DECANATO DE POSTGRADO EXTENSIN APURE

PROGRAMA: TECNOLOGA EDUCATIVA

FUNDAMENTOS DE LA DIRECCIN DE PROYECTOS

(Gua del PMBOK )

PARTICIPANTES: Charles Carvajal Eva Rodrguez Margarita Carreo Zaida Maldonado

JUNIO, 2009

AGENDA
Marco Conceptual de la Direccin de Proyectos. Direccin de Proyectos

reas de Experiencia.
Ciclo de Vida del Proyecto Procesos de la Direccin de Proyectos para un Proyecto. reas de Conocimiento de la Direccin de Proyectos.

GERENCIA DE PROYECTOS Y LAS TIC`s

QU ES PMBOK?

Gua de los Fundamentos de la Direccin de Proyectos Project Management Body of Knowledge - Project Management Institute

Constituye la suma de conocimientos de los profesionistas dedicados a la administracin de proyectos. Concentra tanto prcticas profesionales comprobadas y ampliamente aceptadas, como prcticas innovadoras con la finalidad de permitir al administrador del proyecto aplicar conocimientos, habilidades, tcnicas y herramientas para satisfacer los requisitos del mismo.

ASENTTI, 2006

CUL ES LA FINALIDAD DEL PMBOK?

Identificar, concentrar y publicar las mejores prcticas generalmente aceptadas en la Direccin de Proyectos.

GENERALMENTE ACEPTADAS Significa que los conocimientos y las prcticas descritos son aplicables a la mayora de los proyectos, la mayor parte del tiempo, y que existe un amplio consenso sobre su valor y utilidad. MEJORES PRCTICAS Significa que existe un acuerdo general en que la correcta aplicacin de estas habilidades, herramientas y tcnicas puede aumentar las posibilidades de xito de una amplia variedad de proyectos diferentes. MEJORES PRCTICAS No quiere decir que los conocimientos descritos deban aplicarse siempre de forma uniforme en todos los proyectos; el equipo de direccin del proyecto es responsable de determinar lo que es apropiado para cada proyecto con base en sus caractersticas y particularidades.

CMO EST INTEGRADO PMBOK?

Seccin I: Marco Conceptual de la Direccin de Proyectos. Proporciona una estructura bsica para entender la Direccin de Proyectos.

Captulo 1. Introduccin, define los trminos claves y proporciona una descripcin general del resto de la Gua del PMBOK.

Captulo 2. Ciclo de Vida del Proyecto y Organizacin, describe el entorno en el cual operan los proyectos.

Seccin II: Norma para la Direccin de Proyectos Aplicable a un Proyecto. Especifica todos los procesos de Direccin de Proyectos que usa el equipo del proyecto para gestionar un proyecto.

Captulo 3. Procesos de Direccin de Proyectos para un Proyecto, describe los cinco Grupos de Procesos de Direccin de Proyectos aplicables a cualquier proyecto y los procesos de Direccin de Proyectos que componen tales grupos. Este captulo describe la naturaleza multidimensional de la Direccin de Proyectos.

CMO EST INTEGRADO PMBOK?

Seccin III: reas de Conocimiento de la Direccin de Proyectos Organiza los 44 procesos de Direccin de Proyectos de los Grupos de Procesos de Direccin de Proyectos del Captulo 3 en nueve reas de Conocimiento.

QU NECESIDADES SATISFACE PMBOK? ADMINISTRACIN

Aporta elementos para satisfacer las necesidades de administracin de proyectos. Los proyectos son una forma de organizar las actividades que no pueden ser tratadas dentro de los lmites operativos de la organizacin. Los proyectos se utilizan para lograr los objetivos definidos en el plan estratgico de la empresa, independientemente si el proyecto es administrado por la propia organizacin, o si corresponde a un proveedor de servicios externo. Las mejores prcticas integradas en PMBOK ayudan a lograr los resultados esperados de los proyectos de forma ms efectiva, garantizando que stos sirven como inductores para la consecucin de los objetivos definidos en el plan estratgico. Segn lo plantea el PMBOK, una Direccin de Proyectos efectiva requiere que el equipo de administracin del proyecto comprenda los conceptos correspondientes al cumplimiento de las normas y regulaciones del rea de aplicacin. Las mejores prcticas definidas en el PMBOK pueden ser tomados como referencia para la planeacin, organizacin y control de las actividades de los proyectos destinados a garantizar el cumplimiento de los requerimientos regulatorios. Los equipos de proyectos efectivos integran las mejores prcticas para la administracin de proyectos con la normatividad y regulacin a las que estn sujetas las operaciones de la empresa.

REGULACIN

QU NECESIDADES SATISFACE PMBOK?

PMBOK facilita los procesos

involucrados en el desarrollo y gestin de los riesgos asociados a un proyecto.

CONTROL
PMBOK considerados los controles necesarios para la administracin de los principales riesgos de cada fase del proyecto. Las mejores prcticas compiladas en el PMBOK ayudan a la empresa a administrar los proyectos que tienen por objetivo

SEGURIDAD

garantizar la disponibilidad, confidencialidad e integridad de la informacin, ya que proporciona prcticas probadas para mejorar los procesos de administracin de los

proyectos de seguridad.

QU ES UN PROYECTO?

Es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado nico.

CARACTERSTICAS DE UN PROYECTO
Temporal. Significa que cada proyecto tiene un comienzo definido y un final definido. El final se alcanza cuando se han logrado los objetivos del proyecto o cuando queda claro que los objetivos del proyecto no sern o no podrn ser alcanzados, o cuando la necesidad del proyecto ya no exista y el proyecto sea cancelado. Productos, servicios o resultados nicos. Un proyecto crea productos entregables nicos. Los proyectos pueden crear:

Un producto o artculo producido, que es cuantificable, y que puede ser un elemento terminado o un componente La capacidad de prestar un servicio como, por ejemplo, las funciones del negocio que respaldan la produccin o la distribucin Un resultado como, por ejemplo, salidas o documentos. Por ejemplo, de un proyecto de investigacin se obtienen conocimientos que pueden usarse para determinar si existe o no una tendencia o si un nuevo proceso beneficiar a la sociedad.

Elaboracin gradual. Significa desarrollar en pasos e ir aumentando mediante incrementos.

QU ES LA DIRECCIN DE PROYECTOS?
Es la aplicacin de conocimientos, habilidades, herramientas y tcnicas a las actividades de un proyecto para satisfacer los requisitos del proyecto.

Se logra mediante la aplicacin e integracin de los procesos de direccin de proyectos de inicio, planificacin, ejecucin, seguimiento y control, y cierre.

La direccin de un proyecto incluye:

1. Identificar los requisitos.

2. Establecer unos objetivos claros y posibles de realizar. 3. Equilibrar las demandas concurrentes de calidad, alcance, tiempo y costes.

4. Adaptar las especificaciones, los planes y el enfoque a las diversas inquietudes y expectativas de los diferentes interesados.

REAS DE EXPERIENCIA
Una direccin de proyectos efectiva requiere que el equipo de direccin del proyecto comprenda y use los conocimientos y las habilidades correspondientes a por lo menos, cinco reas de experiencia:

FUNDAMENTOS DE LA DIRECCIN DE PROYECTOS

Describen el conocimiento propio del campo de la direccin de proyectos, que se superpone con otras disciplinas de direccin. Se componen de: Definicin del ciclo de vida del proyecto. Cinco Grupos de Procesos de Direccin de Proyectos. Nueve reas de Conocimiento.

CONOCIMIENTOS, NORMAS Y REGULACIONES DEL REA DE APLICACIN

Las reas de aplicacin son categoras de proyectos que tienen elementos significativos comunes pero que no son necesarios ni estn presentes en todos los proyectos. Las reas de aplicacin se definen, por lo general, en trminos de: Departamentos funcionales y disciplinas de respaldo. Elementos tcnicos. Especializaciones de gestin. Grupos de industria.

COMPRENSIN DEL ENTORNO DEL PROYECTO

Los proyectos se planifican e implementan en un contexto social, econmico, ambiental y tienen impactos positivos y negativos deseados y/o no deseados. El equipo del proyecto debe considerar el proyecto en los siguientes contexto: Entorno cultural y social. Entorno internacional y poltico. Entorno fsico.

CONOCIMIENTOS Y HABILIDADES DE DIRECCIN GENERAL

La direccin general comprende la planificacin, organizacin, seleccin de personal, ejecucin y control de las operaciones de una empresa en funcionamiento.

Incluye disciplinas de respaldo como por ejemplo:

Gestin financiera y contabilidad - Compras y adquisiciones - Ventas y comercializacin Contratos y derecho mercantil - Fabricacin y distribucin - Logstica y cadena de suministro Planificacin estratgica, planificacin tctica y planificacin operativa Estructuras y comportamiento de la organizacin, administracin de personal, compensaciones, beneficios y planes de carrera Prcticas sanitarias y de seguridad - Tecnologa de la informacin.

COMUNICACIN EFECTIVA

RESOLUCIN DE PROBLEMAS

INFLUENCIA EN LA ORGANIZACIN

HABILIDADES INTERPERSONALES
NEGOCIACIN Y GESTIN DE CONFLICTOS LIDERAZGO

MOTIVACIN
PMBOK

CICLO DE VIDA DEL PROYECTO

Para facilitar la gestin, los directores de proyectos o la organizacin pueden dividir los proyectos en fases, con los enlaces correspondientes a las operaciones de la organizacin ejecutante. El conjunto de estas fases se conoce como ciclo de vida del proyecto.

Los ciclos de vida del proyecto generalmente definen:

1. Qu trabajo tcnico se debe realizar en cada fase. 2. Cundo se deben generar los productos entregables en cada fase y cmo se revisa, verifica y valida cada producto entregable 3. Quin est involucrado en cada fase. 4. Cmo controlar y aprobar cada fase.

CARACTERSTICAS DEL CICLO DE VIDA DEL PROYECTO

Las fases son secuenciales y, normalmente, estn definidas por alguna forma de transferencia de informacin tcnica o transferencia de componentes tcnicos.

El nivel de coste y de personal es bajo al comienzo, alcanza su nivel mximo en las fases intermedias y cae rpidamente cuando el proyecto se aproxima a su conclusin.

El poder que tienen los interesados en el proyecto para influir en las caractersticas finales del producto del proyecto y en el coste final del proyecto es ms alto al comienzo y decrece gradualmente a medida que avanza el proyecto.

El nivel de incertidumbre es el ms alto y, por lo tanto, el riesgo de no cumplir con los objetivos es ms elevado al inicio del proyecto. La certeza de terminar con xito aumenta gradualmente a medida que avanza el proyecto.

CARACTERSTICAS DE LAS FASES DEL PROYECTO

RELACIONES DEL CICLO DE VIDA DEL PROYECTO Y DEL CICLO DE VIDA DEL PRODUCTO
El ciclo de vida del producto que comienza con el plan de negocio, pasa por la idea, hasta llegar al producto, las operaciones y la retirada del producto. El ciclo de vida del proyecto atraviesa una serie de fases para crear el producto.

PROCESOS DE DIRECCIN DE PROYECTOS PARA UN PROYECTO

Es la aplicacin de Se logra mediante la ejecucin de procesos, usando conocimientos, habilidades, herramientas y tcnicas de direccin de proyectos que reciben entradas y generan salidas.

DIRECCIN DE PROYECTOS

conocimientos, habilidades, herramientas y tcnicas a las actividades del mismo. del proyecto para satisfacer los requisitos

Es un conjunto de acciones y actividades interrelacionadas que se llevan a cabo para alcanzar un conjunto previamente especificado de productos, resultados o servicios.

PROCESO

Procesos de la direccin de proyectos comunes a la mayora de los proyectos. Procesos orientados al producto.

El equipo del proyecto es quien est a cargo de ejecutar los procesos de direccin de proyectos, que por lo general pertenecen a una de estas dos categoras principales:

PROCESOS DE DIRECCIN DE PROYECTOS PARA UN PROYECTO

Para que un proyecto tenga xito, el equipo del proyecto debe:

Seleccionar los procesos apropiados dentro de los Grupos de Procesos de la Direccin de Proyectos (tambin conocidos como Grupos de Procesos) que sean necesarios para cumplir con los objetivos del proyecto.

Usar un enfoque definido para adaptar las especificaciones del producto y los planes de tal forma que se puedan cumplir los requisitos del proyecto y del producto.
Cumplir con los requisitos para satisfacer las necesidades, deseos y expectativas de los interesados. Equilibrar las demandas concurrentes de alcance, tiempo, costes, calidad, recursos y riesgos para producir un producto de calidad.

GRUPO DE PROCESOS DE LA DIRECCIN DE PROYECTOS

GRUPO DE PROCESOS DE INICIACIN

Se compone de procesos que facilitan la

autorizacin formal para

comenzar

un

nuevo

proyecto o una fase del mismo.

Durante
iniciacin

el

proceso
refina

de
la

se del

descripcin

alcance

inicial y los recursos que la

organizacin
dispuesta a invertir.

est

GRUPO DE PROCESOS DE PLANIFICACIN

Ayuda a recoger informacin de

varias fuentes de diverso grado

de completitud y confianza.

Desarrollan el plan de gestin

del proyecto.

Identifican, definen y maduran el alcance del proyecto, el coste

del proyecto y planifican las

actividades del proyecto que se realizan dentro del proyecto.

GRUPO DE PROCESOS DE EJECUCIN

Se compone de los procesos utilizados para completar el trabajo definido en el plan de gestin del proyecto a fin de cumplir con los requisitos del proyecto.
Implica coordinar personas y recursos, as como integrar y realizar las actividades del proyecto, de acuerdo con el plan de gestin del proyecto. Aborda el alcance definido en el enunciado del alcance del proyecto e implementa los cambios aprobados.

GRUPO DE PROCESOS DE SEGUIMIENTO Y CONTROL

Se

compone

de

aquellos

procesos
observar proyecto

realizados
la de ejecucin forma que

para
del se

puedan identificar los posibles

problemas

oportunamente

adoptar las acciones correctivas, cuando controlar sea la necesario, ejecucin para del

proyecto.

GRUPO DE PROCESOS DE CIERRE

Incluye los procesos utilizados para finalizar formalmente todas las actividades de un proyecto o de una fase de un proyecto, entregar el producto terminado a terceros o cerrar un proyecto cancelado. Este Grupo de Procesos, una vez completado, verifica que los procesos definidos se completan dentro de todos los Grupos de Procesos para cerrar el proyecto o una fase del proyecto, segn corresponda, y establece formalmente que se ha finalizado un proyecto o fase del proyecto.

REAS DE CONOCIMIENTO DE LA DIRECCIN DE PROYECTOS

GESTIN DE LA INTEGRACIN DEL PROYECTO

GESTIN DEL ALCANCE DEL PROYECTO

GESTIN DEL TIEMPO DEL PROYECTO

GESTIN DE LOS COSTES DEL PROYECTO

GESTIN DE LA CALIDAD DEL PROYECTO

GESTIN DE LOS RECURSOS HUMANOS DEL PROYECTO

GESTIN DE LAS COMUNICACIONES DEL PROYECTO

GESTIN DE LOS RIESGOS DEL PROYECTO

GESTIN DE LAS ADQUISICIONES DEL PROYECTO

GESTIN DE LA INTEGRACIN DEL PROYECTO

1.

Incluye los procesos y actividades necesarios para identificar, definir, combinar, unificar y coordinar los distintos procesos y actividades de direccin de proyectos dentro de los Grupos de Procesos de Direccin de Proyectos. Son cruciales para concluir el proyecto y, al mismo tiempo, cumplir satisfactoriamente con los requisitos de los clientes y otros interesados, y gestionar las expectativas. Consiste en tomar decisiones sobre dnde concentrar recursos y esfuerzos cada da, anticipando las posibles polmicas de modo que puedan ser tratadas antes de que se conviertan en polmicas crticas y coordinando el trabajo para el bien del proyecto en general. Los procesos de integracin de direccin de proyectos incluyen: 1. Desarrollar el Acta de Constitucin del Proyecto 2. Desarrollar el Enunciado del Alcance del Proyecto Preliminar 3. Desarrollar el Plan de Gestin del Proyecto 4. Dirigir y Gestionar la Ejecucin del Proyecto 5. Supervisar y Controlar el Trabajo del Proyecto 6. Control Integrado de Cambios 7. Cerrar Proyecto

2.

3.

4.

GESTIN DEL ALCANCE DEL PROYECTO

1.

Incluye los procesos necesarios para asegurarse que el proyecto incluya todo el trabajo requerido, y slo el trabajo requerido, para completar el proyecto satisfactoriamente.

2.

Se relaciona principalmente con la definicin y el control de lo que est y no est incluido en el proyecto.

3.

Abarca los procesos de:

1. Planificacin del Alcance

2. Definicin del Alcance

3. Crear EDT 4. Verificacin del Alcance 5. Control del Alcance

GESTIN DEL TIEMPO DEL PROYECTO

1. 2. Incluye los procesos necesarios para lograr la conclusin del proyecto a tiempo. Los procesos de Gestin del Tiempo del Proyecto incluyen lo siguiente: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Definicin de las Actividades Establecimiento de la Secuencia de las Actividades Estimacin de Recursos de las Actividades Estimacin de la Duracin de las Actividades Desarrollo del Cronograma Control del Cronograma

GESTIN DE LOS COSTES DEL PROYECTO

1. Incluye los procesos involucrados en la planificacin, estimacin, preparacin del presupuesto y control de costes de forma que el proyecto se pueda completar dentro del presupuesto aprobado. Abarca los procesos de:

2.

1. 2. 3.

Estimacin de Costes Preparacin del Presupuesto de Costes Control de Costes

GESTIN DE LA CALIDAD DEL PROYECTO

1.

Incluyen todas las actividades de la organizacin ejecutante que determinan las polticas, los objetivos y las responsabilidades relativos a la calidad de modo que el proyecto satisfaga las necesidades por las cuales se emprendi.

2.

Implementa el sistema de gestin de calidad a travs de la poltica, los procedimientos y los procesos de planificacin de calidad, aseguramiento de calidad y control de calidad, con actividades de mejora continua de los procesos que se realizan durante todo el proyecto, segn corresponda.

3.

Los procesos de Gestin de la Calidad del Proyecto incluyen lo siguiente:

1. 2. 3.

Planificacin de Calidad Realizar Aseguramiento de Calidad Realizar Control de Calidad

GESTIN DE LOS RECURSOS HUMANOS DEL PROYECTO

1.

Incluye los procesos que organizan y dirigen el equipo del proyecto.

2.

El equipo del proyecto est compuesto por las personas a quienes se les han asignado roles y responsabilidades para concluir el proyecto.

3.

Los procesos de Gestin de los Recursos Humanos del Proyecto incluyen lo siguiente:

1. Planificacin de los Recursos Humanos 2. Adquirir el Equipo del Proyecto 3. Desarrollar el Equipo del Proyecto 4. Gestionar el Equipo del Proyecto

GESTIN DE LAS COMUNICACIONES DEL PROYECTO

1.

Incluye los procesos necesarios para asegurar la generacin, recogida, distribucin, almacenamiento, recuperacin y destino final de la informacin del proyecto en tiempo y forma.

2.

Proporcionan los enlaces cruciales entre las personas y la informacin, necesarios para unas comunicaciones exitosas.

3.

Los procesos de Gestin de las Comunicaciones del Proyecto incluyen lo siguiente:

1. 2. 3. 4.

Planificacin de las Comunicaciones Distribucin de la Informacin Informar el Rendimiento Gestionar a los Interesados

GESTIN DE LOS RIESGOS DEL PROYECTO

1. Incluye los procesos relacionados con la planificacin de la gestin de riesgos, la identificacin y el anlisis de riesgos, las respuestas a los riesgos, y el seguimiento y control de riesgos de un proyecto; la mayora de estos procesos se actualizan durante el proyecto.

2.

Los objetivos de la Gestin de los Riesgos del Proyecto son aumentar la probabilidad y el impacto de los eventos positivos, y disminuir la probabilidad y el impacto de los eventos adversos para el proyecto.

3.

Los procesos de Gestin de los Riesgos del Proyecto incluyen lo siguiente:

1. 2. 3. 4. 5. 6.

Planificacin de la Gestin de Riesgos Identificacin de Riesgos Anlisis Cualitativo de Riesgos Anlisis Cuantitativo de Riesgos Planificacin de la Respuesta a los Riesgos Seguimiento y Control de Riesgos

GESTIN DE LAS ADQUISICIONES DEL PROYECTO

1. Incluye los procesos para comprar o adquirir los productos, servicios o resultados necesarios fuera del equipo del proyecto para realizar el trabajo. Incluye los procesos de gestin del contrato y de control de cambios necesarios para administrar contratos u rdenes de compra emitidas por miembros autorizados del equipo del proyecto. Tambin incluye la administracin de cualquier contrato emitido por una organizacin externa (el comprador) que est adquiriendo el proyecto a la organizacin ejecutante (el vendedor), y la administracin de las obligaciones contractuales que corresponden al equipo del proyecto en virtud del contrato. Los procesos de Gestin de las Adquisiciones del Proyecto incluyen lo siguiente:

2.

3.

4.

1. 2. 3. 4. 5. 6.

Planificar las Compras y Adquisiciones Planificar la Contratacin Solicitar Respuestas de Vendedores Seleccin de Vendedores Administracin del Contrato Cierre del Contrato

"Si tenemos la perspectiva elevada de ver hacia dnde se mueve el todo mayor podremos comprender en trminos generales hacia dnde se mueven nuestras vidas" Patricia May, 2001

"Hacer las cosas sin hacerse cosa con las cosas

Lao Ts

REFLEXIN