U.

III PLANEACIN Y ORGANIZACIN

3.1 PLANEACIN

IMPORTANCIA DE LA PLANEACIN
Dirigir una empresa sin planeacin equivale a conducir un avin sin controles que permitan saber: altitud, presin, velocidad de crucero y comportamiento de los motores, lo que complicara llegar correcta y oportunamente a destino. La funcin de la planeacin es reducir la incertidumbre, el riesgo y los efectos del cambio. Por lo que el costo de la planeacin se convierte en inversin y utilidades en el corto o mediano plazo. La planeacin genera compromiso de los miembros para conducirse por el sendero marcado por ella, lo cual le da unidad de direccin a toda la organizacin. La planeacin consume una parte de los recursos, pero tambin permite asignar estos a los factores generadores de mayor valor agregado; esto es, dirigirlos a donde son mas rentables y pueden incrementar, por conducto de la operacin, el valor de la empresa, sus utilidades etc. La planeacin, desde un punto de vista estratgico, define los objetivos de accin, establece las grandes polticas, los planes especficos de las reas y los indicadores de desempeo denominados estndares, que permitirn comparar, mediante controles, los resultados esperados.

CONCEPTOS DE PLANEACIN
"La planeacin consiste en fijar el curso concreto de accin que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrn de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo, y la determinacin de tiempos y nmeros necesarios para su realizacin". A. Reyes Ponce. "Determinacin del conjunto de objetivos por obtenerse en el futuro y el de los pasos necesarios para alcanzarlos a travs de tcnicas y procedimientos definidos" Ernest Dale. Planeacin es la seleccin y relacin de hechos, as como la formulacin y uso de suposiciones (premisas), respecto al futuro en la visualizacin y formulacin de las actividades propuestas que se cree sean necesarias para alcanzar los resultados esperados" George R. Terry. "La planeacin es el primer paso del proceso administrativo por medio del cual se define un problema, se analizan las experiencias pasadas y se embozan planes y programas" J. A. Fernndez Arenas.

CONCEPTOS DE PLANEACIN
"La planeacin consiste en determinar los objetivos y formular polticas, procedimientos y mtodos para lograrlos" L. J. Kazmier. "Sistema que comienza con los objetivos, desarrolla polticas, planes, procedimientos, y cuenta con un mtodo de retroalimentacin de informacin para adaptarse a cualquier cambio en las circunstancias" Burt K. Scanlan. "Mtodo por el cual el administrador ve hacia el futuro y descubre los alternativos cursos de accin, a partir de los cuales establece los objetivos" Joseph L. Massie. "Planear es el proceso para decidir las acciones que deben realizarse en el futuro, generalmente el proceso de planeacin consiste en considerar las diferentes alternativas en el curso de las acciones y decidir cual de ellas es la mejor" Robert N. Anthony.

ELEMENTOS DEL CONCEPTO

Objetivo. El aspecto fundamental al planear es determinar los resultados. Cursos alternos de accin. Al planear es necesario determinar diversos caminos, formas de accin y estrategias, para conseguir los objetivos. Eleccin. La planeacin implica la determinacin, el anlisis y la seleccin de la decisin ms adecuada. Futuro. La planeacin trata de prever situaciones futuras y de anticipar hechos inciertos, prepararse para contingencias y trazar actividades futuras. Con los elementos es posible definir a la planeacin como: La determinacin de los objetivos y eleccin de los cursos de accin para lograrlos, con base en la investigacin y elaboracin de un esquema detallado que habr de realizarse en un futuro.

LA PLANEACIN RESPONDE A LAS SIGUIENTES INTERROGANTES:

Que debe hacerse? Por que debe hacerse? Cuanto y cuando debe hacerse? Quien debe hacerlo? Como debe hacerse?

CARACTERSTICAS DE LA PLANEACIN
1.- La planeacin es un proceso permanente y contino: no se agota en ningn plan de accin, si no que se realiza continuamente en la empresa. 2.- La planeacin esta siempre orientada hacia el futuro: se halla ligada a la previsin, aunque no debe confundirse con esta. En el fondo, la planeacin es una relacin entre tareas por cumplir y el tiempo disponible para ello. 3.- La planeacin busca seleccionar un curso de accin entre varias alternativas: su eleccin debe estar siempre en funcin de las consecuencias futuras y de las posibilidades de ejecucin y realizacin.

CARACTERSTICAS DE LA PLANEACIN
4.- La planeacin es sistmica: debe tener en cuenta el sistema y los subsistemas que conforman la empresa (debe abarcar la organizacin como totalidad), sin omitir las relaciones externas e internas. 5.- La planeacin es repetitiva: pues supone avances y retrocesos, alteraciones y modificaciones, en funcin de los eventos inesperados que ocurran en los ambientes interno externo de la empresa y debe ser suficientemente flexible para aceptar ajustes y correcciones, a medida que se vaya ejecutando. 6.- La planeacin es una tcnica cclica: a medida que va ejecutndose, la plantacin permite condiciones de evaluacin y medicin para establecer nueva planeacin con informacin y perspectivas ms seguras y correctas.

CARACTERSTICAS DE LA PLANEACIN
7.- La planeacin es una funcin administrativa que interacta con las dems etapas del proceso administrativo: organizacin, direccin y control, sobre las que influye y de las que recibe influencia en todo momento y en todos los niveles de la organizacin. 8.- La planeacin es una tcnica de coordinacin e integracin: dado que la eficacia se haya ligado al logro de los objetivos deseados, es necesario integrar, sincronizar y coordinar las diversas actividades de los distintos rganos o unidades de la empresa para conseguir los objetivos finales. 9.-La planeacin es una tcnica de cambio e innovacin: constituye una de las mejores maneras deliberadas de introducir cambios e innovaciones en una empresa, definidos y seleccionados con anticipacin y debidamente programados para el futuro

VENTAJAS DE LA PLANEACIN
La planeacin permite:
Utilizar mejor los recursos de la empresa. Aprovechar las oportunidades que se presenten en el corto, mediano y largo plazos y por lo tanto anticiparse a las acciones de los competidores de la empresa. Replantear la accin con base en los objetivos de existencia de la empresa. Una mejor organizacin. Fomentar la integracin de los recursos humanos. Ayudar a la direccin de la empresa. Reducir la incertidumbre, el riesgo y los efectos del cambio.

CAUSAS DEL FRACASO DE LA PLANEACIN

Los planes fracasan por:
No fundamentarse en una investigacin objetiva. No ser congruentes con la misin de la empresa. No tener claros sus objetivos. Estar mal determinados en el tiempo y alcance del mismo. Fundamentarse en premisas incorrectas. Falta de planeacin en caso de contingencias. Falta de unificacin de una visin de las reas funcionales. Deficiencias de comunicacin en los equipos de trabajo. Complejidad de estructuracin y difcil interpretacin de los planes.

PRINCIPIOS DE LA PLANEACIN
Principio de universalidad. La planeacin debe comprender suficiente cantidad de factores como tiempo, personal, materia, presupuesto etc. de tal manera que al desarrollar el plan sea suficiente. Principio de racionalidad. Todos y cada uno de los planes deben estar fundamentados lgicamente, deben contener unos objetivos que puedan lograrse y tambin los recursos necesarios para lograrlos. El principio de la precisin. "Los planes no deben hacerse con afirmaciones vagas y genricas, sino con la mayor precisin posible, porque van a regir acciones concretas." Mientras el fin buscado sea impreciso, los medios que coordinemos sern necesariamente ineficaces, parcial o totalmente. Siempre habr algo que no podr planearse en los detalles, pero cuando mejor fijemos los planes, ser menor ese campo de lo eventual, con lo que habremos robado campo a la adivinacin. Los planes constituyen un slido esqueleto sobre el que pueden calcularse las adaptaciones futuras.

PRINCIPIOS DE LA PLANEACIN
El principio de la flexibilidad. "Dentro de la precisin establecida en el principio anterior- todo plan debe dejar margen para los cambios que surjan en ste, ya sea en razn de la parte imprevisible o de las circunstancias que hayan variado despus de la previsin." La flexibilidad permite pequeas adaptaciones momentneas, pudiendo despus volver a su direccin inicial. Todo plan preciso debe prever, en lo posible, los varios supuestos o cambios que puedan ocurrir. El principio de la unidad. "Todos los planes que se aplican en la empresa deben estar, de tal modo coordinados e integrados, que en realidad pueda decirse que existe un solo plan general". Por ello, los diversos planes que se aplican en uno de los departamentos bsicos: Produccin, ventas, finanzas y contabilidad, personal, etc., deben coordinarse en tal forma, que en un mismo plan puedan encontrarse todas las normas de accin aplicables. De ah surge la conveniencia y necesidad de que todos cooperen en su formacin. Los planes deben coordinarse jerrquicamente, hasta formar finalmente uno slo. El principio de factibilidad. Lo que se planee debe ser realizable; es inoperante elaborar planes demasiado ambiciosos u optimistas que sean imposibles de lograrse. La planeacin debe adaptarse a la realidad y a las condiciones objetivas que actan en el medio ambiente.

PRINCIPIOS DE LA PLANEACIN
Principio de inherencia. La planeacin es necesaria en cualquier organizacin humana y es propia de la administracin. El estado debe planificar la forma de alcanzar sus objetivos, fijando siempre metas mediatas o inmediatas. Planificar conduce a la eficiencia y otorga la posibilidad de ofrecer respuestas oportunas a los cambios sociales.

PREMISAS DE LA PLANEACIN
Las premisas son suposiciones fundamentadas en informacin y conocimiento que permiten hacer predicciones y clculos sobre los escenarios de los planes estratgicos de las diferentes reas (finanzas, produccin, mercadotecnia y recursos humanos) y, por ende, del plan general o rector. Las premisas no son planes, son el fundamento de los clculos. Por ejemplo, -sobre que base econmica se calcul un plan financiero: tipo de cambio, PIB estimado para el futuro, crecimiento del sector, etc.

Sin premisas el plan se construira relativamente sobre la arena; de ah que son el fundamento de la planeacin.

CLASIFICACIN DE LAS PREMISAS

Las premisas se clasifican en Externas e Internas.
Las premisas externas se refieren al contexto econmico, financiero, tecnolgico, crecimiento histrico del mercado y participacin de la empresa en el. Sin embargo el mundo actual se caracteriza por la alta turbulencia econmica-financiera, lo que dificulta el establecimiento correcto de las premisas externas, por lo que es recomendable trabajar con base a escenarios ptimos, Medios y Pesimistas.
Las premisas internas estn relacionadas con los planes estratgicos de la empresa y lo que desea ser en el futuro; su crecimiento, sus inversiones, la Tasa Interna de Retorno TIR estimada, los costos, los precios de venta, el volumen de operaciones, la tecnologa que utilizara, y los rendimientos del equipo, la productividad del factor humano, de las maquinas y dems equipos, de los materiales, etc.

CLASIFICACIN DE LOS TIPOS DE PLANES

Estrategia de largo alcance (general)
Polticas, normas y reglas

1. En relacin con la estrategia

Tcticas de mediano alcance (aplicacin)

Operacin de uso diario (operaciones sistematizadas)

4.- Planes continuos

Procedimientos u operaciones

Estndares de calidad

2.- Planes de contingencia

Planes alternos

Planes de produccin

Programas

Planes de venta o mercadotecnia 5.- Planes de las reas bsicas y funcionales Planes de Finanzas

3.- Planes nicos

Proyectos

Presupuestos

Planes de recursos humanos

EL PROCESO DE PLANEACIN
La planeacin inicia con el anlisis del contexto y la definicin de la estrategia de desarrollo de la empresa en el mismo para generar las grandes polticas por seguir a largo plazo. Una vez establecida la gran lnea rectora estratgica, se elaboran los planes tcticos de las reas funcionales o bsicas y, en caso de que la estrategia y la tctica requieran de cambios en los procesos de trabajo, se modifican los planes operativos.
En la elaboracin de la planeacin estratgica se toma en cuenta la informacin relevante del entorno, as como la competitividad que tienen en el ambiente en que operan, el lugar que ocupan en el mercado, el lugar que pretenden ocupar y las oportunidades que hay en el medio para avanzar, considerando los riesgos y las amenazas latentes al momento del anlisis y formulacin del plan; con ello establecen un plan general estratgico rector que comprende los objetivos y las polticas de accin de la empresa, la visin de desarrollo estratgico, los valores y la cultura laboral.

EL PROCESO DE PLANEACIN
Del mismo modo, durante el desarrollo de la planeacin estratgica, se forma la conceptualizacin de la empresa, es decir se define a la empresa u organizacin en trminos de lo que es y lo que desea ser, para que existe, que proporciona a sus usuarios o clientes para tener xito y que la impulsa hacia su efectividad; esta conceptualizacin puntualiza la Misin de la empresa.
La Misin debe estar definida en trminos del sentido de consistencia organizacional para servir a los usuarios o clientes, quienes al estar satisfechos, adquirirn sus productos y recomendaran a la empresa. Las siguientes preguntas ayudan a definir la misin de la empresa: 1. Cual es el tipo de negocio y que fuerzas tiene? 2. Quienes son sus clientes o usuarios? 3. Que les proporciona? 4. Que valor agregado reciben los clientes sobre productos que ofrece la competencia? 5. Como se distingue la empresa y porque es nica?

EL PROCESO DE PLANEACIN
Una vez conocida la misin conforme la conceptualizacin de la empresa, se facilita la visin de lo que la empresa desea ser
La Visin es el conjunto de ideas rectoras y mapa de ruta del futuro de la organizacin, de la direccin que lleva, de la posicin que pretende ocupar y de las capacidades que planea desarrollar.

Definir la visin es primordial, pues representa un elemento fundamental para generar el plan estratgico rector. Dicho en trminos metafricos, la visin es el ADN de los planes y la luz que ilumina el camino y les da un sentido estratgico a los planes, programas, proyectos, acciones y decisiones de negocios.

EL PROCESO DE PLANEACIN
Por lo regular, los planes estratgicos cubren periodos de 5 aos; sin embargo debido a la dinmica econmica que se vive actualmente, las PYMES trabajan con planes estratgicos de horizontes de 3 aos, que se acoplan de la siguiente manera:
Un semestre antes de que se termine el plan estratgico inicia el proceso para formular el nuevo, de tal forma que la transicin de un plan a otro no afecte el desempeo de la empresa.

Para seguir una metodologa, primero se conceptualiza la empresa y su papel en el contexto; despus se desarrollan las estrategias de actuacin (la conceptualizacin de la empresa se realiza en tiempo y lugar en trminos de mercado, usuarios de sus servicios, inversiones, etc.)
De ah que la estrategia se defina como: La accin de la empresa para enfrentar de manera efectiva las condiciones externas del mercado presentes o/y pronosticadas de los prximos aos; ayuda a fundamentar las decisiones claves de la empresa, as como los cambios estructurales o de procesos tcticos y de operaciones.

ETAPAS DEL PROCESO DE PLANEACIN

1 etapa. Conceptualizacin y desarrollo de estrategias. 2 etapa. Definicin de objetivos a corto, mediano y largo plazo. 3 etapa. Establecimiento de premisas. 4 etapa. Definicin de polticas generales para planes especficos por rea. 5 etapa. Planes tcticos especficos de rea. 6 etapa. Planes operativos de rea.

DESARROLLO DE PLANES TCTICOS

La estrategia permite fundamentar por medio de polticas, las decisiones tcticas estructurales en las reas de finanzas, produccin, mercadotecnia y recursos humanos, para reorganizar la empresa y actualizar sistemas operativos que respondan a las necesidades por atender, sin embargo, cada rea funcional tiene diversos tipos de planes, por lo que el detalle de cada uno corresponde a tcnicas especificas de produccin, finanzas, mercadotecnia y RH*. Por tal motivo, todos los niveles gerenciales realizan la planeacin de sus reas segn el plan estratgico de la empresa; tambin desarrollan tcticas para transitar de un nivel de operacin a otro.

DESARROLLO DE PLANES TCTICOS

En los planes tcticos se debe plasmar: La definicin de las metas. Los tiempos para alcanzar las metas. Los recursos involucrados. El formato o modelo homogneo para formularlos y generar la alineacin de los elementos de la planeacin. La determinacin de quienes son las autoridades responsables de su aprobacin y su difusin.

HERRAMIENTAS DE LA PLANEACIN
Estrategias - Denotan casi siempre un programa general de accin y un despliegue de esfuerzos y recursos para alcanzar objetivos amplios. Se definen como el resultado del proceso a decidir sobre los objetivos de la organizacin, sobre los cambios en stos, sobre los recursos usados para alcanzarlos y sobre las polticas que han de regular la adquisicin, el uso y la disposicin de estos recursos. Polticas - Son tambin planes en el sentido de que son enunciados generales o maneras de entender que guan o canalizan el pensamiento o la accin en la toma de decisiones, stas delimitan el rea dentro de la cual una decisin ha de ser tomada y aseguran que est de acuerdo y contribuya a los objetivos. Son declaraciones o interpretaciones generales que guan o encauzan el pensamiento en la toma de decisiones. Las polticas definen un rea dentro de la cual se va a tomar una decisin y aseguran que sta sea consistente con un objetivo y contribuya al logro del mismo. Las polticas ayudan a decidir temas antes de que se conviertan en problemas, hacen que sea innecesario analizar la misma situacin cada vez que se presenta y unifican otros planes, con lo que permiten a los gerentes delegar autoridad y mantener control sobre lo que hacen sus subordinados.

HERRAMIENTAS DE LA PLANEACIN

Procedimientos - Son planes que establecen un mtodo requerido de manejar las actividades futuras. Son guas para la accin ms que para el pensamiento, detallan la forma exacta en que deben llevar a cabo ciertas actividades. Son sucesiones cronolgicas de acciones requeridas. Los procedimientos cruzan las lneas de los departamentos. Por ejemplo, en una compaa industrial el procedimiento para manejar los pedidos con seguridad incluir al departamento de ventas, el de finanzas, al departamento de contabilidad, al departamento de produccin y el departamento de transportacin. Reglas - Explican con claridad las acciones requeridas o las acciones que no se deben llevar a cabo, sin permitir la discrecin en esto. Son el tipo de plan ms sencillo.

Las reglas se diferencian de los procedimientos en que guan la accin sin especificar un orden de tiempo. El procedimiento se podra considerar como una serie de reglas. La regla puede o no formar parte de un procedimiento. La esencia de una regla es que refleja una decisin administrativa de que se tiene que llevar a cabo o que no se tiene que llevar a cabo una cierta accin. Es necesario asegurarse de distinguir entre reglas y polticas. El propsito de las polticas es guiar la toma decisiones al sealar reas en las que los gerentes pueden usar su discrecin. Las reglas, aunque tambin son guas, no permiten flexibilidad en su aplicacin.

HERRAMIENTAS DE LA PLANEACIN

Programas - Son un conjunto de metas, polticas, procedimientos. reglas, asignaciones de tareas, pasos a seguir, recursos a emplear y otros elementos necesarios para llevar a cabo un determinado curso de accin; por lo general estn respaldados por presupuestos. Presupuestos - Es una declaracin de los resultados esperados, expresados en trminos numricos. Se puede considerar como un programa llevado a nmeros. El presupuesto se puede expresar en trminos financieros o en trminos de horas de trabajo, unidades de producto, horas-mquina, o cualquier otro trmino medible numricamente. El presupuesto es necesario para el control pero no puede servir como estndar de control sensible a menos que refleje los planes. Por lo general un presupuesto pone en prctica un programa pero puede ser en s mismo un programa.

La preparacin de un presupuesto depende de la planeacin, el presupuesto es el instrumento de planeacin fundamental de muchas compaas y las obliga a realizar por anticipado una recopilacin numrica del flujo de efectivo, gastos e ingresos, desembolsos de capital, utilizacin del trabajo o de horas mquina esperado. Una de las principales ventajas de la elaboracin de presupuestos es que obliga a los directivos a planear.

HERRAMIENTAS DE LA PLANEACIN

Proyectos - Son estudios sobre la viabilidad y rentabilidad de una inversin nueva. La gerencia debe desarrollarlos con equipos de expertos internos de diferentes reas involucradas, para facilitar la toma de decisiones y el desarrollo de programas de operacin econmico-financieros que involucran: presupuestos, flujo de efectivo, planes de negocios, etc.

BIBLIOGRAFA
Libro: Administracin teora, proceso, reas funcionales y estrategias para la competitividad.
3ra edicin. Autor: Sergio Hernndez y Rodrguez, Gustavo Palafox de Anda.