Formacin Auditores Internos Parte 3

PROCESO DE AUDITORA

Gestin de un Programa de Auditora

Autoridad para el programa de auditoria

Establecimiento del Programa de Auditoria - Objetivos y amplitud - Responsabilidades, recursos y procedimientos

Planificar

Actuar
Mejora del Programa de Auditoria - Identificacin oportunidades de mejora Implementacin del Programa de Auditoria -Calendario de auditorias - Evaluacin y seleccin de los auditores - Conduccin actividades auditoria - Registros de auditorias

Hacer

Seguimiento y revisin del Programa de Auditoria - Acciones correctivas y preventivas

Verificar

PLANIFICACIN

EJECUCIN

PROCESO DE AUDITORA

REPORTE

ACCIN CORRECTIVA

SEGUIMIENTO

Actividades de Auditora
Inicio de la Auditora - Designacin Auditor Lder - Objetivos, alcance y criterios de auditora - Viabilidad de auditora - Seleccin equipo auditor -Contacto inicial con auditado - Determinacin de la duracin de la auditoria

Realizacin de las actividades de Auditora - Reunin de apertura - Comunicacin durante la auditora - Recopilacin y verificacin de informacin - Generacin de hallazgos de auditora - Conclusiones de la auditora - Reunin de cierre

Revisin de la documentacin -Documentos, registros, auditorias previas

Preparacin, aprobacin y distribucin del Informe de la auditora -Preparacin informe de auditora -Aprobacin y distribucin del informe de auditora

Preparacin actividades de Auditora - Plan de auditora -Tareas equipo auditor - Documentos de trabajo

Finalizacin de la auditora

Seguimiento de la auditora

PLANIFICACIN

Designacin Auditor Lder y equipo auditor Objetivos, alcance y criterios de auditora

Realizar una auditoria de conformidad, con el propsito de verificar que el SGC documentado este implementado de acuerdo a los requisitos de la norma ISO 9000.
..

Viabilidad y duracin de la auditora Contacto inicial con auditado Revisin de la documentacin (registros, informes auditorias previas). Elaboracin de documentos de trabajo:
Plan de auditora Lista de verificacin (checklists)

Documentos de Planificacin de auditora

Plan de auditora: permite la descripcin de las actividades y ajustes para una auditora. Lista de Verificacin: Ayuda a administrar el tiempo, indica lo que ha de cubrirse en cada proceso, recopila las evidencias de la auditoria en orden lgico, facilita el cubrimiento de cada actividad con respuesta para los requerimientos, se enfoca en lo importante.

EJECUCIN
Reunin de Apertura Confirmar el plan de auditora Explicar cmo se llevar a cabo las actividades de auditoria Establecer el canal de comunicacin Confirmar recursos y acceso a las reas Aclarar detalles a los auditados

EJECUCIN n

Presentacin del equipo auditor

Confirmar los objetivos, alcance y criterios de la auditora

Asegurarse que los auditados conocen el alcance y el programa de auditora Mtodos y procedimientos que se utilizarn para realizar las auditoras

EJECUCIN - Conduccin de la Auditora

Comunicacin durante la auditora Entre el auditor lder y el equipo auditor.
Entre el equipo auditor y los auditados.

Entre el auditor y el cliente

para informarle del progreso de la auditora, necesidades

de cambio en los objetivos,

alcance y criterios de la auditora, o la terminacin

de la auditora.

Conduccin de la Auditora EJECUCIN - Conduccin de la Auditora

Recopilacin y verificacin de la informacin

Mtodos: Entrevista Observar procesos y registros Verificar procedimientos
OBSERVE
PREGUNTE VERIFIQUE

EJECUCIN - Conduccin de la Auditora

Las fuentes de informacin pueden variar de acuerdo con el alcance y complejidad de la auditora.
Entrevistas con empleados y otras personas. Observacin de las actividades y del ambiente de trabajo. Revisin de documentos: poltica, objetivos, procedimientos, instrucciones, contratos, Revisin de registros: actas de revisin, informes de auditoras, registros de inspeccin, Al muestrear documentos, evite que lo haga el auditado. La herramienta fundamental del auditor: la pregunta.

EJECUCIN - Conduccin de la Auditora

Controlar y dirigir la auditora en todo momento. Seguir el programa de la auditora.

Comunicar cualquier desviacin grave que se detecte.

Todas las evidencias deben ser demostrables (evitar el en mi opinin).

Evitar las prdidas de tiempo: charlas intrascendentes, descansos frecuentes, comidas largas y copiosas.
Hacer las preguntas, oir las respuestas y pedir evidencias (evitar discusiones).

EJECUCIN - Conduccin de la Auditora

Ante cualquier situacin debemos preguntar: Qu ? Quin ? Cmo ?

Estas son las mejores herramientas para la obtencin de evidencias objetivas

Cundo ?
Dnde ? Para qu ?

MUSTREME

Observar expresiones corporales

EJECUCIN - Conduccin de la Auditora

ENTREVISTA
Reporte verbal para obtener informacin acerca de experiencias de un proceso. Dos Tipos: Estructurada: las preguntas y alternativas de respuesta son predeterminadas. No estructurada: no se predeterminan las preguntas ni respuestas.

EJECUCIN - Conduccin de la Auditora

Lo que debe hacer el auditor Hacer preguntas abiertas. podra

Lo que no debe hacer el auditor Hacer ms de una pregunta a la vez. Sugerir las respuestas en las preguntas o ayudar al entrevistado a contestarlas. Discutir con el auditado. Seguir literalmente la lista de verificacin. Conformarse con sospechas, ante una sospecha el auditor debe profundizar hasta aclarar la situacin.

decirme que est haciendo usted?

Preguntar a todos los miembros de la organizacin.

Contrastar las respuestas que obtiene de los miembros de la organizacin.

Tener en cuenta las expresiones externas del auditado: nervios, agresividad, inseguridad.

EJECUCIN - Conduccin de la Auditora

Escuchar, escuchar y comprender

Investigar, diagnosticar y evaluar antes de emitir el hallazgo

No adicionar datos, ideas o pensamientos No adelantarse a interpretar situaciones

Poner atencin durante el proceso y no distraerse No oir lo que quiere oir Tener actitud positiva, mente abierta, humildad y profesionalismo No califique muy bien

Conduccin de la auditora EJECUCIN - Conduccin de la Auditora

En toda auditora la evaluacin es por muestreo y en este sentido tiene su limitacin. La evidencia de la auditora debe ser evaluada frente a los criterios de auditora para generar los hallazgos que indican la conformidad o no conformidad. Las no conformidades deben revisarse con el auditado (comprender y reconocer).

Conduccin de la auditora EJECUCIN - Conduccin de la Auditora

Las no conformidades se redactan tomando en consideracin 4 factores: 1. 2. 3. 4. Ubicacin: descripcin del lugar, rea, proceso donde se localiza el hallazgo. Descripcin: descripcin concisa de la naturaleza del hallazgo. Evidencia: cmo puedo demostrar el hallazgo. Referencia: indicar el requisito de la norma o del procedimiento que se incumple.

EJECUCIN - Conduccin de la Auditora Conduccin de la Auditora

En una auditora nos podemos encontrar con tres Tipos de Hallazgos
1. Observaciones positivas

Documentar cualquier actividad o tipo de control sobresaliente con respecto a los criterios u objetivos de la auditora. Se recomienda que se haga mencin de esos hallazgos positivos en la reunin de cierre y se incluya en el informe de auditora. Por ejemplo:

Buena actitud y cooperacin del personal Sobresaliente limpieza y orden general Mejoras realizadas al SGC desde la auditoria anterior

EJECUCIN - Conduccin de la Auditora Conduccin de la Auditora

2.

Observaciones de oportunidades de mejora

Cuando hay tendencia hacia el incumplimiento con alguno de los requisitos de la norma o del SGC. Cuando el tipo de control puede ser mejorado con el fin de lograr un SGC ms eficaz.

EJECUCIN - Conduccin de la Auditora Conduccin de la Auditora

3. No conformidad Se define como el incumplimiento de un requisito. No todos los hallazgos de la auditora tienen el mismo impacto en el SGC.

El incumplimiento completo de un requisito de la norma causar mayor impacto que la falta de identificacin de algn documento

EJECUCIN - Conduccin de la Auditora Conduccin de la Auditora

Tipos de Hallazgos 3.1 No conformidad menor (m)

Falta aislada en el cumplimiento de algn requisito de la norma. Falta aislada en el cumplimiento de algn procedimiento o de alguna instruccin del SGC.

EJECUCIN - Conduccin de la Auditora Conduccin de la Auditora

Tipos de Hallazgos 3.2 No conformidad Mayor (M)

Ausencia completa del cumplimiento con algn requisito determinado de la norma Falta de controles requeridos por la norma o controles inadecuados

Evidente tendencia hacia el incumplimiento sustancial del sistema (varias no conformidades menores respecto al mismo requisito de la norma) Falta significativa de compromiso gerencial hacia

Reporte de No conformidades
Proceso / Area: Control de Documentos
AUDITORIA INTERNA

Reporte de No Conformidades

N o

Descripcin de la No conformidad

Evidencia

Re q ISO

M May m Men O Obs M

Descripcin de la No Conformidad

Evidencia

Re q ISO

M Mar m Me O Obs

Se evidenci que el Procedimiento PA12 de Control de Documentos, no estaba disponible en el punto de la auditoria, para actualizar, emitir y administrar la documentacin del sistema.

No existe el procedimien to

4.2. 3

RP-090201

Redaccin de No Conformidades
INSTRUCCIONES: Haga una divisin del trabajo entre los integrantes de su grupo. Cada integrante

individualmente prepare una Redaccin de No Conformidades. Asegrese de que su Redaccin de No conformidades est: a) Basada en hechos b) Completa (Sugiere usar: Qu, Quin, Cmo, Cundo, Dnde, Para qu ?) c) Fcil de ser entendida por los gerentes de las reas auditadas En la descripcin de no conformidades identificar: 1) Con qu requisitos de la Norma ISO 9001:2008, est relacionada la no conformidad 2) La clasificacin de la no conformidad (mayor, menor, observacin) 3) La evidencia objetiva (hechos, documentos o confirmaciones) Un representante del grupo presentar la Redaccin de No Conformidades a los dems grupos.

Esta debe ser analizada constructivamente por los otros grupos. Finalmente, el grupo actualiza y
presenta la Redaccin de No Conformidades final, como lo ser en las auditoras.

EJECUCIN - Conduccin de la Auditora Conduccin de la Auditora

Reuniones intermedias o de enlace Grupo auditor: Al final de cada etapa Para controlar el proceso, cronogramas, prevenir problemas de la auditora, reunir los hallazgos, revisar las no conformidades Grupo auditor y auditado: Al final de cada da Para descargar no-conformidades y acordar la aceptacin de las mismas

EJECUCIN - Conduccin de la Auditora

Reunin de Cierre Reunin del equipo auditor para: Representantes de las reas auditadas Presentacin de los resultados (auditor lder o cada auditor). Se acuerdan las conclusiones de la auditora. Grado de conformidad del sistema de gestin con los criterios de auditora. Se establece el borrador del informe final de auditora. Agradecimientos.

EJECUCIN - Conduccin de la Auditora

Reacciones al recibir retroalimentacin

Negacin Irritacin Resentimiento

Indiferencia

Aceptacin

REPORTE

1. Aspectos Generales
Presentar mximo 8 das despus de la auditora No debe diferir del borrador inicial Presentacin general

Datos de la empresa, fecha de la auditora, objetivo, alcance, criterios de auditora, miembros del equipo auditor, cliente de la auditora, hallazgos de auditora, y las conclusiones de la auditora. Fcil lectura, concreto, oraciones claras, cortas, legibles, que demuestre profesionalismo y educacin.
Firma del Auditor Lder y del Representante de la Empresa

ACCIN CORRECTIVA/PREVENTIVA
Responsabilidad de la Gerencia del auditado
Determinar la accin correctiva.
Examinar y analizar las causas de las no-conformidades de la auditora.

Determinar la accin preventiva. Examinar y analizar las causas de las no-conformidades potenciales de la auditora. Responder reporte de no - conformidades
Evitar recurrencia (atacando de raz el problema) Responsable por la accin correctiva / preventiva Fecha de conclusin de la accin correctiva / preventiva