UNIVERSIDAD FRANCISCO GAVIDIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS TEORA ADMINISTRATIVA UNO TAD 01

Profesor: Ney Godofredo Cerna Vaquero

Puesto que el control es un factor imprescindible para el logro de los objetivos, ste debe reunir ciertas caractersticas para ser efectivo:

Un buen sistema de control debe manifestarse inmediatamente las desviaciones, siendo lo ideal que las descubra antes de que se produzcan. El control ser til en tanto proporcione informacin en el momento adecuado.

Resulta imposible e incosteable implantar controles para todas las actividades de la empresa, por lo que es necesario establecer en ciertas reas de acuerdo con criterios de valor estratgico. Es necesario establecer controles en ciertas reas de la empresa, siguiendo criterios de valor estratgico. Saber cuales son los puntos de verificacin clave, minimizar la posibilidad que algn producto que sea defectuoso llegue a manos de los consumidores .

La operacin de un sistema de control debe ser econmica, es decir que todo sistema de control tendr que justificar los beneficios que aporta en relacin con los costos que ocasiona. As que no se debe tratar de ser excesivo al controlar porque puede significar ms costos.

Los controles deben ser lo suficientemente flexibles como para ajustarse a cambios adversos o para aprovechar nuevas oportunidades. Por lo que cualquier sistema de control debe responder a las situaciones cambiantes en la organizacin

Los controles deben ser diseados a la medida de la organizacin .

Cualquier sistema de control debe ser diseado para mantener contacto directo entre la persona que controla y la que es controlada

TRADICIONAL 1 2

MODERNO

Los mecanismos de eficiencia son estables en Capacidad de diagnstico para administrar el el tiempo cambio y no la estabilidad Las funciones de planificacin y control se Tendencia a la integracin de las funciones de dan separadas planificacin y control Ms orientado al futuro, vincula el presente Orientado al pasado como control de gestin con el futuro como control de gestin retrospectivo prospectivo Utiliza indicadores financieros y no Expresin de objetivos y resultados en financieros, expresando objetivos y resultados trminos financieros de forma diversificada La eficiencia productiva se identifica con la Se administra no solo el costo sino el valor idisminucion de los costos El costo global es equivalente al costo de un El costo es generado por una combinacin de factor de produccin dominante generalmente factores que concurren en las actividades y la mano de obra directa procesos de la empresa El criterio de mejora del desempeo es con El criterio de mejora del desempeo es con respecto a la propia empresa (Visin desde respecto al cliente y a la competencia (Visin adentro) desde afuera)

Enfatiza las medidas de logro o resultados globales de la empresa

Orientado a las cifras, a la documentacion como control de los resultados Tratamiento de la informacin manual con automatizacin de tareas aisladas Orientado al control y administracin de recursos Centrado en la verificacin y anlisis de desviaciones Sistema de informacion orientado a las entidades exteriores Orientado a responsabilidades funcionales

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Informacin operativa que articula los efectos de las decisiones locales con los logros o resultados globales de la empresa. Proactivo: Orientado a la accin. Planteamiento de alternativas y cursos de accin Sistemas de gestin con apoyo de ordenadores. integracin de datos o global de la empresa Orientado a cambios de comportamiento de las pesonas, al aprendizaje Adems de verificar, el control es beligerante enmarca puntos crticos e impulsa a la accin correspondiendo con la estrategia trazada Sistema de informacin orientado a las necesidades de direccin interna de la empresa Orientado a los procesos. Procesos de decisin sobre criterios globales de la compaa y singulares de cada proceso y funcin

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Saber concentrado en los directivos

Saber distribuido, apropiado y utilizado por todos

El control se orienta a la organizacin El control se orienta a una organizacin estratgica, burocrtica, centralizada y hacia la funcin descentralizada y hacia el proceso de direccin 16 Valido en sistemas cerrados o burocrticos sin Valido en sistemas abiertos descentralizados y grandes exigencias de adaptacin orientados a las estrategias.

Puesto que el control es un factor imprescindible para el logro de los objetivos, ste debe reunir ciertas caractersticas para ser efectivo:

Una de las grandes ventajas de los sistemas de control es que permiten, en los diferentes niveles y reas administrativas de la empresa, evaluar las ejecuciones, tanto a nivel genrico como especfico, a fin de determinar la accin correctiva necesaria. El control se aplica a las cuatro reas bsicas de la empresa y a cada una de sus subsunciones.

 Control de Produccin Control de Mercadotecnia Control de Recursos Humanos Control Contable y Financiero Control General

Es aquel que busca el incremento de la eficiencia, la reduccin de costos, y el mejoramiento de la calidad del producto.

Control de Produccin Comprende:

Control de Inventarios Control de calidad Sistema de tiempos y mtodos de operacin Control de desperdicios Control de establecimientos y conservacin Control de compras

 Materia Prima Maquinaria y equipo Productos en proceso Productos Terminados Herramientas

 % artculos defectuosos Devoluciones Quejas y Reclamos Especificaciones y valor agregado

 Anlisis de tiempos y movimientos. Problemas de abastecimiento

Establecimiento de mximos y mnimos tolerables.

Programacin y su costo.

Seleccin adecuada de proveedores. Comprobaciones de precios Ofertas y Descuentos Previsiones

Se refiere a la evaluacin de la eficacia de las funciones a travs de las cuales se hace el producto al consumidor; comprende reas tales como: ventas, desarrollo de productos, distribucin, publicidad y promocin. Cubre aspectos tales como la efectividad del grupo de ventas y de las compaas publicitarias, por medio de la realizacin de encuestas

Investigacin y Desarrollo Desarrollo de Productos Publicidad y Desarrollo Por cliente Por Precio Por territorio Por vendedores Por inventarios

Su funcin es la evaluacin de la efectividad en la implantacin y ejecucin de todos y cada uno de los programas de personal, y del cumplimiento de los objetivos de este departamento; se lleva a cabo la auditora de recursos humanos

Control de asistencia Valuacin de puestos Auditora RRHH Evaluacin del Desempeo y programas de capacitacin y desarrollo. Evaluacin del reclutamiento y seleccin del personal.

Una de las del control general es que permite, en las diferentes reas administrativas de la empresa, evaluar ejecuciones a nivel general, a fin de determinar la accin necesaria.

Registros Estadsticas Grficas

http://www.youtube.com/watch? v=hd1h-VvL8Ug

La capacidad para seleccionar puntos crticos de control es una de las artes de la administracin, puesto que el control adecuado depende de ello. En relacin con el tema los administradores tienen que hacerse a s mismos preguntas como estas:

1. Qu reflejara mejor las metas de mi departamento? 2. Qu me mostrara mejor cuando no se estn cumpliendo estas metas? 3. Qu medir mejor las desviaciones criticas? 4. Qu medir quin es el mejor responsable de cualquier fracaso? 5. Qu estndares costaran menos? 6. Con qu estndares se puede obtener, a bajo costo informacin?

Los estndares son criterios contra los cuales se mide el desempeo real o esperado. En fin una operacin sencilla. Un gerente puede controlar el trabajo que realiza mediante la observacin personal cuidadosa. Sin embargo, en la mayor parte de las operaciones esto no es posible debido a su complejidad y al hecho de que un gerente tiene mucho mas que hacer que observar personalmente el desempeo durante todo el da. l tiene que elegir puntos de atencin especial y despus vigilarlos para asegurarse que toda la operacin este marchando como fue planeada.

Los puntos seleccionados para el control deben ser crticos en el sentido de ser factores limtrofes en la operacin deben mostrar mejor que otros factores si los planes estn funcionando.

Con estos estndares, los gerentes pueden manejar un grupo mayor de subordinados y de esta forma aumentar su amplitud en la administracin, dando por resultado ahorros en costos y mejoras de la comunicacin.
El principio de control del punto critico, uno de los principios de control ms importante afirma: el control efectivo requiere de atencin a aquellos factores crticos para evaluar el desempeo con los planes.

Cada objetivo, cada meta de los muchos programas de planeacin, cada actividad de estos programas, cada poltica, cada procedimiento y cada presupuesto se convierten en estndares contra los cuales se pueden medir el desempeo real o el esperado.
Sin embargo, en la prctica, existe la tendencia a que los estndares sean de los siguientes tipos: estndares fsicos, estndares de costos, estndares de capital, estndares de ingresos, estndares de programas, estndares intangibles, las metas como estndares, y los planes estratgicos como puntos de control para el control estratgico.

Son mediciones no monetarias y son comunes en el nivel de operacin, donde se usan los materiales, se emplea mano de obra, se proporcionan servicios y se producen bienes. Pueden reflejar la calidad, como horas de trabajo por unidad de produccin, libras de combustibles por caballo de fuerza producido, toneladas millas de carga transportadora, unidades de produccin por hora maquina, o pies de alambre por tonelada de cobre. Los estndares fsicos tambin pueden reflejar la calidad, como puede ser la dureza de los cojinetes, la velocidad de ascenso de un avin, la durabilidad de una tela o la fijeza de un color.

Son medidas monetaria, y al igual que los estndares fsicos, con comunes en el nivel de operaciones. Asignan valores monetarios a los costos de las operaciones. Ejemplos de estndares de costos son algunas mediciones muy utilizadas como por ejemplo, los costos directos e indirectos por unidades producidas, el costo de la mano de obra por unidad o por hora, el costo de los materiales por unidad, los costos de hora-maquina, los costos pro reservacin en los aviones, los costos por reservaciones en los aviones, los costos de venta por dlares o unidad de ventas y los costos por pie de pozo petrolero perforado.

Existen diversos estndares de capital, todos provenientes de la aplicacin de mediciones monetarias a artculos fsicos. Se relacionan con el capital invertido en la empresa mas que con los costos de operacin y, por consiguiente, estn relacionados principalmente con el balance general en el lugar del estado de resultados. Quizs el estndar mas utilizado para una nueva inversin, as como para el control general, es el rendimiento sobre la inversin. El balance general tpico presentar otros estndares de capital, como son las razones del activo circulante al pasivo circulante, del pasivo al capital contable, de las inversiones fijas a la inversin total, del efectivo y las cuentas por cobrar o las cuentas por pagar y los documentos o bonos a las acciones, as como el tamao y la rotacin de los inventarios.

Los estndares de ingresos se producen al asignar valores monetarios a las ventas. Puede incluir estndares como los ingresos por milla-pasajero de autobs, la venta promedio por cliente o la venta per cpita en un rea de mercado determinada.

A un gerente se le puede asignar o establecer un programa de presupuesto viable, un programa para salir formalmente el desarrollo de nuevos productos o un programa para mejorar la calidad de un grupo de vendedores. Aunque quiz sea necesario aplicar cierto criterio subjetivo al evaluar el desempeo del programa, se pueden utilizar la oportunidad en el tiempo y otros factores como estndares objetivos.

Los estndares ms difciles de establecer son los que no se expresan en mediciones fsicas o monetarias. Qu estndar puede usar un gerente para determinar la competencia del comprador o del director del personal de inversin?. En los negocios existen muchos estndares intangibles, en parte debido a que no se ha realizado la investigacin adecuada de que constituye un desempeo deseado mas all del nivel del taller, de la oficina de ventas del distrito. Quiz algo mas importante es que cuando el desempeo intervienen las relaciones humanas, como sucede por encima de los niveles bsicos de operacin es muy difcil medir que es bueno, efectivo, eficiente.

Las pruebas, encuestas y tcnicas de muestreo desarrolladas por los psiclogos y los socilogos, han hecho posible sondear las actitudes y los impulsos humanos, pero muchos controles gerencias sobre relaciones interpersonales tienen que continuar basndose en estndares intangibles, el criterio considerado, el tanteo, e incluso, en ocasiones simples corazonada.

Con la tendencia actual hacia empresas mejor administradas para establecer toda una red de metas cualitativas o cuantitativas comprobables en cada nivel de administracin, el uso de los estndares intangibles, aunque sigue siendo importante, esta disminuyendo. En operaciones de programas complejos, as como en el desempeo de los propios gerentes; los gerentes modernos estn encontrando que resultan posible definir metas que se puedan usar como estndares de desempeo mediante la investigacin y el razonamiento.

Aunque es probable que las metas cuantitativas tomen la forma de estndares que se acaban de sealar, la definicin de metas cualitativas representa un desarrollo importante en el rea de los estndares. Por ejemplo, si el programa de una oficina de ventas de distrito establece con claridad para que incluya elementos como la capacitacin de los vendedores de acuerdo con un plan con caractersticas especificas, el plan y las propias caractersticas proporcionan estndares que tienden a convertirse en objetivos y, por consiguiente, tangibles.

Es la tcnica de mirar o, de otra forma, monitorear los incidentes del tipo particular que el administrador desea estudiar. Por tanto, es un medio para asegurar informacin, aplicable a todas las reas de resultados de la empresa y usada por todos los niveles gerenciales.

El investigador utilizando sus sentidos: la vista, la audicin, el olfato, el tacto y el gusto, realiza observaciones y acumula hechos que le ayudan tanto a la identificacin de un problema como a su posterior resolucin.

Es la disposicin mental o estado de alerta que permite sentir o percibir a los objetos, los sucesos y las condiciones en que stos ocurren. Entre sus caractersticas se tienen: El cerebro que no registra en forma simultnea todos los estmulos para su interpretacin; en consecuencia el observador est obligado a escoger los estmulos que le interesan. La atencin, que se fatiga despus de un tiempo. El entrenamiento del observador, que mejora la capacidad de estar alerta y seleccionar los elementos especficos que le interesan. El inters por el asunto, ayuda a observar de manera ms inquisitiva.

Es la consecuencia inmediata del estmulo de un receptor orgnico: una imagen, sabor, sonido, olor, dolor, que no se identifica. Esta informacin carece de utilidad para nosotros, a menos que se le d un significado en forma de percepcin.

Consiste en la capacidad de relacionar lo que se est sintiendo con alguna experiencia pasada, que le otorga cierto significado a la sensacin. Por ejemplo: Un ruido que se interpreta como la campanilla del telfono; un movimiento vertical de la cabeza como una respuesta s, ciertas lneas en la pizarra que se reconocen como expresiones numricas, un grito que se reconoce como la voz del hermano menor pidiendo ayuda

En algunos casos, el cientfico se enfrenta con situaciones enigmticas. La reflexin lleva a formular conjeturas de lo que ocurre para superar las limitaciones de la percepcin. Se formulan conceptos imaginarios hiptesis y teoras que incluyan lo que puede percibirse de manera directa.

El principal problema de la observacin de la conducta es el observador mismo. El observador es a la vez la fuerza y su debilidad crucial; l debe comprender la informacin obtenida de sus observaciones y luego hacer inferencias acerca de constructos (conceptos abstractos). La debilidad bsica de la tcnica estriba en que el observador haga inferencias incorrectas, pero estas pueden superarse en buena medida utilizando observadores competentes (que han sido entrenados y estn motivados) y ejecutando observaciones planificadas y controladas.

La observacin personal como medio de obtener informacin, consume tiempo y es frecuentemente criticada por esta razn.

Es bastante difcil decidir exactamente que tipo de actividad debe de medirse, en especial cuando se trata de analizar el comportamiento humano.
Mal interpretacin por parte de los subordinados por la visita del jefe y fuese considerada como una intromisin. El valor de la informacin obtenida del contacto personal est limitada por la actividad perceptiva y la destreza interpretativa del administrador