GESTION DE COMPRAS Y PROVEEDORES

Angel Hernndez Molina

INTERROGANTES BASICAS EN LOGSTICA

GESTION DE INVENTARIOS

EN QUE MOMENTO?

EN QUE CANTIDAD?

QUE?

GESTION DE COMPRAS DONDE?

A QUIEN? COMO?

GESTION DE ALMACENES

DONDE? COMO?

GESTION DE TRANSPORTES QUE? QUIEN? COMO? DONDE? CUANDO?

COMPRAS COMO PARTE DE LOS GASTOS INDUSTRIALES

SECTOR Agricultura Minera Construccin Manufactura Transporte Comunicacin Servicios pblicos Mayoreo Menudeo Servicios Media COMPRAS 61.8% 63.8 60.8 63.5 51.9 32.7 86.0 85.9 78.1 25.0 61.4%
REMUNERACIONES

OTROS PAGOS 30.9% 22.1 9.4 14.9 6.2 35.1 6.8 6.4 6.8 35.2 18.4%

7.3% 14.1 29.8 21.6 41.9 32.1 7.2 7.6 15.1 39.9 20.2%

MISIN DE ABASTECIMIENTO

Asegurar en forma efectiva la adquisicin, transporte y almacenaje de los materiales requeridos por todas la divisiones de la empresa.

POLTICA DE COMPRAS
DEBEN: PERMITEN: Establecer criterios para tomar decisiones. Delimitar responsabilidades de compras.

Reflejar los objetivos

Ser flexibles Formalizarse Ser sencillas y claras

Ejemplos:
Esta prohibido recibir obsequios de proveedores.

Todas las adquisiciones deben ser realizadas por el Dpto. de compras.

El Dpto. de compras se reserva el derecho de objetar la calidad, cantidad y tipo de material a fin de proteger los intereses de la empresa.

QU COMPRAMOS?
Suministros para produccin.
Equipos y repuestos. Contratacin Alimentos Medicinas

tiles de oficina y escolares.

A QUIN COMPRAMOS?
Trabajamos con proveedores de primer nivel: Legalmente constituidos Con buena posicin financiera. Con alta solvencia moral Con tecnologa moderna Buscando relaciones de largo plazo

OBJETIVOS DE COMPRAS
Nuestro principal objetivo es la adquisicin de materiales: Con la calidad requerida En la cantidad necesaria En el tiempo oportuno Al mejor precio

Del proveedor adecuado

Para entrega en el lugar solicitado

OBJETIVOS DE COMPRAS
Son tambin objetivos permanentes:

Reducir el costo de los bienes.

Mejorar la calidad de los materiales. Reducir el tiempo de entrega de los productos. Mantener buena coordinacin y entendimiento con los usuarios.

Mejorar los servicios de los proveedores.

Desarrollar nuevos proveedores calificados.

PROCESO DE ABASTECINIENTO
CONOCIMIENTO DE LA NECESIDAD CONOCIMIENTO DE LAS FUENTES

Descubrir la necesidad. Definir la necesidad.

Descubrir las fuentes Evaluar las fuentes

DESCRIPCIN DE LA NECESIDAD Y TRASMISIN DE LA FUENTES OBTENCIN DEL PLAN DE COMPRA Analizar las ofertas Desarrollar planes alternativos. Seleccionar el plan de compra. CUMPLIMIENTO DEL PLAN

Personal de compras

HONRADEZ INTEGRIDAD EQUIDAD PROBIDAD RESPONSABILIDAD

HABILIDAD Y PREPARACIN PARA LA NEGOCIACIN

ELEMENTOS ESENCIALES A CONSIDERAR

EN UNA COMPRA
1.

2.
3. 4. 5. 6.

7.

PRECIO (Unitario, total) CALIDAD (Especificaciones) CANTIDAD (total, parciales) CONDICIONES DE ENTREGA (tiempo, lugar, tolerancia, mermas) CONDICIONES DE PAGO (contado, crdito, adelantado) GARANTIA (Tiempo, detalle como se ejecutar) SERVICIO POST-VENTA (Que incluye)

COMPRADOR EN EL SIGLO XXI

Debe esforzarse por ampliar sus competencias en los mbitos siguientes: Conocimientos de los Proyectos de su empresa. Anlisis de las estructuras de costo de los productos Capacidad de entender la Tecnologa (en trminos de funcionalidad) Dominio de los criterios de seleccin de proveedores Planteamiento de comportamiento que favorecen la cooperacin interfuncional Penetracion en los mercados de proveedores a escala global Perfeccionamiento de la NEGOCIACIN con los vendedores.

CAUSAS DE INEFICIENCIA EN COMPRAS

1. 2.

3.
4. 5.

Funcin pasiva Facultades limitadas Excesiva cautela Inadecuado sistema de informacin Carencia de ndicadores de gestin

INDICADORES EN LA GESTIN DE COMPRAS

INDICADORES
1. Compras realizadas bajo programa

USO
Permitir juicios sobre el nivel organizativo de la empresa Proporciona elementos de juicio sobre contratos, competencia, seleccin de proveedores, Permite juicios sobre cumplimiento de objetivos de abastecimientos Hacer un buen juicio global sobre el servicio de compras Conocer la dinmica de la competencia y de la oferta de insumos

Compras realizadas fuera de programa

2.

Precios de mercado Precios de suministros Compras normales Compras urgentes Negocios realizados Negocios que han tenido buen fin Proveedores antiguos Proveedores nuevos

3.

4.

5.

6.

Proveedores fabricantes Proveedores intermediarios

Establecer en que medida se esta cerca de la fuente de suministros

ASPECTOS ESENCIALES DE LA COMPRA COMPETITIVA

Mirar hacia adentro Quines somos? Qu necesitamos? Entender el mercado Anlisis y evaluacin

Definir los caminos Estrategias de aprovisionamiento Preparar la compra Buscar, evaluar y seleccionar ofertas

Escoger proveedores Evaluar y homologar

Adoptar decisiones Negociar, contratar y gestionar Medir y evaluar Indicadores de gestin

Logstica y soporte Transporte, distribucin, inventarios

PROVEEDOR CRTICO

Intermediarios

Poco Conocido

Proveedor Crtico

Improvisado

Actitudes

PROVEEDOR CERTIFICADO (u HOMOLOGADO)

UN PROVEEDOR CERTIFICADO ES AQUEL QUE, DESPUS DE UNA INVESTIGACIN EXHAUSTIVA, SE ENCUENTRA QUE SURTE MATERIAL DE CALIDAD QUE NO ES NECESARIO REALIZAR LAS PRUEBAS DE RUTINA PARA CADA LOTE RECIBIDO.

CRITERIOS PARA LA CERTIFICACION DE PROVEEDORES (EN CALIDAD).

No tiene rechazos de lotes de productos durante al menos

1 ao. No tiene incidentes negativos relacionados con la produccin durante al menos 6 meses. Proceso y sistema de calidad totalmente documentados. Copias oportunas de datos de inspeccin y pruebas. Proceso estable y bajo control.

ASC: American Society for Quality Control

Clasificacin de proveedores
Descuentos Menos costos transporte ventajas nicos

Uniformidad calidad pcto.

Confianza y garanta proeev. Dependencia

proveedores

desventajas

Cambio socios costoso Riesgo competencia Menos riesgo desabastecimiento

ventajas
mltiples desventajas

Reduccin precios
No hay uniformidad calidad pcto. Problemas seguimiento Art..

Donde encontrar un proveedor?

Recomendaciones de empresarios. Ferias, congresos y rondas comerciales Paginas amarillas, publicaciones especializadas Oficinas gubernamentales

Asociaciones sectoriales nacionales e internacionales

CRITERIOS DE SELECCIN DE PROVEEDORES

CRITERIOS TRADICIONALES Precio Calidad Capacidad NUEVOS CRITERIOS Inters por la colaboracin. Proximidad geogrfica. Flexibilidad de equipo industrial. Certificacin del sistema de calidad. Conformidad en permitir la inspeccin Voluntad de mejorar productividad, calidad y fiabilidad.

CRITERIOS ADICIONALES PARA SELECCIONAR PROVEEDORES.

Trayectoria y reconocimiento en el medio.
Imagen de sus marcas. Condiciones (descuentos, formas de

pago, despacho, devoluciones, reclamos, etc.) Estructura y profesionalismo de su fuerza de ventas. Naturaleza (fabricante, representante, distribuidor)

ESCALAS EVALUAR EL COMPORTAMIENTO DE UN PROVEEDOR

CANTIDAD (QN)
SITUACIN En la cantidad requerida.
Diferencia hasta 5%. Diferencia desde 6% hasta 10%.

CALIDAD (QL)
SITUACIN
0% de Rechazo Rechazos hasta 1% Rechazos entre 1 y 2% Rechazos mayor a 2%

TIEMPO DE ENTREGA (TE)

SITUACIN Entrega en la fecha.
Diferencia hasta 1 da. Diferencia hasta 2 das.

PUNTOS
10 08 05 00

PUNTOS
10 07 03 00

PUNTOS
10 08 05 00

Diferencia mayor a 10%.

Diferencia mayor a 2 das.

CALIFICACIN DE PROVEEDORES
CALIFICACIN DEL DESEMPEO DEL PROVEEDOR CANTIDAD (QN) WQN = 0.30 PEDIDO FECHA CANTIDAD PEDIDA CANTIDAD RECIBIDA CALIDAD (QL) W WQL=0.50 % DEFECTUOSOS TIEMPO DE ENTREGA (TE) W TE=0.20 TIEMPO DE ENTRGA PACTADO 5 DIAS 5 DIAS 5 DIAS TIEMPO DE ENTREGA REAL 5 DIAS 6 DIAS 5 DIAS

1 2 3

15/01/04 25/03/04 10/06/04

500 800 400

480 800 420

1% 1% 0% QL 1. 07 puntos 2. 07 puntos 3. 10 puntos 24 puntos QL = 24 puntos = 0.80 30 puntos

INDICE DE DESEMPEO DEL PROVEEDOR (IDP) IDP=WQN(QN)+WQL(QL)+ WTE(TE) IDP=0.30(0.87)+0.50(0.80)+ 0.20(0.93) IDP=0.26+0.40+0.19 IDP=0.85

QN 1. 08 puntos 2. 10 puntos 3. 08 puntos 26 puntos QN = 26 puntos = 0.87 30 puntos

TE 1. 10 puntos 2. 08 puntos 3. 10 puntos 28 puntos TE = 28 puntos = 0.93 30 puntos

ETICA Y GESTION DE PROVEEDORES

LEALTAD CON TU EMPRESA EQUIDAD CON QUIENES TENGAS TRATOS

PRACTICAS REIDAS CON LA ETICA

Utilizar informacin falsa, para conducir a los proveedores

a bajar precios. Facilitar a un proveedor Preferido informacin de sus competidores. Abusar de nuestro poder de negociacin obligando a nuestro proveedor a manejar Precios de Miseria Mantener (en trminos individuales) intereses financieros con proveedores. Etc.