Vous êtes sur la page 1sur 120

ADMINISTRACION Y CONTROL DE LOS BIENES PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO EN LAS ENTIDADES Y ORGANISMOS DEL ESTADO

CONFERENCISTA

Dr. FERNEY PRIETO MARTINEZ


CONTADOR PUBLICO ESPECIALIZADO EN CONTRATACIN PUBLICA. COMPARTIR ACCION DE COMPROBADO BIEN QUE COMPARTE EL CONOCIMIENTO ES UNA SERES INTELIGENTES QUE HAN QUE EL CONOCIMIENTO ES UN CRECE A MEDIDA QUE SE LO

Bogot, D.C. Septiembre de 2012

ESTRUCTURA DE LA PRESENTACION
OBJETIVOS
Dar a conocer a los participantes, lineamientos, herramientas y procedimientos

de orden Legal, administrativo y contable que se aplican para la clasificacin, registro y control de los bienes pblicos Identificar compromisos de las reas de almacenes e inventarios y contabilidad. TEMAS PRINCIPALES A TRATAR

-La Gerencia de los Recursos Pblicos( POA POAI- PLAN COMPRAS- PTO.) -Manejo del Almacn, Tcnicas de Almacenamiento -Funciones y Responsabilidades del Gerente de Almacn -Normatividad en el manejo de bienes pblicos. -Clasificacin de los bines (Consumo, Devolutivo, Consumo controlado, Comodato, Custodias, Traslados, Traspaso, Transferencia, Alta, Baja, Ingreso Egreso, Bines Muebles, Inmuebles, Servibles, Inservibles, obsoletos, Etc.) -Procesos de adquisicin - Proceso de Enajenacin -Movimientos originados por ingresos y egresos de bienes -Reclasificacin de bienes de devolutivos a consumo -Interrelacin de las reas de almacenes e inventarios con el rea contable -Baja de Activos Fijos Toma fsica de Inventarios -Responsabilidades Administrativas, Fiscales y Disciplinarias ADMINISTRACION Y CONTROL DE LOS BIENES PLANTA Y EQUIPO EN LAS -Mapa re Riesgos - Cancelacin de saldos contable por Baja PROPIEDAD, de Bienes. ENTIDADES Y ORGANISMOS DEL ESTADO

GERENCIA DEL RECURSO FISICO EN ADMINISTRACION DE BIENES


ES UN PROCESO DE LA FUNCION PUBLICA PARA EL BUEN MANEJO DE LOS RECURSOS PUBLICOS, QUE PERMITE MANTENER UN ADECUADO MANEJO, USO, REGISTRO, CONTROL Y CONSERVACION DE LOS BIENES MUEBLES E INMUEBLES DE PROPIEDAD DEL ESTADO. EN RESPUESTA A LA NECESIDAD IMPERATIVA DE: CUMPLIR MANDATOS CONSTITUCIONALES Y LEGALES DESARROLLAR MECANISMOS CLAROS, PRECISOS Y METODICOS DE GESTION DE LOS RECURSOS PUBLICOS CONOCER QUE SE TIENE LOGRAR QUE EL MANEJO DE LOS BIENES MUEBLES E INMUEBLES SE ENMARQUE DENTRO DE LOS PRINCIPIOS DE TRANSPARENCIA, EFICIENCIA, ECONOMIA, EFICACIA Y EQUIDAD, CONSAGRADOS EN LA CONSTITUCION Y LA LEY. APOYAR LA GESTIN Y ADMINISTRACIN DE LOS RECURSOS TRAZAR Y CUMPLIR METAS Y OBJETIVOS MEJORAR LA CALIDAD DEL TRABAJO Y NUESTROS RESULTADOS
ADMINISTRACION Y CONTROL DE LOS BIENES PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO EN LAS ENTIDADES Y ORGANISMOS DEL ESTADO

GESTION ADMINISTRATIVA Y LOGISTICA

PUNTOS CRITICOS EN EL MANEJO DE LOS BIENES


PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO

Ausencia de una cultura de gestin Pblica


Procedimientos que no estn claramente establecidos Desconocimiento e Inaplicacin adecuadas de las normas para el manejo de bienes pblicos Limitaciones en los actuales sistemas de informacin Ausencia de inventarios consolidados y conciliados con los saldos contable de las entidades Acumulacin y tenencia de activos ociosos Subutilizacin de los activos Gastos operativos y administrativos innecesarios
ADMINISTRACION Y CONTROL DE LOS BIENES PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO EN LAS ENTIDADES Y ORGANISMOS DEL ESTADO

ALMACEN
Es el lugar donde reciben y se guardan o almacenan ordenada y tcnicamente las mercancas, materias primas, materiales, productos terminados, bienes, etc. Para luego ser suministrados a las dependencias que conforman una entidad para el desarrollo normal de sus operaciones y obtener el logro de los objetivos propuestos.

Clasificacin de materiales segn el sitio de almacenamiento


El primer paso es conocer los inventarios y clasificar los materiales, bajo dos aspectos importantes: Almacenamiento en patios o reas descubiertas: Se ubican materiales que no sufran deterioro en su naturaleza misma y en su embalaje.

Almacenamiento bajo techo: Se deben almacenar los materiales que por su forma, volumen, valor, actividad de entrega y salida lo requiera

GESTION ADMINISTRATIVA Y LOGISTICA

ACTIVIDADES DE RECEPCION Y ALMACENAMIENTO


RECIBO DE LOS BIENES DE LOS PROVEEDORES, EN LA CUAL SE DEBE CONSTATAR CALIDAD, CANTIDAD, PRESENTACION Y PRECIOS CONTRA LOS ELEMENTOS SOPORTES QUE ORIGINAN EL INGRESO ELABORACION DE NOTAS DE DEVOLUCIN APLICACIN DE TECNICAS DE ALMACENAMIENTO Y TRANSPORTE ASEGURE EL BUEN ESTADO DE LOS BIENES REGISTRAR EN TARJETAS DE KARDEX LAS CANTIDADES EN EXISTENCIA QUE

CONTROL FISICO DE LA MERCANCIA CON EL FIN DE VERIFICAR QUE LAS CANTIDADES EN EXISTENCIAS COINCIDAN CON LOS REGISTROS DE CONTABILIDAD POR AGRUPACION Y SUBCUENTA.
APLICACIN DE LAS NORMAS DE ORGANIZACIN, CONTROL Y SEGURIDAD Y ASEGURAMIENTO. CONFORMACIN DE LOTES Y UBICACIN EN EL AREA DE DESPACHO ORIENTAR TODAS LAS ACTIVIDADES HACIA LA EFICIENTE CUSTODIA Y MANEJO DE LOS BIENES EN DEPOSITO ADMINISTRACION Y CONTROL DE LOS BIENES
PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO EN LAS ENTIDADES Y ORGANISMOS DEL ESTADO

Tcnicas de almacenamiento
1. En estantera: Calcular la capacidad y resistencia de la estantera para soportar y sostener los materiales, teniendo en cuenta que la capacidad la determina la resistencia del piso, la altura disponible al techo, la capacidad del alcance del equipo de manipulacin y la altura media de la carga en los entrepaos. Los materiales ms pesados, voluminosos y txicos, se deben almacenar en la parte baja. 2. En apilamiento ordenado: Se debe tener en cuenta la resistencia, estabilidad y facilidad de manipulacin del embalaje

ORGANIZACIN INTERNA
1. Pasillos: Los pasillos, hasta donde sea posible, deben ser rectos y conducir directamente a las salidas, deben existir el menor nmero de cruces posibles. Los mismos deben ser situados donde existe la mayor iluminacin y visibilidad. Pasillos entre los materiales almacenados y los muros del almacn. Dejar un pasillo peatonal perifrico de 70 cm. a 100 cm.,, lo que facilita realizar inspecciones, prevencin de incendios y defensa del muro contra los derrumbes. Los pasillos interiores longitudinales y transversales deben tener dimensiones apropiadas al tipo de manipulacin y al equipo a utilizar en esta maniobra. Los pasillos de circulacin de marcados deben estar constantemente libres de obstculos

ORGANIZACIN INTERNA
2. Demarcacin: Pintar una franja de 10 cm., con pintura amarilla en los pasillos, en las zonas de almacenamiento y en las reas de ubicacin de los equipos de control de incendios y primeros auxilios. 3. Sealizacin: Colocar carteles y/o avisos en los sitios de ubicacin de los equipos de control de incendios y de primeros auxilios, en salidas de emergencia, en sitios y elementos que presenten riesgos como columnas, reas de almacenamiento de materiales peligrosos y otros. Permitir el fcil acceso a los extintores y dems equipos de lucha contra incendio, vlvulas, interruptores, cajas de fusibles, tomas de agua, sealizaciones, instalaciones de seguridad tales como botiqun, etc.

PRINCIPIOS BSICOS DEL ALMACN


Los siguientes principios son bsicos para todo tipo de almacn:
La custodia fiel y eficiente de los materiales o productos debe encontrarse siempre bajo la responsabilidad de una solo persona en cada almacn. El personal de cada almacn debe ser asignado a funciones especializadas de recepcin, almacenamiento, registro, revisin, despacho y ayuda en el control de inventarios. Debe existir un sola puerta, o en todo caso una de entrada y otra de salida (ambas con su debido control). Hay que llevar un registro al da de todas las entradas y salidas. Es necesario informar a control de inventarios y contabilidad todos los movimientos del almacn (entradas y salidas) Se debe asignar una identificacin a cada producto y unificarla por el nombre comn y conocido de compras, control de inventario y produccin. La identificacin puede estar codificada.

PRINCIPIOS BSICOS DEL ALMACN


Cada material o producto se tiene que ubicar segn su clasificacin e identificacin en estantes, espacios marcados para facilitar su ubicacin. Esta misma localizacin debe marcarse en las tarjetas correspondientes de registro y control. Los inventarios fsicos deben hacerse nicamente por personal ajeno al almacn debidamente autorizados y con experiencia. Toda operacin de entrada o salida del almacn requiriere documentacin autorizada segn sistemas existentes. La entrada al almacn debe estar prohibida a toda persona que no est asignada a l, y estar restringida al personal autorizado por la gerencia o departamento de control de inventarios. La disposicin del almacn deber ser lo ms flexible posible para poder realizar modificaciones pertinentes con mnima inversin. Los materiales almacenados deber ser fciles de ubicar. La disposicin del almacn deber facilitar el control de los materiales.

Almacenamiento de Materiales
1. Los materiales se deben depositar en los lugares destinados para tal fin. 2. Identificar cada tem dentro de las Bodegas con una tarjeta de Registro de Inventario, donde consten el cdigo, nombre, identificacin por proveedor y contratos, y datos pormenorizados del bien 3. Las pilas de materiales no deben entorpecer el paso, estorbar la visibilidad no tapar el alumbrado. 4. No se deben almacenar materiales que por sus dimensiones sobresalgan de las estanteras, y en caso de que esto ocurra (lo cual se debe evitar) se debe sealizar convenientemente. 5. Se debe cubrir y proteger el material cuando ste lo requiera. 6. Respetar la capacidad de carga de las estanteras, entrepisos y equipos de transporte 7. Para recoger materiales, no se debe trepar por las estanteras. Utilizar las escaleras adecuadas. 8. Al almacenar materiales comprobar la estabilidad de los mismos 9. Las pilas de materiales que puedan rodar, tambores, deben asegurarse con cuas, tacos o cualquier otro elemento que impida su desplazamiento.

Almacenamiento de Materiales
10. Evitar pilas demasiado altas 11. Para bajar un bulto de una pila, no colocarse delante de ella, sino a un costado. 12. Las filas de cajas se deben colocar perfectamente a nivel. Cuando se apile un cierto nmero de cajas no se debe colocar de modo que coincidan los cuatro ngulos de una caja con los de la inferior. 13. Para el almacenamiento de productos en sacos deben inspeccionarse cuidadosamente el espacio previsto para el su depsito para ver si existen clavos, vidrios, etc., que puedan perforar o desgarrar los mismos. Las bocas de los sacos deben estar dirigidas hacia la parte interior de la pila. 14. Utilizar, siempre que se pueda, medios mecnicos para el movimiento de materiales 15. En suelos inclinados o combados, las cargas deben ser bloqueadas apropiadamente para evitar vuelcos. 16. Si los materiales son txicos, corrosivos, inflamables, explosivos, polvorientos o de mal olor, se debe advertir y proteger al personal expuesto.

GERENTE RECUROS FISICOS

Gerente del recurso fsico (Almacenista)


Persona encargada del manejo, custodia, organizacin, administracin, conservacin y suministro de los bienes, quien trabajar en coordinacin permanente con el grupo de compras, contratos, oficina jurdica, presupuesto, inventarios, sistemas y contabilidad. Beber rendir informes a todos los entes internos y externos que los soliciten.

Presupuesto y su tramite de planeacin, preparacin, elaboracin, presentacin, discusin, modificacin aprobacin y expedicin (Ley 111/96) Plan Operativo Anual ( POA ) Plan Operativo Anual Inversiones (P O A I) Plan de Compras (P C) Seleccin de Proveedores Proceso de Adquisicin de Bienes Pblicos Ingresos de Bienes Suministros Altas Bajas Traslados Transferencias Traspasos Comodatos Custodias Clasificacin de Bines P- Pta y Eq. Bienes por adhesin y bienes por destinacin

Elementos Devolutivos en Servicio Elementos No explotados Elementos retirados Elementos Depreciados Semovientes Inmuebles Muebles Bienes beneficio y uso publico Construcciones en curso Bienes en transito Bienes Pendientes de legalizacin Comodatos Custodias

ca

stema Financiero

sumo inmediato,

aseguir con os de la nacin.

n Gestores

ilidad en baja de

os del servicio

n bienes el r

ilidades Fiscales

Responsabilidades administrativas Responsabilidades fiscales Depreciaciones

Verbal de

por

FUNCIONES ALMACENISTA
Recibir, almacenar y entregar los bienes, materiales, materias primas y productos terminados, previa autorizacin de funcionario competente. Elaborar oportuna y correctamente los comprobantes de ingreso y egreso, con base en documento soporte debidamente autorizado. Suministrar los elementos a las dependencias. Proteger los elementos contra daos, deterioros robo, mermas, etc. Confrontar que los elementos que recibe o entrega concuerden con las caractersticas y especificaciones tcnicas que figuran en los documentos soportes.

FUNCIONES ALMACENISTA
Controlar las existencias a travs de tarjetas de krdex, registros sistematizados o listados debidamente elaborados y verificados por los grupos de apoyo. Realizar los trmites para la baja de bienes inservibles. Elaborar los boletines diarios de entradas y salidas. Conformar y rendir la cuenta mensual de movimientos del almacn, con destino a Contabilidad, Contadura y Contralora. Reportar la lista de todos los bienes a la compaa aseguradora y verificar que queden debidamente amparados.
Mantener vigente la pliza que lo ampara como funcionario de manejo. Las dems que le asigne la ley, los reglamentos y procedimientos internos establecidos.

FUNCIIONES DEL ALMACENISTA


Custodia, almacenamiento, control y suministro de los bienes. Responde por los bienes de consumo, devolutivos, recibidos en comodato, custodia o depsito. Responsable de los bienes que ha recibido para su funcin . Suministrar toda la informacin contable y todos los documentos soportes.

NORMATIVA EN GERENCIA DEL RECURSO FISICO

ADMINISTRACION Y CONTROL DE LOS BIENES PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO EN LAS ENTIDADES Y ORGANISMOS DEL ESTADO

CONSTITUCION POLITICA DE COLOMBIA


Artculos 209 y 269 de la Constitucin Poltica, sealan los principios orientadores de la funcin pblica. Establece que las entidades pblicas estn obligadas a disear y aplicar mtodos procesos y procedimientos de control interno de conformidad con la ley Artculo 209: La funcin administrativa est al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economa, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralizacin, la delegacin y la desconcentracin de funciones. Las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado. La administracin pblica, en todos sus rdenes, tendr un control interno que se ejercer en los trminos que seale la ley. Artculo 269: En las entidades pblicas, las autoridades correspondientes estn obligadas a disear y aplicar, segn la naturaleza de sus funciones, mtodos y procedimientos de control interno, de conformidad con lo que disponga la ley, la cual podr establecer excepciones y autorizar la contratacin de dichos servicios con empresas privadas colombianas

Articulo 354: Cre la figura del Contador General de la Nacin, otorgndole entre otras, las funciones de: () uniformar, centralizar y consolidar la Contabilidad Pblica, elaborar el Balance General y determinar las normas contables que deben regir en el pas, conforme a la Ley.

ADMINISTRACION Y CONTROL DE LOS BIENES PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO EN LAS ENTIDADES Y ORGANISMOS DEL ESTADO

DELEGAR. Reasignar funciones en un subordinado. Se delegan funciones pero la Responsabilidad. DESCONCENTRAR. Traslado de titularidad o
ejercicio de competencias propias hacia otro rgano jerrquicamente dependiente en sentido descendente.

DESCENTRALIZAR. Se transfiere:
Poder, Recursos, Conocimiento y Competencia. De un gobierno central hacia autoridades que No son Jerrquicamente subordinadas.

GESTION ADMINISTRATIVA Y LOGISTICA


Art. 267 C.P. y Ley 42/93 estipula que el control ejercido por la Contralora es posterior y selectivo y por lo tanto es obligacin y responsabilidad de cada entidad pblica disear mtodos y procedimientos de control interno. Por lo anterior, es necesario disear un catlogo de clasificacin de bienes que unifique los criterios de codificacin entre las reas administrativa y contable, con base en lo establecido en el Plan General de Contabilidad Pblica y conforme a la misin, funciones y objetivos definidos para la entidad.

Lo anterior cre un cambio de paradigma:


SE DEROG LA RESOLUCIN ORGANICA 004/1960 DE LA CGR IMPLICITAMENTE DESAPARECEN CONSUMO Y DEVOLUTIVOS LAS EXPRESIONES ELEMENTOS DE

APARECEN EXPRESIONES PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO - ACTIVOS FIJOS. OTROS ACTIVOS - SUMINISTROS, SOFTWARE, CARGOS DIFERIDOS

GESTION ADMINISTRATIVA Y LOGISTICA


En concordancia con lo anterior, la Ley 87 de 1993, sobre el ejercicio de la funcin del control interno estableci que a los organismos oficiales les corresponde: -Garantizar la eficiencia, eficacia y economa en todas las operaciones. -Simplificar y actualizar las normas y procedimientos -Proteger los recursos de la organizacin y buscar su adecuada administracin ante los posibles riegos. En desarrollo y cumplimiento de los anteriores postulados, las entidades deben implementar los Procedimientos y adoptar el Manual para la Administracin y control de bienes, entrando as a suplir el vaco normativo y procedimental surgido con la prdida de vigencias de las normas sobre el manejo y control de bienes y la eliminacin del control previo y perceptivo que ejerca la Contralora General de la Repblica y derogatoria de la resolucin orgnica 004/60 C.G.R. La ley 42/93 estipula que el control ejercido por la Contralora es posterior y selectivo y por lo tanto es obligacin y responsabilidad de cada entidad pblica disear mtodos y procedimientos de control interno. Por lo anterior, es necesario disear un catlogo de clasificacin de bienes que unifique los criterios de codificacin entre las reas administrativa y contable, con base en lo establecido en el Plan General de Contabilidad Pblica y conforme a la misin, funciones y objetivos definidos para la entidad. La Ley 734 de 2002, (numeral 22, artculo 34). Establece que dentro de los deberes de los servidores pblicos se encuentra la de Responder por la conservacin de los tiles, equipos, muebles y bienes confiados a su guarda o administracin y rendir cuenta oportuna de su utilizacin.

Control Contable Efectivo

Ingreso de Bines

Egreso de Bienes

CONTABILIDAD

Baja de Bienes

Control de Activos Fijos

ADMINISTRACION Y CONTROL DE LOS BIENES PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO EN LAS ENTIDADES Y ORGANISMOS DEL ESTADO

ENTORNO DE LA GESTION FINANCIERA ACTUAL


SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD

PRESUPUESTO

TESORERIA

CONTABILIDAD

COMPRAS Y CONTRATACION

MODELO ESTANDAR CONTRO INTERNO

INFORMACION DE LA ENTIDAD
RECURSOS HUMANOS ADMINISTRACION DE BIENES

SISTEMA DE GESTION DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO

EJECUCION PROYECTOS

INVENTARIOS

GESTION DOCUMENTAL

Identificacin Macroprocesos

1. Gestin Financiera

2. Administracin

de propiedad
planta y equipo

1.1 Presupuestal

1.2 De Tesorera

1.3 Contable

2.1 Compras

2.2 Almacenamiento

2.3
Gestin de Inventarios

1.1.1 Planeacin del presupuesto 1.1.2 Ejecucin presupuesto ingresos 1.1.3 Gestin del PAC
1.2.1 Registro de Ingresos 1.2.2 Registro de Egresos

1.3.1 Analizar, asesorar, mantener plan de cuentas 1.3.2 Elaborar registros contables 1.3.3 Validar y cerrar informacin contable

2.1.1 Bsqueda de proveedores 2.1.2 Definicin de Necesidades 2.1.3 Evaluacin y seleccin de Proveedores

2.2.1 Recepcin y revisin tcnica de los bienes 2.2.2 Entrega de bienes a los

2.3.1
Actualizacin de Inventarios
2.3.2 Control y Seguimiento de Inventarios

solicitantes

1.2.3 Administracin de recursos financieros

2.2.3 Subproceso 3

2.3.3 Realizacin de ajustes contables

GESTION ADMINISTRATIVA Y LOGISTICA


CRITERIOS PARA LA CLASIFICACION DE BIENES PUBLICOS

Administrativo
Identificacin Individual Descripcin Ubicacin Fsica Responsable Uso Custodia Estado de conservacin Propiedad.

Contable
Plan General de la Contabilidad Buscar que la clasificacin, movimiento y registros contables se realicen conforme a sus caractersticas y atendiendo las cuentas establecidas en el Plan General de Contabilidad Pblica

Bienes de Consumo Bienes Devolutivos Bienes totalmente depreciados Costo < a 2 salarios mnimos Bienes costo < 0.5 SMMV Bines de consumo inmediato

Cargos Diferidos Activos Fijos Cuentas de orden Deprecian en el periodo Consumo controlado ADMINISTRACION Y CONTROL LOS BIENES Registrar directamente enDE Gasto PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO EN LAS
ENTIDADES Y ORGANISMOS DEL ESTADO

GESTION ADMINISTRATIVA Y LOGISTICA

CLASIFICACION CONTABLE Y ADMINISTRATIVA DE LOS BIENES PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO

ADMINISTRACION Y CONTROL DE LOS BIENES PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO EN LAS ENTIDADES Y ORGANISMOS DEL ESTADO

Los cargos diferidos


.- MATERIALES Y LOS SUMINISTROS (ELEMENTOS DE CONSUMO) Y CONSUMOS CONTROLADOS
1.- SON AQUELLOS BIENES FUNGIBLES QUE SE EXTINGUEN O FENECEN CON EL PRIMER USO QUE SE HACE DE ELLOS. 2.- TIENEN POCA DURABILIDAD TANSOLO DIAS O MESES. 3.- CUANDO AL AGREGARLOS, O APLICARLOS A OTROS DESAPARECEN COMO UNIDAD INDEPENDIENTE O COMO MATERIA AUTONOMA Y ENTRAN A CONSTITUIR O INTEGRAR OTROS BIENES BUEBLES O INMUEBLES. 4.-SU COSTO ES INFERIOR A SALARIO MINIMO MENSUAL VIGENTE. (CONSUMO CONTROLADO, CIRCULAR 067 DE 2006) 5.- SU VIDA UTIL PROBABLE ES INFERIOR A UN AO. (CONSUMO CONTROLADO, CIRCULAR 067 DE 2006) .- BIENES DE ARTE Y CULTURA (BIENES ARTE Y BIBLIOTECAS)

.- BIENES EN PODER DE TERCEROS (COMODATOS O CUSTODIA) .- BIENES RECIBIDOS DE TERCEROS (COMODATOS O CUSTODIA RECIBIDOS) .- RESPONSABILIDADES EN PROCESO ADMINISTRATIVAS O FISCALES .- INTAGIBLES SOFTWARE EN DEPOSITO Y EN SERVICIO

GESTION ADMINISTRATIVA Y LOGISTICA

PARAMETROS DE CLASIFICACION SEGN PGCP


19: OTROS ACTIVOS

1910: CARGOS DIFERIDOS


191001: MATERIALES Y SUMINISTROS 19100101: ELEMENTOS Y MATERIAS PRIMAS PARA CONSTRUCCION 19100102: UTILES DE ESCRITORIO OFICINA Y PAPELERIA 19100103: REPUESTOS PARA MAQUINARIA Y EQUIPO 19100104: OTROS MATERIALES Y SUMINISTROS 191004: DOTACION A TRABAJADORES 191021: ELEMENTOS DE ASEO, LAVANDERIA Y CAFETERIA 19102101: SUMINISTROS PARA CAFETERIA 19102102: UTENSILIOS DE USO DOMESTICO O PERSONAL

1920: BIENES EN PODER DE TERCEROS


192005: BIENES ENTREGADOS EN COMODATO

1950: RESPONSABILIDADES EN PROCESO 1960: BIENES DE ARTE Y CULTURA


196001: BIENES DE ARTE 196002: BIBLIOTECAS

1970: INTAGIBLES
197008: SOFTWARE 19700801: SOFTWARE EN BODEGA 19700802: SOFTWARE EN SERVICIO

ADMINISTRACION Y CONTROL DE LOS BIENES PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO EN LAS ENTIDADES Y ORGANISMOS DEL ESTADO

GESTION ADMINISTRATIVA Y LOGISTICA

ACTIVIDADES DE CLASIFICACION ELEMENTOS DE CONSUMO QUE REQUIEREN CONTROL ADMINISTRATIVO CIRCULAR 067 DE 2006
SON LOS BIENES QUE INGRESAN AL ALMACEN QUE POR SU VALOR DE ADQUISICION CONTABLEMENTE SALEN AL GASTO PERO QUE ADMINISTRATIVAMENTE DEBEN TENER UN CONTROL POR PARTE DEL AREA DE ALMACEN E INVENTARIOS. NO REQUIEREN DE UNA FICHA INDIVIDUAL DE ACTIVO. SE PUEDEN CONTROLAR CON REGISTROS EN CUENTAS DE ORDEN EJEMPLO: BIENES CUYO COSTO DE ADQUISICION SEA INFERIOR A MEDIO SALARIO MINIMO MENSUAL VIGENTE. HOY ($257.500.oo). LLAMADOS CONSUMOS CONTROLADOS

REGISTRO DE ELEMENTOS DE MENOR CUENTIA


CARTA CIRCULAR No.067 (23 de enero de 2006) De acuerdo con procedimiento contable contenido en el numeral 2.2.4.3.10 del Plan General de Contabilidad Pblica-PGCP relacionado con el registro de los activos adquiridos por un valor inferior o igual medio (0.5) salario mnimo mensual legal vigente, se podrn registrar en la contabilidad afectando directamente el gasto los bienes que sean adquiridos por un valor inferior o igual a la suma de doscientos cincuenta y siete mil quinientos pesos ($257.500.oo). As mismo, de acuerdo con el numeral 2.2.4.3.9 del Plan General de Contabilidad Pblica-PGCP, desde el ao 2008 se podr registrar en la contabilidad del mismo ao el valor de la depreciacin de los activos adquiridos por un valor inferior o igual a un milln cincuenta y seis mil pesos ($1.056.000.oo) sin considerar la vida til, de conformidad con lo previsto en el Decreto 4715 de 2005.

REGISTRO ELEMENTOS CONSUMO INMEDIATO.

No es obligatorio el registro en Cargos diferidos elementos de consumo que son suministrados para un consumo inmediato, cuando su aplicacin y beneficio son simultneos.
A discrecin de lo que determine procedimientos internos de cada entidad. los

Concepto 08269 de agosto de 1998, Contadura General de la Nacin.

REGISTRO DE ELEMENTOS PARA ESTUDIOS E INVESTIGACIONES El almacn no es una instancia de control para la verificacin de ejecucin de convenios y proyectos. El almacn es centro administrativo para el manejo de los bienes de la entidad.

La administracin debe establecer procedimientos para el registro de este tipo de bienes.


Se puede registrar en la cuentas cargos diferidos y amortizarse, en funcin de las salidas de dichos elementos. Concepto 14769 28 De Febrero De 2000

GESTION ADMINISTRATIVA Y LOGISTICA

ELEMENTOS DEVOLUTIVOS PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO

ADMINISTRACION Y CONTROL DE LOS BIENES PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO EN LAS ENTIDADES Y ORGANISMOS DEL ESTADO

LOS BIENES PUBLICOS


CLASIFICACION
PROPIOS DE TERCEROS
CUSTODIA COMODATO

INMUEBLES

MUEBLES

ELEMENTOS CONSUMO O CARGOS DIF.

RECURSOS NARURALES Y DEL MEDIO AMBIENTE

TERRENOS. MINAS, YACIMIENTOS

EDIFICACIONES Y CONST. EN CURSO, LAS OFICINAS

B. BENEF. Y USO PUBLICO, HISTORICOS Y CULTURALES

PROP PLAN Y EQUIPO DEVOLUTIVOS

LOCOMOCION PROPIA

NUEVOS
VIAS DE COMUNICAION, RIOS, LAGUNAS MARES, REPRESAS, PLAZAS PUBLICAS PARQUES, MONUMENTOS, BIBLIOTECAS, ETC.

RENOVABLES

NO RENOVABLES

OBSOLETOS USADOS

SON AGOTABLES
SERVIBLES RECUPERABLES INSERVIBLES

GESTION ADMINISTRATIVA Y LOGISTICA

PARAMETROS DE CLASIFICACION SEGN PGCP BIENES PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO


COMPRENDE LOS BIENES TANGIBLES ADQUIRIDOS, CONSTRUIDOS O QUE SE ENCUENTRAN EN TRANSITO, CONSTRUCCION, EN MANTENIMIENTO, O EN MONTAJE Y Y QUE SE UTILIZAN PARA ATENDER NECESIDADES SOCIALES, MEDIANTE LA PRODUCCIN DE BIENES, LA PRESTACIN DE SERVICIOS, O PARA LA UTILIZACION EN LA ADMINISTRACIN O USUFRUCTO DEL ENTE PBLICO, Y POR TANTO, NO ESTAN DESTINADOS PARA LA VENTA EN DESARROLLO DE ACTIVIDADES COMERCIALES, SIEMPRE QUE SU VIDA UTIL PROBLABLE, EN CONDICIONES NORMALES, EXCEDA DE UN AO, ENTENDIENDOSE ESTA COMO, EL TIEMPO O LOS FACTORES NECESARIOS PARA ESTIMAR LA OPERATIVIDAD DEL BIEN.

PROPIEDADES PLANTA Y EQUIPO

MUEBLES

INMUEBLES

PLANTACIONES

LOCOMOCION PROPIA
ADMINISTRACION Y CONTROL DE LOS BIENES PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO EN LAS ENTIDADES Y ORGANISMOS DEL ESTADO

ACTIVIDADES DE CLASIFICACION
ELEMENTOS DEVOLUTIVOS ACTIVOS FIJOS PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO
DEBEN IDENTIFICARSEN Y CLASIFICARSEN DE ACUERDO CON SU NATURALEZA EN BIENES DEPRECIABLES Y NO DEPRECIABLES, REGISTRARSEN POR EL COSTO HISTORICO O DE ADQUISICION MAS LAS INVERSIONES NECESARIAS PARA PONERLOS EN FUNCIONAMIENTO
LOS BIENES RECIBIDOS EN CAMBIO, DACION EN PAGO, PERMUTA, DONACION O TRASPASO SE DEBEN INGRESAR CON EL COSTO DADO POR UN AVALUO TECNICO EL COSTO DE ADICIONES, MEJORAS Y REPARACIONES QUE AUMENTEN SU VIDA UTIL, AMPLIEN LA CAPACIDAD, MEJOREN LA CALIDAD CONSTITUYE UN MAYOR VALOR AL ACTIVO

ADMINISTRACION Y CONTROL DE LOS BIENES PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO EN LAS ENTIDADES Y ORGANISMOS DEL ESTADO

INMUEBLES
Cdigo civil colombiano Art.. 686 los define como aquellos bienes que no se pueden transportar de un lugar a otro, como las tierras, las minas, fincas, posos, yacimientos, etc. Inmuebles por adhesin los que se adhieren permanentemente al suelo de un inmueble como las edificaciones, los puentes, tneles, tuberas, etc. Siempre y cuando pertenezcan al mismo dueo del inmueble. Inmuebles por destinacin. El Art.. 658 del C.C. los define como las cosas que estn permanentemente destinadas al uso, cultivo y beneficio de un inmueble y que pueden adems separarse sin detrimento. Ejemplo: lozas de un pavimento, tubos de las caeras, prensas, las calderas, etc.

BIENES SUCEPTIBLES DE INVENTARIO


1. BIENES PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO 1. Bienes Inmuebles 2. Bienes muebles en Bodega 3. Muebles y Enseres 4. Equipo de Oficina 5. Equipo de Computo 6. Equipo de Comunicacin 7. Vehculos 8. Equipo de Comedor Cocina, Despensa y Hoteleria 9. Bibliotecas 10. Software 2. BIENES DISPONIBLES PARA COMERCIALIZACION O VENTA 3. BIENES EN PODER DE TERCEROS 4. BIENES RECIBIDOS DE TERCEROS 5. ELEMENTOS DE CONSUMO, ENGTRE OTROS

ADMINISTRACION Y CONTROL DE LOS BIENES PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO EN LAS ENTIDADES Y ORGANISMOS DEL ESTADO

GESTION ADMINISTRATIVA Y LOGISTICA

PARAMETROS DE CLASIFICACION SEGN PGCP


BIENES PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO - (Devolutivos) GRUPO 16
1605: TERRENOS 1610: SEMOVIENTES O DE LOCOMOCION PROPIA 1612: PLANTACIONES AGRICOLAS PERENNES 1615: CONSTRUCCIONES EN CURSO 1620: MAQUINARIA PLANTA Y EQUIPO EN MONTAJE 1635: BINES MUEBLES EN BODEGA (NUEVOS) 1636: PROPIEDADES PLANTA Y EQUIPO EN MANTENIMIENTO 1637: PROPIEDADES PLANTA Y EQUIPO NO EXPLOTADOS 1640: EDIFICACIONES 1643: VIAS DE COMUNICACIN Y ACCESO INTERNAS 1645: PLANTAS, DUCTOS Y TUNELES 1650: REDES, LINEAS Y CABLES 1655: MAQUINARIA Y EQUIPO 1660: EQUIPO MEDICO Y CIENTIFICO 1665: MUEBLES ENSERES Y EQUIPOS DE OFICINA 1670: EQUIPO DE COMUNICACIN Y COMPUTACION 1675: EQUIPO DE TRANSPORTE, TRACCION Y ELEVACION 1680: EQUIPO DE COMEDOR, DESPENSA Y HOTELERIA
ADMINISTRACION Y CONTROL DE LOS BIENES PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO EN LAS ENTIDADES Y ORGANISMOS DEL ESTADO

GESTION ADMINISTRATIVA Y LOGISTICA

PARAMETROS DE CLASIFICACION SEGN PGCP


BIENES DE BENEFICIO Y USO PUBLICO , HISTORICOS Y CULTURALES
BIENES DESTINADOS PARA EL BENEFICIO Y USO PUBLICO DE TODOS LOS HABITANTES DEL TERRITORIO NACIONAL, QUE SON DOMINIO Y ADMINISTRACION DEL ENTE PUBLICO.. SON ACTIVOS QUE NO SE ESPERA OBTENER UNA UTILIDAD FINANCIERA ECONOMICA PERO SI UN BENEFICIO SOCIAL.

RECURSOS NATURALES Y DEL AMBIENTE


COMPRENDE EL COSTO DE ADQUISICION, PRESERVACION, MEJORAS Y ADMINISTRACION DE LOS BIENES TANGIBLES E INTANGIBLES QUE POR SUS PROPIEDDADES, ESPECIE, GENERO O CLASE SE ENCUENTRAN EN LA NATURALEZA Y EL AMBIENTE

OTROS ACTIVOS
COMPRENDE LOS BIENES Y DERECHOS TANGIBLES E INTANGIBLES QUE POR SUS CARACTERISTICAS Y NATURALEZA NO SE ENCUENTRAN CLASIFICADOS EN LAS DEMAS CUENTAS DEL ACTIVO TALES COMO BIENES ENTREGADOS A TERCEROS, RESPONSABILIDADES EN PROCESO E INTANGIBLES

ADMINISTRACION Y CONTROL DE LOS BIENES PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO EN LAS ENTIDADES Y ORGANISMOS DEL ESTADO

GESTION ADMINISTRATIVA Y LOGISTICA

PARAMETROS DE CLASIFICACION SEGN PGCP


BIENES PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO

BIENES MUEBLES EN ALMACEN O BODEGA: ( 8 BODEGITAS)


1620: MAQUINARIA, PLANTA Y EQUIPO EN MONTAJE: Registra bienes que requieren de una instalacin previa para ponerlos en condicin de utilizacin 1625: MAQUINARIA, PLANTA Y EQUIPO EN TRANSITO: Registra los bienes que se encuentran en trmite de transporte, legalizacin, importacin o entrega por parte de los proveedores 1630: EQUIPOS Y MATERIALES EN DEPOSITO: Registra los bienes que requieren ser depositados hasta cuando sean instalados para desarrollar proyectos especficos. 1635: BIENES MUEBLES EN BODEGA NUEVOS: Registra los valores de los bienes muebles, NUEVOS, adquiridos a cualquier ttulo, que tiene la caracterstica de permanentes y cuya finalidad es ser utilizados en el futuro, en actividades de produccin o administracin, por parte del ente pblico, en desarrollo de su funcin administrativa o cometido estatal. LOS BIENES
REGISTRADOS EN LA CUENTA 1635, HAN DE CORRESPONDER A ELEMENTOS NUEVOS, NO UTILIZADOS POR EL ENTE PUBLICO

1636: PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO EN MANTENIMIENTO: Registra los bienes que requieren mantenimiento preventivo y correctivo 1637: PROPIEDADES PLANTA Y EQUIPO NO EXPLOTADOS: Registra los bienes muebles devueltos al almacn y los inmuebles que no estn en uso o explotacin.

GESTION ADMINISTRATIVA Y LOGISTICA

PARAMETROS DE CONTROL SEGN PGCP


8 CUENTAS DE ORDEN DEUDORAS 83: DEUDORAS DE CONTROL 8315: ACTIVOS TOTALMENTE DEPRECIADOS, AGOTADOS O AMORTIZADOS 8330: BIENES PENDIENTES DE LEGALIZAR 8345 BIENES RECIBIDOS DE TERCEROS

9 CUENTAS DE ORDEN ACREEDORAS 93: ACREEDORAS DE CONTROL 93XXXX

ADMINISTRACION Y CONTROL DE LOS BIENES PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO EN LAS ENTIDADES Y ORGANISMOS DEL ESTADO

GESTION ADMINISTRATIVA Y LOGISTICA

Resolucin 546 de febrero de 1999 Contadura General Nacin


Los elementos que se encuentren totalmente depreciados, agotados o amortizados deben registrarse en cuentas de orden especficamente en la cuenta 8315 activos totalmente depreciados; una vez se encuentren fuera de servicio, de lo contrario se siguen registrando en las cuentas de activo

GESTION ADMINISTRATIVA Y LOGISTICA

REQUISITOS FICHA TEGNICA U HOJA DE VIDA DE CADA ACTIVO


ELEMENTOS DEVOLUTIVOS ACTIVOS FIJOS LOS BIENES CLASIFICADOS EN ESTA CATEGORIA REQUIEREN UN CONTROL INDIVIDUAL EN UNA FICHA HOJA DE VIDA DE ACTIVO NOMBRE ELEMENTO DESCRIPCION PLACA DE INVENTARIO O IDENTIFICACION TIPO DE ACTIVO INFORMACION VALOR DE ADQUISICION FICHA ACTIVO FECHA DE COMPRA Y/O PUESTO AL SERVICIO CENTRO DE COSTO RESPONSABLE Y UBICACIN DEL ACTIVO CEDULA O NIT DEL RESPONSABLE DEPENDENCIA MEJORAS DEPRECIACION ACUMULADA AJUSTES POR INFLACION VALOR BIEN AJUSTADO Y DEPRECIADO
ADMINISTRACION Y CONTROL DE LOS BIENES PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO EN LAS ENTIDADES Y ORGANISMOS DEL ESTADO

LOS MOVIMIENTOS DE LOS BIENES PUBLICOS

GESTION ADMINISTRATIVA Y LOGISTICA

INGRESOS POR COMPRA

INGRESOS POR DEVOLUCION DE BIENES EN USO O REINTEGRADOS INGRESOS POR ALTA BIENES Donacin Sobrantes de inv. Nacimientos Desmantelamiento

INGRESOS POR TRASPASO DE OTRAS ENTIDADES

INGRESOS AL ALMACEN
INGRESOS POR CUSTODIAS

INGRESOS POR BIENES RECIBIDOS EN COMODATO

INGRESOS POR REPOSICION

INGRESOS POR COMPENSACION


ADMINISTRACION Y CONTROL DE LOS BIENES PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO EN LAS ENTIDADES Y ORGANISMOS DEL ESTADO

EGRESOS DE BIENES
ORIGEN DE LOS EGRESOS
CONSUMO

SUMINISTRO
DEVOLUTIVO

CUSTODIA COMODATO PRODUCCION BAJA


SINIESTRO
DACION EN PAGO

DEVOLUCION
TRASPASO ENTRE ALMACENES MISNA ENTIDA PUBLICA. TRANSFEFENCIA ENTRE ENTIDADES PUBLICAS

FUNCIONARIOS

CATASTROFE DONACION
DESMANTELAMIENTO.

TRANSLADO
DEPENDENCIAS

SUBASTA
MERMA O ROTURA

MUERTE

DESTRUCCION

PERDIDA

ALTA: Documento con la cual se efecta una Incorporacin de bienes al


patrimonio de la entidad. 16 (D) -312525 Pat. Pub. Incop. (C) INGRESO. Documento con el cual se da ingreso a unos bienes adquiridos por la Entidad. (Reclasif. De $ a Bienes) 1635 (D) 1110 (C) TRASLADO. Documento con el cual se traslada la responsabilidad de la custodia de los bienes entre los servidores de una misma entidad Pblica. No Genera Asientos Contables. Firma documento de traslado. TRASPASO. Documento con el cual se traslada la responsabilidad de la custodia de los bienes que se traspasan entre los Almacenistas de una misma Unidad Contable Pblica. (310501014 Capital fiscal traslados entre unid de una misma unidad contable publica ( D) - 16xx (C) Para quien los enva, lo contrario para quien los recibe. TRANFERENCIA. Documento con el cual se transfiere el dominio, la tenencia y la propiedad de bines entre entidades Pblicas. (310501010 Capital fiscal traslado a otra Ent. Publica (D) -- 16xx (C) EGRESO. Documento con el cual se da salida del almacn por suministro de bienes a las diferentes dependencias de la Entidad. BAJA. Documento con el cual se da salida definitiva de los bienes del patrimonio de la Entidad. (Cancelacin de cuentas evaluativas)

AUTONOMIA EN EL MANEJO DE LOS BIENES PUBLICOS


Concepto 002602 Contralora General de la Repblica De conformidad con las normas y principios de la funcin administrativa y de control interno a que se refiere los artculos 209 y 269 de la Constitucin Poltica, y las Leyes 87 de 1993 y 489 de 1998. Cada Entidad es Autnoma en el manejo de sus bienes y debe establecer un sistema integrado que le permita proteger los recursos de la organizacin y buscar su adecuada administracin ante los posibles riesgos que lo afectan. Dentro de este contexto, cada entidad est facultada por la Constitucin y la Ley para desarrollar sus propios procedimientos que le permitan asumir con responsabilidad el manejo de sus operaciones y el cumplimiento de sus objetivos.

PROCESO PARA LA ADQUISICION DE ELEMENTOS DE CONSUMO. CARGOS DIFERIDOS O BIENES DE CACTERISTICAS TCNICAS UNIFORMES Y DE COMUN UTILIZACIN

Proceso de Adquisicin de B. y S. de caractersticas tcnicas uniformes y de comn utilizacin


Caractersticas tcnicas uniformes. 3.2.1.1 Decreto
AQUELLOS QUE POSEEN LAS MISMAS ESPECIFICACIONES TECNICAS, CON INDEPENDENCIA DE SU DISEO O DE SUS CARACTERISTICAS DESCRIPTIVAS Y COMPORTAN PATRONES DE CALIDAD Y DESEMPEO OBJETIVAMENTE DEFINIDOS. COMUN UTILIZACION. AQUELLOS GENERALMENTE REQUERIDOS POR LAS ENTIDADES Y OFRECIDOS MASIVAMENTE EN EL MERCADO EN CONDICIONES EQUIVALENTES PARA QUIENES LOS SOLICITAN EN TERMINOS DE PRESTACIONES MINIMAS SUFICIENTES PARA SATISFACER LAS NECESIDADES DE QUIENES LOS REQUIERAN.

734/2012

Proceso de Adquisicin de B. y S. de caractersticas tcnicas uniformes y de comn utilizacin

Proceso adquisicin. Art.

3.2.1.2 Decreto 734/2012. SIN CONSIDERAR LA CUANTIA DEL CONTRATO, SIEMPRE DEBE HACERSE POR EL PROCEDIMIEANTO DE SUBASTA INVERSA, COMPRA POR ACUERDO MARCO DE PRECIOS O AQUISICION A TRAVES DE BOLSA DE PRODUCTOS EN FORMA Electrnica o Presencial Con asignacin de las Responsabilidades y un vez expedida la reglamentacin correspondiente

Proceso de Adquisicin de B. y S. de caractersticas tcnicas uniformes y de comn utilizacin

LAS SUBASTA INVERSA. Art. 734/2012

3.2.1.1.1 Decreto

ES UNA PUJA DINAMICA REALIZADA PRESENCIAL O ELECTRONICAMENTE MEDIANTE LA REDUCCION SUCESIVA DE PRECIOS DURANTE UN TIEMPO DETRMINADO. SE TENDRA COMO CRITERIO DE EVALUACION EL MENOR PRECIO. 3.2.1.1.2 Ley 734/2012 LAS SUBASTAS PODRAN TENER LUGAR POR ITEMS, POR LOTES O CONJUNTO DE BIENES AGRUPADOS, CON EL FIN DE SER ADQUIRIDOS COMO UN TODO. SI EL PROPONENTE SIN JUSTA CAUSA NO SUSCRIBE EL CONTRATO ADJUDICADO QUEDARA INHABILITADO PARA CONTRATAR CON EL ESTADO POR 5 AOS. Pargrafo 3.2.1.1.2 LA SUBASTA INVERSA PRESENCIAL SE HARA CON LA PRESENCIA DE TODOS LOS PROPONENTES Y POR ESCRITO

Proceso de Adquisicin de B. y S. de caractersticas tcnicas uniformes y de comn utilizacin Art. 3.2.1.1.4 CONTENIDO DE LA PROPUESTA INICIAL. Los proponentes presentaran una propuesta completa, incluyendo la informacin sobre: La capacidad jurdica, las condiciones de experiencia, capacidad financiera y organizacin de los proponentes. Una propuesta inicial de precio, la cual slo ser abierta el momento del inicio de la puja. Si los proponentes no hacen nuevas posturas, dicho precio inicial se considerar su propuesta final.

Proceso de Adquisicin de B. y S. de caractersticas tcnicas uniformes y de comn utilizacin


VERIFICACION DE LOS REQUISITOS HABILITANTES.
Debern resultar habilitados por lo menos dos proponentes, esto se publicar en el SECOP. Se sealarn los proponentes que no resulten habilitados, se les sealar un plazo para que los subsane, a falta de ellos, se rechazar la propuesta. Una vez surtido lo anterior la entidad proceder a realizar ala subasta inversa segn los plazos fijados en los pliegos de condiciones. Si solo resultare habilitado un solo oferente, la Entidad adjudicar el contrato al proponente habilitado, siempre que su propuesta no exceda el presupuesto oficial y ajuste su propuesta a un descuento mnimo, cuyo rango de mejora no puede ser inferior al descuento mnimo indicado en los pliegos. Si no se presentare ningn proponente, la Entidad declarar desierto el proceso de seleccin. La entidad podr iniciarlo de nuevo prescindiendo de la publicacin del proyecto de pliego de condicione. De se necesario se cambiaran los elementos que hayan sido determinantes en la declaratoria de desierta, sin que en ningn caso se cambie el objeto de la contratacin , sin perjuicio de ajustes en cantidades y presupuesto.

Proceso de Adquisicin de B. y S. de caractersticas tcnicas uniformes y de comn utilizacin


MODALIDAD DE SELECION SUBASTA INVERSA. Electrnica o presencial. Art. 3.2.1.1.6 Decreto 734/2012

SUBASTA ELECTRNICA. Tendr lugar en lnea a travs del uso de recursos tecnolgicos siempre que se cuente con la infraestructura tecnolgica para ello o utilizando la estructura del SECOP o contratando con terceros su realizacin.
PROCEDIMIENTO EN LA PRESENCIAL. Los las ofertas se harn con la presencia fsica de los proponentes y por escrito. Art. 3.2.1.1.8 Decreto 734/2012 Se abrir los sobres y se comunicar cual es el mas favorable. Se harn lances que mejoren la menor de las ofertas. Los lances se harn en sobres y formularios suministrados. Se recogen los sobres con las nuevas propuestas. Se verifica y se da a conocer el menor precio. Se repetir el proceso anterior hasta que no hayan mas propuestas. Una vez adjudicado el contrato la entidad har publico el resultado del certamen incluyendo la identidad de los proponentes-

Proceso de Adquisicin de B. y S. de caractersticas tcnicas uniformes y de comn utilizacin


SUBASTA ELECTRONICA Art. 3.2.1.1.10
Se utilizarn los mecanismos de seguridad definidos en pliegos para intercambio de mensaje de datos y la oportunidad en que los proponentes podrn conocer la herramienta electrnica que ser utilizada para tal efecto. El precio de arranque ser el menor de las propuestas iniciales de precio. Los proponentes que resulten habilitados presentarn sus lances de precio electrnicamente. Si en el curso dos o mas proponentes presentan una postura del mismo valor se registrar nicamente la que haya sido enviada cronolgicamente en primer lugar. Adjudicado el contrato la entidad har pblico el desarrollo y el resultado de la subasta incluyendo la identidad de los proponentes. Para la suscripcin del contrato el representante legal o el apoderado del proponente ganador podr firmar el contrato y sus anexos y se enviaran al SECOP. Art. 3.21.1.11 Si se presentaren fallas tcnicas imputables al SECOP, a la entidad o de la empresa encargada de la operacin tecnolgica, que impida la recepcin de las ofertas, la subasta ser cancelada y deber luego reiniciarse el proceso. Si la nica que pierde la conexin es la Entidad, y los proponentes pueden enviar las propuestas al SECOP se continuar con el proceso. Si por causas del proponente o de su proveedor de servicios de Internet, no se cancelar la subasta y se entender que el proveedor desconectado desisti de participar en la misma

Adquisicin bienes Devolutivos cuyo Costo es inferior al 10% de la Menor Cuanta

CONTRATACION MINIMA CUANTIA


LA LEY 1450/2011 ART. 274 Plan de Desarrollo 2012 2016 Y LEY 1474/2011 ART. 94 Estatuto Anticorrupcin EXIGIAN SOLO LOS SIGUIENTES REQUISITOS:

1.- Publicacin de una invitacin por un trmino no inferior a 1 da que sealara el objeto a contratar, el presupuesto, las condiciones tcnicas exigidas 2.- Trmino para presentar oferta no inferior a un da. 3.- Aceptacin de la oferta a la que ofertara el menor precio y cumpliera con las condiciones exigidas. 4.- La comunicacin de la aceptacin junto con la oferta constituyen el contrato celebrado

CAPITULO V del Decreto 734/2012 De la Mnima Cuanta


Artculo 3.5.1 mbito de aplicacin. El presente Captulo reglamenta las adquisiciones de bienes, servicios y obras cuyo valor no exceda del diez por ciento (10%) de la menor cuanta de la entidad contratante, independientemente de su objeto, cuyas reglas se determinan exclusivamente en el artculo 94 de la Ley 1474 de 2011 y en el presente Captulo salvo las menciones expresamente efectuadas en el presente decreto a esta modalidad, el cual constituye el procedimiento aplicable a las adquisiciones que no superen el valor enunciado.

Artculo 3.5.2 Decreto 734/2012 Estudios Previos. La entidad elaborar un estudio previo simplificado que
contendr:
1. La sucinta descripcin de la necesidad que pretende satisfacer con la contratacin.

2. La descripcin del objeto a contratar.


3. Las condiciones tcnicas exigidas.

4. El valor estimado del contrato justificado sumariamente, as como el plazo de ejecucin del mismo.
5. El correspondiente certificado de presupuestal que respalda la contratacin. disponibilidad

Artculo 3.5.3 Invitacin Pblica


La entidad formular una invitacin pblica a participar a cualquier interesado, la cual se publicar en el Sistema Electrnico para la Contratacin Pblica -Secop, de conformidad con lo establecido en el literal a) del artculo 94 de la Ley 1474 de 2011. Adems de los requisitos exigidos en dicho literal, se deber incluir la siguiente informacin:

1. El objeto 2. Plazo de ejecucin 3. Forma de pago 4. Las causales que generaran el rechazo de las ofertas o la
declaratoria de desierto del proceso. 5. El cronograma del proceso especificando la validez mnima de las ofertas que se solicitan, as como las diferentes etapas del procedimiento a seguir, incluyendo las reglas para expedir adendas a la invitacin y para extender las etapas previstas. 6. El lugar fsico o electrnico en que se llevar a cabo el recibo de las ofertas. En el caso de utilizar medios electrnicos deber observarse lo previsto en la Ley 527 de 1999. 7. Requisitos habilitantes: Se indicar la manera en que se acreditar la capacidad jurdica.

Sin perjuicio de lo anterior, cuando el estudio previo lo justifique de acuerdo a la naturaleza o las caractersticas del contrato a celebrar, as como su forma de pago, la entidad tambin podr exigir para la habilitacin de la oferta, la verificacin de la capacidad financiera de los proponentes. No se verificar en ningn caso la capacidad financiera cuando la forma de pago establecida sea contra entrega a satisfaccin de los bienes, servicios u obras. Pargrafo. En todo caso la verificacin de los requisitos enunciados en el numeral 7 del presente artculo se har exclusivamente en relacin con el proponente con el precio ms bajo, para lo cual, se tendrn en cuenta las reglas de subsanabilidad establecidas en el artculo 2.2.8 del presente decreto. En caso de que ste no cumpla con los mismos, proceder la verificacin del proponente ubicado en segundo lugar y as sucesivamente. De no lograrse la habilitacin, se declarar desierto el proceso. Adicional a lo anterior, se observar el procedimiento establecido en el artculo 2.2.10 del presente decreto, con relacin a la propuesta de menor precio cuando se d la hiptesis establecida en dicha disposicin. En caso de que se rechace la oferta, la entidad podr optar por adjudicar el contrato a quien haya ofertado el segundo mejor precio y as sucesivamente o por declarar desierto el proceso.

Artculo 3.5.4 Procedimiento de Seleccin y Publicidad en el Secop


Todos los actos y documentos se publicarn en el Secop incluidos la invitacin pblica, el acta de cierre y recibo de las ofertas presentadas, la evaluacin realizada junto con la verificacin de la capacidad jurdica, as como de la experiencia mnima y la capacidad financiera requeridas en los casos sealados en el numeral 6 del artculo 2.2.5 del presente decreto y la comunicacin de aceptacin de la oferta. Publicada la verificacin de los requisitos habilitantes, segn el caso, y de la evaluacin del menor precio, la entidad otorgar un plazo nico de un da hbil para que los proponentes puedan formular observaciones a la evaluacin. Las respuestas a las observaciones se publicarn en el Secop simultneamente con la comunicacin de aceptacin de la oferta. La entidad podr adjudicar el contrato cuando slo se haya presentado una oferta, y sta cumpla con los requisitos habilitantes exigidos, siempre que la oferta satisfaga los requerimientos contenidos en la invitacin pblica. La comunicacin de aceptacin junto con la oferta constituyen para todos los efectos el contrato celebrado, con base en el cual se efectuar el respectivo registro presupuestal, para lo cual, las entidades adoptarn las medidas pertinentes para ajustar sus procedimientos financieros. Pargrafo 1. En caso de empate a menor precio, la entidad adjudicar a quien haya entregado primero la oferta entre los empatados, segn el orden de entrega de las mismas.
Pargrafo 2. Con la firma de la invitacin por parte del funcionario competente, se entiende aprobada la apertura del proceso contractual por lo que no se requerir de acto adicional alguno.

Artculo 3.5.6 Inaplicabilidad de reglas de otras modalidades de seleccin. En virtud de lo establecido en el pargrafo 2 del
artculo 94 de la Ley 1474 de 2011, en desarrollo de los procesos de seleccin de mnima cuanta las entidades estatales se abstendrn de aplicar reglas y procedimientos establecidos para las dems modalidades de seleccin, as como de adicionar etapas, requisitos o reglas a las expresamente establecidas en la citada norma y en el presente reglamento Artculo 3.5.7 No obligatoriedad de garantas. Las garantas no sern obligatorias en los contratos a que se refiere el presente captulo. En el evento en el cual la entidad las estime necesarias, atendiendo a la naturaleza del objeto del contrato y a la forma de pago, as lo justificar en el estudio previo de conformidad con lo establecido en el artculo 7 de la Ley 1150 de 2007.

Artculo 3.5.8 No exigiblidad del RUP. Para la contratacin de


que trata el presente Captulo, no se requerir en ningn caso del Registro nico de Proponentes de conformidad con lo establecido en el artculo 6 de la Ley 1150 de 2007 modificado por el artculo 221 del Decreto Ley 019 de 2012. En consecuencia, las entidades no podrn exigir el Registro nico de Proponentes

A que Entidades se les aplica?


ARTCULO 95. Ley 1474/2011 APLICACIN DEL ESTATUTO CONTRACTUAL. Modifquese el inciso 2o del literal c) del numeral 4 del artculo 2o de la Ley 1150 de 2007, el cual quedar as: En aquellos eventos en que el rgimen aplicable a la contratacin de la entidad ejecutora no sea el de la Ley 80 de 1993, la ejecucin de dichos contratos estar en todo caso sometida a esta ley, salvo que la entidad ejecutora desarrolle su actividad en competencia con el sector privado o cuando la ejecucin del contrato interadministrativo tenga relacin directa con el desarrollo de su actividad

GESTION ADMINISTRATIVA Y LOGISTICA

BAJA DE BIENES

ADMINISTRACION Y CONTROL DE LOS BIENES PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO EN LAS ENTIDADES Y ORGANISMOS DEL ESTADO

GESTION ADMINISTRATIVA Y LOGISTICA

BAJA DE BIENES

Es el proceso mediante el cual la administracin decide retirar definitivamente un bien, tanto fsica, como de los registros contables e inventarios que forman parte del patrimonio de la entidad, por no estar en condiciones de prestar servicio alguno, por el estado de deterioro o desgaste natural en que se encuentra, por no ser necesario su uso o por circunstancias, necesidades o decisiones administrativas y legales que lo exijan, tales como haber sido entregado a otra entidad en calidad de traspaso, vendido o permutado, entre otros. Por ejemplo
Baja de Bienes por Venta Martillo Baja de Bienes por Venta Directa Baja de bienes inservibles - Destruccin Baja de Bienes por Traspaso a otras entidades pblicas. Baja de Bienes por Traslado de recursos informticos al programa Computadores para Educar Baja por Permuta Baja por Sacrificio o Muerte de Semovientes Baja por desmantelamiento para aprovechamiento de partes. Baja por Catstrofes

BAJA DE BIENES
Es de aclarar, que de acuerdo con lo establecido por la Ley 734/02 Cdigo Disciplinario nico Artculo 48, Son faltas gravsimas: Numeral 51Adquirir directamente o por interpuesta persona bienes que deban ser enajenados en razn de las funciones de su cargo, o hacer gestiones para que otros los adquieran.
BAJA DE BIENES SERVIBLES NO UTILIZABLES

Es la salida definitiva de aquellos bienes que se encuentran en condiciones de seguir prestando un servicio por uno o ms periodos, pero que la entidad no los requiere para el normal desarrollo de sus actividades. En la categora de bienes servibles no utilizables se agrupan aquellos bienes que ya han cumplido con la funcin principal para la cual fueron adquiridos o que han perdido utilidad para la entidad, siendo susceptibles nicamente de traspaso a otra entidad pblica, aprovechamiento por desmantelamiento, venta, permuta o dacin en pago.

BAJA DE BIENES INSERVIBLES En esta categora se agrupan aquellos bienes que no pueden ser reparados, reconstruidos o mejorados tecnolgicamente debido a su mal estado fsico o mecnico o que una inversin de reparacin resultara antieconmica para la entidad.

Igualmente en este grupo, quedaran reclasificados aquellos bienes que habiendo sido clasificados inicialmente obsoletos para la entidad con opcin de traspaso, venta o permuta, deban ser declarados inservibles a partir de un nuevo anlisis y concepto tcnico; donde se demuestra que despus de agotados los procedimientos de traspaso o enajenacin, las entidades o posibles interesados en obtener el bien decidieron retirar la oferta. Inservibles por dao total o parcial: En este grupo se consideran aquellos elementos que ante su dao o destruccin parcial o total, su reparacin o reconstruccin resulta en extremo onerosa para la entidad Inservibles por deterioro histrico: Son aquellos bienes que ya han cumplido su ciclo de vida til, y debido a su desgaste, deterioro y mal estado fsico originado por su uso, no le sirven a la entidad. Inservibles por salubridad: Son aquellos bienes que deben destruirse por motivos de vencimiento o riesgo de contaminacin, caso los medicamentos o los alimentos. El mal estado en que se encuentran no los hace aptos para el uso o consumo y atentan contra la salud de personas o animales y contra la conservacin del medio ambiente.

Procedimiento Administrativo Acta y Resolucin de Baja


El acta de baja: Es el documento soporte necesario que ser suscrito por el
comit de inventarios o peritos para que el Representante Legal o su delegado autoricen mediante un Acto administrativo, resolucin de baja, el destino final que debe drsele a los bienes tipificados como inservibles. El acta de baja estar motivada y basada en los argumentos recogidos y presentados por el responsable de Inventarios, el del Almacn y el comit de peritos y en ella quedar sugerido el posible destino final de los bienes. La resolucin de baja es el acto administrativo a travs del cual se autoriza dar salida definitiva a los bienes inservibles dados de baja del Almacn y del Patrimonio de la Entidad; y donde se define el destino final que debe drseles. Basado en la resolucin que define el destino final, acta y dems documentos soportes que reglamentan el proceso, el responsable del Almacn y/o Bodega procede a ejecutar el proceso para lograr el destino final autorizado. Una vez desarrollado el proceso venta, permuta, dacin en pago, traspaso a otra entidad Pblica , aprovechamiento o destruccin, ruina inminente, catstrofe o siniestro, etc.. Se procede a efectuar los registros contables para cancelar los saldos contables. Hay que Registrarlos en cuentas de Orden mientras se da la salida del almacn

Procedimientos para dar de baja elementos obsoletos o Inservibles


a) b) La dependencia solicita al Representante Legal odelegado una inspeccin para determinar el estado de los elementos que sugiere dar de baja. El Representante Legal designa un COMITE DE PERITOS idneo para que realice la funcin de verificar si los bienes son inservibles, obsoletos y que no pueden seguir en servicio y efecten la valoracin de los bienes. Dicho COMITE, debe justificar en caso de encontrar razones infundadas, para dar de baja alguno de ellos y presentar por escrito su concepto al Representante Legal. El Representante Legal de la entidad con base en dicho informe y valoracin, autoriza con su firma el listado de bienes que puede darse de baja. La dependencia del almacn proceder a elaborar la relacin pormenorizada los bienes, indicando su placa, costo histrico, saldos de las cuentas valuativas, vida til restante y saldo en libros. El representante Legal de la Entidad, con los documentos y la informacin anterior procede a expedir un acto administrativo (Resolucin) ordenando darlos de baja del patrimonio de la Entidad indicando el destino final que debe darse a esos bienes. Que puede ser: Enajenacin por subasta, Destruccin, Desmantelamiento, Donacin al Programa Computadores para Educar, Traspaso a otra entidad pblica. El Coordinador del grupo de inventarios procede a retirarlos de los registros de inventarios El Jefe de Contabilidad procede a efectuar los correspondientes registros contables y a registrarlos en cuentas de orden, mientras se retiran definitivamente de la Entidad.

c) d) e)

f) g)

BAJA DE BIENES INSERVIBLES O INNECESARIOS POR DESTRUCCION

1. Area Administrativa 2.

El almacenista enva a la parte administrativa la relacin de los bienes inservibles para destruccin, detallando su descripcin, cantidad, valor unitario, valor en libros. Totalizado por grupos de inventarios Designa a un comit de peritos para efectuar Inspeccin ocular ( No deben ser funcionarios del rea de almacn e inventarios) Efecta la Inspeccin ocular de los bienes considerados como inservibles

COMIT DE PERITOS

3.

4. 5.

Elabora el Acta de inspeccin ocular relacionando los bienes e incluyendo recomendacin sobre la forma en que se deben destruir Con base el acta de inspeccin ocular el ordenador del gasto autoriza la baja definitiva de bienes inservibles para la destruccin y elaboran La Resolucin de Baja de los bienes.
Efecta la destruccin de los elementos, elaborando Acta de destruccin. Los bienes destruidos deben ser retirados de los depsitos y arrojados a la basura o destruirlos aplicando los protocolos y las normas de salubridad. Elabora comprobante de baja y procede a descargarlos de los inventarios Efecta los asientos contables para cancelar los saldos y retirarlos del patrimonio de la Entidad

Representante Legal

6. Area Administrativa

7. 8.

9.

Informa a la Compaa Aseguradora la relacin de los bienes dados de baja.

Baja de bienes por catstrofe o Siniestro Es procedente dar de baja los bines que se han destruido por catstrofes o siniestros, desde el punto de vista contable, sin responsabilidad en proceso contra el funcionario encargado de la custodia de esos elementos que han sido objeto de este tipo de in sucesos siempre y cuando esto sea certificado por una autoridad competente. Concepto 02741 de mayo de 1999

BAJA DE BIENES MUEBLES A TITULO GRATUITO ENTRE ENTIDADES PUBLICAS Realizar inventario DE LOS BIENES QUE YA NO ESTEN UTILIZANDO O
NECESITANDO LOS QUE PODRAN SER OFRECIDOS INICIALMENTE A TITULO GRATUITO A TODAS LAS ENTIDADES PUBLICAS DE CUALQUIER ORDEN, MEDIANTE PUBLICACION EN SU PAGINA WEB DEL ACTO ADMINISTRATIVO QUE CONTENGA EL INVENTARIO.

Solicitud del Ente Interesado.

LA ENTIDAD PUBLICA INTERESADA EN LA ADQUSICIN POR ENAJENACION A TITULO O TRANSFERENCIA, DEBERA MANIFESTARLO POR ESCRITO DENTRO DE LOS 30 DIAS CALENDARIO CONTADOS A PARTIR DE LA FECHA DE PUBLICACION DEL INVENTARIO, SEALANDO QUE ESOS BINES LOS NECESITA PARA EL CUMPLIMIENTO DE SUS FUNCIONES Y LAS RAZONES QUE JUSTIFICAN SU SOLICITUD. SI EXISTE DOS O MAS MANIFESTACIONES DE INTERES, SE ENTREGAR A QUIEN PRESENTO PRIMERO SU INTERES. DETERMINADA LA ENTIDAD, SE REALIZARA UNA ACTA DE ENTREGA QUE SUSCRIBIRAN LOS REPRESENTANTES LEGALES DE AMBAS ENTIDADES Y LOS BIENES SE ENTREGARAN LOS BIENES EN UN TERMINO NO MAYOR A 30 DIAS CALENDARIO CONTADOS A PARTIR DE LA SUSCRIPCIAON DEL ACTA DE ENTREGA..

Acta de Entrega.

Registro Contable.

COMO BIENES TRANSFERIDOS PARA QUIEN ENTREGA (DB Y PARA LA ENTIDAD QUE RECIBE EN BIENES RECIBIDOS (CR)

BAJA POR TRASPASO DE BIENES A UN ORGANISMO PUBLICO


El traspaso de bienes muebles entre entidades pblicas es posible cuando dichos bienes no sean de aquellos respecto de los cuales se ha producido la desafectacin en razn de que la entidad pblica titular del dominio ya no los requiere para su servicio, por cuanto stos por mandato legal deben ser enajenados mediante contrato de venta.
Entidad solicitante

1. 2.

Dirige una solicitud al Ordenador del Gasto solicitando traspaso o transferencia a ttulo gratuito los bienes que no esta utilizando Verifica la existencia y el estado en que se encuentran los bienes y genera relacin pormenorizada detallando los bienes por agrupaciones de inventarios, con las indicaciones de: descripcin, cantidad, costo Histrico, saldos en las cuentas valuativas, vida til restante, saldo en libros, proveedor, placa, serial, entidad aseguradora, etc. Estudia la solicitud y de acuerdo a la disponibilidad y al concepto de la parte administrativa; la aprueba o la rechaza, respondiendo por escrito a la entidad solicitante. Enva la solicitud y copia de la respuesta del Ordenador del Gasto al rea de almacn e inventarios

Parte Administrativa

3.
Representante Legal

4.

BAJA POR TRASPASO DE BIENES AL PROGRAMA COMPUTADORES PARA EDUCAR

Dentro de la "agenda nacional de conectividad, el salto a Internet" se enmarca el programa nacional, computadores para educar aprobado por documento COMPES 3063 del 23 de diciembre de 1999, el cual tiene como objetivo recolectar y reacondicionar equipos de cmputo dados de baja por entidades pblicas y empresas privadas y, distribuirlos sin costo alguno a las instituciones educativas de todo el Pas, especialmente las reas mas apartadas de la geografa nacional. Quedando incluido en el Decreto 2324 de noviembre del 2000 y en la Directiva Presidencial 02 de 2001.

PROCEDIMIENTO POR LA PERDIDA DE BIENES PUBLICOS 1. 2. 3. Parte Administrativa 4. 5. Da aviso a la parte Administrativa de la perdida, hurto o robo del bien. Presenta denuncia ante autoridad competente del hurto o robo. Informar al Representante Legal sobre el hecho Designa a un funcionario para efectuar Inspeccin Ocular (En los casos que amerite) Informar a la Aseguradora y solicitar reposicin del bien Efecta Inspeccin en el lugar de los hechos y levanta un acta y presenta un informe sobre los hechos relevantes

Responsable del Bien

Funcionario Designado

6.

7.
Representante Legal 8. 9.

Evala la situacin y determina que tipo de investigacin debe adelantarse segn el grado de la falta.
Autoriza la baja de bienes por perdida y el registro en la cuenta de responsabilidades en proceso. Proyecta acto administrativo designando a un funcionario Investigador
ADMINISTRACION Y CONTROL DE LOS BIENES PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO EN LAS ENTIDADES Y ORGANISMOS DEL ESTADO

PROCEDIMIENTO POR LA PERDIDA DE BIENES PUBLICOS

Funcionario Investigador

10. Efecta una investigacin concluyendo en sancin o cierre de archivo


11. Presenta un informe de inspeccin relatando los hechos o 12. En caso de que se le declararse responsabilidad administrativa por la perdida del bien deber: - Reintegrar el bien por uno de iguales o mejores caractersticas - Cancelar el valor del bien a precio comercial previo avalo

Responsable del Bien

Parte Administrativa

13. Si se determina que la falta es grave, la Entidad dar traslado del proceso a quin corresponda (Disciplinaria o Penal) 14. En caso de pago, reintegro o exoneracin, descarga el saldo de la cuenta de Responsabilidades en Proceso
15. En caso de que el proceso se envi a la Contralora, trasladar a la cuenta de Responsabilidades Fiscales.

PROCESOS DE ENAJENACION DE BIENES PUBLICOS


DECRETO 4444 DE 2008

ENAJENACION BIENES DEL ESTADO CAP VII SECCION 3.7.1.1 DECRETO 734/2012 REGLA GENERAL CONVOCATORIA PUBLICA

mbito de aplicacin Art. 3.7.1.1 Decreto 734/2012 Modalidades de seleccin Art. 3.1.1 Principios que se deben aplicar Formas de enajenacin: Directa sobre cerrado o subasta publica o por medio de Intermediarios Art. 3.7.1.2. Estudios previos y convocatoria Art.3.7.1.3 Aviso de convocatoria publica de enajenacin de los B. Muebles Contenido del Pliego de condiciones Art. 3.7.1.4 Publicidad del proceso SECOOP, Art.3.7.1.5 mas los del Art. 2.2.5 que son 19 Actos y la Publicacin en la Pagina Web Lista de los Bines a ser enajenados El Precio Mnimo de venta.

MODALIDADES DE ENAJENACION
DIRECTA POR OFERTA EN SOBRE CERRADO. 1. PUBLICACION EN EL SECOP DE LA CONVOCATORIA PARA LA ENEJENACION DE

BIENES QUE PRETENDE NEGOCIAR EN FORMA DIRECTA. CON EL AVISO DE CONVOCATORIA SE PUBLICARA EL PROYECTO DE PLIEGO DE CONDICIONES, INDICANDO EL LUGAR EN DONDE SE PUEDEN CONSUTAR LOS ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS Y SE PUBLICARA EL LISTADO DE LOS BINES A ENEJENAR. 2. RECIBIDAS Y RESPONDIDAS LAS OBSERVACIONES AL PROYECTO DE PLIEGO DE CONDICIONES, LA ENTIDAD EXPEDIRA EL ACTO ADMINITRATIVO DE APRTUTA Y LO PIBLICAR EN EL SECOP JUNTO CON EL PLIEGO DEFINITIVO. 3. RECIBIDAS LAS OFERTAS LA ENTIDAD HARA LA VERIFICACION DE REQUISITOS HABILITANTES DE LOS OFERENTES, RESULTADO SE PUBLICARA EN EL SECOP JUNTO CON EL LISTADO DE LOS BIENES SOBRE LOS CUALES SE RECIBIERON PROPUESTAS. 4. APERTURA DE LAS OFERTAS ECONMICAS DE LOS PROPONETES HABILITADOS EL DIA, FECHA, HORA Y LUGAR SEALADOS EN EL PLIEGO DE CONDICIONES, SE INFORMARA LA MEJOR OFERTA RECIBIDA EN SOBRE CERRADO, CON EL FIN DE PERMITIR POR UNA SOLA VEZ QUE LOS ASISTENTES LA MEJOREN. 5. SURTIDO LO ANTERIOR, LA ENTIDAD ADJUDICAR EL BIEN O BIENES AL PROPONENTE QUE HAYA OFERTADO EL MEJOR PRECIO.

MECANISMOS DE ENEJENACION ENAJENACION DIRECTA A TRAVES DE SUBASTA PUBLICA. 1. CON LOS OFERENTES HABILITADOS DE MANERA PRESENCIAL O ELECTRONICA EN EL DIA, HORA Y LUGAR SEALADOS EN EL PLIEGO. 2. EL MAYOR PRECIO OFRECIDO POR LOS PARTICIPANTES HABILITADOS EN SUS OFERTAS SERA EL VALOR INICIAL CON QUE SE COMENZARA LA SUBASTA. 3. EL BIEN SERA ADJUDICADO AL PARTICIPANTE QUE HAYA OFERTADO EL MAYOR VALOR A PAGAR, SI TRANSCURRIDO EL TIEMPO SEALADO EN EL PLIEGO, NO SE LOGRA UNA POSTURA MEJOR. EL PLIEGO DE CONDICIONES PODRA SEALAR EL NRO MAXIMO DE POSTURAS QUE PUEDE REALIZAR CADA PARTICIPANTE, ASI COMO UN VALOR MINIMO DE MEJORA DE LAS MISMAS Y DEMAS ASUSNTOS PROPIOS DEL PROCEDIMIENTO.

MECANISMOS DE ENAJENACION
A TRAVES DE PROMOTORES = BANCA DE INVERSION, MARTILLO, BOLSA

DE BIENES Y PRODUCTOS AGROPECUARIOS, COMMODITES U PROFESIONALES IDONEOS. 1. LA VENTA SERA SIEMPRE A TRAVES DE SUBASTA PUBLICA O MEDIANTE EL MECANISMO DE DERECHO PRIVADO QUE SE CONVENGA CON EL INTERMEDIARIO. SE ESEPTUA LA ENAJENACION A TRAVES DE LA SOCIEDAD CENTRAL DE INVERSIONES CISA. 2. A LOS INTERMEDIARIOS LES SERAN APLICABLES LAS INHABILIDADES E INCOPATIBILIDADES Y EL REGIMEN DE CONFLICTO DE INTERESES. 3. PARA EL AVALUO DE LOS BIENES, LOS INTERMEDIARIOS SE SERVIRAN DE LOS EVALUADORES DEBIDAMENTE INSCRITOS EN EL REGISTRO NACIONAL DE EVALUDADORES QUIENES RESPONDERAN SOLIDARIAMENTE CON AQUELLOS. 4. REQUISITOS DE LA OFERTA O POSTUA. EL OFERENTE DEABERA CONSIGNAR EL 20% DEL PRECIO MINIMO DE VENTA COMO REQUISITO HABILITANTE PARA PARTICIPAR EN LA PUJA Y QUE SE IMPUTAR AL PRECIO. LOS OFERENTES NO SELECCIONADOS SE LES DEVOLVERA EL VALOR CONSIGNADO SIN INTERESES. UNA VEZ RECIBIDA LA OFERTA NO PODRAN RETRACTARSE, DE HACERLO O INCUMPLIR LAS CONDICIONES DE PAGO O FORMA DE DOCUMENTOS U OTRO REQUISITO DEL NEGOCIO JURIDICO, PERDERA EL VALOR DE LO CONSIGNADO QUE SE ENTIENDE COMO GARANTIA DE SERIEDAD DE LA OFERTA.

ENAJENACION ONEROSA DE BIENES A LA CENTRAL DE INVERSIONES S.A. CISA.

Contrato Inter administrativo.

LA ENTIDAD PUBLICA PODRA ENAJENAR SUS BIENES A TITULO ONEROSO CON LA CENTARAL DE INVERSIONES S.A. CISA. MEDIANTE UN CONTRATO INTERADMINISTRATIVO EN EL CUAL SE ESPITULARAN LAS CONDIONES DE VENTA. SE ACORDARA ENTRE LAS PARTES APLIANDO LOS MEDIOS DE VALORACION ADOPTADOS POR LA JUNTA DIRECTIVA DE ESTA, DE ACUERDO A LA NATURALEZA DEL BIEN. PARA BIENES INMUEBLES Y MUEBLES EL MODELO DE VALORACION DE CISA, PARTIRA DEL AVALUO COMERCIAL Y EL PECIO MINIMO DE VENTA.

Valor de Transferencia a CISA.

DETERMINACION AVALUO Y PRECIO MINIMO VENTA BIENES MUEBLES.


AVALUO COMERCIAL. El precio mnimo de venta de aeronaves, motonaves y vehculos de mas de 2 ejes ser practicado por persona natural o Jrica registrada en el Registro Nacional de Evaluadores. Para otro tipo de bienes muebles se tendr como precio mnimo de venta el estudio del mercado que para el efecto realice la propia entidad teniendo en cuenta el valor registrado en LIBROS CONTABLES. En Inmuebles el avalo del Agustn Codazzi, Bancas de inversin o P. Naturales O jurdicas registradas en el Registro Nacional de Avalaos. RNA. PRECIO MINIMO DE VENTA. Una vez obtenido el avalo comercial la entidad lo ajustar para obtener el precio mnimo de venta con las siguientes variables: Valor del avalo, Ingresos, Valor de la Depreciacin Esperada, Gastos (Vigilancia, impuestos y gravmenes, Registro de propiedad, Seguros, avalaos, Promocin y venta, bodegaje, transporte, reparaciones administracin) Tasa de redescuento, Tiempo de Comercializacin y Calculo del Precio Mnimo de venta. El objetivo es la de establecer el precio de referencia para la enajenacin teniendo en cuenta el tiempo de comercializacin y los costos en que incurre la entidad por se la propietaria del activo.

TOMA FISICA DE INVENTARIOS

ADMINISTRACION Y CONTROL DE LOS BIENES PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO EN LAS ENTIDADES Y ORGANISMOS DEL ESTADO

INVENTARIOS DE BIENES
Es la verificacin fsica de los bienes o elementos en los Almacenes o bodegas, depsitos, farmacias, dependencias, a cargo de usuarios, con el fin de confrontar las existencias reales o fsicas, contra los saldos registrados en la bodega, oficina de control de Inventarios y cuentas contables. Esta confrontacin se realiza mediante la prctica de pruebas representativas de los bienes por cada cuenta, dependencia o responsable, efectuado por lo menos una vez al ao. Los inventarios o tomas fsicas deben realizarse con el propsito de verificar, clasificar, analizar y valorizar los bienes propiedad de la entidad, en cumplimiento de lo establecido por los Organismos de Control, la Contadura General de la Nacin, que disponen velar por el registro permanente y valorizado de los bienes muebles, Propiedades, Planta y Equipo devolutivos, consumo, servibles o inservibles, en servicio o en bodega, recibidos y entregados a terceros, que conforman el patrimonio de las entidades, de acuerdo con las normas vigentes en lo referente a las operaciones que afectan el manejo del inventario.
ADMINISTRACION Y CONTROL DE LOS BIENES PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO EN LAS ENTIDADES Y ORGANISMOS DEL ESTADO

CAUSAS QUE GENERAN DIFERENTES INVENTARIOS CON LOS QUE REPORTA CONTABILIDAD (PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO) Sistemas independientes sin interfase a Contabilidad Procedimientos que no estn claramente establecidos

Los movimientos de ingresos, egresos y baja de bienes no se reportan


Clasificacin Codificacin

Registros y soportes contables Tardos

Ausencia de inventarios consolidados y no conciliacin con el balance de la entidad

ADMINISTRACION Y CONTROL DE LOS BIENES PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO EN LAS ENTIDADES Y ORGANISMOS DEL ESTADO

ASPECTOS QUE SE DEBEN TENER EN CUENTA


REALIZAR UNA COMPARACION CON REGISTROS DE ALMACEN, CONTABILIDAD Y LOS SALDOS EN LOS ESTADOS FINANCIEROS. SEGUIMIENTO DE LOS BIENES PUBLICOS QUE SE ENCUENTREN EN PODER Y EN RESPONSABILIDAD DE LOS FUNCIONARIOS DE LA ENTIDAD. SANEAMIENTO Y SEGUIMIENTO DE LOS BIENES PUBLICOS QUE SE ENCUENTREN EN PODER DE TERCEROS, EN CUALQUIER CONDICION Y QUE FORMAN PARTE DEL PATRIMONIO PUBLICO O PUEDEN AFECTAR SUS RESULTADOS, VERIFICAR LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS Y LA GESTION DE LA ADMINISTRACION. SANEAMIENTO Y SEGUIMIENTO DE LOS BIENES QUE SE ENCUENTREN RECIBIDOS DE TERCEROS EN CUALQUIER CONDICION.
ADMINISTRACION Y CONTROL DE LOS BIENES PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO EN LAS ENTIDADES Y ORGANISMOS DEL ESTADO

ESTRATEGIAS PREVIAS A LA TOMA FISICA DE INVENTARIOS

Visitas de diagnstico para determinar las fortalezas o


deficiencias de registros contables Anlisis a los estados contables e informes y/o recomendaciones de los entes de control y fiscalizacin Programas de mejoramiento capacitacin y compromisos de

Procesos y procedimientos para corregir deficiencias. Manual adoptado para el manejo, control y clasificacin los inventarios.

PLANEACION TOMA FISICA DE INVENTARIOS


LOS INVENTARIOS SE INICIAN CON UN SANEAMIENTO Y DEPURACION DE SALDOS ANTIGUOS Y DE LOS BIENES QUE ESTEN REGISTRADOS POR DEBAJO DE MEDIO SALARIO MINIMOLEGAL VIGENTE. OPORTUNIDAD FECHAS DE INICIACION Y TERMINACION RESPONSABLES DE CADA DEPENDENCIA PROYECCION DEL PERSONAL REQUERIDO CAPACITACION Y ENTRENAMIENTO DE PERSONAL PARTICIPANTE APOYO TOTAL ADMINISTRATIVO DETERMINACION DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS A SEGUIR RECONOCIMIENTO DE LAS DEPENDENCIAS Y LAS, BODEGAS INFORMES A EMITIR Y CONTENIDOS DOCUMENTOS DE TRABAJO Y PLANILLAS DE REGISTROS EVALUACIONES DE RESULTADOS INFORMES Y RECOMENDACIONES AJUSTES CONTABLES, COMPENSACIONES PERMITIDAS RESPONSABILIDADES POR FALTANTES REGISTRO DE INGRESOS POR SOBRANTES

OBTENCION INFORMACION PARA LA PLANEACION DE UNA TOMA FISICA DE INVENTARIOS


1. 2. ANALIZAR ESTADO GENERAL DE LA CONTABILIDAD Y LA INFORMACION DE ALMACENES, INVENTARIOS Y ARCHIVOS OBTENER LA INFORMACIN SOBRE ORDENAMIENTO, CLASIFICACIN, CARACTERSTICAS Y REQUISITOS NECESARIOS PARA MANIPULACIN Y RECONOCIMIENTO. UBICAR E IDENTIFICAR GEOGRAFICAMENTE LOS SITIOS Y LAS DEPENDENCIAS QUE PUEDEN TENER BIENES DE LA ENTIDAD DIFERENCIAS ENTRE REGISTROS DE CONTABILIDAD E INVENTARIOS EVALUAR GRADO DE COMPLEJIDAD DE TOMA FSICA EXISTENTE. PERSONAL REQUERIDO PARA LA TOMA FSICA, DURACIN Y PLANEACIN. SISTEMAS DE CONTROL INTERNO EXISTENTES, EL RESPALDO ADMINISTRATIVO, SEGUIMIENTO, CONTROL, REGISTRO E INFORMES DE INVENTARIOS SEGUIMIENTO CONTROL Y RESPONSABILIDAD DE LOS ENCARGADOS INFORME DE RESULTADOS

3. 4. 5. 6.

7.

8. 9.

ASPECTOS A CONSIDERAR EN UNA TOMA FSICA DE INVENTARIOS


LA TOMA FSICA DEBE SER ORDENADA Y LA INFORMACION QUE SE LEVANTE DEBE SER COMPLETA Y VERAZ 1. 2. IDENTIFICACION Y CLASIFICACION DE LOS BIENES SERVIBLES EN USO. IDENTIFICACION Y CLASIFICACION DE LOS BIENES INSERVIBLES, OBSOLETOS E INNECESARIOS Y SI HAY CLARIDAD EN EL PROCEDIMIENTO A SEGUIR EL PROCESO DE BAJAS IDENTIFICAR LOS BIENES QUE NO APARECEN EN EL FISICO PERO FIGURAN EN LOS REGISTROS DE LA ENTIDAD PROCESO ADMINISTRATIVO QUE PERMITA IDENTIFICAR LOS FALTANTES Y LOS RESPONSABLES DE ESTOS IDENTIFICACION DE BIENES NO REGISTRADOS EN INVENTARIOS Y QUE SE DEBEN INCORPORAR COMO SOBRANTES DE INVENTARIOS O QAUE SE PUEDEN COMPENSAR POR SEMEJANZA O IGUALES CARACTERISTICAS. IDENTIFICAR BIENES QUE FIGURAN EN INVENTARIO COMO ACTIVOS PERO POR SUS CARACTERISTICAS PUEDEN SER CONSIDERADOS DE CONSUMO - DEPURAR BIENES. IDENTIFICACION Y CLASIFICACION DE LOS BIENES RECIBIDOS Y ENTREGADOS EN COMODATO CONCILIACION DE LOS SALDOS OBTENIDOS EN LA TOMA FISICA Y LOS REFLEJADOS CONTABLEMENTE
ADMINISTRACION Y CONTROL DE LOS BIENES PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO EN LAS ENTIDADES Y ORGANISMOS DEL ESTADO

3.

4.

5.

6. 7.

CONTENIDO DEL ACTA DE INVENTARIOS

Acta o Informe Final de la Toma Fsica


En el desarrollo del procedimiento se levantar un acta en la cual deben quedar consignados todos los pormenores de la toma fsica o comprobacin.

CONTENIDO MINIMO DEL ACTA. Lugar y fecha; Nombre de la entidad; Dependencia o bodega donde se encuentran ubicados los bienes; datos del funcionario o responsable de su uso o custodia; datos de la fianza: nmero, cuanta, compaa aseguradora y vigencia (si a ello hubiere lugar); Informacin de los funcionarios que acompaan el proceso, de Control Interno o el delegado por la administracin, descripcin o nombre de los bienes; codificacin o nmero de placa; unidad de medida; saldos segn registros en krdex o en el sistema de control de bienes;
Adicional al inventario anual obligatorio, la entidad podr realizar inventarios rotativos o de verificacin de forma peridica que le permitan mantener actualizadas las cifras que componen su patrimonio y controlar los bienes en especial los que se encuentran en servicio.

CONTENIDO DEL ACTA DE LA TOMA DE INVETARIOS


Se debe dejar constancia en el acta sobre las diligencias que permitieron recoger transacciones, datos y sucesos observados al momento de realizar la toma fsica. Traslados realizados entre dependencias y funcionarios, listado definitivo de bienes inservibles, servibles no utilizables, obsoletos y de aquellos que requieren reparacin; Listado definitivo de sobrantes y faltantes para que se inicie la investigacin administrativa o el proceso de responsabilidad a que haya lugar. Para efectuar la conciliacin se debe tener claridad en: 1.- Sobrantes Justificados; Si aparecen elementos sobrantes, originados por omisiones o errores en los registros, se deben incorporar en forma inmediata, elaborando un comprobante de entrada, el cual se soporta en el acta de la diligencia, verificando previamente la veracidad del hecho. Si los bienes se encuentran en servicio, se efectuar adicionalmente la salida correspondiente, para dejarlos a cargo de la dependencia o funcionario que los est utilizando 2.- Sobrantes No Justificados; De encontrarse sobrantes cuyo origen no se puede determinar, se procede a su valorizacin y elaboracin de la entrada, con las respectivas observaciones y se elaborar el correspondiente registro en el sistema, tarjeta de krdex o listados de control de bienes y sistema contable, con cargo a quien los tiene en uso, tomando como soporte el acta y el inventario fsico en que se estableci. Si la valorizacin requiere de conocimiento tcnico o cientfico especializado, se realizar mediante la actuacin de un perito que rena las calidades para tal fin, de no existir personal capacitado dentro de la entidad para realizarlo, mediante autorizacin del Representante Legal se har la contratacin correspondiente.
ADMINISTRACION Y CONTROL DE LOS BIENES PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO EN LAS ENTIDADES Y ORGANISMOS DEL ESTADO

INVENTARIOS FISICOS DEPOSITO Y SERVICIO

3.- Faltantes No Justificados: Cuando existan elementos que no sea procedente o viable su compensacin, en el informe final de inventario se dejar constancia del hecho, para que el Responsable del Almacn traslade oficialmente al comit de inventarios el resultado de las averiguaciones y la informacin o descargos iniciales presentados por el usuario o responsable del bien, documentacin sta, que ser tenida en cuenta por el comit para evaluar cuantitativa y cualitativamente el grado de responsabilidad y se fuere del caso, de dar traslado a la oficina de investigaciones disciplinarias o a quien haga sus veces al interior de la entidad para lo de su competencia. 4.- Compensaciones; Las compensaciones de faltantes, con sobrantes que se presenten simultneamente, se realizarn previa autorizacin del Representante Legal o del funcionario que l delegue para tal fin o del comit de inventarios. En tal evento debe existir similitud entre los elementos en cuanto a caractersticas fsicas, tcnicas, clase, modelo, precio, etc., que hubieran podido originar confusin en los recibos o salidas de los bienes. Para registrar la incorporacin de sobrantes y la eliminacin de faltantes, debern producirse los comprobantes de entrada y salida en forma simultnea 6.- Responsabilidades; De conformidad con la ley, es deber de los servidores pblicos vigilar y salvaguardar los bienes y valores encomendados, cuidar que sean utilizados debida y racionalmente segn los fines a que han sido destinados y responder por la conservacin de documentos, tiles, equipos, muebles y bienes confiados a su guarda y administracin, rendir oportunamente cuenta de su utilizacin y poner en conocimiento del superior inmediato los hechos que puedan perjudicar la administracin, en relacin con el manejo de bienes.
ADMINISTRACION Y CONTROL DE LOS BIENES PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO EN LAS ENTIDADES Y ORGANISMOS DEL ESTADO

SALDOS DE LA CUENTA DE CONTABILIDAD CON ALMACEN INVENTARIOS 7. Revisar los saldos reportados por Contabilidad en Balance contra los saldos y soportes de Almacn e Inventarios.

8.- Identificar las inconsistencias, que afectan los saldos.


9.- Revelar el origen y magnitud de la inconsistencia de estos saldos. 10.- Generar plan de accin y mejoramiento para la conciliacin de los saldos 11.- Realizar los ajustes necesarios para reflejar la realidad financiera de la Entidad 12.-Definir procedimientos que permitan mejorar y solucionar las inconsistencias detectadas.
ADMINISTRACION Y CONTROL DE LOS BIENES PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO EN LAS ENTIDADES Y ORGANISMOS DEL ESTADO

CONTROL DE ACTIVOS FIJOS EN SERVICIO

EL CONTROL DE ESTOS ELEMENTOS SE EJERCER A TRAVS DEL GRUPO DE INVENTARIOS EL CUAL TENDR EN CUENTA LOS SIGUIENTES MECANISMOS: INVENTARIO SISTEMATIZADO DE BIENES CARPETAS POR DEPENDENCIAS SISTEMA INTERNO DE IDENTIFICACION DE LOS BIENES INDIVIDUAL Y POR DEPENDENCIA PRUEBAS SELECTIVAS DE DEVOLUTIVOS EN SERVICIO PROGRAMAS GENERALES DE INVENTARIOS FISICOS DE DEVOLUTIVOS EN SERVICIO.

ADMINISTRACION Y CONTROL DE LOS BIENES PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO EN LAS ENTIDADES Y ORGANISMOS DEL ESTADO

REPONSABILIDAD EN MANEJO DE BIENES PUBLICOS

RESPONSABILIDADES POR PERDIDA DE BIENES


A partir de la Resolucin 4536 de 1.998 y las circulares de 1.999 - CGR sobre Procedimientos y acciones a seguir con ocasin de prdida de bienes o fondos de la Nacin; las entidades pblicas asumieron las investigaciones disciplinarias correspondientes por la prdida o extravo de sus bienes. De otra parte la Ley 610 de 2000 reglament la perdida de bienes cuando : Art. 7 En los casos de prdida, dao o deterioro de bienes por causas distintas al desgaste natural que sufren las cosas, los bienes inservibles no dados de baja, nicamente proceder derivacin de responsabilidad fiscal cuando el hecho tenga relacin directa con el ejercicio de actos propios de la gestin por parte de los presuntos responsables. (Gestor Fiscal es el Representante de la entidad, el tesorero, el jefe de presupuesto, el jefe de la oficina jurdica, el jefe de planeacin, el almacenista entre otros. Sentencia C840 de 2001-Corte Constitucional).
En los dems eventos de prdida, dao o deterioro de bienes, el resarcimiento de los perjuicios causados al erario, proceder como sancin accesoria a la principal que se imponga dentro de los procesos disciplinarios que se adelanten por tales conductas o como consecuencia civil derivada de la comisin de hechos punibles, segn que los hechos que originaron su ocurrencia correspondan a las faltas que sobre guarda y custodia de los bienes estatales, establece el Cdigo Disciplinario nico o los delitos tipificados en la legislacin penal.

RESPONSABILIDADES
RESPONSABILIDADES ADMINISTRATIVAS EN PROCESO INTERNAS Para los Funcionarios que no son gestores
RESPONSABILIDADES EN PROCESO FISCALES Para los Funcionarios que son gestores

RESPONSABILIDADES DE LOS GESTORES FISCALES


SERVIDORES PUBLICOS QUE SON GESTORES FISCALES

Son todos aquellos funcionarios de manejen o administren bienes o fondos de la Nacin. VER CONCEPTO 80112 EE 31877 PAG.9 (Sentencia C840 de 2001-Corte Constitucional). Representante de la entidad, Tesorero Jefe de presupuesto, Jefe de la oficina jurdica, Jefe de planeacin, Almacenista entre otros.
CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA ES A QUIEN LE CORRESPONDE ESTABLECER LA RESPONSABILIDAD QUE SE DERIVE DE LA GESTIN FISCAL; IMPONER SANCIONES PECUNIARIAS; RECAUDAR SU MONTO EJERCER LA JURISDICCIN COACTIVA. VER CONCEPTO 80112 EE 31877 PAG.9. PUDIENDOLO EFECTUAR POR EL PROCEDIMIENTO VERBAL DE RESPONSBILIDAD FISCAL ART. 97 LEY 1474/2011 ESTATUTO ANTICORRUPCION SERVIDORES PUBLICOS QUE NO SON GESTORES FISCALES
VER CONCEPTO 80112 EE 31877 PAG.15

LAS ENTIDADES ASUMEN LA INVESTIGACIN DISCIPLINARIA. (VER CONCEPTO 80112 EE 31877) PAG.15 EL RESARCIMIENTO DE LOS PERJUICIOS CAUSADOS AL ERARIO POR LA PRDIDA, DAO O DETERIORO DE BIENES, POR VA DISCIPLINARIA, SOLO PROCEDE MEDIANTE LA DEVOLUCIN, REPARACIN O RESTITUCIN VOLUNTARIA DEL BIEN, QUE REALICE EL SERVIDOR PBLICO, (NO A TITULO DE SANCIN), LO CUAL PRODUCE EFECTOS EN LA GRADUACIN DE LA

PROCESOS DE RESPONSABILIDAD

Concepto 1686 / Julio 2003 Contralora General de la Repblica el numeral 22 del artculo 34 de la Ley 734/02, prescribe dentro de los Deberes de los servidores pblicos entre otros; Responder por la conservacin de los tiles, equipos, muebles y bienes confiados a su guarda o administracin y rendir cuenta oportuna de su utilizacin. Entonces es importante puntualizar sobre la responsabilidad que le asiste al servidor pblico, respecto de los bienes asignados para el ejercicio de sus funciones o confiados a ste para su guarda, custodia y administracin. En caso de prdida, hurto o extravo de los bienes, le corresponde a la administracin la recuperacin de los mismos, y al servidor pblico la responsabilidad personal pertinente. Por ende, la administracin pblica est obligada a recuperar los bienes perdido o extraviados, en forma gil y oportuna.

EL PROCESOS DE RESPONSABILIDAD

Marco legal: ley 610 de 2000 y Resolucin 4536 de 1998


El proceso de Responsabilidad Fiscal es el conjunto de actuaciones administrativas adelantadas por las Contraloras con el fin de determinar y establecer las responsabilidad de los servidores pblicos y de los particulares, cuando en el ejercicio de la gestin fiscal o con ocasin de sta, causen por accin u omisin y en forma dolosa o culposa un dao al patrimonio del Estado. Proceso Administrativo de Gestin Fiscal : El conjunto de actividades econmicas, jurdicas y tecnolgicas que realizan los servidores pblicos y las personas de derecho privado que manejen o administren recursos o fondos pblicos, tendientes a la adecuada y correcta planeacin, adquisicin, conservacin, administracin, custodia, explotacin, enajenacin, consumo adjudicacin, gasto, inversin y disposicin de los bienes pblicos, as como la recaudacin, manejo e inversin de sus rentas en orden a cumplir los fines esenciales del Estado, con sujecin a los principios de legalidad, eficiencia, economa, eficacia, equidad, imparcialidad, moralidad, transparencia, publicidad y valoracin de los costos ambientales.
ADMINISTRACION Y CONTROL DE LOS BIENES PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO EN LAS ENTIDADES Y ORGANISMOS DEL ESTADO

Ley 734 de 2002, Cdigo Disciplinario nico, Manejo de Inventarios


Artculo 34, Deberes de los funcionarios pblicos, en sus numerales 4, 5,21 y 22:
Numeral 4.Utilizar bienes y recursos asignados para el desempeo de su empleo, cargo o funcin, las facultades que le sean atribuidas, o la informacin reservada a que tenga acceso por razn de sus funcin, en forma exclusiva para los fines a que estn afectos. Numeral 5.Custodiar y cuidar la documentacin e informacin que por razn de su empleo, cargo o funcin conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, e impedir o evitar la sustraccin, destruccin, ocultamiento o utilizacin indebidos. Numeral 21Vigilar y salvaguardar los bienes y valores que le han sido encomendados y cuidar que sean utilizados debida y racionalmente, de conformidad con los fines a que han sido destinados. Numeral 22Responder por la conservacin de los tiles, equipos, muebles y bienes confiados a su guarda o administracin y rendir cuenta oportuna de su utilizacin

Ley 734 de 2002, Cdigo Disciplinario nico, Manejo de Inventarios


Artculo 48, Son faltas gravsimas, numerales 3, 43, 51, 52 y 63. Numeral 3Dar lugar a que por culpa gravsima se extraven, pierdan o daen bienes del Estado o a cargo del mismo, o de empresas o instituciones en que este tenga parte o bienes de particulares cuya administracin o custodia se le haya confiado por razn de sus funciones, en cuanta igual o superior a quinientos (500) salarios mnimos legales mensuales. Incrementar injustificadamente el patrimonio, directa o indirectamente, en favor propio o de un tercero, permitir o tolerar que otro lo haga. Numeral 43Causar dao a los equipos estatales de informtica, alterar, falsificar, introducir, borrar, ocultar o desaparecer informacin en cualquiera de los sistemas de informacin oficial contenida en ellos o en los que se almacene o guarde la misma, o permitir el acceso a ella a personas no autorizadas. Numeral 51Adquirir directamente o por interpuesta persona bienes que deban ser enajenados en razn de las funciones de su cargo, o hacer gestiones para que otros los adquieran. Numeral 52No dar cumplimiento injustificadamente a la exigencia de adoptar el Sistema Nacional de Contabilidad Pblica de acuerdo con las disposiciones emitidas por la Contadura General de la Nacin y no observar las polticas, principios y plazos que en materia de contabilidad pblica se expidan con el fin de producir informacin confiable, oportuna y veraz. Numeral 63...No asegurar por su valor real los bienes del Estado ni hacer las apropiaciones presupustales pertinentes.
ADMINISTRACION Y CONTROL DE LOS BIENES PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO EN LAS ENTIDADES Y ORGANISMOS DEL ESTADO

Ley 734 de 2002, Cdigo Disciplinario nico, Manejo de Inventarios

Artculo 55, Son faltas gravsimas, numeral 4:


Numeral 4 Apropiarse, directa o indirectamente, en provecho propio o de un tercero, de recursos pblicos, o permitir que otro lo haga; o utilizarlos indebidamente. Otra normatividad asociada a inventarios: Circular nmero 25 de 2000, por la cual se fijan Pautas mnimas para la implementacin del Plan General de Contabilidad Pblica que regir a partir del 1 de enero del 2001.

ADMINISTRACION Y CONTROL DE LOS BIENES PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO EN LAS ENTIDADES Y ORGANISMOS DEL ESTADO

RESPONSABILIDADES