Universidad Autnoma de Chihuahua Facultad de Contadura y Administracin

Administracin y su Proceso

Material Didctico de Apoyo

Elaborado por: M.A. Luz Ernestina Fierro Murga

Enero de 2009

Orgenes de la Administracin como Disciplina

En enfrentarse a una realidad compleja y desconocida, obliga al ser humano a pensar: Identifica el problema Planea como solucionar Organiza la forma de ejercer la decisin Dirige o ejerce la decisin Evala los resultados de la decisin

1. Problema

2. Planea

3. Organiza

4. Ejecuta

5. Evala

Similitudes y diferencias de los animales ante las respuestas:

El animal irracional responde segn lo dicta su gentica El animal racional responde en funcin de: experiencias, aprendizaje, conocimiento, todo guiado por su pensamiento y reflexin

El animal domstico es susceptible de aprender, pero no de pensar y de reflexionar sobre lo aprendido

El hombre aprende de lo que vive, puede repetirlo sin conciencia -imitar- o bien: interpretar, reflexionar, buscar mejorar, cambiar, modificar.

Orgenes de la administracin Al evolucionar la condicin de vida de los seres humanos en forma sedentaria, cobra mayor presencia la administracin, pues se buscan formas de conducir la vida colectiva y su consecuente organizacin
Infraestructura Servicios pblicos Educacin Salud Religin Economa produccin

Divisin y legitimacin de Grupos sociales Gobierno Polticas Leyes, Normas

Orgenes de la administracin
Se definen: estructuras, roles, procesos Se crean: sistemas, tcnicas y tecnologas Cobra forma la bsqueda y el modo de administrar: la vida, la convivencia, la economa, las estructuras sociales. Todo lo cual, con el tiempo, evoluciona La evolucin se da de la mano de la forma de administrar y el hecho de administrar depende de la cultura que gua la evolucin

Orgenes de la administracin
Luego: Evoluciona la condicin de vivencia del hombre Evoluciona el pensamiento Evoluciona la forma de convivir Evoluciona la forma de funcionar Evoluciona la organizacin social Evoluciona la tecnologa

Qu significa y qu es la administracin?

La palabra administrar est compuesta de dos elementos: Ad direccin, tendencia, proximidad (entre otras) Ministrare servir, dar, impartir, ejercer, gobernar
Podra traducirse como la accin de servir para dar direccin, para conducir, para impartir, para disponer, entre otras...

Definicin de administrar
lat. administrre) 1. Gobernar, ejercer la autoridad o el mando sobre un territorio y sobre las personas que lo habitan. 2. Dirigir una institucin. 3. Ordenar, disponer, organizar, en especial la hacienda o los bienes. 4. Desempear o ejercer un cargo, oficio o dignidad. 5. Suministrar, proporcionar o distribuir algo. 6. Conferir o dar un sacramento. 7. Aplicar, dar o hacer tomar un medicamento. 8. Graduar o dosificar el uso de algo, para obtener mayor rendimiento de ello o para que produzca mejor efecto.
(Del

Administrar implica Ordenar, organizar, en especial la hacienda o bienes: administrar una empresa. Dosificar, racionar algo. se administra bien las fuerzas. Aplicar, dar o hacer tomar una medicina: administrar un jarabe. Suministrar, proporcionar o distribuir alguna cosa: administrar vveres. Conferir o dar un sacramento: administrar el bautismo. Gobernar un territorio y su comunidad: administrar una provincia. Desempear un cargo o dignidad: administrar la secretara. Hacer cumplir las leyes el poder judicial: administrar justicia.

Por lo tanto
La administracin se aplica a todos los campos del ser humano, tanto individual como social. Desde lo personal a lo social y viceversa Se aplica lo mismo a lo tangible que a lo intangible: Dinero, edificios, comida, pensamiento, emociones, conocimiento, creencias, poder, comunicacin Dependiendo a lo que se aplica, vara la forma de hacerlo El problema dicta el mtodo y las tcnicas dependen del mtodo

Administracin es, entonces

Aplicada a una persona: La responsabilidad, compromiso y consecuente funcin que se le encomienda -o ella se da a s misma, auto administracin- de alcanzar los objetivos establecidos para lo cual debe fijar una coordinacin e integracin sistmica de las partes, pues en ltima instancia es quien debe responder por su aplicacin y por los logros obtenidos.

Administracin es entonces

Aplicada a una organizacin: La forma de cumplir con la obligacin que contrae ante la ley -legalidad- y ante la sociedad -legitimidad-, de cumplir con el compromiso ofertado, dependiendo de su naturaleza, tamao, fines, entre otros, para lo cual se constituy. Organismo pblico: Gobierno, partido poltico Empresa privada Organismo de la sociedad civil Familia

Administracin es entonces
Aplicada a un grupo: La capacidad de interactuar adecuadamente entre las personas que forman el grupo de trabajo con el fin de que los recursos tecnolgicos, de conocimiento, financieros y materiales sean utilizados para los fines establecidos. Formal: Departamento, matrimonio Informal: Amigos, novios

Por lo tanto, encontramos que el concepto se aplica a prcticamente todas las reas del vivir humano: Administracin
Pblica De empresa Militar De justicia Religiosa (Diocesana) Econmica Educativa Social Familiar (domstica) Personal (de individuo)

De organizaciones De bienes De servicios De personas (capital humano) De infraestructura De capital financiero Del conocimiento De la tecnologa Del pensamiento De las emociones De la comunicacin

Entonces Administrar es la capacidad de organizar, distribuir e integrar algo con el fin de lograr lo propuesto. Administracin es la capacidad de controlar el ejercicio o la ejecucin de ese algo -de principio a fin- para que lo hecho corresponda o por lo menos se acerque a lo planeado.

Pero cundo surge como disciplina

El hombre planea, organiza, dirige y controla sin haberle dado un nombre a ese todo, lo hace respondiendo a una lgica emprica, de facto, de hechos, por lo tanto, la administracin era un proceso activo no clasificado como sistema por s mismo.

La administracin la dictaba el fin perseguido, pero no se conceba como administracin propiamente

Pero cundo surge como disciplina A lo largo de la historia de la evolucin humana, encontramos el uso de la administracin. No importa el pueblo, la cultura, la ubicacin geogrfica. En los textos antiguos, tanto del mundo occidental como oriental encontramos la evidencia. En la formacin y en la construccin de los pueblos, en su poltica pblica -gobiernos-, economa, educacin, religin, incluso en la forma de utilizar el tiempo de ocio encontramos la aplicacin de la administracin.

Pero cundo surge como disciplina

Cada pueblo hubo de dar orden a sus diferentes sectores sociales, esto es:
Vida en comn -gobiernoConformacin familiar Formas -sectores- de explotar bienes, de transformar, de producir y de intercambiar -distribuirFormas de intercambio entre pueblos -comercio local, nacional e internacionalFormas de crear demanda y reconocimiento de sus bienes y servicios.

En pocas palabras: Planeaban, organizaban, dirigan y controlaban, es decir, administraban

Pero cundo surge como disciplina Planeaban: Visualizaban lo que se deseaban hacer -objetivosIdentificaban sus fortalezas para definir su quehacer -misinPerciban lo que deseaban ser a partir de lo que eran -visinDefinan lo que necesitaban para hacerlo -materiales, financiamiento, personas, tiempo y la manera de obtener todo ello. Establecan formas de medir lo planeado En la vida militar, principalmente, resalta la administracin. No en vano muchos de los principios administrativos se aprenden de lo militar: estrategias, tcticas, investigacin de operaciones, entre otros conceptos.

Pero cundo surge como disciplina

Organizaban
Definan estructura organizativa -quin hace qu, cmo y en cunto tiempo Definicin de pautas de comportamiento -puestos, jerarquas, responsabilidad y disciplina- cultura Se distribuan los recursos y se asignaban tiempos Establecan normas, reglas, sanciones, obligaciones y derechos

Pero cundo surge como disciplina Dirigan

Definen quines son responsables de quines y de qu Estimulaban y aplicaban autoridad y poder Aplicaban premios y sanciones Comunicaban y mantenan el rumbo Eran responsables de los logros obtenidos Tomaban las decisiones en forma individual o conjunta Creaban y mantenan creencias, valores y formas de comportamiento -cultura-

Pero cundo surge como disciplina

Controlaban
Evaluaban que las cosas se hicieran como se haban planeado Intentaban prever los obstculos que les pudieran impedir sus fines con el fin de evitarlos a tiempo -control preventivoIdentificaban la problemtica, los obstculos y los conflictos que se daban en el proceso -control concurrenteDecidan cmo cambiar, mejorar o volver a su curso las cosas Deban dar cuenta de los resultados -control de retroalimentacin-

Pero cundo surge como disciplina

En el mundo occidental, destacan las aportaciones de distintos pensadores que dieron vida a la disciplina de la administracin.
Cronolgicamente, escuelas y teoras de la administracin surgen basndose en otras disciplinas: Escuela de la Administracin Cientfica -Mtodo CientficoEscuela de las Relaciones Humanas -Comportamiento HumanoTeora de Sistemas o Enfoque Sistmico Enfoque Holstico

Pero cundo surge como disciplina

Administracin Cientfica
Frederick Winslow Taylor: Padre de la A.C.

Se consideran controversiales sus aportaciones:

Innova el trabajo en la ingeniera industrial, en el trabajo fabril: estudios de tiempos y movimientos que logran una mejora dramtica en la productividad. Se le acusa de haber contribuido a: Destruir el espritu del trabajo; deshumanizar las fbricas al convertir a los hombres en autmatas, por lo tanto deshumaniza al trabajador. Centrarse en lo monetario como estmulo principal Transformar al hombre en una extensin de la mquina

La Administracin Cientfica: Taylorista

Bajo el sistema de administracin taylorista, las factoras se manejan a travs del mtodo cientfico ms que por el uso emprico de la regla del pulgar (rule of thumb por experiencia, regla emprica, criterio general).

La Administracin Cientfica: Taylorista

Los principales elementos de la Administracin Cientfica son, entre otros: Estudios del tiempo funcional o supervisin especializada Estandarizacin de herramientas e instrumentos Estandarizacin de los mtodos de trabajo Separa la funcin de la administracin Ahorros del tiempo y aumento de produccin Ubicacin de las tareas Pago e incremento de bonos para la actuacin exitosa El uso de la tarifas diferenciales Sistemas mnemotcnicos para la clasificacin de productos e implementos Un sistema de ruta -lineal Capacitacin y entrenamiento

La Administracin Cientfica: Taylorista

Taylor denomin a los anteriores elementos meramente los elementos o detalles del mecanismo de la administracin
Los percibi como las extensiones de los cuatro principios de la administracin: 1. El desarrollo de una verdadera ciencia 2. La seleccin cientfica del trabajador Armona es la palabra principal que emplea Taylor. 3. La educacin cientfica y el desarrollo del trabajador. La gradualidad y paciencia son fundamentales 4. Cooperacin ntima y amistosa entre la administracin y los hombres. La administracin asume todo el trabajo que exceda la capacidad de los obreros, en especial la programacin diaria de tareas, su control y seguimiento.

La Administracin Cientfica: Taylorista

Taylor cre departamentos de planeacin, asesorados por ingenieros, y les dio la responsabilidad de: 1. Desarrollar mtodos cientficos para hacer el trabajo. 2. Establecer metas para la productividad 3. Establecer sistemas de recompensas para alcanzar las metas. 4. Entrenar al personal en el uso de los mtodos y, por ende, para lograr las metas.

La Administracin Cientfica: Taylorista

Principales argumentos contra el taylorismo: Enfoque reduccionista del trabajo que deshumaniza al trabajador. La ubicacin del trabajo, especificando no slo qu deba hacerse sino cmo y el tiempo exacto permitido para desarrollarlo No deja espacio para el pensamiento individual del trabajador. Sus mtodos de motivacin empiezan y terminan en los incentivos monetarios. Crtica a favor: Al tiempo que se criticaba la distincin entre el nosotros y ellos entre la fuerza de trabajo y los empleadores, Taylor intent encontrar un terreno comn entre las clases trabajadores y las gerenciales.

La Administracin Cientfica: Taylorista

Algunos de los objetivos principales que se propone: Incrementar la produccin Mejorar el uso de los recursos y disminuir costos Uniformar los mtodos de trabajo Adiestrar al obrero para que labore segn el mtodo cientfico Destinar personal dedicado al estudio de mtodos y tiempo, que proyecten el trabajo e instruyan sobre l.

Escuela de las Relaciones Humanas: Elton Mayo (1880-1949)

Entre 1928 y 33, se le relaciona con el estudio de Hawthorne; proyecto de investigacin industrial realizado en la planta de la compaa Western Electric en Hawthorne, Illinois.
Fase 1del estudio: Observar cuidadosamente, en salas de prueba, a los empleados sometidos a variaciones en las condiciones de trabajo, para aprender cmo les afectaba el cambio Fase dos: Se entrevistaron 20,000 trabajadores.

Despus, Mayo estudiara a trabajadores de otras plantas, convirtindose en el principal exponente de la escuela de la relaciones humanas de la teora gerencial.

Escuela de las Relaciones Humanas: Elton Mayo Este enfoque administrativo: Atrajo mucha atencin en los 1930s y gener gran influencia Enfocado en los sentimientos de los individuos que trabajan en organizaciones

Enfatizaba que la teora gerencial debera interesarse, bsicamente, en las relaciones interpersonales
Su meta primordial era lograr la integracin de los individuos y de los grupos informales de trabajo en un ambiente ms amplio de trabajo.

Escuela de las Relaciones Humanas: Elton Mayo

Este movimiento sugera que una organizacin que reconoce las necesidades humanas y escucha las ideas y quejas de sus empleados, aumentara su productividad y la moral. Ms que la retribucin econmica, lo que causa incremento en el compromiso grupal de trabajo y en la produccin, es la atencin brindada a los trabajadores. Entre los muchos investigadores profundamente influenciados por Mayo, estaban: William Dickson, George Homans, George Lombard, Fritz Roethlisberger y Jerome Scott. Actualmente se conoce como la Escuela del Comportamiento

Escuela de Procesos: Henry Fayol (1841-1925)

Ingeniero y terico de la administracin de empresas.

Su modelo administrativo de Fayol se basa en tres aspectos fundamentales: 1. la divisin del trabajo, 2. la aplicacin de un proceso administrativo y 3. la formulacin de los criterios tcnicos que deben orientar la funcin administrativa.
Considera que la funcin administrativa slo tiene por objeto al cuerpo social: en tanto que para las otras funciones inciden sobre la materia prima y las mquinas, la funcin administrativa slo obra sobre el personal de la empresa.

Escuela de Procesos: Henry Fayol

14 principios administrativos: 1. Divisin del Trabajo: A ms especializacin ms eficiencia. 2. Autoridad: Derecho a mandar, pero slo se obedecer a quien tenga autoridad personal (liderazgo). 3. Disciplina: Los miembros de una organizacin tienen que respetar las reglas y convenios que gobiernan la empresa. 4. Unidad de Direccin: Las operaciones que tienen un mismo objetivo deben ser dirigidas por un solo gerente que use un solo plan. 5. Unidad de Mando: Cada empleado debe recibir instrucciones sobre una operacin particular solamente de una persona.

Escuela de Procesos: Henry Fayol

6. Subordinacin de inters individual al bien comn: la organizacin como un todo 7. Remuneracin: La compensacin por el trabajo debe ser equitativa para los empleados y los patronos. 8. Centralizacin: los gerentes deben conservar la responsabilidad final pero dar a sus subalternos la autoridad suficiente para que realicen adecuadamente su oficio. El reto: identificar el mejor grado de centralizacin para cada situacin. 9. Jerarqua: La lnea e autoridad en una organizacin desde la alta gerencia hasta los niveles ms bajos de la empresa. 10. Orden: Los materiales y las personas deben estar en el lugar adecuado en el momento adecuado.

Escuela de Procesos: Henry Fayol

11. Equidad: Los administradores deben ser amistosos y equitativos con sus subalternos. 12. Estabilidad del Personal: Una alta tasa de rotacin del personal no es conveniente para el eficiente funcionamiento de una organizacin. 13. Iniciativa: Debe darse a los subalternos la libertad para concebir y llevar a cabo sus planes, aun cuando a veces se cometan errores. 14. Espritu de Grupo: Promover el espritu de equipo dar a la organizacin un sentido de unidad. Sugera el uso de comunicacin verbal sobre la formal escrita, siempre que fuera posible.

Teora de Sistemas
La teora es concebida por Ludwig Von Bertalanffy, bilogo.
Planteamientos generales:

Un sistema es un todo conformado por una serie de subsistemas. Para que el sistema exista, debe existir: interaccin e interdependencia entre sus partes. Nunca las partes sern mayores al sistema. Un sistema, a su vez, reconoce que en una macro dimensin, pertenece a un sistema mayor o suprasistema Por lo tanto, visto de lo particular a lo general, el planeta todo es un sistema conformado por subsistemas de distinta naturaleza, de cuya simbiosis depende su permanencia o extincin Pero a su vez el planeta es un subsistema

Teora de Sistemas

Bertalanffy clasific un total de 12 sistemas.

De menor a mayor, en primer lugar, ubica a las piedras como un sistema Los tres ltimos sistemas, en orden ascendente y dada su grado de complejidad son: La organizacin -en tanto creacin del hombreEl ser humano El arte -como la ms alta expresin humana-

Algunos de los elementos de la Teora de Sistemas aplicados en la Administracin

Toda organizacin es un sistema conformado por subsistemas Vive en estado simbitico con el suprasistema Tiene fronteras que delimitan su alcance y el intercambio con su entorno Posee un clima -suma de fuerzas psicosociales que se crean por la interaccin humana Reconoce la existencia del ambiente -entorno: suma de fuerzas fsicas y sociales Del ambiente recibe insumos, materia y energa los cuales transforma Al ambiente retorna productos y energa

Algunos de los elementos de la Teora de Sistemas aplicados en la Administracin

La entropa siempre est presente -tendencia natural de todo organismo al caos, a la desorganizacin La entropa se contrarresta con la informacin, lo que permite lograr homeostasis -tendencia natural de todo organismo a buscar el equilibrio La SINERGIA

Algunos de los elementos de la Teora de Sistemas aplicados en la Administracin

Por lo tanto, las organizaciones son sistemas dinmicos, conformados por una estructura que define sus subsistemas, reconoce la necesidad del intercambio permanente con su ambiente. Padece entropa, pero sus sistemas de informacin le permiten volver a un equilibrio dinmico

Enfoque holstico
holstico: (neologismo) Holos, proviene del griego, significa todo o entero Es un adjetivo que indica algo totalizador. Deriva del ingls, de la palabra whole, que significa "totalidad", "suma total de partes que forman un sistema completo".
Holstico deriva de holismo, que es una doctrina segn la cual un "todo", un ser, es algo ms que la suma de sus partes.(Webster). Un enfoque "holstico" es un enfoque totalizador, que contempla la totalidad de las circunstancias de un fenmeno.

Enfoque holstico
Tiende a analizar los eventos desde una perspectiva de las mltiples interacciones que los caracterizan. Establecen que las propiedades de un sistema no se deben identificar o explicar como la mera suma de sus componentes, es decir: El sistema en su totalidad tiene un comportamiento distinto al de la suma de sus partes

Enfoque holstico
El todo siempre es superior a la suma de sus partes El concepto de holos refiere los contextos y las complejidades que entran en relacin dinmica

Ver el todo, sin perderse en sus partes.

En un mundo globalizado, complejo, el administrador debe desarrollar enfoques sistmico y holstico: Entender el todo, sus partes, la funcin de cada una de sus partes, y el todo que es distinto a sus partes

Personajes destacados del Pensamiento Gerencial

Entre algunos de los reconocidos aportadores a la construccin del pensamiento administrativo, son:
George Box Philip Crosby W. Edwards Deming John Dewey Henry Fayol Fredrick Herzberg Kaoru Ishikawa Joseph M. Juran Kurt Lewin Elton Mayo Lawrence D. Miles Alex Osborne Walter Shewhart Genichi Taguchi Frederick Winslow Taylor Edgar Thomson

No son todos, pero todos ellos ocupan un lugar destacado por sus aportaciones.

Algunos de las tcnicas que destacan en la Administracin

Aunque para algunos considerados mtodos, a continuacin se mencionan algunas de las tcnicas fundamentales en el proceso administrativo. Balanced Scorecard Six Sigma Quality Creatividad Productividad Kaizen Proceso de Mejora Continua Sistemas de Pensamiento

Por ltimo, una vieja reflexin La administracin es: Ciencia, arte o tcnica? Se privilegia el concepto de Arte, pues requiere: Pensamiento divergente, creatividad, identificacin de problemas, posicin eclctica y, porque tratar con lo humano es un arte. Ciencia, an discutido, porque no tiene sus propios mtodos, sino que se fundamenta y hermanan con otras ciencias: Exactas y sociales: derecho, antropologa, psicologa, sociologa, ingeniera, matemticas, estadstica, entre otras. No obstante, si ha creado sus propias tcnicas, en algunos casos.

La administracin es: Ciencia, arte o tcnica?

Tcnica, definitivamente no, pues si as fuera, su aplicacin sera lineal, de recetario. Dependiendo del contexto, la cultura, la naturaleza, el giro y los objetivos de la organizacin, debe buscarse el tipo de administracin que se necesita. Usted decidir que tipo de administrador ser: Eclctico, que combina ciencia y arte -piensa, crea y reflexiona sobre su aplicacino Tcnico, sabe cmo hacer las cosas, pero no entiende por qu ni para qu. La administracin est en constante evolucin porque trata de la tecnologa pero, principalmente, de lo humano.

Proceso de la Administracin

Administrar Controlar
Dirigir

Planear
Organizar

Principios generales de la Administracin

Su naturaleza es de carcter universal Quien la ejerce debe combinar lo terico con lo pragmtico, pues el entorno es complejo y demanda combinar los conocimientos Es dinmica, por lo tanto el administrador debe ser eclctico A medida que avanza y se transforma el conocimiento y la tecnologa, surgen distintas o mejores formas de administrar En ocasiones surgen modelos que se presentan como la panacea Su aplicacin de carcter especfico Su prctica demanda identificar el tipo de organizacin, el entorno, su complejidad y cultura para adecuar la administracin al contexto. Si el contexto cambia la forma de ejercer la administracin puede variar Se debe estar actualizado en el surgimiento de las nuevas perspectivas, pero nunca copiar formas de administrar La administracin se adecua a las contingencias, no existen recetas

Principios generales de la Administracin

Ejemplos de tipos y fines de organizaciones

Tipo Sector pblico Fines Administrar y gestionar la existencia de una estructura social equilibrada Ejemplos Tres rdenes de gobierno. Tres poderes. Organismos pblicos descentralizados

Privado

De lucro. Multiplicar Sector utilidades a particulares. Primario, madera Negocio Secundario, fabricacin de muebles Terciario: vendedor final Lograr la solucin a problemtica comn de distintos grupos sociales Brindar alternativas a la convivencia social, o a la integracin de fines comunes. Antes llamadas ONG, hoy OSC Organismos de la sociedad civil. Clubes o agrupaciones formales que se integran como asociaciones, v.gr. Colegio de Profesionistas

Social