DIRECCIN DE CONTROL DE BIENES MUEBLES. COORDINACIN DE ARCHIVOS. DEPARTAMENTO DE ARCHIVO DE CONCENTRACIN E HISTRICO.

CURSO-TALLER EN MATERIA ARCHIVSTICA Y CLASIFICACIN DE LA INFORMACIN.

INSTRUCTOR: LIC. CARLOS A. ISLAS GONZLEZ JEFE DE DEPARTAMENTO DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIN E HISTRICO

 LEY GENERAL DE BIENES NACIONALES (DOF, 20/05/2004) ARTCULO 6 LEY ORGNICA DE LA ADMINISTRACIN PBLICA FEDERAL (DOF, 29/12/1976) ARTCULO 20, ARTCULO 27 XIX LEY FEDERAL DE RESPONSABILIDADES ADMINISTRATIVAS DE LOS SERVIDORES PBLICOS (DOF, 13/03/2002) ARTCULO 8 V LEY DE FISCALIZACN SUPERIOR DE LA FEDERACIN (DOF, 29/12/2000) ARTCULO 12 CODGO PENAL FEDERAL CAPTULO II. ARTCULO 214 REGLAMENTO INTERIOR DE LA SECRETARA DE GOBERNACIN (DOF, 30/06/2002) ARTCULO 48 LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA ORGANIZACIN, Y CONSERVACIN DE LOS ARCHIVOS DE LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACIN PBLICA FEDERAL.

 LEY FEDERAL DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIN PBLICA GUBERNAMENTAL (DOF, 11/06/2002)

REGLAMENTO DE LA LEY FEDERAL DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIN PBLICA GUBERNAMENTAL (DOF, 11/06/2003) LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA CLASIFICACIN Y DESCLASIFICACIN DE LA INFORMACIN DE LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACIN PBLICA FEDERAL (DOF, 18/08/2003)

Documento que sin importar su forma o medio ha sido creado, recibido, manejado y usado por un individuo u organizacin en cumplimiento de obligaciones legales y en el ejercicio de su actividad. Son producidos en forma natural en funcin de una actividad administrativa. Constituye el nico testimonio y garanta documental administrativo, por tanto se trata de documentacin nica. del acto

Esta estructurado en conjuntos de documentos organizados que se interrelacionan. Son o pueden ser: Patrimonio Documental. Cumplida su vigencia administrativa pasan al Archivo de Concentracin para su conservacin precaucional por su vigencia fiscal o legal; posteriormente, previa valoracin documental pasan al Archivo General de la Nacin y/o Archivo Histrico de la dependencia o entidad para su conservacin permanente o se tramita su baja por carecer de valor evidencial o testimonial.

Los documentos de archivo pueden ser:

Oficios, memorando, mapas, fotografas, pelculas, microfilmes, registros, cintas magnticas, tarjetas perforadoras

Documentos creados o recibidos por una institucin o individuos en el curso de trmites administrativos o ejecutivos. Son producidos administrativa. en forma natural en funcin de una actividad

Son comprobantes de la realizacin de un acto administrativo inmediato: vales de fotocopias, minutarios, registros de visitantes, listados de envos diversos, facturas de correspondencia de entrada y salida, tarjetas de asistencia, etc.
No son documentos estructurados en relacin a un asunto. Su vigencia administrativa es inmediata o no ms de un ao. No son transferidos al Archivo de Concentracin. Su baja debe darse de manera inmediata al termino de su utilidad.

Documentos constituidos por ejemplares de origen y caractersticas diversas cuya utilidad en las unidades responsables reside en la informacin que contiene para apoyo de las tareas asignadas. Generalmente son ejemplares mltiples que proporcionan informacin, no son originales, se trata de ediciones, reprografas o acumulacin de copias y fotocopias que sirven de control. Se trata de un conjunto ficticio o integrado artificialmente por unidades temticas. Por lo general no se consideran patrimonio documental, se destruyen y solo se conservan aquellos por su valor de informacin. No se transfieren al Archivo de Concentracin. Carecen de conceptos tales como vigencia o valores administrativos.

 CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIN ARCHIVSTICA. CATLOGO DE DISPOSICIN DOCUMENTAL. GUA SIMPLE DE ARCHIVOS.

 Instrumento tcnico que refleja la estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones de cada dependencia o entidad.

 Es el registro general, sistemtico y normalizado de los valores de disposicin de todos los documentos existentes, ya sean producidos o recibidos en un sistema administrativo.

 Esquema general de descripcin de las series documentales de los archivos de una dependencia o entidad que indica sus caractersticas fundamentales conforme al cuadro general de clasificacin archivstica y sus datos generales.

Archivo de Trmite

Primera etapa de la vida de un documento Unidad responsable de la administracin de documentos de uso cotidiano y necesaria para el ejercicio de las atribuciones de una unidad administrativa.

Archivo de concentracin Segunda etapa de la vida de un documento Unidad responsable de la administracin de documentos cuya consulta es espordica por parte de las unidades administrativas de la dependencia y que permanecen en l, hasta su eliminacin o transferencia al archivo histrico Archivo Histrico Tercera etapa de la vida de un documento Unidad responsable de organizar, conservar, administrar, describir, divulgar la memoria documental de la dependencia

Corresponde a la segunda etapa del ciclo vital de los documentos

Liberar a las administraciones de los documentos que ya no son necesarios para su trabajo diario, a fin de mejorar el funcionamiento de sus sistemas documentales y de acceso a la informacin.
Evitar saturaciones a los archivos histricos con documentos que no son pblicos, siendo destinada la donacin al concluir sus plazos de conservacin. Asegurar la seleccin de documentos que van a ser conservados permanentemente de los que van a ser eliminados. Garantizar a las administraciones de origen la plena responsabilidad de sus documentos, es decir, el acceso cuando sea necesario.

PRINCIPALES FUNCIONES

CONCENTRA Y CUSTODIA LOS EXPEDIENTES DE OFICINAS CENTRALES HASTA EL TERMINO DEL TIEMPO DE VIGENCIA DOCUMENTAL. GESTIONA ANTE EL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN (AGN) Y LA SECRETARIA DE HACIENDA Y CREDITO PUBLICO (SHCP) LAS AUTORIZACIONES DE BAJAS DOCUMENTALES.

REALIZA LOS PRESTAMOS DE EXPEDIENTES A LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS GENERADORAS DE LOS MISMOS.
ASESORA A LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS EN MATERIA ARCHIVSTICA Y TRANSFERENCIAS AL ARCHIVO DE CONCENTRACIN. IDENTIFICA Y CLASIFICA EL ACERVO HISTRICO DE LA DEPENDENCIA.

 Funciones bsicas: Recibir y conservar adecuadamente la documentacin histrica liberada por el archivo de concentracin de la dependencia a que pertenece. Dar servicio de consulta al pblico en general, acondicionando el local a su disposicin para tal efecto. Promover constantes actividades tendientes a difundir el acervo y los servicios del propio archivo histrico.

ADMINISTRATIVOS Actividades rutinarias Documentales de la Institucin.

CONTABLE/FISCAL Registro de relaciones Con la Hacienda Pblica.

LEGALES Registro de trmites Jurdicos.

Oficios administrativos; Personal, oficinas, Memorandos.

Impuestos, ventas, Finanzas, contabilidad, estados financieros, Crditos hipotecarios, Manifestacin de bienes.

Propiedad, laborales, Escrituras, bienes, Leyes, decretos, Acuerdos.

Es el traslado controlado y sistemtico de expedientes semiactivos al archivo de

concentracin y de los inactivos al archivo histrico.

TRANSFERENCIA PRIMARIA
Es la operacin de trasladar los expedientes cuyo trmite ha terminado o su consulta es muy espordica, al archivo de concentracin, mientras prescribe el trmino de permanencia.

expurgo
Consiste en el retiro de los documentos repetidos o intiles dentro de un expediente determinado, durante su formacin, previo a su transferencia al archivo de concentracin. Conviene realizarlo inmediatamente despus de cerrarse el trmite (expediente) para evitar la acumulacin innecesaria de papeles en los archivos de la oficina. Si no se hiciera en ese momento, se deber realizar en la fase de preparacin de la transferencia de los expedientes al Archivo de concentracin.

ARCHIVO DE TRMITE
TRANSFERENCIA

ARCHIVO DE CONCENTRACIN
PRIMARIA

Fase Activa

Fase Semiactiva
Transferencia Secundaria

Fase Inactiva

Transferencia Primaria Archivos de

Trmite

Archivo Histrico Muestreo

Valores Secundarios

Archivos de Trmite Archivos de Trmite Expurgo

Archivo de Concentracin

[testimonial, evidencial informativo]

(Vigencia documental) [Administrativo, legal, contable]

Valores Primarios

Eliminacin (Baja documental)

TRANSFERENCIA SECUNDARIA
Procedimiento por el cual, la documentacin pasa del archivo de concentracin al archivo histrico, previa seleccin y valoracin documental, para su conservacin permanente.

DEPURACIN
Proceso de seleccin final de los documentos que sern conservados de manera permanente, de aquellos otros que por su irrelevancia deben eliminarse. sta eliminacin se efectuar garantizando la correcta evaluacin y disposicin de la documentacin, detectndose los valores de vigencias o prescripcin de cada una de las series documentales de la institucin.

CONCIENTIZACIN DE LA IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS.

OFRECER SERVICIOS OPORTUNOS Y DE CALIDAD A NUESTROS USUARIOS.

CAPACITACIN A LOS RESPONSABLES DE ARCHIVOS DE TRMITE EN OFICINAS CENTRALES Y DELEGACIONES. SISTEMATIZACIN DE LOS PROCESOS ARCHIVSTICOS EN LA SAGARPA. CONFORMACIN Y DIVULGACIN DEL ARCHIVO HISTRICO DE LA DEPENDENCIA.

NORMATIVIDAD Y CURSOS DE INTRODUCCION A LA OPERACIN DE ARCHIVOS

C.P. MARCO ANTONIO LUGO V.

 CLASIFICACIN DE INFORMACIN

 Clasificacin de informacin: determinar que la informacin es reservada o confidencial. Desclasificacin de informacin: determinar que la informacin deja de tener el carcter de clasificada.

 - Publicados por el IFAI el 18 de agosto de 2003.

- Ser un manual para el clasificador: quin, cmo y cundo clasificar y desclasificar;

- Desarrollar los conceptos de reserva y confidencialidad de la Ley; - Establecer el techo que no podr sobrepasarse de los criterios especficos que expidan las dependencias o entidades.

 Los titulares de las unidades administrativas (atribucin que admite delegacin o suplencia). Cuando se genera la informacin o cuando se solicita (artculo 26 del Reglamento).

Marcacin de expedientes y documentos con los requisitos de la leyenda.

 Los titulares de las unidades administrativas, los Comits de Informacin y el IFAI. Cuando haya transcurrido el perodo de reserva o cuando no habiendo transcurrido, ya no subsistan las causas que dieron origen a su clasificacin. Marcando su desclasificacin (titulares de las U.A.), en revisin de una negativa (Comit de Informacin), a travs de una resolucin del recurso de revisin o en revisiones de oficio (IFAI)

El clasificador debe:
Fundar: sealar el o los ordenamientos jurdicos, artculo, fraccin y prrafo que expresamente otorgan el carcter de clasificada a la informacin. Motivar: sealar las razones, motivos o circunstancias especiales que llevan a concluir que el caso particular encuadra en el supuesto previsto por la norma legal invocada como fundamento.

 Los Comits de Informacin.

Con tres meses de anticipacin al vencimiento del perodo.

Se enva solicitud de ampliacin al IFAI.

Reservada Confidencial

ARTCULOS 13 Y 14 DE LA LEY. PLAZO MAXIMO DE RESERVA HASTA 12 AOS.

La informacin se reserva si su divulgacin pudiera causar un menoscabo, poner en riesgo o causar un serio perjuicio a: I. II. III. IV. V. La seguridad nacional, seguridad pblica o defensa nacional; La conduccin de las negociaciones internacionales; La estabilidad financiera, econmica o monetaria del pas; La vida, seguridad o salud de cualquier persona, y Las actividades de verificacin del cumplimiento de las leyes, prevencin o persecucin de delitos, etc.

Tambin se considerar informacin reservada: I. II. III. La que determinen otras leyes; Los secretos industrial, fiscal, bancario, fiduciario, u otro; Las averiguaciones previas;

IV.
V. VI.

Los expedientes judiciales o de los administrativos seguidos en forma de juicio;

procedimientos

Los procedimientos de responsabilidad de los servidores pblicos, y Los procesos deliberativos de los servidores pblicos.

Desarrollo de los supuestos para la fraccin I del artculo 18 de la Ley. Tratamiento de datos personales despus de la muerte. La informacin confidencial permanecer con tal carcter por tiempo indefinido.

 I) La que se entrega con tal carcter por los particulares, y II) Los datos personales.

Informacin de la cual sean titulares los particulares y entreguen con carcter confidencial a las dependencias y entidades, como por ejemplo:

La relativa al patrimonio de una persona moral;

Hechos y actos de carcter econmico, contable, jurdico o administrativo relativos a una persona, que pudiera ser til para un competidor, como detalles sobre el manejo del negocio, su proceso de toma de decisiones, etc.

 Datos personales: Se refieren a una persona fsica determinada o determinable; Datos relativos a origen tnico o racial, caractersticas fsicas, morales, emocionales, vida familiar, domicilio particular, nmero telefnico particular, patrimonio, ideologa, estado de salud fsico y mental, etc.

Informacin concerniente a personas fsicas identificadas o identificables

Derecho que tienen los particulares de que sus datos no sean distribuidos, difundidos o comercializados sin su consentimiento.

Fecha de clasificacin: Unidad administrativa: Reservada: Perodo de Reserva: Fundamento Legal: Ampliacin del perodo de reserva: Confidencial: Fundamento Legal: Rubrica del Titular de la Unidad: Fecha de desclasificacin: Partes o secciones reservadas o confidenciales: Rbrica y cargo del servidor pblico: