Tecnicas de Auditoria

Tcnicas de Auditoria Interna Al sistema de Calidad
Auditoria de Valor Agregado
2013 RBC- Corporation Oziel Cardenas Vargas . All rights reserved.
Agenda
Objetivo. Conceptos Clave de Calidad. Conceptos de Procesos.
Tipos e Importancia.
Conceptos de Auditoria.
Principios de Auditoria. Tipos. Mtodos. Profundidad. Alcance. Propsito de la Auditoria Interna.
Aspectos Esenciales del Auditor.

Atributos Personales. Conocimientos y Habilidades.
Agenda
Fases de la auditoria Planeacin y Preparacin
Planeacin Preparacin en escritorio Lista de Verificacin Comunicacin
Agenda
Fases de la auditoria Realizacin
Material e informacin Evidencias Recoleccin de evidencia Herramientas del Auditor Flujo de ejecucin Reunin de Apertura Reunin de Auditores
No conformidades Tpicas Registro de las No conformidades Observaciones Acciones Correctivas
Agenda
Fases de la auditoria Reporte
Reunin de Cierre Preparacin del reporte
Seguimiento
Seguimiento y cierre de acciones correctivas
Agenda
Consideraciones Finales
Principio de Independencia Conducta del Auditor Recomendaciones al Auditor
Warm-Up
Objetivo
Revisin de las tcnicas de
Planeacin
Ejecucin Reporte
Seguimiento
Para las Auditorias Internas
Proveer suficiente entrenamiento para la participacin en las Auditorias Internas al Sistema de Calidad
Conceptos Clave de Calidad
Marco Conceptual

Calidad
El grado hasta el cual el conjunto de Caractersticas Inherentes satisface los Requerimientos
Requerimientos
Necesidades o expectativas establecidas, explcitas, implcitas u obligatorias
Satisfaccin del Cliente

La percepcin del cliente sobre el grado hasta el cual se han satisfecho sus requerimientos

Auditoria de Calidad
Un proceso documentado de verificacin sistemtica para:
Objetivamente obtener y evaluar evidencia para determinar si las actividades especificadas, condiciones, procesos o informacin sobre esos tpicos presenta conformidad con el criterio de auditoria Comunicar los resultados de este proceso al cliente
Criterio de Auditoria
El grupo de requerimientos provenientes de Estndares internacionales, Clientes, Polticas, Procedimientos o marco de referencia contra el que se revisar el cumplimiento

Auditor
Un auditor es una persona que est calificada para llevar a cabo una auditoria y que ha sido comisionada para hacerlo.
Auditor Lder
Es quien administra la auditoria. El auditor lder debe estar calificado para organizar y llevar a cabo una auditoria as como para reportar los hallazgos de la misma.
Cliente
Es la persona u organizacin que requiere la auditoria.
Auditado
Es la organizacin que est siendo evaluada en referencia a su cumplimiento o conformidad con el criterio de auditoria, puede ser un departamento, la planta, el campus o la corporacin.
Derrame de Calidad
Existen dos definiciones complementarias
Es cualquier producto defectuoso que ha causado una interrupcin del flujo normal de las operaciones del cliente o ha generado un impacto significativo sobre la Garanta, teniendo como consecuencia que el cliente o nosotros mismos iniciemos una Campaa de Campo o retiremos de uso algn producto debido a una falla nuestra o de nuestros proveedores. Es cualquier situacin donde las partes provistas por una planta de RBC causen acciones de contencin, seleccin (sorteo) o retrabajo del producto de nuestro cliente.
Notas: La seleccin (sorteo) que RBC realice en la planta del cliente no se considera un derrame. Las inspecciones o pruebas adicionales de parte del cliente se consideran una ocurrencia de derrame.
Conceptos de Procesos
Marco Conceptual
Enfoque de Procesos
La estructura de auditoria se basa en el enfoque de procesos del Sistema de Gestin de Calidad
Todas las organizaciones son sistemas, ya que estn conformadas por un nmero de procesos entrelazados por sus entradas y salidas
Enfoque de Procesos
Para poder mejorar, las organizaciones deben:
Identificar sus procesos
Entender las interacciones que entre ellos existen

Determinar como controlar ambas cosas
En la mayora de los casos esto requiere que se generen procedimientos documentados e instrucciones de trabajo
Tipos e Importancia de los Procesos

Importancia relativa de los procesos
Para RBC (Mexico) hay tres grados de importancia:
Procesos Clave de Creacin de Valor Procesos Clave de Soporte Procesos Comunes
Tipos de proceso
Para ISO e ISO/TS hay tres tipos de procesos:
Orientados al Cliente Orientados al Soporte Orientados a la Gestin
Conceptos de Auditoria
Marco Conceptual
Principios de Auditoria
La auditoria se caracterizada por sustentarse en un nmero de principios que la hacen una herramienta eficaz y confiable para apoyar las polticas y los controles de gerencia, proporcionando informacin sobre la cual una organizacin puede actuar para mejorar su funcionamiento. La adherencia a estos principios es un pre-requisito para proporcionar conclusiones relevantes y suficientes que permitan que auditores que trabajan independientemente puedan alcanzar conclusiones similares en circunstancias similares.
ISO 19011:2002 4 Audit Principles
Los auditores deben observar los principios siguientes durante las auditorias:
a) Conducta tica: la fundacin del profesionalismo; la confianza, la integridad, el secreto y la discrecin son esenciales. b) Presentacin justa: las conclusiones y los informes reflejan veraz y exactamente las actividades de la auditoria y sus resultados. Los obstculos significativos y las opiniones divergentes sin resolver se reportan. c) Cuidado profesional debido: los auditores actan con diligencia y juicio, de acuerdo con la importancia de la tarea y la confianza puesta en ellos.
Los auditores deben observar los principios siguientes durante las auditorias:
d) Independencia: la base para la imparcialidad de la auditoria y la objetividad de las conclusiones basadas en evidencia. Libertad de conflicto y prejuicios. e) Enfoque basado en evidencia: usar sistemticamente el mtodo racional para alcanzar conclusiones confiables y reproductibles basadas en la evidencia obtenida de las muestras de la informacin disponible El uso apropiado del muestreo est estrechamente vinculado a la confianza que se puede poner en las conclusiones de la intervencin.
Principios
Tipos de Auditoria
Interna
1era Parte La lleva a cabo el personal de la
organizacin en sus propios sistemas
Externa
2da Parte Cliente/Proveedor; Es una auditoria

que se lleva a cabo por una organizacin en otra
Independiente 3ra Parte Son auditorias llevadas a cabo por

agencias independientes
Mtodos de Auditoria
Auditoria Horizontal
Se audita consecutivamente cada seccin del estndar o cada procedimiento.
Se utiliza cuando se busca el nivel de cumplimiento a un estndar o procedimiento por todos los involucrados.
Auditoria Vertical
Se audita consecutivamente cada Departamento contra todos los procedimientos y secciones del estndar relevantes.
Se utiliza cuando se busca el nivel de cumplimiento de un departamento a todo un estndar.
Auditoria de Producto o Proyecto
Es una auditoria de principio a fin de un producto o proyecto especfico, normalmente no se utiliza para las Auditorias Internas.
Se utiliza cuando se requiere revisar un producto o proyecto especfico.
Profundidad de la Auditoria
Alto Nivel: Revisin del Sistema
Nivel Medio: Revisin del Proceso
Detallada: Revisin de toda la documentacin y los procedimientos
Enfoque : Efectividad, Eficiencia Enfoque: Desempeo del Negocio, Finanzas, Clientes, Procesos, Innovacin
Enfoque : Implementacin y Cumplimiento de requerimientos
Alcance de la Auditoria
Se relaciona con la entidad a ser auditada, por ejemplo: Organizacin Departamento
Funcin / Actividades
Lugar / Sitio Procesos / Productos Incluye la declaracin de lo que ser excluido
Propsito de la Auditoria Interna

Las auditorias internas tiene tres propsitos fundamentales:
1. Asegurar que el Sistema de Calidad documentado se cumple en la prctica 2. Identificar reas del Sistema de Calidad en que se puedan realizar mejoramientos
3. Establecer el grado de conformidad que el Sistema de Calidad presenta con respecto al Criterio de Auditoria
Aspectos Esenciales del Auditor
Marco Conceptual
Atributos Personales
Los auditores deben poseer atributos personales que les permitan actuar de acuerdo a los principios de auditoria
Un auditor debe ser:

a) tico, es decir justo, veraz, sincero, honesto y discreto; b) de mentalidad abierta, razonable, es decir dispuesto a considerar ideas o puntos de vista alternativos; c) diplomtico, es decir con tacto en el trato con la gente, discreto; d) observador, es decir activamente consciente del entorno fsico y las actividades; e) perspicaz, es decir instintivamente consciente de y capaz de entender situaciones;
ISO 19011:2002 7.2 Personal attributes
Atributos Personales
Los auditores deben poseer atributos personales que les permitan actuar de acuerdo a los principios de auditoria
Un auditor debe ser:

f) verstil, es decir se ajusta fcilmente a diferentes situaciones; g) tenaz, es decir persistente, enfocado en la realizacin de objetivos; h) decisivo, es decir llega a conclusiones oportunas basadas en el razonamiento y el anlisis lgicos; e i) autosuficiente, es decir acta y funciona independientemente mientras que interacta eficazmente con los dems.
ISO 19011:2002 7.2 Personal attributes
Atributos
Conocimientos y Habilidades
Los auditores del sistema de gestin de la calidad deben tener conocimientos y habilidades genricos en las reas siguientes:
a) Principios, procedimientos y tcnicas de Auditoria: para habilitar al auditor a aplicar aquellos que sean apropiados a diferentes auditorias y asegurarse de que las auditorias se conduzcan de forma consistente y sistemtica.
ISO 19011:2002 7.3 Audit Principles
a) Principios, procedimientos y tcnicas de Auditoria. Un auditor debe poder:
Aplicar principios, procedimientos y tcnicas de auditoria
Planear y organizar el trabajo con eficacia Conducir la auditoria dentro del horario convenido Dar prioridad y enfocarse en asuntos significativos Recolectar informacin por medio de entrevistas, escuchar, observar y revisar documentos, registros y datos Entender la conveniencia y las consecuencias de usar tcnicas de muestreo para auditar. Verificar la exactitud de la informacin colectada
a) Principios, procedimientos y tcnicas de Auditoria. Un auditor debe poder:
Confirmar la suficiencia y exactitud de la evidencia para apoyar hallazgos y conclusiones de auditoria
Determinar aquellos factores que pueden afectar la confiabilidad de los hallazgos y conclusiones de auditoria
Utilizar documentos de trabajo para registrar actividades de auditoria

Elaborar reportes de auditora Mantener la confidencialidad y la seguridad de la informacin, y Comunicarse con eficacia, ya sea a travs de habilidades lingsticas personales o a travs de un intrprete.
b) Documentos del sistema de gestin y de referencia:
La aplicacin del sistema de gestin a diversas organizaciones
La interaccin entre los componentes del sistema de gestin

Los estndares, procedimientos u otros documentos usados como criterios de auditoria y su aplicacin a diversas situaciones Reconocer las prioridades de los documentos de referencia y
Sistemas de informacin y tecnologas para autorizacin, seguridad, distribucin y control de documentos, datos y registros.
Documentos del Sistema y de Referencia

c) Situaciones Organizacionales:
Tamao, estructura, funciones e nter-relaciones de organizacin
Procesos de negocio generales y terminologa relacionada

Costumbres sociales y culturales de la entidad auditada.
Situaciones Organizacionales
d) Legislacin y regulaciones aplicables y otros requisitos relevantes a la disciplina:
Para permitir al auditor trabajar dentro de, y estar consciente de, los requisitos que se aplican a la organizacin que es auditada.
El conocimiento y habilidades en esta rea deben cubrir
Cdigos, leyes y regulaciones locales, regionales y nacionales Contratos y acuerdos Tratados y convenciones internacionales, y Otros requisitos a los cuales la organizacin est suscrita.
Legislacin y regulaciones aplicables
e) Mtodos y tcnicas relacionados con Calidad:
Para permitir al auditor examinar el sistema de gestin de la calidad y generar resultados y conclusiones apropiados de auditoria. El conocimiento y habilidades en esta rea deben cubrir
Terminologa de calidad Principios de gestin de calidad y su aplicacin, y Herramientas de gestin de calidad y su uso; por ejemplo control estadstico de proceso, FMEA, etc.
Mtodos Relativos a Calidad
f) Procesos y Productos, incluyendo servicios:
Para permitir al auditor comprender y proporcionarle el contexto tecnolgico en el cual se conduce la auditoria. El conocimiento y las habilidades en esta rea deben cubrir: Terminologa sectorial Caractersticas tcnicas de procesos y de productos, incluyendo servicios, y Procesos y prcticas sectoriales.
Procesos y Productos
A este conjunto de Conocimientos y Habilidades se le conoce como:
Cuerpo de Conocimientos del Auditor.
Situaciones Organizacionales Documentos del Sistema y de Referencia
Legislacin y regulaciones aplicables
Mtodos Relativos a Calidad
Procesos y Productos
Ejecucin
Fases de la auditoria
y Planeacin La auditoria consta de cuatro fases Preparacin
Notificar al auditado Revisar la documentacin relevante Revisar o crear la lista de Verificacin Revisar:
Resultados de Auditorias previas Requerimientos especficos de los clientes Acciones correctivas recientes Quejas de Cliente recientes
Realizacin

Reunin de Apertura Conducir la auditoria Reunin de auditores
Reporte

Reunin de cierre Preparacin del Reporte de Auditoria
Seguimiento
Realizar el seguimiento y cierre de acciones correctivas
Planeacin y Preparacin
Realizacin
Reporte
Seguimiento
Fases de la auditoria I
Realizacin
Reporte
Seguimiento
Planeacin y Preparacin Planeacin

Las Auditorias Internas deben realizarse de acuerdo a un plan, generalmente anual. El plan debe considerar como mnimo:
La importancia relativa de los procesos El tipo de proceso Los resultados de las auditorias previas
Normalmente el plan se representa como un calendario y debe permitir la posibilidad de cambiar de direccin, para satisfacer de la mejor manera posible las necesidades del negocio
Planeacin y Preparacin Planeacin

Auditorias no programadas o extraordinarias Pueden ocurrir como respuesta a:
La deteccin por parte de la Gerencia de una deficiencia seria
La aparicin de un Derrame de Calidad
La solicita e inicia la Gerencia Si se recibe una solicitud para realizar una Auditoria no programada:
Siempre notifique al auditado con la mayor anticipacin posible, evite las sorpresas. Registre la auditoria y sus resultados en el calendario vigente
Planeacin y Preparacin Preparacin en escritorio

Revisin de Documentos
Revise la lista de verificacin aplicable; si no existe, genere una Para los procesos a auditar, esta revisin debe incluir por lo menos
Diagrama de flujo / Plan de Control / PFMEA La matriz de referencia cruzada entre el estndar y el/los procesos
En caso de estar disponible, incluir:

Requerimientos especficos de los clientes Revisin de resultados de auditorias previas Revisin de acciones correctivas recientes Revisin de Quejas de Cliente recientes Revisin del diagrama de Tortuga SIPOC
Tome notas de soporte
Planeacin y Preparacin Lista de Verificacin

La lista de verificacin es solo un instrumento
Propsito
Guiar el curso de la auditoria Proveer una lista estructurada de aspectos a cuestionar y evaluar Asegurar que se cubran todos los aspectos del proceso
Uso
Indicar y registrar evidencia de conformidad e inconformidad
La lista de Verificacin es un recordatorio y no debe seguirse ciegamente; es el sirviente, no el amo
Planeacin y Preparacin Comunicacin

Notifique siempre por escrito (correo electrnico) a los auditados, incluya en el mensaje:
Fecha y hora de la auditoria Lugar en donde se iniciar la auditoria Alcance de la auditoria En caso de que sea un equipo de auditoria:
Nombre del auditor lder Nombre de los auditores
Tiempo estimado de la auditoria
Siempre solicite una respuesta y marque el mensaje con la opcin Request a Read Receipt for this message Comunquele al gerente de la planta la fecha/hora en que se realizar la auditoria
Preguntas?
Fases de la auditoria I
Realizacin
Reporte
Seguimiento
Fases de la auditoria II
Realizacin

Reporte
Seguimiento
Realizacin Material e informacin

Artculos sugeridos para realizar la auditoria
Lista de verificacin aplicable Copias de PFMEA/Diagrama de flujo/Plan de Control o las notas de soporte que nos permitan confirmar que lo que se hace es lo que se tiene documentado
Otras Notas de soporte tomadas durante la revisin documental en la etapa de preparacin

Hojas de papel para anotaciones
Lpiz o pluma
Reloj
Realizacin Evidencias
Auditar se refiere a la recoleccin y revisin de EVIDENCIA OBJETIVA Evidencia Objetiva es:
Informacin, registros o hechos concernientes a un elemento del sistema, que pueden ser verificados a travs de una observacin, medida o prueba; tiene las siguientes caractersticas:
Evidencia que existe No est influenciada por emociones ni prejuicios
Puede documentarse
Puede verificarse Puede ser Cualitativa o Cuantitativa
Realizacin Recoleccin de evidencia

Entre los mtodos utilizados para obtener evidencia objetiva tenemos:
Revisin de los Manuales, Procedimientos y otros Documentos
Revise que todas las clusulas aplicables estn cubiertas Revise que los documentos estn controlados apropiadamente
Examen de Registros Observacin Directa

Verifique que las prcticas de trabajo cumplan con los procedimientos documentados
Entrevistas o Interrogatorios

Revisin Documental. Durante la revisin de documentos es importante
Tomarse el tiempo necesario para revisar Documentos y Registros
Revisar secuencia, fechas y llenado completo Revisar que se utilicen las formas correctas (ltima revisin) Revisar que el plan del control incluya todas las actividades desde la inspeccin de recibo hasta el empaque final. Revisar las no conformidades relevantes (8Ds) Revisar las quejas recientes de cliente No olvidar los registros y archivos electrnicos

Revisin Documental, Flujo Normal.

Revisin Documental. Mtodo Inverso. Consiste en revisar la documentacin como resultado de las notas tomadas durante la revisin de operaciones. Para aplicarlo es importante tomar notas de
El nmero y secuencia de las operaciones de manufactura La cantidad y tipo de pruebas/inspecciones que se realizan Los instrumentos utilizados en las pruebas y su calibracin Los parmetros de operacin de los equipos, y contrastarlos con la informacin en punto de uso La existencia de identificacin de caractersticas crticas en la documentacin disponible al operador Revisar que el plan del control incluya todas las actividades desde la inspeccin de recibo hasta el empaque final.

Revisin Documental, Mtodo Inverso.

Durante la Revisin de las Operaciones el auditor
Debe validar que el flujo real del proceso de fabricacin y las actividades sean iguales a las incluidas en el PFMEA, Diagrama de flujo y Plan de Control
PLAN DE CONTROL
Prototipo Pre-Lanzamiento Nmero de Plan de Control Nmero de parte Nombre de la Parte / Descripcin Planta proveedora Cdigo del proveedor Produccin Contacto Clave/Telfono Nivel de Revisin Equipo de Trabajo Fecha de aprobacin de la planta del proveedor Otras fechas de Aprobacin (si requiere) CARACTERSTICAS No. Producto Proceso Fecha (Orig.) Fecha (Rev.)
Fecha de Aprobacin de Ing.Cliente (si requiere) Fecha de Aprobacin de Calidad Cliente (si requiere) Otras fechas de Aprobacin (si requiere) MTODOS Muestra Tcnica de evaluacin / Mtodo de Control Tamao Frecuencia medicin
Nmero de Parte / Proceso
Nombre del proceso / descripcin de la operacin
Mquina o dispositivo de Manufactura
Caract. Especial
Especificaciones / Tolerancias del producto / proceso
Plan de Reaccin

Durante la Revisin de las Operaciones
Confirmar que las caractersticas especiales estn identificadas en estos documentos y tambin en la documentacin del proceso, por ejemplo en las Instrucciones de Manufactura
PLAN DE CONTROL
Prototipo Pre-Lanzamiento Nmero de Plan de Control Nmero de parte Nombre de la Parte / Descripcin Planta proveedora Cdigo del proveedor Produccin Contacto Clave/Telfono Nivel de Revisin Equipo de Trabajo Fecha de aprobacin de la planta del proveedor Otras fechas de Aprobacin (si requiere) CARACTERSTICAS No. Producto Proceso Fecha (Orig.) Fecha (Rev.) Fecha de Aprobacin de Ing.Cliente (si requiere) Fecha de Aprobacin de Calidad Cliente (si requiere) Otras fechas de Aprobacin (si requiere) MTODOS Muestra Tcnica de evaluacin / Mtodo de Control Tamao Frecuencia medicin Nmero de Parte / Proceso Nombre del proceso / descripcin de la operacin Mquina o dispositivo de Manufactura Caract. Especial Especificaciones / Tolerancias del producto / proceso Plan de Reaccin

Cotejar que todas las inspecciones realizadas estn reflejadas en el Plan de Control Verificar que todos los instrumentos de medicin registrados en el Plan de Control estn calibrados y vigentes
PLAN DE CONTROL
Prototipo Pre-Lanzamiento Nmero de Plan de Control Nmero de parte Nombre de la Parte / Descripcin Planta proveedora Cdigo del proveedor Produccin Contacto Clave/Telfono Nivel de Revisin Equipo de Trabajo Fecha de aprobacin de la planta del proveedor Otras fechas de Aprobacin (si requiere) CARACTERSTICAS No. Producto Proceso Fecha (Orig.) Fecha (Rev.) Fecha de Aprobacin de Ing.Cliente (si requiere) Fecha de Aprobacin de Calidad Cliente (si requiere) Otras fechas de Aprobacin (si requiere) MTODOS Muestra Tcnica de evaluacin / Mtodo de Control Tamao Frecuencia medicin
Nmero de Parte / Proceso
Nombre del proceso / descripcin de la operacin
Mquina o dispositivo de Manufactura
Caract. Especial
Especificaciones / Tolerancias del producto / proceso
Plan de Reaccin
Medir el dimetro de la flecha utilizando un vernier

Revisar que los parmetros de los procesos sean los registrados en la documentacin Observar las actividades relevantes
PLAN DE CONTROL
Prototipo Pre-Lanzamiento Nmero de Plan de Control Nmero de parte Nombre de la Parte / Descripcin Planta proveedora Cdigo del proveedor Produccin Contacto Clave/Telfono Nivel de Revisin Equipo de Trabajo Fecha de aprobacin de la planta del proveedor Otras fechas de Aprobacin (si requiere) CARACTERSTICAS No. Producto Proceso Fecha (Orig.) Fecha (Rev.) Fecha de Aprobacin de Ing.Cliente (si requiere) Fecha de Aprobacin de Calidad Cliente (si requiere) Otras fechas de Aprobacin (si requiere) MTODOS Muestra Tcnica de evaluacin / Mtodo de Control Tamao Frecuencia medicin Nmero de Parte / Proceso Nombre del proceso / descripcin de la operacin Mquina o dispositivo de Manufactura Caract. Especial Especificaciones / Tolerancias del producto / proceso
Plan de Reaccin
Hornear por 20 minutos a 200 C

El contenido bsico de una Entrevista Tpica es
Presentaciones y explicacin del propsito Pida al auditado que explique su trabajo... El proceso Pregunte sobre las responsabilidades propias, del supervisor, del personal de soporte (por ejemplo materialistas) Revise las instrucciones de proceso donde encontrarlas Verifique que entienda las instrucciones Cuestione como su trabajo afecta la calidad y la satisfaccin del cliente Pregunte como se manejan los problemas (las no conformidades o defectos) Pida que le explique quienes y como lo entrenaron Siempre registre el nombre del entrevistado
Recolecte evidencia objetiva de las respuestas
Preguntas?
Realizacin Herramientas del Auditor

Entrevista / Interrogatorio
Tranquilice al entrevistado, rompa el hielo Use como introduccin un tema que no se relacione directamente con la auditoria y discuta brevemente Establezca una relacin amistosa y de equipo - sonra Utilice palabras comunes, sencillas y oraciones cortas Comience con preguntas simples y de menor dificultad Utilice preguntas directas pero abiertas, por ejemplo: Explcame... Descrbeme... Mustrame / Ensame... Cubra un punto a la vez Sea breve y completo
Las preguntas deben tener un flujo natural para desarrollar una discusin abierta

Entrevista / Interrogatorio
Evite que el entrevistado se sienta as:
La idea es que se sienta en confianza!

Escucha
Deje de hablar, concntrese, mustrese interesado Demuestre que quiere escuchar mantenga contacto visual Sea paciente, mantenga el control y no interrumpa Elimine o aljese de las distracciones No utilice preguntas cerradas (de respuesta si/no) Utilice una proporcin de 20% hablar / 80% escuchar Siempre aplique: Que?, Quien?, Como?, Cuando?, Donde?, Por qu?, Con qu? Y Cunto?

Anlisis de las respuestas
Repita lo que entiende/interpreta de los comentarios hechos Contine con la comunicacin de dos vas para alcanzar un entendimiento Aclare las respuestas que estn confusas Resuelva temas inconclusos
Comentarios y Conclusiones
Resalte los puntos buenos Resalte las deficiencias
No mantenga secretos, el resultado de la auditoria no debe ser una sorpresa para el auditado
Evite actitudes de TE PESQUE!!!

Persona a Persona
Mantngase atento a la comunicacin no verbal
Gestos, posiciones, lenguaje corporal, falta de contacto visual
Otros factores a considerar:

Su propio lenguaje corporal Adopte una actitud amigable, no amenazante
Considere su apariencia, su actitud, su tono de voz, sus expresiones faciales
Complejidad de la pregunta mientras ms sencilla, mejor Silencio use el silencio para forzar ms informacin Temas emotivos manjelos con cuidado o evtelos Ambiente Necesita ser apropiado para entrevistar

Tres puntos de importancia: Siempre diference entre lo importante, que impacta al negocio, y lo trivial Ample la revisin en las reas donde las respuestas no son satisfactorias o donde detecte una no conformidad
Es importante conocer la extensin del problema, lo que se percibe podra ser desde un incidente aislado hasta la falla total del sistema
Siempre recuerde:
Si no puede expresar el problema en las palabras del procedimiento o estndar, entonces no es una no conformidad
Ejercicio de Roles
Preguntas?
Realizacin Flujo de ejecucin

Mtodo del Flujo
Se sigue el flujo de los productos o la documentacin desde el principio hasta el fin del proceso Se revisan la documentacin y datos en cada una de las etapas
La ventaja es que la auditoria fluye con el proceso

1 2 3 4 9 8 7 6 5

Mtodo de Rastreabilidad
Se busca una actividad o producto terminado y se siguen sus pasos hasta el inicio del proceso Es ms fcil revisar los registros en cuanto a precisin y alcance Si la rastreabilidad es un punto primordial de la auditoria, ste es el mtodo recomendado
6 5 9

Mtodo de Muestreo
Se elijen al azar los elementos del sistema a auditar, estos pueden ser productos, rdenes de compra, planos, instrumentos, etc. Se verifican en cuanto al cumplimiento de las normas Este mtodo nos permite:
Obtener conclusiones de la totalidad del rea Conseguir respuestas espontneas a preguntas y requerimientos Aprovechar el tiempo
2 3 4 1
Se recomienda que al aplicar este mtodo se incluyan siempre las salidas del proceso auditado

Tabla comparativa
Mtodo
Flujo
Flujo
Principio a fin
Revisin
Cada paso
Ventajas
La auditoria fluye con el proceso Si la Rastreabilidad es un punto primordial, es el mtodo preferido Se aprovecha el tiempo, respuestas espontneas
Rastreabilidad Fin, vuelta al inicio Muestreo Aleatorio
Producto o actividad terminada Aleatorio
Preguntas?
Realizacin Reunin de Apertura

El propsito de la reunin de apertura es:
Presentar al auditor o grupo de auditores con los auditados Confirmar el propsito y alcance de la Auditoria Revisar el plan de auditoria y los horarios Explicar los tipos de hallazgos: Cumplimiento, Observacin, Incumplimiento Explicar que la auditoria es solo una muestra de la operacin Acordar una hora tentativa para la junta de cierre Acordar realizar una caminata o tour de familiarizacin si se considera necesario Invitar al grupo directivo a la junta de cierre
El auditor lder la preside y no requiere de presentaciones elaboradas Recuerde levantar una lista de asistencia
Realizacin Reunin de Auditores

En los casos en que la auditoria sea realizada por un equipo de auditores, se requiere de una reunin antes de la entrega de resultados.
Se discute y decide
Si se encontr conformidad o no conformidad Los hallazgos positivos
Se categorizan los hallazgos Se documentan los hallazgos ya categorizados Se resumen los puntos a ser presentados en la junta de cierre
Si la auditoria fue realizada por un solo auditor

Se categorizan los hallazgos de acuerdo al criterio establecido Se documentan los hallazgos ya categorizados Se resumen los puntos a ser presentados en la junta de cierre

Los hallazgos se categorizan y califican de acuerdo al siguiente criterio:
Comentarios - stos incluyen cualquier informacin de carcter general sobre el proceso revisado. Observacin - cualquier actividad que pueda cumplir los requisitos del Sistema de Gestin de Calidad pero que en opinin del auditor tiene el potencial de causar fallos del sistema si no se le atiende. Los casos ms comunes son:
Se encuentra algo que obviamente est mal pero que no pueda registrarse como una no conformidad ya que no contraviene las palabras del estndar ni de los procedimientos La situacin no justifica una no conformidad pero parece probable que se deteriore si no se toman acciones para su correccin Se encuentra una oportunidad de mejora

No Conformidad - cualquier actividad que no cumpla con los requisitos del Sistema de Gestin de Calidad (interno, industria o los requisitos especficos del cliente) o en que se identifique una deficiencia en el cumplimiento. Requiere iniciar 8D. Mayor
No se cumple el requerimiento. No hay evidencia de implementacin o documentacin. Se cumple parcialmente el requerimiento pero hay inconsistencias mayores en la implementacin o documentacin.
Menor
Se cumple el requerimiento pero hay inconsistencias menores en la implementacin o documentacin; es un caso aislado Est en etapas tempranas y solo existe evidencia preliminar de la efectividad de la implementacin.
En nuestras auditorias internas no clasificaremos las no conformidades como mayores o menores

Conformidad - cualquier actividad que cumpla los requisitos del Sistema de Gestin de Calidad (interno, industria o los requisitos especficos del cliente)
Se cumple el requerimiento, est implementado efectivamente y est totalmente documentado.
Fuerza - cualquier actividad que el auditor sienta que est bien desplegada y de la que el operador tiene un fuerte entendimiento
El requerimiento es de "Clase Mundial" en trminos del alcance e implementacin o muestra signos mayores de mejoramiento en los ltimos 12 meses en trminos que son significativos para el cliente.
Realizacin No conformidades Tpicas

Los procedimientos no incluyen los requerimientos del estndar Las prcticas actuales no estn descritas en los documentos (ms operaciones) Las integraciones de operaciones no estn registradas en la documentacin (menos operaciones) Las pruebas que se realizan en proceso no estn registradas en el plan de control Los equipos para prueba/verificacin no estn calibrados o tienen la calibracin vencida Existen retrabajos en la lnea que no estn documentados/controlados Los parmetros del proceso no estn documentados o no coinciden con los valores documentados El personal no est entrenado para la operacin que est realizando Los registros de calidad no se llenan o estn incompletos
Realizacin Registro de las No conformidades

Las redacciones de las no conformidades deben ser:
Concisas (breves) Especificar la no conformidad (en que se falla) de la siguiente manera:
Condicin esperada o requerida: Que requiere el estndar o procedimiento Condicin encontrada: Que se encontr en el rea Ejemplos: Evidencia objetiva
Identificar la no conformidad, conforme sea aplicable, en trminos de:

rea/lnea donde se encontr Orden de trabajo/Nmeros de parte Documentos afectados Equipo revisado Personal entrevistado/involucrado
Inconformidades de Metales Muy Fuertes
Realizacin Observaciones
Las observaciones se pueden generar en las siguientes situaciones:
Cuando algo est obviamente mal pero no se puede registrar como una no conformidad pues no contraviene las palabras del procedimiento Cuando la situacin no es suficiente para generar una no conformidad, pero es posible que se deteriore si no se toman acciones Cuando se identifica una oportunidad de mejora
Para las observaciones se requerir una Accin Preventiva en formato de 8D
Realizacin Acciones Correctivas

Se deben de tomar acciones correctivas para eliminar las causas de las no conformidades y evitar su recurrencia
Estas acciones deben ser:

Puntuales (prontas) Suficientes Efectivas
La definicin e implementacin de las acciones correctivas son responsabilidad del auditado, no del auditor.
Para las no conformidades se requerir una Accin Correctiva en formato de 8D
Preguntas?
Fases de la auditoria II
Realizacin

Reporte
Seguimiento
Fases de la auditoria III

Realizacin
Reporte

Seguimiento
Reporte Reunin de Cierre

El propsito de la Reunin de Cierre es:
Presentar una revisin objetiva de los resultados de la auditoria
Discutir los aspectos y hallazgos positivos

Presentar y discutir las No conformidades y oportunidades de mejora Obtener acuerdos cuando sea posible y clarificar cualquier mal entendido Avisar de la fecha tentativa de la emisin del reporte Agradecer a los auditados por su cooperacin y asistencia Agregue una nota de reconocimiento/agradecimiento para la persona/grupo que present el mejor cumplimiento
Recuerde levantar una lista de asistencia
Reporte Preparacin del reporte

Cada auditor deber preparar un reporte de la parte que audit y entregarlo al auditor lder
El Auditor Lder
Colecta los reportes de los auditores participantes Prepara un reporte general Enva el reporte
A menos que el cliente determine otra cosa, el reporte se debe enviar a los grupos gerenciales de la planta El reporte deber entregarse acompaado de la emisin de las 8D identificadas durante la auditoria

El contenido del reporte de auditoria debe contemplar:
Hoja o seccin de Resumen
Alcance, fechas de realizacin, procesos auditados y fechas en que se requieren las respuestas para seguimiento
Hojas o secciones de Detalle describiendo

Cierre de hallazgos de auditorias anteriores, si aplica Comentarios positivos y Fortalezas encontradas Hallazgos de la auditoria en detalle Acciones Correctivas requeridas Acciones Preventivas requeridas

Como informacin adicional puede contener
Copia de las listas de verificacin utilizadas (llenas)
Copia del plan de auditoria utilizado

Lista de los Documentos de Referencia de acuerdo a los cuales la auditoria fue conducida (ISO/QS/EQS, procedimientos, manuales, etc.)
Lista de todas las personas involucradas en la auditoria, miembros del equipo y personal del auditado, incluyendo nombres y posiciones
Copia de las listas de asistencia a las juntas de Apertura y Cierre
Preguntas?
Fases de la auditoria III

Realizacin
Reporte

Seguimiento
Fases de la auditoria IV
Realizacin
Reporte
Seguimiento
Realizar el seguimiento y cierre de acciones correctivas
Seguimiento
Esta es la etapa final de la auditoria e incluye
Verificacin de la implementacin de las acciones correctivas
Si en la fecha acordada para la revisin de acciones correctivas estas no se han implementado, se proceder a asignar el 8D al superior inmediato del auditado o conforme lo indique el procedimiento existente de 8D.
El proceso de cierre de las 8Ds, tanto preventivas como correctivas, se realizar de acuerdo al procedimiento existente
Seguimiento
Cualquier auditor interno est autorizado para cerrar las 8Ds, siempre que cumpla con el procedimiento existente El Auditor que cierra una 8D tiene como responsabilidad confirmar que sta sigue siendo aplicada tres meses despus de la fecha de cierre o en el periodo que indique el procedimiento existente Si en esa verificacin se encuentra que la accin correctiva ya no se aplica:
Confirmar si fue sustituida de forma que la proteccin al cliente se mantiene En caso contrario, iniciar otra 8D asignndola al superior inmediato del auditado
Preguntas?
Consideraciones Finales
Conducta y Recomendaciones al Auditor
Consideraciones Finales Principio de Independencia

Los auditores deben ser seleccionados de forma que estn libres de influencias e independientes de la operacin bajo auditoria. Deben ser imparciales y estar libres de prejuicios que puedan afectar su objetividad
Un auditor nunca debe auditar su propio trabajo
Consideraciones Finales Conducta del Auditor

Lo que el auditor debe hacer: Prepararse Escuchar Aprender Obtener Controlarse Ser diplomtico Observar Ser Conciso Ser Puntual
Consideraciones Finales Conducta del Auditor

Lo que el auditor no debe hacer: Criticar Ser Sarcstico Prejuzgar Comparar Discutir Comentar opiniones Ser Impuntual Culpar
Consideraciones Finales Recomendaciones al Auditor

Preprese antes de la auditoria
Familiarcese con el sistema que va a auditar Revise cuidadosamente la documentacin
Obtenga evidencia objetiva Siempre busque el Cumplimiento, no el incumplimiento Si se detecta un no cumplimiento, enfquese a su impacto en la organizacin, no en su clasificacin Siga preguntando hasta que pueda determinar cumplimiento, efectividad y oportunidades de mejora Enfquese a las Actividades Crticas y no en hallazgos triviales
Consideraciones Finales Recomendaciones al Auditor

Cultive su habilidad de identificar sistemas aceptables Evale la objetividad de la evidencia
Recuerde que la efectividad de una organizacin se mide por la Satisfaccin del Cliente
Mantenga una actitud amigable TODO EL TIEMPO Y la clave ms grande:
Diferenciar entre lo importante, que impacta a la organizacin, y lo trivial
Preguntas?

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Planeacin y Preparacin Lista de Verificacin

La lista de Verificacin es un recordatorio y no debe seguirse ciegamente; es el sirviente, no el amo

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Nmero de Parte / Proceso