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Techniques de rdaction des procdures et des instructions de travail

Prambule
Le systme qualit se dfinit comme lensemble de lorganisation, des procdures, des processus et des moyens ncessaires pour mettre en uvre le management de la qualit. Le systme qualit se base sur le principe de la satisfaction du client en vitant la non conformit toutes les tapes dapprovisionnement, de fabrication et de livraison du produit. Ce systme peut porter sur tout ou une partie de lactivit de lentreprise. Il doit comprendre lensemble des dispositions permettant de maintenir et de rendre constante la qualit des processus, activits, services ou produits concerns.

Prambule
Ceci suppose une organisation interne qui permet de matriser la qualit, de lintgrer dans lentreprise et dlaborer des moyens documentaires tels que ceux dcrivant les dispositions gnrales, les principes, les rgles et la politique (manuel qualit et/ou plan qualit) et ceux relatifs au fonctionnement (procdures, instructions et enregistrements relatifs la qualit). Cette dmarche sintgre parfaitement dans la logique de lentreprise : Engagement de la direction ; Identification des besoins des clients et programmation efficace de leur satisfaction ; Ralisation / Fabrication dans des conditions matrises. Tout ceci en vue dapporter des preuves, de satisfaire le client, de se dvelopper sur le march et de samliorer en permanence.

Dfinitions
Systme qualit Ensemble de lorganisation, des procdures, des processus et des moyens ncessaires pour mettre en uvre le management de la qualit. Manuel qualit Document nonant la politique qualit et dcrivant le systme qualit dun organisme. Le manuel qualit dveloppe, en gnral, les points suivants : Dcrit lentreprise, lengagement qualit de ses dirigeants, la politique qualit et ses objectifs qualit gnraux ; Dsigne le responsable qualit ; Dtaille son organisation et les responsabilits des diffrents acteurs de lentreprise ; Rappelle la structure du systme qualit de lentreprise conformment la norme ISO ; Rsume ses exigences en matire de systme qualit en se rfrant aux procdures.

Dfinitions
Plan qualit Le plan qualit est le document nonant les modes opratoires, les moyens, les squences dactivit, les contrles et la gestion se rapportant un produit, service, contrat ou projet particulier. Processus Ensemble de moyens et dactivits qui transforment des lments entrants en lments sortants et qui de ce fait, ajoutent une valeur au produit ou service.

Dfinitions
Procdure Une procdure est une manire spcifie daccomplir une activit. Elle vise lorganisation mthodique du droulement et de la matrise de celle-ci. Les procdures dcrivent en dtail lorganisation et le droulement dactivits lies la ralisation des diffrentes tches (qui fait quoi, ce qui doit tre fait, qui doit le faire, quand et o, comment, quel matriel et quipement utiliser ?). Il est vident que le contenu dune procdure doit tre modul en fonction de limportance et/ou de la complexit de lactivit couverte. La procdure doit avoir une prsentation homogne. Elle doit tre identifie par un titre, une rfrence, une date de rdaction, un indice de pagination. La procdure doit tre vise par le rdacteur, le vrificateur et lapprobateur.

Dfinitions
Une procdure doit tre autant que possible structure en rubriques dont le but est de dfinir : Lobjet ; Le champ dapplication ; Les documents de rfrences ; Les responsabilits ; Les qualifications ; Les moyens en personnel et en matriel ; Le mode opratoire ou le droulement de lactivit ; Les donnes respecter et les critres dacceptabilit ; Les contrles et les documents denregistrement ; Les dispositions prendre en cas de non conformit ; Les documents tablir en relation avec la procdure et les modes de diffusion.

Dfinitions
Instructions de travail Ce sont les directives ou les consignes donnes pour lexcution dune tche ou dune opration dtermine (le dmarrage dun mode opratoire machine, dun essai). Elles reprsentent aussi la description de la mthodologie et des moyens permettant la matrise de certaines activits critiques ayant une influence directe sur la qualit. Les instructions compltent les procdures au niveau des prescriptions techniques particulires respecter dans lexcution des tches.

Dfinitions
Enregistrements Ce sont les preuves crites quune opration a t effectue. Lenregistrement doit tre identifiable sans ambigut et facilement retrouvable. Les enregistrements sont la matrialisation des activits effectues, en application dune procdure ou instruction et des rsultats obtenus. Les enregistrements reprsentent un intrt plusieurs niveaux : Elles apportent la preuve de lexcution des tches prvues et de lobtention des rsultats ; Elles permettent un suivi rigoureux des activits et de lidentification des drives ventuelles ; Elles permettent dvaluer les problmes rptitifs et den effectuer lanalyse ; Elles permettent de servir de base un traitement statistique ; Elles permettent de vrifier le respect des dispositions du systme (Audit) ; Enfin, elles peuvent tre utiles en cas de contentieux.

La structure des procdures et des instructions de travail Pour rdiger les procdures et les instructions de travail, il faut dvelopper les points suivants : 1- Objectif Dfinit clairement lactivit pour laquelle la procdure ou linstruction est rdige. 2- Etendu Domaine dapplication de la norme (concerne lactivit, le service ou le produit, le contrat, les documents) 3- Responsabilits Dsigne les personnes concernes par la procdure ou linstruction de travail et explique leurs responsabilits. 4- Mthodologie Dcrit les tches et la manire de les raliser dans un ordre chronologique, sous forme dun texte ou dun logigramme tout en respectant les points de la norme.

La structure des procdures et des instructions de travail 5- Documentation Formulaires qui prouvent que la procdure a bien t respecte (ils sont rpertoris, par exemple, sous F-n de formulaire, F-n de procdure, tout dpend de la codification adopte). Cest un moyen denregistrement des rsultats obtenus et/ou de la ralisation des activits. 6- Rfrences Ensemble des documents utiliss pour la rdaction de la procdure ou linstruction de travail. 7- Enregistrement Document, sur support papier ou informatique, contenant de linformation relative lapplication du systme qualit de lentreprise et qui peut servir de preuve afin de dmontrer un client que ses exigences ont t respectes ou un auditeur interne ou externe, que le systme qualit a t mis en uvre et quil est efficace. Les enregistrements relatifs la qualit doivent tre complter par les employs dans le cadre de lapplication du systme qualit.

La structure des procdures et des instructions de travail

Page de garde
Nom de la procdure Version en vigueur Liste de distribution Liste de rvision Vrification et approbation