reas de Conocimiento del PMBOK

CURSO: TALLER DE PREPARACIN PARA EL PMI

Gestin de las Adquisiciones del Proyecto

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Proceso Gestin de las Adquisiciones
Planificar las Adquisiciones Efectuar las Adquisiciones Administrar las Adquisiciones Cerrar las Adquisiciones

Proceso
Proceso de Planificacin Procesos de Ejecucin Proceso de Monitoreo y Control Proceso de Cierre

Este captulo es discutido desde la perspectiva del COMPRADOR en una relacin comprador-vendedor.
El vendedor (depende del rea de aplicacin) puede ser llamado PROVEEDOR, ABASTECEDOR, o SUBCONTRATISTA. Contratacin Centralizada: Dpto de adquisiciones y un gerente de adquisiciones, maneja adquisiciones en muchos proyecto. Contratacin Descentralizado: Asigna un gerente de adquisiciones a un proyecto de tiempo completo el cual reporta al director de proyectos.

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12.1 Planificar las Adquisiciones Documentar las decisiones de compra para el proyecto, especificar la forma de hacerlo e identificar posibles vendedores. Identifica que necesidades pueden satisfacerse de la mejor manera mediante la adquisicin de bienes y servicios.

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Anlisis de Hacer o Comprar: Se toma la decisin sobre realizar el trabajo o subcontratar una parte o todo el trabajo. El ahorro de costos de la compra puede ser superado por los costos de gestionar las adquisiciones. Razones para comprar: disminuirlos riesgos hacia restricciones del proyecto. Plan de Gestin de las Adquisiciones: El plan se crea una vez tomada la decisin sobre lo que se va a adquirir de fuentes externas, se describe como se planificar, ejecutar y controlar el proceso de las adquisiciones. Enunciado del Trabajo de las Adquisiciones: Determina el alcance que se realizar en cada adquisicin. Debe ser claro, completo y conciso y debe describir todo el trabajo que el proveedor tiene que completar. Tipos de Enunciado del trabajo de las adquisiciones: - Rendimiento: trasmite lo que debera ser capaz de lograr el producto final. - Funcional: trasmite el propsito final o resultado, en lugar de procedimientos - Diseo: trasmite precisamente que trabajo debe realizarse.

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Tipos de Contrato: Precio Fijo (FP): Se usa para adquirir bienes o servicios con especificaciones o requisitos bien definidos, el riesgo lo asume el proveedor si los costos son mayores a la cantidad acordada. Precio Fijo ms Honorarios con Incentivos (FPIF): las ganancias se pueden ajustar en base al cumplimiento de criterios de rendimiento del proveedor. Precio Fijo mas Honorarios por Cumplimiento de Objetivos (FPAF): El comprador paga un precio fijo (incluye honorarios) mas una cantidad por cumplimiento de objetivos (bono). Precio Fijo por Ajuste Econmico de Precio (FPEPA): Cuando los costos futuros de suministros y equipo que se le pida al proveedor no pueden ser previsibles. Orden de Compra: Tipo de contrato de precio fijo mas simple, se usa para adquisiciones de artculos simple. Tiempo y Materiales (T&M) o Precio Unitario: El comprador paga por cada hora o por cada artculo. Frecuentemente se utiliza para los servicios en los cuales el nivel de esfuerzo no puede definirse en el momento en que el contrato es adjudicado.

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Tipos de Contrato: Costos Reembolsable(CR): Se usa cuando el alcance exacto del trabajo es incierto y los costos no se pueden estimar con la suficiente precisin para utilizar de manera efectiva un contrato de precio fijo. Contrato de Costos Costo mas Honorarios (CPF) o Costos mas porcentaje de costos (CPPC) Costo mas Honorarios Fijos (CPFF) Costo mas Honorarios con Incentivos (CPIF) Costo mas Honorario por Cumplimiento de Objetivos (CPAF) Documentos de las Adquisiciones: Solicitud de Propuesta (RFP) Invitacin a Licitacin (IFB, RFB) Solicitud de Presupuesto (RFQ) Criterios para la Seleccin de Fuentes: Trminos Adicionales Acuerdo de Confidencialidad, Acuerdo de Equipo, Contrato Estndar, Disposiciones Especiales, Trminos y Condiciones, Cartas de Intencin, Vinculo Legal.

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12.2 Efectuar las Adquisiciones Obtener respuesta de los vendedores, seleccionar un vendedor y adjudicar un contrato, se recibirn ofertas y propuestas, se aplicaran criterios de seleccin definidos para seleccionar los vendedores

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Publicidad: Para atraerlos mediante anuncios en los peridicos, revistas, internet y otros medios. Lista Proveedores Calificados: Puede llevar meses, es encontrar, investigar y revisar con anticipacin las referencias de los posibles proveedores, esto acelerara las compras y asegurara la calificacin antes de la adjudicacin. Conferencias de Licitaciones: Una vez identificado los posibles proveedores y han recibido los documentos de adquisiciones, el comprador controla quien puede hablar con los proveedores y que se les puede decir. Propuesta del Proveedor: Respuesta del proveedor a los documentos de adquisiciones. Una propuesta es la rpta a una solicitud de propuesta (RFP); una cotizacin de precio es rpta a una solicitud de presupuesto (RFQ); una licitacin es rpta a una invitacin a licitacin (IFB). La propuesta es una oferta oficial del proveedor Revisin de Propuesta: Un comit de evaluacin utiliza los criterios de seleccin de la fuente identificados en el proceso de Planificar las Adquisiciones para evaluar la capacidad y voluntad de los posibles proveedores de proporcionar los productos y servicios solicitados. Sistema de Ponderacin: Permite al comit evaluar seleccionar un proveedor por medio de la valoracin de los criterios de seleccin de acuerdo con los criterios de evaluacin.

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Estimaciones Independientes: El comprados compara los costos propuestos del proveedor con una estimacin creada dentro de la empresa. Sistema de Seleccin: Elimina proveedores que no alcanzan los requisitos mnimos. Historial de rendimiento pasado: el comprador puede considerar su historial pasado. Presentaciones: Se pedir a algunos proveedores realicen presentaciones de sus propuestas para poder seleccionar al proveedor adecuado. Objetivos de la Negociaciones: Obtener un precio justo y razonable y desarrollar una buena relacin con el proveedor. Tcticas de Negociacin: Ataques, Insultos personales, Buen chico/mal chico, Plazo, Mentir, Autoridad limitada, Hombre ausente, Justo y razonable, Retraso, Demandas extremas, Retiro, Fait Accompli. Propsito de un Contrato? Definir roles y responsabilidades Hacer las cosas vinculantes desde el punto de vista legal Mitigar o asignar Riesgos Qu necesitas para tener un contrato legal? Una oferta, Aceptacin, Consideracin, Capacidad legal, Propsito legal.

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12.3 Administrar las Adquisiciones- gestionar las relaciones de adquisiciones, supervisar el desempeo del contrato y efectuar cambios y correcciones si es necesario, tanto comprador como vendedor.

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Revisin del rendimiento de las adquisiciones: Analizar la informacin disponible para verificar que el proveedor se esta desempeando como se debe. Administracin de las Reclamaciones: Actividad que ocurre con frecuencia, una reclamacin es una afirmacin de que el comprador hizo algo que ha daado al proveedor y esta pidiendo una compensacin. Sistema de Gestin de Registros: Un contrato es un documento legal y formal, por lo tanto se debe guardar registros minuciosos que se relacionen con el contrato. Interpretacin del Contrato: Con frecuencia los directores de proyectos necesitan interpretar el contrato para responder preguntas como Qu dice en realidad el contrato? Terminacin: El contrato puede ser terminado antes de que el trabajo se concluya, el contrato debe tener disposiciones para la terminacin

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12.4 Cerrar las Adquisiciones- Finaliza cada adquisicin, apoya al proceso Cerrar el Proyecto, Cierra contratos, finaliza reclamaciones abiertas, actualiza registros y archivar informacin para su uso en el futuro.

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Involucra tanto verificacin del producto como cierre del proyecto. Los trminos y condiciones podran prescribir procedimientos especficos para la Conclusin del Contrato. El trmino adelantado de un contrato es un caso especial de Conclusin del Contrato. Las adquisiciones estn cerradas cuando: Un contrato se completa Un contrato se termina antes de que el trabajo est completo Aceptacin Formal y Cierre: Las adquisiciones estn cerradas cuando se completa el cierre y el proveedor recibe la conclusin formal de que los productos y/o servicios de la adquisicin son aceptados por el comprador, muchas veces se incluye una encuesta formal de satisfaccin del cliente en los registros de cierre del proveedor.