INTRODUCCIN La gestin es un elemento fundamental que ayuda a toda entidad empresarial con su desarrollo para el logro de los objetivos

que la misma se propone, pero as como la gestin requiere de una correcta planificacin y ejecucin, la misma tambin necesita de distintas herramientas que puedan optimizar su desarrollo. La competencia en el entorno empresarial es parte de la naturaleza

HERRAMIENTAS DE GESTION Se entiende que las herramientas de gestin son todos los sistemas, aplicaciones, controles, soluciones de clculo, metodologa, etc., que ayudan a la gestin de una empresa en los siguientes aspectos generales: Herramientas para el registro de datos en cualquier departamento empresarial. Herramientas para el control y mejora de los procesos empresariales. Herramientas para la consolidacin de

PLANEAMIEN TO

CONTROL

HERRAMIENTA S DE GESTION

ORGANIZACI ON

DIRECCIO N

ETAPA DE PLANIFICACIN

a)Anlisis del Entorno: Es el anlisis de grandes cantidades de informacin del medio ambiente para detectar tendencias emergentes y crear escenarios. b)Anlisis del Competidor: Busca identificar quines son los competidores, qu hacen y cmo sus acciones afectarn el enfoque de la organizacin. c)Escenario: Un punto de vista consistente de lo que probablemente suceda en el futuro. c)Pronsticos: Son predicciones de resultados futuros, dos de las predicciones ms comunes son los ingresos futuros y los nuevos adelantos

Pronsticos de ingreso: Es la prediccin general de los ingresos futuros, involucra la proyeccin de ventas generada a partir de los datos histricos, ajustadas con las tendencias encontradas en el anlisis del entorno como los cambios de los factores sociales, econmicos, legales, polticos, etc. Pronsticos Tecnolgicos: Buscan anticipar los cambios en la tecnologa y el marco temporal en el cual las nuevas tecnologas pueden convertirse en realidades econmicas.

Tcnicas de Pronsticos Cuantitativas: aplican un conjunto de reglas matemticas a una Serie de datos anteriores para predecir datos futuros.

de series temporales. Ajusta una lnea de tendencia a una ecuacin matemtica y proyecta hacia el futuro. Modelos de Regresin. Predice una variable con base en otras variables conocidas o presupuestadas. Modelos economtricos. Ecuaciones de regresin para simular

Anlisis

e)Indicadores Econmicos: para predecir un estado futuro de la economa. Efecto de Sustitucin: Usa una frmula matemtica para predecir cmo, cundo y en qu circunstancias un nuevo producto o tecnologa reemplazar la existente. f) Comparacin Externa (Benchmarking): Herramienta para encontrar las mejores caractersticas, procesos, y servicios del producto que sea posible, a efecto de usarlos como parmetro para mejorar los productos, procesos y servicios de la propia empresa.

g)Presupuestos: Es un plan numrico para asignar recursos a actividades especficas Tipos de Presupuestos. Presupuesto de ingreso. Es un presupuesto que proyecta las ventas futuras. Presupuesto de Gastos. Lista las actividades primarias emprendidas por una unidad y asigna un valor monetario a cada una de ellas. Presupuesto de Utilidades. Combinan los presupuestos de gastos e ingresos en uno solo para verificar las contribuciones de

Presupuesto de Efectivo. Anticipa cuanto efectivo tendr la organizacin a la mano y cuanto necesitar para sus gastos. Presupuesto de Gastos de Capital. Pronostica inversiones en propiedades, edificios, y equipo principal. Presupuestos variables. Presupuesto que toma en consideracin aquellos costos que cambian con el volumen, como mano de obra, materiales y algunos costos administrativos.

Cualitativas: Utilizan el juicio y las opiniones de conocedores. Generalmente se usan cuando los datos precisos son limitados o difciles de conseguir

HERRAMIENTAS OPERACIONAL

DE

PLANIFICACIN

El objetivo de la planificacin operacional de proyectos es obtener una distribucin de las actividades en el tiempo y una utilizacin de los recursos que minimice el coste del proyecto cumpliendo con los condicionantes exigidos de: plazo de ejecucin, tecnologa a utilizar, recursos disponibles, nivel mximo de ocupacin de dichos recursos, etc.

Programacin. Listado de las actividades necesarias, su orden para realizarse, quien debe hacer cada una y el tiempo necesario para terminarlas. Grfica de Gantt. Grfica de barras con el tiempo en el eje horizontal y las actividades a programar en el eje vertical. Grfica de Carga. Es una grfica de Gantt modificada. En lugar de enlistar las actividades en el eje vertical, los cuadros de carga listan departamentos enteros o recursos especficos.

La programacin de actividades debe aportar al director de proyecto un calendario de ejecucin del proyecto donde se refleje la fecha de inicio y finalizacin de las distintas actividades en que se ha descompuesto el proyecto. Para poder definir dicho calendario se hace necesario conocer la duracin de cada actividad y su orden, as como la fecha de inicio del proyecto.

MATRIZ FODA

Es un ejercicio que se recomienda lleven a cabo todas las organizaciones ya que nos ayuda a saber en qu estado se encuentra y que factores externos la afectan.

Fortalezas Experiencia en el mercado. Efectividad en el servicio. Especializacin en un rubro especfico. Capacidad de diversificacin en los servicios ofrecidos. Cartera de clientes amplia y disponible. Satisfaccin de los clientes atendidos. Productos fiables y certificados. Aplicacin de seguimiento, post-venta. Continua capacitacin de los trabajadores en nuevas tecnologas

Debilidades Dificultad para encontrar un proveedor. Precios ligeramente altos frente a la competencia. Cobertura solo en una provincia. Capacidad de nmero de atenciones simultneas limitada. No contar con productos de calidad Nmero de trabajadores insuficiente por temporadas. Las oficinas no cuentan con sistemas de

Oportunidades
Cobertura

en otros mercados Aumentar la cantidad de trabajadores Competidores con productos y servicios deficientes. Falta de servicios en otras ciudades del Per Proveedores dispuestos a mejores acuerdos debido a nuestros pedidos

Amenazas
Una mayor cantidad de empresas competidoras en los ltimos aos Avances constantes de tecnologa. El estado Empresas con precios menores a los ofrecidos. Mayor requerimiento de marketing en el mercado Algunos competidores estn alindose y ofreciendo mayor cobertura. Aumento del costo en algunas materias primas.

ETAPA DE ORGANIZACIN La organizacin se consigue a travs del ordenamiento y coordinacin racional de todos los recursos que forman parte de del grupo social u organizacional.

Los fundamentos bsicos que sustentan la importancia de la organizacin son: 1.-Es de carcter continuo; jams termina o se puede decir que ha concluido dado que la empresa y sus recursos estn sujetos a (expansin, contraccin, nuevos productos). 2.-Medio a travs del cual se establece la mejor manera de lograr los objetivos del grupo. 3.-Suministra mtodos para que se puedan desempear las actividades eficientemente. 4.-Evita la lentitud e ineficiencia en las actividades reduciendo costos, aumentando la productividad. 5.-Reduce, elimina; la duplicidad de esfuerzos, al determinar funciones y responsabilidades.

Del objetivo. Especializacin. Jerarqua Paridad de autoridad. Difusin. De la coordinacin. Continuidad. Amplitud o tramo de control. Unidad de mando.

DE ORGANIZACIN DEL TRABAJO

DIVISIN DEL TRABAJO Es la separacin y delimitacin de las actividades, con el fin de realizar una funcin con la mayor precisin, eficiencia y el mnimo de esfuerzo, dando lugar a la especializacin y perfeccionamiento en el trabajo. COORDINACIN Es la sincronizacin de los recursos y de los esfuerzos de un grupo social, con el fin de lograr oportunidad, unidad, armona y rapidez, en el desarrollo y la consecucin de los objetivos. JERARQUIZACIN Es la disposicin de las funciones de una organizacin por orden de rango, grado o importancia, agrupados de acuerdo con el grado de autoridad y responsabilidad que posean, independientemente de la funcin que realicen. La jerarquizacin implica la definicin de la estructura de la empresa,

LA JERARQUA
La jerarqua cuando se individualiza podra definirse como el status o rango que posee un trabajador dentro de una empresa, as el individuo que desempea como gerente goza indudablemente de un respetable status dentro de la misma. La jerarqua cuando se usa como instrumento para ejecutar la autoridad posee una mayor formalidad y es conocida como jerarqua estructural de la organizacin, por ejemplo, independientemente de la eficiencia que pueda tener un presidente en su desempeo, este cargo posee intrnsecamente determinadas y complejas

DEPARTAMENTALIZACIN Es la divisin y el agrupamiento de las funciones y actividades en unidades especficas, con base en su similitud. Al departamentalizar, es conveniente observar la siguiente secuencia: Listar todas las funciones de la empresa. Clasificarlas. Agruparlas segn un orden jerrquico. Asignar actividades a cada una de las reas agrupadas. Especificar las relaciones de autoridad, responsabilidad, y obligacin entre las funciones y los puestos. Establecer lneas de comunicacin e interrelacin entre los departamentos. El tamao, la existencia y el tipo de organizacin de un departamento debern relacionarse con el tamao y las necesidades especficas de la empresa y las funciones

Reglamento interno de trabajo.

Es el conjunto de disposiciones obligatorias acordadas por igual nmero de representantes del empleador y de sus trabajadores, destinas a regular el orden, la disciplina y la seguridad, necesarias para asegurar la productividad de la empresa y la buena ejecucin de las labores en los establecimientos de trabajo.

Contenido mnimo de una reglamento de trabajo:

1.

2.

3.

4.

5.

Hora de entrada y salida, as como su forma de documentacin y el descanso que divide la jornada. Lugar y tiempo en que deben comenzar y terminar las faenas Indicaciones para evitar accidentes u otros riesgos profesionales, con instrucciones para prestar los primeros auxilios. Labores insalubre y peligrosas que no deben desempear los varones menores de 18 aos y las mujeres embarazadas o en periodo de lactancia Trabajos de carcter temporal o transitorio o de

FLUJOGRAMAS DE PROCESOS El diagrama de flujo consiste en una representacin grfica de las partes de un proceso, mostrando las actividades, los materiales, servicios y tomas de decisin que se realizan durante el desarrollo de dicha actividad. En estos diagramas de flujo, aprovechan el fenmeno humano, consistente en que el hombre toma ms atencin a las imgenes que a un texto de esta forma se reduce el tiempo de explicacin o estudio.

HERRAMIENTAS DE LA DIRECCIN La motivacin de los integrantes del proyecto es primordial si se pretende obtener el mximo rendimiento. Se puede definir motivacin como un proceso que origina un determinado comportamiento, estimulando o modificando la actividad en la direccin adecuada para lograr un objetivo propuesto. Es una preocupacin constante, en los equipos de proyectos, de mantener e incrementar la motivacin y el compromiso de sus miembros. Una persona trabajar a gusto y dar un rendimiento elevado cuando desde su punto de vista (esto es muy importante) ocurran las siguientes circunstancias: realice una actividad satisfactoria y estimulante, las condiciones laborables sean aceptables (con lo que respecta al trato,

Una buena direccin depende fundamentalmente de los lderes que son personas que:

Un lder ser entonces un gua capaz de crear visin, compartirla con significado, creando sinergia, en un ambiente de confianza que gener el crecimiento de los individuos y las organizaciones. CARACTERSTICAS 1) Visionario 2) Capacidad y habilidad de comunicacin 3) Congruencia y confiabilidad 4) Compromiso 5) Conciliacin 6) Pro-actividad y empata 7) Humanitario (no paternalista) y carismtico 8) Construir sobre sus fortalezas

HERRAMIENTAS DE EL CONTROL El control es la funcin administrativa por medio de la cual se evala el rendimiento. Para Robbins (1996) el control puede definirse como "el proceso de regular actividades que aseguren que se estn cumpliendo como fueron planificadas y corrigiendo cualquier desviacin significativa" (p.654). Sin embargo Stoner (1996) lo define de la siguiente manera: "El control administrativo es el proceso que permite garantizar que las actividades reales se ajusten a las actividades proyectadas"

Analizando todas las definiciones citadas notamos que el control posee ciertos elementos que son bsicos o esenciales: 1. En primer lugar, se debe llevar a cabo un proceso de supervisin de las actividades realizadas. 2. En segundo lugar, deben existir estndares o patrones establecidos para determinar posibles desviaciones de los resultados. 3. En un tercer lugar, el control permite la correccin de errores, de posibles desviaciones en los resultados o en las actividades realizadas. 4. Y en ltimo lugar, a travs del proceso de control se debe planificar las actividades y objetivos a realizar, despus de haber hecho las correcciones necesarias.

Existen dos tipos de herramientas que sirven para mantener el control de las empresas: Unas que sirven para conocer el estado econmico, y se llaman informativas. Otras que sirven para conocer el grado de cumplimiento de las polticas empresariales, y se llaman correctivas.
Entre las herramientas informativas tenemos. La Contabilidad: ciencia auxiliar que refleja en forma exacta la situacin econmica de la empresa en un momento dado. La Estadstica: que es un conjunto de mtodos que ayudan en la toma de decisiones en situaciones de incertidumbre.

Entre las herramientas correctivas tenemos: 1. Control Presupuestario: esta herramienta nos sirve para detectar diferencias con respecto al presupuesto utilizado. 2. Auditoria: verifica la exactitud de las cifras contables y adems controla que se respeten los principios contables generalmente aceptados. Ejemplo: Valor de los inventarios. -Control de Calidad: se inspecciona la calidad de las unidades producidas por la empresa, y se puede realizar en cada etapa del proceso de produccin o mediante inspeccin del producto terminado o sea, al final del proceso.

 Diagrama de proceso: til para analizar problemas, permitiendo apreciar la interdependencia de actividades. Hoja de registros y listas de verificacin: formatos sencillos, diseo para obtener informacin datos rpida y fcilmente. Diagrama de Pareto: herramientas para el anlisis de decisiones respecto a que problema atacar primero. Diagrama de causa-efecto: herramienta para el anlisis del problema. Permite identificar las causas ms probables y confirmar despus. Lluvia de ideas: los miembros del grupo participan generando ideas de todo tipo sin cuestionarse en un principio. Histograma: representacin grafica orientada de los datos recabados en una hoja de registro. Grafico de control: se utiliza para medir la estabilidad del flujo, del proceso, y observar las desviaciones en el tiempo en que se da el proceso.