Balanced Scorecard

Alineando Estrategias en el rea de Sistemas

Propsito de un BSC
Comunicar eficientemente:
Misin, Visin y Valores del rea Plantear y comunicar las estrategias. Plantear y comunicar Objetivos Establecer Planes de Accin

Que cada grupo pueda:

Alinearse detrs de las estrategias Saber que tiene que hacer Saber cmo lo est haciendo

Adems brindar una herramienta para:

Saber si lo estamos haciendo bien. Tomar decisiones estratgicas Tomar decisiones tcticas alineadas a las estrategias.

Para que NO sirve

Para definir las estrategias.
Para definir las estrategias se utilizan herramientas de anlisis estratgico:
FODA. FODA Ampliado o DAFO. Matriz BCG. Anlisis de Fuerzas Competitivas.

Como simple herramienta de control:

El control sirve en funcin de ver la marcha estratgica.

Armando el Cuadro de Mando Integral

Anlisis Situacin Actual MISIN Y VISIN

Desarrollo de la ESTRATEGIA

Deteccin Definicin Definicin y de de Diseo de OBJETIVOS MTRICAS ESTRATGICO INICIATIVAS Creacin del MAPA

CUADRO DE MANDO INTEGRAL

Anlisis Situacin Actual

Misin:
Desarrollar Mantener Sistemas Informticos de Kick Off yMeeting (Off Site)

Alta Calidad que den soluciones y soporte a las Compromiso de Inicio definiciones estratgicas del Negocio Local y a Clientes Regionales de Citigroup Equipo Proyecto y Recursos

Estrategia de Comunicacin Visin:

Transformar a Citibank en el referente local en Definicin de Misin, Visin y Valores materia de innovacin Tecnolgica en el sector Self Assesment Financiero, y llegar a ser el mejor centro de desarrollo a nivel Regional Situacin deltecnolgico Area Local

Situacin del rea a nivel Regional Valores: Diversidad y alta calidad de servicios informticos. Anlisis FODA
Alto nivel profesional de los recursos humanos. Innovacin tecnolgica permanente. Relacin Costo / Calidad de los servicios

Estrategia General del Negocio

Cmo alcanzar los objetivos a largo plazo. Herramientas de Anlisis Estratgico.
Modelo de Porter de Fuerzas Competitivas. Matriz de General Electric. Matriz de Anlisis del Portafolio de Productos o Matriz BCG. Anlisis FODA y FODA ampliado.

Modelo de Porter de las Fuerzas Competitivas

Problemas al Ingreso de nuevos competidores

Entrantes Potenciales
Poder de negociacin de los compradores

Proveedores
Poder de negociacin de los proveedores

NIVEL DE LA COMPETENCIA

Clientes

Sustitutos

Amenazas de Alternativas sustitutivas

Matriz de General Electric

Factores de Atraccin Identificar factores de atraccin (FA). Identificar fortalezas del era (FO). Identificar reas de actividad (lneas de productos y/o divisiones del rea). Asignar pesos relativos para FA y FO. Distribuir en la matriz. Definir estrategias segn cuadrante.
Baja

I II III
Alta

IV V VI
Media

VII VIII IX
Baja

Fortalezas del rea

Alta

Media

Matriz BCG

Baja Vacas Lecheras Alta Perros Baja

Tasa de Crecimiento del Mercado

Obtener ndice crecimiento de la demanda. Participacin en la Regin de productos y/o servicios. Comparacin relativa con el competidor lder. Ubicar dentro de la matriz. Dimetro del crculo en funcin del volumen de ventas/proyectos.

Estrellas Alta

Nios Problema

Participacin relativa del rea en la Regin

Matriz BCG

Tasa de Crecimiento del Mercado

Obtener ndice crecimiento del mercado. Participacin de mercado de producto o servicio. Comparacin relativa con el competidor lder. Ubicar dentro de la matriz. Dimetro del crculo en funcin del volumen de ventas.

Alta

Estrellas

Nios Problema

A A
B B C

C
Vacas Lecheras Alta Participacin relativa de mercado Perros Baja

Baja

Anlisis FODA (SWOT)

Fortalezas Debilidades
Alto riesgo de inestabilidad econmica Alta demanda de Mercado Bajo Nivel en el VOE Crecimiento de la Competencia Modificaciones en el tipo de cambio Cambios en las polticas tecnolgicas regionales

Fortalezas: Aspectos dnde existe una ventaja competitiva. Debilidades: Aspectos dnde existen problemas. Oportunidades: Aspectos del mercado que an no han sido aprovechadas. Amenazas: Situaciones que si ocurrieran pueden ocasionarnos un perjuicio

Diversidad de Sistemas y Servicios Bajo Costo Facilidad de Contratacin de recursos Crecimiento del sector Cambio favorable Poltica Regional orientada a Centros de Desarrollo

Oportunidades

Amenazas

Matriz FODA de Estrategias Combinadas

(TOWS)
Puntos Fuertes Puntos Dbiles
Alto riesgo de inestabilidad econmica Alta demanda de Mercado Bajo Nivel en el VOE

Identificar Factores Internos

(Fortalezas / Debilidades).

Identificar Factores Externos

(Oportunidades /Amenazas).

Especificar Estrategias:
F/O o Maxi-Maxi: Utilizar las Fortalezas para aprovechar oportunidades. D/O o Mini-Maxi: Superar Debilidades tomando ventaja de las oportunidades. F/A o Maxi-Mini: Aprovechar fortalezas para minimizar las posibles Amenzas D/A o Mini-Mini: Reducir las debilidades y eludir las posibles amenazas
Oportunidades Crecimiento de la demanda Cambio favorable Poltica Regional orientada a Centros de Desarrollo

Diversidad de Sistemas y Servicios Bajo Costo Facilidad de Contratacin de recursos Estrategias F/O Ofrecer Roll Out de Plataformas ya desarrolladas. Ofrecer Servicios de Programacin. Ofrecer Servicios de Localizacin

Estrategias D/O Enfocarse en la Calidad Aprovechar la diferencia cambiaria como Plus de beneficio sobre productos de calidad Generar sentido de Pertenencia Regional para mejorar la Satisfaccin del VOE Evaluar el sistema de Compensaciones para aprovechar la ventaja cambiaria Estrategias D/A Buen manejo de Recursos Humanos Enfocarse en la Calidad Aprovechar la coyuntura cambiaria.

Amenazas Crecimiento de la Competencia Modificaciones en el tipo de cambio Cambios en las polticas tecnolgicas regionales

Estrategias F/A Monitorear la competencia para tener un buen MIX de Producto Enfocarse en la Calidad Mantener permanentemente el contacto Regional

Descomposicin en Objetivos
Distribuir en las cuatro perspectivas
Finanzas Clientes Procesos Internos Aprendizaje y Crecimiento

Los objetivos estn relacionados con las Estrategias, asociadas a las perspectivas.

Mapa Estratgico
Finanzas
Costo Desarrollos Mejorar Rentabildad Costos Mantenimiento y Operacin

Clientes
Mejorar Presencia de Marca

Aumentar Satisfaccin Cliente

Incorporar Nuevos Clientes

Procesos Internos

Asegurar Calidad Servicios

Ofrecer Tiempos Seguros

Mejorar Project Management

Desarrollar Productos Innovadores

Explorar Nuevos Paises

Aprendizaje y Crecimiento

Permanecer Actualizado en TI y PM

Mejorar Sentido de Pertenencia

Tener Amplia Variedad De Skills

Mejorar VOE

Definicin de Mtricas de Performance

Escoger variables que permitan saber si se alcanz un objetivo. La cantidad no debera ser excesiva. (utilizar la regla 4-5). Deben estar balanceadas. Deben estar bien definidas. Deben tener una frecuencia, una fuente identificable y un responsable. Se pueden diferenciar entre Inductores y Resultados.

Ejemplos de Mtricas
Finanzas
% Relativo Costos vs. Mejor Competidor Costos Mantenimiento Rentabilidad Sector

1er ao
80% u$s 4 $1.000.000 20% 70% 30% 60% 7 50% 5 50% 3 10% 60% 3 60%

2do ao
60% u$s 4 $1.500.00 30% 80% 70% 90% 10 70% 8 90% 4 30% 80% 5 80%

Clientes:
% Clientes Nuevos % Satisfaccin de Clientes Nivel conocimiento de marca

Procesos Internos:
% Proyectos terminados en fecha # Grupos certificados % Productos con nuevas tecnologa # Paises Clientes Proyectos manejados por PM

Aprendizaje y crecimiento
# Plataformas promedio manejadas x Empleado # Project Leaders Ceritificados Indice Sentido Pertenencia Indice Cursos Actualizacin promedio Nivel de satisfaccin empleados

Identificacin de Iniciativas
Estn asociadas a las estrategias. Son un medio para alcanzar los objetivos. Se deben escoger por su impacto. Sern evaluadas por su relacin con las mtricas de performance.

Matriz de Iniciativas
Cumplimiento Normas IT

Instrucciones: Listar todas los objetivos estrategicos para cada perspectiva en el Cuadro de Mando Integral. Marque aquellos cruces para los que un programa ayude a alcanzar un objetivo estratgico

F1: Mejorar Rentabilidad F2: Costos Desarrollos F3: Costos Mantenimiento y Operacin C1: Mejorar Presencia de Marca C2: Aumentar Satisfaccin Cliente C3: Incorporar Nuevos Clientes P1: Asegurar Calidad Servicios P2: Ofrecer "Tiempos Seguros" P3: Mejorar Project Management P4: Desarrollar Productos Innovadores P5: Explorar Nuevos Paises L1: Permanecer Actualizado en TI y PM L2: Mejorar Sentido de Pertenencia L3: Tener Amplia Variedad de Skills L4: Mejorar VOE

Programa Rotacin de Empleados

Programa de "Marketing Externo"

Programa de "Marketing Interno"

Programa de Control de Calidad

Programa de Formacin de PM

Programa Captacin Talentos

Balanced Scorecard
Perspectivas
Finanzas

Clientes:

Procesos Internos:

Aprendizaje y crecimiento

Objetivos F1: Mejorar Rentabilidad F2: Costos Desarrollos F3: Costos Mantenimiento y Operacin C1: Mejorar Presencia de Marca C2: Aumentar Satisfaccin Cliente C3: Incorporar Nuevos Clientes P1: Asegurar Calidad Servicios P2: Ofrecer "Tiempos Seguros" P3: Mejorar Project Management P4: Desarrollar Productos Innovadores P5: Explorar Nuevos Paises L1: Permanecer Actualizado en TI y PM L2: Mejorar Sentido de Pertenencia L3: Tener Amplia Variedad de Skills L4: Mejorar VOE

Iniciativa: Programa de Marketing Interno Responsable: Juan Prez Mtricas Fecha Inicio: 01-Mar-2006 Meta Real Fecha Rentabilidad Sector Fin: 31-Dec-2006 $ 1.000.000 $ 870.000 40% Competidor % Relativo Avance: Costos vs. Mejor 80% 78%
Costos Mantenimiento x hora Nivel conocimiento de marca % Satisfaccin de Clientes % Clientes Nuevos # Grupos certificados % Proyectos terminados en fecha Proyectos manejados por PM % Productos con nuevas tecnologa # Paises Clientes Cursos Actualizacin promedio Indice Sentido Pertenencia # Project Leaders Ceritificados # Plataformas promedio manejadas x Empleado Iniciativa:empleados Programa de Formacin Nivel de satisfaccin USD 4,00 30% 70% 20% 7 60% 50% 50% 5 3 60% 10% 3 PM 60%

Responsable: Antonio Gmez Fecha Inicio: 01-Apr-2006 Fecha Fin: 30-Oct-2006 Avance: 30%

de

USD 4,40 24% 84% 24% 5,6 78% 48% 35% 5 2,5 57% 7% 2,34 66%

Consideraciones
Factores de riesgo:
Involucrar al Usuario de Alto Nivel Ejecutivo en etapas previas. Equilibrio entre aspectos funcionales y estticos. Capacitacin adecuada. Fuerte chequeo de las definiciones y los datos. Pruebas con datos reales. Generar compromisos formales de los proveedores de informacin. No olvidar el propsito del BSC!!!

Desafos
Temor a ser medido y al cambio. Falta de definiciones y trminos comunes. Pocos compradores y falta de entendimiento. Visin y estrategia pobremente definidas. Tratar los presupuestos en forma separada del desarrollo estratgico. Mtricas que se establecen sin criterio, con frecuencia indefinida o sin dueo. No establecer metas o definirlas muy altas o muy bajas. Falta de mecanismos de comunicacin y feedback. Poco involucramiento de los empleados: y a m en que me beneficia esto?.

Conclusin
El CMI es una herramienta para el manejo estratgico de toda una Compaa o rea. Sirve para transmitir dicha estrategia a todos los integrantes de la misma. No es simplemente un sistema de control. Implica un compromiso para el cambio. Es una manera de alinear los recursos para que funcionen equilibradamente. La implementacin NO debe poner en riesgo la continuidad del CMI.