INGENIERA EN DESARROLLO E INNOVACIN EMPRESARIAL

SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

Objetivo de la Asignatura:

El alumno aplicar sistemas de control administrativo y gestin de la calidad, para la mejora de los procesos y el cumplimiento de los objetivos organizacionales.

SISTEMAS DE CONTROL ADMINISTRATIVO

Competencia a la que contribuye:

Apoyar el desarrollo empresarial, mediante la optimizacin del capital financiero y humano, para la consolidacin de la organizacin. Disear planes comerciales acordes a las capacidades de la organizacin para mejorar su competitividad en el mercado.

SISTEMAS DE CONTROL ADMINISTRATIVO

Programa de estudios

I. Sistemas de Control Administrativo

II. Sistemas de Gestin de la Calidad

I. Sistemas de Control Administrativo

Conceptos bsicos (Importancia del control administrativo) Estructura un sistema (Diferencia entre control administrativo y control interno en funcin de sus objetivos) Tipos de Control Administrativo (Control gua o direccional) Tipos de Control Administrativo (Control selectivo) Tipos de Control Administrativo (Control despus de la accin)

I. Sistemas de Control Administrativo

Diseo de Sistemas de Control Administrativo (Etapas del diseo de un sistema de control administrativo)

Diseo de Sistemas de Control Administrativo (Etapas del diseo de un sistema de control administrativo)
Diseo de Sistemas de Control Administrativo (Determinacin de los elementos predictivos) Contabilidad por reas de responsabilidad

Herramientas para el control estadstico

Il. Sistemas de Gestin de la Calidad

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Conceptos bsicos (concepto de mejora contina) . Conceptos bsicos (importancia de la mejora continua) Conceptos bsicos (aplicaciones de la mejora contina) Conceptos bsicos (aplicaciones de la mejora contina) Conceptos bsicos (concepto de sistema de gestin de calidad) conceptos bsicos (importancia del aseguramiento de la calidad) Conceptos bsicos (aplicaciones de la mejora contina mediante los 8 principios para la gestin de la calidad) 8. Conceptos bsicos (concepto de sistemas de calidad bajo la norma ISO) 9. Conceptos bsicos (aplicaciones de las Normas ISO 9000) 10. Familia de normas ISO

PROYECTO FINAL
Con base a la informacin presentada en un caso prctico, elaborar una propuesta que contenga el diseo de un sistema de control administrativo que contenga: *Objetivos *Tipos de Control Empleados *Resultados Deseados *Estndares *Flujo de Informacin *Herramientas Administrativas *Herramientas para el control estadstico *Acciones correctivas (cuando corresponda

*Mapeo de procesos - Procedimientos asociados al proceso que contenga como mnimo: -Objetivo -Alcance -Polticas de aplicacin - Interaccin con otros procesos -Trminos y definiciones - Insumos - Diagrama de flujo y descripcin de actividades -Resultado del procedimiento - Seguimiento y medicin del procedimiento - Formatos utilizados - Indicadores

FORMA DE EVALUAR

SABER HACER SABER

Mapa conceptuales Investigaciones Examen

PROYECTO

60% 30%

SER

10%

Asistencia Participacin Actitud NOTA: Entregar en tiempo y forma py (limpia y organizada)

SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

QU ES UN SISTEMA?

QU ES UN SISTEMA?

Un conjunto de objetos relacionados entre si mismos y entre sus atributos

Es la estructura u organizacin de un todo ordenadamente, donde se muestran claramente las relaciones entre sus partes

QU ES UN SISTEMA?
Es un conjunto de entidades caracterizadas por ciertos atributos, que tienen relaciones entre s localizadas en un cierto medio ambiente, de acuerdo con un cierto objetivo.

O quiz algo ms simple: Un sistema es una reunin o conjunto de elementos relacionados que interactan entre si para lograr un fin determinado.

ELEMENTOS DEL SISTEMA

Objetos, con estos no tenemos mucho problema porque los objetos son cosas que podemos ver y palpar, como por ejemplo un automvil que esta compuesto de varias partes.

ELEMENTOS DEL SISTEMA

Sujetos, estas son personas, imaginemos un equipo de ftbol, cada uno de estos jugadores es un sujeto o persona que forma parte del equipo de ftbol o sistema. Si esto lo vemos desde el punto de vista de la definicin dada anteriormente podemos decir que los jugadores de nuestro equipo tienen ciertas estrategias pre-establecidas para anotar un gol, es decir, los jugadores (sujetos) interactan entre si para anotar un gol (fin determinado).

 Quiz aqu cabe una pregunta ms un sistema esta formado slo por conceptos, slo por objetos o slo por sujetos?, esto puede ocurrir en algunos casos pero tambin un sistema puede estructurarse de una combinacin de conceptos, objetos y sujetos todos relacionados entre s, como en un sistema hombremquina, que comprende a las tres clases de elementos. Por lo tanto, un sistema esta formado de elementos vivientes y no vivientes.

Teora General de Sistemas

Algunas de las ideas predicadas por la TGS pueden atribuirse al filsofo alemn, George Whilhem Friedrich Hegel (1770-1831). El todo es ms que la suma de las partes, el todo determina la naturaleza de las partes , las partes no pueden comprenderse si se consideran en forma aislada del todo, las partes estn dinmicamente interrelacionadas o son interdependientes

La idea de la Teora General de Sistemas fue desarrollada por L. Von Bertalanffy alrededor de 1930, l propuso la teora de sistemas abiertos, esto es, sistemas que intercambian informacin con el medio ambiente como todo sistema vivo lo hace.

Entrada

Proceso

Salida

Teora General de Sistemas

Teora General de Sistemas se interesa en las preguntas relacionadas con la estructura, proceso, conducta, interaccin, funcin y lo anlogo.
Los objetivos originales de la Teora General de Sistemas son los siguientes: a) Impulsar el desarrollo de una terminologa general que permita describir las caractersticas, funciones y comportamientos del sistema en general b) Desarrollar un conjunto de leyes aplicables a todos estos comportamientos c) Promover la unidad de las ciencias y obtener la uniformidad del lenguaje cientfico.

El Proceso Administrativo

Planificacin
Metas Objetivos Estrategias Planes

Organizacin
Estructura Administracin de recursos humanos

Direccin
Motivacin Liderazgo Comunicacin Comportamiento Individual de grupo

Control
Normas Medidas Comparaciones Accin

El Proceso Administrativo

Es el conjunto de fases o etapas sucesivas a travs dl

Es el conjunto de fases o etapas sucesivas a travs de las cuales se efecta la administracin, mismas que se interrelacionan y forman un proceso integral.

Proceso administrativo
Organizacin

Planeacin

Direccin

Control

DEFINICIN DE SISTEMA ADMINISTRATIVO

SAMUEL CERTO: Aquel que esta formado por diversas partes, que funcionan sobre una base de independencias para alcanzar un propsito. F.E. KAST: El medio para unir los subsistemas de metas y valores, tcnicos y psicosociales y estructurales de las organizaciones.

Qu significa control?

El control engloba

el monitoreo el seguimiento la retroalimentacin sin control se tiende al caos y al no cumplimiento de las metas propuestas.

Control
Definicin:
Stephen Robbins "un proceso de vigilar las actividades para cerciorarse de que se desarrollan conforme se planearon y para corregir cualquier desviacin evidente". James Stoner "el control administrativo es el proceso que permite garantizar que las actividades reales se ajusten a las actividades proyectadas". El control se refiere a los mecanismos utilizados para garantizar que conductas y desempeo se cumplan con las reglas y procedimientos de una empresa. El trmino control tiene una connotacin negativa para la mayora de las personas, pues se le asocia con restriccin, imposicin, delimitacin, vigilancia o manipulacin.

Un Sistema de Control Administrativo es til tanto para diagnosticar fallas como para identificar aciertos de la administracin.

CONTROL

El control es un mecanismo que permite corregir desviaciones a travs de indicadores cualitativos y cuantitativos dentro de un contexto social amplio, a fin de lograr el cumplimiento de los objetivos claves para el xito organizacional, es decir, el control se entiende no como un proceso netamente tcnico de seguimiento, sino tambin como un proceso informal donde se evalan factores culturales, organizativos, humanos y grupales.

DEFINICION DE CONTROL
El concepto de control es muy general y puede ser utilizado en el contexto organizacional para evaluar el desempeo general frente a un plan estratgico.

La palabra control tiene muchas connotaciones y su significado depende de la funcin o del

rea en que se aplique; puede ser entendida:

Como la funcin administrativa que hace parte del proceso administrativo junto con la planeacin, organizacin y direccin, y lo que la precede.

IMPORTANCIA DEL CONTROL

Una de las razones ms evidentes de la importancia del control es porque hasta el mejor de los planes se puede desviar. El control se emplea para:

Crear mejor calidad

Enfrentar el cambio
Producir ciclos ms rpidos Agregar valor Facilitar la delegacin y el trabajo en equipo

BASES DEL CONTROL

Podramos decir que el control se basa en la consecucin de las siguientes
actividades: Planear y organizar.

Hacer.
Evaluar. Mejorar. Los objetivos son los programas que desea lograr la empresa, los que facilitarn alcanzar la meta de esta. Lo que hace necesaria la planificacin y organizacin para fijar qu debe hacerse y cmo. El hacer es poner en prctica el cmo se planific y organiz la consecucin de los objetivos.

 El evaluar que no es ms que la interpretacin y comparacin de la

informacin

La mejora es la puesta en prctica de las medidas que resolvern las desviaciones que hacen perder el equilibrio al sistema.

PASOS DEL PROCESO DE CONTROL

El control administrativo: Es un esfuerzo sistemtico para establecer normas de desempeo con objetivos de planificacin, para disear sistemas de reinformacin, para comparar los resultados reales con las normas previamente establecidas, para determinar si existen desviaciones y para medir su importancia, as como para tomar aquellas medidas que se necesiten para garantizar que todos los recursos de la empresa se usen de la manera ms eficaz y eficiente posible para alcanzar los objetivos de la empresa".

En ella se divide el control en cuatro pasos los cuales son:

PASOS DEL PROCESO DE CONTROL

Establecer normas y mtodos para medir el rendimiento.

Medir los resultados. Tomar medidas correctivos . Retroalimentacin

PRINCIPIOS DE CONTROL

Equilibrio: A cada grupo de delegacin conferido debe

proporcionarle el grado de control correspondiente. De la misma

manera la autoridad se delega y la responsabilidad se comparte.

De la oportunidad: El control, necesita ser oportuno, es decir, debe

aplicarse antes de que se efecte el error, de tal manera que sea posible tomar medidas correctivas, con anticipacin.

PRINCIPIOS DE CONTROL
De los objetivos: Se refiere a que el control existe en funcin de los objetivos. De las desviaciones: Todas las variaciones o desviaciones que se presenten en relacin con los planes deben ser analizadas detalladamente. De la costeabilidad: El establecimiento de un sistema de control debe justificar el costo que este represente en tiempo y dinero, en relacin con las ventajas reales que este reporte.

PRINCIPIOS DE CONTROL
De excepcin: El control debe aplicarse, preferentemente, a las actividades excepcionales o representativas, a fin de reducir costos y tiempo, delimitando adecuadamente que funciones

estratgicas requieren el control.

De la funcin controladora: La funcin controladora por ningn motivo debe comprender a la funcin controladora

reas del control

Las principales reas de control en la empresa son: reas de produccin: Si la empresa es industrial, el rea de produccin es aquella donde se fabrican los productos; si la empresa fuera prestadora de servicios, el rea de produccin es aquella donde se prestan los servicios; los principales controles existentes en el rea de produccin son los siguientes:

reas del control

Control de produccin Control de calidad Control de costos Control de los tiempos de produccin Control de inventarios Control de operaciones Productivos Control de mantenimiento y conservacin Control de desperdicios

reas del control

rea comercial: Es el rea de la empresa que se encarga de vender o comercializar los productos o servicios producidos. Control de ventas Control de propaganda Control de Costos rea financiera: Es el rea de la empresa que se encarga de los recursos financieros, como el capital, la facturacin, los pagos, el flujo de caja, entre otros.

Los principales controles en el rea financiera se presentan a continuacin:

Control Control

presupuestario de costos

reas del control

rea de recursos humanos: Es el rea que administra al personal, los
principales controles que se aplican son los que siguen: Controles de asistencia y retrasos Control de vacaciones Control de salarios

Por reas funcionales

Produccin:
Calidad Control de inventarios Control de la produccin Compras Control de

Mercadotecnia
ventas Investigacin y Desarrollo Control de

Por reas funcionales

Finanzas
Control Presupuestal Control contable Costos Auditora

Personal:
Evaluacin del desempeo Evaluacin de Capacitacin y desarrollo Evaluacin de la motivacin Evaluacin de Sueldos y Salarios Evaluacin sobre prestaciones y Seguridad e Higiene Evaluacin de Reclutamiento y Seleccin Auditora de recursos Humanos

TIPOS DE CONTROL

En cuanto a su periodicidad: CONTROL GUA O DIRECCIONAL: Este mtodo consiste en que los resultados se pueden predecir y que las acciones correctivas deben efectuarse antes de completar la operacin.

TIPOS DE CONTROL

CONTROL SELECTIVO: Consiste en la verificacin de muestras de determinada operacin para detectar si cumple los requisitos previstos, para determinar si se puede continuar con el proceso. Como ejemplo de este mtodo se encuentran el control de calidad, en la modalidad que emplean muchas empresas de produccin masiva, supervisin directa.

TIPOS DE CONTROL

CONTROL DESPUES DE LA ACCIN: Una vez que la operacin ha concluido, se miden los resultados y se comparan con un estndar previamente establecido. Los presupuestos son un ejemplo claro de este sistema de control. Entrevistas de evaluacin del desempeo, las inspecciones finales.

Etapas para el diseo de un Sistema de Control Administrativo

1.Definicin de los resultados deseados

Se refiere a los objetivos fijados por la administracin, los cuales deben ser claros, medibles, cuantificables y alcanzables

2. Determinacin de indicadores
Son indicadores para detectar desviaciones a lo planeado y corregir oportunamente las fallas.

3.Determinacin de estndares
En esta etapa se fijan los niveles aceptables para cada indicador en funcin de los resultados deseados.

4. Especificacin del flujo de informacin

Se refiere al camino que seguir la informacin desde que se genera hasta que se toma una decisin respecto a esta.

5. Evaluacin y aplicacin de la accin

correctiva
Se analizan los indicadores para detectar las fallas. Se proponen acciones correctivas analizando pros y contras de cada una de ellas. Se aplican las acciones seleccionadas