINGATAN
Semua maklumat berkaitan Harta Modal & Inventori bagi tahun 2007 dari borang lama KEW.312 & KEW.313 hendaklah dipindahkan kepada borang baru KEW.PA-2, KEW.PA-3, KEW.PA-4 & KEW.PA-5 secepat mungkin tidak melebihi enam bulan mulai tarikh Pekeliling Manakala sebelum tahun 2006, hendaklah disenaraikan di dalam KEW.PA-4 & KEW.PA-5

CONTOH PELABELAN

KPM/JPNPP153/H/10/1
Kementerian/tempat aset/nama aset/tahun/nombor siri berturutan

KPM/SMKBM153/I/10/1-50

CARTA ALIRAN PENDAFTARAN ASET ALIH KERAJAAN DI PERINGKAT KEMENTERIAN/JABATAN/PTJ

1
2 3

Terima aset bersama punca maklumat Tentukan kumpulan aset Sediakan Daftar Harta Modal (KEW.PA-2) dan Daftar Inventori (KEW.PA-3) Kemaskini Senarai Daftar Harta Modal (KEW.PA-4) dan Senarai Daftar Inventori (KEW.PA-5) Cop pengesahan pendaftaran pada punca maklumat Labelkan nombor siri pendaftaran pada aset Tempatkan aset di lokasi Kemaskini Senarai Aset (KEW.PA-7) Simpan daftar aset

4
5 6 7 8

4.PENGGUNAAN,PENYIMPANAN & PEMERIKSAAN

Penggunaan:Aset Kerajaan hendaklah dikendalikan dengan cekap,mahir & teratur bagi tujuan - kurangkan pembaziran - jimatkan kos - mencapai jangka hayat - mencegah penyalahgunaan - mengelakkan kehilangan - bagi tujuan rasmi sahaja - jika rosak,lapor kerosakan dgn mengisi borang (KEW.PA-9)

Samb......

Penyimpanan :- disimpan di tempat yang selamat - aset yang menarik atau bernilai tinggi hendaklah sentiasa di bawah kawalan yang maksimum ***Kehilangan disebabkan kecuaian akan dikenakan SURCAJ

Samb......
Pemeriksaan :- keatas fizikal, pendaftaran & lokasi

- diperiksa oleh Pegawai Pemeriksa(2 org) sekurang2nya setahun sekali(KEW.PA10/KEW.PA-11) kepada Ketua Jabatan - Ketua Jabatan hantar Sijil Tahunan Pemeriksaan(KEW.PA-12) ke JPN JPN ke ke Pegawai Pengawal - Pegawai Pengawal kemukakan(KEW.PA-12) kepada Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun berikutnya ***Kehilangan disebabkan kecuaian akan dikenakan SURCAJ

5.PENYELENGGARAAN

Objektif:- memelihara & memanjangkan jangka hayat - mengurangkan kerosakan - menjamin keselamatan pengguna Menyediakan Senarai Aset yang Perlu Penyelenggaraan (KEW.PA-13) Setiap penyelenggaraan direkodkan dalam Daftar Penyelenggaraan Harta Modal (KEW.PA-14)

6.PELUPUSAN Tujuan:- tidak menyimpan aset yang tidak boleh diguna atau diperlukan lagi - menjimatkan ruang simpanan/bengkel Justifikasi Pelupusan:- tidak ekonomi dibaiki - usang - rosak & tidak boleh digunakan - luput tempoh penggunaan

Samb.....
- keupayaan aset tidak lagi pada peringkat optimum - tiada alat ganti - pembekal tidak lagi memberi khidmat sokongan - tidak lagi diperlukan - perubahan teknologi - melebihi keperluan

Buat surat pelupusan Isi borang Laporan Lembaga Aset Alih Kerajaan (KEW.PA-17)

7.KEHILANGAN & HAPUS KIRA

Laporkan kepada Pentadbir Laporkan kepada Polis dalam tempoh 24 jam Buat Laporan Awal (KEW.PA-28) & lampirkan bersama:-Salinan Daftar Harta Modal/ Inventori -Salinan Daftar Pergerakan Harta Modal/ Inventori -Gambar lokasi kejadian

PEMATUHAN

Pegawai yang gagal mematuhi peraturan di atas, boleh dikenakan tindakan termasuk surcaj di bawah Seksyen 18(c) Akta Prosedur Kewangan 1957

Salam hormat dari saya Semoga apa yang disampaikan dapat membantu anda dalam memahami prosedur yang ditetapkan dan meningkatkan Prestasi perkhidmatan anda ..................

SOALAN BENGKEL
1. Nyatakan langkah-langkah yang perlu sebelum sesuatu pembayaran dilakukan
2. Bagaimana Menyelenggara Buku Tunai dan PWR dengan berkesan 3. Nyatakan perkara yang selalu menjadi teguran audit dan langkah mengatasinya 4. Apakah prosedur yang perlu dilakukan untuk membuat pembelian
80